perekayasaan pejabat tanah daerah muar lesen...

PEREKAYASAAN PEJABAT TANAH DAERAH MUAR

LESEN PENDUDUKAN SEMENTARA (LPS)

Pendaftaran Projek : LESEN PENDUDUKAN SEMENTARA

Situasi Semasa Peluang Penambahbaikan

• Kelewatan menerima ulasan daripada jabatan teknikal. • Kelewatan penyediaan perakuan ke PTG • Kelewatan menerima kelulusan MMK

• Mempercepatkan tempoh kelulusan • Mempercepatkan ulasan jabatan teknikal • Tiada • Tiada

Sasaran Projek Skop Projek

• Sasaran : Mempercepatkan proses kelulusan LPS

• Faedah Kewangan : Mengurangkan kos pematuhan

• Bilangan hari : Dari 121 hari kepada 41 hari

Proses: Permohonan Lesen Pendudukan Sementara (LPS) Mula: Terima permohonan Tamat: Terima kelulusan Dalam Skop : Pejabat Tanah Daerah Luar Skop : MMK, PTG, PBT, JPS, JKR, BAKAJ, JAS, JMG, Pej. Pertanian , Pejabat Daerah, Pej. Kesihatan dll.

Carta Perbatuan Ahli Pasukan (Nombor Telefon dan E-mail)

Fasa Mula Tamat Champion: En. Zulkifly Bin Hj. Mohd Tahir (No. Tel: 06-9527130)

Penubuhan Pasukan 18/6/2013 18/06/2013 Ketua Projek: En. Shafiei Bin Ahamad (06-9781008)

Inventori Lesen 18/06/2013 18/06/2013 Penolong Projek : En. Mohd Nurulamin Bin Abd Rahman (07-6631809)

Perekayasaan (BPR) 19/06/2013 19/06/2013 Ahli: 1. En. Hishamuddin Bin Abd Rahim (06-9527130) 2. En. Mohd Faiz Bin Salehon (07-8831253)

Analisa Data 20/6/2013 20/6/2013 3. En. Mohd Najib Bin Don @ Abdul (07-7723313) 4. En. Muhammad Ammar Akmal Bin Senan (07-7991141)

Cadangan Penyelesaian 20/6/2013

20/6/2013

5. Pn. Maimunah Bt Sulaiman (07-9435728)) 6. Pn. Suziana Binti Mamat (07-9435728) 7. En. Muhd. Firdaus B. Md Nordin (06-9527130)

Profil Projek

Jawatan /

Jabatan Aktiviti

Pemohon

Pembantu

Tadbir

Pen.

Pentadbir

Tadbir (K)

Pen.

Pegawai

Tanah (K)

JABATAN

TEKNIKAL

Pentadbir

Tanah

Daerah

Pengarah

Tanah

Galian /

Majlis

Mesyuarat

Kerajaan

Kemukakan permohonan

MT : 10 mt

2. Terima dan semak permohonan

MP: 10 mt

A

3. Arahan kepada PPT (K) untuk penyediaan

pelan dan laporan

MP: 10 mt

4. Penyediaan pelan dan laporan

MP: 120 mt

5. Semak laporan PPT dan arahan untuk

permohonan ulasan Jabatan Teknikal

MP: 10 mt

6. Penyediaan surat untuk ulasan Jabatan

Teknikal

MP: 5 mt

Tolak

A

MT : 480 mt

MT : 480 mt

MT : 960 mt

MT : 60 mt

2 145 mt

Jawatan /

Jabatan Aktiviti

Pemohon

Pembantu

Tadbir

Pen.

Pentadbir

Tadbir (K)

Pen.

