perekayasaan jabatan agama johor sijil pengesahan...

PEREKAYASAAN

JABATAN AGAMA JOHOR

SIJIL PENGESAHAN HALAL MALAYSIA

Pendaftaran Projek : Pensijilan Halal Malaysia

Situasi Semasa Peluang Penambahbaikan

Permohonan pensijilan halal mengambil masa selama 90 hari merangkumi proses permohonan, semakan dokumen, pengauditan, mesyuarat pra panel, mesyuarat panel halal dan pengeluaran sijil.

Mempercepatkan tempoh kelulusan Mengurangkan kos yang ditanggung pemohon Komposit borang permohonan

Sasaran Projek Skop Projek

• Sasaran : Mempercepatkan proses kelulusan

• Faedah Kewangan : Mengurangkan kos pematuhan

• Bilangan hari : 30 HARI

Proses: Pensijilan Halal Malaysia Mula: Menerima Bayaran Tamat: Terima Sijil Pengesahan Halal Malaysia dari JAKIM Dalam Skop : JAJ (100 produk bermula daripada online submission hingga pemohon menerima sijil) Luar Skop : JAKIM/ KKM/JPV / PBT /Jabatan Mufti/MAINJ Jabatan Pertanian, KPDNKK, MARDI , Jab. Kimia M'sia

Carta Perbatuan Ahli Pasukan (Nombor Telefon dan E-mail)

Fasa Mula Tamat Champion: Y.B Dato" Razak Bin Hassan

Penubuhan Pasukan 18 Jun 18 Jun Ketua Projek: Tn Hj Yosree Bin Ikhsan

Inventori Lesen 18 Jun 18 Jun Penolong Projek : Samsudin Bin Paimi(019-7238369, [email protected])

Perekayasaan (BPR) 18 Jun 19 Jun Ahli: 1. Hj Mahzan Bin Ibrahim 4. Hj Nasri Selamat

Analisa Data 19 Jun 21 Jun 2. Faridatul Farhana Binti Misbag

Cadangan Penyelesaian 19 Jun 21 Jun 3. Rosman Hairul Bin Adib

Profil Projek

PROSES ‘AS IS’

PENSIJILAN HALAL MALAYSIA

Pelaksana

Aktiviti

Pemohon

PPTM/ PPHEI

Penolong Pengarah

PPTM/ PPHEI

PETUNJUK PPTM - PENOLONG PEGAWAI TEKNOLOGI MAKANAN PPHEI - PENOLONG PEGWAI HAL EHWAL ISLAM

Proses Kerja Semasa (As-Is) Pensijilan Halal

1. Daftar akaun

E-Halal di www.halal.g

ov.my

3.Isi maklumat lengkap dalam

sistem

4.Hantar permohonan dlm

sistem E-halal

5.Sedia /Hantar salinan borang/dokumen

berkaitan

6.Terima borang permohonan

dokumen MP : 1m

9. Minit fail kepada penyemak

MP : 2m

7. Rekod permohonan

MP : 2m

2.Pengesahan Akaun

MP : 5 m

8.Buka fail lengkap MP : 2m

10. Audit dokumen

MP : 2400m

A

MM: 5m

MM: 5m MM: 5m

MM: 5m

MM: 6720m

MM: 480m

Pelaksana

Aktiviti

Pemohon

PPTM/ PPHEI (Seksyen Proses)

Pem HEI

Penolong Pengarah

PPTM/ PPHEI

(Seksyen Audit)

