perekayasaan pejabat setiausaha kerajaan …rr.mpc.gov.my/data/lic-bpr-2015-01-20-09-29-13.pdf ·...

PEREKAYASAAN

PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN SELANGOR

LESEN PELELONG

Pendaftaran Projek : Lesen Pelelong Awam

Situasi Semasa Peluang Penambahbaikan

Temuduga hanya dijalankan sekali setahun. Proses permohonan mengambil kira ulasan dan pandangan daripada PDRM. Setiap dokumen perlu disemak oleh penyelia. Pemilihan calon dari hasil temuduga. Temuduga yang dijalankan mengambil masa yang panjang dan kos yang tinggi.

Mewujudkan proses tapisan calon (ujian dan temuduga) supaya hanya yang layak sahaja menghantar permohonan lesen. Pemanggilan untuk ujian akan di ‘self regulate’ melalui peletakan syarat-syarat awal semasa iklan dikeluarkan. Memanjangkan tempoh sah lesen dan penilaian kadar semula fee lesen semasa.

Sasaran Projek Skop Projek

Sasaran :

• Mempercepatkan proses kelulusan

• Menurunkan kos operasi

Proses: Kelulusan Lesen Pelelong Awam Mula: Terima permohonan Tamat: Pemohon terima lesen Dalam Skop : Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Selangor Luar Skop : Ulasan daripada PDRM

Carta Perbatuan Ahli Pasukan (Nombor Telefon dan E-mail)

Fasa Mula Tamat Champion: Y.B Dato’ Hj. Muhammad Khusrin Bin Hj Munawi

Penubuhan Pasukan 19.11.2013 Ketua Projek: Tuan Johary Bin Anuar

Inventori Lesen Penolong Projek : Pn Liyana Hawa Binti Hamzah

Perekayasaan (BPR) Ahli: 1. Pn Hailis Suzana Binti Abdul Halim

Analisa Data 2. Pn Ainah Binti Muhammad

Cadangan Penyelesaian 21.11.2013 3. Cik Raudah Binti Zakaria

Profil Projek

PROSES ‘AS IS’

LESEN PELELONG

Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Pelelong

PICMinitk

an surat

AKTIVITI

Pemohon

Pembantu

Tadbir

PPT/PP

TP SPBT

Ujian/Temu

duga

Hantar Permohonan

1.Terima & semak

MP : 10m

4. Sediakan surat ulasan

polis MP : 10 m

6.Sedia surat dan hantar ke

PDRM MP : 60 m

8. Tetapkan ujian temuduga &

lantikan panel MP : 20 m

A

5.Semakan &

tandatangan

MP : 10 m

7.Terima ulasan

PDRM & semak

MP : 10 m

MM: 1bln

MM: 1bln

MM: 180m

MM: 180 m

2. Minitkan surat

MP : 10 m

MM: 10m

MM: 10m

MM: 240m

3. Keluarkan

arahan MP : 10 m

MM: 10m

Terima surat gagal

Ya

Tidak


PIC AKTIVITI

Pemohon

Pembantu

Tadbir

PPT/PP

TP SPBT

TEMU

DUGA

YB SUK

11. Maklumkan kepada

pemohon MP : 60 m

17. Edar surat keputusan temuduga

MP : 60 m

10.Semakan &

tandatangan

MP : 10 m

15.Semakan lanjut

MP : 10 m

14.Proses keputusan

MP : 1440 m

MM: 240m

MM: 3 H

MM: 240m MM: 2 H

9. Sediakan surat panggilan ujian & panel

MP : 10 m

12.Terima panggilan

13. Hadir temu duga

MP : 60 m

18. Terima Keputusan

A

MM: 240m

MM: 3h MM: 2H

16. Tandatangan

minit temuduga

MP : 10 m

B

MM: 60m


PIC AKTIVITI

Pemohon

Pembantu

Tadbir

PPT/PP

TP SPBT

YB SUK

23.Rekod penerimaan

Lesen MP : 15m

22.Maklum dan Serahan

lesen/rekod MP : 60 m

B

MM: 240m

19 Calon (lulus) hantar wang pos

20.Terima & proses wang pos /keluarkan resit &sediakan lesen

MP : 30m

21. Tandatangan MP : 10 m

MM: 240m

MM: 10m

MM: 10m

23A. Terima Lesen

AS IS - Value Analysis of Process 1/2

Bil Activities

Customer

Value

Added

(CVA)

Customer Non

Value Added Masa Proses (MP)

Masa Menunggu

(MM)

Masa Diambil

(MD) BVA NVA

Hantar

1 Terima, semak & daftar / 10

2 .Minit surat / 10 180

3 Keluar Arahan / 10 180

4 Sedia Ulasan / 10 10

5 Semak dan Tanda tangan / 10 10

6 Sedia surat dan hantar ke PDRM / 60

7 Terima ulasan dari PDRM / 10 11520

8 tetapkan tarikh ujian / 20 240

9 Sediakan surat panggilan / 10 240

10 Semak dan Tanda tangan / 10 240

11 Maklum kepada pemohon / 60

12 Terima panggilan / 1140

13 Hadir temuduga / 60 1140

14 Proses Keputusan / 1140

JUMLAH 1400 14900 16300

Nota : 1 hari = 480 minit dan I bulan = 24 hari

AS IS - Value Analysis of Process 2/2

Bil Activities

Customer

Value

Added

(CVA)

Customer Non


Masa Menunggu

(MM)

Masa Diambil

(MD) BVA NVA

15 Semakan Lanjut 10 60

16 Tandatangan Minit temuduga / 10 60

17 Edar surat keputusan / 60

18 Terima keputusn /

19 Pemohon hantar wang pos / 240

20 Terima dan Proses dan sediakan

lesen / 30 240

21 Tanda tangan lesen / 10 240

22 Maklum dan serah lesen / 60 10

23 Rekod Penerima lesen / 10

23A Pemohon terima lesen

JUMLAH 190 850 1040

Jumlah Masa memproses : 1400 + 190 = 1590

Jumlah Masa Menunggu : 14900 + 850 = 15750

Masa Keseluruhan yang diambil = 17340

Kecekapan Proses : 1590/17340 = 0.09%

PELUANG PENAMBAHBAIKAN

(‘KAIZEN BLAST’)

Peluang Penambahbaikan (Kaizen Blast)

PICMinitk

an surat

AKTIVITI

Pemohon

Pembantu

Tadbir

PPT/PP

TP SPBT

Ujian/Temu

duga

Hantar Permohonan

1.Terima & semak

MP : 10m

4. Sediakan surat ulasan

polis MP : 10 m

6.Hantar surat & semak PDRM

MP : 60 m

8. Tetapkan ujian temuduga &

lantikan panel MP : 20 m

A

5.Semakan &

tandatangan

MP : 10 m

7.Terima ulasan

PDRM & semak

MP : 10 m

MM: 1bln

MM: 1bln

MM: 180m

MM: 180 m

2. Minitkan surat

MP : 10 m

MM: 10m

MM: 10m

MM: 240m

3. Keluarkan

arahan MP : 10 m

Peluang Penambahbaikan (Kaizen Blast

PIC AKTIVITI

Pemohon

Pembantu

Tadbir

PPT/PP

TP SPBT

TEMU

DUGA

YB SUK

11. Maklumkan kepada

pemohon MP : 60 m

16. Edar surat keputusan temuduga

MP : 60 m

10.Semakan &

tandatangan

MP : 10 m

14.Semakan lanjut

MP : 10 m

13.Proses keputusan

MP : 1440 m

MM: 240m

MM: 3 H MM: 240m

MM: 2 H

9. Sediakan surat panggilan ujian & panel

MP : 10 m

Terima panggilan

12. Hadir temu duga

MP : 60 m

Terima

A

MM: 240m

MM: 3h MM: 2H

15. Tandatangan

minit temuduga

MP : 10 m

B

Peluang Penambahbaikan (Kaizen Blast)

PIC AKTIVITI

Pemohon

Pembantu

Tadbir

PPT/PP

TP SPBT

YB SUK

20.Rekod penerimaan

Lesen MP : 15m

19.Maklum dan Serahan

lesen/rekod MP : 60 m

B

MM: 240m

Calon (lulus) hantar wang pos

17.Terima & proses wang pos /keluarkan resit &sediakan lesen

MP : 30m

18. Tandatangan MP : 10 m

MM: 240m

MM: 10m

Terima lesen

PROSES ‘TO BE’

LESEN PELELONG

Proses To Be (cadangan 1)

PICMinitk

an surat

AKTIVITI

Pemohon

Pembantu

Tadbir

PDRM

PPT/PP

TP SPBT

1.Hantar Permohonan lengkap dan memenuhi

syarat MP 10

3.Keputusan ujian

MP : 10m

7.Terima panggilan/hadiri

temuduga MP : 10 m

4.Tapisan Keselamatan

Polis

6.Lantikan panel temuduga & panggil calon

MP : 20 m

A

8.Semakan

Keputusan

temuduga

MP : 60 m

5.Terima ulasan PDRM/tetapkan

temuduga MP : 10 m

Lulus

2.Menduduki ujian

MP : 60 m

Gagal

Lulus

Gagal

Surat makluman kepada pemohon

MP : 10 MM: 240m

Fasa 1 Fasa 2

MM: 2400m

MM: 2400m MM: 1 bln

MM: 2400m

MM: 2minggu

Proses To Be (Cadangan 1)

