perekayasaan majlis perbandaran selayang lesen...

18
PEREKAYASAAN MAJLIS PERBANDARAN SELAYANG LESEN PENJAJA

Upload: lytu

Post on 29-Apr-2019

238 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

PEREKAYASAAN

MAJLIS PERBANDARAN SELAYANG

LESEN PENJAJA

Pendaftaran Projek : Lesen Penjaja

Situasi Semasa Peluang Penambahbaikan

Pemohon tidak berpuas hati dengan tempoh masa

yang di ambil oleh MPS bagi mendapatkan

kelulusan lesen perniagaan. Jika ditambahbaik

daripada segi masa dan beban kos, peniaga akan

lebih berpuas hati dan merancakkan lagi aktiviti

perniagaan dalam kawasan MPS. Seterusnya dapat

menarik minat peniaga kecil dalam kawasan MPS.

• Mempercepat tempoh kelulusan lesen.

• Mengurangkan kos yang ditanggung pemohon.

• Komposit borang permohonan

Sasaran Projek Skop Projek

• Sasaran : Mempercepatkan proses kelulusan

• Faedah Kewangan: Mengurangkan kos

pematuhan

Proses : Lesen Penjaja

Mula : Terima permohonan

Tamat : Pemohon terima surat kelulusan

Dalam Skop : MPS

Luar Skop : Agensi dirujuk

Carta Perbatuan Ahli Pasukan

Fasa Mula Tamat Champion: Tuan Mohd Azizi Bin Mohd Zain

Penubuhan Pasukan 21 OKT 13 21 OKT 13 Ketua Projek : Affendei Bin Samingan

(012-3023787,)

Inventori Lesen 21 OKT 13 25 OKT 13 Pen. Projek : Mohd Zikry Bin Hj Zulkifle

(017-6668632, [email protected])

Perekayasaan (BPR) 21 OKT 13 25 OKT 13 Ahli: Mohd Hafizi Bin Badri

Analisa Data 21 OKT 13 25 OKT 13 Muhammad Zaki Bin Asmuri

Cadangan Penyelesaian 22 OKT13 25 OKT 13

Profil Projek

PROSES ‘AS IS’ Lesen Penjaja

(a) Berisiko -Lesen Penjaja Statik, Pasar Malam, Pasar Pagi, Kiosk, Kereta Tolak & Penjaja

Bergerak

(b) Tidak Berisiko -Lesen Penjaja Statik (gerai majlis yang melibat aktiviti tidak berisiko)

Jawatan /

Jabatan Aktiviti

Pemohon

PT (Kaunter

OSC)

PT UNIT

KETUA

BAHAGIAN

PPKP

Mesyuarat

Jawatan kuasa

1. Hantar permohonan

Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Penjaja Berisiko

3. Buka Fail MP: 15 minit

4. minit fail utk pemeriksaan MP: 5 minit

MM: 4 jam

MM: 1 hari

2. semak

& daftar

MP ; 15m

Tidak lengkap

lengkap

MM: 2 hari

5. Pemeriksaan premis

peniagaan MP: 4 jam

6. Menyediakan laporan

pemeriksaan MP: 30 minit

MM: 7 hari

7. Buat keputusan

MP: 5 minit

MM: 1 hari

8. Maklum keputusan

melalui telefon MP: 5 minit

MM: 1 hari

Lulus?

MP ;

5m

Ya

Tidak

Pos surat keputusan

9. Terima makluman keputusan

Sediakan surat keputusan

Terima surat

keputusan

Buat bayaran dan terima

lesen

Pengesahan

# Activity

Customer

Value Added

(CVA)

Customer Non

Value Added Masa

Proses

(min)

Masa

Menunggu

(min)

Jumlah

Masa

(min) BVA NVA

1 Hantar permohonan / 0 0 0

2 Semak & daftar / 15 240 255

3 Buka Fail / 15 960 975

4 Minit fail utk pemeriksaan / 5 3360 3365

5 Pemeriksaan premis peniagaan / 240 480 720

6 Menyediakan laporan pemeriksaan

/ 30 480 510

7 Buat keputusan / 10 480 490

8 Maklum keputusan melalui telefon

/ 5 0 5

9 Terima makluman keputusan / 0 0 0

Total 315 6000 6320

Value Analysis of Process Lesen Penjaja (Berisiko)

Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Penjaja Tidak Berisiko

Jawatan /

Jabatanidak Aktiviti

Pemohon

PT (Kaunter

OSC)

PT UNIT

KETUA

BAHAGIAN

PPKP

Mesyuarat

Jawatan kuasa

1. Hantar permohonan

2. semak

& daftar

MP ; 15m

Tidak lengkap

lengkap

MM: 2 hari

8. Terima makluman keputusan

Buat bayaran dan terima lesen

5. Semak & Buat keputusan

MP: 5 minit

6. Minit kelulusan, proses lesen & pemeriksaan MP: 5 minit

Masuk data dalam sistem & Print bil lesen

MM: 15 mnt

Pengesahan

Pemeriksaan premis

3. K.

Bahagian

di pejabat

MP: 5

minit Ya

4. Menyimpan fail untuk diserahkn kpd

KB MP: 5 minit

Tidak

MM: 30 mnt

7. Makluman keputusan

melalui telefon MP: 10 minit

Value Analysis of Process Lesen Penjaja

(Tidak Berisiko)

# Activity

Customer

Value Added

(CVA)

Customer Non

Value Added Masa

Proses

(min)

Masa

Menunggu

(min)

Jumlah

Masa

(min) BVA NVA

1 Hantar permohonan / 0 0 0

2 Semak & daftar / 15 0 15

3 Ketua Bahagian di pejabat / 5 30 35

4 Menyimpan fail diserahkan

kepada K. Bahagian / 5 960 965

5 Semak & Buat keputusan / 5 0 5

6 Minit kelulusan, proses lesen

& pemeriksaan / 5 15 20

7 Makluman keputusan melalui telefon MP: 10 minit

/ 10 0 10

8 Terima makluman keputusan / 0 0 0

Total 45 1005 1050

Jawatan /

Jabatan Aktiviti

Pemohon

PT (Kaunter

OSC)

PT UNIT

KETUA

BAHAGIAN

PPKP

Mesyuarat

Jawatan kuasa

1. Hantar permohonan

Proses Kerja Semasa (As Is) dengan Penambahbaikan Lesen Penjaja Berisiko

3. Buka Fail MP: 15 minit

4. minit fail utk pemeriksaan MP: 5 minit

MM: 4 jam

MM: 1 hari

2. semak

& daftar

MP ; 15m

Tidak lengkap

lengkap

MM: 2 hari

5. Pemeriksaan premis

peniagaan MP: 4 jam

6. Menyediakan laporan

pemeriksaan MP: 30 minit

MM: 7 hari

7. Buat keputusan

MP: 5 minit

MM: 1 hari

8. Maklum keputusan

melalui telefon MP: 5 minit

MM: 1 hari

Lulus?

MP ;

5m

Ya

Tidak

Pos surat keputusan

9. Terima makluman keputusan

Sediakan surat keputusan

Terima surat

keputusan

Buat bayaran dan terima

lesen

Pengesahan

K. Bahagian

tidak perlu

minit. Fail

terus kpd ppkp

Proses Kerja Semasa (As-Is) dengan Penambahbaikan Lesen Penjaja Tidak Berisiko

Jawatan /

Jabatanidak Aktiviti

Pemohon

PT (Kaunter

OSC)

PT UNIT

KETUA

BAHAGIAN

PPKP

Mesyuarat

Jawatan kuasa

1. Hantar permohonan

2. semak

& daftar

MP ; 15m

Tidak lengkap

lengkap

MM: 2 hari

8. Terima makluman keputusan

Buat bayaran dan terima lesen

5. Semak & Buat keputusan

MP: 5 minit

6. Minit kelulusan, proses lesen & pemeriksaan MP: 5 minit

Masuk data dalam sistem & Print bil lesen

MM: 15 mnt

Pengesahan

Pemeriksaan premis

3. K.

Bahagian

di pejabat? Ya

4. Menyimpan fail untuk diserahkn kpd

KB MP: 5 minit

Tidak

MM: 30mnt

7. Makluman keputusan

melalui telefon MP: 10 minit

Turun kuasa kpd

ppkp bahagian

penjaja untuk

tandatangan

kelulusan

PROSES ‘TO BE’ Lesen Penjaja

(a) Berisiko (Kekal)

