PEREKAYASAAN

NAMA JABATAN: PEJABAT DAERAH JOHOR BAHRU,

MUAR, KLUANG DAN LEDANG

NAMA LESEN: HIBURAN RAYA

Pendaftaran Projek : Pengeluaran Lesen Hiburan Raya

Situasi Semasa Peluang Penambahbaikan

Pengeluaran Lesen Hiburan Raya mengambil masa yang lama kerana Jawatan Kuasa Kecil Lesen Hiburan (JKKN) lewat mengeluarkan akuan bagi tujuan kelulusan. Kelewatan menerima ulasan dan pandangan daripada Jabatan Teknikal yang terlibat.

Mempercepatkan tempoh perakuan oleh JKKN Mendapatkan ulasan dalam Mesyuarat Jawatan Kuasa Kecil Lesen Hiburan Daerah.

Sasaran Projek Skop Projek

Sasaran : Mempercepatkan proses kelulusan

Faedah Kewangan : Meningkatkan Hasil Jabatan.

Bilangan hari :

Proses: Pengeluaran Lesen Hiburan. Mula: Terima permohonan Tamat: Terima Lesen Hiburan Dalam Skop : Pejabat Daerah Luar Skop : Polis, PBT, Kesihatan, Bomba, Suruhanjaya Tenaga JKKN dan Agensi-agensi Kerajaan yang lain jika perlu.

Carta Perbatuan Ahli Pasukan (Nombor Telefon dan E-mail)

Fasa Mula Tamat Champion: Haji Amran bin Abd. Rahman PD Johor Bahru Haji Abdul Rahman bin Mohamed Dewam PD Muar Haji Abdul Karim bin Abu Bakar PD Kluang Haji Ab. Han bin Ramin PD Ledang

Penubuhan Pasukan Ketua Projek: Abdul Aziz bin Ali - PD Johor Bahru (0127583641) Ab. Rahman bin Ismail - PD Muar (0167635009) Ahmad Nazri bin Rebu - PD Kluang (0197523271) Mohd. Amirza bin Misnadi PD Ledang 0177202535

Inventori Lesen Penolong Projek : Syed Zainulabidin bin Syed Abdullah PD Kluang

Perekayasaan (BPR) Ahli: Noraini binti Mohd Yasin - PD Muar Hamidah bte Salleh- PD Muar

Analisa Data

Cadangan Penyelesaian

Profil Projek

PROSES AS IS

Pengeluaran Lesen Hiburan Raya

Pelaksana

Aktiviti

PEMOHON

KEWANGAN

PT

PAR

PEGAWAI PELESEN

SKD

JKKD

JKKN

2. Semak Permohonan

MP : 10m

3. Daftar dalam sistem E-lesen dan membuka

fail. MP 15m

4. Menyediakan

surat ulasan jabatan MP : 5m

1. Lengkapkan

dokumen

MM: 30m

5. Menandatangani Surat Ulasan Jabatan

MP : 5m

MM: 480m

MM: 5m

MM: 5m

6. Menghantar Surat Ulasan

MP : 30

MM: 10m

A

Pelaksana

Aktiviti

PEMOHON

KEWANGAN

PT

PAR

PEGAWAI PELESEN

SKD

JKKD

JKKN

8. Memperhalusi keputusan ulasan Jabatan teknikal

MP : 15m

7. Menerima ulasan jabatan dan Menyediakan profail pemohon ke

mesyuarat JKKD MP : 20m

9. Memutuskan keputusan Permohonan

MP : 60m

B

11. Memperakukan keputusan JKKD

12.Perakuan JKKN MP : 10m

c MM: 6720m

MM: 9600m

MM: 480m

MM: 480m

10.Menghantar surat JKKD untuk perakuan

MP : 15m

MM: 480m

Pelaksana

Aktiviti

PEMOHON

KEWANGAN

PT

PAR

PEGAWAI PELESEN

SKD

JKKD

JKKN

D

13.Mengeluarkan surat kelulusan berserta syaratnya kepada pemohon

MP : 5m

MM: 480m

14.menandatangani surat kelulusan

MP : 2m

20.Penerimaan lesen

16.Membuat pembayaran

17.Menerima pembayaran

MP : 5m

18.Pengeluaran lesen

MP : 5m

MM: 10m

MM: 2m

MM: 5m

19.Menandatangani lesen MP : 2m

MM: 10m

MM: 5m

15. Memaklumkan kepada pemohon

MP : 2 min

MM: 30m

Value Analysis of Process

No. Aktiviti Pelaksana

Value Analysis (Tandakan / )

