jabatan perbendaharaan negeri sarawak: lesen...

JABATAN PERBENDAHARAAN NEGERI SARAWAK:LESEN PERDAGANGAN

Pendaftaran Projek : Lesen Perdagangan

Situasi Semasa Peluang Penambahbaikan

Prosedur dan tempoh kelulusan Mengurangkan karenah birokrasi, Mengurangkan masamemproses, Mengurangkan dokumentasi, Mengurangkankos pematuhan

Sasaran Projek Skop Projek

• Sasaran : Mempercepatkan proses kelulusan• Faedah: Mengurangkan masa menunggu• Bil Hari ( sekarang): -Permohonan baru Lesen Perdagangan = 30 minitPermohonan pembaharuan Lesen Perdagangan=

20 minit

Proses: Proses Lesen PerdaganganMula: Terima permohonanTamat: Serah lesen

Carta Perbatuan Ahli Pasukan

Fasa Mula Tamat Champion: Encik Jumastapha Bin Lamat

Profil Projek 29.11.12 29.11.12 Ketua Projek: Encik Kushairi Bin Johan

Mapping As-Is 29.11.12 30.11.12 Penolong Projek: Encik Mohd Shariffini Bin Mohd. Yusuf

Value Analysis 19.12.12 19.12.12 Setiausaha Projek : Puan Ong Mei Kuan

Penambah baikan 19.12.12 20.12.12 Ahli Pasukan: -

Mapping To-Be 20.12.12 21.12.12

Verifikasi proses 14.05.13 15.05.13

Profil Projek

PROSES ‘AS IS’Lesen Perdagangan:

I. Permohonan BaruII. Pembaharuan

Pemohon

PembantuTadbir(Kaunter)

TimbalanPemungut/Pen.Akauntan(bagi pihak)

Kembalikandan beriulasan

MP: 1 Min

Tidak

Ya

Ya

Tidak

Terima & semakBorang

Permohonan I.R.D.No. 8 dandokumen

sokongan besertacop perniagaan

MP: 1 Min

Masukkan datapermohonan

(nama pemohon &syarikat) dalamsistem TRALIS.

MP: 1 Min

Lengkap?

Lesentelah

wujud?

Kembalikankepada pemohon

untukdilengkapkan

MP: 1 Min

Terima BorangPermohanan I.R.D

No. 8 dandokumensokongan

MP: 1 min

MM: 10 Min

MM: 1Min

MM:1Min

MM: 1Min

MM: 1 Min

MM: 1 Min

KategorikanPerniagaan

menurutordinan

MP: 2 Min

jelas?

Bincang untukpengesahan

kategori

MP: 3 Min

Ya

Tidak

MM: 2 Min

Buat Bayar

MP: 2 Min

Cetak lesendan resit

MP: 1 Min

Semak &tandatanganpada Lesen

MP: 2 Min

PROSES PERMOHONAN BARU LESEN PERDAGANGAN (As-Is)

MM: 1Min

Terima dantandatangan Lesen

PerdaganganMP: 1Min

LULUS30 MinitLULUS30 Minit

MM: 1 Min

MM: 1Min

Pemohon



Tidak

Ya

Terima & semakLesen

Perdagangan dancop perniagaan

MP: 1 Min

Dapatkanmaklumat darisistem TRALISdan kemaskinimaklumat baru

lesen.

MP: 1 Min

Lengkap?


untukdilengkapkan

MP: 1 Min

Kemukakan LesenPerdagangan Asalatau laporan polisatau surat sumpah(jika lesen hilang)

dan cop perniagaanMP: 1 min

MM: 7 Min

1 Min Cetak lesen dan resit

MP: 1 Min

Tandatanganpada Lesen

MP: 2 Min

PROSES MEMPERBAHARUI LESEN PERDAGANGAN (As-Is)

MM: 2Min

Terima LesenPerdagangan

MP: 1Min

MM: 1Min

Buat Bayaran

MP: 2 Min


# ActivityCustomer

Value Added(VA)

Customer NonValue Added

MasaProses

(MP)

MasaMenunuggu

(MM)Masa

BVA NVA Minit Minit Minit

1 Terima borang permohonan I.R.D 8 dandokumen sokongan

√ 1 10 11

2 Semak Borang Permohonan I.R.D 8 dandokumen sokongan

√ 1 1 2

3 Masukkan data permohonan dalam sistemTRALIS

√ 1 1 2

4 Kategorikan perniagaan menurut ordinan √ 2 - 2

5 Bincang untuk pengesahan kategori √ 3 1 4

6 Buat Bayaran √ 2 - 2

7 Cetak lesen dan resit √ 1 2 3

8 Tandatangan pada lesen √ 2 1 3

9 Terima Lesen Perdagangan √ 1 - 1

JUMLAH 14 16 30

Value Analysis untukPermohonan Baru Lesen Perdagangan (1/2)

Rule of Thumb: CVA and BVA – Simplify, Combine and OptimizeNVA – Eliminate Interval – Eliminate or optimize

# Activity

CustomerValueAdded(CVA)

Customer Non ValueAdded Masa

Proses

MasaMenunggu

(MM)

MasaDiambil

(MD)BVA NVA

1Kemukakan Lesen Perdagangan Asalatau laporan polis atau surat sumpah(jika lesen hilang) dan cop perniagaan

√ 1 7 8

2 Semak Lesen Perdagangan dan copperniagaan

√ 1 1 2

3Dapatkan maklumat dari sistemTRALIS dan kemaskini maklumat barulesen

√ 1 - 1

4 Buat Bayaran √ 2 - 2

5 Cetak lesen dan resit√ 1 2 3

6 Tandatangan pada Lesen√ 2 1 3

7 Terima Lesen Perdagangan√ 1 - 1

Jumlah9 11 20

Rule of Thumb: CVA and BVA – Simplify, Combine and OptimizeNVA – Eliminate Interval – Eliminate or optimize

Value Analysis untukPermohonan Pembaharuan Lesen Perdagangan (1/2)

Pemohon



Kembalikandan beriulasan

MP: 1 Min

Tidak

Ya

Ya

Tidak




MP: 1 Min

Masukkan datapermohonan

(nama pemohon &syarikat) dalamsistem TRALIS.

MP: 1 Min

Lengkap?

Lesentelah

wujud?


untukdilengkapkan

MP: 1 Min


No. 8MP: 1 min

MM: 10 Min

MM: 1Min

MM:1Min

MM: 1Min

MM: 1 Min

MM: 1 Min


menurutordinan

MP: 2 Min

jelas?

Bincang untukpengesahan

kategori

MP: 3 Min

Ya

Tidak

MM: 2 Min

Buat Bayar

MP: 2 Min


MP: 1 Min

SemakdanTandatangan

pada Lesen

MP: 2 Min

PROSES PERMOHONAN BARU LESEN PERDAGANGAN

MM: 1Min


MP: 1Min

Lagend

VA

BVA

NVA

Cadanganmembuatpre-sign


Pemohon akanmenyemakmaklumat yangdimasukkan dalamsistem TRALIS

Pemohon akanmenyemakmaklumat yangdimasukkan dalamsistem TRALIS

Menyediakansenarai terperinci

kategoriperniagaan yangterbaru sebagairujukan standard

Menyediakansenarai terperinci

kategoriperniagaan yangterbaru sebagairujukan standard

Sediakanborang TL &

Borang 2untuk dimuat

turun dilaman

sesawang

Sediakanborang TL &

Borang 2untuk dimuat

turun dilaman

sesawang

No. giliranakan

dikemukakan oleh PT

selepaspemohonmengisiborang

No. giliranakan

dikemukakan oleh PT

selepaspemohonmengisiborang

MM: 1Min

MM: 1Min

Pemohon



Tidak

Ya

Terima dan semakLesen


MP: 1 Min


lesen.

MP: 1 Min

Lengkap?


untukdilengkapkan

MP: 1 Min



MM: 7 Min

1 Min Cetak lesen dan resit

MP: 1 Min

Tandatanganpada Lesen

MP: 2 Min

PROSES MEMPERBAHARUI LESEN PERDAGANGAN

MM: 2Min


MP: 1Min

Buat Bayaran

MP: 2 Min

MM: 1Min

Cadanganmemperbaharuilesen 3 tahun

sekali

Cadanganmemperbaharuilesen 3 tahun

sekali

Pembaharuan LesenPerdagangan melalui

laman sesawang.Penjimatan masa dan

kos mengambilborang pada

pemohon.

Pembaharuan LesenPerdagangan melalui

laman sesawang.Penjimatan masa dan

kos mengambilborang pada

pemohon.



Tambahan PenambahbaikanTambahan Penambahbaikan

PROSES ‘TO BE’Lesen Perdagangan:

I. Permohonan BaruII. Pembaharuan

Pemohon



Tidak

Ya




MP: 1 Min

Masukkan datapermohonan (namapemohon & syarikat)

dalam sistem TRALIS.

MP: 1 Min

Lengkap?

Kembalikankepada

pemohon untukdilengkapkan

MP: 1 Min


No. 8

MP: 1 min

MM: 5 Min

MM: 1Min

MM:1Min

MM: 1 Min


menurutordinan

MP: 2 Min

BuatBayaran

MP: 2 Min


(yang telahpre-sign)

MP: 1 Min

PROSES PERMOHONAN BARU LESEN PERDAGANGAN (TO-BE)

Terima dantandatangan Lesen

Perdagangan

MP: 1Min


Pemohon



Tidak

Ya

Terima & semakLesen


MP: 1 Min


lesen.

MP: 1 Min

Lengkap?


untukdilengkapkan

MP: 1 Min



MM:2 Min

1 Min Cetak lesen danresit

MP: 1 Min

PROSES MEMPERBAHARUI LESEN PERDAGANGAN (To-Be)


MP: 1Min

Buat Bayaran

MP: 2 Min


No. Perkara Sebelum SelepasKadar

Penambahbaikan (%)

1. Kecekapan Kerja 46.67% 73.33% 57.12%2. Masa keseluruhan proses 30 Minit 15 Minit 50.00 %

Perbandingan Sebelum dan Selepas Projek

No. Perkara Sebelum SelepasKadar

Penambahbaikan (%)

1. Kecekapan Kerja 47.05% 70.00% 48.78 %2. Masa keseluruhan proses 20 Minit 10 Minit 50.00 %

Proses Permohonan Baru

Proses Permohonan Pembaharuan

Lesen PerdaganganItem / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu

1. Asas Undang-undang(nyatakan akta/peraturan)

-Businesses, Professions and TradeLicensing Ordinance 1955 sama

Borang I.R.D. No. 8 adalahdibawah LHDN dan JabatanPerbendaharaan Negeri hanyapejabat perlaksana untuk ProsesLesen Perdagangan

Penambahbaikan:1. Borang I.R.D. No.8

didownload ke lamansesawang.

2. Membuat pre-sign.

3. Menyediakan senaraiterperinci kategoriperniagaan yang terbarusebagai rujukan standard.

4. Pembaharuan dilakukansecara online.

5. Pembaharuan dari satutahun dipanjangkan ke tigatahun.

2. Piagam Pelanggan(Masa Kelulusan) 1 hari 1 Jam

3. Caj/bayaran• Borang• Proses• Kelulusan

a) Lesen Perdagangan - RM25.00 Sama

4. Nama Borang Baru: Borang I.R.D. No. 7 & I.R.D. 8Pembaharuan: Borang I.R.D. No. 7 Sama

5. Tempoh sahlaku 1 tahun 3 tahun

6. Pembaharuan 1 tahun 3 tahun

Ringkasan Penemuan dan Cadangan PenambahbaikanPermohonan Baru dan Pembaharuan


7. Agensi yang dirujuk a) Lembaga Hasil Dalam Negeri(LHDN) Kuching Sama

8a. Keperluan Dokumensokongan

Bagi KATEGORI :-i) Syarikat Sdn. Bhd.ii) Syarikat Berhad

Permohonan Baru LesenPerdagangan, dokumen yangdiperlukan ialah:-a) Borang 49b) Borang 44c) Borang 9d) Tenancy Agreement /Land titlee) Memorandum of Articlef) Letter of undertaking(jika perlu)g) Cop Syarikath) Permit yang berkaitani) Borang TL

a) Tenancy Agreement/Land title

b) Memorandum of Articlec) Letter of undertaking

(jika perlu)d) Cop Syarikate) Permit yang berkaitan

Cadangan:-a) Borang 49, 44 & 9 tidak

diperlukan dengan syaratsistem TRALIS dapat menjanadata dari sistem pejabatSSM/Pejabat Daerah.

a) Borang TL (JabatanPerangkaan Malaysia) tidakdiperlukan dengan syaratJabatan Perangkaan Malaysiaboleh memperolehi data yangdiperlukan melalui sistemTRALIS.Bagi Permohonan Pembaharuan

Lesen Perdagangan, dokumenyang diperlukan ialah:-

a) Borang TLb) Lesen Perdagangan yang asal

yang hendak diperbaharuic) Permit yang berkaitan

a) Lesen Perdaganganyang asal yang hendakdiperbaharui

b) Permit yang berkaitan



8b. Keperluan Dokumensokongan

Bagi KATEGORI :-i) Syarikat Perseoranganii) Syarikat Perkongsian

Bagi Permohonan Baru LesenPerdagangan, dokumen yangdiperlukan ialah:-

a) Sijil Pendaftaran Perniagaanb) Tenancy Agreement/Land tittlec) Cop Syarikatd) Permit yang berkaitane) Borang TL

a) Tenancy Agreement /Land titleb) Cop Syarikatc) Permit yang berkaitan

Cadangan:-a) Borang 49, 44 & 9 tidak

diperlukan dengan syaratsistem TRALIS dapatmenjana data dari sistempejabat SSM/PejabatDaerah.

a) Borang TL (JabatanPerangkaan Malaysia)tidak diperlukan dengansyarat JabatanPerangkaan Malaysiaboleh memperolehi datayang diperlukan melaluisistem TRALIS.

Bagi Permohonan Pembaharuan,dokumen yang diperlukan ialah:-

a) Borang TLb) Lesen Perdagangan yang asal

yang hendak diperbaharuic) Permit yang berkaitan

a) Lesen Perdagangan yangasal yang hendak diperbaharui

b) Permit yang berkaitan

9. Kaedah Permohonan Sistem TRALIS Sistem TRALIS -


jabatan perbendaharaan negeri sarawak: lesen...

Documents