PEREKAYASAAN

JABATAN HAL EHWAL AGAMA ISLAM NEGERI SEMBILAN :

PENSIJILAN HALAL MALAYSIA

Pendaftaran Projek : Pensijilan Halal Malaysia

Situasi Semasa Peluang Penambahbaikan

Permohonan pensijilan halal mengambil masa selama 90 hari merangkumi proses permohonan, semakan dokumen, pengauditan, mesyuarat pra panel, mesyuarat panel halal dan pengeluaran sijil.

Mempercepatkan tempoh kelulusan Mengurangkan kos yang ditanggung pemohon Komposit borang permohonan

Sasaran Projek Skop Projek

• Sasaran : Mempercepatkan proses kelulusan

• Faedah Kewangan : Mengurangkan kos pematuhan

• Bilangan hari :

Proses: Pensijilan Halal Malaysia Mula: Terima permohonan Tamat: Terima Sijil Pengesahan Halal Malaysia Dalam Skop : JHEAINS Luar Skop : JAKIM/ KKM/JPV / PBT /Jabatan Mufti/MAINS, Jabatan Pertanian, KPDNKK

Carta Perbatuan Ahli Pasukan

Fasa Mula Tamat Champion: Y.Bhg. Dato’ Johani bin Hassan

Penubuhan Pasukan Ketua Projek: Mohd Fitri bin Muhamed

Inventori Lesen Penolong Projek : Siti Rohaida binti Majid

Perekayasaan (BPR) Ahli: 1. Nurul Nadiah binti Othman 4. Azmil Riza bin Abdul Hamid

Analisa Data 2. Mohammad Syafiq bin Dolah

Cadangan Penyelesaian 3. Aznir Shah bin Yahaya

Profil Projek

PROSES ‘AS IS’