Pegawai

Tanah (K)

JABATAN

TEKNIKAL

Pentadbir

Tanah

Daerah

Pengarah

Tanah

Galian /

Majlis

Mesyuarat

Kerajaan

A

B

MT : 60 mt

A

7. Penyediaan ulasan Jabatan Teknikal

MP : 120 mt

8. Memajukan ulasan Jabatan Teknikal kepada PPTD (K)

MP : 10 mt

MT : 7200 mt MT : 1440 mt

9. Semak ulasan Jabatan Teknikal dan perakuan kepada PTD

MP : 15 mt

10. Pertimbangan

PTD MP : 15 mt

11. Penyediaan surat penolakan kepada

pemohon

MP : 10 mt

12. Terima surat

penolakan

MT : 30 mt

Lulus

Tolak

MT : 60 mt

MT : 60 mt

9 020 mt

Jawatan /

Jabatan Aktiviti

Pemohon

Pembantu

Tadbir

Pen.

Pentadbir

Tadbir (K)

Pen.

Pegawai

Tanah (K)

JABATAN

TEKNIKAL

Pentadbir

Tanah

Daerah

Pengarah

Tanah

Galian /

Majlis

Mesyuarat

Kerajaan

A

B

MT : 7200 mt

14. Pertimbangan

MMK MP : 300 mt

15. Menyediakan surat kelulusan /

penolakan kepada pemohon

MP : 10 mt

13. Memajukan perakuan ke MMK

MP : 120 mt

16. Terima surat

makluman MP : 10 mt

Lulus / Tolak

MT : 7200 mt

MT : 2400 mt

MT : 28 800 mt 46 049 mt

VALUE ANALYSYS

PEJABAT TANAH DAERAH DI NEGERI JOHOR

NAMA LESEN : LESEN PENDUDUKAN SEMENTARA (LPS)

As-Is Proses

No. Aktiviti Pelaksana Value Analysis (Tandakan / ) Masa Proses

Masa Menunggu

Masa Diambil

CVA BVA NVA minit minit minit

1 KEMUKAKAN PERMOHONAN PMHN / 10 10 20

2 TERIMA DAN SEMAK PERMOHONAN PT / 10 10 20

3 ARAHAN KEPADA PPT UNTUK PELAN DAN LAPORAN PPTD (K) / 10 480 490

4 PENYEDIAAN PELAN DAN LAPORAN PPT (K) / 120 480 600

5 SEMAK LAPORAN DAN ARAHAN UNTUK ULASAN TEKNIKAL PPTD (K) / 10 60 70

6 SURAT MOHON ULASAN JABATAN TENIKAL PT / 5 7200 7205

7 ULASAN JABATAN TEKNIKAL JAB TEK / 120 1440 1560

8 TERIMA DAN MEMAJUKAN ULASAN JABATAN TEKNIKAL PT / 10 60 70

9 SEMAK ULASAN DAN PERAKUAN KEPADA PTD PPTD (K) / 10 60 70

10 PERTIMBANGAN PTD PTD / 15 60 75

11 MEMAJUKAN PERAKUAN KEPADA PTG PT / 10 7200 7210

12 MEMAJUKAN PERAKUAN KEPADA MMK PTG / 120 28800 28920

13 PERTIMBANGAN MMK PTG / 300 7200 7500

14 MENYEDIAKAN SURAT MAKLUMAN KEPADA PEMOHON PTD / 10 2400 2410

15 PEMOHON MENDAPAT LESEN PMHN / 10 2200 2210

*1 hari bersamaan 480 minit Total 2 8 5 760 57660 58430

1.30

Jawatan /

Jabatan Aktiviti

Pemohon

Pembantu

Tadbir

Pen.

Pentadbir

Tadbir (K)

Pen.

Pegawai

Tanah (K)

JABATAN

TEKNIKAL

Pentadbir

Tanah

Daerah

Pengarah

Tanah

Galian /

Majlis

Mesyuarat

Kerajaan

Kemukakan permohonan

MT : 10 mt


MP: 10 mt

3. Arahan kepada PPT (K) untuk penyediaan

pelan dan laporan

MP: 10 mt


MP: 120 mt

5. Semak laporan PPT dan arahan untuk

permohonan ulasan Jabatan Teknikal

MP: 10 mt


Teknikal

MP: 5 mt

Tolak

A

MT : 480 mt

MT : 480 mt

MT : 960 mt

MT : 60 mt

2 145 mt

Digabung

Diringkaskan Diringkaskan

Diringkaskan

Jawatan /

Jabatan Aktiviti

Pemohon

Pembantu

Tadbir

Pen.

