MINIT MESYUARATMINIT MESYUARAT

AJES BIN TUAHAJES BIN TUAHKetua Penolong PengarahKetua Penolong Pengarah

Bahagian Perancangan Strategik dan PenyelidikanBahagian Perancangan Strategik dan PenyelidikanJabatan Penerangan Malaysia SarawakJabatan Penerangan Malaysia Sarawak

Minit mesyuarat ialahMinit mesyuarat ialah

Laporan mengenai perkara yang Laporan mengenai perkara yang dibincangkan atau diputuskan dalam dibincangkan atau diputuskan dalam sesuatu mesyuarat. Minit disediakan sesuatu mesyuarat. Minit disediakan oleh setiausaha mesyuarat/ urus setia oleh setiausaha mesyuarat/ urus setia mesyuarat. Terdapat dua peringkat mesyuarat. Terdapat dua peringkat dalam penyediaan minit mesyuarat, dalam penyediaan minit mesyuarat, iaitu :iaitu :

1.Peringkat1.Peringkat pertama, setiausaha pertama, setiausaha mencatat :mencatat :

Semua isi penting –mula hingga akhir.Semua isi penting –mula hingga akhir. Semua keputusan yang dicapai Semua keputusan yang dicapai Cadangan dan sokongan serta undian Cadangan dan sokongan serta undian

yang dibuatyang dibuat Nama pencadang dan penyokong Nama pencadang dan penyokong Jumlah undi menyokong dan Jumlah undi menyokong dan

menentangmenentang

22. . Kedua, setiausaha menulis minit Kedua, setiausaha menulis minit

secara gramatis, jelas dan tepatsecara gramatis, jelas dan tepat..

Draf minit disediakan 3 hari selepas Draf minit disediakan 3 hari selepas

mesyuarat dan diserahkan kepada pengerusimesyuarat dan diserahkan kepada pengerusiMinit sebenar diedarkan 7 hari selepas Minit sebenar diedarkan 7 hari selepas

Mesyuarat.Mesyuarat.Minit mesyuarat dijadikan dokumen Minit mesyuarat dijadikan dokumen

rujukan rujukan untuk melaksanakan tindakan untuk melaksanakan tindakan yang yang diputuskan dalam mesyuaratdiputuskan dalam mesyuarat

PENULISAN MINIT MESYUARATPENULISAN MINIT MESYUARAT

Minit mesyuarat penting kerana minit Minit mesyuarat penting kerana minit merupakan sumber rujukan masa merupakan sumber rujukan masa hadapan. hadapan.

Format minit lazimnya, disusun Format minit lazimnya, disusun mengikut agenda mesyuarat dan mengikut agenda mesyuarat dan perlu kelihatan kemas dan teraturperlu kelihatan kemas dan teratur..

Penyediaan minit mesyuarat perlu Penyediaan minit mesyuarat perlu mengambil kira hal-hal yang berikut :mengambil kira hal-hal yang berikut :

Butiran tentang mesyuaratButiran tentang mesyuarat

Nama mesyuaratNama mesyuarat Bilangan kali mesyuaratBilangan kali mesyuarat TarikhTarikh MasaMasa TempatTempat

DokumenDokumen

Bahan bertulis untuk dibincangkan Bahan bertulis untuk dibincangkan atau dijadikan bahan rujukan utama atau dijadikan bahan rujukan utama (jika ada)(jika ada)

Senarai KehadiranSenarai Kehadiran

Senarai lengkap anggota yang hadir Senarai lengkap anggota yang hadir penting bagi pengesahan minit dan penting bagi pengesahan minit dan pandangan mereka sama ada sah pandangan mereka sama ada sah atau tidak. atau tidak.