Lengkapkan dokumen

14.Pengeluaran surat caj bayaran

melalui faks/email MP : 5m

11.Maklumbalas

dokumen

MP : 5m

Tidak lengkap

Lengkap

12.Lengkap semakan laporan

dalam sistem E-Halal

MP : 15 m

15.Membuat pembayaran melalui

tunai/cek

16. Terima dan keluar resit bayaran

MP : 5m

19.Menjalankan

audit

lapangan

MP : 180m

17. Simpan fail dalam rak

MP : 5m

18. Minit fail kepada auditor

MP : 5m

B

A

13.Tentukan kadar bayaran MP : 5 m

MM: 2m MM: 2m

MM: 5m

MM: 5m

MM: 10m

MM: 2m

MM: 2m

PPTM - PENOLONG PEGAWAI TEKNOLOGI MAKANAN

PPHEI - PENOLONG PEGWAI HAL EHWAL ISLAM PEM HEI - PEMBANTU HAL EHWAL ISLAM


Pelaksana

Aktiviti

Pemohon

Ketua Penolong Pengarah

PPTM/ PPHEI

Jawatankuasa Panel Pengesahan Halal

PPTM/ PPHEI

Pem bantu HEI

Membuat tindakan

pembetulan

20.Lengkapkan laporan audit dalam sistem E-

Halal MP : 15m

19.Menjalankan

audit

lapangan

MP : 180m

Ada NCR

C

B

25. Pengeluaran surat keputusan

kelulusan pemohon (LULUS/GAGAL)

MP: 30m

26. Penghantaran surat melalui pos

MP : 10

27. Penerimaan surat kelulusan

keputusan

24. Pengisian keputusan dalam

sistem E-Halal MP : 5m

MM: 480m

MM: 3360m

MM: 480m

MM: 2m

MM: 9600m

MM: 480m

MM: 480m

21.Mesyurat Pre Panel

MP : 15m

22.Mesyurat Panel Halal

MP : 10m

MM: 480m

Yes NO

YES

23. Penentuan Keputusan MP : 2m


Pelaksana

Aktiviti

Pemohon

PPTM/ PPHEI

PEM PHEI

JAKIM

28. Kemaskini maklumat sijil

yang lulus dalam sistem

MP : 15m

32. Penerimaan sijil/buat salinan

MP : 30m

29.Surat makluman keputusan lulus melalui email

MP : 15m

34.Pengambilan sijil halal

33. Makluman pengambilan sijil pemohon melalui

telefon MP : 30m

C

30. Proses pengeluaran sijil

halal MP : 480m

31. Penghantaran sijil halal melalui

pos MP : 30 m

35.Pemulangan salinan sijil yang

telah ditandatangani

MM: 5m

MM: 7200m

MM: 480m

MM: 5m

MM: 2400m


Value Analysis of Process (1/3)

Rule of Thumb: CVA and BVA – Simplify, Combine and Optimize

NVA – Eliminate

Bil Activities

Customer

Value

Added

(CVA)

Customer Non

Value Added Masa Proses (MP)

Masa Menunggu

(MM)

Masa Diambil

(MD) BVA NVA

1 Daftar akaun e - halal / 0 0 0

2 Pengesahan Akaun / 5 480 485

3 Isi maklumat lengkap dalam sistem

/ 0 0 0

4 Hantar permohonan dlm sistem E-halal

/ 0 0 0

5 Sedia /Hantar salinan borang/dokumen berkaitan

/ 0 0 0

6 Terima borang permohonan dokumen

/ 1 5 6

7 Rekod permohonan / 2 5 7

8 Buka fail lengkap / 2 5 7

9 Minit fail kepada penyemak / 2 5 7



NVA – Eliminate

Bil Activities

Customer

Value

Added

(CVA)

Customer Non


Masa Menunggu

(MM)

Masa Diambil

(MD) BVA NVA

10 Audit dokumen / 2400 6720 9120

11 Maklumbalas Dokumen / 5 5 10

12 Lengkap semakan laporan dalam sistem

/ 15 2 17

13 Tentukan kadar bayaran / 5 2 7

14 Pengeluaran surat cas bayaran

/ 5 5 10

15 Membuat pembayaran / 0 0 0

16 Terima dan keluar resit bayaran

/ 5 10 15

17 Simpan fail dalam rak / 5 2 7

18 Minit fail kepada auditor / 5 2 7

19 Menjalankan Audit lapangan

/ 180 2 182

20 laporan audit / 15 9600 9615

21 Mesyurat Pre Panel / 15 480 495 22 Mesyurat Panel / 10 480 490



NVA – Eliminate Interval – Eliminate or optimize

Bil Activities

Customer

Value

Added

(CVA)