Pentadbir

Tadbir (K)

Pen.

Pegawai

Tanah (K)

JABATAN

TEKNIKAL

Pentadbir

Tanah

Daerah

Pengarah

Tanah

Galian /

Majlis

Mesyuarat

Kerajaan

B

MT : 60 mt

A

7. Penyediaan ulasan oleh Jabatan Teknikal

MP : 120 mt


MP : 10 mt

MT : 7200 mt MT : 1440 mt

9. Semak ulasan Jabatan Teknikal dan perakuan kepada PTD

MP : 15 mt

10. Pertimbangan

PTD MP : 15 mt

11. Penyediaan surat penolakan kepada

pemohon

MP : 10 mt

12. Terima surat

penolakan

MT : 30 mt

Lulus

Tolak

MT : 60 mt

MT : 60 mt

9 020 mt

Diringkaskan

Diringkaskan

Diringkaskan

Dihapuskan

Jawatan /

Jabatan Aktiviti

Pemohon

Pembantu

Tadbir

Pen.

Pentadbir

Tadbir (K)

Pen.

Pegawai

Tanah (K)

JABATAN

TEKNIKAL

Pentadbir

Tanah

Daerah

Pengarah

Tanah

Galian /

Majlis

Mesyuarat

Kerajaan

B

MT : 7200 mt

14. Pertimbangan

MMK MP : 300 mt

15. Menyediakan surat kelulusan /

penolakan kepada pemohon

MP : 10 mt

13. Memajukan perakuan ke MMK

MP : 120 mt

16. Terima surat

makluman dan buat bayaran MP : 10 mt

Lulus / Tolak

MT : 7200 mt

MT : 2400 mt

MT : 28 800 mt 46 049 mt

Diringkaskan

Diringkaskan

Diringkaskan

Diringkaskan

Jawatan /

Jabatan Aktiviti

Pemohon

Pembantu

Tadbir

Pen.

Pentadbir

Tadbir (K)

Pen.

Pegawai

Tanah (K)

JABATAN

TEKNIKAL

Pentadbir

Tanah

Daerah

Pengarah

Tanah

Galian /

Majlis

Mesyuarat

Kerajaan

1. Kemukakan

permohonan

MT : 10 mt


MP: 10 mt

3. Arahan kpd PPT (K) untuk penyediaan pelan dan laporan kpd Peb. Tadbir utk mohon ulasan

Jabatan Teknikal MP: 10 mt


MP: 120 mt


Teknikal

MP: 5 mt

Tolak

A

MT : 30 mt

MT : 30 mt

MT : 60 mt

275 mt

Jawatan /

Jabatan Aktiviti

Pemohon

Pembantu

Tadbir

Pen.

Pentadbir

Tadbir (K)

Pen.

Pegawai

Tanah (K)

JABATAN

TEKNIKAL

Pentadbir

Tanah

Daerah

Pengarah

Tanah

Galian /

Majlis

Mesyuarat

Kerajaan

B

A

6. Penyediaan ulasan oleh Jabatan Teknikal

MP : 120 mt


MP : 10 mt

MT : 960 mt MT : 1440 mt

8. Semak ulasan Jabatan Teknikal dan perakuan Pentadbir

Tanah Daerah

MP : 10 mt

9. Pertimbangan

Pentadbir Tanah Daerah

MP : 15 mt

Lulus

MT : 120 mt

2 625 mt

10. Menghantar Perakuan ke

Pengarah Tanah Galian

MP : 10 mt

MT : 60 mt

MT : 30 mt

Jawatan /

Jabatan Aktiviti

Pemohon

Pembantu

Tadbir

Pen.

Pentadbir

Tadbir (K)

Pen.

