perekayasaan majlis perbandaran sepang: lesen...

PEREKAYASAAN

MAJLIS PERBANDARAN SEPANG:

LESEN PENJAJA

Pendaftaran Projek : Lesen Penjaja

Situasi Semasa Peluang Penambahbaikan

Pemohon tidak berpuas hati dengan tempoh masa

yang di ambil oleh MPSPG bagi mendapatkan

kelulusan lesen penjaja. Jika ditambahbaik

daripada segi masa dan beban kos, peniaga akan

lebih berpuas hati dan merancakkan lagi aktiviti

perniagaan dalam kawasan MPSPG. Seterusnya

dapat menarik minat peniaga kecil dalam kawasan

MPSPG.

• Mempercepat tempoh kelulusan lesen.

• Mengurangkan kos yang ditanggung pemohon.

Sasaran Projek Skop Projek

• Sasaran : Mempercepatkan proses kelulusan Proses : Lesen Penjaja

Mula : Terima permohonan

Tamat : Pemohon terima surat kelulusan

Dalam Skop : MPSPG

Luar Skop : Agensi dirujuk

Carta Perbatuan Ahli Pasukan

Fasa Mula Tamat Champion: Tuan YDP En Mohd Sayuthi Bin Bakar

Penubuhan Pasukan 22 Okt 13 22 Okt 13 Ketua Projek: En. Noor Halif Bin Noorzan (012-

6829458, [email protected]

Inventori Lesen 22 Okt 13 23 Okt 13 Pen. Projek : Pn. Nurzianah Binti Ahmad

(010-7601213, [email protected])

Perekayasaan (BPR) 23 Okt 13 23 Okt 13 Ahli:

Pn. Intan Safinas Binti Mohamad Soofi (017-2052352,

[email protected]) Analisa Data 23 Okt 13 23 Okt 13

Cadangan Penyelesaian 23 Okt 13 23 Okt 13

Profil Projek

mailto:[email protected]

PROSES ‘AS IS’ Lesen Penjaja

Jawatan / Jabatan Lesen Penjaja Berisiko As-Is

Pemohon

PT

PPKP /PPT

PPK/PT

PP (LESEN)

1. Hantar Borang

Permohonan

3. Daftar Permohonan &

serah kad Akuan Penerima

MP:5m

4. Buka fail Permohonan

MP:5m

5.Minit untuk Lawatan Tapak

MP:5m

2. Semakan Dokumen MP:10m

Tak Lengkap

Lengkap

9. Keputusan Lulus/Tolak/Tan

gguh MP:10m

6. Lawatan Tapak

MP:6j/trip

8. syor & Kadar Bayaran MP:30m/fail

MM : 5m

MM : 1 hari

MM : 2 hari

MM : 1 hari

MM : 4j

MM : 4 hari

7. Laporan tapak

MP:30m/fail

MM : 1j MM : 2 hari

10. Sediakan Surat

keputusan MP:10m

A

Jawatan / Jabatan Lesen Penjaja Berisiko As-Is

Pemohon

PT

PPKP /PPT

PPK/PT

PP (LESEN)

MESYUARATJAWATANKUASA PERLESENAN

11.Tandatangan surat keputusan

MP:5m

MM : 1hari

MM : 1hari

LULUS

17 hari

A

12.Hantar surat keputusan

MP:5m

13.Terima surat keputusan

MM : 3 hari

Rule of Thumb: CVA and BVA – Simplify and Optimize

NVA – Eliminate

Value Analysis of Process Penjaja (As-Is)

Aktiviti

Customer

Value

Added

(CVA)

Customer Non Value

Added Masa

Proses

(masa)

Masa

Menunggu

(masa)

Masa

Diambil

(masa)

BVA NVA

1. Terima borang prmohonan / - - -

2. Semakan dokumen / 10 5 15

3. Daftar Permohonan & serah kad Akuan Penerima /

5 240 245

4. Buka fail Permohonan / 5 480 485

5. Minit untuk Lawatan Tapak /

5 1920 1925

6. Lawatan Tapak / 360 60 420

7. Laporan tapak / 30 960 990

8. Syor Lulus/Tolak/Tangguh & Kadar Bayaran / 30 960 990

9. Keputusan Lulus/Tolak/Tangguh / 10 480 490

10. Sedia Surat keputusan utk ditandatangani / 10 480 490

11. Tandatangan surat keputusan / 5 480 485

12. Surat sedia utk dipos / 5 1440 1445

13. Terima Surat / 0 0 0

TOTAL 475 7505 7980

Jawatan / Jabatan Lesen Penjaja As-Is dengan Penambahbaikan

Pemohon

PT

PPKP /PPT

PPK/PT

PP (LESEN)