PENSIJILAN HALAL MALAYSIA

Pelaksana

Aktiviti

Pemohon

PT

Penolong Pengarah

Pembantu HEI

Proses Kerja Semasa (As-Is) Pensijilan Halal

1. Daftar akaun E-Halal di

www.halal.gov.my

MP : 5 m

3.Isi maklumat lengkap dalam

sistem MP : 1440m

4.Hantar permohonan dlm

sistem E-halal MP : 1m

5.Sedia /Hantar salinan borang/dokumen

berkaitan MP : 2400m

6.Terima borang permohonan

dokumen MP : 1m

9. Minit fail kepada penyemak

MP : 2m

7. Rekod permohonan

MP : 2m

2.Pengesahan Akaun

MP : 5 m

8.Buka fail lengkap MP : 2m

10. Semak dokumen

MP : 2400m

A

MM: 5m

MM: 480m

MM: 2m MM: 2m

MM: 2m

MM: 6720m

Pelaksana

Aktiviti

Pemohon

Pem HEI

PT

Penolong Pengarah

Pen Peg HEI

Proses Kerja Semasa (As-Is) Pensijilan Halal

Lengkapkan dokumen

MP : 6720m

14.Pengeluaran surat cas bayaran melalui faks/email

MP : 5m

11.Maklumbalas

dokumen

MP : 5m

Tidak lengkap

Lengkap

12.Lengkap semakan laporan

dalam sistem E-Halal

MP : 2m

15.Membuat pembayaran melalui

tunai/cek MP : 3360m

16. Terima dan keluar resit bayaran

MP : 2m

19.Menjalankan

audit

lapangan

MP : 120m

17. Simpan fail dalam rak

MP : 2m

18. Minit fail kepada auditor

MP : 2m

B

A 13.Tentukan kadar bayaran MP : 2m

MM: 2m

MM: 2m

MM: 5m

MM: 5m

MM: 6720m

MM: 2m

MM: 2m

MM: 2m

Pelaksana

Aktiviti

Pemohon

Penolong Pengarah

Pen Peg HEI

Jawatankuasa Panel Pengesahan Halal

Pem HEI

PT/Pem Am

Proses Kerja Semasa (As-Is) Pensijilan Halal

Membuat tindakan

pembetulan MP : 6720m

20.Lengkapkan laporan audit dalam

sistem E-Halal MP : 10m

19.Menjalankan

audit

lapangan

MP : 120m

Ada NCR

C

B

21. Mesyuarat Pra Panel

MP : 120m

22. Persidangan Mesyuarat Panel Pengesahan Halal

MP : 240m

25. Pengeluaran surat keputusan

kelulusan pemohon (LULUS/GAGAL)

MP: 30m

23. Penentuan Keputusan MP : 2m

26. Penghantaran surat melalui pos

MP : 10

27. Penerimaan surat kelulusan

keputusan MP : 2m

24. Pengisian dalam keputusan dalam

sistem E-Halal MP : 5m

MM: 480m

MM: 3360m

MM: 3360m MM: 2m

MM: 3360m

MM: 480m

MM: 480m

Pelaksana

Aktiviti

Pemohon

Pem HEI

PT

JAKIM

Proses Kerja Semasa (As-Is) Pensijilan Halal

28. Kemaskini keputusan premis yang lulus dalam

sistem MP : 15m

32. Penerimaan sijil/buat salinan

MP : 30m

29.Surat makluman keputusan lulus melalui email

MP : 15m

34.Pengambilan sijil halal

MP : 15m

33. Makluman pengambilan sijil pemohon melalui

telefon MP : 30m

C

30. Proses pengeluaran sijil

halal MP : 480m

31. Penghantaran sijil halal melalui

pos MP : 30 m

35.Pemulangan salinan sijil yang

telah ditandatangani

MP : 5 m

MM: 5m

MM: 6720m

MM: 480m

MM: 2400m

MM: 5m

MM: 2400m

MM: 2400m

Value Analysis of Process (1/4)

Rule of Thumb: CVA and BVA – Simplify, Combine and Optimize

NVA – Eliminate Interval – Eliminate or optimize

Bil Activities

Customer Value Added (CVA)

Customer Non Value Added

Masa Proses (MP)

Masa Menunggu

(MM)

Masa Diambil

(MD) BVA NVA

1 Daftar akaun / 0 0 0

2 Pengesahan akaun / 5 480 485

3 Isi maklumat lengkap dalam sistem / 0 0 0

4 Hantar permohonan dalam sistem / 0 0 0

5 Sedia/Hantar salinan borang, dokumen / 0 0 0

6 Terima borang permohonan/dokumen / 1 5 6

7 Rekod permohonan / 2 2 4

8 Buka fail lengkap / 2 2 4

9 Minit fail kepada penyemak / 2 2 4

10 Semak dokumen / 2400 6720 9120

11 Maklumbalas dokumen / 5 5 10

12 Lengkapkan semakan laporan dalam sisitem e-halal

/ 2 2 4

13 Tentukan kadar bayaran / 2 2 4

14 Pengeluaran surat cas bayaran / 5 5 10

15 Membuat pembayaran / 0 0 0

16 Terima dan keluar resit bayaran / 2 2 4

Value Analysis of Process (1/4)

Rule of Thumb: CVA and BVA – Simplify, Combine and Optimize

NVA – Eliminate Interval – Eliminate or optimize

Bil Activities Customer

Value Added (CVA)

Customer Non Value Added Masa Proses

(MP)

Masa Menunggu

(MM)

