perekayasaan majlis perbandaran …rr.mpc.gov.my/data/lic-bpr-2014-05-28-12-18-22.pdfserah surat...

PEREKAYASAAN

MAJLIS PERBANDARAN SUBANG JAYA

LESEN TRED PERNIAGAAN & IKLAN

Pendaftaran Projek : Lesen Perniagaan & Iklan

Situasi Semasa Peluang Penambahbaikan

Pemohon tidak berpuas hati dengan tempoh masa

yang di ambil oleh MPSJ bagi mendapatkan

kelulusan lesen perniagaan. Jika ditambahbaik

daripada segi masa dan beban kos, peniaga akan

lebih berpuas hati dan merancakkan lagi aktiviti

perniagaan dalam kawasan MPSJ. Seterusnya

dapat menarik minat peniaga kecil dalam kawasan

MPSJ.

• Mempercepat tempoh kelulusan lesen.

• Mengurangkan kos yang ditanggung pemohon.

• Komposit borang permohonan

• Mengurangkan kerenah birokrasi (proses online)

Sasaran Projek Skop Projek

• Sasaran : Mempercepatkan proses kelulusan

• Faedah Kewangan: Mengurangkan kos

pematuhan

Proses : Lesen Perniagaan

Mula : Terima permohonan

Tamat : Pemohon terima surat kelulusan

Dalam Skop : MPSJ

Luar Skop : Agensi dirujuk

Carta Perbatuan Ahli Pasukan

Fasa Mula Tamat Champion: En Ismail Bin Salim

Penubuhan Pasukan 22 Okt 13 Ketua Projek : En Nazri Faiz Bin Zainal

(019-3819836, [email protected])

Inventori Lesen Pen. Projek : Pn Jaswani Nazmi Binti Jamaluddin

(013-3310766, [email protected])

Perekayasaan (BPR) Ahli: Pn Sazarina Binti Samudin

Analisa Data

Cadangan Penyelesaian 25 Okt 13

Profil Projek

PROSES ‘AS IS’ i) Lesen Tred Perniagaan & Iklan

(a)Tidak Berisiko

-Lesen Perniagaan dan Iklan Kelulusan Serta Merta

(b) Berisiko

-Lesen Perniagaan / Kilang / Industri / Gudang Dan

Iklan

(c) Berisiko Tinggi

-Lesen Hiburan/Pusat Siber/Pusat Penjagaan

Kesihatan/Hotel

Jawatan / Jabatan Lesen Perniagaan & Iklan Kelulusan Serta Merta ‘As Is’

Pemohon

EP(BAYARAN)

PT (Lesen)

PPT/PPL1/PPKL/PL

PPL1/PPKL/PL

Mesyuarat Jawatankuasa Teknikal Pelesenan

1. Hantar permohonan

3. Daftar & rekod dalam Sistem

IRMS/IFMS MP: 3mt

2 Terima &. Semak

MP: 2mt

Lengkap

Tak Lengkap MM: 5mt

MM: 5mt

MM: 2 bulan

12.Diperakukan dalam mesyuarat MP: 120mt

7. Ambil No. Giliran Utk

bayaran MP: 1 mt

8. Terima bayaran dan Cetak lesen

MP: 10 mt

5. Buka Fail & Serah Surat Kelulusan beserta

lampiran syarat MP: 5 mt

9. Pemeriksaan Premis Oleh PPT

Kawasan MP: 15mt

14. Terima Surat Pengesahan

Kelulusan Lesen Serta Merta

10. Sediakan Laporan

Pemeriksaan MP: 5mt

11.Ulasan Laporan

Pemeriksaan MP: 5mt

6. Terima Surat Kelulusan beserta lampiran syarat

MP: 5 mt

Tak Lengkap 4. Semak & T/tgn Surat Kelulusan

MP: 5mt

13. Pos/Fax Surat Pengesahan Kelulusan

MP: 5mt

MM: 5mt

Aktiviti

Customer

Value

Added

(CVA)

Customer Non Value

Added Masa

Proses

(minit)

Masa

Menunggu

(minit)

Masa

Diambil

(minit)

BVA NVA

1. Hantar permohonan / - - -

2. Semak dokumen / 2 0 2

3. Daftar, Rekod dan Cetak slip akuan terima / proses dari

sistem IRMS/IFMS

/ 3 5 8

4. Semak & T/tgn Surat Kelulusan / 5 5 10

5. . Serah Surat Kelulusan beserta lampiran syarat /

1 0 2

6. Terima Surat Kelulusan beserta lampiran syarat / 1 0 2

7. Ambil No. Giliran utk bayaran / 5 5 10

8. . Terima bayaran dan Cetak lesen /

5 5 10

9. Pemeriksaan Premis Oleh PPT Kawasan (dlm tempoh 14

hari)

/ 30 6690 6720

10. Sediakan Laporan Pemeriksaan / 5 5 10

11. Ulasan Laporan Pemeriksaan / 5 5 10

12. Diperakukan dalam mesyuarat / 120 1320 1440

13. Pos/Fax Surat Pengesahan Kelulusan / 5 5 5

14. Terima Surat Pengesahan Kelulusan Lesen Serta Merta /

TOTAL 192 8045 8234

Rule of Thumb: CVA and BVA – Simplify and Optimize

NVA – Eliminate

Value Analysis of Process (TIDAK BERISIKO/SERTA MERTA)

Jawatan / Jabatan Lesen Perniagaan dan Iklan Berisiko (Kilang/Industri/Gudang) As-Is

Pemohon

PT (Kaunter)

PT (Kawasan)

PPT (Kawasan)

PPL1/PPKL/ PL

Jabatan Teknikal



3. Daftar, Rekod dan Cetak slip akuan

terima / proses dari sistem IRMS/IFMS

MP: 5 mt

4. Buka fail dan buat surat ulasan Jabatan

Teknikal MP: 15 mt

5. Lawatan Tapak/

Pemeriksaan premis

MP: 4 jam

2. Terima & semak

MP: 5m

Tak Lengkap

Lengkap

9. Laporan / Ulasan jabatan

Teknikal MM: 10 hari

6. Sediakan Laporan

Pemeriksaan MP: 30m

MM : 5m

MM : 1 hari

MM :

90m

8.T/tgn Surat Mohon Ulasan

Teknikal MP: 4 jam

10. Mesy. & syor keputusan MP: 10 mt

7. Semak & Ulasan Laporan

Pemeriksaan MP: 30m

A

Jawatan / Jabatan Lesen Perniagaan dan Iklan Berisiko (Kilang/Industri/Gudang) As-Is

Pemohon

EP (Bayaran)

PT (Kawasan)

PTK

PPL1/PPKL/PL


A

14.Terima Surat Kelulusan/ Makluman Keputusan Mesyuarat

MM : 4j


MP: 10 mt

11. Kemaskini maklumat di dalam Sistem IRMS/IFMS dan sedia surat kelulusan

MP: 10 mt

12.T/tgn Surat Kelulusan MP: 4 jam

13.Pos/Fax surat kelulusan Makluman

Keputusan Mesyuarat MP: 60 mt

15. Ambil No. Giliran Utk bayaran

MP: 10 mt

Jawatan / Jabatan Lesen Perniagaan dan Iklan Berisiko Tinggi (Hiburan/Pusat Siber/PPK) As-Is

Pemohon

PTK(Hiburan)

PPT (Kawasan) /PPL1

PL

Jabatan Teknikal

Mesyuarat Jawatankuasa Kawalan Perniagaan & Kesihatan

1. Hantar Cadangan

Permohonan

5. Lawatan Tapak/

Pemeriksaan premis

2. Terima & Semak

Tak Lengkap

Lengkap

6. Sediakan Kertas

Mesyuarat

7. Semak

A

12. Mesyuarat & Keputusan

11. Sedia surat kelulusan Cadangan

14.Terima Surat Kelulusan & Isi Borang

Permohonan

13.Pos Surat kelulusan Makluman

Keputusan Mesyuarat

Jawatan / Jabatan Lesen Perniagaan dan Iklan Berisiko Tinggi (Hiburan/Pusat Siber/PPK) As-Is

Pemohon

EP (Kaunter)

PTK (Hiburan)

PPT (Kawasan)

PL

Jabatan Teknikal





Teknikal

5. Lawatan Tapak/ Pemeriksaan

premis

2. Terima & semak

MP: 5m

Tak Lengkap

Lengkap


Teknikal

6. Sedia Kertas Mesyuarat


Teknikal 7. Semak

A


MP: 5m

4. Kemaskini maklumat di dalam Sistem IRMS/IFMS & sedia surat kelulusan.

8.T/tgn Surat Kelulusan


16. Terima bayaran dan Cetak

lesen


Keputusan Mesyuarat


Aktiviti

Customer

Value

Added

(CVA)

Customer Non Value

Added Masa

Proses

(minit)

Masa

Menunggu

(minit)

Masa

Diambil

(minit)

