PEREKAYASAAN

NAMA JABATAN: PEJABAT DAERAH PONTIAN,

KOTA TINGGI, MERSING

NAMA LESEN: ARAK

Pendaftaran Projek : Lesen Arak

Situasi Semasa Peluang Penambahbaikan

Permohonan lesen arak mengambil masa selama 122 hari merangkumi proses permohonan, semakan dokumen, ulasan jabatan, mesyuarat Lembaga Pelesenan Arak dan pengeluaran lesen.

•Mempercepatkan tempoh kelulusan. •Mengurangkan kerenah birokrasi. •Meningkatkan dan mempercepatkan pungutan hasil negeri.

Sasaran Projek Skop Projek

• Sasaran : Mempercepatkan proses kelulusan.

• Faedah Kewangan : Mengurangkan kos pematuhan.

• Bilangan hari proses dikurangkan.

Proses: Pengeluaran lesen arak Mula: Terima permohonan Tamat: Terima Lesen Arak Dalam Skop : Pejabat Daerah Negeri Johor Luar Skop : Polis, Kastam, PBT, Kesihatan.

Carta Perbatuan Ahli Pasukan (Nombor Telefon dan E-mail)

Fasa Mula Tamat Champion: Hj. Mohd Noorazam bin Dato’ Hj Osman Hj. Muji bin Salimon Hj. Mohd Nasir bin Abd Salam

Penubuhan Pasukan

18 jun 18 jun Ketua Projek: Zairul Adilla bin Hj Zani Joharudin bin Samion@Mingan Syed Muhammad Khalil bin Syed Ahmad

Inventori Lesen

18 jun 18 jun Penolong Projek : Norita binti Haron Norilah binti Mohamed Amin Muhammad Rafiuddin bin Abdul Jalil

Perekayasaan (BPR) 19 jun 19 jun Ahli: 1. Norliza binti Abdul Razak

Analisa Data 19 jun 21 jun 2. Noor Azwan bin Hj Abu Bakar

Cadangan Penyelesaian 19 jun 21 jun 3. Ayuha binti Yusope

Profil Projek

PROSES ‘AS IS’

PERMOHONAN LESEN ARAK

Pelaksana

Aktiviti

Pemohon

Pembantu Tadbir

Jabatan Luar - PBT - Polis - Kastam - Kesihatan

Pegawai Daerah/

Penolong Pegawai Daerah

-Jabatan -NGO

berkaitan

Proses Kerja Semasa (As-Is) Pensijilan Halal

1. Hantar Borang

Permohonan

4. Semak & Daftar Permohonan MP : 10m

5. Minta Ulasan Jabatan

7. Mesyuarat Lembaga Perlesenan Arak Daerah - Keputusan Mesyuarat Lulus / Tolak

MP : 60m

6. Terima Ulasan Jabatan

MP : 15M

8. Maklum Keputusan kepada Pemohon

MP : 240m

10. Lesen dikeluarkan MP : 15m

9. Bayaran Lesen / Terima

Resit

MM: 480m

MM: 28800m

MM: 5 M

MM: 10m

MM: 1440m

3. Pegawai Daerah minitkan kepada PT

MP : 5 M

2. Terima dan serah kepada

Pegawai Daerah MP : 10m

MM: 5 M

MM: 19200 M

Value Analysis of Process

Rule of Thumb: CVA and BVA – Simplify, Combine and Optimize

NVA – Eliminate

No. Pelaksana

Value Analysis (Tandakan / ) Masa

Proses Masa

Menunggu Masa

Diambil

VA BVA NVA minit minit minit

1 Hantar Borang Permohonan / 0 0 0

2 Terima dan serah kepada Pegawai Daerah

PT 10 5 15

3 Pegawai Daerah minitkan kepada Pembantu Tadbir

DO 5 5 10

4 Semak Dan Daftar Permohonan PT / 10 480 490

5 Minta Ulasan Jabatan / 0 28800 28800

6 Terima Ulasan Jabatan DO/ADO / 15 19200 19215

7 Mesyuarat Jawatankuasa Lembaga Pelesenan Arak DO/ADO / 60 10 70

8 Maklum Keputusan Kepada Pemohon PT / 240 1440 1680

9 Bayar Lesen Dan Terima Resit Bayaran / 0 0 0

10 Lesen DiKeluarkan PT / 15 1440 1455

Total 355 51380 51735

Proses Kerja Semasa (As-Is) (Cadangan

Penambahbaikan)

Pelaksana

Aktiviti

Pemohon

Pembantu Tadbir

.

Jabatan Luar - PBT - Polis - Kastam - Kesihatan

Pegawai Daerah/

Penolong Pegawai Daerah

-Jabatan -NGO

berkaitan

1. Hantar Borang

Permohonan

4. Semak & Daftar Permohonan MP : 10m

5. Minta Ulasan Jabatan

7. Mesyuarat Lembaga Perlesenan Arak Daerah - Keputusan Mesyuarat Lulus / Tolak

MP : 60m

6. Terima Ulasan Jabatan

MP : 15M

8. Maklum Keputusan kepada Pemohon

MP : 240m

10. Lesen dikeluarkan MP : 15m

9. Bayaran Lesen / Terima

Resit

MM: 480m

MM: 28800m

MM: 19200 M

MM: 10m

MM: 1440m

3. Pegawai Daerah minitkan kepada

PT MP : 5 M

2. Terima dan serah kepada

Pegawai Daerah MP : 10m

MM: 5 M

Aktiviti 4 & 5 digabungkan

Mesyuarat diadakan 5 hari bekerja selepas

permohonan diterima

MM: 5 M

• Aktiviti 2 : Notis

Mesyuarat Lembaga

Perlesenan.

• Aktiviti 1 : Hantar

borang permohonan,

semak dan daftar

permohonan

(e-lesen). Permohonan

terus kepada jabatan-

jabatan berkaitan

• Aktiviti 3 :

Keputusan

melalui online.

• Aktiviti 4

: Bayaran

secara

online.

Aktiviti 1,2 & 3 digabungkan

PROSES ‘TO BE’

PERMOHONAN LESEN ARAK

Pelaksana

Aktiviti

Pemohon

Pembantu Tadbir

.

Jabatan Luar - PBT - Polis - Kastam - Kesihatan

Pegawai Daerah/

Penolong Pegawai Daerah

-Jabatan -NGO

berkaitan

Proses Kerja Semasa (To-Be) (Cadangan

Penambahbaikan)

1. Hantar Borang

Permohonan online

5. Mesyuarat Jawatankuasa Lembaga Perlesenan Arak Daerah - Keputusan Mesyuarat secara on-line (Lulus / Tolak)

MP : 60m

3. Ulasan Jabatan

Kemaskini fail dan sistem

MP : 5m

7. Membuat pembayaran online

& cetak lesen

MM: 0 m

Mesyuarat diadakan 5 hari bekerja selepas

permohonan diterima

2. Maklum tentang tempoh ulasan dan

mesyuarat MP : 10m

4. Terima ulasan, sediakan minit untuk

mesyuarat MP : 10m

MM: 960 m

6. Kemaskini keputusan mesyuarat secara online dan mohon pembayaran

MP : 10m

MM: 10 M

Barkod keselamatan dicetak pada setiap lesen yang

dikeluarkan

MM: 480 m

Value Analysis of Process

Rule of Thumb: CVA and BVA – Simplify, Combine and Optimize

NVA – Eliminate

No. Pelaksana

Value Analysis (Tandakan / ) Masa

Proses Masa

Menunggu Masa

Diambil

VA BVA NVA minit minit minit

1 Hantar Borang Permohonan online / 0 0 0

2 Maklum tentang tempoh ulasan dan mesyuarat

PT 10 0 10

3 Ulasan Jabatan

DO 0 1440 1440

4 Terima ulasan, sediakan minit untuk mesyuarat PT / 10 480 490

5 Mesyuarat Jawatankuasa Lembaga Perlesenan Arak Daerah / 60 10 70

6 Kemaskini keputusan mesyuarat secara online dan mohon pembayaran 10 0 10

7 Membuat pembayaran online & cetak lesen DO/ADO / 0 0 0

Total 90 1930 2020

PERBANDINGAN SEBELUM DAN SELEPAS

PENSIJILAN LESEN ARAK

No. Perkara Sebelum Selepas %

Penambahbaikan

1. Kecekapan kerja 0.69 % 4.46% 546.37

2. Masa keseluruhan proses

108 hari 5 hari 95.37

3. Bilangan Aktiviti 10 6 40

Perbandingan Sebelum dan Selepas

RINGKASAN PENEMUAN

PENSIJILAN LESEN ARAK

Lesen Arak

Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu

1. Asas Undang-undang (nyatakan akta/peraturan)

Seksyen 35 & Peraturan 11 (1) AKTA KASTAM DAN EKSAIS DIRAJA 1976

sama -

2. Piagam Pelanggan (Masa Kelulusan)

122 hari 5 hari -

3. Caj/bayaran - Borang - Proses - Kelulusan

-Rumah Awam Kelas 1 : RM 1,320.00 -Rumah Awam Kelas 2 : RM 960.00 -Rumah Awam Kelas 3 : RM 660.00 -Rumah Bir : RM 660.00 -Arak Runcit : RM 420.00 -Arak Borong : RM 540.00

Sama -

4. Nama Borang •Contoh

Borang Permohonan e-Lesen Sama Submission on-line

5. Tempoh sahlaku 1 tahun Sama -

6. Pembaharuan 3 Bulan sebelum tamat tempoh Sama -

Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan

Lesen Arak

Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu

7. Agensi yang dirujuk

a) Pihak Berkuasa Tempatan b) Polis c) Kesihatan d) Kastam

Sama -

8. Keperluan Dokumen Sokongan

a) 6 Salinan Kad Pengenalan b) 6 Salinan Memorandum dan Artikel

Persatuan dan Borang 49 c) 6 Salinan SSM/Lesen Perniagaan d) 6 Salinan Pelan Lantai e) 6 Salinan Pelan Lokasi f) 6 Salinan Premis Perniagaan g) 6 Salinan Perjanjian Sewa dengan

Pemilik Bangunan/Tanah/Kedai h) Gambar Premis bahagian luaar, 3 susut

bahagian dalam, bahagian kiri dan bahagian kanan

i) 2 keping gambar pemohon berukuran pasport

j) 2 jenis keratan akhbar iklan arak

Sama -

9. Kaedah Permohonan Online e-Lesen Sama Penambahbaikan sistem

sedang dijalankan

Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan

7 WASTES ISU CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

1. Correction Pembaziran kos dan masa Mengurangkan kos dan menjimatkan masa

2. Overprocessing Karenah birokrasi Proses kerja tidak berulang

3. Overproducing Penggunaan kertas dan

tandatangan Pegawai

Pengurangan kertas dan tandatangan berkurang kerana penggunaan

secara on-line

4. Waiting Menunggu Ulasan Jabatan Ulasan jabatan dimajukan serentak pada hari permohonan diterima

5. Transportation Kaedah Makluman Keputusan diperolehi secara dalam talian (on-line)

6. Inventory Lesen Manual e-Lesen

7. Motion Semakan Keputusan dan

Bayaran Lesen Secara on-line

8. Others (specify)

ISU DAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN