politeknik sultan azlan shah prosedur kualiti ps 04

[Type here] [Type here] [Type here]

POLITEKNIK SULTAN AZLAN SHAH

PROSEDUR KUALITI

PS – 04

PENGURUSAN PENYELENGGARAAN

& PEMANTAUAN PROJEK

PEMBANGUNAN

PEMILIK PROSES: KETUA UNIT PEMBANGUNAN DAN SELENGGARAAN

PS-04 Keluaran 05 Pindaan 0

i

REKOD KUALITI

Nama Prosedur Pengurusan Penyelenggaraan & Pemantauan Projek Pembangunan

No.Prosedur PSAS-PK-PS-04

Keluaran 05 Pindaan 0

Pemilik Proses Ketua Unit Pembangunan dan Selenggaraan

Tarikh Kuatkuasa ; 03.08.2020

REKOD KELULUSAN

Jawatan

Disediakan oleh; Ketua Unit Pembangunan dan Selenggaraan

Disemak oleh; Timbalan Pengarah (Sokongan Akademik)

Diluluskan oleh; Pengarah PSAS

REKOD KAWALAN PINDAAN

No.Pindaan No.Muka Surat Perubahan Pindaan Tarikh Kuatkuasa

Pindaan

Semua maklumat yang didokumenkan merupakan ‘organizational knowledge’.

i. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa kebenaran ketua

organisasi

ii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa ke semasa

iii. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses kajian semula

pindaan, kajian semula dan edaran

iv. Semua maklumat diedar melalui CD,MS.Teams,Laman Web PSAS & Storage Server PSAS

v. Sekiranya maklumat dimuat turun dan dicetak; maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal

vi. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50%

vii. Pindaan: Perubahan kecil kurang dari 50 %


ii

KANDUNGAN

HALAMAN

1. Kriteria Kecemerlangan Proses

1.1. Maklumat Umum Proses

1.2. Maklumat yang Dikomunikasi

1.3. Definisi

1.4. Singkatan

1

1

2

3

2. Sipoc Diagram 4.4.1

2.1. Proses Penyenggaraan Pembaikan secara terus

2.2. Proses Penyenggaraan Pembaikan memerlukan perolehan alat ganti

2.3. Proses Penyenggaraan Pembaikan (Dengan Syarikat luar)

2.4. Proses Pembaikian yang tidak ekonomi untuk dibaiki

2.5. Proses Penyenggaraan Berkala

2.6. Proses Pemantauan Projek

3

4

5

5

6

6

3. Proses Kerja 4.4.1

3.1. Proses Penyenggaraan Pembaikan secara terus

3.2. Proses Penyenggaraan Pembaikan memerlukan perolehan alat ganti

3.3. Proses Penyenggaraan Pembaikan (Dengan Syarikat luar)

3.4. Proses Pembaikian yang tidak ekonomi untuk dibaiki

3.5. Proses Penyenggaraan Berkala

3.6. Proses Pemantauan Projek

7

7

8

8

9

9

4. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) 4.1. Proses Penyenggaraan Pembaikan secara terus 4.2. Proses Penyenggaraan Berkala 4.3. Proses Pemantauan Projek

10

11

12

5. Maklumat Perlu Diselenggara (Rekod) 7.5 13

6. Rujukan 13

7. Senarai Lampiran 8.5

14


M/S 1/14

1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES

1.1 Maklumat Umum Proses

MAKLUMAT PENERANGAN

i. Objektif Prosedur ini sebagai panduan bagi memastikan

pengurusan pemantauan projek pembangunan dan

pengurusan fasiliti dilaksanakan sepenuhnya supaya

proses Perkhidmatan Pendidikan berjalan dengan lancar.

ii. Skop (key activities) Merancang, Melaksana dan Memantau Penyenggaraan

Fasiliti

Merancang, Melaksana dan Memantau Projek

Pembangunan

iii. Pelanggan Proses 5.2 Pelajar

Kakitangan Politeknik Sultan Azlan Shah

Pembekal Perkhidmatan/ Syarikat Luar

iv. Pihak Berkepentingan 4.2 Kementerian Pendidikan Malaysia

Jabatan Pendidikan Politeknik

Agensi Kerajaan dan Badan Berkanun

Indah Water Konsortium

1.2 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4

MAKLUMAT TANGGUNGJAWAB MASA KAEDAH PENERIMA

Aduan Kerosakan

(Online/Manual)