Masa Proses

Masa Menunggu

Masa Diambil

VA BVA NVA minit minit minit

1 Lengkapkan Dokumen Pemohon / 0 5 5

2 Semak Permohonan PT / 10 5 15

3 Daftar Dalam Sistem PT / 15 30 45

4 Menyediakan Surat Ulasan Jabatan PT / 15 480 495

5 Menandatangani Surat Ulasan Jabatan Pegawai Pelesen 15 10 25

6 Menghantar Surat Ulasan PAR / 30 6720 6750

7 Menerima Ulasan Jabatan Dan Menyediakan Profail Pemohon Ke Mesyuarat JKKD

PT / 20 480 500

8 Memperhalusi Keputusan Ulasan Jabatan Tenikal SKD / 30 9600 9630

9 Memutuskan Keputusan Permohonan JKKD / 30 480 510

10 Menghantar Surat JKKD Untuk Perakuan PAR / 20 480 500

11 Memperakukan Keputusan JKKD JKKN / 30 0 30

12 Perakuan JKKN PT / 10 0 10

13 Mengeluarkan Kelulusan Beserta Syarat Kepada Pemohon PT / 30 480 510

14 Menandatangani Surat Kelulusan Pegawai Pelesen / 2 30 32

15 Memaklumkan Kepada Pemohon PT 2 10 12

16 Membuat Pembayaran Pemohon / 0 2 2

17 Menerima Pembayaran Kewangan / 5 5 10

18 Pengeluaran Lesan PT / 5 10 15

19 Menandatangani Lesen Pegawai Pelesen / 2 5 7

20 Penerimaan Lesen Pemohon / 0 0 0

*1 Hari Bersamaan 480 Minit Total 271 18832 19103

Rule of Thumb: CVA and BVA Simplify, Combine and Optimize

NVA Eliminate

Pelaksana

Aktiviti

PEMOHON

KEWANGAN

PT

PAR

PEGAWAI PELESEN

SKD

JKKD

JKKN

2. Semak Permohonan

MP : 10m

3. Daftar dalam sistem E-lesen dan membuka

fail. MP 15m

4. Menyediakan

surat ulasan jabatan MP : 5m

1. Lengkapkan

dokumen

MM: 30m

5. MENANDATANGANI SURAT ULASAN

JABATAN MP : 5m

MM: 480m

MM: 5m

MM: 5m

6. MENGHANTAR SURAT ULASAN

MP : 30

MM: 10m

A Pemohon sertakan

surat ulasan jabatan teknikal terlibat dan

disahkan oleh PT

Pelaksana

Aktiviti

PEMOHON

KEWANGAN

PT

PAR

PEGAWAI PELESEN

SKD

JKKD

JKKN

8. Memperhalusi keputusan ulasan Jabatan teknikal

MP : 15m

7. Menerima ulasan jabatan dan Menyediakan profail pemohon ke

mesyuarat JKKD MP : 20m

9. Memutuskan keputusan Permohonan

MP : 60m

B

11. Memperakukan keputusan JKKD

12.Perakuan JKKN MP : 10m

c MM: 6720m

MM: 9600m

MM: 480m

MM: 480m

10.Menghantar surat JKKD untuk perakuan

MP : 15m

MM: 480m

Gabung aktiviti 7 & 8

Hapuskan aktiviti 10 dengan Gabung aktiviti 11

ke aktiviti 9 dengan wujudkan Jawatankuasa

Kecil Lesen Hiburan Daerah yang akan memperakui

keputusan JKKD

Pelaksana

Aktiviti

PEMOHON

KEWANGAN

PT

PAR

PEGAWAI PELESEN

SKD

JKKD

JKKN

D

13.Mengeluarkan surat kelulusan berserta syaratnya kepada pemohon

MP : 5m

MM: 480m

14.menandatangani surat kelulusan

MP : 2m

20.Penerimaan lesen

16.Membuat pembayaran

17.Menerima pembayaran

MP : 5m

18.Pengeluaran lesen

MP : 5m

MM: 10m

MM: 2m

MM: 5m

19.Menandatangani lesen MP : 2m

MM: 10m

MM: 5m

15. Memaklumkan kepada pemohon

MP : 2 min

MM: 30m

aktiviti 14 &18 boleh

dilaksanakan secara

pemberiankuasa

PROSES TO BE

Pengeluaran Lesen Hiburan Raya

Pelaksana

Aktiviti

PEMOHON

KEWANGAN

PT

PAR

PEGAWAI PELESEN

SKD

JKKD

JKKN

2. Semak Permohonan

MP : 10m

3. Daftar dalam sistem E-lesen dan membuka

fail. MP 15m

1. Lengkapkan

dokumen

MM: 480 m

MM: 5m

MM: 5m

4. Menghantar Suat Ulasan

MP :30

5. Menerima ulasan jabatan dan Menyediakan profail pemohon ke

mesyuarat JKKD dan Memperhalusi keputusan ulasan Jabatan teknikal

MP : 20m

MM: 2400m

B 6. Memutuskan keputusan menerusi Jawatankuasa Kecil Lesen Hiburan Daerah yang akan memperakui keputusan JKKD

