PEREKAYASAAN MAJLIS PERBANDARAN HANG TUAH JAYA :

LESEN PENJAJA

Pendaftaran Projek : Lesen Penjaja

Situasi Semasa Peluang Penambahbaikan

Pemohon tidak berpuas hati dengan tempoh masa

yang di ambil oleh Majlis Perbandaran Hang Tuah

Jaya bagi mendapatkan kelulusan lesen

perniagaan. Jika ditambahbaik daripada segi masa

dan beban kos, peniaga akan lebih berpuas hati

dan merancakkan lagi aktiviti perniagaan dalam

kawasan MPHTJ. Seterusnya dapat menarik minat

peniaga kecil dalam kawasan MPHTJ.

• Mempercepat tempoh kelulusan lesen.

• Mengurangkan kos yang ditanggung pemohon.

• Komposit borang permohonan

Sasaran Projek Skop Projek

• Sasaran : Mempercepatkan proses kelulusan

• Faedah Kewangan: Mengurangkan kos

pematuhan

• Metric : 7 Hari- Berisiko

Proses : Lesen Penjaja

Mula : Terima permohonan

Tamat : Pemohon terima kelulusan lesen

Dalam Skop : Jabatan Pelesenan

Luar Skop : Agensi dirujuk

Carta Perbatuan Ahli Pasukan

Fasa Mula Tamat Champion: Pn Sapiah Binti Hj Haron

Penubuhan Pasukan 25 Sept’12 25 Sept’12 Ketua Projek : Cik Hafizawati Binti Ahmad

Inventori Lesen 25 Sept’12 25 Sept’12 Penolong Projek : Pn Nurshafezah Binti Mohamad

Perekayasaan (BPR) 17 Okt’12 17 Okt’12Ahli: En.Hairul Hezri Bin Hj Nordin

En. Mohd Nurulanwar Bin Hj Tamby Mahmood

Pn Izzati Binti Hj BaharomAnalisa Data 11 April 13 11 May 13

Cadangan Penyelesaian 11 April 13 11 May 13

Profil Projek

PEMETAAN PROSES ‘AS IS’ Lesen Penjaja

a) Berisiko

Jawatan / Jabatan Aktiviti

Pemohon

PT (K)

PT (T2)

PPKP

URUSETIA

PT (T1)

PL / SU/

YDP

PT (P)

O. Menandatangani Surat Kelulusandan Bil Lesen MP : 3M

E. Buka fail MP :20M

HANTAR BORANG

D. BayaranProses

B. SemakPermohonan

dan Lampiran/ Ulasan

MP: 8 mt

K. Terima Surat MaklumanKeputusan Mesyuarat

C. TERIMA DAN DAFTAR DI DALAM SISTEM F1 LESEN

MP:10 mt

F. MENYEDIAKAN SENARAI SEMAK DI

TAPAK MP : 5M

G. SEMAKAN TAPAK DAN LAPORANMP :15M

KEPUTUSAN MESY : LULUS/ TANGGUH/ TOLAKMM: 30M

H. SENARAI PERMOHONAN

MP : 10

K. Menerima Permohonan LULUS dan melengkapkan maklumat

kadar caj lesenMP : 5M

Surat MaklumanKeputusan Mesyuarat

MM:5M

P. MEMFAILKAN SESALINAN RESIT LESEN

Mp:3m

Q- Simpan Di Dlm Bilik Fail MP : 3M

MM : 240M

MM :1440M

M. Mencetak BilLesen dan Surat

KelulusanMP : 2M

N. MenyerahkanSurat Kelulusan Untuk

DitandatanganiMP : 5M

MM: 480 M

MM :1440 M

MM : 1 M

MM : 5M

MM : 3M

MM : 240 M

MM :240M

Q. SERAH DAN TERIMA RESIT MP:3M

R. TERIMA DAN BAYAR LESEN

MM :3M

MULA TAMAT

MENGAMBIL NOMBOR GILIRAN

SEMAK

YA

TIDAK

MENGAMBIL NOMBOR GILIRAN

MM : 5M

MM : 30 M

MM : 240 M

KEPUTUSAN

YA

TIDAK

YA

LULUS 10HARI

MM : 5M

MM : 480 M

Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Penjaja_Berisiko

Rule of Thumb: CVA and BVA – Simplify, Combine and Optimize

NVA – Eliminate Interval – Eliminate or optimize

# ActivityCustomer

Value Added(CVA)

Customer Non Value Added

MasaProses

(m)

MasaMenunggu

(m)

JumlahMasa

BVA NVA

A Ambil No. giliran √ 1 5 6

B Hantar permohonan √ √ 1 0 1

CTerima/semak p'honan/keluarkn

Bil bayaran√ √ 8 0 8

DTerima dan Daftar Permohonan

Dlm Sistem√ √ 10 240 250

E Mengambil Nombor Giliran √ √ 1 5 6

F Bayaran Proses √ 1 0 1

G Membuka Fail Permohonan √ √ 20 0 20

HMenyediakan Senarai Semak

lawatan Tapak√ √ 5 0 5

I Semakan di Tapak dan laporan √ √ 15 510 525

JSenarai Permohonan untuk

Mesyuarat√ √ 10 240 250

KKEPUTUSAN LULUS/ TANGGUH/

TOLAK√ √ 30 0 30

Value Analysis of Process Lesen Penjaja (Berisiko)-(1/2)

Rule of Thumb: CVA and BVA – Simplify, Combine and Optimize

NVA – Eliminate Interval – Eliminate or optimize

# ActivityCustomer Value

Added(CVA)

Customer Non Value Added

MasaProses

(m)

MasaMenunggu

(m)

JumlahMasa

BVA NVA

LSurat Makluman Keputusan

Mesyuarat√ √

5 3360 3365

M Terima Surat Makluman Keputusan √0 0 0

NMelengkapkan Fail dan Caj Kadar

lesen√ √

5 0 5

OMencetak Bil dan Surat Kelulusan

Lesen√ √

2 0 2

PMenyerahkan Surat kelulusan

Untuk Ditandatangani√ √

5 240 245

Q Mendatangani Surat Kelulusan √ √3 240 243

R Memfailkan sesalinan Resit Lesen √ √3 2 5

S Serah Lesen untuk pembayaran √ √3 0 3

T Terima dan bayar lesen √0 0 0

U Simpan di Dalam Bilik Fail √ √3 0 3

VSurat Makluman Keputusan

Mesyuarat√ √

131 4842 4973

10 HARI

Value Analysis of Process Lesen Penjaja (Berisiko)-(2/2)

PEMETAAN PROSES ‘TO BE’Lesen Penjaja

a) Berisiko

b) Tidak Berisiko

Jawatan / Jabatan

AKTIVITI

Pemohon

PT

PPKP

U29/U32

PL/SU/YDP

MESYUAR

AT

TEKNIKAL

LESEN

3 Lawatan tapak& Rujukan

agensi teknikalMP 990 min

Hantarpermohonan

2 DaftarPermohonanDlm Sistem &

Buka FailMP:15min

1 Terima/semak

p'honan/keluarkn

bil byrn

MP:10 minit

4. Semakandi Tapak dan

laporanMP60 min

5 Penyediaanpermohonan utkmesyuarat dan

MP480 min

Bayaran &Terimalesen

MM:20m

7 Menandatanganisurat keputusan

mesyuaratMP20 min

8 Terima dan hantar Surat KeputusanMP135 min

MM: 1440m

MM:60m

MM:5m

MM:120m

MM:15m

6.Menyediakan surat kelulusan

untukditandatangani

MP 60min

MM:60m

MM:60m

Proses Kerja Semasa (To-Be) Lesen Penjaja - Berisiko

Rule of Thumb: CVA and BVA – Simplify, Combine and Optimize

NVA – Eliminate Interval – Eliminate or optimize

# ActivityCustomer Value

Added(CVA)

Customer Non Value Added

MasaProses

(m)

MasaMenunggu

(m)

JumlahMasa

BVA NVA

A Hantar permohonan √ 0 0 0

BTerima/semak

p'honan/keluarkn bil byrn√ √

10 5 15

CDaftar Permohonan Dlm

Sistem & Buka Fail√ √

15 20 35

DLawatan tapak & Rujukan

agensi teknikal√ √

990 1440 2430

ESemakan di Tapak dan

laporan√ √

60 120 180

FPenyediaan permohonan utk

mesyuarat√ √

480 60 540

GMenyediakan surat kelulusan

untuk ditandatangani√ √

60 60 120

/7 HARI

Value Analysis of Process Lesen Penjaja (Berisiko)

