JABATAN PERBENDAHARAAN NEGERI SARAWAK:LESEN PERDAGANGAN
Pendaftaran Projek : Lesen Perdagangan
Situasi Semasa Peluang Penambahbaikan
Prosedur dan tempoh kelulusan Mengurangkan karenah birokrasi, Mengurangkan masamemproses, Mengurangkan dokumentasi, Mengurangkankos pematuhan
Sasaran Projek Skop Projek
• Sasaran : Mempercepatkan proses kelulusan• Faedah: Mengurangkan masa menunggu• Bil Hari ( sekarang): -Permohonan baru Lesen Perdagangan = 30 minitPermohonan pembaharuan Lesen Perdagangan=
20 minit
Proses: Proses Lesen PerdaganganMula: Terima permohonanTamat: Serah lesen
Carta Perbatuan Ahli Pasukan
Fasa Mula Tamat Champion: Encik Jumastapha Bin Lamat
Profil Projek 29.11.12 29.11.12 Ketua Projek: Encik Kushairi Bin Johan
Mapping As-Is 29.11.12 30.11.12 Penolong Projek: Encik Mohd Shariffini Bin Mohd. Yusuf
Value Analysis 19.12.12 19.12.12 Setiausaha Projek : Puan Ong Mei Kuan
Penambah baikan 19.12.12 20.12.12 Ahli Pasukan: -
Mapping To-Be 20.12.12 21.12.12
Verifikasi proses 14.05.13 15.05.13
Profil Projek
PROSES ‘AS IS’Lesen Perdagangan:
I. Permohonan BaruII. Pembaharuan
Pemohon
PembantuTadbir(Kaunter)
TimbalanPemungut/Pen.Akauntan(bagi pihak)
Kembalikandan beriulasan
MP: 1 Min
Tidak
Ya
Ya
Tidak
Terima & semakBorang
Permohonan I.R.D.No. 8 dandokumen
sokongan besertacop perniagaan
MP: 1 Min
Masukkan datapermohonan
(nama pemohon &syarikat) dalamsistem TRALIS.
MP: 1 Min
Lengkap?
Lesentelah
wujud?
Kembalikankepada pemohon
untukdilengkapkan
MP: 1 Min
Terima BorangPermohanan I.R.D
No. 8 dandokumensokongan
MP: 1 min
MM: 10 Min
MM: 1Min
MM:1Min
MM: 1Min
MM: 1 Min
MM: 1 Min
KategorikanPerniagaan
menurutordinan
MP: 2 Min
jelas?
Bincang untukpengesahan
kategori
MP: 3 Min
Ya
Tidak
MM: 2 Min
Buat Bayar
MP: 2 Min
Cetak lesendan resit
MP: 1 Min
Semak &tandatanganpada Lesen
MP: 2 Min
PROSES PERMOHONAN BARU LESEN PERDAGANGAN (As-Is)
MM: 1Min
Terima dantandatangan Lesen
PerdaganganMP: 1Min
LULUS30 MinitLULUS30 Minit
MM: 1 Min
MM: 1Min
Pemohon
PembantuTadbir(Kaunter)
TimbalanPemungut/Pen.Akauntan(bagi pihak)
Tidak
Ya
Terima & semakLesen
Perdagangan dancop perniagaan
MP: 1 Min
Dapatkanmaklumat darisistem TRALISdan kemaskinimaklumat baru
lesen.
MP: 1 Min
Lengkap?