MP : 60m

MM: 1440m

Pelaksana

Aktiviti

PEMOHON

KEWANGAN

PT

PAR

PEGAWAI PELESEN

SKD

JKKD

JKKN

B

7.Mengeluarkan surat kelulusan berserta syaratnya kepada pemohon

MP : 5m

MM: 10m

8. Menandatangani surat kelulusan

MP : 2m

10.Membuat pembayaran

11.Menerima pembayaran

MP : 5m

12.Pengeluaran lesen

MP : 5m

MM: 10m

MM: 2m

MM: 5m

13.Menandatangani lesen MP : 2m

MM: 10m

MM: 5m

14.Penerimaan lesen

MM: 240m

9. Memaklumkan kepada pemohon

MP : 2 min

MM: 10m

Value Analysis of Process

No. Aktiviti Pelaksana

Value Analysis (Tandakan / )

Masa Proses

Masa Menunggu

Masa Diambil

VA BVA NVA minit minit minit

1 LENGKAPKAN DOKUMEN Pemohon / 0 5 5

2 SEMAK PERMOHONAN PT / 10 5 15

3 DAFTAR DALAM SISTEM E-LESEN DAN MEMBUKA FAIL. PT / 15 30 45

4 MENGHANTAR SURAT ULASAN PAR / 30 2400 2430

5 MENERIMA ULASAN JABATAN DAN MENYEDIAKAN PROFAIL PEMOHON KE MESYUARAT JKKD DAN MEMPERHALUSI KEPUTUSAN ULASAN JABATAN TEKNIKAL

PT 20 1440 1460

6 MEMUTUSKAN KEPUTUSAN MENERUSI JAWATANKUASA KECIL LESEN HIBURAN DAERAH YANG AKAN MEMPERAKUI KEPUTUSAN JKKD

JKKD / 60 240 300

7 MENGELUARKAN SURAT KELULUSAN BESERTA SYARAT KEPADA PEMOHON

PT / 5 10 15

8 MENANDATANGANI SURAT KELULUSAN Pegawai Pelesen / 2 30 32

9 MEMAKLUMKAN KEPADA PEMOHON PT / 2 10 12

10 MEMBUAT PEMBAYARAN Pemohon / 5 20 25

11 MENERIMA PEMBAYARAN Kewangan / 5 5 10

12 PENGELUARAN LESAN PT / 5 10 15

13 MENANDATANGANI LESEN Pegawai Pelesen / 2 5 7

14 PENERIMAAN LESEN Pemohon / 0 0 0

*1 hari bersamaan 480 minit Total 161 4210 4371

Rule of Thumb: CVA and BVA Simplify, Combine and Optimize

NVA Eliminate

PERBANDINGAN SEBELUM DAN SELEPAS

Pengeluaran Lesen Hiburan Raya

No. Perkara Sebelum Selepas

1. Kecekapan kerja 1.42 % 3.68 %

2. Masa keseluruhan proses 40 hari 9 hari

3. Bilangan Aktiviti 20 14

Perbandingan Sebelum dan Selepas

RINGKASAN PENEMUAN

Pengeluaran Lesen Hiburan Raya

Pengeluaran Lesen Hiburan Raya

Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek

Catatan / Isu

1. Asas Undang-undang (nyatakan akta/peraturan)

Enakmen Hiburan dan Tempat-Tempat Hiburan 1998 sama

2. Piagam Pelanggan (Masa Kelulusan)

90 hari 9 hari Bergantung kepada JKLHD sebulan sekali

3. Caj/bayaran

Borang Proses Kelulusan

1. Lesen PHK

A) Kiddy rides / Novelty / Carnival Games B) Komputer games / sinulator

2. Lesen Snooker / Billard / American Pooltable.

3. Lesen Karaoke / Live Band / Muzik - Lanjutan masa.(selepas jam 12.00

malam) 4. Lesen Karaoke 5. Lesen Tari Menari

- Lanjutan masa. (selepas jam 12.00malam)

6. Panggung Wayang / Cineplex.

7. Lesen Bowling

RM10.00 x unit (sebulan)

RM150.00 x unit (sebulan)

RM 100.00 x meja (sebulan)

RM10.00 x sehari

RM10.00 x satu jam

RM10.00 x kotak (sebulan)

RM 50.00 x sehari

RM 25.00 x satu jam

RM 10.00 x hari

(1 pertunjukan)

RM 5.00 x hari

(pertunjukan seterusnya)

RM 20.00 x hari (larut

malam)

RM100.00 x lorong

(sebulan)

Sama

4. Nama Borang Komposit Contoh

Borang permohonan Lesen Hiburan Sama Submission on-

line

5. Tempoh sahlaku 3 6 bulan Sama

Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan

Pengeluaran Lesen Hiburan Raya

Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu

6. Pembaharuan 3 Bulan sebelum tamat tempoh Sama -

7. Agensi yang dirujuk

a) Polis b) PBT c) Kesihatan d) Bomba e) Suruhanjaya Tenaga f) Finas (Wayang)

Sama Dalam tempoh 5 hari

8. Keperluan Dokumen sokongan

a) Borang Permohonan Lesen HiburanTermasuk Salinan Asal

b) Gambar Permohonan Berukuran Pasport c) Salinan Kad Pengenalan d) Salinan Daftar Perniagaan (ROC) atau Form 49

dan Form 24 e) Salinan surat perjanjian sewa dengan tuan punya

bangunan / tanah / kedai f) Salinan cukai tanah jika premis milik pemohon

sendiri g) Salinan pelan lantai. h) Pelan Lokasi. i) Salinan Lesen Perniagaan Premis jika ada. j) Gambar permis bahagian hadapan / belakang / kiri /

kanan dan dalam premis.

Borang baru diselaraskan dengan permohonan surat ulasan Jabatan

disediakan oleh pemohon sendiri.

7 salinan (Bergantung kepada agensi

yang dirujuk)

9. Kaedah Permohonan

Perakuan melalui JKKD perlu dirujuk kepada JKKN Penubuhan JKLHD yang

membuat perakuan Penambahbaikan sistem sedang

dijalankan

Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan

ISU DAN CABARAN 7 WASTES PENJELASAN PENAMBAHBAIKAN

1. Overproducing

1. Menyemak dan menyediakan surat permohonan ulasan Jabatan Teknikal.

1. Serahkan tangggungjawab semakkan dan surat permohonan ulasan permohonan ulasan Jabatan Teknikal kepada pemohon. Pejabat Daerah hanya sahkan untuk edaran.

2. Waiting

1. Mendapatkan tandatangan Peg. Daerah bagi surat permohonan ulasan Jabatan Teknikal, mendapatkan tandatangan Pegawai Daerah bagi surat kelulusan dan pengeluaran lesen.

2. Menghantar dan menunggu ulasan dari jabatan teknikal

3. Ulasan Jabatan adalah wajib.

1. Tanggungjawab menyediakan surat diserahkan kepada pemohon. Pemberian kuasa diberikan untuk menandatangani.

2. Tempoh maklumbalas daripada Jabatan Teknikal dikurangkan kepada 5 hari.

3. Jabatan teknikal diberitahu tarikh mesyuarat JKKD bagi tindakan mereka.

3. Transport

1. Surat ulasan jabatan tidak dapat dihantar serta merta.

1. Memaklumkan kepada Jabatan lebih awal melalui faks/telefon agar persediaan awal dapat dibuat.

4. Over-processing

1. Masa proses pembayaran bergantung kepada sistem online dan kelajuan jalur lebar.

2. Memperhalusi ulasan jabatan teknikal 3. Keputusan JKKD akan dihantar kepada JKKN

untuk perakuan kelulusan

1. Menyediakan jalurlebar alternatif 2. Memperhalusi ulasan jabatan dan keputusan

serta perakuan dirangkumkan dalam JKLHD

5. Inventory

1. Permohonan untuk dibawa ke JKKD menunggu ulasan teknikal kerana tidak dinyatakan tarikh permohonan dibawa ke JKKD

1. Setiap permohonan akan dinyatakan tarikh permohonan akan dibawa ke JKKD, tiada fail yang akan dsimpan.

6. Motion

1. Borang maklumat tidak lengkap 1. Format baru dan senarai checktlist kepada

pemohon agar tanggungjawab kepada pemohon

7. Defects Tiada Tiada

8. Others (Nyatakan)

ISU CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

1. Ulasan jabatan lewat diterima Penetapan tempoh ulasan 5 hari bekerja

2. Memperhalusi ulasan Jabatan Teknikal

Tidak diperlukan kerana berlaku pertindihan proses.

3. Pegawai yang terlibat tiada untuk

tandatangan lesen Penurunan kuasa kepada pegawai bertanggungjawab

4. Perakuan daripada JKKN

lambat

Penubuhan JKLHD untuk menyelaras perakuan berulang daripada JKKD dan JKKN

5. Penyediaan borang dan semakan permohonan yang tidak lengkap

Borang dan format baru untuk permohonan agar tanggungjawab

menyemak dan mengadakan dokumen kepada pemohon.

Mengelakkan masa menunggu pegawai tanda tangan surat mohon

ulasan Jabatan Teknikal.

ISU DAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN