penulisan minit mesyuarat

of 22 /22
1 PENULISAN MINIT MESYUARAT ZULKIFLI YAHYA

Author: iyatieku-ayune

Post on 19-Jun-2015

9.065 views

Category:

Education


10 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

  • 1. PENULISAN MINIT MESYUARAT ZULKIFLI YAHYA

2. MINIT MESYUARAT

  • Satu rekod atau kenyataan bertulis secara formal mengenai catatan ke atas sesuatu perbincangan dan keputusan yang dicapai oleh perbincangan tersebut sebagai bahan rujukan, tindakan susulan dan pelaporan semula diperbincangan akan datang.

3. sambung

  • Satu rekod bertulis mengenai perkara-perkara yang dibincangkan dan diputuskan dalam sesuatu mesyuarat.
  • Satu kenyataan bertulis yang mempunyai format tertentu serta peraturan dan syarat yang ditetapkan oleh pengerusi atau pihak yang empunya.

4. JENIS MESYUARAT

  • Mesyuarat Bersiri
  • -Berkala dan ada kesinambungan
  • -Melebihi sekali dalam tempohtertentu
  • -Ahli mesyuarat mengikut jawatan/fungsi
  • -Agenda mesyuarat tersusun dan tetap

5. sambung

  • Mesyuarat Khas
    • Ad-hoc
    • Sekali atau beberapa kali mengikut keperluan
    • Ahli mesyuarat terdiri dari pelbagai kepakaran
    • Agenda mesyuarat ringkas tetapi mendalam/terperinci
    • Nama mesyuarat menjelaskan tujuan / fungsi

6.

  • Penting sebagai;
  • Laporan
  • Rekod
  • Rujukan
  • Mengambil tindakan
  • Menggambarkan peribadi pengerusi, setiausaha dan ahli
  • mesyuarat
  • Imej Jabatan/Kementerian

MINIT MESYUARAT 7.

  • Peringkat Persediaan
  • -Mengetahui agenda
  • -Mengetahui Minit Mesyuarat yang lalu
  • -Membaca semua kertas kerja
  • -Mengetahui latar belakang ahli
  • Semasa Mesyuarat
  • - Tumpukan perhatian kepada perbincangan
  • - Ambil/buat catatan perbincangan
  • - Guna perakam suara
  • - Gunakan juru teringkas

PANDUAN MENGAMBIL MINIT 8. sambung

  • Peringkat Penulisan Minit Mesyuarat
  • Draf minit dan serahkan untuk kelulusan Pengerusi dalam masa 3 hari selepas mesyuarat
  • Minit mesyuarat diedarkan selewat-lewatnya 7 hari selepas mesyuarat

9. PETUA PENULISAN

  • FAKTA, bukan tanggapan peribadi
  • PADAT, bukan bercerita
  • TEPAT, bukan panjang berjela
  • JELAS, bukan berkias dan berbunga-bunga
  • BAHASA TULISAN, bukan bahasa lisan
  • BAHASA ISTILAH, bukan loghat tempatan
  • PROFESYENAL, tunjukan kematangan

10. CIRI-CIRI MINIT YANG BAIK

  • TULIN
  • LENGKAP
  • TEPAT
  • BEBAS DARI KERAGUAN
  • KUPASAN ISU/PERKARA POKOK
  • RINGKASAN PERBINCANGAN
  • KEPUTUSAN
  • TINDAKAN PIHAK TERLIBAT

11. BERPANDUKAN AGENDA DAN URUTAN PERBINCANGAN 1.PERUTUSAN PENGERUSI 2.PENGESAHAN MINIT MESYUARAT 3.PERKARA-PERKARA BERBANGKIT 4.PERBINCANGAN 5.PERBINCANGAN KERTAS-KERTAS KERJA 6.HAL-HAL LAIN 7.PENUTUP STRUKTUR MINIT 12. FORMAT MINIT

  • MINIT MESYUARAT (tajuk mesyuarat)
  • - Tarikh: .
  • - Masa:
  • - Temapat:..
  • SENARAI KEHADIRAN
  • - Yang Hadir
  • - Tidak Hadir(dengan maaf/izin)
  • - Turut Hadir
  • - Setiausaha

13. 1.PERUTUSAN PENGERUSI 1.1. Ucapan penghargaan 1.2. Isu/perkara penting yang dibangkitkan oleh pengerusi 2.PENGESAHAN MINIT MESYUARAT 2.1. Disahkan tanpa pindaan atau dengan pindaan sambung 14. 3.PERKARA-PERKARA BERBANGKIT (dari mesyuarat lepas) 3.1. (Tajuk) perkara/isu yang diputuskan 3.1.1. Kemajuan tindakan susulan (untukmakluman) 3.2. (Tajuk) perkara/isu yang dibincangkan 3.2.1. Keputusan mesyuarat (untuk tindakan) sambung 15.

  • PERBINCANGAN PERKARA BARU/KERTAS-KERTAS
  • KERJA PERLU DIREKODKAN:
  • 4.1. Tajuk
  • 4.1.1. Tujuan utama
    • 4.1.2. Ringkasan kertas/Isu-isu penting yang dibangkitkan
    • 4.1.3Pandangan/komen ahli mesyuarat berkenaan isu-isu yang dibangkitkan
  • 4.1.4. Rumusan Pengerusi
  • 4.1.5. Keputusan dan serta tindakan susulan yangperlu diambil seterusnya
  • 4.2. (Kertas seterusnya)

sambung 16. 5. HAL-HAL LAIN (sumber: hadirin mesyuarat) 5.1. (Tajuk) perkara/isu yang dikemukakan 5.1.1. Penjelasan perkara/isu (untuk makluman) 5.2. (Tajuk) perkara/isu berkaitan yang dibincangkan 5.2.1. Keputusan mesyuarat (untuk tindakan) 6. PENUTUP/PENANGGUHAN MESYUARAT 6.1. Penetapan tarikh mesyuarat akan datang 6.2. Ucapan penghargaan Pengerusi6.3. Bila mesyuarat itu tamat atau ditangguhkan sambung 17. sambung

  • URUSETIA
  • Senaraikan nama pegawai yang menjadi Urusetia mesyuarat
  • Susunan nama hendaklah mengikut kekananan
  • (Catatkan nama Agensi/Bahagian/Unit yang bertanggungjawab dalam mengurusetiakan mesyuarat)
  • TARIKH
  • Catatkan tarikh Minit Mesyuarat berkenaan disediakan

18. CONTOH STRUKTUR MINIT

  • Perutusan Pengerusi
  • Pengesahan Minit Mesyuarat
  • Perkara-perkara Berbangkit
  • -Tajuk
  • i)Mesyuarat mengambil maklum
  • a)
  • b)
  • ii)Mesyuarat membuat keputusan
  • a)
  • b)

19.

  • sambung
  • Perbincangan perkara baru/Pembentangan kertas-kertas kerja
  • i.Tajuk
  • (a)(maklumat kertas)
  • ii.Mesyuarat mengambil maklum
  • (a)
  • (b)
  • iii.Mesyuarat membuat keputusan
  • (a)
  • (b)
  • Tindakan
  • Hal-hal Lain
  • 6.Penutup

20. Contoh Format Minit Mesyuarat BilPerkaraTindakan PerluTanggungjawabStatus DiambilSemasa 21. TINDAKAN SUSULAN

    • Mengadakan post mortem
    • Menyediakan Minit Mesyuarat dengan segera
    • Menghantar Minit Mesyuarat dengan segera
    • Mengesan dan mendapatkan maklumbalas bagi
  • setiap tindakan (follow up dan follow through)

22. SEKIAN,TERIMA KASIH, WASSALAM