prosedur kualiti nre pk.nre (ps) - 07

No. Keluaran : 01 No. Pindaan: 01

Tarikh pinda: 02 Ogos 2010 Tarikh berkuatkuasa : 5 Ogos 2009

Muka Surat : 1 daripada 69

MANUAL KUALITI NRE

BAHAGIAN 1 : PENGENALAN

KEMENTERIAN SUMBER ASLI DAN ALAM SEKITAR

PROSEDUR KUALITI

PK.NRE(PS)-07

PENYELENGGARAAN PEMULIHAN DAN PENYELENGGARAAN

PENCEGAHAN PERALATAN ICT

NO KELUARAN: 02 TARIKH: 14 OGOS 2012

No. Keluaran : 02 Tarikh berkuatkuasa : 5 Ogos 2009


PROSEDUR KUALITI NRE PK.NRE (PS) - 07

1

Tarikh berkuatkuasa : 5 Ogos 2009 Muka Surat : Lampiran I


BIL.

KELUARAN/

PINDAAN

TARIKH

KETERANGAN PINDAAN

BAHAGIAN/

MUKA SURAT

1.

01 1 Jun 2011

Perubahan nama daripada

Penyelenggaraan Pembaikan

Peralatan ICT kepada

Penyelenggaraan Pemulihan

dan Penyelenggaraan

Pencegahan Peralatan ICT

Pindaan pada Definisi –

Penyelenggaraan Pemulihan

(Corrective Maintainance) dan

Penyelenggaraan Pencegahan

(Preventive Maintenance)

Pindaan pada Tanggungjawab

dan Tindakan

Pindaan pada Rekod Kualiti

Pindaan pada Carta Alir

Tambahan lampiran

dokumen Rekod Kualiti

Perubahan pada muka surat borang pindaan

Muka depan

3

4-6

7

8-9

10-15

Lampiran

REKOD PINDAAN PROSEDUR KUALITI

I

Tarikh berkuatkuasa : 5 Ogos 2009 Muka Surat : Lampiran II


BIL.

KELUARAN/

PINDAAN

TARIKH

KETERANGAN PINDAAN

BAHAGIAN/

MUKA SURAT

2 02 14 Ogos

2012

- Perubahan pada tanggungjawab dan tindakan yang dipikul oleh Penolong Pegawai Teknologi Maklumat telah dimansuhkan. - Perubahan nama SPA kepada Sistem Helpdesk pada Bahagian B. PENYELENGGARAAN PEMULIHAN, nombor 1 dan 2.

03 – 05

04

II



2


1. OBJEKTIF

Memastikan penyelenggaraan peralatan ICT dilaksanakan dengan cekap dan

berkesan mengikut peraturan yang ditetapkan.

2. SKOP

Prosedur ini diguna pakai oleh Bahagian Pengurusan Maklumat bagi

penyelenggaraan peralatan ICT Kementerian.

3. RUJUKAN

3.1 Manual Kualiti

Seksyen 4.4 - Kawalan Rekod

Seksyen 6.3 - Infrastruktur

3.2 Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2007 -Tatacara Pengurusan Aset

Alih Kerajaan

4. DEFINISI

4.1 Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive Maintenance)

Tindakan penyelenggaraan peralatan ICT secara berkala sekurang-

kurangnya sekali setahun untuk memeriksa, servis, membaiki atau

mengganti komponen atau sumber fizikal secara teratur supaya dapat

berfungsi mengikut standard yang ditetapkan.

4.2 Penyelenggaraan Pemulihan (Corrective Maintenance)

Tindakan membaiki atau mengganti komponen atau

sumber fizikal peralatan ICT supaya dapat berfungsi

mengikut standard yang ditetapkan.

4.3 Peralatan

Peralatan merangkumi perkakasan dan/atau perisian

dan/atau rangkaian ICT.



5. SINGKATAN

PTM - Pegawai Teknologi Maklumat

JTK(T) - Juruteknik Komputer (Tinggi)

JTK(K) - Juruteknik Komputer (Kanan)

JTK - Juruteknik Komputer

6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

Tanggungjawab Tindakan

PTM

PTM

JTK(T) /

JTK(K) / JTK

JTK(T)

PTM

A. PENYELENGGARAAN PENCEGAHAN

1. Semak rekod aset ICT dalam Sistem Pengurusan Aset (SPA).

2. Kenalpasti dan sediakan Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-13)

yang memerlukan penyelenggaraan dan sediakan Jadual

Penyelenggaraan.

3. Laksana tindakan penyelenggaraan mengikut jadual

penyelenggaraan yang ditetapkan.

4. Rekod maklumat penyelenggaraan ke dalam Daftar Penyelenggaraan

Harta Modal (KEW.PA-14) dalam SPA.

5. Sediakan laporan penyelenggaraan.


3



JTK(T) / JTK(K)

/ JTK

JTK(T)

PTM

PTM

PTM

JTK(T) / JTK(K)

/ JTK

PTM

B. PENYELENGGARAAN PEMULIHAN

1. Terima dan rekod aduan mengenai kerosakan peralatan melalui

Sistem Helpdesk.

2. Semak maklumat aduan dalam Sistem Helpdesk dan keluarkan arahan

untuk membuat pemeriksaan peralatan.

3. Semak sama ada peralatan dalam jaminan atau tidak?

4. Jika peralatan dalam jaminan:

a) Kenalpasti pembekal melalui SPA.

5. Jika peralatan tidak dalam jaminan, kenalpasti kaedah pembaikan

sama ada secara baiki sendiri, khidmat pembekal atau dilupuskan

(tidak ekonomik untuk dibaiki).

6. Jika kaedah pembaikan secara baiki sendiri:

a) Baiki peralatan;

b) Kemaskini rekod aduan dalam SPA; dan

c) Serah peralatan kepada pengguna.

7. Jika kaedah pembaikan secara khidmat pembekal:

a) Sediakan Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan

(KEW. PA-9);

b) Hubungi pembekal untuk kenal pasti kerosakan/

dapatkan sebut harga pembaikan; dan

c) Sediakan Pesanan Tempatan/

Local Order (LO) untuk

pembaikan.


4



PTM

PTM

PTM

PTM

JTK(T) /JTK(K)

/ JTK

PTM

JTK(T) /JTK(K)

/ JTK

PTM

PTM

8. Sediakan Borang Perakuan Pembekal Produk / Perkhidmatan ICT.

9. Kenalpasti pembekal produk/perkhidmatan ICT untuk kerja pembaikan.

10. Sediakan Borang Kebenaran Membawa Keluar Peralatan Pejabat.

11. Serahkan peralatan kepada pembekal untuk pembaikan.

12. Terima peralatan daripada pembekal setelah dibaiki, uji peralatan untuk

pastikan peralatan berfungsi mengikut standard yang ditetapkan.

13. Kemaskini Daftar Penyelenggaraan Harta Modal (KEW.PA-14) dalam SPA.

14. Serah peralatan kepada pengguna.

15. Jika kerosakan peralatan tidak ekonomik untuk dibaiki, laksana tindakan

pelupusan.

16. Sediakan laporan penyelenggaraan.


5



7. REKOD KUALITI

Bil Rekod Lokasi Tempoh

Penyimpanan

1. Rekod Aduan dalam Sistem

Pengurusan Aset (SPA)

- Contoh seperti di LAMPIRAN A

Bahagian

Pengurusan

Maklumat

5 tahun

2. Borang Aduan Kerosakan Aset Alih

Kerajaan (KEW.PA-9)

- Contoh seperti di LAMPIRAN B

Bahagian

Pengurusan

Maklumat

5 tahun

3. Daftar Penyenggaraan Harta Modal

(KEW.PA-14)

- Contoh seperti di LAMPIRAN C

Bahagian

Pengurusan

Maklumat

5 tahun

4. Pesanan Tempatan / Local Order

(LO)

- Contoh seperti di LAMPIRAN D

Bahagian

Pengurusan

Maklumat

5 tahun

5. Borang Kebenaran Membawa Keluar

Peralatan Pejabat

- Contoh seperti di LAMPIRAN E

Bahagian

Pengurusan

Maklumat

5 tahun

6. Borang Perakuan Kontraktor

Produk/Perkhidmatan ICT

- Contoh seperti di LAMPIRAN F

Bahagian

Pengurusan

Maklumat

5 tahun


6



8. CARTA ALIRAN KERJA

8.1 PENYELENGGARAAN PEMULIHAN

Terima dan rekod aduan kerosakan peralatan melalui

Sistem Helpdesk

Semak maklumat aduan dalam Sistem Helpdesk dan arahan

dikeluarkan untuk membuat pemeriksaaan peralatan

Kenalpasti

pembekal melalui

SPA

Terima peralatan daripada pembekal setelah dibaiki

daripada pembekal, uji peralatan untuk pastikan

peralatan berfungsi semula

Semak sama ada peralatan dalam jaminan atau

tidak?

Tidak dalam jaminan

Kenalpasti pembekal untuk

baiki kerosakan/ Dapatkan

sebutharga pembaikan

Sediakan Borang Aduan

Kerosakan Aset Alih

Kerajaan (KEW.PA-9)

Sediakan Pesanan

Tempatan/ Local Order

(LO) untuk pembaikan

Sediakan Borang Perakuan Pembekal Produk/

Perkhidmatan ICT

Hubungi pembekal, pastikan Borang Kebenaran

Membawa Keluar Peralatan Pejabat lengkap diisi serta

disahkan dan serahkan peralatan kepada pembekal

Kemaskini rekod Daftar Penyelenggaraan

Harta Modal (KEW.PA-14) dalam SPA

Serah peralatan kepada pengguna

Dalam jaminan

Laksana

tindakan

Pelupusan

(Rujuk SOP

Pelupusan)

Kenalpasti kaedah pembaikan

Baiki peralatan

Kemaskini rekod

aduan dalam

Sistem Helpdesk

Baiki sendiriTidak ekonomik

untuk dibaiki

Khidmat

pembekal

Sediakan laporan penyelenggaraan


7


Muka Surat :8 daripada 24

8.2 PENYELENGGARAAN PENCEGAHAN

Kenalpasti dan sediakan Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-13)

yang memerlukan penyelenggaraan dan sediakan jadual

penyelenggaraan

Laksana tindakan penyelenggaraan mengikut jadual

penyelenggaraan yang ditetapkan

Sediakan laporan penyelenggaraan

Semak rekod aset ICT dalam Sistem Pengurusan

Aset (SPA)

Rekod maklumat penyelenggaraan ke dalam Daftar

Penyelenggaraan Harta Modal (KEW.PA-14) dalam SPA


8

LAMPIRAN A

Rekod Aduan Sistem Pengurusan Aset

Alih (SPA)




9




10

LAMPIRAN B

Borang Aduan Kerosakan Aset Alih

Kerajaan (KEW.PA-9)


11






12


13



LAMPIRAN C

Daftar Penyelenggaraan Harta Modal

(KEW.PA-14)




14


15


Tarikh Pinda: 1 Jun 2011 Tarikh berkuatkuasa : 5 Ogos 2009






LAMPIRAN D

Pesanan Tempatan / Local Order (LO)



16





17











18




19


LAMPIRAN E

Borang Kebenaran Membawa Keluar

Peralatan Pejabat



20


21











22





LAMPIRAN F

Borang Perakuan Kontraktor

Produk/Perkhidmatan ICT

23




24



prosedur kualiti nre pk.nre (ps) - 07

Documents