perekayasaan pejabat daerah dan tanah : lesen...

PEREKAYASAAN

PEJABAT DAERAH DAN TANAH :

LESEN PENDUDUKAN SEMENTARA

Pendaftaran Projek : Pemohonan Lesen Pendudukan Sementara

Situasi Semasa Peluang Penambahbaikan

Prosedur dan tempoh kelulusan mengambil

selama 3 bulan. Pemohanan yang ditolak perlu

dipohon semula oleh pemohon. Mesyuarat JKTD

diadakan setiap bulan. Pemohon tidak

dimaklumkan sebab-sebab permohonan ditolak.

Mengurangkan langkah-langkah memproses LPS supaya jangka masa

untuk mengeluarkan lesen dapat disingkatkan.

Sasaran Projek Skop Projek

• Sasaran : Mempercepatkan proses kelulusan <

2 bulan

• Faedah Kewangan : Mengurangkan kos

pematuhan

• metric = Dari 122 hari kepada 92 hari.

Proces : Pemohonan Lesen Pendudukan Sementara

Mula : Terima dan semak permohonan

Tamat : Serahkan Lesen kepada pemohon

Carta Perbatuan Ahli Pasukan

Fasa Mula Tamat Fasilitator : Hasnul bin Mohamed (Pentadbir Tanah)

Penubuhan

Pasukan 11 Jun 2013 11 Jun 2013

Ketua Projek : Khairy bin Maamor (Timbalan Pentadbir Tanah)

Inventori Lesen 11 Jun 2013 11 Jun 2013 Penolong Projek : Azim bin Tajul Mulok

Perekayasaan

(BPR)

11 Jun 2013 13 Jun 2013 Ahli : Abdul Karim bin Ahmad Fuad, Norhayati binti Mohd. Kamal, Noor

Arziah binti Abd. Rahman dan Shahir bin Elias

Analisa Data 11 Jun 2013 13 Jun 2013

Cadangan

Penyelesaian 11 Jun 2013 13 Jun 2013

Tel:- 06-6032200

Profil Projek

Tel:-

Tel:-

Jawatan /

Jabatan Aktiviti

Pemohon

Pembantu

Tadbir

Pembantu

Tadbir

(Kewanga

n) - Hasil

Pembantu

Pelukis

Pelan

Penolong

Pentadbir

Tanah

6. Buka fail dan keluarkan no.rujukan

MP: 10 mt

Hantar permohonan

5 mt 5. Terima Resit dan

beri kad akuan kepada pemohon

MP:10 mt

Proses Kerja Semasa (As-Is) LESEN PENDUDUKAN SEMENTARA

3. Terima bayaran dan

keluarkan resit

MP: 10 mt

7. Charting Permohonan

MP: 60 mt

4.Terima dan

hantar resit kpd Pembantu Tadbir

2,075 mt

10 mt

4 hari

30 mt 2. Terima dan semak

MP: 10 mt

Tolak

Terima

10 mt

A

Jawatan /

Jabatan Aktiviti

Pemohon

Pembantu

Tadbir

Pegawai

Petampat

an

Penolong

Pentadbir

Tanah

Jabatan

Teknikal

JKTD B

Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Pendudukan Sementara

11. Sediakan draf kertas JKTD

MP: 1 hari

A

28,910 mt

5 hari

30 hari

5 hari

3 hari

12. Semak dan sediakan syor

30 mt

13. Ulasan dan syor.

MP: 60 mt

8. Penyediaan Laporan Tanah

MP: 1 hari

10. Terima surat dan ulasan.

MP: 1 hari

9. Sediakan surat mohon ulasan

Jabatan Teknikal.

MP: 15 mt

5 mt

14 hari

Jawatan /

Jabatan

Aktiviti

Pemohon

Pembantu

Tadbir

Unit

Dewan

MMKN

MMKN

PTG

Penolong

Pentadbir

Tanah

Pentadbir

Tanah


10,670 mt

19. Pertimbangan

MMKN MP : 1 hari

21. Sediakan surat keputusan

MMKN MP: 30 mt

B

23. Terima surat makluman keputusan

22. Terima keputusan MMKN, rekod dan sediakan surat

makluman keputusan MP: 30 mt

C

17. Sediakan draf kertas MMKN

MP: 1 hari

1 hari

3 hari

5 hari

18. Terima dan rekod kertas

MMKN MP: 15 mt

1 hari

5 hari

1 hari


MP: 1 hari

15. Semakan draf kertas MMKN

MP: 1 hari

16. Tandatangan draf kertas MMKN

MP: 30 mt

2 hari

5 mt

5 mt

Tolak

Lulus

Jawatan /

Jabatan Aktiviti

Pemohon

Pembantu

Tadbir

Pembantu

Tadbir

(Kewanga

n) - Hasil

Pembantu

Pelukis

Pelan

Penolong

Pentadbir

Tanah


17,352mt

C

25. Dibatalkan

26. Terima bayaran dan keluarkan resit

MP: 10 mt

27. Sediakan Borang 4A MP: 15 mt

24. Sediakan bil bayaran MP: 5 mt

28 . Tandatangan Borang 4A MP : 5 mt

29. Serahkan Borang 4A kpd

pemohon MP: 5 mt

Terima lesen

10 mt

10 mt

5 mt 5 mt

2 mt

30 hari

23. Charting Keputusan MP: 1 hari

5 hari

BORANG PENGUMPULAN DATA PROJEK MEMODENKAN LESEN PERNIAGAAN NEGERI SEMBILAN

AGENSI : PEJABAT TANAH SEREMBAN

BAHAGIAN/UNIT : PELUPUSAN

NAMA LESEN : LESEN PENDUDUKAN SEMENTARA

As-Is Proses

No. Activiti Pelaksana / PIC Value Analysis (Tandakan / )

Masa Proses Masa Menunggu

Masa Diambil

CVA BVA NVA minit minit minit

1 Kemukakan permohonan Pemohon / 0

2 Terima dan semak permohonan PT (P/O) / 10 10 20

3 Terima bayaran dan keluarkan resit PT (Kew) / 10 10

4 Terima dan hantar resit kepada Pembantu Tadbir

Pemohon / 10 10

5 Terima resit dan beri kad akuan kepada pemohon

PT (P/O) / 10 10

6 Buka fail, rekod dan keluarkan no. rujukan PT (P/O) / 10 30 40

7 Charting permohonan PPL / 60 1920 1980

8 Penyediaan laporan tanah PPT / 480 1440 1920

9 Sediakan surat mohon ulasan Jabatan Teknikal PT (P/O) / 15 2400 2415

10 Terima surat dan ulasan Jabatan Teknikal / 480 6720 7200

11 Sediakan draf kertas JKTD PT (P/O) / 480 5 485

12 Semak dan sediakan syor PPTS / 30 14400 14430

13 Ulasan dan sediakan syor JKTD / 60 14400 14460

14 Sediakan draf kertas MMKN PT (P/O) / 480 5 485

15 Semakan draf kertas MMKN PPTS / 480 5 485

16 Tandatangan draf kertas MMKN PT / 30 960 990

17 Sediakan draf kertas MMKN PTG / 480 480 960

18 Terima dan rekod kertas MMKN Unit Dewan / 15 2400 2415

19 Pertimbangan MMKN MMKN / 480 480 960

20 Sediakan surat keputusan MMKN Unit Dewan / 30 1440 1470

21 Terima keputusan MMKN, rekod dan sediakan surat makluman keputusan

PT (P/O) / 30 2400 2430

22 Terima surat makluman keputusan Pemohon / 0

23 Charting keputusan PPL 20 14400 14420

24 Sediakan bil bayaran PT (P/O) / 5 10 15

25 Terima bayaran dan keluarkan resit PT (Kew) / 10 10 20

26 Sediakan Borang 4A PT (P/O) / 15 5 20

27 Tandatangan Borang 4A TPTS / 4 5 9

28 Serahkan Borang 4A PT (P/O) / 5 2 7

29 Terima Borang 4A (Lesen) Pemohon / 0

*1 hari bersamaan 480 minit Total 1 23 2 3729 63937 67666

KECEKAPAN PROSES (%) = (Masa Proses / Diambil) X 100

KEBERKESANAN PROSES (%) = 5.5

PELUANG PENAMBAHBAIKAN

(‘KAIZEN BLAST’)

Jawatan /

Jabatan Aktiviti

Pemohon

Pembantu

Tadbir

Pembantu

Tadbir

(Kewanga

n) - Hasil

Pembantu

Pelukis

Pelan

Penolong

Pentadbir

Tanah


MP: 10 mt

Hantar permohonan

5 mt 5. Terima Resit dan

beri kad akuan kepada pemohon

MP:10 mt

Proses Kerja Semasa (Peluang Penambahbaikan) LESEN PENDUDUKAN SEMENTARA


MP: 10 mt


MP: 60 mt

4.Terima dan

hantar resit kpd Pembantu Tadbir

13,575 mt

10 mt

4 hari

30 mt 2. Terima dan semak

MP: 10 mt

Tolak

Terima

10 mt

A

Digabung

Digabung

Digabung

Digabung

Dihapuskan

Jawatan /

Jabatan Aktiviti

Pemohon

Pembantu

Tadbir

Pegawai

Petampat

an

Penolong

Pentadbir

Tanah

Jabatan

Teknikal

JKTD B


11. Sediakan draf kertas JKTD

MP: 1 hari

A

6,295 mt

5 hari

30 hari

5 hari

3 hari

12. Semak dan sediakan syor

30 mt

13. Ulasan dan syor.

MP: 60 mt

8. Penyediaan Laporan Tanah

MP: 1 hari


MP: 1 hari


Jabatan Teknikal.

MP: 15 mt

5 mt

14 hari

Hapus aktiviti

Hapus aktiviti

Hapus aktiviti

Hapus aktiviti

Jawatan /

Jabatan

Aktiviti

Pemohon

Pembantu

Tadbir

Unit

Dewan

MMKN

MMKN

PTG

Penolong

Pentadbir

Tanah

Pentadbir

Tanah


10,675 mt

19. Pertimbangan

MMKN MP : 1 hari


MMKN MP: 30 mt

B




C


MP: 1 hari

1 hari

3 hari

5 hari


MMKN MP: 15 mt

1 hari

5 hari

1 hari


MP: 1 hari


MP: 1 hari


MP: 30 mt

2 hari

5 mt

5 mt

Tolak

Lulus

Jawatan /

Jabatan Aktiviti

Pemohon

Pembantu

Tadbir

Pembantu

Tadbir

(Kewanga

n) - Hasil

Pembantu

Pelukis

Pelan

Penolong

Pentadbir

Tanah


17,352 mt

C

25. Dibatalkan


MP: 10 mt





pemohon MP: 5 mt

Terima lesen

10 mt

10 mt

5 mt 5 mt

2 mt

30 hari


5 hari

PROSES ‘TO BE’

Lesen Pendudukan Sementara

Jawatan /

Jabatan Aktiviti

Pemohon

Pembantu

Tadbir

Pembantu

Tadbir

(Kewanga

n) - Hasil

Pembantu

Pelukis

Pelan

Penolong

Pentadbir

Tanah


MP: 10 mt

Hantar permohonan

5 mt

Proses Kerja Semasa (To-Be) LESEN PENDUDUKAN SEMENTARA


MP: 1 jam

2,025mt

4 hari

2. Terima, semak, keluarkan bil, resit, terima bayaran dan sediakan kad

akuan pemohon

MP: 30 mt

Tolak

Terima

A

Jawatan /

Jabatan Aktiviti

Pemohon

Pembantu

Tadbir

Pegawai

Petampat

an

Penolong

Pentadbir

Tanah

Jabatan

Teknikal

JKTD

B


A

13,935 mt

5 hari

5 hari

3 hari 5. Penyediaan Laporan Tanah

MP: 1 hari


MP: 1 hari


Jabatan Teknikal.