1. Hantar Borang

Permohonan

3. Daftar Permohonan &

serah kad Akuan Penerima

MP:5m


MP:5m


MP:5m


Tak Lengkap

Lengkap

9. Keputusan Lulus/Tolak/Tan

gguh MP:10m

6. Lawatan Tapak

MP:6j/trip


MM : 5m

MM : 1 hari

MM : 2 hari

MM : 1 hari

MM : 4j

MM : 4 hari

7. Laporan tapak

MP:30m/fail

MM : 1j MM : 2 hari

10. Sediakan Surat

keputusan MP:10m

A

Membuat lawatan

tapak secara

penggiliran dgn

membahagikan

aktiviti bagi

permohonan tred,

penjaja &

permohonan adhoc

PPKP dan PPK

perlu

menyerahkan fail

dgn segera tanpa

mengumpul fail

Pengenalan kpd

borang lawatan

tapak yg baru

dimana laporan

akan disertakan

di dalam borang

tersebut

Jawatan / Jabatan Lesen Penjaja As-Is dengan Penambahbaikan

Pemohon

PT

PPKP /PPT

PPK/PT

PP (LESEN)

11.Tandatangan surat keputusan

MP:5m

MM : 1hari

MM : 1hari

A

12.Hantar surat keputusan

MP:5m

13.Terima surat keputusan

MM : 3 hari

Menggantikan

tandatangan

dengan electronic

signiture

Makluman

melalui

telefon

Mewujudkan

Lesen Penjaja

Tidak Berisiko

PROSES ‘TO BE’ Lesen Penjaja

(a) Berisiko

(b) Tidak Berisiko

Jawatan / Jabatan Lesen Penjaja To-Be

Pemohon

PT

PPKP /PPT

PPK/PT

PP (LESEN)

1. Hantar Borang

Permohonan

3. Daftar & serah kad

Akuan Penerima

MP:5m


MP:5m


MP:5m


Tak Lengkap

Lengkap

8. Keputusan Lulus/Tolak/

Tangguh MP:10m

6. Lawatan Tapak & laporan

MP:6j/trip


MM : 5m

MM : 1 hari

MM : 1 hari

MM : 4 jam

MM : 4j

MM : 3 hari

MM : 1 hari

9. Makluman keputusan melalui

telefon dan Sediakan Surat keputusan

MP:20m

10.Terima keputusan

Buat bayaran & ambil lesen

LULUS

8 hari

Aktiviti

Customer

Value

Added

(CVA)

Customer Non Value

Added Masa

Proses

(masa)

Masa

Menunggu

(masa)

Masa

Diambil

(masa)

BVA NVA

1. Terima borang prmohonan / - - -

2. Semakan dokumen / 10 5 15

3. Daftar Permohonan & serah kad Akuan

Penerima

/ 5 240 245

4. Buka fail Permohonan / 5 480 485

5. Minit untuk Lawatan Tapak /

5 1440 1445

6. Lawatan Tapak / 360 480 840

7. Syor Lulus/Tolak/Tangguh & Kadar Bayaran /

30 480 510

8. Keputusan Lulus/Tolak/Tangguh / 10 240 250

9. Makluman keputusan melalui telefon dan

Sediakan Surat keputusan

/ 20 0 20

10. Terima Keputusan / 0 0 0

TOTAL 445 3365 3810


NVA – Eliminate

Value Analysis of Process Lesen Penjaja (To-Be)

Jawatan / Jabatan Lesen Penjaja Tidak Berisiko ‘To Be’

Pemohon

PT (Lesen)

PL/ PPT/PPKP

4. Semak & kelulusan

MP: 15 mt

1. Hantar permohonan

6. Terima lesen Buat Bayaran

5. Masukkan maklumat dlm

sistem dan cetak bil lesen

MP: 15 mt

3. Buka fail permohonan

MP: 5 mt

2. Semak & daftar

MP:5 mt

MM : 5m MM : 2m

LULUS

47

Minit

Aktiviti

Customer

Value

Added

(CVA)

Customer Non Value

Added Masa

Proses

(masa)

Masa

Menunggu

(masa)

Masa

Diambil

(masa)

BVA NVA

1. Hantar permohonan / - - -

2. Daftar permohonan / 5 0 5

3. Buka fail permohonan & searh kpd PL/PPT / 5 5 10

4. Semakan & melulus / 15 2 17

5. Masukkan maklumat dlm sistem , cetak bil lesen

/ 15 0 15

6. Terima lesen / 0 0 0

TOTAL 40 7 47


NVA – Eliminate

Value Analysis of Process Penjaja Tidak Berisiko (As-Is)

No. Perkara Sebelum Selepas

1.

Kecekapan Kerja

a)Berisiko

b)Tidak Berisiko

a) 5.95 %

b) -

a) 11.67 %

b) 85.1 %

2.