PIC AKTIVITI

Pemohon

Pembantu

Tadbir

PPT/PP

TP SPBT

YB SUK

12.Edar surat keputusan temuduga

MP : 60 m

11.Tandatangan

untuk kelulusan

MP : 10 m

9.Sediakan Kertas Minit MP : 60 m

13.Terima keputusan & buat bayaran

A

10.Semak & cadang untuk

kelulusan MP : 60 m

14.Terima bayaran/keluarkan resit & lesen

MP = 5 m

15.Tandatangan lesen

MP = 5m

16.Rekod dan serah

MP=10m

17.Terima lesen & tamat

MM: 2H

MM: 10m

MM: 10m

MM: 480m

MM: 10m

MM: 10m

MM: 10m

MM: 10m

Cadangan 1 : Value Analysis of Process

Bil Activities

Customer

Value

Added

(CVA)

Customer Non


Masa Menunggu

(MM)

Masa Diambil

(MD) BVA NVA

1 Terima permohoan dan semak / 5

2 Duduki ujian / 60 2400

3 Keputusan Ujian / 10 240

4 Tapisan Polis / 2400

5 Terima Laporan PDRM / 10 11520

6 Lantikan Panel & Panggil Temuduga / 20 2400

7 Terima panggilan & hadir temuduga / 10 4800

8 Semakan keputusan temuduga / 60 10

9 Sediakan kertas minit / 60 960

10 Semak dan Cadang untuk kelulusan / 60 10

11 Tandatangan dan lulus / 10 10

12 Edar surat keputusan temuduga / 60 480

13 Terima keputusan dan buat bayaran / -

JUMLAH 365 25230


Bil Activities

Customer

Value

Added

(CVA)

Customer Non


Masa Menunggu

(MM)

Masa Diambil

(MD) BVA NVA

14 Terima bayaran dan Keluar resit / 5 10

15 Sedia dan Tanda Tangan Lesen / 5 10

16 Rekod dan serah / 10

JUMLAH 20 20

Jumlah Masa Proses : 20 + 365 = 385minit

Jumlah Masa menunggu : 20 + 25230 = 25250minit


Jumlah Aktitiviti = 20 ke 16 aktitiviti

Proses To Be (cadangan 2)

PICMinitk

an surat

AKTIVITI

Pemohon

Pembantu

Tadbir

PDRM

PPT/PP

TP SPBT

1.Hantar Permohonan lengkap dan memenuhi

syarat MP 10

3.Keputusan ujian

MP : 10m

5.Terima panggilan/hadiri

temuduga MP : 10 m

4.Tapisan Keselamatan

Polis

4.Lantikan panel temuduga & panggil calon

MP : 20 m

A

6.Semakan

Keputusan

temuduga

MP : 60 m

5.Terima ulasan PDRM/tetapkan

temuduga MP : 10 m

Lulus

2.Menduduki ujian

MP : 60 m

Gagal

Lulus

Gagal

Surat makluman kepada pemohon

MP : 10

MM: 240m

Fasa 1 Fasa 2

MM: 2400m MM: 1 bln

MM: 2400m

MM: 2minggu

Nota : Tiada Semakan polis dijalankan memandangan daripada rekod yang ada semua pemohon yang

Memohon menepati syarat awal yang ditetapkan (tiada rekod jenayah)

Proses To Be (Cadangan 2)

PIC AKTIVITI

Pemohon

Pembantu

Tadbir

PPT/PP

TP SPBT

YB SUK

10.Edar surat keputusan temuduga

MP : 60 m

9.Tandatangan

untuk kelulusan

MP : 10 m

7.Sediakan Kertas Minit MP : 60 m

11.Terima keputusan & buat bayaran

A

8.Semak & cadang untuk

kelulusan MP : 60 m

12.Terima bayaran/keluarkan resit & lesen

MP = 5 m

13.Tandatangan lesen

MP = 5m

14.Rekod dan serah

MP=10m

17.Terima lesen & tamat

MM: 2H

MM: 10m

MM: 10m

MM: 480m

MM: 10m

MM: 10m

MM: 10m

MM: 10m


Bil Activities

Customer

Value

Added

(CVA)

Customer Non


Masa Menunggu

(MM)

Masa Diambil

(MD) BVA NVA

1 Terima permohoan dan semak / 5

2 Duduki ujian / 60 2400

3 Keputusan Ujian / 10 240

4 Lantikan Panel & Panggil Temuduga / 20 2400

5 Terima panggilan & hadir temuduga / 10 4800

6 Semakan keputusan temuduga / 60 10

7 Sediakan kertas minit / 60 960

8 Semak dan Cadang untuk kelulusan / 60 10

9 Tandatangan dan lulus / 10 10

10 Edar surat keputusan temuduga / 60 480

11 Terima keputusan dan buat bayaran / -

JUMLAH 355 11310 11665


Bil Activities

Customer

Value

Added

(CVA)

