perekayasaan majlis bandaraya petaling jaya:...

PEREKAYASAAN

MAJLIS BANDARAYA PETALING JAYA:

LESEN PENJAJA

Pendaftaran Projek : LESEN PENJAJA

Situasi Semasa Peluang Penambahbaikan

Pemohon tidak berpuas hati dengan tempoh masa

yang di ambil oleh MBPJ bagi mendapatkan

kelulusan lesen perniagaan. Jika ditambahbaik

daripada segi masa dan beban kos, peniaga akan

lebih berpuas hati dan merancakkan lagi aktiviti

perniagaan dalam kawasan MBPJ. Seterusnya

dapat menarik minat peniaga kecil dalam kawasan

MBPJ.

• Mempercepat tempoh kelulusan lesen.

• Mengurangkan kos yang ditanggung pemohon.

• Komposit borang permohonan

Sasaran Projek Skop Projek

• Sasaran : Mempercepatkan proses kelulusan

• Faedah Kewangan: Mengurangkan kos

pematuhan

Proses : Kelulusan Lesen Penjaja

Mula : Terima permohonan

Tamat : Pemohon terima surat kelulusan

Dalam Skop : MBPJ

Luar Skop : Agensi dirujuk

Carta Perbatuan Ahli Pasukan

Fasa Mula Tamat Champion: Datin Paduka Alinah Binti Ahmad

Penubuhan Pasukan 23 Okt 13 21 Nov 13 Ketua Projek : Hjh. Sharinaz Binti Hj. Samsudin

([email protected])

Inventori Lesen 23 Okt 13 21 Nov 13 Pen. Projek : Zaleha Binti Ahmad (012-9156564)

Perekayasaan (BPR) 23 Okt 13 21 Nov 13 Ahli: Izhar Bin Juyahir ( 014-2222113)

Muhammad Zafri Bin Mohd Yunus ( 019-6742355)

Noorhafifah binti Abdul Latif (013 - 387 5955) Analisa Data 23 Okt 13 21 Nov 13

Cadangan Penyelesaian 23 Okt 13 21 Nov 13

Profil Projek

PROSES ‘AS IS’ Lesen Penjaja (a) Kritikal

- Gerai / Pasar Awam

- Pasar Malam / Pagi / Bergerak

Jawatan /

Jabatan Aktiviti

Pemohon

PT (Kaunter)

PT (Unit)

Panel Temuduga

(PKS,PJP,

Lesen)

1. Hantar permohonan

Proses Kerja Semasa Kritikal (As-Is) Lesen Penjaja

3.Asingkan permohonan

mengikut lokasi MP: 10 minit

2.Terima,

semak &

daftar

MP : 5m

Lulus?

6.Buat kelulusan pihak berkuasa melesen.

MP: 20 minit

Tidak lengkap

lengkap

5. Sesi temuduga MP: 1 Hari

Ya

Tidak

4. Sedia senarai untuk proses

temuduga MP: 1 jam

A

MM: 1 Hari

MM: 30 hari

MM: 16 Hari MM: 14 Hari

Jawatan /

Jabatan Aktiviti

Pemohon

PT (Kaunter)

PT (Unit)

Datuk

Bandar(Berkuasa

melesen)

Proses Kerja Semasa Kritikal (As-Is) Lesen Penjaja

A

7. Kelulusan Datuk Bandar

MP:5 minit

8. Menyediakan surat kelulusan dan panggilan

undi tapak MP:30 minit

Hadir undi petak

Bayaran lesen 9. Terima surat

keputusan MP: 1 minit

MM: 2 Hari

MM: 21 Hari

MM: 3 Hari

Rule of Thumb: CVA and BVA – Simplify and Optimize

NVA – Eliminate

Value Analysis Lesen Penjaja (As-Is)

Aktiviti

Customer

Value

Added

(CVA)

Customer Non

Value Added Masa

Proses

(minit)

