MINIT MESYUARAT PENGURUSAN ASRAMA KALI PERTAMA 2015

TARIKH : 14 JULAI 2014MASA : 2.20 petangTEMPAT : Bilik Mesyuarat Guru SMK SelamaKEHADIRAN :

a) Mat Isa bin Ibrahimb) Phea Chung Wengc) Abd Ghani Asri d) Zainol Abidin b. Md. Hashime) Kamal Baharin b. Daudf) Mohd Zaki bin Yusof@Sallehg) Ahmad Hawari b. Abdul Rahimh) Shaiful Annuar b. Mohamad Sallehi) Mohd Maznizam b. Abdul Mutalibj) Abdul Aziz b. Sulaimank) Ismail b. Alil) Syahir b. Mohd Yusofm) Ahmad Romzi b. Hamidn) Sulaiman b.o) Syahril b.p) Nor Shahmiza bt Razakq) Nor Fazilah bt Zainulr) Syazwani bt Muhamad Nors) Zuaida bt Abdul Azizt) Noraini bt Ahmad Yudinu) Norsusilawati bt Abd. Rahmanv) Aspur bt Adumiw) Suhaila bt Ahmad

AGENDA:

I. Aluan Pengerusi(Pengetua SMK Selama)

1. Pengerusi memulakan mesyuarat dengan Ummul Kitab, Al-fatihah dan seterusnya mengalu-alukan kehadiran semua AJK asrama ke mesyuarat pengurusan asrama kali pertama tahun 2015 serta mengucapkan terima kasih kepada semua yang hadir.

II. Pembekalan makanan di asrama

2. En. Sulaiman yang mewakili pembekal makanan meminta AJK asrama mengutarakan sebarang aduan atau komen berkaitan pembekalan dan penyediaan makanan di asrama.

3. En. Phea mengemukakan beberapa komen iaitu:a) ukuran makanan, kuantiti, saiz potongan ikan dan ayam tidak

mengikut standard yang ditetapkan

b) jenama perlu mengikut pilihan jenama yang diberikan sahajac) pihak pembekal perlu akur dengan menu mingguand) bahan mentah mestilah sentiasa diletakkan di tempat yang tinggie) kebersihan :

i) dapur dan dewan makan perlu diselia setiap hari ii) pekerja perlu mengambil suntikan dan sijil perlu dipaparkan

4. En. Kamal(Ketua Warden) memaklumkan beberapa aduan daripada penghuni asrama :a) 100% pelajar tidak makan sotob) menu ‘coco crunch’ tidak mendapat sambutan kerana jenama yang

digunakan telah ditukar kepada jenama yang kurang berkualiti

Oleh itu, En. Kamal mencadangkan supaya menu soto diubah sekiranya dipersetujui oleh penyelia asrama, pengetua dan kontraktor. Jenama ‘coco crunch’ juga perlu ditukar semula kepada pilihan pertama.

5. Pn. Norsusilawati(penyelia asrama) turut memaklumkan kepada pembekal makanan bahawa kumpulan ikan A perlu dibuang sisik, ekor dan kepala. Selain itu, beliau meminta supaya ikan dan kuah bagi masak kicap ikan kerisi diasingkan supaya ikan tidak lembik. Seterusnya, beliau meminta supaya sukatan/kuantiti makanan yang dibekalkan mestilah selepas bahan tersebut diproses. Beliau juga meminta pembekal makanan mencari ayam/ikan yang lebih besar dan memastikan timbangan memenuhi spesifikasi. Beliau memaklumkan bahawa salinan tentang timbangan/kuantiti bahan telah diberikan kepada pekerja dewan makan.

6. Pengetua berharap supaya ada perubahan yang dilakukan selepas ini.

III. Kawalan Keselamatan Sekolah

7. Pengerusi mempersilakan En. Syahril bagi membicangkan kawalan keselamatan sekolah.

8. En. Syahril meminta pihak sekolah dan asrama mengutarakan sebarang aduan berkaitan kawalan keselamatan sekolah.

9. En. Phea memaklumkan bahawa mengikut perjanjian, 8 orang pengawal keselamatan ditugaskan untuk mengawal iaitu 2 orang pengawal bagi satu pondok. En. Phea menyatakan beberapa aduan iaitu:a) pada pukul 11 pagi – pukul 2.00 petang, pengawal kerap tidur dan

tidak bertugas sebagaimana yang sepatutnyab) ketepatan masa bekerja tidak dipatuhi-pengawal keluar terlalu

kerap/lama melebihi 30 minitc) sekiranya seorang pengawal perlu menyelesaikan sesuatu urusan,

maka sekurang-kurangnya seorang pengawal perlu ada untuk mengawal

d) masa rehat perlu mengikur prosedur iaitu 1 jam sahajae) pintu masuk perlu ditutup selepas 8.30 pagif) waris hanya dibenarkan mengambil anak di luar kawasan asramag) penampilan perlu sentiasa kemas(pakai uniform)

f) pengawal perlu membuat rondaan dan pastikan pelajar tidak berkeliaran

En. Phea berharap supaya integriti pengawal asrama ditingkatkan serta lebih berdisiplin. Beliau juga meminta En. Syahril membuat teguran kepada pekerja-pekerjanya.

10. Pengetua meminta supaya memastikan pagar ditutup dan kawalan di pintu masuk perlu ada. Beliau memaklumkan bahawa borang pemantauan pihak sekolah akan digunakan dan catatan/komen akan dibuat. Salinan akan diberikan kepada penyelia untuk tindakan.

11. En. Phea memaklumkan bahawa CCTV telah rosak dan En. Syahril telah memaklumkan hal tersebut kepada pihak yang berkenaan untuk diperbaiki.

12. En.Kamal meminta supaya pengawal keselamatan tidak menulis sebarang notis sekiranya ke luar kemana-mana dan mesti ada seorang pengawal yang mengawal pada setiap masa.

IV. Kebersihan Kawasan

13. En. Phea menyatakan bahawa tahap kebersihan kawasan sekolah semakin merosot. Beliau membuat aduan bahawa rumput masih panjang pada minggu ke-2 bulan Januari dan longgokan sampah tidak diuruskan dengan baik. Keadaan ini dikhuatiri akan manjadi tempat pembiakan ular/binatang buas. Beliau juga menegur tentang masa bekerja dan rehat yang perlu dipatuhi iaitu 15 minit untuk masa rehat yang pertama dan 1 jam untuk masa rehat kedua.

Beliau mengingatkan sekiranya ada pekerja yang ingin berhenti, tindakan segera perlu diambil supaya ada pengganti dan mengelakkan sampah tidak terurus. T-shirt pekerja perlu dipakai supaya seragam dan rumput padang perlu dipotong 2 kali sebulan.

Beliau mencadangkan supaya kontraktor membeli 2 buah tong sampah dilabelkan, tisu gelung besar dan racun rumpai disegerakan.

Tindakan: En. Romzi

14. En. Kamal meminta supaya pekerja menyapu rumput yang dimesin supaya tidak mengotorkan jalan tar di sekitar asrama.

15. Pengetua menyatakan bahawa borang pemantauan/ catatan perlu diisi untuk memastikan bekalan mencukupi. Pengesahan dan rekod perlu dibuat setiap kali bekalan dibeli. Beliau juga meminta supaya semaian benih dibuat menggunakan pasu sekolah.

Tindakan: En. Romzi

VI. Pengesahan Minit Mesyuarat

16. Pengerusi membentangkan minit mesyuarat yang lalu. En. Kamal mencadangkan supaya minit mesyuarat disahkan dan disokong oleh Pn. Norsusilawati.

V. Perkara berbangkit

17. Tiada perkara berbangkit

VII. Transformasi Asrama

17. En. Phea memaklumkan bahawa Asrama SMK Selama kini berada di Band 4. Sekolah mensasarkan band 3 untuk tahun 2015 dan band akan disusun semula apabila keputusan SPM dikeluarkan.

18. En. Phea membentangkan SKPA yang terdiri daripada 5 standard. Standard 3-5 telah dijalankan manakala standard 1-2 perlu diagihkan tugas kepada AJK asrama.

19. En. Phea memaklumkan bahawa setiap program/aktiviti haruslah mempunyai kertas kerja yang merangkumi :a) Tajuk/Program/ Aktivitib) Objektifc) Tarikh pelaksanaand) Tempat aktiviti diadakane) Peruntukan yang diperlukanf) AJK yang terlibat

20. En. Phea menerangkan agihan tugas-tugas mengikut standard yang ditetapkan .* sila rujuk lampiran untuk agihan tugas

Tindakan : Semua AJKVIII. Program Hafazan

21. En. Phea memaklumkan bahawa program hafazan akan dilaksanakan sepanjang tahun dan meminta Ustaz Aziz mengaturkan jadual.

Tindakan : En. AzizX. Kewangan Asrama

22. Penyelia asrama untuk membentangkan laporan kewangan seperti di lampiran.

23. Pengetua mengarahkan supaya duit baki tahun 2014 digunakan untuk menaiktaraf asrama. AJK asrama bersetuju menggunakan duit baki tahun 2014 untuk menaiktaraf asrama.

Tindakan: Penyelia asrama

XI. Hal-hal lain

24. En. Kamal memaklumkan persoalan yang akan ditimbulkan oleh para waris iaitu : Apakah penambahbaikan yang diberikan kepada pelajar yang berada di asrama?

Oleh itu, beliau mencadangkan supaya kemudahan di asrama dipertingkat seperti menyediakan tuisyen, kemudahan mesin fotostat/printer dan membeli LCD projector.

25. En. Zaki mencadangkan supaya diberi intensif kepada guru yang membuat kelas tambahan.

26. En. Ghani mencadangkan supaya asrama mengambil pelajar yang mempunyai latar belakang kokurikulum yang baik.

27. En. Phea memaklumkan bahawa wajaran kokurikulum terlalu kecil dan tumpuan perlu diberikan kepada SPM.

Tindakan : Pengurusan asrama

Mesyuarat ditangguhkan pada jam 4.45 petang.

Disediakan oleh: Disemak oleh,

…………………… …………………(Nor Fazilah Bt Zainul)AJK AsramaSMK Selama, 09810 Serdang, Kedah.

Disahkan oleh,

……………………