Masa Diambil

(MD) BVA NVA

17 Terima dan keluar resit bayaran / 2 2 4

18 Simpan fail dalam rak / 2 2 4

19 Minit fail kepada auditor / 120 2 122

20 Menjalankan audit lapangan / 10 3360 3370

21 Lengkapkan laporan audit dalam sistem e-halal / 120 3360 3480

22 Mesyuarat pra-panel / 240 0 240

23 Persidangan Mesyuarat Panel / 2 480 482

24 Penentuan Keputusan / 5 480 485

25 Pengisian keputusan dalam sistem e-halal / 30 480 510

26 Pengeluaran surat keputusan pemohon / 10 3360 3370

27 Penghantaran surat melalui pos / 0 0 0

Pelaksana

Aktiviti

Pemohon

PT

Penolong Pengarah

Pembantu HEI

Proses Kerja Semasa (Cadangan Penambahbaikan) Pensijilan Halal

1. Daftar akaun E-Halal di

www.halal.gov.my

MP : 5 m

3.Isi maklumat lengkap dalam

sistem MP : 1440m

4.Hantar permohonan dlm

sistem E-halal MP : 1m

5.Sedia /Hantar salinan borang/dokumen

berkaitan MP : 2400m

6.Terima borang permohonan

dokumen MP : 1m

9. Minit fail kepada penyemak

MP : 2m

7. Rekod permohonan

MP : 2m

2.Pengesahan Akaun

MP : 5 m

8.Buka fail lengkap MP : 2m

10. Semak dokumen

MP : 6720m

A

MM: 5m

MM: 480m

MM: 2m MM: 2m

MM: 2m

Gabung aktiviti 7&8

dalam aktiviti 6

Pelaksana

Aktiviti

Pemohon

Pem HEI

PT

Penolong Pengarah

Pen Peg HEI

Lengkapkan dokumen

MP : 6720m

14.Pengeluaran surat cas bayaran melalui faks/email

MP : 5m

11.Maklumbalas

dokumen

MP : 5m

Tidak lengkap

Lengkap

12.Lengkap semakan laporan

dalam sistem E-Halal

MP : 2m

15.Membuat pembayaran melalui

tunai/cek MP : 3360m

16. Terima dan keluar resit bayaran

MP : 2m

19.Menjalankan

audit

lapangan

MP : 120m

17. Simpan fail dalam rak

MP : 2m

18. Minit fail kepada auditor

MP : 2m

B

A 13.Tentukan kadar bayaran MP : 2m

MM: 2m

MM: 2m

MM: 5m

MM: 5m

MM: 6720m

MM: 2m

MM: 2m

MM: 2m

Gabung aktiviti

13&14 dalam aktiviti 12

Proses Kerja Semasa (Cadangan Penambahbaikan) Pensijilan Halal

Pelaksana

Aktiviti

Pemohon

Penolong Pengarah

Pen Peg HEI

Jawatankuasa Panel Pengesahan Halal

Pem HEI

PT/Pem Am

Membuat tindakan

pembetulan MP : 6720m

20.Lengkapkan laporan audit dalam

sistem E-Halal MP : 10m

19.Menjalankan

audit

lapangan

MP : 120m

Ada NCR

C

B

21. Mesyuarat Pra Panel

MP : 120m

22. Persidangan Mesyuarat Panel Pengesahan Halal

MP : 240m

25. Pengeluaran surat keputusan

kelulusan pemohon (LULUS/GAGAL)