Masa

Menunggu

(minit)

Masa

Diambil

(minit) BVA NVA

1. Hantar permohonan / 0 0 0

2. Terima, semak & daftar / 5 480 485

3. Buka Fail & minit kpd PPKP / 10 14400 14410

4. Sedia senarai untuk proses temuduga / 60 7680 7740

5. Sesi Temuduga / 480 6720 7200

6. Buat kelulusan pihak berkuasa melesen / 20 10080 10100

7. Kelulusan Datuk Bandar / 5 960 965

8. Menyediakan surat kelulusan dan

panggilan undi tapak

/ 30 1440 1470

9. Terima Surat Kelulusan / 1 0 1

TOTAL 611 41760 42371

Jawatan /

Jabatan Aktiviti

Pemohon

PT (Kaunter)

PT (Unit)

Panel Temuduga

(PKS,PJP,

Lesen)


Proses Kerja Semasa Kritikal (As-Is) dengan penambahbaikan Lesen Penjaja

3.Asingkan permohonan

mengikut lokasi MP: 10 minit

2.Terima,

semak &

daftar

MP : 5m

Lulus?

6.Buat kelulusan pihak berkuasa melesen.

MP: 20 minit

Tidak lengkap

lengkap

5. Sesi temuduga MP: 1 Hari

Ya

Tidak

4. Sedia senarai untuk proses

temuduga MP: 1 jam

A

MM: 1 Hari

MM: 30 hari

MM: 16 Hari MM: 14 Hari

Lesen Penjaja

diklasifikasi semula

kepada 2 kategori,

1) Kritikal, 2) Tidak

Kritikal

Lesen Penjaja

Tidak Berisiko

diberi kelulusan

serta merta

Jawatan /

Jabatan Aktiviti

Pemohon

PT (Kaunter)

PT (Unit)

Datuk

Bandar(Berkuasa

melesen)

Proses Kerja Semasa Kritikal (As-Is) dengan penambahbaikan Lesen Penjaja

A

7. Kelulusan Datuk Bandar

MP:5 minit

8. Menyediakan surat kelulusan dan panggilan

undi tapak MP:30 minit

Hadir undi petak

Bayaran lesen

9. Terima surat keputusan

MP: 1 minit

MM: 2 Hari

MM: 21 Hari

MM: 3 Hari

PROSES ‘To Be’ Lesen Penjaja (a) Kritikal (Kekal)

- Pasar Malam / Pagi/ Bergerak

(b) Tidak Kritikal (BPR) - Gerai / Pasar Awam

Jawatan / Jabatan Lesen PENJAJA Tidak Kritikal ‘To Be’

Pemohon

PT (Lesen)

PT(Kaunter Bayaran)

PPT


4. Daftar & rekod dalam sistem PJIIS MP: 10mt

2. Semak dokumen dan kekosongan

MP: 5m

Lengkap

Tak Lengkap

5. Keluarkan bil deposit bayaran

MP: 1mt

6. Menerima bayaran

MM: 15 mt

8. Terima surat

tawaran

7. Menyediakan surat tawaran

MP: 3mt

3. Mengesahkan dan menentukan

kadar bayaran MP: 5mt

Membuat bayaran dalam masa 14 hari

dan terima lesen

MM: 5 mt MM: 3 mt

Aktiviti

Customer

Value

Added

(CVA)

Customer Non

Value Added Masa

Proses

(minit)

Masa

Menunggu

(minit)

Masa

Diambil

(minit)

BVA NVA

1. Hantar permohonan / 0 0 0

2. Semak dokumen dan kekosongan / 5 5 10

3. Mengesahkan dan menentukan kadar bayaran / 5 3 8

4. Daftar & rekod dalam sistem PJIIS / 10 0 10

5. Keluarkan bil deposit bayaran / 1 10 11

6. Menerima bayaran lesen / 0 15 15

7. Menyediakan surat tawaran / 3 0 3

8. Terima surat tawaran / 0 0 0

TOTAL 24 33 57

Value Analysis Prosess Tidak Kritikal (To-Be)

No. Perkara Sebelum Selepas

1.

