perekayasaan majlis bandaraya petaling jaya:...
TRANSCRIPT
PEREKAYASAAN
MAJLIS BANDARAYA PETALING JAYA:
PERMIT SEMENTARA
Pendaftaran Projek : PERMIT SEMENTARA
Situasi Semasa Peluang Penambahbaikan
Pemohon tidak berpuas hati dengan tempoh masa
yang di ambil oleh MBPJ bagi mendapatkan
kelulusan lesen perniagaan. Jika ditambahbaik
daripada segi masa dan beban kos, peniaga akan
lebih berpuas hati dan merancakkan lagi aktiviti
perniagaan dalam kawasan MBPJ. Seterusnya
dapat menarik minat peniaga kecil dalam kawasan
MBPJ.
• Mempercepat tempoh kelulusan lesen.
• Mengurangkan kos yang ditanggung pemohon.
• Komposit borang permohonan
Sasaran Projek Skop Projek
• Sasaran : Mempercepatkan proses kelulusan
• Faedah Kewangan: Mengurangkan kos
pematuhan
Proses : Kelulusan Permit Sementara
Mula : Terima permohonan
Tamat : Pemohon terima surat kelulusan
Dalam Skop : MBPJ
Luar Skop : Agensi dirujuk
Carta Perbatuan Ahli Pasukan
Fasa Mula Tamat Champion: Datin Paduka Alinah Binti Ahmad
Penubuhan Pasukan 23 Okt 13 23 Okt 13 Ketua Projek : Hjh. Sharinaz Binti Hj. Samsudin
Inventori Lesen 23 Okt 13 21 Nov 13 Pen. Projek : Zaleha Binti Ahmad (012-9156564)
Perekayasaan (BPR) 23 Okt 13 21 Nov 13 Ahli: Izhar Bin Juyahir ( 014-2222113)
Muhammad Zafri Bin Mohd Yunus ( 019-6742355)
Noorhafifah binti Abdul Latif (013 - 387 5955) Analisa Data 23 Okt 13 21 Nov 13
Cadangan Penyelesaian 23 Okt 13 21 Nov 13
Profil Projek
PROSES ‘AS IS’ Permit Sementara
a) Kritikal
b)Tidak Kritikal (Shopping Kompleks)
Jawatan /
Jabatan Aktiviti
PEMOHON
PT
(Kaunter)
PT (Permit)
PPKP
Jabatan
Teknikal
PPT
8.Kemasukan data ke dalam
sistem untuk jana surat, lesen
dan resit dan makluman kepada
pemohon melalui telefon
MP: 10 mt
Buat
Bayaran
Proses Kerja Semasa (As-Is) Permit Sementara - Kritikal
2.Terima &
Semak
MP; 2 m
MM: 10 Hari
MM: 1 hari 4. Rekod dan Tentukan
Kategori Permit dan minta
ulasan Jabatan Teknikal
melalui emel
MP: 5 m MM: 1 Hari
5. Ulasan Jabatan
Teknikal
6. Lawatan
Tapak
MP: 4 jam
3. Semak &
Daftar
MP: 5 m
MM: 10 minit MM: 4jam
1. Hantar permohonan
9. Terima keputusan
7. Kelulusan &
Penetapan kadar
MP ; 30 mt
Value Analysis of Process (Permit Kritikal) As-Is
CVA and BVA – Simplify and Optimize
NVA – Eliminate
Rule of Thumb:
Activity
Customer
Value Added
(CVA)
Customer
Non Value
Added
Masa
Proses
(Minit)
Masa
Menunggu
(Minit)
Jumlah
Masa
(Minit) BVA NVA
1 Pemohon serah borang / 0 0 0
2 Terima Dan Semak / 2 480 482
3 Semak dan daftar / 5 10 15
4
Rekod dan Tentukan Kategori Permit
dan hantar untuk ulasan Jabatan
Teknikal
/ 5 0 485
5 Ulasan Jabatan Teknikal / 0 4800 4800
6 Lawatan Tapak / 240 240 480
7 Kelulusan dan penetapan kadar permit / 30 480 510
8 Kemasukan data ke dalam sistem
untuk jana surat, lesen dan resit /
10 0 10
9 Terima Keputusan / 0 0 0
TOTAL 292 6010 6782
Jawatan /
Jabatan Aktiviti
PEMOHON
PT
(Kaunter)
PT (Permit)
PPKP
PPT
6. Kemasukan data ke
dalam sistem untuk jana
surat, lesen, resit dan
makluman kepada
pemohon melalui telefon
MP: 10m
Pemohon
Membuat Bayaran
Proses Kerja Semasa (As-Is) Permit Sementara - Tidak Kritikal ( Shopping Kompleks)
2.Terima &
Semak
M ; 2m
5. Lulus &
Penetapan
kadar permit
MP ; 5m
MM: 1 hari 4. Rekod dan
Tentukan
Kategori Permit
MP :5m
MM: 20 minit
MM: 20 minit
3. Semak dan
daftar
MP: 5m
MM:
10 minit
1. Hantar permohonan
7. Terima Keputusan
Activity
Customer
Value Added
(CVA)
Customer
Non Value
Added
Masa
Proses
(Minit)
Masa
Menunggu
(Minit)
Jumlah
Masa
(Minit) BVA NVA
1 Pemohon serah borang / 0 0 0
2 Terima Dan Semak / 2 480 482
3 Semak & Daftar / 5 10 15
4 Rekod dan Tentukan Kategori Permit / 5 20 25
5 Lulus & Penetapan Kadar Permit / 5 20 25
6 Kemasukan data ke dalam sistem
untuk jana surat, lesen dan resit /
10 0 10
7 Terima Keputusan / 0 0 0
TOTAL 27 530 557
Value Analysis of Process (Permit Tidak Kritikal) As-Is
CVA and BVA – Simplify and Optimize
NVA – Eliminate
Rule of Thumb:
Jawatan /
Jabatan Aktiviti
PEMOHON
PT
(Kaunter)
PT (Permit)
PPKP
Jabatan
Teknikal
PPT
1.Serah Borang
8.Kemasukan data ke dalam sistem
untuk jana surat, lesen dan resit
MP: 5M
9. Pemohon
Membuat Bayaran
Proses Kerja Semasa (As-Is) DENGAN PENAMBAHBAIKAN Permit Sementara - Kritikal
2.Terima &
Semak
MP ; 2m
7. Kelulusan &
Penetapan
kadar permit
MP ; 30 Mt
MM: 10 Hari
MM: 1 hari
4. Rekod dan Tentukan
Kategori Permit dan minta
ulasan Jabatan Teknikal
melalui emel
MP :5m MM: 1 Hari
5. Ulasan Jabatan
Teknikal
6. Lawatan
Tapak
MP:
3. Semak &
Daftar
MP : 5m
MM: 10 minit
Ulasan bersepadu
Jabatan Teknikal dan dibuat pada
hari Selasa setiap minggu
Jawatan /
Jabatan Aktiviti
PEMOHON
PT
(Kaunter)
PT (Permit)
PPKP
PPT
1.Serah Borang
6. Kemasukan data ke
dalam sistem untuk jana
surat, lesen, resit dan
makluman kepada
pemohon melalui telefon
MP: 10m
Pemohon
Membuat Bayaran
Proses Kerja Semasa (As-Is) DENGAN PENAMBAHBAIKAN Permit Sementara - Tidak Kritikal ( Shopping Kompleks)
2.Terima &
Semak
MP ; 2m
5. Lulus &
Penetapan
kadar permit
MP ; 5m
MM: 1 hari 4. Rekod dan
Tentukan
Kategori Permit
MP :5m
MM: 20 minit
MM: 20 minit
3. Semak dan
daftar
MP: 5m
MM:
10 minit
7. Terima
keputusan
Turun kuasa kelulusan kepada PT (Kaunter) dan PT kaunter akan dilatih memberikan
kadar
PROSES ‘TO BE’ Permit Sementara
a) Kritikal
b)Tidak Kritikal (Shopping Compleks)
Jawatan /
Jabatan Aktiviti
PEMOHON
PT
(Kaunter)
PT (Permit)
PPKP/
JABATAN
TEKNIKAL
DALAMAN
PPT
1.Serah Borang
6.Kemasukan data ke
dalam sistem untuk jana
surat, lesen dan resit
makluman kepada
pemohon melalui telefon
MP: 5 mt
7. Pemohon
Membuat Bayaran
Proses Kerja Semasa (To-Be) Permit Sementara - Kritikal
2.Terima &
Semak
MP; 2 mt
MM: 5 Hari
MM: 1 hari
4. Rekod dan
Tentukan Kategori
Permit dan minta
ulasan Jabatan
Teknikal melalui emel
MP:15 mt
MM: 1 Jam
5. Ulasan
Bersepadu
MP:4 jam
3. Semak fail untuk
laporan
MP: 5 mt
MM 10minit
Activity
Customer
Value Added
(CVA)
Customer
Non Value
Added
Masa
Proses
(Minit)
Masa
Menunggu
(Minit)
Jumlah
Masa
(Minit) BVA NVA
1 Pemohon serah borang / 0 0 0
2 Terima Dan Semak / 2 480 482
3 Semak fail untuk laporan / 5 60 65
4
Rekod dan Tentukan Kategori Permit
dan minta ulasan Jabatan Teknikal
melalui emel / 15 2400 2415
5 Ulasan Bersepadu / 240 10 250
6
Kemasukan data ke dalam sistem untuk
jana surat, lesen dan resit makluman
kepada pemohon melalui telefon / 5 0 5
7 Pemohon Terima Keputusan / 0 0 0
TOTAL 267 2950 3217