-Lesen Penjaja Statik, Pasar Malam, Pasar Pagi, Kiosk, Kereta Tolak & Penjaja

Bergerak

(b) Tidak Berisiko (Kekal)

-Lesen Penjaja Statik (gerai majlis yang melibat aktiviti tidak berisiko)

Jawatan /

Jabatan Aktiviti

Pemohon

PT (Kaunter

OSC)

PT UNIT

KETUA

BAHAGIAN

PPKP

Mesyuarat

Jawatan kuasa

1. Hantar permohonan

Proses Kerja Semasa (To Be) Lesen Penjaja Berisiko

3. Buka Fail MP: 15 minit

MM: 4 jam

MM: 1 hari

2. semak

& daftar

MP ; 15m

Tidak lengkap

lengkap

4. Pemeriksaan premis

peniagaan MP: 4 jam

5. Menyediakan laporan

pemeriksaan MP: 30 minit

MM: 7 hari 6. Buat

keputusan MP: 5 minit

MM: 1 hari

7. Maklum keputusan

melalui telefon MP: 5 minit

MM: 1 hari

Lulus?

MP; 5m

Ya

Tidak

Pos surat keputusan

8. Terima makluman keputusan

Sediakan surat keputusan

Terima surat

keputusan

Buat bayaran dan terima

lesen

Pengesahan

# Activity

Customer

Value Added

(CVA)

Customer Non

Value Added Masa

Proses

(min)

Masa

Menunggu

(min)

Jumlah

Masa

(min) BVA NVA

1 Hantar permohonan / 0 0 0

2 Semak & daftar / 15 240 255

3 Buka Fail / 15 3360 3375

4 Pemeriksaan premis peniagaan / 240 480 720

5 Menyediakan laporan pemeriksaan

/ 30 480 510

6 Buat keputusan / 10 480 490

7 Maklum keputusan melalui telefon

/ 5 0 5

8 Terima makluman keputusan / 0 0 0

Total 315 5040 5355

Value Analysis of Process Lesen Penjaja (Berisiko)

Proses Kerja Semasa (To Be) Lesen Penjaja Tidak Berisiko

Jawatan /

Jabatanidak Aktiviti

Pemohon

PT (Kaunter

OSC)

KETUA

BAHAGIAN/

PPKP

PPKP

Mesyuarat

Jawatan kuasa

1. Hantar permohonan

2. semak

& daftar

MP ; 15m

Tidak lengkap

lengkap

8. Terima Lesen

6. Buat bayaran MM: 15 mnt

3. Semak & Buat keputusan

MP: 5 minit

4. Minit kelulusan, proses lesen & pemeriksaan MP: 5 minit

5. Masuk data dalam sistem & Print bil lesen MP: 10 mnt

MM: 5 mnt

Pengesahan

Pemeriksaan premis

MM: 10 mnt

7. Cetak Lesen MP: 5 mnt

Value Analysis of Process Lesen Penjaja

(Tidak Berisiko)

# Activity

Customer

Value Added

(CVA)

Customer Non

Value Added Masa

Proses

(min)

Masa

Menunggu

(min)

Jumlah

Masa

(min) BVA NVA

1 Hantar permohonan / 0 0 0

2 Semak & daftar / 15 10 25

3 Semak & Buat keputusan / 5 0 5

4 Minit kelulusan, proses lesen

& pemeriksaan / 5 5 10

5 Masukan data didalam

sistem & cetak bil lesen / 10 0 10

6 Buat bayaran / 0 15 15

7 Cetak Lesen / 5 0 5

8 Terima Lesen / 0 0 0

Total 40 30 70

No. Perkara Sebelum Selepas

1.

Kecekapan Kerja

a) Berisiko

b) Tidak Beriko

a) 5.84%

b) 41.66%

a) 5.88%

b) 57.14%

2.

Masa keseluruhan proses

a) Berisiko

b) Tidak Berisiko

a) 13 Hari 2 Jam

b) 2 Hari 1 Jam

a) 11 Hari 2 Jam

b) 1 Jam 30 Minit

Perbandingan Sebelum dan Selepas Projek

Lesen Penjaja (Berisiko/Tidak Berisiko)

LESEN PENJAJA

Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu

1. Asas Undang-

undang (nyatakan

akta/peraturan)

- UUK Iklan (MPS) 2007

- UUK Penjaja (MPS) 2007

- Enakmen Hiburan Negeri

Selangor Dan Tempat – Tempat

Hiburan 1995

- Akta Jalan Parit & Bangunan

1976

- UUK Iklan (MPS) 2007

- UUK Penjaja (MPS) 2007

- Enakmen Hiburan Negeri

Selangor Dan Tempat – Tempat

Hiburan 1995

- Akta Jalan Parit & Bangunan

1976

-

2. Piagam

Pelanggan (Masa

Kelulusan)

14 Hari bekerja Berisiko – 12 Hari

Tidak Berisiko – 2 Jam Penurunan kuasa

kepada PPKP

3. Caj/bayaran

• Borang

• Proses

• Kelulusan

a) Borang – RM 1 & RM 2

b) Kelulusan – Mengikut Saiz,

bilangan iklan dan jenis

permit

c) Caj pelekat RM 2

d) Caj plet RM 5

a) Borang – RM 1 & RM 2

b) Kelulusan – Mengikut Saiz,

bilangan iklan dan jenis

permit

c) Caj pelekat RM 2

d) Caj plet RM 5

-

4. Nama Borang

•Permit Perniagaan

a) Borang Permohonan Gerai

b) Borang Lesen Premis &

Lesen Iklan

c) Borang Lesen Penjaja

a) Borang Permohonan Gerai

b) Borang Lesen Premis &

Lesen Iklan

c) Borang Lesen Penjaja

-

Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan

LESEN PENJAJA

Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu

5. Tempoh

sahlaku 1 Tahun 1,2 & 3 Tahun

Cadangan

Tempoh Tamat

Mengikut Tarikh

Kelulusan 6. Pembaharuan 1 Tahun 1,2 & 3 Tahun

7. Agensi yang

dirujuk Tiada Tiada -

8. Keperluan

Dokumen

sokongan

a) Pelan Lokasi

b) Visual iklan

c) Salinan ic, lesen dan ssm

d) Pelan tapak

e) Suntikan Ty2 dan kursus

pengendali makanan (jika

berkaitan)

f) Gambar premis 2 keping

g) Surat penjanjian atau

tawaran

h) Geran kenderaan (jika

berkaitan)

a) Pelan Lokasi

b) Visual iklan

c) Salinan ic, lesen dan ssm

d) Pelan tapak

e) Suntikan Ty2 dan kursus

pengendali makanan (jika

berkaitan)

f) Gambar premis 2 keping

g) Surat penjanjian atau tawaran

h) Geran kenderaan (jika berkaitan)

-

9. Kaedah

Permohonan Manual Manual -

Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan

Isu dan Cabaran

Waste Isu Penambahbaikan

Correction

Over Process Untuk Lesen Penjaja Berisiko, fail perlu

diminit oleh Ketua Bahagian sebelum

diserahkan kepada PPKP untuk

pemeriksaan.

K. Bahagian tidak perlu minit. Fail dari PT

terus kpd PPKP.

Over Produce PBT mempunyai beban kerja yang tinggi

di awal tahun kerana perlu memproses

semua lesen pembaharuan

Cadangan Tempoh Tamat lesen mengikut

Tarikh Kelulusan

Waiting Kelulusan Lesen Penjaja Tidak Berisiko

mengalami kelewatan kerana Ketua

Bahagian lewat memberi kelulusan.

Turun kuasa kpd PPKP bahagian penjaja

untuk memberi kelulusan.

Transportation 1. Pemohon perlu datang ke MBPJ

samata-mata untuk membeli borang

2. Pemohon perlu datang ke PBT setiap

tahun

1. Cadangan memansuhkan wajib

pembelian borang dan diganti dengan

caj pemprosesan. Borang disediakan di

laman web dan boleh didownload

secara percuma. Pemohon yang

mengambil borang di kaunter, masih

dikenakan bayaran.

2. Cadangan Tempoh hayat lesen diberi

pilihan untuk 1, 2 atau 3 tahun

Inventory

Motion