bkp 304 - mesyuarat ( menyediakan minit mesyuarat)

of 21/21
KOLEJ VOKASIONAL KUALA KLAWANG KM 3 JALAN TITI KUALA KLAWANG 71600 JELEBU NEGERI SEMBILAN DARUL KHUSUS KERTAS PENERANGAN NAMA PROGRAM KESETIAUSAHAAN PENTADBIRAN KOD / NAMA KURSUS BKP 304 / MEETING TAHAP 2 SEMESTER 3 STANDARD PEMBELAJARAN 1. MENGURUSKAN MESYUARAT 2. MENYEDIAKAN NOTIS MESYURAT 3. MENYEDIAKAN AGENDA MESYUARAT 4. MENYEDIAKAN MINIT MESYUARAT OBJEKTIF MODUL At the end of the course, the student should be able to: 1. Establish the appropriate recording tool 2. Record minutes accurately 3. Prepare minutes of meeting 4. Manage post meeting requirements NO KOD BKP 304-2-KP2 Muka : 1 Drp : 9 TAJUK : ARRANGE FORMAL MEETING TUJUAN : Kertas penerangan ini bertujuan menerangkan tentang penyediakan minit mesyuarat.

Post on 23-Jun-2015

5.204 views

Category:

Education

1 download

Embed Size (px)

DESCRIPTION

KOMPETENSI 4

TRANSCRIPT

  • 1. KOLEJ VOKASIONAL KUALA KLAWANG KM 3 JALAN TITI KUALA KLAWANG 71600 JELEBU NEGERI SEMBILAN DARUL KHUSUS KERTAS PENERANGAN NAMA PROGRAM KESETIAUSAHAAN PENTADBIRAN KOD / NAMA KURSUS BKP 304 / MEETING TAHAP 2 SEMESTER 3 STANDARD PEMBELAJARAN 1. MENGURUSKAN MESYUARAT 2. MENYEDIAKAN NOTIS MESYURAT 3. MENYEDIAKAN AGENDA MESYUARAT 4. MENYEDIAKAN MINIT MESYUARAT OBJEKTIF MODUL At the end of the course, the student should be able to: 1. Establish the appropriate recording tool 2. Record minutes accurately 3. Prepare minutes of meeting 4. Manage post meeting requirements NO KOD BKP 304-2-KP2 Muka : 1 Drp : 9 TAJUK : ARRANGE FORMAL MEETING TUJUAN : Kertas penerangan ini bertujuan menerangkan tentang penyediakan minit mesyuarat.

2. Muka : 2 Drp: 21BKP 304 / MESYUARAT KOMPETENSI 4 1 PENGENALAN Minit mesyuarat adalah suatu catatan ringkas, gambaran idea, peringatan atau laporan tentang sesuatu perkara atau agenda yang dibincangkan dan diputuskan dalam sesuatu mesyuarat. Ia merupakan satu rekod yang ringkas tetapi tepat tentang perkara-perkara yang berlaku dalam sesuatu mesyuarat. Minit hendaklah dicatat dalam setiap mesyuarat. 2 TINDAKAN SEMASA MESYUARAT. Semasa mencatat minit setiausaha perlu: 2.1 Mengambil senarai kehadiran mesyuarat. Iaitu dengan mengedarkan senarai kehadiran mesyuarat kepada ahli mesyuarat. 2.2 Mencatat perkara penting yang dibincangkan dalam mesyuarat. 2.3 Mencatat keputusan yang dibuat dalam mesyuarat. 2.4 Mencatat tindakan susulan yang perlu diambil. 2.5 Setiausaha boleh menggunakan kemahiran RINTAS untuk mencatat minit mesyuarat. 2.6 Setiausaha juga boleh menggunakan perakam suara untuk memastikan tiada sebarang maklumat penting yang tertinggal semasa mencatat minit. Gambar 1 : Pita rakaman menggunkan kaset 3. Muka : 3 Drp: 21BKP 304 / MESYUARAT KOMPETENSI 4 Gambar 2 : Pita rakaman menggunakan USB 3 TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT. 3.1 Penyediaan minit: 3.1.1 Minit yang telah diluluskan oleh pengerusi hendaklah diedarkan kepada ahli mesyuarat. 3.1.2 Tempoh menyediakan dan mengedarkan minit adalah tidak melebihi 2 minggu selepas tarikh mesyuarat. 3.2 Format minit mesyuarat disusun mengikut agenda mesyuarat. 3.3 Susunan nama ahli mesyuarat mesyuarat hendahklah disusun ikut kekanan ahli-ahli mesyuarat yang hadir. 3.4 Catatan perbincangan: 3.4.1 Direkod secara padat, tepat dan jelas. 3.4.2 Catatan yang dibincangkan dan diikuti dengan nota yang menunjukkan sama ada tindakan lanjut diperlukan atau makluman sahaja. 3.5 Pengesanan maklum balas pelaksanaan keputusan mesyuarat. 3.6 Laporan maklum balas oleh urusetia (jika berkaitan). 3.7 Hanya perkara-perkara penting dan hasil perbincangan sahaja yang yang perlu dicatatkan di dalam minit mesyuarat. 4. Muka : 4 Drp: 21BKP 304 / MESYUARAT KOMPETENSI 4 3.8 Butir-butir perbincangan sebenar dan perbualan yang tidak berkaitan tidak perlu dimasukkan ke dalam minit mesyuarat. Misalnya tidak mencatat nama seorang ahli yang tidak bersetuju dengan perbincangan. Hanya keputusan akhir sahaja yang perlu dicatkan di dalam minit mesyuarat. 3.9 Semua pindaan dan ketetapan hendaklah dicatat beserta nama pencadang dan penyokongnya, tidak kira sama ada pindaan tersebut disokong atau tidak pada akhirnya. 4 CONTOH BORANG MAKLUM BALAS. Rajah 1 : Borang maklum balas 5. Muka : 5 Drp: 21BKP 304 / MESYUARAT KOMPETENSI 4 5 CONTOH REKOD EDARAN. Rajah 2 : Rekod edaran 6. Muka : 6 Drp: 21BKP 304 / MESYUARAT KOMPETENSI 4 6 CONTOH BORANG KEHADIRAN MESYUARAT. Rajah 3 : Borang kehadiran mesyuarat 7. Muka : 7 Drp: 21BKP 304 / MESYUARAT KOMPETENSI 4 7 CONTOH MINIT MESYUARAT. NAMA SYARIKAT / ORGANISASI / SEKOLAH / JABATAN / UNIT MINIT MESYUARAT (NAMA MESYUARAT) . BIL .. / TAHUN Tarikh : .. Masa : .. Tempat : .. Kehadiran : .. Hadir Bersama : .. Tidak Hadir : .. 1 UCAPAN ALUAN PENGERUSI 1.1 . Tindakan : 1.2 . Tindakan : 2 PENGESAHAN MINIT MESYUARAT LEPAS 2.1 En mencadangkan agar minit mesyuarat .. bil ( ) / diterima dan disahkan. 2.2 Puan . menyokong cadangan tersebut. Tindakan : 3 PERKARA BERBANGKIT 3.1 Tindakan : 3.2 ... Tindakan : 4 PERKARA YANG DIBINCANGKAN DALAM MESYUARAT 4.1 Tindakan : 4.2 ... Tindakan : 8. Muka : 8 Drp: 21BKP 304 / MESYUARAT KOMPETENSI 4 5 HAL-HAL LAIN 5.1 Tindakan : 5.2 ... Tindakan : 6 PENANGGUHAN MESYUARAT 6.1 . Ucapan penangguhan . 