MP: 15 mt

14 hari

Jawatan /

Jabatan

Aktiviti

Pemohon

Pembantu

Tadbir

Unit

Dewan

MMKN

MMKN

PTG

Penolong

Pentadbir

Tanah

Pentadbir

Tanah


10,675 mt

13. Pertimbangan

MMKN MP : 1 hari


MMKN MP: 30 mt

B




C


MP: 1 hari

1 hari

3 hari

5 hari


MMKN MP: 15 mt

1 hari

5 hari

1 hari


MP: 1 hari


MP: 1 hari


MP: 30 mt

2 hari

5 mt

5 mt

Tolak

Lulus

Jawatan /

Jabatan Aktiviti

Pemohon

Pembantu

Tadbir

Pembantu

Tadbir

(Kewanga

n) - Hasil

Pembantu

Pelukis

Pelan

Penolong

Pentadbir

Tanah


17,342 mt

C

19. Dibatalkan


MP: 10 mt





pemohon MP: 5 mt

Terima lesen

10 mt

10 mt

5 mt 5 mt

2 mt

30 hari


5 hari

PERBANDINGAN SEBELUM DAN SELEPAS


No. Perkara Sebelum Selepas Kadar Penambah baikan (%)

1. Kecekapan Kerja 5.5% 8.2% 49.09

2. Masa keseluruhan proses 122 hari 92 hari 24.59 #

Perbandingan Sebelum dan Selepas Projek Untuk Permohonan Lesen Pendudukan Sementara

RINGKASAN PENEMUAN


22

LESEN PENDUDUKAN SEMENTARA

Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu

1. Asas Undang-undang (nyatakan akta / peraturan)

• KTN 1965 (Seksyen 69 & Seksyen 70) • Kaedah-kaedah Tanah Negeri

Sembilan 2002 (pindaan 2008)

• KTN 1965 (Seksyen 69 & Seksyen 70) • Kaedah-kaedah Tanah Negeri

Sembilan 2002 (pindaan 2008)

Tiada

2. Piagam Pelanggan (Masa Kelulusan)

6 bulan

5 bulan

Ulasan teknikal daripada Jab. Luar diperlukan sebelum menghantar borang permohonan

3. Caj / bayaran • Borang • Proses • Kelulusan

a. Borang – Percuma b. Proses – RM28.00 c. Lesen - Mengikut jenis dan status tanah

a. Borang – Percuma b.Proses – RM28.00 c. Lesen - Mengikut jenis dan status tanah

Pelanggaran syarat kelulusan penggunaan tanah

4. Nama Borang

• Komposit

• Contoh

Borang 4A (kaedah 30(1) dan 34(1))

Borang 4A (kaedah 30(1) dan 34(1))

Tiada

5. Tempoh sah laku

1 tahun

1 tahun

Tiada

6. Pembaharuan

1 tahun

1 tahun

Tiada

7. Agensi yang dirujuk

1. PBT 2. JKR 3. JPS 4. JAS 5. JPBD

1. PBT 2. JKR 3. JPS 4. JAS 5. JPBD

Tiada

Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan

Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan

Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu

8. Keperluan Dokumen sokongan

• Borang permohonan 2 salinan • Salinan kad pengenalan pemohon - 2 keping • Gambar kawasan tanah yang dipohon – 3 keping • Pelan kawasan yang dipohon – 3 keping • Lampiran G bagi pemohon kakitangan Kerajaan. Syarikat : • Memorendum And Articles Of Association (MAA) • Borang 49 • Borang 24 • Resolusi syarikat Pertubuhan : • Undang-undang Tubuh yang

dikeluarkan oleh Pendaftar Pertubuhan di bawah Akta Pertubuhan

• Resolusi Mesyuarat (Minit Mesyuarat)

• Borang permohonan 2 salinan • Salinan kad pengenalan pemohon - 2 keping • Gambar kawasan tanah yang dipohon – 3 keping • Pelan kawasan yang dipohon – 3 keping • Lampiran G bagi pemohon kakitangan Kerajaan. Syarikat : • Memorendum And Articles Of Association (MAA) • Borang 49 • Borang 24 • Resolusi syarikat Pertubuhan : • Undang-undang Tubuh yang

dikeluarkan oleh Pendaftar Pertubuhan di bawah Akta Pertubuhan

• Resolusi Mesyuarat (Minit Mesyuarat)

Tiada

9. Kaedah Permohonan Manual Manual Tiada

perekayasaan pejabat daerah dan tanah : lesen...

Documents