Pegawai

Tanah (K)

JABATAN

TEKNIKAL

Pentadbir

Tanah

Daerah

Pengarah

Tanah

Galian /

Majlis

Mesyuarat

Kerajaan

B

MT : 960 mt

12. Pertimbangan

Majlis Mesyuarat Kerajaan

MP : 180 mt

13. Menyediakan surat makluman

kepada pemohon MP : 10 mt

11. Memajukan perakuan ke Majlis Mesyuarat

Kerajaan

MP : 120 mt

14. Terima surat makluman dan buat bayaran dan terima

Borang 4A MP : 10 mt

Lulus / Tolak

MT : 2400 mt

MT : 480 mt

MT : 12 480 mt 19 700 mt

VALUE ANALYSYS

PEJABAT TANAH DAERAH DI NEGERI JOHOR

NAMA LESEN : LESEN PENDUDUKAN SEMENTARA (LPS)

TO-BE Proses

No. Aktiviti Pelaksana Value Analysis (Tandakan / ) Masa Proses

Masa Menunggu

Masa Diambil

CVA BVA NVA minit minit minit

1 KEMUKAKAN PERMOHONAN PMHN / 0 10 10

2 TERIMA DAN SEMAK PERMOHONAN PT / 10 30 40

3 ARAHAN KEPADA PENOLONG PEGAWAI TANAH UNTUK SEDIA PELAN DAN LAPORAN DAN PEMBANTU TADBIR MOHON ULASAN

PPTD (K) / 10 30 40

4 LAPORAN DAN PELAN PPT (K) / 120 60 180

5 SURAT MOHON ULASAN JABATAN TENIKAL PT /

5 960 965

6 ULASAN JABATAN TEKNIKAL JAB TEK /

120 1440 1560

7 TERIMA DAN MEMAJUKAN ULASAN JABATAN TEKNIKAL PT /

10 30 40

8 SEMAK ULASAN DAN PERAKUAN KEPADA PENTADBIR TANAH DAERAH PPTD (K) / 10 60 70

9 PERTIMBANGAN PENTADBIR TANAH DAERAH PTD / 15 120 135

10 MENGHANTAR PERAKUAN KEPADA PENGARAH TANAH GALIAN PT / 10 960 970

11 MEMAJUKAN PERAKUAN KEPADA MAJLIS MESYUARAT KERAJAAN PTG / 120 12480 12600

12 PERTIMBANGAN MAJLIS MESYUARAT KERAJAAN PTG / 180 2400 2580

13 MENYEDIAKAN SURAT MAKLUMAN KEPADA PEMOHON PTD /

10 480 490

14 PEMOHON MENDAPAT LESEN PMHN / 10 10 20

*1 hari bersamaan 480 minit Total 1 5 7 630 19070 19700

3.20

No. Perkara Sebelum Selepas Kadar Penambah baikan (%)

1. Kecekapan Kerja 1.3% 3.20% 146.2%

2. Masa Keseluruhan Proses 121 hari 41 hari 66.12%

3. Jumlah Aktiviti 16 14 12.5%

#

Perbandingan Sebelum dan Selepas Projek Untuk Permohonan Lesen Pendudukan Sementara

(LPS)

15

LESEN PENDUDUKAN SEMENTARA (LPS)

Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu 1. Asas Undang-undang (nyatakan akta / peraturan)

• KTN 1965 • JPU 94 dan 95 • Pekeliling PTG Bil 7/1990 • Pekeliling PTG Bil 11/1990

• KTN 1965 • JPU 94 dan 95 • Pekeliling PTG Bil 7/1990 • Pekeliling PTG Bil 11/1990

Tiada

2. Piagam Pelanggan (Masa Kelulusan)

6 bulan

5 bulan

• Ulasan Teknikal daripada Jab Teknikal diperlukan sebelum memajukan perakuan ke PTG /MMK