Customer Non


Masa Menunggu

(MM)

Masa Diambil

(MD) BVA NVA

12 Terima bayaran dan Keluar resit / 5 10

13 Sedia dan Tanda Tangan Lesen / 5 10

14 Rekod dan serah / 10

JUMLAH 20 20 40

Jumlah Masa Proses : 20 + 355 = 375

Jumlah Masa Keseluruhan: 40+ 11665 =11705 (24.3 hari)


Jumlah Aktitiviti = 16 kepada 14

PERBANDINGAN SEBELUM DAN SELEPAS

LESEN PELELONG

No. Perkara Sebelum Selepas

1. Kecekapan kerja (masa proses x 100% Masa keseluruhan

0.09% 0.03%

2. Masa keseluruhan proses (masa menunggu + masa proses)

17340m

(36.12hari)

11705 m

(24.3hari)

3. Bilangan Aktiviti 22 ke 16 14

Perbandingan Sebelum dan Selepas

Lesen Pelelong Awam

Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu

1. Asas Undang-undang (nyatakan akta/peraturan)

i) The Auction Sales Enactment F.M.S. Cap. 81 (No. 2 of 1929)

ii) Kanun Tanah Negara

Sama

2. Piagam Pelanggan (Masa Kelulusan)

Tiada ( Tempoh sebenar kelulusan mengambil

masa antara 2-3 bulan selepas terima permohonan)

14 hari (selepas terima permohonan)

(a)Tiada ujian & temuduga (b) Menambahbaik senarai semak (c)Sediakan template/format surat dan ulasan permohonan

3. Caj/bayaran • Borang • Proses • Kelulusan

Borang : Percuma Proses : Percuma Kelulusan : RM 10

Sama

Penilaian semula kadar bayaran kelulusan RM300.00 - RM500.00 (cadangan)

4. Nama Borang • Komposit • Contoh

i) Borang Permohonan Lesen

Pelelong Negeri Selangor (PU/SPBT/01)

ii) Borang Permohonan Pembaharuan Negeri Selangor(PU/SPBT/02)

Sama Boleh diupload drpd

website

5. Tempoh sahlaku 1 tahun Sama 2 tahun

Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan

Lesen Pelelong Awam

Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu

6. Pembaharuan 1 tahun 1 tahun 2 tahun sekali

7. Agensi yang dirujuk

a) PDRM

a) PDRM Penilaian semula keperluan rujukan

8. Keperluan Dokumen sokongan

Permohonan Baru a) Salinan IC b) Gambar pemohon (ukuran

passport) Permohonan Pembaharuan a) Salinan IC b) Butir-butir lelongan tahun

semasa c) Gambar pemohon (ukuran

passport)

sama

9. Kaedah Permohonan

Manual sama

Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan

ISU DAN CABARAN 7 WASTES PENJELASAN PENAMBAHBAIKAN

1. Overproducing

2. Waiting 1. Menunggu ulasan luar yang lama 2. Makluman status permohonan kepada

pemohon mengambil masa yang lama 3. Ujian dan temuduga hanya diadakan setahun

sekali 4. Proses permohonan mengambil kira ulasan

dan pandangan daripada pihak Mahkamah Tinggi.

1. Rujukan luar hanya PDRM sahaja 2. Ujian dan temuduga dihapuskan 3. Permohonan diproses sepanjang masa 4. Makluman melalui email@sms@telefon 5. Mewujudkan statistik pemegang lesen sedia

mengikut daerah @ kawasan

3. Transport 1.Makluman status kepada pemohon berulangkali 1. Mengurangkan aktiviti proses makluman

4. Over-processing 1. Aktiviti semakan berlapis 2. Tiada template

1. Menghapuskan aktiviti semakan & penurunan kuasa dibuat

2. Sediakan template surat mohon ulasan

5. Inventory

6. Motion

1. Setiap dokumen perlu disemak/disahkan oleh penyelia

1. Kuasa tandatangan surat dipeturunkan

7. Defects

8. Others (Nyatakan)

Pemohon tidak mahir / kurang pengetahuan berkaitan hal tanah@ktn

1. Mewajibkan peserta hadir kursus / ceramah 2. Menetapkan kriteria/syarat pemohon iaitu i)Berumur tidak kurang 25 tahun kecuali disokong oleh

pengalaman dan kelayakan akademik eg diploma ii) Pemohon mesti mempunyai sekurang-kurangnya sijil

SPM iii) Mempunyai premis perniagaan di negeri Selangor

perekayasaan pejabat setiausaha kerajaan …rr.mpc.gov.my/data/lic-bpr-2015-01-20-09-29-13.pdf ·...

Documents