Jawatan /

JabatanAKTIVITI

Pemohon

PT

PPKP

(U/29/32)

PL

HantarPermohonan

2. Terima / DaftarPermohonan DlmSistem / Buka fail

MP ::4

1.Terima/semakp'honan/keluarknbil byrnMP :7

4. Masukkan kadar lesen dan mengeluarkan surat

kelulusanMP : 4

MM : 2m

Bayaran & Terima lesen

MM : 2m

MM : 2m

3. Keputusan lulus / tolak

MP : 7

MM : 2m

Proses Kerja Semasa (To-Be) Lesen Penjaja – Tidak Berisiko

Rule of Thumb: CVA and BVA – Simplify, Combine and Optimize

NVA – Eliminate Interval – Eliminate or optimize

# ActivityCustomer Value

Added(CVA)

Customer Non Value Added

MasaProses

(m)

MasaMenunggu

(m)

JumlahMasa

BVA NVA

AHantar permohonan

√0 0 0

BTerima/semak

p'honan/keluarkn bil byrn√ √

7 2 9

CKeputusan lulus / tolak

√ √4 2 6

DTerima / Daftar Permohonan

Dlm Sistem / Buka fail√ √

7 2 9

Emasukkan kadar lesen dan

mengeluarkan surat kelulusan√ √

4 2 6

FTerima dan bayar lesen √

0 0 0

30 minit

Value Analysis of Process Lesen Penjaja (Berisiko)

No. Perkara Sebelum Selepas

1.

Kecekapan Kerja

a) Berisiko

b) Tidak Berisiko

a) 2.63%

b) Tiada

a) 49%

b) 73%

2.

Masa keseluruhan proses

a) Berisiko

b) Tidak Berisiko

a) 10 hari

b) Tiada

a) 7 hari

b) 30 minit

Perbandingan Sebelum dan Selepas

LESEN PENJAJA

Lesen Penjaja

Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu

1. Asas Undang-

undang (nyatakan

akta/peraturan)

a) UUK Penjaja MPHTJ

2010SAMA

2. Piagam

Pelanggan

(Masa Kelulusan)

a) Berisiko - 26 hari

b) Tidak Berisiko - Tiada

a) 7 hari

b) 30 minit

1) Penurunan kuasa

2) Makluman keputusan

melalui SMS

3. Caj/bayaran

• Borang

• Proses

• Kelulusan

a) Borang –Percuma

b) Proses - RM10.00/RM20.00

c) Kelulusan – Mengikut Aktiviti

Perniagaan

a) Borang –Percuma

b) Proses - RM10.00/RM20.00

c) Kelulusan – Mengikut

Aktiviti Perniagaan

1) Muat turun borang dari laman

web

2) Kadar lesen baru telah di

wartakan namun

garispanduan pelaksanaan

masih dalam kajian pihak UKT

4. Nama Borang

• Komposit

• Contoh

a) Borang Lesen Sementara Borang Lesen Penjaja Komposit Borang

Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan

Lesen Penjaja

Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu

5. Tempoh sahlakuMengikut aktiviti

(maksimum 3 bulan)

Mengikut aktiviti

(Maksimum 3 bulan)

6. Pembaharuan Ada Ada

7. Agensi yang

dirujuk

a) Rujukan dalaman

b) Jab. Kesihatan (jika

berkaitan)

c) Pej. Tanah (jika berkaitan)

a) Rujukan dalaman

b) Jab. Kesihatan (jika

berkaitan)

c) Pej. Tanah (jika

berkaitan)

Klasifikasi semula

senarai aktiviti berisiko

dan tidak berisiko

8. Keperluan

Dokumen

sokongan

a) Gambar

b) Salinan Kad Pengenalan

c) Pelan / Gambar Lokasi

d) Surat Kebenaran Tapak

e) Resit Insurans Liabiliti Awal

(jika berkaitan)

a) Gambar

b) Salinan Kad

Pengenalan

c) Pelan / Gambar Lokasi

d) Surat Kebenaran

Tapak

e) Resit Insurans Liabiliti

Awal (jika berkaitan)

-

9. Kaedah

PermohonanManual Online Sistem e – PBT/BLESS

Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan