PEREKAYASAAN

BADAN KAWAL SELIA AIR:

LESEN ABSTRAKSI AIR MENTAH

(AIR BUMI / AIR PERMUKAAN)

Profil Projek Latar Belakang Projek Problem Statement

Proses Permohonan Baru Lesen Abstraksi Air Mentah mengambil masa yang panjang untuk mendapatkan lesen baharu.

Sejak BKSA beroperasi dari 2009, Proses Permohonan Baru Lesen Abstraksi Air Mentah mengambil masa selama 33 hari untuk diluluskan kepada pemohon. Hal ini menyebabkan proses kerja mengambil masa yang panjang dan memberi kesan negatif kepada BKSA.

Sasaran Projek Skop Projek

Matrix Tahap Semasa Sasaran Tahap

Selepas Nama Proses Proses Permohonan baru Lesen Abstraksi Air Mentah

Lead Time 33 hari 0 jam 23 minit 44 hari TBD Mula Terima permohonan lesen

Kos Pemohon

Borang – RM 0 Proses – RM 150 Kelulusan (Lesen) – RM 200 Lain2: i. Cas Air Mentah (8sen/m3) –

RM(200 ~ 80,000) <2500 m3 is free

ii. Deposit RM(500 ~ 20,000) iii. Dokumen sokongan: RM 36.70

TBD TBD

Tamat Serah lesen kepada pemohon

Dalam Skop Unit Pembangunan BKSA, Unit Pentadbiran BKSA, Unit Kewangan BKSA, Pengarah Sumber Air

Kecekapan Proses (%)

3.37 % TBD TBD Luar Skop Pemohon, Timb. SUK, MMK, Jabatan Luar (JAS, JMG, JPS)

Pelan Pelaksanaan Projek Profil Pasukan

Aktiviti Tarikh Mula Tarikh Tamat

(Actual) Jaw. Nama

Penubuhan Pasukan Ketua J29 Siti Sahara

Pengumpulan Data & Analisa

Penolong W27 Norzahirah

Perekyasaan

Ahli Kumpulan

Ahli Unit Pembangunan Samsul, Zurina

Cadangan Penyelasaian Ahli Unit Pentadbiran Mohd Nor, Wong Suk Kei, Samsuamri, Muhayudin

Verifikasi & Laporan Ahli Unit Kewangan Siti Rahayu, Zurudah

Penasihat Pengarah Nor Halim

PROSES ‘AS IS’ Lesen Abstraksi Air Mentah

(Air Bumi / Air Permukaan)

Pelaksana Aktiviti

PEMOHON (SYARIKAT)

PEMBANGUNAN

MMK

PENGARAH

KEWANGAN

PENTADBIRAN

JAB. LUAR (JAS / JMG / JPS)

Lengkap

Menghantar borang permohonan lengkap

& bayar fi proses

Semak Kelengkapan

borang MP: 15m

Terima bayaran permohonan &

keuarkan resit kpd Pemohon MP: 15m

Buka fail Syarikat & simpan salinan resit (daftar dlm

Pangkalan Data) MP: 10m

Dapatkan resit asal

Analisis data & peyiasatan

on-site MP: 120m

Minitkan Permohonan

MP: 5m

Menyediakan ulasan teknikal

Sediakan kertas MMK

MP: 70m

Terima draf MMK, buka fail rahsia & hantar draf MMK

MP: 10m

A

Tak Len

gka

p

MM: 5m

MM: 1m

MM: 1m

MM: 60m

MM: 2520m

Sediakan surat

ulasan MP:10m

Hantar untuk ulasan

MP: 30m

MM: 1080m

MM: 1m

T/tgn surat

ulasan MP: 2m

MM: 1m

MM: 1440m

MM: 1440m

MM: 90m

Dptkan t/tgn TSUK

MP: 5m

MM: 1m

MM: 2400m

MM: 15m

Serah ulasan

Pengarah MP: 1m

MM: 1m

Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Abstraksi Air Mentah

Pelaksana Aktiviti

PEMOHON (SYARIKAT)

PEMBANGUNAN

MMK

PENGARAH

KEWANGAN

PENTADBIRAN

JAB. LUAR (JAS / JMG / JPS)

Terima resit bayaran &

lesen

A Kelulusan melalui keputusan Majlis

Mesy. Negeri MP: 180m

Pemberitahuan kpd Pemohon

Terima keputusan MMK & minitkan

keputusan permohonan

MP: 5m

Buat surat kelulusan Lesen bersyarat,

akujanji pematuhan MP: 10m

Sediakan lesen

MP: 5m

Terima surat dan t/tgn akujanji

Hantar surat kelulusan & utk rekod

MP: 30m

Tak lu

lus

Lulus

Terima bayaran & serah lesen setelah

akujanji di-t/tgni MP: 15m

Bayar fi lesen & deposit

Failkan (utk tujuan rekod)

dlm fail Syarikat berkenaan

MM: 4800m

MM: 10m

MM: 1m

MM: 8160m

MM: 3m

MM: 16m

T/tgn surat pemberitahuan

kelulusan MP: 2m

Terima & serah surat pemberitahuan

kelulusan MP: 0m

MM: 1m

MM: 1m

Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Abstraksi Air Mentah

# Activity Customer Value Added

(CVA)

Customer Non Value Added

BVA NVA

1 Menghantar borang permohonan lengkap & bayar fi proses /

2 Interval /

3 Semak kelengkapan borang /

4 Interval /

5 Terima bayaran permohonan & keuarkan resit kpd Pemohon /

6 Interval /

7 Dapatkan resit asal /

8 Interval /

9 Buka fail Syarikat & simpan salinan resit (daftar dlm Pangkalan Data)

/

10 Interval /

11 Minitkan Permohonan /

12 Interval /

13 Analisis data & peyiasatan on-site /

14 Interval /

15 Sediakan surat ulasan /

16 Interval /

17 Tandatangan surat ulasan /

18 Interval /

Value Analysis of Process (1/3)

Rule of Thumb: CVA and BVA – Simplify, Combine and Optimize

NVA – Eliminate Interval – Eliminate or optimize

# Activity Customer Value Added

(CVA)

Customer Non Value Added

BVA NVA

19 Serah surat ulasan ber-t/tgn Pengarah /

20 Interval /

21 Hantar untuk ulasan /

22 Interval /

23 Sediakan ulasan teknikal /

24 Interval /

25 Sediakan kertas MMK /

26 Interval /

27 Dptkan t/tgn TSUK /

28 Interval /

29 Terima draf MMK, buka fail rahsia & hantar draf MMK /

30 Interval /

31 Kelulusan melalui keputusan Majlis Mesy. Negeri /

32 Interval /

33 Pemberitahuan kpd Pemohon (tak lulus) /

34 Interval /

35 Terima keputusan MMK & minitkan keputusan permohonan /

36 Interval /

Value Analysis of Process (2/3)

Rule of Thumb: CVA and BVA – Simplify, Combine and Optimize

NVA – Eliminate Interval – Eliminate or optimize

# Activity Customer Value Added

(CVA)

Customer Non Value Added

BVA NVA

37 Buat surat kelulusan Lesen bersyarat, akujanji pematuhan /

38 Interval /

39 T/tgn surat pemberitahuan kelulusan /

40 Interval /

41 Terima & serah surat pemberitahuan kelulusan /

42 Interval /

43 Sediakan lesen /

44 Interval /

45 Hantar surat pemberitahuan kelulusan & utk rekod /

46 Interval /

47 Terima surat dan t/tgn akujanji /

48 Interval /

49 Bayar fi lesen & deposit /

50 Interval /

51 Terima bayaran & serah lesen setelah akujanji ditandatangani /

52 Interval /

53 Terima resit bayaran & lesen /

54 Interval /

55 Failkan (utk tujuan rekod) dlm fail Syarikat berkenaan /

56 Interval /

Value Analysis of Process (3/3)

Rule of Thumb: CVA and BVA – Simplify, Combine and Optimize

NVA – Eliminate Interval – Eliminate or optimize

PEMOHON (SYARIKAT)

PEMBANGUNAN

MMK

PENGARAH

KEWANGAN

PENTADBIRAN

JAB. LUAR (JAS / JMG / JPS)

Lengkap

Menghantar borang permohonan lengkap

& bayar fi proses

Semak Kelengkapan

borang MP: 15m

Terima bayaran permohonan &

keuarkan resit kpd Pemohon MP: 15m

Buka fail Syarikat & simpan salinan resit (daftar dlm

Pangkalan Data) MP: 10m

Dapatkan resit asal

Analisis data & peyiasatan

on-site MP: 120m

Minitkan Permohonan

MP: 5m

Menyediakan ulasan teknikal

Sediakan kertas MMK

MP: 70m

Terima draf MMK, buka fail rahsia & hantar draf MMK

MP: 10m

A

Tak Len

gka

p

MM: 5m

MM: 1m

MM: 1m

MM: 60m

MM: 2520m

Sediakan surat

ulasan MP:10m

Hantar untuk ulasan

MP: 30m

MM: 1080m

MM: 1m

T/tgn surat

ulasan MP: 2m

MM: 1m

MM: 1440m

MM: 1440m

MM: 91m

Dptkan t/tgn TSUK

MP: 5m

MM: 1m

MM: 2400m

MM: 15m

Serah ulasan

Pengarah MP: 1m

MM: 1m

Mensyaratkan pemohon utk

mendapatkan sendiri ulasan dr Jab. Luar

1.Menggabungkan 2 borang AP01 & AP01_Intake. 2.Pemohon dpt memuat turun borang secara spesifik melalui link dr laman sesawang BKSA 3.Sediakan dan nyatakan syarat-syarat penghantaran borang permohonan

Perubahan senarai tugas kakitangan Unit

Kewangan (bhgn terimaan & resit)

CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

(Lesen Abstraksi Air Mentah)

PEMOHON (SYARIKAT)

PEMBANGUNAN

MMK

PENGARAH

KEWANGAN

PENTADBIRAN

JAB. LUAR (JAS / JMG / JPS)

Terima resit bayaran &

lesen

A Kelulusan melalui keputusan Majlis

Mesy. Negeri MP: 180m

Pemberitahuan kpd Pemohon

Terima keputusan MMK & minitkan

keputusan permohonan

MP: 5m

Buat surat kelulusan Lesen bersyarat,

akujanji pematuhan MP: 10m

Sediakan lesen

MP: 5m

Terima surat dan t/tgn akujanji

Hantar surat kelulusan & utk rekod

MP: 30m

Tak lu

lus

Lulus

Terima bayaran & serah lesen setelah

akujanji di-t/tgni MP: 15m

Bayar fi lesen & deposit

Failkan (utk tujuan rekod)

dlm fail Syarikat berkenaan

MM: 4800m

MM: 10m

MM: 1m

MM: 8160m

MM: 3m

MM: 16m

T/tgn surat pemberitahuan

kelulusan MP: 2m

Terima & serah surat pemberitahuan

kelulusan MP: 0m

MM: 1m

MM: 1m

Faks surat cetakan komputer secara terus

kpd Pemohon tanpa melalu Pos

CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

(Lesen Abstraksi Air Mentah)

PROSES ‘TO BE’ Lesen Abstraksi Air Mentah

(Air Bumi / Air Permukaan)

Pelaksana Aktiviti

PEMOHON (SYARIKAT)

PEMBANGUNAN

MMK

PENGARAH

KEWANGAN

PENTADBIRAN

JAB. LUAR (JAS / JMG / JPS)

Lengkap

Menghantar borang permohonan lengkap

& bayar fi proses

Semak Kelengkapan

borang MP: 5m

Terima bayaran permohonan &

keluarkan resit kpd Pemohon

MP:5m

Buka fail Syarikat & simpan salinan resit

(daftar dlm Pgkln. Data) MP: 10m

Dapatkan resit asal

Analisis data & penyiasatan on-site

MP: 475m

Sediakan kertas MMK

MP: 70m

Terima draf MMK, buka fail rahsia & hantar draf MMK

MP: 10m

A

Tak Lengkap

MM: 5m

MM: 1m

MM: 1m

MM: 2520m

MM: 1080m

MM: 90m

Dptkan t/tgn TSUK

MP: 5m

MM: 1m

MM: 5m

MM: 5m

Proses Kerja Semasa (To-be) Lesen Abstraksi Air Mentah

Pelaksana Aktiviti

PEMOHON (SYARIKAT)

PEMBANGUNAN

MMK

PENGARAH

KEWANGAN

PENTADBIRAN

JAB. LUAR (JAS / JMG / JPS)

Terima resit bayaran &

lesen

A

Kelulusan melalui keputusan Majlis

Mesy. Negeri

Pemberitahuan kpd Pemohon

Terima keputusan MMK & minitkan keputusan

permohonan MP: 15m

Buat surat kelulusan Lesen bersyarat,

akujanji pematuhan MP: 10m

Sediakan lesen

MP: 5m

Terima surat dan t/tgn akujanji

Faks surat kelulusan & akujanji utk rekod

MP: 30m

Tak lulu

s

Lulus

Terima bayaran & serah lesen setelah

akujanji di-t/tgni MP: 5m

Bayar fi lesen & deposit

Failkan (utk tujuan rekod) dlm fail Sykt. berkenaan

MM: 4800m

MM: 1m

MM: 1m

MM: 0m

MM: 3m

MM: 5m

Proses Kerja Semasa (To-be) Lesen Abstraksi Air Mentah

No. Perkara Sebelum Selepas

1. Kecekapan kerja 3.37 % 7.04 %

2. Masa keseluruhan proses 33 hari 23 minit 19 hari 38 minit

Perbandingan Sebelum dan Selepas Projek

15

Lesen Abstraksi Air Mentah

Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu

1. Asas Undang-undang

(nyatakan akta / peraturan) Akta Air 1920 Sama Tiada

2. Piagam Pelanggan

(Masa Kelulusan) 33 hari 19 hari

Ulasan teknikal daripada Jab. Luar

diperlukan sebelum menghantar borang

permohonan

3. Caj / bayaran

• Borang

• Proses

• Kelulusan

a. Borang – Percuma

b. Proses – RM150.00

c. Lesen – RM200.00

Sama Tiada

4. Nama Borang

• Komposit

• Contoh

a. Lesen Abstraksi Air Mentah

– Air Bumi

b. Lesen Abstraksi Air Mentah

– Air Permukaan

5. Tempoh sah laku 1 tahun Sama

6. Pembaharuan 44 hari

7. Agensi yang dirujuk

Jabatan Luar:

1. Jab. Air dan Saliran

2. Jab. Mineral & Galian

Tiada

Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan

16

Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan

Lesen Abstraksi Air Mentah

Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu

8. Keperluan Dokumen

sokongan

4 x Salinan Pelan Kawasan

1 x Salinan SSM

1 x Salinan Profil Syarikat

1 x Salinan K/P Pemohon

(Pengurus)

1 x Surat Perwakilan kuasa

bert/tangan hidup

9. Kaedah Permohonan Permohonan baru