MP: 30m

23. Penentuan Keputusan MP : 2m

26. Penghantaran surat melalui pos

MP : 10

27. Penerimaan surat kelulusan

keputusan MP : 2m

24. Pengisian dalam keputusan dalam

sistem E-Halal MP : 5m

MM: 480m

MM: 3360m

MM: 3360m MM: 2m

MM: 3360m

MM: 6720m

MM: 480m

MM: 480m

Aktiviti 21 dimansuhkan

Aktiviti 23 digabungkan ke aktiviti 22

Aktiviti 25 digabungkan ke aktiviti 24

Proses Kerja Semasa (As-Is) Pensijilan Halal

Pelaksana

Aktiviti

Pemohon

Pem HEI

PT

JAKIM

Proses Kerja Semasa (Cadangan Penambahbaikan) Pensijilan Halal

28. Kemaskini keputusan premis yang lulus dalam

sistem MP : 15m

32. Penerimaan sijil/buat salinan

MP : 30m

29.Surat makluman keputusan lulus melalui email

MP : 15m

34.Pengambilan sijil halal

MP : 15m

33. Makluman pengambilan sijil pemohon melalui

telefon MP : 30m

C

30. Proses pengeluaran sijil

halal MP : 480m

31. Penghantaran sijil halal melalui

pos MP : 30 m

35.Pemulangan salinan sijil yang

telah ditandatangani

MP : 5 m

MM: 5m

MM: 6720m

MM: 480m

MM: 2400m

MM: 5m

MM: 2400m

MM: 2400m

Aktiviti 29 digabungkan ke aktiviti 28

DICADANGKAN pengeluaran sijil Halal diuruskan

oleh Negeri

PROSES ‘TO BE’

PENSIJILAN HALAL MALAYSIA

Pelaksana

Aktiviti

Pemohon

PT

Penolong Pengarah

Pembantu HEI

Proses Kerja Semasa (To Be) Pensijilan Halal

1. Daftar akaun E-Halal di

www.halal.gov.my

MP : 5 m

3.Isi maklumat lengkap dalam

sistem MP : 1440m

4.Hantar permohonan dlm

sistem E-halal MP : 1m

5.Sedia /Hantar salinan borang/dokumen

berkaitan MP : 2400m

6.Terima borang permohonan

dokumen MP : 1m

9. Minit fail kepada penyemak

MP : 2m

7. Rekod permohonan

MP : 2m

2.Pengesahan Akaun

MP : 5 m

8.Buka fail lengkap MP : 2m

10. Semak dokumen

MP : 6720m

A

MM: 5m

MM: 480m

MM: 2m MM: 2m

MM: 2m

Gabung aktiviti 7&8

dalam aktiviti 6

Pelaksana

Aktiviti

Pemohon

Pem HEI

PT

Penolong Pengarah

Pen Peg HEI

Proses Kerja Semasa (To Be) Pensijilan Halal

Lengkapkan dokumen

MP : 6720m

14.Pengeluaran surat cas bayaran melalui faks/email

MP : 5m

11.Maklumbalas

dokumen

MP : 5m

Tidak lengkap

Lengkap

12.Lengkap semakan laporan

dalam sistem E-Halal

MP : 2m

15.Membuat pembayaran melalui

tunai/cek MP : 3360m

16. Terima dan keluar resit bayaran

MP : 2m

19.Menjalankan

audit

lapangan

MP : 120m

17. Simpan fail dalam rak

MP : 2m

18. Minit fail kepada auditor

MP : 2m

B

A 13.Tentukan kadar bayaran MP : 2m

MM: 2m

MM: 2m

MM: 5m

MM: 5m

MM: 6720m

MM: 2m

MM: 2m

MM: 2m

Gabung aktiviti

13&14 dalam aktiviti 12

Pelaksana

Aktiviti

Pemohon

Penolong Pengarah

Pen Peg HEI

Jawatankuasa Panel Pengesahan Halal

Pem HEI

PT/Pem Am

Proses Kerja Semasa (To Be) Pensijilan Halal

Membuat tindakan

pembetulan MP : 6720m

20.Lengkapkan laporan audit dalam

sistem E-Halal MP : 10m

19.Menjalankan

audit

lapangan

MP : 120m

Ada NCR

C

B

21. Mesyuarat Pra Panel

MP : 120m

22. Persidangan Mesyuarat Panel Pengesahan Halal

MP : 240m

25. Pengeluaran surat keputusan

kelulusan pemohon (LULUS/GAGAL)

MP: 30m

23. Penentuan Keputusan MP : 2m

26. Penghantaran surat melalui pos

MP : 10

27. Penerimaan surat kelulusan

keputusan MP : 2m

24. Pengisian dalam keputusan dalam

sistem E-Halal MP : 5m

MM: 480m

MM: 3360m

MM: 3360m MM: 2m

MM: 3360m

MM: 6720m

MM: 480m

MM: 480m

Aktiviti 21 dimansuhkan

Aktiviti 23 digabungkan ke aktiviti 22

Aktiviti 25 digabungkan ke aktiviti 24

Pelaksana

Aktiviti

Pemohon

Pem HEI

PT

JAKIM

Proses Kerja Semasa (To Be) Pensijilan Halal

28. Kemaskini keputusan premis yang lulus dalam

sistem MP : 15m

32. Penerimaan sijil/buat salinan

MP : 30m

29.Surat makluman keputusan lulus melalui email

MP : 15m

34.Pengambilan sijil halal

MP : 15m

33. Makluman pengambilan sijil pemohon melalui

telefon MP : 30m

C

30. Proses pengeluaran sijil

halal MP : 480m

31. Penghantaran sijil halal melalui

pos MP : 30 m

35.Pemulangan salinan sijil yang

telah ditandatangani

MP : 5 m

MM: 5m

MM: 6720m

MM: 480m

MM: 2400m

MM: 5m

MM: 2400m

MM: 2400m

Aktiviti 29 digabungkan ke aktiviti 28

DICADANGKAN pengeluaran sijil Halal diuruskan

oleh Negeri

PERBANDINGAN SEBELUM DAN SELEPAS

PENSIJILAN HALAL MALAYSIA

No. Perkara Sebelum Selepas

1. Kecekapan kerja

13.67 % 16.29 %

2. Masa keseluruhan proses

45 hari 35 hari

Perbandingan Sebelum dan Selepas

RINGKASAN PENEMUAN

PENSIJILAN HALAL MALAYSIA

Pensijilan Halal

Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu

1. Asas Undang-undang (nyatakan akta/peraturan)

-Manual Prosedur Pensijilan Halal Malaysia, 2011 Semakan Kedua -MS 1500 :2009 (Halal Food) -MS 2200: Bahagian 1:2008

Barang Gunaan Islam – Bahagian 1 :

Kosmetik Dan Dandanan Diri – Garis

Panduan Umum

- MS 1900:2005 Quality Management

Systems – Requirements From Islamic

Perpectives.

-MS 2424 : 2012 Halal Pharmaceuticals -Garis Panduan Amalan Kebersihan Yang Baik (GHP) -Peraturan-Peraturan Kebersihan Makanan 2009 -Akta Makanan 1983 -APD 2011

sama

2. Piagam Pelanggan (Masa Kelulusan)

90 hari 60 hari

3. Caj/bayaran • Borang • Proses • Kelulusan

Caj sijil untuk kategori produk : i. Industri Kecil : RM 200 ii. IKS : RM 800 iii. Multinasional : RM1400

Sama

4. Nama Borang • Komposit • Contoh

Borang Permohonan e-Halal Sama

5. Tempoh sahlaku 2 tahun Sama

Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan

Pensijilan Halal

Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu

6. Pembaharuan 3 Bulan sebelum tamat tempoh Sama -

7. Agensi yang dirujuk

a) MAINS b) JAKIM c) Jabatan Mufti d) Jab. Veterinar Negeri, Negeri

Sembilan e) Jabatan Kesihatan Negeri

Sembilan f) KPDNKK g) Pihak Berkuasa Tempatan

Sama

8. Keperluan Dokumen sokongan

a) Salinan SSM/Lesen Perniagaan b) Surat lantikan Eksekutif

Halal,salinan IC, 2 orang pekerja Muslim warganegara

c) Salinan sijil halal ramuan d) Carta alir proses e) Peta lokasi kilang f) Surat pengesahan JPV/BPFK g) Surat pengkelasan produk drpd

BKKM

Sama

9. Kaedah Permohonan

Online E-Halal Sama -

Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan