pk.nre (ps) - 08 perolehan bekalan dan peralatan

KEMENTERIAN SUMBER ASLI DAN ALAM SEKITAR

PROSEDUR KUALITI

PK. NRE (PS) – 08

PEROLEHAN BEKALAN DAN PERKHIDMATAN

NO. KELUARAN: 02 TARIKH: 14 OGOS 2012

No. Keluaran : 02 Tarikh berkuatkuasa : 5 Ogos 2009

Muka Surat : 1 daripada 14

PROSEDUR KUALITI NRE PK.NRE (PS) - 08

1

No. Keluaran : 01 No. Pindaan: 01

Tarikh pinda: 02 Ogos 2010 Tarikh berkuatkuasa : 5 Ogos 2009


MANUAL KUALITI NRE

BAHAGIAN 1 : PENGENALAN

BIL.

KELUARAN/

PINDAAN

TARIKH

KETERANGAN PINDAAN

BAHAGIAN/

MUKA SURAT

1 01 1 Jun 2011 Perubahan Perkara 3 –

Rujukan (3.2) – Arahan

perbendaharaan Bab III tahun

2008

Perubahan Perkara 6 –

Tanggungjawab dan Tindakan

(5-6) iaitu tanggungjawab

(PPT) dan PT (K) P

Perubahan muka surat bagi

borang pindaan

2

4

Lampiran

2 02 14 Ogos

2012

Perkara 5 (Singkatan)

- Penambahan pegawai

bertanggungjawab iaitu

Penolong Pegawai Tadbir

(Kewangan) Perolehan,

Setiausaha Bahagian Kanan

dan Urusetia Perolehan

Perkara 6 (Tanggungjawab

dan Tindakan)

- Penambahan

Tanggungjawab dan Tindakan

di bawah sub tajuk Perolehan

Sebut Harga, Perolehan

Secara Tender dan Penilaian

Prestasi Pembekal

03

05 - 08

Tarikh berkuatkuasa : 5 Ogos 2009 Muka Surat : Lampiran I


REKOD PINDAAN PROSEDUR KUALITI

I

1. OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan untuk memastikan proses-proses perolehan bekalan dan

perkhidmatan dijalankan dengan cekap dan teratur.

2. SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh Unit Perolehan Kementerian Sumber Asli Dan Alam

Sekitar untuk menjalankan aktiviti perolehan melalui perolehan terus, sebut harga

dan tender.

3. RUJUKAN

3.1. Manual Kualiti

Seksyen 7.4.1 - Proses Perolehan

Seksyen 7.4.2 - Maklumat Perolehan

Seksyen 7.4.3 - Verifikasi ke atas bahan yang diperolehi

3.2 Arahan Perbendaharaan Bab B III Tahun 2008

3.3 Tatacara Pengurusan Perolehan pembekalan / perkhidmatan /

kerja-kerja

3.4 Tatacara Pengurusan Stor

3.5 Pekeliling Kontrak Perbendaharaan

3.6 Pekeliling Perbendaharaan

3.7 Buku Panduan Perolehan Kerajaan

4. DEFINISI

Perolehan

Satu kaedah bagi mendapatkan bekalan dan perkhidmatan.

Perolehan Terus

Tatacara perolehan bekalan/perkhidmatan dengan nilai

perolehan tidak melebihi RM50,000.00




2




Sebut harga

Tatacara perolehan bekalan/perkhidmatan dengan nilai perolehan melebihi

RM50,000.00 dan tidak melebihi RM500,000.00.

Tender

Tatacara perolehan bekalan/perkhidmatan dengan nilai perolehan melebihi

RM500,000.00.

Jawatankuasa Sebut Harga

Satu jawatankuasa yang dilantik oleh Pegawai Pengawal untuk menguruskan

perolehan secara sebut harga. Setiausaha Bahagian Pentadbiran dan Kewangan

mempengerusikan jawatankuasa ini.

Lembaga Perolehan

Satu jawatankuasa yang dipengerusikan oleh Pegawai Pengawal untuk

menguruskan perolehan secara tender dan melibatkan kerja-kerja perunding.

5. SINGKATAN

KSU - Ketua Setiausaha

SUBK - Setiausaha Bahagian Kanan

SUB (PKN) - Setiausaha Bahagian Pentadbiran dan Kewangan

KPSU(K) - Ketua Penolong Setiausaha Kewangan

PSU (K) P - Penolong Setiausaha Kewangan (Perolehan)

PPT (K) P - Penolong Pegawai Tadbir (Kewangan) Perolehan

PT (K)P - Pembantu Tadbir (Kewangan) Perolehan

UP - Urusetia Perolehan

JKSH - Jawatankuasa Sebut Harga

KPT(S) - Ketua Pembantu Tadbir (Stor)

MKSP - Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

3




6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

Tanggungjawab Tindakan

SUB (PKN)

KPSU(K)/PSU(K)P/PPT(K)P/

PT(K)P

PT(K)P

PT(K)P

PSU(K)P/PPT(K)P

PT(K)P

PSU(K)P/PT(K)P

PSU(K)P/ PT(K)P

PSU(K)P/ PT(K)P

A. PERANCANGAN PEROLEHAN

1. Terima perancangan perolehan bagi bekalan/

perkhidmatan dari Bahagian-Bahagian.

2. Tentukan kaedah perolehan berdasarkan nilai

perolehan dan peraturan yang ditetapkan.

B. PEROLEHAN SECARA TERUS

1. Terima permohonan perolehan bekalan/perkhidmatan

daripada Bahagian.

2. Menyediakan Pesanan Tempatan berdasarkan

permohonan.

3. Meluluskan pesanan tempatan.

4. Mengemukakan pesanan tempatan kepada pemohon.

5. Menerima semula PT dan invois berserta dokumen

sokongan.

6. Mengesahkan penerimaan

barang dalam sistem

e-Perolehan.

7. Membuat padanan bayaran.

4




PSU(K)P/ PT(K)P

PSU(K)P/ PT(K)P

PSU(K)P/ PT(K)P

PSU(K)P/PPT(K)P

KPSU(K)/ PPT(K)P

PSU(K)P/PPT(K)P/PT(K)P

Ahli Jawatankuasa Pembuka

Sebut Harga/PPT(K)P

UP

8. Mengemukakan PT serta dokumen berkaitan kepada

Unit Pra-Pembayaran untuk pembayaran.

9. Daftar PT dalam Buku Daftar Pengeluaran PT.

10. Mencetak senarai PT setiap sukuan tahun untuk

dikemukakan kepada Pegawai Pengawal, Unit Audit

Dalam dan Mesyuarat JPKA.

B. PEROLEHAN SECARA SEBUT HARGA

1. Menerima dan menyemak permohonan dokumen

perolehan secara sebut harga daripada Bahagian.

2. Mengadakan Mesyuarat Pra-Penilaian Harga.

3. Mengiklankan Sebut Harga.

4. Mesyuarat Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga.

5. Penyerahan dokumen tawaran teknikal

kepada Pengerusi Jawatankuasa Penilaian Teknikal

dan dokumen tawaran Kewangan kepada

Pengerusi Jawatankuasa Penilaian Harga.

5

Pengerusi Jawatankuasa

Sebut Harga

SUB(PKN)

SUB(PKN)/KPSU(K)/

PSU(K)P

PSU(K)P/PPT(K)P

SUB(PKN)/KPSU(K)/

PSU(K)P/PPT(K)P

KPSU(K)/PSU(K)P/

PPT(K)P/PT(K)P

PT(K)P

KPSU(K)/PSU(K)P/ PPT(K)P

PT(K)P

PT(K)P

6. Mesyuarat Jawatankuasa Penilaian Harga

7. Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga.

8. Mengeluarkan Surat Setuju Terima kepada pembekal

yang dipilih.

9. Penerimaan Bon Jaminan daripada pembekal.

10. Menerima Dokumen Kontrak Perolehan daripada

Bahagian.

11. Bagi perolehan bekalan/ perkhidmatan yang

melibatkan pembayaran sekaligus, kemukakan

Permohonan Pesanan Tempatan kepada Unit

Perolehan.

12. Keluarkan Pesanan Tempatan kepada pembekal.

13. Bagi perolehan bekalan/ perkhidmatan yang

melibatkan pembayaran berperingkat, sediakan

dokumen kontrak dan dapatkan tandatangan daripada

pemohon bekalan/ perkhidmatan. Kemukakan kontrak

kepada Unit Perolehan.

14. Daftar kontrak dalam Buku

Daftar Kontrak.

15. Terima bekalan/ perkhidmatan dan sahkan

penerimaan.




6



PSU(K)P/PPT(K)P/

PT(K)P

KPSU(K)/PSU(K)P/

PPT(K)P/PT(K)P

PPT(K)P/PT(K)P

PPT(K)P/PT(K)P

PPT(K)P/PT(K)P

KPSU(K)/PPT(K)P/PT(K)P

UP

Ahli Lembaga Perolehan/UP

SUB(PKN)/KPSU(K)/

PSU(K)P

PSU(K)P/PPT(K)P/

PT(K)P

C. PEROLEHAN SECARA TENDER

1. Menerima dan menyemak permohonan

dokumen perolehan secara Tender daripada Bahagian.

2. Mengadakan Mesyuarat Pra-Penilaian Harga.

3. Mengiklankan Tender melalui ePerolehan dan Surat

Khabar Utama.

4. Mesyuarat Jawatankuasa Pembuka Tender

5. Penyerahan dokumen Tender kepada Jawatankuasa

Teknikal.

6. Mesyuarat Jawatankuasa Penilaian Harga

6.1 Menerima Laporan Penilaian Teknikal dan

Laporan Penilaian Harga

6.2 Menyediakan Kertas Perakuan Taklimat Tender

7. Mesyuarat Lembaga Perolehan Kementerian

8. Mengeluarkan Surat Setuju Terima kepada pembekal

yang dipilih.

9. Penerimaan Bon Jaminan daripada pembekal.

10. Menerima Dokumen Kontrak

Perolehan daripada Bahagian.


7



PSU(K)(P)/ PPT(K)P/

PT(K) P

PSU(K)(P)/ PPT(K)P/

PT(K) P

PSU(K)P/ PPT(K)P/

PT(K) P

D. PENILAIAN PRESTASI PEMBEKAL

1. Menerima Borang Penilaian Prestasi Pembekal yang

telah lengkap seperti di Lampiran 1 daripada penerima

bekalan /perkhidmatan (Bahagian/Unit).

2. Membuat analisa Borang Penilaian Prestasi pembekal.

3. Menyediakan laporan Penilaian Prestasi pembekal

untuk dibentangkan dalam MKSP .

7. REKOD KUALITI

Bil. Rekod Kualiti Lokasi Tempoh Penyimpanan

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Permohonan Pesanan Tempatan

Salinan Pesanan Tempatan

Dokumen sebut harga

Salinan Dokumen kontrak

Surat Setuju Terima

Surat tawaran kepada pembekal

Buku Daftar Kontrak

Borang Penilaian Prestasi Pembekal

Senarai pembekal yang dikemaskini

BPKN

BPKN

BPKN

BPKN

BPKN

BPKN

BPKN

BPKN

BPKN

5 Tahun

5 Tahun

5 Tahun

5 Tahun

5 Tahun

5 Tahun

5 Tahun

5 Tahun

5 Tahun


8



8. CARTA ALIRAN KERJA

PERANCANGAN PEROLEHAN

A. PEROLEHAN SECARA TERUS

Pastikan bekalan/ perkhidmatan yang

hendak diperolehi

Semak sama ada perolehan boleh dibuat

atau tidak

Tentukan kaedah perolehan

Pilih pembekal

Kemukakan permohonan Pesanan

Tempatan

Keluarkan Pesanan Tempatan kepada

pembekal

Terima bekalan/ perkhidmatan dan sahkan

penerimaan

Terima invois dan kemukakan dokumen

pembayaran


9



B. PEROLEHAN SECARA SEBUT HARGA

Keluarkan Surat Setuju Terima

Pembayaran sekaligus?

Sediakan Dokumen Kontrak dan dapatkan

tandatangan

Kemukakan kontrak kepada Unit

Perolehan

Daftar kontrak dalam Buku Daftar Kontrak


penerimaan


pembayaran

Kemukakan Permohonan

Pesanan Tempatan

Keluarkan Pesanan

Tempatan kepada

pembekal

Tidak

Ya

Pilih pembekal


10



C. PEROLEHAN SECARA TENDER

D. PENILAIAN PRESTASI PEMBEKAL

Sediakan spesifikasi bagi bekalan/

perkhidmatan diperlukan

Kemukakan kepada Seksyen Kewangan

Terima keputusan pembekal yang dipilih

Keluarkan Surat Setuju Terima kepada

pembekal

Sediakan Dokumen Kontrak dan dapatkan

tandatangan

Kemukakan kontrak kepada Seksyen

Kewangan.

Daftar kontrak dalam Buku Daftar Kontrak


penerimaan


pembayaran

Nilai prestasi pembekal bekalan/

perkhidmatan menggunakan Borang

Penilaian Prestasi Pembekal

Kemukakan ke SUB (PKN) untuk

pembentangan dalam MKSP.

Kemaskini Senarai Pembekal


11



LAMPIRAN 1 Borang Penilaian Prestasi Pembekal

Lampiran 1


Penilaian Prestasi Pembekal Penilaian adalah untuk mengetahui tahap prestasi pembekal/syarikat yang berurusan di Kementerian Sumber Asli dan Alam Sekitar (NRE) bagi bekalan /perkhidmatan yang disampaikan. BAHAGIAN A : SOALAN UMUM (Sila tandakan ( √ ) di dalam kotak berkenaan)

1. Maklumat Pembekal/Syarikat a. Nama dan Alamat Pembekal/Syarikat

.................................................................................................................

.................................................................................................................

.................................................................................................................

.................................................................................................................

b. Bekalan/barang yang diperolehi

.................................................................................................................

c. Nombor Pesanan Tempatan (LO) .................................................................................................................

d. Tarikh Pesanan Tempatan (LO) diterima .................................................................................................................

2. Tujuan berurusan (boleh √ lebih daripada satu)


Perolehan Pesanan Tempahan (LO) NRE

Perolehan Secara Sebutharga

Perolehan Secara Tender

Perolehan Secara Rundingan Terus

Pengeluaran Waran Perjalanan Udara/Tiket Kapal

Lain-lain (sila nyatakan) ...................

12



LAMPIRAN 1


BAHAGIAN B : TAHAP PRESTASI PEMBEKAL

(Sila berikan jawapan dan ketepatan kenyataan-kenyataan di bawah dan tandakan ( √ ) di dalam kotak berkenaan mewakili pandangan anda pada setiap kenyataan)

4. Boleh Dipercayai

Keseluruhan kemampuan dan ketepatan Pembekal/syarikat dalam menyediakan apa yang dijanjikan, serta bertanggungjawab dan boleh diharapkan.

5. Ketetapan masa

Keseluruhan kemampuan dan ketetapan masa pembekal/syarikat menyediakan apa yang dijanjikan, serta bertanggungjawab dan boleh diharapkan.

6. Memahami

Tahap keperhatian dalam memahami kehendak sebenar yang diperlukan dalam menyediakan bekalan/perkhidmatan yang dilakukan di NRE.

5 4 3 2 1

Amat memuaskan Memuaskan Sederhana Kurang memuaskan Tidak memuaskan

1 hari 3 hari 1 minggu lebih dari

1 minggu

Lebih dari 1 bulan

5 4 3 2 1



13



7. Reaksi

Kesanggupan pembekal/syarikat untuk membantu dan memberikan perkhidmatan yang terbaik dalam menyediakan bekalan/perkhidmatan serta berinteraksi dengan efaktif dalam perbincangan/rundingan yang dibuat.

8. Kepastian

Mempunyai ilmu pengetahuan dan beretika dalam memberikan perkhidmatan bagi memenuhi kehendak yang diperlukan oleh NRE.

1. Ulasan tambahan, jika perlu ; ....................................................................................................................................

........................................................................................................

Tandatangan :

Nama Pegawai :

Tarikh :

5 4 3 2 1


5 4 3 2 1



14

pk.nre (ps) - 08 perolehan bekalan dan peralatan

Documents