Penyelaras Aduan 48 jam dari

tarikh yang

diterima

Borang

Online/Manual

Penolong

Jurutera

Senarai Induk

Infrastruktur untuk

Penyelenggaraan

Berkala

Ketua Unit Mengikut

tempoh yang

ditetapkan

Borang Cetakan Penolong

Jurutera

Jadual

Perancangan

Penyelenggaraan

Berkala

Ketua Unit Mengikut

tempoh yang

ditetapkan

Cetakan Jadual Penolong

Jurutera

Jadual

Pelaksanaan

Penyenggaraan

Berkala

Penolong Jurutera Mengikut Bulan Borang Bertulis Ketua Unit

Laporan

Pemantauan

Projek

Penolong Jurutera Mengikut

tempoh projek

Laporan bertulis Ketua Unit

Pembangunan

& Senggaraan


M/S 2/14

1.3 Definisi

PERKATAAN PENERANGAN

Ketua Unit Pegawai yang dilantik oleh Pengarah PSAS untuk mengurus dan memantau

urusan pembangunan dan pengurusan fasiliti

Jurutera Pegawai yang dilantik oleh Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) untuk

membantu Ketua Unit dalam urusan pembangunan dan pengurusan fasiliti

Penyelaras Aduan Penolong Jurutera yang dipertanggungjawabkan untuk menerima dan

mengumpul semua laporan kerosakan yang dihantar oleh pengadu

Penolong

Jurutera

Penolong Jurutera membantu Ketua Unit dan Jurutera serta melaksanakan kerja-

kerja pembaikan kerosakan kecil termasuk pemantauan kerja pembangunan dan

pengurusan fasiliti

Pegawai Perolehan Pegawai yang dilantik untuk Unit Pembangunan & Pengurusan Fasiliti bagi

menguruskan urusan perolehan bekalan atau perkhidmatan daripada syarikat luar

Penyelaras Aset Pegawai yang dilantik bagi menguruskan aset alih kerajaan PSAS di unit masing-

masing

Penyenggaraan

Pembaikan

Penyenggaraan yang dilaksanakan ke atas Infastruktur bangunan & fasiliti yang

rosak dan penyenggaraan dilaksanakan berdasarkan aduan kerosakan yang

diterima

Penyenggaraan

Berkala

Penyelenggaraan yang dilakukan ke atas peralatan tertentu mengikut jangkamasa

seperti yang dicatatkan di dalam jadual pelaksanaan penyenggaraan berkala

Syarikat Luar Syarikat yang telah dilantik oleh PSAS melalui prosedur perolehan untuk

membekal sebarang bentuk bekalan/perkhidmatan

Surat Setuju Terima

(SST)

Suatu surat rasmi yang memaklumkan penerimaan tanpa bersyarat daripada

Kerajaan ke atas tawaran yang dikemukakan oleh syarikat

Pesanan Kerajaan Satu dokumen kewangan yang dikeluarkan oleh Agensi Kerajaan kepada syarikat

untuk memesan bekalan atau perkhidmatan

Inden Kerajaan Satu dokumen kewangan yang dikeluarkan oleh Agensi Kerajaan kepada

kontraktor untuk melaksanakan perolehan kerja


M/S 3/14

1.4 Singkatan

SINGKATAN PENERANGAN

KU Ketua Unit

J41 Jurutera

PJ Penolong Jurutera

PLA Penyelaras Aduan

PP Pegawai Perolehan

PPA Penyelaras Aset

SL Syarikat Luar

SP Syarikat Pembekal

JKR Jabatan Kerja Raya

KKR Kementerian Kerja Raya

KPM Kementerian Pendidikan Malaysia

PSAS Politeknik Sultan Azlan Shah

2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1

2.1 Proses Penyenggaraan Pembaikan Secara Terus

SOURCE OF

INPUTS

INPUTS PROCESS OUTPUTS RECEIVERS

OF OUTPUTS

Pelapor Aduan Kerosakan

(Online/Manual)

Serah Aduan Agihan

Aduan

Kerosakan

Penyelaras

Aduan

Penyelaras

Aduan

Agihan Aduan

Kerosakan

Kenalpasti

Kerosakan

Borang

Aduan

Kerosakan

(Ruangan

Tindakan)