• Tempoh permohonan LPS dibawa ke MMK yang tidak tetap kadarnya

3. Caj / bayaran • Borang • Proses • Kelulusan

a. Borang – Percuma b. Proses – RM10 / RM30 c. Lesen - Mengikut jenis dan status tanah

a. Borang – Percuma b. Proses – RM10 / RM30 c. Lesen - Mengikut jenis dan status tanah

• Pelanggaran syarat kelulusan

penggunaan tanah

4. Nama Borang • Komposit • Contoh

Borang 4A (kaedah 30(1) dan 34(1))

Borang 4A (kaedah 30(1) dan 34(1))

Tiada

5. Tempoh sah laku

1 tahun

1 tahun

Tiada

6. Pembaharuan

1 tahun

1 tahun

Tiada

7. Agensi yang dirujuk

-PTG, PBT, JPS, JKR, BAKAJ, JAS, JMG, SAJ, Pejabat Daerah, Majlis Daerah,

Pejabat Pertanian dll. (berdasarkan jenis permohonan)

-PTG, PBT, JPS, JKR, BAKAJ, JAS, JMG, SAJ,

Pejabat Daerah, Majlis Daerah, Pejabat Pertanian dll.

(berdasarkan jenis permohonan)

Tiada

Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan

Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan

Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu

8. Keperluan Dokumen sokongan

• Borang permohonan 1 salinan • Salinan kad pengenalan & surat beranak pemohon - 2 keping • Pelan kawasan yang dipohon – 2 keping • Lampiran G bagi pemohon kakitangan Kerajaan. Syarikat : • Memorendum And Articles Of Association (MAA) • Borang 49 • Borang 24 • Resolusi syarikat Pertubuhan : • Undang-undang Tubuh yang

dikeluarkan oleh Pendaftar Pertubuhan di bawah Akta Pertubuhan

• Resolusi Mesyuarat (Minit Mesyuarat)

• Borang permohonan 1 salinan • Salinan kad pengenalan & surat beranak pemohon - 2 keping • Pelan kawasan yang dipohon – 2 keping • Lampiran G bagi pemohon kakitangan Kerajaan. Syarikat : • Memorendum And Articles Of Association (MAA) • Borang 49 • Borang 24 • Resolusi syarikat Pertubuhan : • Undang-undang Tubuh yang

dikeluarkan oleh Pendaftar Pertubuhan di bawah Akta Pertubuhan

• Resolusi Mesyuarat (Minit Mesyuarat)

Tiada

9. Kaedah Permohonan Manual Manual Tiada

No. 7 Waste Penjelasan Penambahbaikan

1. Overproducing Melakukan kerja – kerja yang tidak diperlukan dan tidak mengikut aturan

Menyediakan carta alir kerja agar hanya kerja – kerja yang diperlukan sahaja yang dilakukan mengikut aliran kerja yang betul

2. Overprocessing Borang permohonan yang hanya terdapat secara manual

Menggunakan sistem komputer yang dapat meningkatkan tahap efisiensi pemprosesan sesuatu permohonan

3. Waiting Kelewatan surat ulasan Jabatan Teknikal dan keputusan MMK

Memberi tempoh masa yang tertentu agar Jabatan Teknikal dapat memberikan ulasan mengikut had masa yang ditetapkan

4. Transport Penghantaran surat ulasan ke Jabatan Teknikal dan PTG yang memakan masa

Menghantar surat ulasan terlebih dahulu melalui mesin faksimili dan disusuli dengan surat asal

5. Inventory Fail yang dibuka berulang – ulang kali dan kadangkala hilang

Mengadakan buku daftar fail agar kedudukan semasa sesebuah fail itu dapat dikesan dengan segera

6. Motion Mengurangkan pergerakan fail yang berulang dan memakan masa

Menulis minit fail kepada kakitangan yang berkenaan

7. Defect Penerimaan dokumen yang tidak lengkap semasa permohonan

Menyediakan senarai semak yang perlu dipatuhi oleh semua pemohon

8. Others (Nyatakan) - -

ISU DAN CABARAN

perekayasaan pejabat tanah daerah muar lesen...

Documents