Kembalikankepada pemohon
untukdilengkapkan
MP: 1 Min
Kemukakan LesenPerdagangan Asalatau laporan polisatau surat sumpah(jika lesen hilang)
dan cop perniagaanMP: 1 min
MM: 7 Min
1 Min Cetak lesen dan resit
MP: 1 Min
Tandatanganpada Lesen
MP: 2 Min
PROSES MEMPERBAHARUI LESEN PERDAGANGAN (As-Is)
MM: 2Min
Terima LesenPerdagangan
MP: 1Min
MM: 1Min
Buat Bayaran
MP: 2 Min
LULUS20 MinitLULUS20 Minit
# ActivityCustomer
Value Added(VA)
Customer NonValue Added
MasaProses
(MP)
MasaMenunuggu
(MM)Masa
BVA NVA Minit Minit Minit
1 Terima borang permohonan I.R.D 8 dandokumen sokongan
√ 1 10 11
2 Semak Borang Permohonan I.R.D 8 dandokumen sokongan
√ 1 1 2
3 Masukkan data permohonan dalam sistemTRALIS
√ 1 1 2
4 Kategorikan perniagaan menurut ordinan √ 2 - 2
5 Bincang untuk pengesahan kategori √ 3 1 4
6 Buat Bayaran √ 2 - 2
7 Cetak lesen dan resit √ 1 2 3
8 Tandatangan pada lesen √ 2 1 3
9 Terima Lesen Perdagangan √ 1 - 1
JUMLAH 14 16 30
Value Analysis untukPermohonan Baru Lesen Perdagangan (1/2)
Rule of Thumb: CVA and BVA – Simplify, Combine and OptimizeNVA – Eliminate Interval – Eliminate or optimize
# Activity
CustomerValueAdded(CVA)
Customer Non ValueAdded Masa
Proses
MasaMenunggu
(MM)
MasaDiambil
(MD)BVA NVA
1Kemukakan Lesen Perdagangan Asalatau laporan polis atau surat sumpah(jika lesen hilang) dan cop perniagaan
√ 1 7 8
2 Semak Lesen Perdagangan dan copperniagaan
√ 1 1 2
3Dapatkan maklumat dari sistemTRALIS dan kemaskini maklumat barulesen
√ 1 - 1
4 Buat Bayaran √ 2 - 2
5 Cetak lesen dan resit√ 1 2 3
6 Tandatangan pada Lesen√ 2 1 3
7 Terima Lesen Perdagangan√ 1 - 1
Jumlah9 11 20
Rule of Thumb: CVA and BVA – Simplify, Combine and OptimizeNVA – Eliminate Interval – Eliminate or optimize
Value Analysis untukPermohonan Pembaharuan Lesen Perdagangan (1/2)
Pemohon
PembantuTadbir(Kaunter)
TimbalanPemungut/Pen.Akauntan(bagi pihak)
Kembalikandan beriulasan
MP: 1 Min
Tidak
Ya
Ya
Tidak
Terima & semakBorang
Permohonan I.R.D.No. 8 dandokumen
sokongan besertacop perniagaan
MP: 1 Min
Masukkan datapermohonan
(nama pemohon &syarikat) dalamsistem TRALIS.
MP: 1 Min
Lengkap?
Lesentelah
wujud?
Kembalikankepada pemohon
untukdilengkapkan
MP: 1 Min
Terima BorangPermohanan I.R.D
No. 8MP: 1 min
MM: 10 Min
MM: 1Min
MM:1Min
MM: 1Min
MM: 1 Min
MM: 1 Min
KategorikanPerniagaan
menurutordinan
MP: 2 Min
jelas?
Bincang untukpengesahan
kategori
MP: 3 Min
Ya
Tidak
MM: 2 Min
Buat Bayar
MP: 2 Min
Cetak lesendan resit
MP: 1 Min
SemakdanTandatangan
pada Lesen
MP: 2 Min
PROSES PERMOHONAN BARU LESEN PERDAGANGAN
MM: 1Min
Terima LesenPerdagangan
MP: 1Min
Lagend
VA
BVA
NVA
Cadanganmembuatpre-sign
Cadanganmembuatpre-sign
Pemohon akanmenyemakmaklumat yangdimasukkan dalamsistem TRALIS
Pemohon akanmenyemakmaklumat yangdimasukkan dalamsistem TRALIS
Menyediakansenarai terperinci
kategoriperniagaan yangterbaru sebagairujukan standard
Menyediakansenarai terperinci
kategoriperniagaan yangterbaru sebagairujukan standard
Sediakanborang TL &
Borang 2untuk dimuat
turun dilaman
sesawang
Sediakanborang TL &
Borang 2untuk dimuat
turun dilaman
sesawang
No. giliranakan
dikemukakan oleh PT
selepaspemohonmengisiborang
No. giliranakan
dikemukakan oleh PT
selepaspemohonmengisiborang
MM: 1Min
MM: 1Min
Pemohon
PembantuTadbir(Kaunter)
TimbalanPemungut/Pen.Akauntan(bagi pihak)
Tidak
Ya
Terima dan semakLesen
Perdagangan dancop perniagaan
MP: 1 Min
Dapatkanmaklumat darisistem TRALISdan kemaskinimaklumat baru
lesen.
MP: 1 Min
Lengkap?
Kembalikankepada pemohon
untukdilengkapkan
MP: 1 Min
Kemukakan LesenPerdagangan Asalatau laporan polisatau surat sumpah(jika lesen hilang)
dan cop perniagaanMP: 1 min
MM: 7 Min
1 Min Cetak lesen dan resit
MP: 1 Min
Tandatanganpada Lesen
MP: 2 Min
PROSES MEMPERBAHARUI LESEN PERDAGANGAN
MM: 2Min
Terima LesenPerdagangan
MP: 1Min
Buat Bayaran
MP: 2 Min
MM: 1Min
Cadanganmemperbaharuilesen 3 tahun
sekali
Cadanganmemperbaharuilesen 3 tahun
sekali
Pembaharuan LesenPerdagangan melalui
laman sesawang.Penjimatan masa dan
kos mengambilborang pada
pemohon.
Pembaharuan LesenPerdagangan melalui
laman sesawang.Penjimatan masa dan
kos mengambilborang pada
pemohon.
Cadanganmembuatpre-sign
Cadanganmembuatpre-sign
Tambahan PenambahbaikanTambahan Penambahbaikan
PROSES ‘TO BE’Lesen Perdagangan:
I. Permohonan BaruII. Pembaharuan
Pemohon
PembantuTadbir(Kaunter)
TimbalanPemungut/Pen.Akauntan(bagi pihak)
Tidak
Ya
Terima & semakBorang
Permohonan I.R.D.No. 8 dandokumen
sokongan besertacop perniagaan
MP: 1 Min
Masukkan datapermohonan (namapemohon & syarikat)
dalam sistem TRALIS.
MP: 1 Min
Lengkap?
Kembalikankepada
pemohon untukdilengkapkan
MP: 1 Min
Terima BorangPermohanan I.R.D
No. 8
MP: 1 min
MM: 5 Min
MM: 1Min
MM:1Min
MM: 1 Min
KategorikanPerniagaan
menurutordinan
MP: 2 Min
BuatBayaran
MP: 2 Min
Cetak lesendan resit
(yang telahpre-sign)
MP: 1 Min
PROSES PERMOHONAN BARU LESEN PERDAGANGAN (TO-BE)
Terima dantandatangan Lesen
Perdagangan
MP: 1Min
LULUS15 MinitLULUS15 Minit
Pemohon
PembantuTadbir(Kaunter)
TimbalanPemungut/Pen.Akauntan(bagi pihak)
Tidak
Ya
Terima & semakLesen
Perdagangan dancop perniagaan
MP: 1 Min
Dapatkanmaklumat darisistem TRALISdan kemaskinimaklumat baru
lesen.
MP: 1 Min
Lengkap?
Kembalikankepada pemohon
untukdilengkapkan
MP: 1 Min
Kemukakan LesenPerdagangan Asalatau laporan polisatau surat sumpah(jika lesen hilang)
dan cop perniagaanMP: 1 min
MM:2 Min
1 Min Cetak lesen danresit
MP: 1 Min
PROSES MEMPERBAHARUI LESEN PERDAGANGAN (To-Be)
Terima LesenPerdagangan
MP: 1Min
Buat Bayaran
MP: 2 Min
LULUS10 MinitLULUS10 Minit
No. Perkara Sebelum SelepasKadar
Penambahbaikan (%)
1. Kecekapan Kerja 46.67% 73.33% 57.12%2. Masa keseluruhan proses 30 Minit 15 Minit 50.00 %
Perbandingan Sebelum dan Selepas Projek
No. Perkara Sebelum SelepasKadar
Penambahbaikan (%)
1. Kecekapan Kerja 47.05% 70.00% 48.78 %2. Masa keseluruhan proses 20 Minit 10 Minit 50.00 %
Proses Permohonan Baru
Proses Permohonan Pembaharuan
Lesen PerdaganganItem / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu
1. Asas Undang-undang(nyatakan akta/peraturan)
-Businesses, Professions and TradeLicensing Ordinance 1955 sama
Borang I.R.D. No. 8 adalahdibawah LHDN dan JabatanPerbendaharaan Negeri hanyapejabat perlaksana untuk ProsesLesen Perdagangan
Penambahbaikan:1. Borang I.R.D. No.8
didownload ke lamansesawang.
2. Membuat pre-sign.
3. Menyediakan senaraiterperinci kategoriperniagaan yang terbarusebagai rujukan standard.
4. Pembaharuan dilakukansecara online.
5. Pembaharuan dari satutahun dipanjangkan ke tigatahun.
2. Piagam Pelanggan(Masa Kelulusan) 1 hari 1 Jam
3. Caj/bayaran• Borang• Proses• Kelulusan
a) Lesen Perdagangan - RM25.00 Sama
4. Nama Borang Baru: Borang I.R.D. No. 7 & I.R.D. 8Pembaharuan: Borang I.R.D. No. 7 Sama
5. Tempoh sahlaku 1 tahun 3 tahun
6. Pembaharuan 1 tahun 3 tahun
Ringkasan Penemuan dan Cadangan PenambahbaikanPermohonan Baru dan Pembaharuan
Lesen PerdaganganItem / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu
7. Agensi yang dirujuk a) Lembaga Hasil Dalam Negeri(LHDN) Kuching Sama
8a. Keperluan Dokumensokongan
Bagi KATEGORI :-i) Syarikat Sdn. Bhd.ii) Syarikat Berhad
Permohonan Baru LesenPerdagangan, dokumen yangdiperlukan ialah:-a) Borang 49b) Borang 44c) Borang 9d) Tenancy Agreement /Land titlee) Memorandum of Articlef) Letter of undertaking(jika perlu)g) Cop Syarikath) Permit yang berkaitani) Borang TL
a) Tenancy Agreement/Land title
b) Memorandum of Articlec) Letter of undertaking
(jika perlu)d) Cop Syarikate) Permit yang berkaitan
Cadangan:-a) Borang 49, 44 & 9 tidak
diperlukan dengan syaratsistem TRALIS dapat menjanadata dari sistem pejabatSSM/Pejabat Daerah.
a) Borang TL (JabatanPerangkaan Malaysia) tidakdiperlukan dengan syaratJabatan Perangkaan Malaysiaboleh memperolehi data yangdiperlukan melalui sistemTRALIS.Bagi Permohonan Pembaharuan
Lesen Perdagangan, dokumenyang diperlukan ialah:-
a) Borang TLb) Lesen Perdagangan yang asal
yang hendak diperbaharuic) Permit yang berkaitan
a) Lesen Perdaganganyang asal yang hendakdiperbaharui
b) Permit yang berkaitan
Ringkasan Penemuan dan Cadangan PenambahbaikanPermohonan Baru dan Pembaharuan
Lesen PerdaganganItem / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu
8b. Keperluan Dokumensokongan
Bagi KATEGORI :-i) Syarikat Perseoranganii) Syarikat Perkongsian
Bagi Permohonan Baru LesenPerdagangan, dokumen yangdiperlukan ialah:-
a) Sijil Pendaftaran Perniagaanb) Tenancy Agreement/Land tittlec) Cop Syarikatd) Permit yang berkaitane) Borang TL
a) Tenancy Agreement /Land titleb) Cop Syarikatc) Permit yang berkaitan
Cadangan:-a) Borang 49, 44 & 9 tidak
diperlukan dengan syaratsistem TRALIS dapatmenjana data dari sistempejabat SSM/PejabatDaerah.
a) Borang TL (JabatanPerangkaan Malaysia)tidak diperlukan dengansyarat JabatanPerangkaan Malaysiaboleh memperolehi datayang diperlukan melaluisistem TRALIS.
Bagi Permohonan Pembaharuan,dokumen yang diperlukan ialah:-
a) Borang TLb) Lesen Perdagangan yang asal
yang hendak diperbaharuic) Permit yang berkaitan
a) Lesen Perdagangan yangasal yang hendak diperbaharui
b) Permit yang berkaitan
9. Kaedah Permohonan Sistem TRALIS Sistem TRALIS -
Ringkasan Penemuan dan Cadangan PenambahbaikanPermohonan Baru dan Pembaharuan