Penolong

Jurutera

Penolong

Jurutera

Kerosakan

Fasiliti

Laksana Senggara/

Pembaikan

Kerosakan

Yang Boleh

Dibaiki

Penyeleras

Aduan

Pelapor

Penolong

Jurutera

Kerosakan Telah

Dibaiki

Sah Status

Pembaikan

Borang Aduan

Kerosakan

Sistem

Aduan

Kerosakan

Pelapor

Penyelaras

Aduan

Ketua Unit/

Jurutera

PSAS-PS-04 Mukasurat 2/18 Pindaan 0


M/S 4/14

2.2 Proses Penyenggaraan Pembaikan Memerlukan Perolehan Alat Ganti

SOURCE OF

INPUTS INPUTS PROCESS OUTPUTS

RECEIVERS OF

OUTPUTS

Pelapor Aduan Kerosakan

(Online/Manual)

Serah aduan Agihan

Aduan

Kerosakan

Penyelaras Aduan

Penyelaras Aduan Agihan Aduan

Kerosakan

Kenalpasti

kerosakan

Borang

Aduan

Kerosakan

(Ruangan

Tindakan)

Penolong Jurutera

Penolong Jurutera Kerosakan Fasiliti Laksana senggara /

pembaikan

Peralatan

Rosak

Pelapor

Pegawai Perolehan

Sebutharga

Perolehan

Proses perolehan Nota Minta

Pesanan

Kerajaan

Syarikat Luar

Syarikat Luar Perolehan

Peralatan

Laksana senggara

pembaikan

Peralatan

Telah

Dibaiki

Penolong Jurutera

Pegawai Perolehan

Penolong Jurutera

Kerosakan Telah

Dibaiki

Sah status

pembaikan

Borang Aduan

Kerosakan/

Sistem

Aduan

Kerosakan

Pelapor

Penyelaras Aduan

Ketua Unit/ Jurutera


M/S 5/14

2.3 Proses Penyenggaraan Pembaikan Dengan Syarikat Luar

SOURCE

OF

INPUT

INPUT PROSES OUTPUT RECEIVERS

OF OUTPUT

Penolong

Jurutera

Fasiliti/Peralatan

Rosak

Maklum Status

Kerosakan

Kew PA-10/

Borang Aduan

Kerosakan

Ketua Unit

Ketua Unit Fasiliti/Peralatan

Rosak

Pengesahan

Kerosakan

Fasiliti/Peralatan

Boleh Dibaiki/Tidak

Boleh DIbaiki

Penolong

Jurutera

Jurutera

Pelapor

Syarikat Luar Sebutharga

Perolehan

Proses Perolehan Nota Minta/

Pesanan

Tempatan (LO)

Penolong

Jurutera

Pegawai

Perolehan

Syarikat Luar Terima Pesanan

Kerajaan/ Inden

Kerajaan

Laksana Senggara

/ Pembaikan

Fasiliti/Peralatan

Telah Dibaiki

Penolong

Jurutera

Pegawai

Perolehan

Penolong

Jurutera

Kerosakan Telah

Dibaiki

Sah Status

Pembaikan

Borang Aduan

Kerosakan/

Sistem Aduan

Kerosakan

Pelapor

Penyelaras

Aduan

Ketua Unit/

Jurutera

2.4 Proses Pembaikan Yang Tidak Ekonomi Untuk Dibaiki

SOURCE OF

INPUT INPUT PROSES OUTPUT

RECEIVERS OF

OUTPUT

Penolong

Jurutera

Peralatan

Rosak

Maklum Status

Kerosakan

Kew PA-10

Borang Aduan

Kerosakan

Ketua Unit

Ketua Unit

Jurutera

Penolong

Jurutera

Syarikat Luar

Peralatan

Rosak

Pengesahan

Kerosakan

Fasiliti/Peralatan

Tidak Ekonomi

untuk DIbaiki

Pelapor

Ketua Unit

Jurutera

Penolong Jurutera

Syarikat Luar Peralatan

Rosak

Syor Proses

Pelupusan

Peralatan untuk

dilupuskan

Pegawai Aset

Pegawai Aset Kew. PA-19

Kew. PA-21

Proses Pelupusan Borang Aduan

Kerosakan

Sistem Aduan

Kerosakan

Pelapor

Penyelaras Aduan

Ketua Unit/ Jurutera


M/S 6/14

2.5 Proses Penyenggaraan Berkala

SOURCE

OF

INPUT

INPUT PROSES OUTPUT RECEIVERS

OF

OUTPUT

Ketua Unit Jadual Senarai

Induk

Penyelenggaran

Berkala

Rancang Kerja

Senggaraan

Jadual

Perancangan

Berkala

Penolong

Jurutera

Ketua Unit Sebutharga

Perolehan

Proses Perolehan Nota Minta

Pesanan Kerajaan/

Inden Kerajaan

Penolong

Jurutera

Pegawai

Perolehan

Syarikat Luar Terima Pesanan

Kerajaan/ Inden

Kerajaan

Laksana

Penyelenggaraan

Laporan Kerja dari

Syarikat Luar

Ketua Unit

Jurutera

Penolong

Jurutera

Pegawai

Perolehan

Penolong

Jurutera

Laporan Kerja

Syarikat Luar

Sah Status

Penyelenggaraan

Jadual

Perlaksanaan

Penyelenggaraan

Berkala

Jurutera

Ketua Unit

2.6 Proses Pemantauan Projek

SOURCE OF INPUT INPUT PROSES OUTPUT RECEIVERS OF

OUTPUT

Ketua Unit Surat Setuju

Terima

Inden

Kerajaan

Proses Perolehan Spesifikasi

Kerja/Projek

Syarikat Luar

Penolong Jurutera

Pegawai Perolehan

Syarikat Luar Spesifikasi

Kerja

Pelaksanaan Kerja Progress

Kerja/Projek

Penolong Jurutera

Jurutera

Ketua Unit

Penolong

Jurutera

Progress

Kerja/Projek

Proses Pemantauan Borang laporan

Pemantauan

Projek

Ketua Unit

Ketua Unit Borang

laporan

Pemantauan

Projek

Pengesahan Akuan Siap

Kerja

Penolong Jurutera

Syarikat Luar


M/S 7/14

3. PROSES KERJA 4.4.1

3.1 Penyenggaraan Pembaikan Secara Terus

BIL TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

1. Pelapor Lapor aduan kerosakan (Online/Manual)

2. Penyelaras Aduan Rekod dan agih aduan

3. Penolong Jurutera Kenalpasti kerosakan

4. Penolong Jurutera Laksana Senggara/Pembaikan

5. Penolong Jurutera Maklum Status Pembaikan

6. Ketua Unit/Jurutera Sah status pembaikan

7. Ketua Unit/Jurutera Tandatangan Pengesahan

8. Penyelaras Aduan Rekod Status Aduan

9. Pelapor Terima Maklumbalas Pembaikan

3.2 Penyenggaraan Pembaikan Memerlukan Perolehan Alat Ganti



2. Penyelaras Aduan Terima aduan kerosakan (Online/Manual)



5. Penolong Jurutera Maklum perlu perolehan alat ganti

6. Penyelaras Aduan Senaraikan alat ganti

7. Pelapor Terima Maklumbalas Aduan

8. Ketua Unit/Jurutera Mohon Peruntukan Perolehan Alat Ganti

9. Pegawai Perolehan Unit Sediakan Sebutharga Perolehan

10. Syarikat Luar Perolehan Peralatan

11. Penolong Jurutera Laksana Senggara/Pembaikan

12. Penolong Jurutera Maklum Status Pembaikan

13. Ketua Unit/Jurutera Sah status pembaikan

14. Ketua Unit/Jurutera Tandatangan Pengesahan




M/S 8/14

3.3 Penyenggaraan Pembaikan Dengan Syarikat Luar






5. Penolong Jurutera Maklum perlu khidmat pihak ketiga

6. Penyelaras Aduan Senaraikan kategori kerosakan fasiliti/ peralatan

7. Pelapor Terima Maklumbalas Aduan

8. Ketua Unit/Jurutera Mohon Peruntukan Perolehan Pembaikan

9. Pegawai Perolehan Unit Sediakan Sebutharga Perolehan

10. Syarikat Luar Laksanakan pembaikan sekiranya boleh dibaiki

11. Pegawai Perolehan Unit Sekiranya tidak boleh dibaiki, rujuk kepada tatacara pelupusan

12. Penolong Jurutera Pantau kerja-kerja pembaikan



3.4 Penyenggaraan Pembaikan Tidak Ekonomi untuk dibaiki






5. Penolong Jurutera Maklum perlu khidmat pihak ketiga

6. Ketua Unit/Jurutera Mendapatkan pengesahan Syarikat Luar

7. Syarikat Luar Mengesahkan kerosakan peralatan/fasiliti adalah tidak ekonomi untuk

dibaiki

8. Ketua Unit/Jurutera Mengesyorkan pelupusan

9. Penyelaras Aset Unit Rujuk Tatacara Pelupusan Peralatan




M/S 9/14

3.5 Penyenggaraan Berkala


1. Ketua Unit/Jurutera Senaraikan Peralatan untuk diselenggara secara berkala

2. Penolong Jurutera Sedia spesifikasi dan jadual perancangan kerja

3. Ketua Unit/Jurutera Sahkan spesifikasi dan Jadual Perancangan

4. Pegawai Perolehan Unit Laksanakan perolehan kerja

5. Pegawai Perolehan Unit Maklumkan Kelulusan Perolehan Kerja

6. Syarikat Luar Menerima Nota Minta Pesanan Kerajaan/ Inden Kerajaan beserta

Spesifikasi Kerja

7. Syarikat Luar Melaksanakan dan Menyediakan Laporan Kerja

8. Penolong Jurutera Lakukan Pemantauan Kerja

9. Syarikat Luar Menyerahkan Laporan Kerja

10. Penolong Jurutera Mengesahkan Siap Kerja

11. Penolong Jurutera Rekod Pelaksanaan Kerja di dalam Jadual Pelaksanaan Kerja

3.6 Proses Pemantauan Projek


1. Ketua Unit/Jurutera Terima Surat Setuju Terima/ Inden Kerajaan

2. Pegawai Perolehan

Unit Laksana Perolehan Kerja

3. Ketua Unit/Jurutera Serahkan Spesifikasi Kerja

4. Syarikat Luar Menerima Nota Minta Pesanan Tempatan/Inden Kerajaan beserta

Spesifikasi Kerja

5. Syarikat Luar Melaksanakan dan menyediakan Laporan Kerja

6. Penolong Jurutera Lakukan pemantauan Kerja

7. Penolong Jurutera Sediakan Laporan Pemantauan Projek

8. Ketua Unit/ Jurutera Mengesahkan Laporan Pemantauan Projek

9. Penolong Jurutera Failkan Laporan Pemantauan Projek

10. Syarikat Luar Menyerahkan Laporan Siap Kerja, Invois, Dokumen Berkaitan & Inden

Kerajaan

11. Pegawai Perolehan Menyemak Laporan Siap Kerja, Invois, Dokumen Berkaitan & Inden

Kerajaan

12. Ketua Unit/ Jurutera Pengesahan Invois & Inden Kerajaan

13. Pegawai Perolehan Hantar Laporan Siap Kerja, Invois, Dokumen Berkaitan & Inden Kewangan

ke Unit Kewangan


M/S 10/14

4. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act)

4.1 Penyenggaraan Pembaikan

PERANCANGAN 8.1 (PLAN)

Output Perancangan Laporan Kerosakan

Senarai Alat Ganti

Senarai Pembaikan Fasiliti

Kelulusan Perancangan Ketua Unit/ Jurutera

PERLAKSANAAN & KAWALAN 8.5 (DO,CHECK & CONTROL)

Kaedah Kawalan 8.5 Spesifikasi Kerja

Pemantauan Kerja

Kawalan Proses yang disumber

luar 8.4

Syarikat Luar

Syarikat Pembekal

Identifikasi dan

kemudahkesanan 8.5.2

Borang Aduan Kerosakan

Nama Pengadu

Harta hak milik pelanggan 8.5.3 Data Pengadu

Pemuliharaan 8.5.4 -

Khidmat selepas perkhidmatan 8.5.5

Pemeriksaan lanjutan

Khidmat nasihat

Kawalan Perubahan 8.5.6 -

TINDAKAN 10

(ACTION)

Penilaian keberkesanan 9.1.3 Penilaian pencapaian objektif

Penilaian petunjuk prestasi unit

Penilaian audit dalaman dan luaran

Tindakan pembetulan 10.2 Mengambil tindakan dengan kadar segera

Penambahbaikan 10.3 Semakan pelaksanaan proses kerja penyenggaraan

pembaikan


M/S 11/14

4.2 Penyenggaraan Berkala


Output perancangan Senarai Peralatan/ Fasiliti

Jadual Perancangan Penyelenggaraan

Kelulusan perancangan Ketua Unit/ Jurutera


Kaedah kawalan 8.5 Spesifikasi Kerja

Pemantauan Kerja

Jadual perancangan


luar 8.4

Syarikat Luar

Syarikat Pembekal

Identifikasi dan


Kontrak

Surat Setuju Terima

Pesanan Kerajaan/ Inden Kerajaan

Nama Syarikat

Harta hak milik pelanggan 8.5.3 Profail syarikat




Ujilari peralatan/ fasiliti yang disenggara


TINDAKAN 10

(ACTION)



Penilaian Prestasi Pembekal

Tindakan pembetulan 10.2 Mengadakan perbincangan bersama syarikat luar dari masa

ke semasa

Penambahbaikan 10.3 Semakan pelaksanaan proses kerja penyenggaraan secara

berkala


M/S 12/14

4.3 Pemantauan Projek


Output perancangan Laporan Kerosakan Peralatan/ Fasiliti

Perancangan RMK

Kelulusan perancangan Ketua Unit/ Jurutera


Kaedah kawalan 8.5 Spesifikasi Kerja

Pemantauan Kerja


luar 8.4

Syarikat Luar

Syarikat Pembekal

Identifikasi dan


Kontrak

Surat Setuju Terima

Inden Kerajaan

Nama Syarikat

Harta hak milik pelanggan 8.5.3 Profail syarikat




Ujilari peralatan/ fasiliti yang disenggara


TINDAKAN 10

(ACTION)



Penilaian prestasi pembekal

Tindakan pembetulan 10.2 Mengadakan perbincangan bersama syarikat luar dari masa

ke semasa

Penambahbaikan 10.3 Semakan pelaksanaan proses kerja pemantauan projek


M/S 13/14

5. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5

BIL REKOD TEMPOH

SIMPANAN

TEMPAT

SIMPANAN

1. Borang Aduan Kerosakan 2 tahun Fail Borang Laporan

Kerosakan

2. Senarai Induk Infrastruktur untuk Penyelenggaraan

Berkala 3 tahun

Fail Penyenggaraan

Infrastruktur Berkala

3. Jadual Perancangan Penyenggaraan Infrastruktur

Berkala 3 tahun

Fail Penyenggaraan


4. Jadual Pelaksanaan Penyenggaraan Infrastruktur

Berkala 3 tahun

Fail Penyenggaraan


5. Borang Laporan Pemantauan Projek 3 tahun Fail Laporan

Pemantauan Projek

6. RUJUKAN

RUJUKAN MAKLUMAT

Rujukan 7.5

Standard ISO 9001:2015

Perkeliling Perbendaharaan

Akta Bekalan Elektrik

Akta Kualiti Alam Sekitar

Garis Panduan & Peraturan Perancangan Bangunan (EPU)

Undang-undang Kecil Bangunan Seragam

Akta Jentera & Kilang

Buku Panduan Pelaksanaan Kaedah Pengeluaran Perakuan Siap dan

Pematuhan oleh para Profesional

Garis panduan penyelenggaraan berjadual bangunan kerajaan

JKR - Jadual Kadar Harga Kerja-kerja Kecil Dan Pembaikan

JKR - Jadual Kadar Harga Elektrik

Semua Proses Kerja

Takwim P&P

Dokumen Kualiti PSAS

Buku Panduan Pembangunan Dan Penyelenggaraan Politeknik


M/S 14/14

7. SENARAI LAMPIRAN 8.5

BIL. RUJUKAN NAMA LAMPIRAN

1 PSAS-PS-04/FOR/1 Borang Laporan Kerosakan

2 PSAS-PS-04/FOR/2 Senarai Induk Infrastruktur untuk Penyenggaraan Berkala

3 PSAS-PS-04/FOR/3 Jadual Perancangan Penyenggaraan Berkala

4 PSAS-PS-04/FOR/4 Jadual Pelaksanaan Penyenggaraan Infrastruktur Berkala

5 PSAS-PS-04/FOR/5 Borang Laporan Kemajuan Pemantauan Projek

PS-04/DOC/1 Keluaran 05 Pindaan 0

Proses Kerja Penyenggaraan Pembaikan Secara Terus

PELAPOR PENYELARAS ADUAN PENOLONG JURUTERA

JURUTERA/KETUA UNIT

TERIMA ADUAN

KEROSAKAN LAPOR ADUAN

KENALPASTI ADUAN

LAKSANA

SENGGARA/

PEMBAIKAN

MAKLUM STATUS

PEMBAIKAN

TANDATANGAN

PENGESAHAN MAKLUMBALAS

PEMBAIKAN

REKOD DAN AGIH

ADUAN

SAH STATUS

PEMBAIKAN

REKOD STATUS

ADUAN


Proses Kerja Penyenggaraan Pembaikan Memerlukan Perolehan Alat Ganti

PELAPOR PENYELARAS

ADUAN PENOLONG JURUTERA

PEGAWAI PEROLEHAN

UNIT

KETUA UNIT/ JURUTERA

SYARIKAT LUAR

TERIMA ADUAN

KEROSAKAN

LAPOR ADUAN

REKOD DAN AGIH

ADUAN

KENALPASTI

ADUAN

MAKLUM PERLU

PEROLEHAN ALAT

GANTI

SENARAIKAN ALAT

GANTI

SEBUTHARGA

PEROLEHAN

PERUNTUKAN

PEROLEHAN

ALAT GANTI

PEROLEHAN

PERALATAN

MAKLUM

BALAS

ADUAN

LAKSANA

SENGGARA/

PEMBAIKAN

MAKLUM STATUS

PEMBAIKAN

TANDATANGAN

PENGESAHAN

MAKLUMBALAS

PEMBAIKAN

SAH STATUS

PEMBAIKAN

REKOD STATUS

ADUAN


Proses Kerja Penyenggaraan Pembaikan Dengan Syarikat Luar

PELAPOR PENYELARAS


PEGAWAI PEROLEHAN

UNIT

KETUA UNIT/ JURUTERA

SYARIKAT LUAR

BOLEH

DIBAIKI

TERIMA ADUAN

KEROSAKAN LAPOR ADUAN

REKOD DAN AGIH

ADUAN

KENALPASTI

ADUAN

MAKLUM PERLU

KHIDMAT PIHAK

KETIGA

SENARAIKAN

KATEGORI

KEROSAKAN

FASILITI/

PERALATAN

SEBUTHARGA

PEROLEHAN

PERUNTUKAN

PEROLEHAN

PEMBAIKAN

MAKLUM

BALAS KERJA

SELESAI

REKOD STATUS

ADUAN

YA

TIDAK

LAKSANA

PEMBAIKAN

MAKLUM

STATUS

ALAT/FASILITI

PANTAU KERJA

PEMBAIKAN

MAKLUM

BALAS

ADUAN

RUJUK

TATACARA

PELUPUSAN


Proses Kerja Kerosakan Yang Tidak Ekonomi Dibaiki

PELAPOR PENYELARAS


PEYELARAS ASET UNIT

KETUA UNIT / JURUTERA

SYARIKAT LUAR

SAHKAN DAN

SYOR TIDAK

EKONOMI

DIBAIKI

TERIMA ADUAN

KEROSAKAN

LAPOR ADUAN

REKOD DAN AGIH

ADUAN

KENALPASTI

ADUAN

MAKLUM PERLU

KHIDMAT

NASIHAT PIHAK

KETIGA

SYORKAN

PELUPUSAN

DAPATKAN

PENGESAHAN

SYARIKAT LUAR

MAKLUM

BALAS KERJA

SELESAI

REKOD STATUS

ADUAN

RUJUK

TATACARA

PELUPUSAN


Proses Penyenggaraan Berkala

JURUTERA/ KETUA UNIT

PENOLONG JURUTERA PEGAWAI

PEROLEHAN UNIT

SYARIKAT LUAR

SEDIAKAN SPESIFIKASI &

JADUAL PERANCANGAN

SENARAIKAN PERALATAN

UNTUK DISELENGGARA

SAHKAN SPESIFIKASI DAN

JADUAL PERANCANGAN

LAKSANA PEROLEHAN

KERJA

TERIMA NOTA MINTA /

INDEN & SPESIFIKASI

KERJA

LAKSANA DAN SEDIA

LAPORAN KERJA

LAKSANA PEMANTAUAN

KERJA

MAKLUM KELULUSAN

PEROLEHAN

SERAH LAPORAN KERJA PENGESAHAN SIAP KERJA

REKOD PELAKSANAAN

KERJA

PROSES PEMANTAUAN


Proses Pemantauan Projek

JURUTERA/ KETUA UNIT

PENOLONG JURUTERA PEGAWAI

PEROLEHAN UNIT

SYARIKAT LUAR

LAKSANA PEROLEHAN

KERJA

TERIMA SURAT SETUJU

TERIMA & INDEN

SERAH SPESIFIKASI

KERJA

LAKSANA PEMANTAUAN

KERJA LAKSANA DAN SEDIA

LAPORAN KERJA

SEDIAKAN LAPORAN

PEMANTAUAN PROJEK

SERAH LAPORAN SIAP

KERJA, INVOIS, DOKUMEN

BERKAITAN & INDEN

PENGESAHAN LAPORAN

PEMANTAUAN PROJEK

TERIMA NOTA MINTA /

INDEN & SPESIFIKASI

KERJA

PROSES PEMANTAUAN

SEMAK DOKUMEN INVOIS &

DOKUMEN BERKAITAN

FAILKAN LAPORAN

PEMANTAUAN PROJEK

PENGESAHAN INVOIS &

INDEN

HANTAR LAPORAN SIAP

KERJA, INVOIS, DOKUMEN

BERKAITAN & INDEN KE

UNIT KEWANGAN

PS-04/FOR/1 Keluaran 05 Pindaan 0

BORANG LAPORAN KEROSAKAN

MAKLUMAT PELAPOR

JABATAN / BHGN / UNIT :_________________________ NAMA PELAPOR :_________________________ LOKASI / BLOK / BILIK :_________________________ NO. TEL :_________________________ TARIKH LAPOR :_________________________ MASA :_________________________

KATEGORI & BUTIRAN KEROSAKAN (diisi oleh pelapor)

KATEGORI KEROSAKAN : AWAM / ELEKTRIK / MEKANIKAL / LAIN-LAIN

BUTIRAN KEROSAKAN : _____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

(TANDATANGAN PELAPOR ) TARIKH :

PENERIMAAN ADUAN ( diisi oleh wakil UPS)

TARIKH TERIMA : NAMA & T/TGN PENERIMA :

TINDAKAN PENOLONG JURUTERA : _________________________________________________________

Bil KategoriKerosakan Tandakan (√ )

a Kerosakan yang boleh dibaiki terus

b Kerosakan yang boleh dibaiki tetapi memerlukan perolehan alat ganti

c Kerosakan yang perlu dibaiki oleh pembekal

d Kerosakan yang tidak ekonomi untuk dibaiki

CATATAN :

(COP & TANDATANGAN )

TARIKH :

PENGESAHAN WAKIL/PENGADU : PENGESAHAN KETUA UNIT/JURUTERA UPS :

____________________ COP & TANDATANGAN TARIKH :

____________________ COP & TANDATANGAN TARIKH :


SENARAI INDUK INFRASTRUKTUR UNTUK PENYELENGGARAAN BERKALA

BIL PERALATAN PENYELENGGARAAN DI

PSAS / LUAR PSAS


JADUAL PERANCANGAN PENYENGGARAAN BERKALA

Jenis Infrastruktur:

BIL ITEM PENYENGGARAAN KEKERAPAN


JADUAL PELAKSANAAN PENYENGGARAAN INFRASTRUKTUR BERKALA

Jenis Infrastruktur:

Tahun :

BIL ITEM PENYENGGARAAN

BULAN

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12


BORANG LAPORAN KEMAJUAN PEMANTAUAN PROJEK

MINGGU / TARIKH

PROJEK

KONTRAKTOR

………………………………….. ……………………………….. Tandatangan & Cop Tandatangan & Pengesahan Pelapor Ketua Unit/Jurutera

politeknik sultan azlan shah prosedur kualiti ps 04

Documents