6.2 Mesyuarat ditangguhkan pada pukul .. Tindakan : Disediakan oleh, Disahkan oleh, (... NAMA SETIAUSAHA...) (... NAMA PENGERUSI...) Setiausaha Pengerusi Nama Syarikat / Organisasi / Nama Syarikat / Organisasi / Sekolah / Jabatan / Unit Sekolah / Jabatan / Unit Rajah 4 : Minit Mesyuarat 9. Muka : 9 Drp: 21BKP 304 / MESYUARAT KOMPETENSI 4 SOALAN 1. Nyatakan tujuan setiausaha mencatat minit semasa mesyuarat dijalankan. 2. Nyatakan lima perkara yang perlu ada dalam minit mesyuarat. 3. Nyatakan tempoh minit mesyuarat perlu diedarkan kepada ahli mesyuarat. 4. Nyatakan sebab mengapa minit mesyuarat pelu diedarkan kepada ahli mesyuarat. 5. Nyatakan cara menulis pengesahan minit mesyuarat yang lepas di dalam minit mesyuarat. 10. Muka : 10 Drp: 21BKP 304 / MESYUARAT KOMPETENSI 4 KOLEJ VOKASIONAL KUALA KLAWANG KM 3 JALAN TITI KUALA KLAWANG 71600 JELEBU NEGERI SEMBILAN DARUL KHUSUS KERTAS KERJA NAMA PROGRAM KESETIAUSAHAAN PENTADBIRAN KOD / NAMA KURSUS BKP 304 / MEETING TAHAP 2 SEMESTER 3 STANDARD PEMBELAJARAN 5. MENGURUSKAN MESYUARAT 6. MENYEDIAKAN AGENDA MESYUARAT 7. MENYEDIAKAN NOTIS MESYURAT 8. MENYEDIAKAN MINIT MESYUARAT OBJEKTIF MODUL At the end of the course, the student should be able to: 5. Establish the appropriate recording tool 6. Record minutes accurately 7. Prepare minutes of meeting 8. Manage post meeting requirements NO KOD BKP 304-1-KK4 Muka : 1 Drp : 5 TAJUK : MENYEDIAKAN MINIT MESYUARAT TUJUAN : Pelajar-pelajar mesti boleh: 1. Mempastikan penyediaan alat merakam perjalanan mesyuarat mengikut jenis mesyuarat. 2. Kemahiran mengambil catatan RINTAS dalam merekod butir-butir mesyuarat. 11. Muka : 11 Drp: 21BKP 304 / MESYUARAT KOMPETENSI 4 3. Dapat mengendalikan alat rakaman mengikut manual penggunaan dengan baik. 4. Menyemak nota yang disalin untuk memastikan rekod mesyuarat yang tepat. 5. Menyediakan format minit mengikut prosedur organisasi dan keperluan mesyuarat. 6. Mencetak minit mesyuarat mengikut prosedur organisasi. 7. Mengedar dan menyimpan minit mesyuarat dalam jangka masa yang ditetapkan mengikut keperluan organisasi ARAHAN Kelas anda akan dibahagikan kepada 4 kumpulan. Setiap kumpulan akan menjalankan mock-meeting dan satu kumpulan lain akan mencatat minit menggunakan kaedah RINTAS. Pelajar juga dibenarkan menggunakan perakam suara jika perlu. Setelah selesai mesyuarat, pelajar diberikan masa untuk merangka minit mesyuarat. Kemudian pelajar diminta untuk menyediakan dan mencetak minit mesyuarat sebelum disemak dan disahkan oleh pengerusi mesyuarat. Minit mesyuarat tersebut hendaklah diedarkan kepada ahli mesyuarat dalam tempoh 14 hari daripada tarikh mesyuarat dijalankan. PERALATAN 1. Komputer 2. Printer 3. Kertas 4. Mesin fotostat 12. Muka : 12 Drp: 21BKP 304 / MESYUARAT KOMPETENSI 4 LANGKAH KERJA BUTIRAN KERJA Tindakan semasa mesyuarat. 1. Mengambil senarai kehadiran mesyuarat. Iaitu dengan mengedarkan senarai kehadiran mesyuarat kepada ahli mesyuarat. 2. Mencatat perkara penting yang dibincangkan dalam mesyuarat. 3. Mencatat keputusan yang dibuat dalam mesyuarat. 4. Mencatat tindakan susulan yang perlu diambil. 5. Setiausaha boleh menggunakan kemahiran RINTAS untuk mencatat minit mesyuarat. 6. Setiausaha juga boleh menggunakan perakam suara untuk memastikan tiada sebarang maklumat penting yang tertinggal semasa mencatat minit. Tindakan selepas mesyuarat. Format minit hendahlah dicatatkan mengikut agenda yang telah ditetapkan oleh pengerusi dan setiausaha. Minit yang telah disahkan oleh pengerusi hendaklah diedarkan kepada ahli mesyuarat dalam tempoh 2 minggu dari tarikh mesyuarat. Langkah 1 Nama organisasi/syarikat/ jabatan/unit/kelab dan sebagainya. Nama organisasi/syarikat/jabatan/unit/kelab dan sebagainya yang menganjukan mesyuarat. Contohnya, KELAB PENGGUNA SMK KUALA KLAWANG, JELEBU NEGERI SEMBILAN. Langkah 2 nama mesyuarat Nama mesyuarat yang lengkap dengan bilangan mesyuarat dan tahun mesyuarat dijalankan. Contohnya, MESYUARAT UNIT KESETIAUSAHAAN PENTADBIRAN BIL 2/2014 Langkah 3 Tarikh, masa dan tempat Tarikh, masa dan tempat yang tepat seperti mesyuarat dijalankan. Langkah 4 Senarai ahli yang hadir atau hadir bersama hendaklah 13. Muka : 13 Drp: 21BKP 304 / MESYUARAT KOMPETENSI 4 Senarai hadir dan tidak hadir dinyatakan dalam minit mesyuarat. Jika terdapat ahli yang tidak hadir, nyatakan nama beliau dan nyatakan sebab beliau tidak hadir. Jika ahli mesyuarat melebihi bilangan 10 orang, senarai kehadiran boleh dinyatakan Rujuk Lampiran. Senarai nama kehadiran mesti dilampirkan dengan minit mesyuarat. Langkah 5 Agenda Mesyuarat Agenda mesyuarat dinyatakan mengikut perbincangan yang dijalankan oleh pengerusi dan setiausaha. Hanya perkara penting dan keputusan mesyuarat perlu ada dalam minit. Segala perbincangan atau perbahasan tidak perlu dicatatkan dalam minit. Langkah 6 Disediakan oleh, Setiausaha perlu menandantangani ruang disediakan oleh. Langkah 7 Disahkan oleh, Minit mesyuarat perlu disemak oleh pengerusi untuk mengelakkan sebarang kesilapan maklumat atau kesalahan menaip. Jika pengerusi telah bersetuju dengan minit mesyuarat tersebut, pengerusi haruslah menandatangani ruangan disahkan oleh. Contoh minit mesyuarat dilampirkan dalam Lampiran 1 14. Muka : 14 Drp: 21BKP 304 / MESYUARAT KOMPETENSI 4 SENARAI SEMAK KERJA/CHECKLIST Bil No Tahap Pencapaian / Level Of Achievement Terima / Accepted Tidak Terima / Not Accepted Catatan / Remark A. PROSES KERJA / WORK PROCESS Contoh Kaedah penggunaan alat ___________ Prosedur kerja ___________ Tempoh masa ___________ B. HASIL KERJA / END RESULT Contoh Dari segi fungsi produk ___________ Dari segi ketepatan produk ___________ Dari segi kekemasan produk ___________ C. SIKAP / ATTITUDE Contoh Kerjasama ___________ Menepati masa ___________ D. KESELAMATAN / PERSEKITARAN / SAFETY / ENVIROMENTAL Contoh Kaedah kerja mematuhi keselamatan ___________ (Tandatangan dan Nama Calon) Candidates Name and Signature (Tandatangan dan Nama Pegawai Penilai) Assessors Name and Signature Tarikh / Date : _______________ Tarikh / Date : _______________ 15. Muka : 15 Drp: 21BKP 304 / MESYUARAT KOMPETENSI 4 KOLEJ VOKASIONAL KUALA KLAWANG KM 3 JALAN TITI KUALA KLAWANG 71600 JELEBU NEGERI SEMBILAN DARUL KHUSUS KERTAS TUGASAN NAMA PROGRAM KESETIAUSAHAAN PENTADBIRAN KOD / NAMA KURSUS BKP 304 / MEETING TAHAP 2 SEMESTER 3 STANDARD PEMBELAJARAN 9. MENGURUSKAN MESYUARAT 10. MENYEDIAKAN AGENDA MESYUARAT 11. MENYEDIAKAN NOTIS MESYURAT 12. MENYEDIAKAN MINIT MESYUARAT OBJEKTIF MODUL At the end of the course, the student should be able to: 9. Establish the appropriate recording tool 10. Record minutes accurately 11. Prepare minutes of meeting 12. Manage post meeting requirements NO KOD BKP 304-1-KT4 Muka : 1 Drp : 7 TAJUK : MENYEDIAKAN MINIT MESYUARAT TUJUAN : Kertas tugasan ini bertujuan menguji pengetahuan pelajar tentang penyediaan minit mesyuarat. ARAHAN : Jawab semua soalan. 16. Muka : 16 Drp: 21BKP 304 / MESYUARAT KOMPETENSI 4 1. Nyatakan satu sebab minit mesyuarat perlu disediakan setelah mesyuarat dijalankan. ... ... ... [skor : 1] Rajah 1 Soalan 2 dan 3 berdasarkan Rajah 1. 2. Namakan peralatan pada Rajah 1. ... [skor : 1] 3. Nyatakan kegunaan alat tersebut. ... ... ... [skor : 1] 17. Muka : 17 Drp: 21BKP 304 / MESYUARAT KOMPETENSI 4 4. Nyatakan tiga perkara penting yang perlu dicatat oleh setiausaha semasa mesyuarat dijalankan. a) ... ... b) ... ... [skor : 2] 5. Tandakan ( ) pada pernyataan yang benar dan ( X ) pada pernyataan yang tidak berkaitan tentang agenda mesyuarat. Bil Pernyataan Ruang Jawapan a) Susunan nama ahli hendaklah disusun mengikut kekananan ahli mesyuarat yang hadir. b) Minit mesyuarat hendaklah diserahkan kepada ahli mesyuarat pada mesyuarat yang akan datang. c) Hanya perkara yang penting sahaja dicatat di dalam minit mesyuarat. d) Ahli mesyuarat yang tidak hadir pada mesyuarat lepas boleh mencadang dan menyokong pengesahan minit mesyuarat lepas. [skor : 4] 6. Minit mesyuarat disediakan oleh . dan disahkan oleh . [skor : 2] 7. Nyatakan satu sebab minit mesyuarat perlu diedar kepada ahli mesyuarat. ... ... [skor : 1] 18. Muka : 18 Drp: 21BKP 304 / MESYUARAT KOMPETENSI 4 8. Nyatakan tempoh menyediaan dan mengedarkan minit mesyuarat kepada ahli mesyuarat. ... ... [skor : 1] MESYUARAT UNIT KEJURUTERAAN ELEKTRIK KVKK BIL 4/2013. Pengesahan minit mesyuarat lepas. Pencadang : En Rafi bin Zahir Penyokong : Puan Embun binti Razali 9. Berdasarkan maklumat di atas, tuliskan bagaimana agenda tersebut dalam minit mesyuarat. ... ... ... [skor : 2] Syarikat Jarum Emas telah mengadakan mesyuarat bahagian Pemasaran Bilangan ke 2 bagi tahun 2013 pada 31 Julai 2013 jam 8.30 pagi dan ditangguhkan pada jam 12.00 tengah hari di Bilik Mesyuarat Berlian. Pengerusi mengalu-alukan dan mengucapkan terima kasih di atas kehadiran semua ahli. Mereka diminta memberikan pandangan yang membina bagi meningkatkan keuntungan syarikat. Di antara perkara yang dibincangkan ialah pengesahan minit mesyuarat yang lepas, laporan jualan untuk setengah tahun 2013 dan termasuk hal-hal lain iaitu cadangan mengadakan hari keluarga syarikat. 19. Muka : 19 Drp: 21BKP 304 / MESYUARAT KOMPETENSI 4 Pengesahan minit mesyuarat telah dicadangkan oleh En Akhbar bin Ghani dan disokong oleh Puan Rashidah bt Ahmad. En Fazli telah membentangkan laporan jualan setengah tahun 2013. Beliau menjelaskan bahawa jualan telah merosot iaitu RM25,000 sahaja berbanding RM35,000 pada setengah tahun yang lepas. Ini disebabkan oleh perancangan pemasaran yang kurang teliti dan kurangnya komitmen kakitangan semasa sesi juala yang dijalankan. Mesyuarat juga bersetuju mengadakan Majlis Bacaan Yaasin selepas solat maghrib pada 6 Ogos 2013 di surau syarikat. Semua kakitangan syarikat dijemput hadir. Sebelum mengakhiri mesyuarat, pengerusi mengharapkan kerjasama semua kakitangan untuk memastikan agar prestasi syarikat dapat dipertingkatkan. Seterusnya beliau mengucapkan terima kasih kepada semua ahli. Senarai Kehadiran Mesyuarat Bil Nama Jawatan Tandatangan 1 Salleh bin Yaser Pengarah 2 Puan Murni bt Hasim Timbalan Pengarah 3 En Fazli bin Kassim Pegawai Kewangan 4 Puan Rashidah bt Ahmad Pegawai Pentadbiran 5 Cik Julia bt Baba Pegawai Operasi Tidak hadir 6 En Akhbar bin Ghani Pegawai Pentadbiran 7 Puan Jamilah bt Hamdan Setiausaha 10. Berdasarkan petikan di atas anda dikehendaki menyediakan minit mesyuarat. [skor : 15] .... .... .... .... .... 20. Muka : 20 Drp: 21BKP 304 / MESYUARAT KOMPETENSI 4 .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... 21. Muka : 21 Drp: 21BKP 304 / MESYUARAT KOMPETENSI 4 .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... 30