Kecekapan Kerja

a) Berisiko

b) Tidak Berisiko

a) 1.44%

b) -

a) 1.44%

b) 42.11%

3.

Masa keseluruhan proses

a) Berisiko

b) Tidak Berisiko

a) 89 Hari

b) -

a) 89 Hari

b) 57 Minit

Perbandingan Sebelum dan Selepas Projek

LESEN PENJAJA

Lesen Tred Perniagaan & Iklan

Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu

1. Asas Undang-

undang (nyatakan

akta/peraturan)

-UUK Tred, Perniagaan dan

Perindustrian (MBPJ) 2007

-UUK Pusat Kecantikan &

Penjagaan Kesihatan (MBPJ) 2007

- UUK Establisymen Makanan

(MBPJ) 2007

- UUK Iklan (MBPJ) 2007

- UUK HOTEL

(MBPJ)

- UUK Tempat Letak Kereta (MBPJ)

1995

- Enakmen Hiburan dan

Tempat-tempat Hiburan 1998

-UUK Tred, Perniagaan dan

Perindustrian (MBPJ) 2007

-UUK Pusat Kecantikan &

Penjagaan Kesihatan (MBPJ) 2007

- UUK Establisymen Makanan

(MBPJ) 2007

- UUK Iklan (MBPJ) 2007

- UUK HOTEL

(MBPJ)

- UUK Tempat Letak Kereta (MBPJ)

1995

- Enakmen Hiburan dan

Tempat-tempat Hiburan 1998

2. Piagam

Pelanggan (Masa

Kelulusan)

a) Kritikal – 90 hari a) Kritikal - 90 Hari

b) Tidak Kritikal - 90 minit

Memperkenalkan

kategori Lesen

penjaja tidak kritikal

yang boleh

dikeluarkan lesen

serta merta

3. Caj/bayaran

• Borang

• Proses

• Kelulusan

a) Borang – RM 5.00

b) Proses - Tiada

c) Kelulusan – Mengikut

Aktiviti Perniagaan

a) Borang – Download

Percuma, Ambil di Kaunter

RM 5.00

b) Kelulusan – Mengikut Aktiviti

Perniagaan

Cadangan

memansuhkan wajib

pembelian borang

Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan



4. Nama Borang

• Komposit

• Contoh

a)Borang

Permohonan

Komposit Lesen

Tred, Dan Iklan

b) Borang Iklan

c) Borang Hiburan

Dan Tempat

Hiburan

a) Borang Permohonan Lesen

Tred

b) Borang Permohonan

Establishmen Makanan

c) Borang Permohonan Pusat

Kecantikan & Penjagaan

Kesihatan

d) Borang Permohonan Pusat

Siber

e) Borang Permohonan Hiburan

Sebab mewujudkan banyak borang

mengikut jenis permohonan

kerana:

1. Pemohon lebih mudah faham

untuk mengisi borang.

2. Pemohon lebih jelas dengan

garis panduan yg lebih terperici

3. Pemohon lebih kurang mengisi

maklumat yang diperlukan. ( 1-2

m/s)

4. Mengurangkan pergantungan

pemohon kepada orang tengah

(runner)

5. Tempoh

sahlaku 1 tahun 1, 2, 3 tahun

Cadangan Tempoh Tamat

Mengikut Tarikh Kelulusan.

6. Pembaharuan 1 tahun 1, 2, 3 tahun




7. Agensi yang

dirujuk

a) Jab. Kesihatan, MBPJ

b) Jab. Perancangan,MBPJ

c) Jab. Penguatkuasa MBPJ

c) Jab. Bomba & Penyelamat

d) Pej. Kesihatan

e) Pejabat Tanah

f) PDRM

g) Jab. Veterinar

h) MAINS

i)Kementerian Kewangan

j) DOSH

k) JAS

l) KASTAM

m) PEJABAT PENDIDIKAN

n) JKM

a) Jab. Kesihatan, MBPJ

b) Jab. Perancangan,MBPJ

c) Jab. Penguatkuasa MBPJ

c) Jab. Bomba & Penyelamat

d) Pej. Kesihatan

e) Pejabat Tanah

f) PDRM

g) Jab. Veterinar

h) MAINS

i)Kementerian Kewangan

j) DOSH

k) JAS

l) KASTAM

m) PEJABAT PENDIDIKAN

n) JKM




8. Keperluan

Dokumen

sokongan

a) Gambar pemohon

b) Salinan Kad Pengenalan

c) Pelan Lokasi

d) Salinan SSM

g) Tenancy Agreement

h) Gambar Premis Luar dan Dalam

i) Kursus Pengendalian Makanan

(Jika Berkaitan)

j) Salinan Suntikan TY2 (Jika

berkaitan)

k) Gambar Exhaust Fan dan Grease

Trap (Jika Berkaitan)

k) Surat Membenarkan Permohonan

Dihantar menggunakan Pihak Ketiga

(Jika Berkaitan)

l) Salinan Kebenaran Merancang

(Jika Berkaitan)

m) Salinan Lesen Dari Agensi Luar

(Jika Berkaitan)

a) Gambar pemohon

b) Salinan Kad Pengenalan

c) Pelan Lokasi

d) Salinan SSM

g) Tenancy Agreement

h) Gambar Premis Luar dan Dalam

i) Kursus Pengendalian Makanan

(Jika Berkaitan)

j) Salinan Suntikan TY2 (Jika

berkaitan)

k) Surat Membenarkan

Permohonan Dihantar

menggunakan Pihak Ketiga (Jika

Berkaitan)

l) Salinan Kebenaran Merancang

(Jika Berkaitan)

m) Salinan Lesen Dari Agensi Luar

(Jika Berkaitan)

-

9. Kaedah

Permohonan Manual Manual dan Online BLESS


Isu dan Cabaran

Waste Isu Penambahbaikan

Correction

Over Process

Over Produce PBT mempunyai beban kerja yang tinggi

di awal tahun kerana perlu memproses

semua lesen pembaharuan

Cadangan Tempoh Tamat lesen mengikut Tarikh

Kelulusan

Waiting Kesemua lesen penjaja dikategorikan

sebagai kritikal dan mengambil masa

yang lama untuk diluluskan

Memperkenalkan kategori Tidak Kritikal untuk

diberi kelulusan serta merta

Transportation 1. Pemohon perlu datang ke MBPJ

samata-mata untuk membeli borang

2. Pemohon perlu datang ke PBT

setiap tahun

1. Cadangan memansuhkan wajib pembelian

borang dan diganti dengan caj pemprosesan.

Borang disediakan di laman web dan boleh

didownload secara percuma. Pemohon yang

mengambil borang di kaunter, masih

dikenakan bayaran.

2. Cadangan Tempoh hayat lesen diberi pilihan

untuk 1, 2 atau 3 tahun

Inventory

Motion

Isu dan Cabaran

Waste Isu Penambahbaikan

Others Untuk pembaharuan lesen, Jabatan

Pelesenan dibebankan untuk

memastikan keperluan Jabatan –

Jabatan lain dipenuhi menyebabkan

lesen lambat/ tidak dikeluarkan.

Contoh: Pembaharuan Lesen

memerlukan kompaun dijelaskan,

Pembaharuan tukar guna bangunan,

Permit Struktur/ Bangunan dan lain lain.

Pembaharuan Lesen dikeluarkan tanpa

mengambil kira keperluan jabatan – jabatan lain.

Jabatan lain perlu mengambil tindakan mengikut

saluran masing – masing.

perekayasaan majlis bandaraya petaling jaya:...

Documents