perekayasaan pejabat daerah dan tanah kuantan...

PEREKAYASAAN

PEJABAT DAERAH DAN TANAH KUANTAN (KEKAL):

LESEN PENDUDUKAN SEMENTARA (LPS)

Profil Projek SItuasi Semasa Peluang Penambahbaikan

• Mengambil masa terlalu panjang untuk mendapatkan kelulusan LPS

• Menunggu untuk cating mengambil masa terlalu panjang • Tiada perancangan lawatan penyiasatan tanah

1. Mempercepat tempoh kelulusan dengan mengabungkan aktiviti 2. Mengurangkan kos pematuhan 3. Komposit borang permohonan 4. Cating tidak memerlukan masa yang panjang boleh diselesaikan segera 5. Menjadualkan lawatan dan siasatan tanah 6. Memberi pandangan positif kepada Pentadbir Tanah Kuantan dan

Kerajaan

Sasaran Projek Skop Projek

Sasaran: Mempercepat kan tempoh kelulusan Faedah kewangan: Mengurangkan kos pematuhan Metric: Bilangan hari daripada 12 bulan kepada 6 bulan

Proses: Lesen Pendudukan Sementara (LPS) Mula: Menghantar borang permohonan LPS Tamat: Maklumkan keputusan permohonan kepada Pemohon Dalam Skop: PDT (Unit Pendaftaran, Unit Pembangunan Tanah, Unit Pelupusan Tanah, Kuatkuasa, Unit Hasil dan Akaun) Luar Skop: Jabatan Luar (PBT, JPS, JAS, JKR, JPBD, JMG, BKSA, PAIP, TNB)

Pelan Pelaksanaan Projek Profil Pasukan

Fasa Tarikh Mula Tarikh Tamat Nama

Penubuhan Pasukan 11/6/2013 13/6/2013 Champion Dato Norhayad binti Hj Ahmad

Pengumpulan Data & Analisa

11/6/2013 13/6/2013 Ketua Encik Zaliza Zulkifli

Perekyasaan 11/6/2013 13/6/2013 Penolong En. Azmin bin Abu Bakar

Cadangan Penyelasaian

11/6/2013 13/6/2013 Ahli Kumpulan

En. Nordin Ahmad Bin Awang (0148283728), En. Syed, Tengku Nasir,Ibrahim (09-5712400)

11/6/2013 13/6/2013 (Unit Pendaftaran, Unit Pembangunan Tanah, Unit Pelupusan Tanah, Kuatkuasa, Unit Hasil dan Akaun)

Verifikasi & Laporan 11/6/2013 13/6/2013 Penasihat Malaysia Productivity Corporation

PROSES ‘AS IS’ (KEKAL):

LESEN PENDUDUKAN SEMENTARA (LPS)

Pelaksana Aktiviti

PEMOHON

Pembantu Tadbir

Ketua Pembantu Tadbir

Pelukis Pelan

Penolong Pegawai Tanah(K)

Penolong Pegawai Tanah

Penolong Pegawai Daerah

Ketua Penolong Pegawai Daerah

URUSETIA

Pentadbir Tanah Daerah

JAB. TEKNIKAL BERKAITAN

Proses Kerja Semasa (As-Is) LPS

1. Menghanta

r borang

permohon

an LPS

2. Semak

kelengkapan

borang

MP: 5M

3. Daftar & buka

fail MP: 5M

6. Terima fail

&

Cating

MP: 60 M

4. Serah

fail kpd

KPT

MP: 5 M

5.Minit &

edar

MP:5M

7. Edarkan fail kpd

PPT(K)

MP: 5M

8. Semakan & edar fail

kpd PPT utk siasatan

MP: 180M

9. Buat siasatan tapak/

ukur tanah

MP: 180M

10. Sediakan laporan Borang PTN F/4 dan pelan

MP: 30M

11. Buat ulasan dlm Borang PTN F/4

MP: 10M

12. Buat surat utk

ulasan teknikal

MP: 10M

15. Buat

ulasan

teknikal

A

MM: 5M

MM: 5M

MM: 5M

MM:5M

MM: 57600M MM: 5M

MM: 11975M

MM: 1030M

MM: 72000M

MM: 5M

13. T/tgn surat

MP: 5M

MM: 480M

MM: 10M

MM: 5M

14.Hantar Surat

SDP 30h

MP.10M

Pelaksana Aktiviti

PEMOHON

Pembantu Tadbir


Pelukis Pelan





URUSETIA




A 16. Edarkan fail

utk pengesyoran

PPD

MP: 10M

17. Membuat syor

berdasarkan ulasan

PT(K) & Jab. Teknikal

MP: 10M

18. Serah fail kpd

KPPD(T)