BVA NVA




sistem IRMS/IFMS

/ 5 5 10

4. Buka fail dan buat surat ulasan Jabatan Teknikal / 5 5 10

5. Lawatan Tapak/ Pemeriksaan premis / 30 6690 6720



8. T/tgn Surat Mohon Ulasan Jabatan Teknikal / 5 5 10

9. Laporan / Ulasan jabatan Teknikal / 5 5 10

10. Mesy. & syor keputusan / 120 1320 1440


NVA – Eliminate

Value Analysis of Process (BERISIKO)

Aktiviti

Customer

Value Added

(CVA)

Customer Non

Value Added Masa Proses

(minit)

Masa

Menunggu

(minit)

Masa

Diambil

(minit)

BVA NVA

11. Kemaskini maklumat di dalam Sistem IRMS/IFMS dan

sedia surat kelulusan

/ 5 5 10

12. T/tgn Surat Kelulusan / 5 5 10

13. Pos/Fax surat kelulusan Makluman Keputusan

Mesyuarat

/ 5 5 10

14. Terima Surat Kelulusan/ Makluman Keputusan

Mesyuarat

/ 5 5 10

15. Ambil No. Giliran Utk bayaran / 5 5 10

16. Terima bayaran dan Cetak lesen / 5 5 10

TOTAL 215 8070 8285


NVA – Eliminate


PROSES ‘TO BE’ Lesen Tred Perniagaan & Iklan

(a)Tidak Berisiko

-Lesen Perniagaan dan Iklan Kelulusan Serta Merta

(b) Berisiko

-Lesen Perniagaan / Kilang / Industri / Gudang Dan Iklan

(c) Berisiko Tinggi

-Lesen Hiburan/Pusat Siber/Pusat Penjagaan Kesihatan/Hotel

Jawatan / Jabatan Lesen Perniagaan & Iklan Kelulusan Serta Merta ‘To be’

Pemohon

EP(BAYARAN)

PT (Lesen)

PPT/PPL1/PPKL/PL

PPL1/PPKL/PL



3. Daftar & rekod dalam Sistem

IRMS/IFMS MP: 3mt

2 Terima &. Semak

MP: 2mt

Lengkap

Tak Lengkap MM: 5mt

MM: 5mt

MM: 2 bulan

10.Diperakukan dalam mesyuarat MP: 120mt


MP: 5 mt

5. Buka Fail & Serah Surat Kelulusan beserta

lampiran syarat MP: 5 mt

7. Pemeriksaan Premis Oleh PPT

Kawasan MP: 15mt

12. Terima Surat Pengesahan

Kelulusan Lesen Serta Merta

8. Sediakan Laporan

Pemeriksaan MP: 5mt

9.Ulasan Laporan

Pemeriksaan MP: 5mt

Tak Lengkap 4. Semak & T/tgn Surat Kelulusan

MP: 5mt

11. Pos/Fax Surat Pengesahan Kelulusan

MP: 5mt

MM: 5mt

Aktiviti

Customer

Value

Added

(CVA)

Customer Non Value

Added Masa

Proses

(minit)

Masa

Menunggu

(minit)

Masa

Diambil

(minit)

BVA NVA




sistem IRMS/IFMS

/ 3 5 8

4. Semak & T/tgn Surat Kelulusan / 5 5 10

5. . Serah Surat Kelulusan beserta lampiran syarat /

1 0 2

6. . Terima Surat Kelulusan, bayaran dan Cetak lesen /

5 5 10

7. Pemeriksaan Premis Oleh PPT Kawasan (dlm tempoh 14

hari)

/ 30 6690 6720



10. Diperakukan dalam mesyuarat / 120 1320 1440

11. Pos/Fax Surat Pengesahan Kelulusan / 5 5 5

12. Terima Surat Pengesahan Kelulusan Lesen Serta Merta /

TOTAL 192 8045 8234


NVA – Eliminate

Value Analysis of Process (TIDAK BERISIKO/SERTA MERTA)

Jawatan / Jabatan Lesen Perniagaan dan Iklan Berisiko (Kilang/Industri/Gudang) To be

Pemohon

PT (Kaunter)

PT (Kawasan)

PPT (Kawasan)

PPL1/PPKL/ PL

Jabatan Teknikal





MP: 5 mt


Teknikal MP: 15 mt

5. Lawatan Tapak/

Pemeriksaan premis

MP: 4 jam

2. Terima & Semak

MP: 5m

Tak Lengkap

Lengkap


Teknikal MM: 10 hari

6. Sediakan Laporan

Pemeriksaan MP: 30m

MM : 5m

MM : 1 hari

MM :

90m


Teknikal ( MP: 4 jam

10. Mesy. & syor keputusan MP: 10 mt

7.Ulasan Laporan

Pemeriksaan MP: 30m

A

Jawatan / Jabatan Lesen Perniagaan dan Iklan Berisiko (Kilang/Industri/Gudang) To be

Pemohon

EP (Bayaran)

PT (Kawasan)

PTK

PPL1/PPKL/PL


A

14.Terima Surat Kelulusan / Makluman Keputusan Mesyuarat


MP: 10 mt

11. Kemaskini maklumat di dalam Sistem IRMS/IFMS dan sedia surat kelulusan

MP: 10 mt

12.T/tgn Surat Kelulusan MP: 4 jam


Keputusan Mesyuarat MP: 60 mt


MP: 10 mt

Aktiviti

Customer

Value

Added

(CVA)

Customer Non Value

Added Masa

Proses

(minit)

Masa

Menunggu

(minit)

Masa

Diambil

(minit)

BVA NVA




sistem IRMS/IFMS

/ 5 5 10

4. Buka fail dan buat surat ulasan Jabatan Teknikal / 5 5 10

5. Lawatan Tapak/ Pemeriksaan premis / 30 6690 6720



8. T/tgn Surat Mohon Ulasan Jabatan Teknikal / 5 5 10

9. Laporan / Ulasan jabatan Teknikal / 5 5 10

10. Mesy. & syor keputusan / 120 1320 1440


NVA – Eliminate


Aktiviti

Customer

Value Added

(CVA)

Customer Non

Value Added Masa Proses

(minit)

Masa

Menunggu

(minit)

Masa

Diambil

(minit)

BVA NVA

11. Kemaskini maklumat di dalam Sistem IRMS/IFMS dan

sedia surat kelulusan

/ 5 5 10

12. T/tgn Surat Kelulusan / 5 5 10

13. Pos/Fax surat kelulusan Makluman Keputusan

Mesyuarat

/ 5 5 10

14. Terima Surat Kelulusan/ Makluman Keputusan

Mesyuarat

/ 5 5 10

15. Ambil No. Giliran Utk bayaran / 5 5 10

16. Terima bayaran dan Cetak lesen / 5 5 10

TOTAL 215 8070 8285


NVA – Eliminate


Jawatan / Jabatan Lesen Perniagaan dan Iklan Berisiko Tinggi (Hiburan/Pusat Siber/PPK) To-Be

Pemohon

PTK(Hiburan)

PPT (Kawasan) /PPL1

PL

Jabatan Teknikal

Mesyuarat Jawatankuasa Kawalan Perniagaan & Kesihatan

1. Hantar Cadangan

Permohonan

5. Lawatan Tapak/

Pemeriksaan premis

2. Terima & Semak

Tak Lengkap

Lengkap

6. Sediakan Kertas

Mesyuarat

7. Semak

A


11. Sedia surat kelulusan Cadangan

14.Terima Surat Kelulusan & Isi Borang

Permohonan

13.Pos Surat kelulusan Makluman

Keputusan Mesyuarat

Jawatan / Jabatan Lesen Perniagaan dan Iklan Berisiko Tinggi (Hiburan/Pusat Siber/PPK) To-Be

Pemohon

EP (Kaunter)

PTK (Hiburan)

PPT (Kawasan)

PL

Jabatan Teknikal





Teknikal

5. Lawatan Tapak/ Pemeriksaan

premis

2. Terima & semak

MP: 5m

Tak Lengkap

Lengkap


Teknikal

6. Sedia Kertas Mesyuarat


Teknikal 7. Semak

A


MP: 5m

4. Kemaskini maklumat di dalam Sistem IRMS/IFMS & sedia surat kelulusan.

8.T/tgn Surat Kelulusan


16. Terima bayaran dan Cetak

lesen


Keputusan Mesyuarat


Lesen Tred Perniagaan & Iklan

Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu

1. Asas Undang-

undang (nyatakan

akta/peraturan)

-UUK Tred, Perniagaan dan

Perindustrian (MPS) 1996

-UUK Kedai Gunting Rambut

& Pendandan Rambut (MPS) 1991

- UUK Panggung dan Tempat

Hiburan Awam (MPS) 1987

- UUK Kawalan dan

penyeliaan tempat-tempat

makan (MPS) 1981

- UUK Iklan (MPS) 1986

- UUK Rumah Tumpangan

(MPS) 1999

- UUK Rumah Urut (MPS)

1984

- Enakmen Hiburan dan

Tempat-tempat Hiburan 1998

-UUK Tred, Perniagaan dan

Perindustrian (MPS) 1996

-UUK Kedai Gunting Rambut

& Pendandan Rambut (MPS) 1991

- UUK Panggung dan Tempat

Hiburan Awam (MPS) 1987

- UUK Kawalan dan

penyeliaan tempat-tempat

makan (MPS) 1981

- UUK Iklan (MPS) 1986

- UUK Rumah Tumpangan

(MPS) 1999

- UUK Rumah Urut (MPS)

1984

- Enakmen Hiburan dan

Tempat-tempat Hiburan 1998

2. Piagam Pelanggan

(Masa Kelulusan)

a) Berisiko - 10 hari

b) Tidak Berisiko – 40 minit

c) Berisiko Tinggi – 30 hari

a) 10 hari

b) 30 minit

c) 30 Hari

1) Penurunan kuasa

2) Pengesahan sahaja

oleh Jawatankuasa

3. Caj/bayaran

• Borang

• Proses

• Kelulusan

a) Borang – percuma

b) Proses - Tiada

c) Kelulusan – Mengikut Aktiviti

Perniagaan

a) Borang – ’cetak online’

b) Proses - Tiada

c) Kelulusan – Mengikut Aktiviti

Perniagaan

1) Muat turun borang

dari laman web

2) Pelaksanaan Kadar

Lesen baru (2007)

4. Nama Borang

• Komposit

• Contoh

a)Borang Permohonan Lesen 01

(Borang KP-01)

b) Borang Permohonan Lesen 02

(Borang KP-02

Borang Permohonan Lesen Tred Komposit borang

Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan

Lesen Tred Perniagaan & Iklan

Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu

5. Tempoh sahlaku 1 tahun 1-3 tahun

1-3 Tahun

Mengikut KM/Pelan

Bangunan

6. Pembaharuan 1 tahun

1-3 tahun

i) Kaunter

ii) Online (Kecuali Berisiko)

1-3 Tahun

Mengikut KM/Pelan

Bangunan

7. Agensi yang

dirujuk

a) Jab. Bangunan,

b) Jab. Perancangan,

c) Jab. Bomba

d) Pej. Kesihatan (jika berkaitan)

e) Pejabat Tanah ( jika berkaitan)

f) PDRM (jika berkaitan)

g) Jab. Veterinar (jika berkaitan)

h) MAINS (jika berkaitan)

i)Kementerian Kewangan (jika berkaitan)

a) Jab. Bangunan,

b) Jab. Perancangan

c) Jab. Bomba

d) Pej. Kesihatan (jika berkaitan)

e) Pejabat Tanah ( jika berkaitan)

f) PDRM (jika berkaitan)

g) Jab. Veterinar (jika berkaitan)

h) MAINS (jika berkaitan)

i)Kementerian Kewangan (jika

berkaitan

Klasifikasi semula

senarai aktiviti

berisiko dan tidak

berisiko

8. Keperluan

Dokumen

sokongan

a) Gambar pemohon

b) Salinan Kad Pengenalan

c) Pelan Lokasi

d) Salinan SSM

e) Salinan cukai pintu

f) Salinan geran tanah

g) Salinan surat kebenaran tuan bangunan

h) Salinan CF (jika bangunan baru sahaja)

a) Gambar pemohon (Pembaharuan

tidak perlu)

b) Pelan Lokasi

c) Salinan SSM

d) Salinan cukai pintu

e) Salinan surat kebenaran tuan

bangunan

f) Salinan CF (jika bangunan baru

sahaja) (integrasi sistem Jabatan

Lesen- Jabatan Bangunan)

-

9. Kaedah

Permohonan Manual Manual dan Online

Sistem IRMS/IFMS

(OCPS MPSJ)

Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan

Isu dan Cabaran Waste Isu Penambahbaikan

Over Process

•Volum urusan

pembaharuan yang tinggi

setiap bulan Disember

•Urusan pembaharuan

hanya boleh di kaunter

•Nombor Giliran (masa

menunggu)

•CF/CCC

•Pelan Bangunan

•Kebenaran Merancang

•Kompaun

Telah dilaksanakan

•Urusan pembaharuan lesen secara online

(tidak berisiko)

Akan dilaksanakan

•Pelanggan tidak perlu mengambil nombor

semula sebaliknya boleh membuat bayaran

terus di kaunter bayaran.

•Integrasi sistem Jabatan Lesen-Jab.

Bangunan

•Integrasi sistem Jabatan Lesen-Jab.

Perancang

•Integrasi sistem Jabatan Lesen-Jab. Undang2

perekayasaan majlis perbandaran …rr.mpc.gov.my/data/lic-bpr-2014-05-28-12-18-22.pdfserah surat...

Documents