Customer Non


Masa Menunggu

(MM)

Masa Diambil

(MD) BVA NVA

23 Penentuan Keputusan / 2 480 482

24 Key in Keputusan dlm E Halal

/ 5 480 485

25 Pengeluaran surat keputusan - pos

/ 30 480 510

26 Penghantaran surat / 10 3360 3370

27 Penerimaan surat kelulusan / 0 0 0

28 Key in dalam E HALAL / 15 5 20

29 Surat makluman keputusan- e Halal

/ 15 5 20

30 Keluar Sijil / 480 2400 2880

31 Hantar Sijil / 30 7200 7230

32 Penerimaan Sijil/Buat Salinan

/ 30 480 510

33 Makluman melalui Tel / 30 480 510

34 Ambil Sijil / 0 0 0

35 Pulang Salinan Sijil (TT) / 0 0 0

Total 3324 33180 36504

Pelaksana

Aktiviti

Pemohon

PPTM/ PPHEI

Penolong Pengarah

PPTM/ PPHEI

PETUNJUK PPTM - PENOLONG PEGAWAI TEKNOLOGI MAKANAN PPHEI - PENOLONG PEGWAI HAL EHWAL ISLAM


1. Daftar akaun


ov.my


sistem


sistem E-halal


berkaitan

6.Terima borang permohonan

dokumen MP : 1m


MP : 2m

7. Rekod permohonan

MP : 2m

2.Pengesahan Akaun

MP : 5 m

8.Buka fail lengkap MP : 2m

10. Audit dokumen

MP : 2400m

A

MM: 5m

MM: 5m MM: 5m

MM: 5m

MM: 6720m

MM: 480m

Gabung aktiviti 7&8

dalam aktiviti 6

Pelaksana

Aktiviti

Pemohon

PPTM/ PPHEI (Seksyen Proses)

Pem HEI

Penolong Pengarah

PPTM/ PPHEI

(Seksyen Audit)

Lengkapkan dokumen

14.Pengeluaran surat caj bayaran

melalui faks/email MP : 5m

11.Maklumbalas

dokumen

MP : 5m

Tidak lengkap

Lengkap



MP : 15 m


tunai/cek


MP : 5m

19.Menjalankan

audit

lapangan

MP : 180m


MP : 5m


MP : 5m

B

A

13.Tentukan kadar bayaran MP : 5 m

MM: 2m MM: 2m

MM: 5m

MM: 5m

MM: 10m

MM: 2m

MM: 2m

PPTM - PENOLONG PEGAWAI TEKNOLOGI MAKANAN

PPHEI - PENOLONG PEGWAI HAL EHWAL ISLAM PEM HEI - PEMBANTU HAL EHWAL ISLAM


Pelaksana

Aktiviti

Pemohon


PPTM/ PPHEI


PPTM/ PPHEI

Pem bantu HEI

Membuat tindakan

pembetulan

20.Lengkapkan laporan audit dalam sistem E-

Halal MP : 15m

19.Menjalankan

audit

lapangan

MP : 180m

Ada NCR

C

B

25. Pengeluaran surat keputusan

kelulusan pemohon (LULUS/GAGAL)

MP: 30m

26. Penghantaran surat melalui pos

MP : 10

27. Penerimaan surat kelulusan

keputusan

24. Pengisian keputusan dalam


MM: 480m

MM: 3360m

MM: 480m

MM: 2m

MM: 9600m

MM: 480m

MM: 480m

21.Mesyurat Pre Panel

MP : 15m

22.Mesyurat Panel Halal

MP : 10m

MM: 480m

Yes NO

YES

23. Penentuan Keputusan MP : 2m


Aktiviti 23 digabungkan ke aktiviti 22

Aktiviti 25 digabungkan ke aktiviti 24

Pelaksana

Aktiviti

Pemohon

PPTM/ PPHEI

PEM PHEI

JAKIM

28. Kemaskini maklumat sijil

yang lulus dalam sistem

MP : 15m

32. Penerimaan sijil/buat salinan

MP : 30m

29.Surat makluman keputusan lulus melalui email

MP : 15m



telefon MP : 30m

C


halal MP : 480m

31. Penghantaran sijil halal melalui

pos MP : 30 m



MM: 5m

MM: 7200m

MM: 480m

MM: 5m

MM: 2400m


DICADANGKAN pengeluaran sijil Halal diuruskan oleh Negeri

PROSES ‘TO BE’