Value Analysis of Process (Permit Kritikal) To-Be
Jawatan /
Jabatan Aktiviti
PEMOHON
PT
(Kaunter)
PT (Kaunter
Bayaran)
PT (Permit)
PPT
1.Serah Borang
3.Kemasukan data ke
dalam sistem untuk jana
surat, lesen dan resit
MP: 5 mt
4. Menerima Bayaran
Lesen
MM: 15 mt
Proses Kerja Semasa (To-Be) Permit Sementara - Tidak Kritikal ( Shopping Kompleks)
2.Terima &
Semak
MP; 2 mt
Rekod untuk
laporan
Sahkan laporan
5. Cetak Lesen
MP: 3 mt
6. Pemohon
terima lesen
Activity
Customer
Value Added
(CVA)
Customer
Non Value
Added
Masa
Proses
(Minit)
Masa
Menunggu
(Minit)
Jumlah
Masa
(Minit) BVA NVA
1 Pemohon serah borang / 0 0 0
2. Terima Dan Semak / 2 0 2
3. Kemasukan data ke dalam sistem
untuk jana surat, lesen dan resit /
5 0 5
4. Menerima Bayaran Lesen / 0 15 15
5. Cetak Lesen / 3 0 3
TOTAL 10 15 25
Value Analysis of Process (Permit Tidak Kritikal) To-Be
No. Perkara Sebelum Selepas
1.
Kecekapan Kerja
a)Kritikal
b)Tidak Kritikal
a) 4.85%
b) 4.31%
a) 64.71%
b) 1.073%
2.
Masa keseluruhan proses
a)Kritikal
b)Tidak Kritikal
a) 14 hari 2 Jam
b) 1 hari 2 Jam
a) 7 hari
b) 25 minit
Perbandingan Sebelum dan Selepas Projek
PERMIT SEMENTARA
PERMIT SEMENTARA
Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu
1. Asas Undang-
undang (nyatakan
akta/peraturan)
Enakmen Hiburan dan tempat-
tempat hiburan 1995
Enakmen Hiburan dan tempat-
tempat hiburan 1995
2. Piagam
Pelanggan (Masa
Kelulusan)
a) Kritikal - 14 Hari
b) Tidak Kritikal - 14 Hari
a) Kritikal - 10 Hari
b) Tidak Kritikal - 1 Jam
3. Caj/bayaran
• Borang
• Proses
• Kelulusan
Borang = RM 5
Kelulusan = 20 ringgit sehari
sepetak
Borang = RM 5
Kelulusan = 20 ringgit sehari
sepetak
4. Nama Borang
• Komposit
• Contoh
Borang Permit Borang Permit
Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan
PERMIT SEMENTARA
Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu
5. Tempoh
sahlaku
6. Pembaharuan Tiada Tiada
7. Agensi yang
dirujuk
Perbendaharaan MBPJ
Penguatkuasa MBPJ
Perbendaharaan MBPJ
Penguatkuasa MBPJ
8. Keperluan
Dokumen
sokongan
1. Surat Kebenaran Pemilik
Tapak/ Tanah/ Bangunan.
2. Borang 49.
3. Borang 9,
4. MAA,
5. Salinan Mykad
6. Pelan Lantai
7. Surat Rasmi Mengadakan
Aktiviti
1. Surat Kebenaran Pemilik
Tapak/ Tanah/ Bangunan.
2. Borang 49.
3. Borang 9,
4. MAA,
5. Salinan Mykad
6. Pelan Lantai
7. Surat Rasmi Mengadakan
Aktiviti
9. Kaedah
Permohonan Manual Manual BLESS
Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan
Isu dan Cabaran
Waste Isu Penambahbaikan
Correction
Over Process Ulasan teknikel dibuat secara
berasingan oleh ppkp dan jabatan
teknikel
Ulasan bersepadu Jabatan Teknikal dan dibuat
pada hari Selasa setiap minggu
Over Produce
Waiting Untuk permit tidak kritikal, penentuan
kadar oleh PPT dan kelulusan oleh
PPKP mengambil masa yang lama
Turun kuasa kelulusan kepada PT (Kaunter) dan
PT kaunter akan dilatih memberikan kadar
Transportation Pemohon perlu datang ke MBPJ
samata-mata untuk membeli borang
Cadangan memansuhkan wajib pembelian
borang dan diganti dengan caj pemprosesan.
Borang disediakan di laman web dan boleh
didownload secara percuma. Pemohon yang
mengambil borang di kaunter, masih dikenakan
bayaran.
Inventory
Motion