Masa keseluruhan proses

a)Berisiko

b)Tidak Berisiko

a) 17 hari

b) -

a) 8 hari 1 jam

b) 47 minit

Perbandingan Sebelum dan Selepas Projek

LESEN PENJAJA

Lesen Penjaja

Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu

1. Asas Undang-

undang (nyatakan

akta/peraturan)

1) Undang-Undang Kecil

Penjaja (Majlis Perbandaran

Sepang) 2007


Establisymen Makanan

(Majlis Perbandaran

Sepang) 2007


Penjaja (Majlis Perbandaran

Sepang) 2007


Establisymen Makanan

(Majlis Perbandaran

Sepang) 2007

2. Piagam

Pelanggan (Masa

Kelulusan)

a) 30 hari a) Berisiko - 10 hari

b) Tidak Berisiko - 1 Jam

3. Caj/bayaran

• Borang

• Proses

• Kelulusan

Kelulusan – Mengikut Aktiviti

Perniagaan

Kelulusan – Mengikut Aktiviti

Perniagaan

1) Muat turun

borang dari

laman web

4. Nama Borang Borang Permohonan Lesen

Penjaja

Borang Permohonan Lesen

Penjaja

5. Tempoh sahlaku 6 bulan – 1 tahun 6 bulan – 1 tahun

6. Pembaharuan 6 bulan – 1 tahun 6 bulan – 1 tahun

Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan

Lesen Penjaja

Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu

7. Agensi yang

dirujuk Tiada

Tiada

8. Keperluan

Dokumen

sokongan

a) Salinan pendaftaran perniagaan

b) Salinan kad pengenalan

c) 2 keping gambar

d) 1 salinan surat suntikan TY6 dari

bagi peniaga yang menjual

makanan & minuman (Termasuk

pembantu)

e) Lakaran pelan lokasi tapak

berserta nama jalan yang

lengkap

f) Salinan lesen memandu

pemohon, geran kenderaan dan

gambar kenderaan (Bagi

permohonan lesen penjaja

bergerak sahaja)

a) Salinan pendaftaran perniagaan

b) Salinan kad pengenalan

c) 2 keping gambar

d) 1 salinan surat suntikan TY6 dari

bagi peniaga yang menjual

makanan & minuman (Termasuk

pembantu)

e) Lakaran pelan lokasi tapak

berserta nama jalan yang

lengkap

f) Salinan lesen memandu

pemohon, geran kenderaan dan

gambar kenderaan (Bagi

permohonan lesen penjaja

bergerak sahaja)

-

9. Kaedah

Permohonan Manual Manual dan Sistem

Sistem

pelesenan

Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan

Isu dan Cabaran

Waste Isu Penambahbaikan

Correction Kakitangan yg membuat lawatan tapak

membuat laporan secara manual

Pengenalan kpd borang lawatan tapak yg baru

dimana laporan akan disertakan di dalam

borang tersebut

Over Process Untuk lesen tred tidak berisiko, proses

penyediaan lesen dilakukan selepas

pemohon buat bayaran

Pemohon buat bayaran dan penyediaan lesen

dilakukan serentak

Over Produce PBT mempunyai beban kerja yang tinggi di

awal tahun kerana perlu memproses

semua lesen pembaharuan

Cadangan Tempoh Tamat lesen mengikut

Tarikh Kelulusan

Waiting 1. Proses lawatan tapak mengambil

masa disebabkan tidak ada

pengasingan fail bagi permohonan

baru.

2. Fail berada lama di PPKP dan PPK

kerana mereka mengumpul fail terlebih

dahulu sebelum menyerahkan

3. Tandatangan manual perlu menunggu

lama

4. Pemohon perlu menunggu 3 hari untuk

surat makluman keputusan sampai

1. Pengasingan fail mengikut jenis

permohonan akan dilaksanakan & proses

lawatan tapak akan dijadualkan mengikut

aktiviti.

2. PPKP dan PPK perlu menyerahkan fail

dgn segera tanpa mengumpul fail

3. Menggantikan tandatangan dengan

electronic signiture

4. Pemohon dimaklumkan keputusan melalui

telefon terlebih dahulu dan diikuti dengan

surat

Transportation 1. Pemohon perlu datang ke MBPJ

samata-mata untuk mengambil borang

2. Pemohon perlu datang ke PBT setiap

tahun

1. Borang disediakan di laman web dan boleh

didownload secara percuma.

2. Cadangan Tempoh hayat lesen diberi

pilihan untuk 1, 2 atau 3 tahun

Isu dan Cabaran

Waste Isu Penambahbaikan

Motion

Inventory Proses syor mengambil masa

disebabkan bebanan fail-fail adhoc perlu

dijadikan sebahagian drpd keutamaan.

Setiap fail yang diterima selepas lawatan tapak

diberi keutamaan utk diselesaikan & diserahkan

utk keputusan Pegawai Pelesen.

Others Untuk pembaharuan lesen, Jabatan

Pelesenan dibebankan untuk

memastikan keperluan Jabatan –

Jabatan lain dipenuhi menyebabkan

lesen lambat/ tidak dikeluarkan.

Contoh: Pembaharuan Lesen

memerlukan kompaun dijelaskan,

Pembaharuan tukar guna bangunan,

Permit Struktur/ Bangunan dan lain lain.

Pembaharuan Lesen dikeluarkan tanpa

mengambil kira keperluan jabatan – jabatan lain.

Jabatan lain perlu mengambil tindakan mengikut

saluran masing – masing.

perekayasaan majlis perbandaran sepang: lesen...

Documents