MP: 10M

19. Terima fail & buat

keputusan utk dibawa

ke mesyuarat JKPTD

MP: 10M

20. Sediakan

kertas lampiran

utk mesy. Pra

JKPTD

MP: 25M

22. Terima kertas lampiran

& sediakan Kerta

Lampiran Baru untuk

Mesyuarat JKPTD

MP: 10 M

21. Terima kertas

lampiran & adakan

mesyuarat (pra)

MP:10M

23. Terima kertas

lampiran & adakan

mesyuarat JKPTD

MP: 10M

B

MM: 14400M

MM: 3360M MM: 1533M

MM: 5M

MM: 6720M

MM: 3360M MM: 3276M

15.Hantar

Ulasan

MM: 5M

MM: 5M

Pelaksana Aktiviti

PEMOHON

Pembantu Tadbir


Pelukis Pelan





URUSETIA




B 24. Keluarkan keputusan

permohonan

MP: 10M

26.Maklumkan

keputusan kpd

Pemohon

MP: 10M

Terima keputusan

MM: 5M

25. Terima Fail dan

Keputusan

JKPTD Edar kepada

PT MP: 10M MM: 5M

MM:3276M

BORANG PENGUMPULAN DATA PROJEK MEMPROSES PERMOHONAN LESEN PENDUDUKAN SEMENTARA (LPS) ‘AS IS’

AGENSI : PEJABAT DAERAH DAN TANAH KUANTAN PEMOHON & LOKASI:

BAHAGIAN/UNIT : PELUPUSAN TANAH JARAK DARI AGENSI:

NAMA LESEN : LESEN PENDUDUKAN SEMENTARA (LPS)

As-Is Proses

No. Aktiviti Pelaksana /

PIC CVA BVA NVA

Masa Proses (MP)

Masa Menunggu

(MM) Masa Diambil (MD)

minit minit minit

1 HANTAR BORANG

PERMOHONAN

PEMOHON

√

- - -

2 TERIMA PERMOHONAN DAN

SEMAK PT

√

5 5 10

3 DAFTAR DAN BUKA FAIL PT √ 5 5 10

4 SERAH FAIL KEPADA KPT PT √ 5 5 10

5 MINIT KE PELUKIS PELAN

UNTUK CATING KPT

√

5 5 10

6 TERIMA FAIL DAN BUAT CATING

DAN EDAR FAIL KE KPT PP

√

60 57,600 57,660

7 TERIMA FAIL DAN EDAR FAIL

KEPADA PPTK KPT

√

5 5 10

8 SEMAK FAIL FAN EDAR KEPADA

PPT UNTUK SIASATAN PPTK

√

30 11,975 12,005

9 BUAT SIASATAN TAPAK DAN

UKUR TANAH PPT

√

180 1030 1210

10 SEDIAKAN LAPORAN DI

BORANG PTN F/4 DAN PELAN PPT

√

30 72,000 72,030





As-Is Proses

No Aktiviti Pelaksana /

PIC CVA BVA NVA

Masa Proses (MP)

Masa Menunggu


minit minit minit

11 BUAT ULASAN DALAM BORANG

PTN F/4 DAN HANTAR KE KPT PPTK

√

10 5 15

12 BUAT SURAT UNTUK ULASAN

JABATAN TEKNIKAL KPT/PT

√

10 10 20

13 TANDATANGAN SURAT PPD √

5 480 485

14 EDAR FAIL KE PPD UNTUK

PENGESYORAN KPT/PT √ 10 14,400 14,410

15 ULASAN JABATAN TEKNIKAL PPD √

16 SERAH FAIL KEPADA KPPD KPT/PT √ 10 5 15

17 TERIMA FAIL DAN BUAT

KEPUTUSAN UNTUK DIBAWA

KE MESYUARAT JKPTD

KPPD √

10 3360 3370

18 SERAH FAIL KEPADA KPT KPPD √

10 5 15

19 SEDIAKAN KERTAS LAMPIRAN

UNTUK PRA JKPTD KPT/PT

√

10 1,533 1,543





As-Is Proses

No. Aktiviti Pelaksana

/ PIC CVA BVA NVA

Masa Proses (MP)

Masa Menunggu


minit minit minit

20 SERAH KERTAS LAMPIRAN

KEPADA URUSETIA MESYUARAT

JKPTD

KPT/PT √

25 3,360 3,385

21 TERIMA KERTAS LAMPIRAN DAN

ADAKAN MESYUARAT PRA JKPTD

URUS SETIA

√

10 3,276 3,286



JKPTD

KPT/PT √

10 5 15


ADAKAN MESYUARAT JKPTD

URUS SETIA

√ 10 3,276 3,286

24

YB WAKIL MB MENANDATANGANI

KERTAS LAMPIRAN DAN

MAKLUMKAN KEPUTUSAN KPD

KPT

URUS SETIA

√ 10 5 15

25 MAKLUMKAAN KEPUTUSAN

KEPADA PEMOHON KPT/PT

√

10 5 15

26 PEMOHON TERIMA KEPUTUSAN √

10 - 10

JUMLAH 2 11 13 480 172,360

172,840

KECEKAPAN PROSES (%) = (Masa Proses480 / Diambil 172,840) X 100 = 0.28%

Pelaksana Aktiviti

PEMOHON

Pembantu Tadbir


Pelukis Pelan





URUSETIA




1. Menghanta

r borang

permohon

an LPS

2. Semak

kelengkapan

borang

MP: 5M

3. Daftar & buka

fail MP: 5M

6. Terima fail

&

Cating

MP: 60M

4. Serah

fail kpd

KPT

MP: 5 M

5.Minit &

edar

MP:5M

7. Edarkan fail kpd

PPT(K)

MP: 5M



MP: 30M


ukur tanah

MP:180M


MP: 30M


MP: 10M

12. Buat surat utk

ulasan teknikal

MP: 10M

15. Buat

ulasan

teknikal

A

MM: 5M

MM: 5M

MM: 5M

MM:5M

MM: 57600M MM: 5M

MM: 11975M

MM: 1030M

MM: 72000M

MM: 5M

13. T/tgn surat

MP: 5M

MM: 480M

MM: 10M

MM: 5M

14.Hantar Surat

SDP 30h

MP.10M

GABUNG

GUNA

EMAIL

CATING BOLEH DIBUAT

DALAM TEMPOH MASA

1 JAM

ADAKAN JADUAL

TUGAS DAN MENGIKUT

MUKUM

Pelaksana Aktiviti

PEMOHON

Pembantu Tadbir


Pelukis Pelan





URUSETIA




A 16. Edarkan fail

utk pengesyoran

PPD

MP: 10M

17. Membuat syor

berdasarkan ulasan


MP: 10M

18. Serah fail kpd

KPPD(T)

MP: 10M



ke mesyuarat JKPTD

MP: 10M

20. Sediakan

kertas lampiran

utk mesy. Pra

JKPTD

MP: 25M


& sediakan Kerta

Lampiran Baru untuk

Mesyuarat JKPTD

MP: 10 M

21. Terima kertas

lampiran & adakan

mesyuarat (pra)

MP: 10M

23. Terima kertas

lampiran & adakan

mesyuarat JKPTD

MP: 10M

B

MM: 14400M

MM: 3360M MM: 1533M

MM: 5M

MM: 6720M

MM: 3360M MM: 3276M

15.Hantar

Ulasan

MM: 5M

MM: 5M

MM: 3276M

Pelaksana Aktiviti

PEMOHON

Pembantu Tadbir


Pelukis Pelan





URUSETIA





permohonan

MP: 20M

26.Maklumkan

keputusan kpd

Pemohon

MP: 10M

Terima keputusan

MM: 5M

25. Terima Fail dan

Keputusan

JKPTD Edar kepada

PT MP: 10M MM: 5M

PROSES ‘TO BE’ LESEN PENDUDUKAN SEMENTARA (LPS)

Pelaksana Aktiviti

PEMOHON

Pembantu Tadbir


Pelukis Pelan





URUSETIA



Proses Kerja Semasa (TO - BE) LPS

1. Menghanta

r borang

permohon

an LPS

2. Semak

kelengkapan

borang

MP: 5M

3. Daftar & buka

fail MP: 5M

6. Terima fail

&

Cating

MP: 60M

4. Serah

fail kpd

KPT

MP: 5 M

5.Minit &

edar

MP:5M

7. Edarkan fail kpd

PPT(K)

MP: 5M



MP: 30M


ukur tanah

MP: 180M


MP: 30M


MP: 10M

12. Buat surat utk

ulasan teknikal

MP: 10M

15. Buat

ulasan

teknikal

A

MM: 5M

MM: 5M

MM: 5M

MM:5M

MM: 10M MM: 5M

MM:1197 5M

MM: 1030M

MM: 43200M

MM: 5M

13. T/tgn surat

MP: 5M

MM: 480M

MM: 10M

MM: 5M

14.Hantar Surat

SDP 30h

MP.10M

Pelaksana Aktiviti

PEMOHON

Pembantu Tadbir


Pelukis Pelan





URUSETIA




A 16. Edarkan fail

utk pengesyoran

PPD

MP: 10M

17. Membuat syor

berdasarkan ulasan


MP: 10M

18. Serah fail kpd

KPPD(T)

MP: 10M



ke mesyuarat JKPTD

MP: 10M

20. Sediakan

kertas lampiran

utk mesy. Pra

JKPTD

MP: 25M


& sediakan Kerta

Lampiran Baru untuk

Mesyuarat JKPTD

MP: 10 M

21. Terima kertas

lampiran & adakan

mesyuarat (pra)

MP: 10M

23. Terima kertas

lampiran & adakan

mesyuarat JKPTD

MP: 10M

B

MM: 14400M

MM: 3360M MM: 1533M

MM: 5M

MM: 6720M

MM: 3360M MM: 3276M

15.Hantar

Ulasan

MM: 5M

MM: 5M

MM: 3276M

Pelaksana Aktiviti

PEMOHON

Pembantu Tadbir


Pelukis Pelan





URUSETIA





permohonan

MP: 10

26.Maklumkan

keputusan kpd

Pemohon

MP: 10M

Terima keputusan

MM: 5M

25. Terima Fail dan

Keputusan

JKPTD Edar kepada

PT MP: 10M MM: 5M

BORANG PENGUMPULAN DATA PROJEK MEMPROSES PERMOHONAN LESEN PENDUDUKAN SEMENTARA (LPS) ‘TO BE’




TO BE

No. Aktiviti Pelaksana /

PIC CVA BVA NVA

Masa Proses (MP)

Masa Menunggu


minit minit minit

1 HANTAR BORANG

PERMOHONAN

PEMOHON

√

0 0 0

2 TERIMA PERMOHONAN DAN

SEMAK PT

√

5 5 10

3 DAFTAR DAN BUKA FAIL PT √ 5 5 10

4 SERAH FAIL KEPADA KPT PT √ 5 5 10

5 MINIT KE PELUKIS PELAN

UNTUK CATING KPT

√

5 5 10

6 TERIMA FAIL DAN BUAT CATING

DAN EDAR FAIL KE KPT PP

√

60 10 70

7 TERIMA FAIL DAN EDAR FAIL

KEPADA PPTK KPT

√

5 5 10

8 SEMAK FAIL DAN EDAR KEPADA

PPT UNTUK SIASATAN PPTK

√

30 11,975 12,005

9 BUAT SIASATAN TAPAK DAN

UKUR TANAH PPT

√

180 1,030 1,210

10 SEDIAKAN LAPORAN DI

BORANG PTN F/4 DAN PELAN PPT

√

30 43,200 43,230





TO BE

Aktiviti Pelaksana /

PIC CVA BVA NVA

Masa Proses (MP)

Masa Menunggu


minit minit minit

11 BUAT ULASAN DALAM BORANG

PTN F/4 DAN HANTAR KE KPT

PPTK √

10 5 15

12 BUAT SURAT UNTUK ULASAN

JABATAN TEKNIKAL

KPT/PT √

10 10 20

13 TANDATANGAN SURAT PPD √ 5 480 485

14 EDAR FAIL KE JABATAN

TEKNIKAL UNTUK ULASAN

KPT/PT √ 10 14400 10

15 ULASAN JABATAN TEKNIKAL PPD √

16 SERAH FAIL KEPADA KPPD

UNTUK PENGESYURAN

KPT/PT √ 10 5 15

17 TERIMA FAIL DAN BUAT

KEPUTUSAN UNTUK DIBAWA KE

MESYUARAT JKPTD

KPPD √

10 3,360 3,370

18 SERAH FAIL KEPADA KPT KPPD √

10 5 15

19 SEDIAKAN KERTAS LAMPIRAN

UNTUK PRA JKPTD

KPT/PT √

10 6,720 6,730





T0 BE

Aktiviti Pelaksana /

PIC CVA BVA NVA

Masa Proses (MP)

Masa Menunggu


minit minit minit



JKPTD

KPT/PT √ 25 3,360 3,385


ADAKAN MESYUARAT PRA

JKPTD

URUS SETIA

√

10 3,276 3,286



JKPTD

KPT/PT √

5 5 10


ADAKAN MESYUARAT JKPTD

URUS SETIA

√

10 3,276 3,286

24

YB WAKIL MB

MENANDATANGANI KERTAS

LAMPIRAN DAN MAKLUMKAN

KEPUTUSAN KEPADA KPT

URUS SETIA

√

10 5 15

25 MAKLUMKAAN KEPUTUSAN

KEPADA PEMOHON KPT/PT

√

10 5 15

26 PEMOHON TERIMA KEPUTUSAN √

JUMLAH 2 11 13 480 85,970

86,450

KECEKAPAN PROSES (%) = (Masa Proses 480/ Diambil 86450) X 100 = 0.55%

PERBANDINGAN SEBELUM DAN SELEPAS LESEN PENDUDUKAN SEMENTARA (LPS)

No. Perkara Sebelum Selepas Kadar

Penambahbaikan, %

1. Kecekapan kerja 0.28% 0.55% 96.4

2. Masa keseluruhan proses

12 bulan 6 bulan 50.0

3. Bilangan Aktiviti 26 26 0

Perbandingan Sebelum dan Selepas

RINGKASAN PENEMUAN LESEN PENDUDUKAN SEMENTARA (LPS)

23

LPS

Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu

1. Asas Undang-undang

(nyatakan akta / peraturan)

• KTN 1965 (Seksyen 69 & Seksyen 70) • KTP 1942 • APTN BIL 4/80, 9/84, 4/97, 5/98, 1/99 • Peraturan Tanah Negeri 1966, Pindaan

1987 • Pekeliling-pekeliling KPTG • Pekeliling-pekeliling PTG • Pekeliling-pekeliling SUK

• KTN 1965 (Seksyen 69 & Seksyen 70)

• KTP 1942 • APTN BIL 4/80, 9/84,

4/97, 5/98, 1/99 • Peraturan Tanah Negeri

1966, Pindaan 1987 • Pekeliling-pekeliling

KPTG • Pekeliling-pekeliling PTG • Pekeliling-pekeliling SUK

Tiada

2. Piagam Pelanggan (Masa

Kelulusan) 12 bulan 6 bulan

Cating boleh dilakukan dalam masa 60 minit sahaja bukan 4 bulan Kerja-kerja ditapak boleh diselesaikan dalam tempoh 3 bulan jika dibuat jadual

3. Caj / bayaran

• Borang

• Proses

• Kelulusan

a. Borang – RM 1.00 * 2 kpg b. Proses – RM10.00 c. Lesen: (Rujuk lampiran KTP Seksyen 32) 23 jenis lessen dan fi

a. Borang – RM 1.00 * 2 kpg b. Proses – RM10.00 c. Lesen: (Rujuk lampiran KTP Seksyen 32) 23 jenis lessen dan fi

Tiada

Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan

LPS


4. Nama Borang

• Komposit

• Contoh

Borang 4A (kaedah 30(1) dan 34(1)) Borang 4A (kaedah 30(1)

dan 34(1))

Tiada

5. Tempoh sah laku 1 tahun Sama Tiada

6. Pembaharuan 1 tahun Tiada

7. Agensi yang dirujuk

Jabatan Luar:

1. PBT

2. JKR

3. JPS

4. JAS

5. Jab. Perancang Bandar & Desa

Jabatan Luar:

1. PBT

2. JKR

3. JPS

4. JAS

5. Jab. Perancang

Bandar & Desa

Tempoh untuk mendapatkan ulasan daripada jabatan teknikal 30 hari



LPS


8. Keperluan Dokumen

sokongan

Individu:2 x salinan K/P pemohon Pelan lakar Syarikat: • Senarai AJK • Sijil pendaftaran • Daftar undang-undang • SSM • Senarai BOD • Senarai Pemegang Saham • Lampiran Kuasa Milik Tanah

(MAA) • Bil Pelbagai • Borang 49 • Borang 24 • Profil permohonan • PTN/ F4

Individu:2 x salinan K/P pemohon Pelan lakar Syarikat: • Senarai AJK • Sijil pendaftaran • Daftar undang-undang • SSM • Senarai BOD • Senarai Pemegang Saham • Lampiran Kuasa Milik

Tanah (MAA) • Bil Pelbagai • Borang 49 • Borang 24 • Profil permohonan

Tiada

9. Kaedah Permohonan Manual Manual Tiada

perekayasaan pejabat daerah dan tanah kuantan...

Documents