pengenalan kepada minit mesyuarat

Download Pengenalan Kepada Minit Mesyuarat

Post on 13-Jun-2015

14.406 views

Category:

Career

16 download

Embed Size (px)

DESCRIPTION

Maklumat umum mengenai minit mesyuarat.

TRANSCRIPT

  • 1. MINIT MESYUARAT AJES BIN TUAH Ketua Penolong PengarahBahagian Perancangan Strategik dan Penyelidikan Jabatan Penerangan Malaysia Sarawak

2. Minit mesyuarat ialah Laporan mengenai perkara yang dibincangkanatau diputuskan dalam sesuatu mesyuarat.Minit disediakan oleh setiausaha mesyuarat/urus setia mesyuarat. Terdapat duaperingkat dalam penyediaan minitmesyuarat, iaitu : 3. 1.Peringkat pertama,setiausaha mencatat : Semua isi penting mula hingga akhir. Semua keputusan yang dicapai Cadangan dan sokongan serta undian yangdibuat Nama pencadang dan penyokong Jumlah undi menyokong dan menentang 4. 2. Kedua, setiausaha menulis minit secara gramatis, jelas dan tepat.Draf minit disediakan 3 hari selepas mesyuarat dan diserahkan kepada pengerusi Minit sebenar diedarkan 7 hari selepas Mesyuarat. Minit mesyuarat dijadikan dokumen rujukan untuk melaksanakan tindakan yang diputuskan dalam mesyuarat 5. PENULISAN MINIT MESYUARAT Minit mesyuarat penting kerana minitmerupakan sumber rujukan masa hadapan. Format minit lazimnya, disusun mengikutagenda mesyuarat dan perlu kelihatankemas dan teratur. 6. Penyediaan minit mesyuarat perlu mengambilkira hal-hal yang berikut :Butiran tentang mesyuarat Nama mesyuarat Bilangan kali mesyuarat Tarikh Masa Tempat 7. Dokumen Bahan bertulis untuk dibincangkan ataudijadikan bahan rujukan utama (jika ada) Senarai Kehadiran Senarai lengkap anggota yang hadirpenting bagi pengesahan minit danpandangan mereka sama ada sah atautidak. 8. Kehadiran ditulis mengikut susunan yangberikut : Hadir - nama anggota mesyuarat yang hadir serta jawatan Turut hadir - senarai nama (bukan AJK) yang hadir sebagai pemerhati atauundangan khas Tidak hadir - senarai nama anggota yang tidak hadir (sama ada dengan alasan atau tidak) 9. Isi Minit Mesyuarat Ucapan alu-aluan pengerusi majlis Pembentangan dan pengesahan minitmesyuarat yang lalu Perkara berbangkit Perkara yang ditetapkan dalam agenda Hal-hal lain Ucapan penutup/penangguhan olehpengerusi Tandatangan pencatat (setiausaha) Tandatangan penyemak/pengerusimesyuarat 10. Setelah rangka minit mesyuarat siap tunjukpengerusi untuk disemak tidak lewat tiga (3)hari selepas mesyuarat. Selepas itu : Fotostat minit yang telah disemak hantarsetiap anggota seminggu selepas mesyuarat Satu salinan disimpan dalam fail mesyuarat 11. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT Pengerusimengarah setiausaha membaca minit mesyuarat Minit disemak dengan teliti oleh ahli yanghadir Pembetulan dibuat terhadap ejaan dan fakta(jika terdapat kesalahan) Semua pembetulan mesti ditandatangani oleh pengerusi pada tempat yang salah 12. Perkara berbangkit laporan sebarangtindakan dan keputusan yang terakhirsecara ringkas. Minit juga menyentuh tindakan susulan yangperlu diambil oleh jabatan atau institusiatau pegawai yang berkenaan 13. Mencatat hal-hal lain dan perkara yangdibincangkan dalam mesyuarat Setelah disahkan dan mendapat cadangandan sokongan, pengerusi menandatanganiminit pada tempat yang disediakan 14. CIRI-CIRI MESYUARAT YANG BAIK Penulisan minit mesyuarat hendaklahringkas, tepat dan padat, laras bahasanyabersifat formal- menggunakan kata danungkapan bahasa rasmi. Misalnya : 15. BETUL : memandangkan bahawa.............maka....... SALAH : kerana, oleh sebab, atau sebab BETUL : berbangkit daripada ........... SALAH: oleh itu BETUL : beliau berpendapat .......... SALAH : beliau berfikir .......... BETUL : beliau atau mereka SALAH : saya, kita, anda atau saudara.... 16. Semasa menulis minit mesyuarat, ayatyang digunakan perlu menggambarkankeputusan yang dibuat berdasarkanpersetujuan anggota mesyuarat. Misalnya: Mesyuarat bersetujumenerima ................... Mesyuarat telah dimaklumkanbahawa .................. 17. Gaya bahasa berbentuk ungkapan- kata-kata tertentu yang dijadikan ungkapankhusus seperti : Ungkapan mengesahkan atau disahkandiikuti tanpa sebarang pindaan.Contohnya :a. Jawatankuasa kecilpenganugerahan...................... telahmengesahkan minit mesyuarat yang telahdiadakan pada........................tanpasebarang pindaan 18. Minit mesyuarat yang diadakan pada.telah disahkan tanpa sebarangpindaan 19. Ungkapan mengesahkan atau disahkan diikutidengan pindaan. Contohnya :a). Lembaga pentadbir telahmengesahkan minit mesyuarat yangdiadakan pada dengan pindaanyang berikut : i) .. ii).. iii) . 20. b). Minit mesyuarat yang diadakan pada telah disahkan denganpindaan yang berikut :i) ..ii) iii) 21. Sekiranya ada pindaan, pembatalan danpenggantian. Contohnya : a). Batalkan ceraian .. yang berbunyi b). Gantikan dengan 22. Ungkapan yang sering digunakan untukmelaporkan perbincangan semasa mesyuaratialah :Mengusulkan, Membahaskan, dibahaskan Mencadangkan, Membincangkan,dibincangkan Mengesyorkan, disyorkan 23. Contohnya : a). Mesyuarat mengusulkan pihak terbabitmeneliti semula tawaran yang dikemukakansemula. b). Mesyuarat mencadangkan pihakberkenaan mengkaji hal tersebut denganteliti c). Mesyuarat mengesyorkan pihakberwajib melonggarkan syarat kemasukanyang ada sekarang. 24. Sesuatu ketetapan mesyuarat dilaporkandengan ungkapan seperti yang berikut : Bersetuju atau menolak Meluluskan atau tidak meluluskan Memperakukan atau tidak memperakukan 25. Contohnya :a). Mesyuarat bersetuju menerima usul yangdikemukakanb). Mesyuarat bersetuju tidak meluluskanpermohonan penduduk kampung ituc). Mesyuarat bersetuju tidakmemperakukannya kepada pihak pentadbircadangan berkenaan 26. Ayat (bahasa) dalam minit mesyuaratberbentuk ayat berlapis, iaitu satu ayatutama dan ayat tambahan yang dihubungkandengan ungkapan seperti yang berikut : Bahawa, supaya dan yang 27. Contohnya : a). Mesyuarat bersetuju bahawa semuapeserta yang menghadiri bengkelpenulisan cerpen ini diberikan sijilpenyertaan. b). Pengerusi mengumumkan bahawa gurubesar pada minggu lalu....... 28. Dalam hal-hal yang memerlukan tindakan,nama atau jawatan orang yangdipertanggungjawabkan perlu dicatatkan(lihat contoh minit mesyuarat). 29. Waktu ditangguhkan mesyuarat perludicatatkan dalam minit mesyuarat -bukan ditamatkan kerana mesyuarat akandisambung pada masa akan datang,melainkan mesyuarat itu kali yangterakhir. Contohnya :Contoh : Mesyuarat ditangguhkan padapukul 4.30.petang. 30. Pada bahagian akhir / penutup mesyuarat,dicatat nama dan jawatan orang yangmengesahkan minit itu, iaitu pengerusidengan persetujuan anggota mesyuarat. Contohnya : Disediakan oleh Disahkan oleht.tt.t .. (Nama Penuh Setiausaha) ( Nama Penuh Pengerusi)