pk.nre (ps) - 04 pengurusan latihan

No. Keluaran : 01 No. Pindaan: 01

Tarikh pinda: 02 Ogos 2010 Tarikh berkuatkuasa : 5 Ogos 2009

Muka Surat : 1 daripada 69

MANUAL KUALITI NRE

BAHAGIAN 1 : PENGENALAN

KEMENTERIAN SUMBER ASLI DAN ALAM SEKITAR

PROSEDUR KUALITI

PK.NRE (PS) - 04

PENGURUSAN LATIHAN

Disediakan Oleh:

t.t

…………………………..

Tandatangan

Diluluskan Oleh:

t.t

…………………………..

Tandatangan

Nama:

ABDUL WAHID BIN ABU SALIM

Nama:

DATIN JUNAIDAH BINTI

KAMARRUDDIN

Jawatan:

SETIAUSAHA BAHAGIAN

PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

Jawatan:

SETIAUSAHA BAHAGIAN KANAN

(KHIDMAT PENGURUSAN)

Tarikh: 1 JUN 2011 Tarikh: 1 JUN 2011

NO. KAWALAN SALINAN

NO KELUARAN:02 TARIKH: 1 JUN 2011


Tarikh Pinda: 1 Jun 2011 Tarikh berkuatkuasa : 5 Ogos 2009


PROSEDUR KUALITI NRE PK.NRE (PS) - 04

1

BIL.

KELUARAN/

PINDAAN

TARIKH

KETERANGAN PINDAAN

BAHAGIAN/

MUKA SURAT

1 Jun 2011

1 Jun 2011

1 Jun 2011

1 Jun 2011

1 Jun 2011

1. Kemaskini objektif

2. Perluasan skop BPSM kepada

Kementerian

4. Definisi

- tambah perkataan ceramah

dalam definisi latihan

- Singkatan POL, JKDL, JKPL

dan PPSM kepada Pelan

Operasi Latihan (POL),

Jawatankuasa Dasar Latihan

(JKDL), Jawatankuasa

Pemantauan Latihan (JKPL)

dan Panel Pembangunan

Sumber Manusia (PPSM)

5. Singkatan

- tambahan perkataan PPT –

Penolong Pegawai Tadbir

6. Tanggungjawab dan tindakan

2.4 tambah perkataan

maklumbalas dan membuang

perkataan Analisa Keperluan

Latihan

3

3

5

5 & 6

7

8

REKOD PINDAAN PROSEDUR KUALITI

Tarikh berkuatkuasa : 5 Ogos 2009 Muka Surat : Lampiran I


I

BIL.

KELUARAN/

PINDAAN

TARIKH

KETERANGAN PINDAAN

BAHAGIAN/

MUKA SURAT

1 Jun 2011

1 Jun 2011

1 Jun 2011

1 Jun 2011

2.6 perkataan Bahagian di tukar

kepada Kementerian dan dari

pelbaga pihak ditukar kepada

Jabatan

A1, B, C & D - Penambahbaikan

terhadap proses kerja pengurusan

latihan anjuran kementerian

A2. Perubahan perkataan Ketua

Jabatan kepada Setiausaha

Bahagian/Pengarah/Ketua Unit

A1 & A2. Perubahan terhadap carta

alir pengurusan latihan anjuran

kementerian dan anjuran agensi

luar

8

10,11,12 & 14

13

17, 18,19,20,

21

Tarikh berkuatkuasa : 5 Ogos 2009 Muka Surat : Lampiran II


II

1. OBJEKTIF

Prosedur ini digunapakai bagi tujuan membuat perancangan keperluan latihan dan

pelaksanaan latihan bagi meningkatkan kompetensi pegawai di Kementerian Sumber

Asli dan Alam Sekitar .

2. SKOP

Prosedur ini digunakan oleh Kementerian Sumber Asli dan Alam Sekitar di dalam

merancang, melaksana serta menilai keberkesanan latihan yang dihadiri pegawai bagi

kursus-kursus penambahbaikan di Kementerian.

3. RUJUKAN

3.1 Manual Kualiti

Seksyen 6.2.2 - Kompetensi, Latihan dan Kesedaran

3.2. Pekeliling Perkhidmatan Bil. 6 Tahun 2005

- Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam

3.3 Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 2 Tahun 2005

- Pelaksanaan Pelan Latihan Sumber Manusia Sektor Awam

4. DEFINISI

Latihan

Proses pemindahan ilmu pengetahuan secara kemas dan

berdisiplin, bertujuan menambah pengetahuan dan kemahiran

untuk memenuhi keperluan dan tuntutan semasa dalam

organisasi. Ini dicapai melalui pembelajaran seperti ceramah,

kursus, latihan semasa bekerja dan program

mentoring/coaching atau yang seumpamanya yang

menyumbang kepada pembangunan individu dan

kecemerlangan organisasi.





2

Kompetensi

Kompetensi merujuk kepada pengetahuan, kemahiran dan ciri-ciri peribadi yang perlu bagi

melaksanakan sesuatu tugas dan tanggungjawab. Prinsip asas kompetensi adalah

bahawa prestasi seseorang anggota perkhidmatan awam akan meningkat jika ia

mempunyai semua kompetensi yang diperlukan bagi melaksanakan tugas atau

tanggungjawab jawatan yang disandangnya.

Pelan Operasi Latihan (POL)

Pelan Operasi Latihan adalah perancangan latihan yang merangkumi struktur dan

program-program latihan yang lebih sistematik dan komprehensif yang dirangka sebagai

garis panduan untuk memastikan anggota perkhidmatan awam dilengkapi dengan latihan

berasaskan kompetensi dan pembelajaran berterusan.

Jawantankuasa Dasar Latihan (JKDL)

Jawatankuasa Dasar Latihan peringkat Kementerian yang dipengerusikan oleh Setiausaha

Bahagian Kanan (Khidmat Pengurusan) pada setiap awal tahun. JKDL berperanan untuk

membentangkan laporan pelaksanaan latihan pada tahun sebelum dan mengesahkan

Pelan Operasi Latihan pada tahun semasa serta menyelesaikan perkara-perkara

berbangkit mengenai latihan.

Jawatankuasa Pemantauan Latihan (JKPL)

Jawatankuasa Pemantauan Latihan peringkat Kementerian yang dipengerusikan oleh

Setiausaha Bahagian Kanan (Khidmat Pengurusan) pada setiap suku tahun berkenaan.

JKPL berperanan untuk membentangkan laporan pemantauan pelaksanaan latihan meliputi

prestasi berkursus dan perbelanjaan peruntukan serta

perkara-perkara berbangkit mengenai latihan bagi setiap suku tahun.

Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM)

Panel Pembangunan Sumber Manusia yang dipengerusikan

oleh Ketua Setiausaha Kementerian bertanggungjawab di

dalam mengenalpasti dan merancang keperluan latihan

pegawai serta memantau pelaksanaan latihan di peringkat Kementerian.





3

5. SINGKATAN

MKSP - Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

DLSMSA - Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam

JKDL - Jawatankuasa Dasar Latihan

JKPL - Jawatankuasa Pemantauan Latihan

PPSM - Panel Pembangunan Sumber Manusia

POL - Pelan Operasi Latihan

TNA - Training Need Analysis

LNPT - Laporan Nilaian Prestasi Tahunan

NRE - Kementerian Sumber Asli dan Alam Sekitar

BPSM - Bahagian Pengurusan Sumber Manusia

BPKN - Bahagian Pentadbiran dan Kewangan

KSU - Ketua Setiausaha

SUBK (KP) - Setiausaha Bahagian Kanan (Khidmat Pengurusan)

SUB - Setiausaha Bahagian

KPSU - Ketua Penolong Setiausaha

PSU - Penolong Setiausaha

PPT - Penolong Pegawai Tadbir

PT(P/O) - Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi)





4

6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

Tanggungjawab Tindakan

SUB/KPSU/PSU

KPSU/PSU

KPSU/PSU

KPSU/PSU

KPSU/PSU

1. Mengenalpasti keperluan latihan bagi anggota Kementerian

berdasarkan:

1.1 Keperluan kompetensi pegawai;

1.2 Mesyuarat Jawatankuasa Dasar Latihan dan Mesyuarat

Jawatankuasa Pemantauan Latihan antara Bahagian/

Jabatan/Agensi;

2.3 Dasar-dasar / Arahan terbaru Agensi Pusat atau Pengurusan

Tertinggi Kementerian;

2.4 Borang Maklum Balas TNA;

2.5 Keperluan latihan pegawai seperti mana yang dikemukakan

dalam Laporan Nilaian Prestasi Tahunan; dan

2.6 Cadangan–cadangan penambahbaikan dari Kementerian/

Jabatan/Agensi.

2. Menyedia dan membentangkan TNA untuk pengesahan dalam

Mesyuarat JKDL.

3. Menyediakan POL berdasarkan TNA yang telah disahkan oleh

JKDL.

4. Membentangkan POL Tahunan untuk

kelulusan PPSM Kementerian.

5. Menyedia dan memaklumkan Jadual

Perancangan Latihan Tahunan kepada

Bahagian/ Unit





5


KPSU/PSU

KPSU/PSU

KPSU/PSU

SUB/KPSU/PSU

PSU/PPT

PSU/PPT/PT(P/O)

A. Menguruskan Pelaksanaan Latihan Seperti Berikut:

A1. Latihan Anjuran Kementerian; atau

A2. Latihan Anjuran Agensi Luar

A1. Latihan Anjuran Kementerian

1. Mengenalpasti keperluan latihan mengikut kompetensi

pegawai.

2. Mengenalpasti tempat latihan/ peserta/ penceramah/

konsultan (Mengikut keperluan).

3. Menyediakan Kertas Cadangan pelaksanaan latihan.

4. Mengemukakan Kertas Cadangan pelaksanaan latihan

kepada Setiausaha Bahagian/ Pengarah/ Ketua Unit untuk

persetujuan.

5. Mengemukakan Borang Permohonan Mengadakan

Kursus/Seminar/Bengkel (LDN/AS2) seperti di Lampiran A

kepada Pegawai Pengawal untuk kelulusan melalui BPKN.

Jika tidak diluluskan, pelaksanaan latihan tidak diteruskan.

6. Membuat hebahan kepada Bahagian/

Jabatan/ Agensi mengenai latihan yang

akan dianjurkan.


Tarikh Pinda: 1 Julai 2011 Tarikh berkuatkuasa : 5 Ogos 2009



6


PSU/PT(P/O)

KPSU/PSU

PPT/PT(P/O)

PT(P/O)

PSU/PPT/PT(P/O)

PPT/PT(P/O)

PSU/PT(P/O)

PPT/PT(P/O)

PPT/PT(P/O)

7. Menerima permohonan latihan daripada Bahagian/ Jabatan/

Agensi menggunakan Borang Permohonan Latihan- NRE-

BPL(PL)-01 seperti di Lampiran B.

8. Mengeluarkan surat tawaran kepada peserta.

9. Memohon Pesanan Kerajaan/ Local Order (LO) bagi bayaran

pakej latihan.

10. Menyedia kelengkapan latihan.

11. Menguruskan pelaksanaan latihan.

12. Melaksanakan Penilaian Kursus di akhir latihan kepada peserta

menggunakan borang seperti berikut:

Borang Penilaian Kursus [NRE-BPK(PL)-02] seperti di

Lampiran C

Borang Penilaian Penceramah [NRE-BPP(PL)-03] seperti di

Lampiran D.

13. Menguruskan pembayaran kos pelaksanaan pakej latihan.

14. Merekodkan maklumat peserta.

15. Merekodkan perbelanjaan sebenar kos

latihan.





7


PSU/PT(P/O)

PSU/PPT

PSU/PPT/PT(P/O)

PSU/PPT

PSU/PPT

B. Penilaian Pelaksanaan Latihan

16. Menganalisa Borang Penilaian Kursus dan Borang

Penilaian Penceramah selepas pelaksanaan latihan.

17. Menyediakan laporan kursus untuk makluman

kepada Setiausaha Bahagian/ Pengarah/ Ketua Unit.

C. Penilaian Keberkesanan Latihan

18. Mengedarkan Borang Keberkesanan Latihan

[NRE-BKL(PL)-04] seperti di Lampiran E kepada

penyelia selepas (3) bulan pegawai menghadiri

latihan yang dianjurkan oleh Bahagian/ Unit di NRE.

19. Menerima Borang Keberkesanan Latihan.

20. Menyediakan laporan keberkesanan latihan.





8


SUB/KPSU/PSU

KPSU/PSU

KPSU/PSU

PSU/PT(P/O)

A2. Latihan Anjuran Agensi Luar

1. Menerima dan menilai :

a) Tawaran latihan dari penyedia khdimat latihan;

b) Permohonan oleh anggota kementerian; atau

c) Pencalonan oleh Setiausaha Bahagian/ Pengarah/

Ketua Unit

Bagi anggota kementerian untuk menghadiri latihan anjuran

agensi luar.

2. Mendapat butiran anggota yang dicalonkan dan

menghantarnya kepada penganjur. (mengikut keperluan)

3. Mendapatkan laporan latihan dari anggota yang

menghadiri latihan. (mengikut keperluan)

4. Merekodkan data kehadiran.





9


PSU/PT(P/O)

KPSU/PSU/PPT

PSU/PPT/PT(P/O)

PSU/PPT/PT(P/O)

KPSU/PSU

D. Pemantauan Latihan Oleh Urus setia NRE (BPSM)

1. Rekod laporan pelaksanaan latihan.

2. Mengaturkan Mesyuarat JKPL bagi pemantauan

latihan pada setiap suku tahun.

3. Rekod laporan keseluruhan pelaksanaan latihan

tahunan.

4. Mengaturkan Mesyuarat JKDL bagi pemantauan

pelaksanaan latihan tahunan.

5. Mengemukakan Laporan Pelaksanaan Latihan

DLSMSA ke Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA)

setiap hujung tahun berkenaan/ awal tahun akan

datang.





10





11

7. REKOD KUALITI

Bil Rekod Lokasi Tempoh

Penyimpanan

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Dokumen TNA

POL

Minit Mesyuarat JKPL

Minit Mesyuarat JKDL

Laporan Pelaksanaan DLSMSA

Jadual Perancangan Latihan

Tahunan

Laporan Penilaian Latihan

Laporan TNA

BPSM

BPSM

BPSM

BPSM

BPSM

BPSM

BPSM

BPSM

5 tahun

5 tahun

5 tahun

5 tahun

5 tahun

5 tahun

5 tahun

5 tahun





12

8. CARTA ALIRAN KERJA

Sedia dan bentangkan TNA dan POL untuk

pengesahan JKDL

Bentang POL dalam PPSM untuk kelulusan

Sediakan Jadual Perancangan Latihan Tahunan

Kenalpasti keperluan latihan pegawai

A

Mula

Maklumkan Kepada Bahagian/Unit





13

A1. Kursus Anjuran Kementerian

A

1

Kenalpasti tempat latihan/ peserta / penceramah /

konsultan

Tidak Lulus

Lulus

Mengemukakan Kertas Cadangan kepada

Setiausaha Bahagian/ Pengarah/ Ketua Unit untuk

persetujuan

Pinda Kertas

Cadangan

Sediakan Kertas Cadangan

Memohon kelulusan mengadakan

kursus/seminar/bengkel

Membuat Hebahan

Terima Permohonan

Mengeluarkan Surat

Tawaran Kepada

Peserta





14

Memohon Pesanan Kerajaan (LO) Untuk Bayaran Pakej Latihan

Menyediakan Kelengkapan Latihan

Mengurus Pelaksanaan Latihan

Penilaian Latihan

Mengurus Pembayaran

Rekod Maklumat Peserta Kursus

Rekod Perbelanjaan





15

Sedia Laporan Keberkesanan Latihan

Terima Borang Keberkesanan Latihan

Edarkan Borang Keberkesanan Latihan

Sediakan Laporan Pelaksanaan Latihan

Analisa Borang Penilaian Kursus dan Penilaian Penceramah





16

A2. Anjuran Agensi Luar

Kemukakan Laporan Kepada Setiausaha Bahagian/Pengarah/Ketua Unit

Sediakan Laporan Kursus

Merekodkan data Kehadiran

Dapatkan Laporan Menghadiri Latihan Daripada Anggota

Hantarkan Butiran Permohonan Anggota Kepada Penganjur

Dapatkan Butiran Anggota Yang Mohon

Nilai Kesesuaian Tawaran

Terima Tawaran





17

Rekod Laporan Pelaksanaan Latihan

Aturkan Mesyuarat JKPL Setiap Suku Tahun

Rekod Laporan Keseluruhan Pelaksanaan Latihan

Aturkan Mesyuarat JKDL Pada Awal Tahun

Kemukakan Laporan Pelaksanaan Latihan Tahunan Kepada JPA





18

FORMAT: LDN/AS2

PERMOHONAN MENGADAKAN KURSUS/SEMINAR/BENGKEL

BAHAGIAN ...............................................................

KEMENTERIAN SUMBER ASLI DAN ALAM SEKITAR (NRE)

Sila tandakan ( √) dokumen yang disertakan :

Surat/memo permohonan dari Bahagian

Sebutharga penginapan/hotel (jika berkaitan)

Senarai nama peserta (jika berkaitan)

Anggaran kos/kadar kelayakan peserta (jika berkaitan)

Brosur/maklumat kursus/seminar/bengkel (jika ada)

BIL. PERKARA MAKLUMAT

1. Nama Program:

Tarikh:

Tempat:

Anjuran:

2. Objektif/Justifikasi:

1)

2)

3)

3. Bilangan dan

Gred Peserta/Urus Setia

Lampirkan senarai peserta

(Jika ada):

4. Kos yang terlibat:





19

BIL. PERKARA MAKLUMAT

5.

Ulasan Bahagian ........,

NRE:

Tarikh :

............……………………….

SETIAUSAHA BAHAGIAN/

KETUA UNIT

6.

Ulasan Bahagian

Kewangan,

NRE:

Tarikh : Tandatangan

7.

Kelulusan

Pegawai Pengawal:

Diluluskan / Tidak Lulus

……..………………………….……….…………………….

DATO’ ZOAL AZHA BIN YUSOF

Ketua Setiausaha

Kementerian Sumber Asli dan Alam Sekitar

MALAYSIA

Tarikh :





20





21





22








23

pk.nre (ps) - 04 pengurusan latihan

Documents