Kehadiran ditulis mengikut susunan Kehadiran ditulis mengikut susunan yang berikut :yang berikut :

Hadir - nama anggota Hadir - nama anggota mesyuarat mesyuarat yang yang hadir serta jawatanhadir serta jawatan

Turut hadir - senarai nama (bukan Turut hadir - senarai nama (bukan AJK) AJK) yang hadir sebagai pemerhati yang hadir sebagai pemerhati atau atau undangan khasundangan khas

Tidak hadir - senarai nama anggota Tidak hadir - senarai nama anggota yang yang tidak hadir (sama ada dengan tidak hadir (sama ada dengan alasan alasan atau tidak) atau tidak)

Isi Minit Mesyuarat Isi Minit Mesyuarat

Ucapan alu-aluan pengerusi majlisUcapan alu-aluan pengerusi majlis Pembentangan dan pengesahan minit Pembentangan dan pengesahan minit

mesyuarat yang lalumesyuarat yang lalu Perkara berbangkitPerkara berbangkit Perkara yang ditetapkan dalam Perkara yang ditetapkan dalam

agendaagenda Hal-hal lainHal-hal lain Ucapan penutup/penangguhan oleh Ucapan penutup/penangguhan oleh

pengerusipengerusi Tandatangan pencatat (setiausaha)Tandatangan pencatat (setiausaha) Tandatangan penyemak/pengerusi Tandatangan penyemak/pengerusi

mesyuaratmesyuarat

Setelah rangka minit mesyuarat siap Setelah rangka minit mesyuarat siap tunjuk pengerusi untuk disemak tidak tunjuk pengerusi untuk disemak tidak lewat tiga (3) hari selepas mesyuarat.lewat tiga (3) hari selepas mesyuarat.

Selepas itu :Selepas itu :

Fotostat minit yang telah disemak Fotostat minit yang telah disemak hantar setiap anggota seminggu selepas hantar setiap anggota seminggu selepas mesyuaratmesyuarat

Satu salinan disimpan dalam fail Satu salinan disimpan dalam fail mesyuaratmesyuarat

PENGESAHAN MINIT MESYUARATPENGESAHAN MINIT MESYUARAT

Pengerusi mengarah setiausaha Pengerusi mengarah setiausaha membaca minit mesyuaratmembaca minit mesyuarat

Minit disemak dengan teliti oleh ahli Minit disemak dengan teliti oleh ahli yang hadiryang hadir

Pembetulan dibuat terhadap ejaan dan Pembetulan dibuat terhadap ejaan dan fakta (jika terdapat kesalahan)fakta (jika terdapat kesalahan)

Semua pembetulan mesti ditandatangani Semua pembetulan mesti ditandatangani oleh pengerusi pada tempat yang salaholeh pengerusi pada tempat yang salah

Perkara berbangkit – laporan Perkara berbangkit – laporan sebarang tindakan dan keputusan sebarang tindakan dan keputusan yang terakhir secara ringkas. yang terakhir secara ringkas.

Minit juga menyentuh tindakan Minit juga menyentuh tindakan susulan yang perlu diambil oleh susulan yang perlu diambil oleh jabatan atau institusi atau pegawai jabatan atau institusi atau pegawai yang berkenaanyang berkenaan

Mencatat hal-hal lain dan perkara Mencatat hal-hal lain dan perkara yang dibincangkan dalam mesyuaratyang dibincangkan dalam mesyuarat

Setelah disahkan dan mendapat Setelah disahkan dan mendapat cadangan dan sokongan, pengerusi cadangan dan sokongan, pengerusi menandatangani minit pada tempat menandatangani minit pada tempat yang disediakanyang disediakan

CIRI-CIRI MESYUARAT YANG BAIKCIRI-CIRI MESYUARAT YANG BAIK

Penulisan minit mesyuarat hendaklah Penulisan minit mesyuarat hendaklah ringkas, tepat dan padat, laras ringkas, tepat dan padat, laras bahasanya bersifat formal- bahasanya bersifat formal- menggunakan kata dan ungkapan menggunakan kata dan ungkapan bahasa rasmi. Misalnya :bahasa rasmi. Misalnya :

BETUL : BETUL : memandangkan bahawa memandangkan bahawa .............maka....... .............maka.......

SALAH : SALAH : kerana, oleh sebab, atau sebabkerana, oleh sebab, atau sebab

BETUL : BETUL : berbangkit daripada ...........berbangkit daripada ........... SALAH : SALAH : oleh ituoleh itu

BETUL : BETUL : beliau berpendapat ..........beliau berpendapat .......... SALAH : SALAH : beliau berfikirbeliau berfikir .......... ..........

BETUL : BETUL : beliau atau merekabeliau atau mereka SALAH : SALAH : saya, kita, anda atau saudara....saya, kita, anda atau saudara....

Semasa menulis minit mesyuarat, Semasa menulis minit mesyuarat, ayat yang digunakan perlu ayat yang digunakan perlu menggambarkan keputusan yang menggambarkan keputusan yang dibuat berdasarkan persetujuan dibuat berdasarkan persetujuan anggota mesyuarat. Misalnya:anggota mesyuarat. Misalnya:

Mesyuarat bersetuju Mesyuarat bersetuju

menerima ...................menerima ...................

Mesyuarat telah dimaklumkan Mesyuarat telah dimaklumkan bahawa ..................bahawa ..................

Gaya bahasa berbentuk ungkapan- kata-Gaya bahasa berbentuk ungkapan- kata-kata tertentu yang dijadikan ungkapan kata tertentu yang dijadikan ungkapan khusus seperti :khusus seperti :

Ungkapan Ungkapan mengesahkanmengesahkan atau disahkan atau disahkan diikuti diikuti tanpa sebarang pindaantanpa sebarang pindaan..

Contohnya : Contohnya :

a. Jawatankuasa kecil a. Jawatankuasa kecil penganugerahan...................... penganugerahan...................... telah telah mengesahkanmengesahkan minit mesyuarat minit mesyuarat yang telah yang telah diadakan diadakan padapada........................tanpa sebarang ........................tanpa sebarang pindaanpindaan

Minit mesyuarat yang diadakan Minit mesyuarat yang diadakan pada ……………….telah disahkan pada ……………….telah disahkan tanpa sebarang pindaantanpa sebarang pindaan

Ungkapan Ungkapan mengesahkanmengesahkan atau atau disahkandisahkan diikuti dengan pindaan. diikuti dengan pindaan. Contohnya :Contohnya :

a). Lembaga pentadbir telah a). Lembaga pentadbir telah mengesahkan mengesahkan minit mesyuarat yang minit mesyuarat yang

diadakan pada ………………diadakan pada ………………dengan dengan pindaanpindaan yang berikut :yang berikut :

i) ……………………..i) …………………….. ii) ………………………..ii) ……………………….. iii) ……………………….iii) ……………………….

b). Minit mesyuarat yang diadakan b). Minit mesyuarat yang diadakan pada ……………………… telah pada ……………………… telah disahkan dengan pindaan yang disahkan dengan pindaan yang berikut :berikut :

i) ………………………..i) ………………………..

ii) …………………………ii) …………………………

iii) …………………………iii) …………………………

Sekiranya ada pindaan, pembatalan Sekiranya ada pindaan, pembatalan dan penggantian. Contohnya :dan penggantian. Contohnya :

a). a). Batalkan ceraianBatalkan ceraian ……….. yang ……….. yang berbunyiberbunyi

b). b). Gantikan denganGantikan dengan … …

Ungkapan yang sering digunakan Ungkapan yang sering digunakan untuk melaporkan perbincangan untuk melaporkan perbincangan semasa mesyuarat ialah :semasa mesyuarat ialah :

MengusulkanMengusulkan, , Membahaskan, Membahaskan, dibahaskandibahaskan

Mencadangkan, Membincangkan, Mencadangkan, Membincangkan, dibincangkandibincangkan

Mengesyorkan, disyorkanMengesyorkan, disyorkan

Contohnya :Contohnya : a). Mesyuarat a). Mesyuarat mengusulkanmengusulkan pihak pihak

terbabit meneliti semula tawaran terbabit meneliti semula tawaran yang dikemukakan semula.yang dikemukakan semula.

b). Mesyuarat b). Mesyuarat mencadangkanmencadangkan pihak pihak berkenaan mengkaji hal tersebut berkenaan mengkaji hal tersebut dengan telitidengan teliti

c). Mesyuarat c). Mesyuarat mengesyorkanmengesyorkan pihak pihak berwajib melonggarkan syarat berwajib melonggarkan syarat kemasukan yang ada sekarang.kemasukan yang ada sekarang.

Sesuatu ketetapan mesyuarat Sesuatu ketetapan mesyuarat dilaporkan dengan ungkapan seperti dilaporkan dengan ungkapan seperti yang berikut :yang berikut :

Bersetuju Bersetuju atau atau menolak menolak Meluluskan Meluluskan atau atau tidak meluluskan tidak meluluskan Memperakukan Memperakukan atauatau tidak tidak

memperakukanmemperakukan

Contohnya :Contohnya :

a). Mesyuarat bersetuju menerima usul yanga). Mesyuarat bersetuju menerima usul yang dikemukakandikemukakan

b). Mesyuarat bersetuju tidak meluluskanb). Mesyuarat bersetuju tidak meluluskan permohonan penduduk kampung itupermohonan penduduk kampung itu

c). Mesyuarat bersetuju tidak c). Mesyuarat bersetuju tidak memperakukannya kepada pihak memperakukannya kepada pihak pentadbirpentadbir

cadangan berkenaancadangan berkenaan

Ayat (bahasa) dalam minit mesyuarat Ayat (bahasa) dalam minit mesyuarat berbentuk ayat berlapis, iaitu satu berbentuk ayat berlapis, iaitu satu ayat utama dan ayat tambahan yang ayat utama dan ayat tambahan yang dihubungkan dengan ungkapan dihubungkan dengan ungkapan seperti yang berikut :seperti yang berikut :

Bahawa, supaya Bahawa, supaya dandan yang yang

Contohnya :Contohnya :

a). Mesyuarat bersetuju bahawa semuaa). Mesyuarat bersetuju bahawa semua

peserta yang menghadiri bengkel peserta yang menghadiri bengkel

penulisan cerpen ini diberikan sijil penulisan cerpen ini diberikan sijil

penyertaan.penyertaan.

b). Pengerusi mengumumkan bahawa b). Pengerusi mengumumkan bahawa guruguru

besar pada minggu lalu.......besar pada minggu lalu.......

Dalam hal-hal yang memerlukan Dalam hal-hal yang memerlukan tindakan, nama atau jawatan orang tindakan, nama atau jawatan orang yang dipertanggungjawabkan perlu yang dipertanggungjawabkan perlu dicatatkan (lihat contoh minit dicatatkan (lihat contoh minit mesyuarat).mesyuarat).

Waktu ditangguhkan mesyuarat Waktu ditangguhkan mesyuarat perlu dicatatkan dalam minit perlu dicatatkan dalam minit mesyuarat - bukan ditamatkan mesyuarat - bukan ditamatkan kerana mesyuarat akan disambung kerana mesyuarat akan disambung pada masa akan datang, melainkan pada masa akan datang, melainkan mesyuarat itu kali yang terakhir. mesyuarat itu kali yang terakhir. Contohnya :Contohnya :

Contoh : Mesyuarat ditangguhkan Contoh : Mesyuarat ditangguhkan pada pukul 4.30.petang.pada pukul 4.30.petang.

Pada bahagian akhir / penutup mesyuarat, Pada bahagian akhir / penutup mesyuarat, dicatat nama dan jawatan orang yang dicatat nama dan jawatan orang yang mengesahkan minit itu, iaitu pengerusi mengesahkan minit itu, iaitu pengerusi dengan persetujuan anggota mesyuarat. dengan persetujuan anggota mesyuarat.

Contohnya : Contohnya :

Disediakan olehDisediakan oleh Disahkan olehDisahkan oleh

t.tt.t t.tt.t ……………………………………....

…………………………………… (Nama Penuh Setiausaha)(Nama Penuh Setiausaha) ( Nama Penuh ( Nama Penuh

Pengerusi)Pengerusi)