Pelaksana

Aktiviti

Pemohon

PPTM/PPHEI

Penolong Pengarah

PPTM/PPHEI

1. Daftar akaun


ov.my


sistem


sistem E-halal


berkaitan

6.Terima borang permohonan dokumen,

rekod dan buka fail MP : 10 m


MP : 2m

2.Pengesahan Akaun

MP : 5 m

8. Semak dokumen

MP : 4200m

A

MM: 5m

MM: 480m

MM: 5m

MM: 6720m

Proses Kerja Semasa (To-Be) Pensijilan Halal

Pelaksana

Aktiviti

Pemohon

PPTM/ PPHEI

PEM HEI

Penolong Pengarah

PPTM/ PPHEI

Lengkapkan dokumen

9.Maklumbalas

dokumen

MP : 5m

Tidak lengkap

Lengkap



MP : 30m


tunai/cek


MP : 5m

16.Menjalankan

audit

lapangan

MP : 180m


MP : 5m


MP : 5m

B

A 11.Tentukan kadar bayaran

Pengeluaran surat cas bayaran melalui e halal

MP : 10m

MM: 2m

MM: 2m

MM: 5m MM: 2m

MM: 5m

MM: 5m

MM: 4200m


Pelaksana

Aktiviti

Pemohon


PPTM & PPHEI


PPTM/PPHEI

PEM HEI

Membuat tindakan

pembetulan

18.Lengkapkan laporan audit dalam


17.Menjalankan

audit

lapangan

MP : 180m

Ada NCR

B

Menyemak dalam sistem

21. Pengisian dalam keputusan dalam


MM: 480m

MM: 480m

MM: 3360m MM: 2m

MM: 3360m

MM: 6720m

20 .Mesyurat Panel

MP : 10m

19. Mesyurat Pre Panel

MP : 15m

MM: 480m

MM: 480m

C


Pelaksana

Aktiviti

Pemohon

PPTM/PPHEI

PEM HEI

PPTM/ PPHEI

21. Kemaskini keputusan premis yang lulus dalam system, Surat makluman

keputusan lulus melalui email MP : 15m

23. Buat salinan MP : 10m



telefon MP : 15m

C


halal (Negeri) MP : 10m



MM: 5m MM: 480m

MM: 480m

MM: 5m

MM: 480m


PERBANDINGAN SEBELUM DAN SELEPAS


No. Perkara Sebelum Selepas

1. Kecekapan kerja 9.11 % 25.9 %

2. Masa keseluruhan proses 76 hari 36 hari

3. Bilangan Aktiviti 35 26

Perbandingan Sebelum dan Selepas

RINGKASAN PENEMUAN &

CADANGAN PENAMBAHBAIKAN


Pensijilan Halal

Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek

Catatan / Isu

1. Asas Undang-undang (nyatakan akta/peraturan)

-Manual Prosedur Pensijilan Halal Malaysia, 2011 Semakan Kedua -MS 1500 :2009 (Halal Food) -MS 2200: Bahagian 1:2008

Barang Gunaan Islam – Bahagian 1 : Kosmetik Dan

Dandanan Diri – Garis Panduan Umum

- MS 1900:2005 Quality Management Systems –

Requirements From Islamic Perpectives.

-MS 2424 : 2012 Halal Pharmaceuticals -Garis Panduan Amalan Kebersihan Yang Baik (GHP) -Peraturan-Peraturan Kebersihan Makanan 2009 -Akta Makanan 1983 -APD 2011

sama -

2. Piagam Pelanggan (Masa Kelulusan)

90 hari 30 hari

Masa lebih pendek bagi permohonan pembaharuan dan tambah produk

3. Caj/bayaran • Borang • Proses • Kelulusan

Caj sijil untuk kategori produk :(2 Tahun) i. Industri Kecil : RM 200 ii. IKS : RM 800 iii. Multinasional : RM1400

Sama bayaran telah

diartakan

Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan

Pensijilan Halal


Catatan / Isu

4. Nama Borang • Komposit • Contoh

Borang Permohonan e-Halal Sama Submission on-line

5. Tempoh sahlaku 2 tahun Sama Cadangan untuk beri Lima

Tahun

6. Pembaharuan 3 Bulan sebelum tamat tempoh Sama

Penguatkuasaan yang lebih menyeluruh bagi

memastikan pembaharuan dan penipuan

7. Agensi yang dirujuk

MAINJ a) JAKIM b) Jabatan Mufti c) Jab. Veterinar Negeri, Negeri Sembilan d) Jabatan Kesihatan Negeri Sembilan e) KPDNKK f) Pihak Berkuasa Tempatan g) Jabatan Alam Sekitar h) MArdi i) Jabatan Pertanian

Sama

- Perlu mengecilkan bilangan komiti panel mengikut keperluan

kepakaran-


Pensijilan Halal


Catatan / Isu

8. Keperluan Dokumen sokongan

a) Salinan SSM/Lesen Perniagaan b) Surat lantikan Eksekutif Halal,salinan IC,

2 orang pekerja Muslim warganegara c) Salinan sijil halal ramuan d) Carta alir proses e) Peta lokasi kilang f) Surat pengesahan JPV/BPFK g) Surat pengkelasan produk drpd BKKM

Sama

-Keperluan berdasarkan kategori produk

- Sijil Kompentensi Latihan Halal(Kursus

Intensif Halal, Bengkel Halal Eksekutif)

- Manual Halal Assurance Managemeny System

(HAMS)

9. Kaedah Permohonan

Online E-Halal Sama Penambahbaikan sistem

sedang dijalankan


ISU DAN CABARAN 7 WASTES PENJELASAN PENAMBAHBAIKAN

1. Over-producing

2. Waiting - Kekerapan menjalankan mesyuarat Panel sebulan sekali

- Kelulusan Fastrack seminggu sekali - Mesyuarat Penuh sebulan dua kali

3. Transportation

* lawatan tapak - tidak mencukupi * tiada PAP utk urusan pengahantaran & pengambilan surat

- menggunakan kenderaan peribadi dengan elaun khas

4. Over-processing

* Pembaharuan dan tambah produk perlu audit

- Kelulusan tanpa Audit dengan meletakkan syarat syarikat mempunyai Halal Assurance Management System (Internal Halal Audit Report) kekerapan berdasarkan tahap kritikal industri)

7 WASTES ISU PENAMBAHBAIKAN

5. Inventori - Dokumen sokongan yg diterima tidak terus direkodkan (lack of manpower)

6. Motion - Pembayaran Yuran sijil secara manual -menggunaakan (E-Payment) Johor Portal

7.Defects/ Correction

- Pembetulan Kesilapan dalam menguruskan Pensijilan Halal (Proses, Audit, Pengeluaran Sijil dan Pemantauan SPHM)

- Menurunkan kadar penolakan permohonan SPHM

- Tahap Kompetensi Auditor dan Panel perlu dipertingkatkan (training to update info) sementara bilangan perlu di tambah

- menetapkan syarat permohonan bagi mereka yang layak sahaja

8.Others

- Hasil pendapatan negeri yang tidak dioptimakan

- proses lambat membantutkan perkembangan industri Halal Negara

- Dokumen sokongan yang berlebihan yg perlu difailkan perlu tambahan ruang dan rak

- menubuhkan segera Bahagian Pengurusan Halal bagi menaiktaraf personnel dan infrastuktur segera

- penyimpanan data secara (softcopy)

- interlink dengan sistem BPFK (bagi farmaceutikal dan kosmetik)

ISU DAN CABARAN

perekayasaan jabatan agama johor sijil pengesahan...

Documents