minit minit mesyuarat mrm 8

Download Minit Minit Mesyuarat Mrm 8

Post on 17-Jul-2015

334 views

Category:

Documents

2 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

MINIT MESYUARAT SEMAKAN PENGURUSAN KE 8 FAKULTI KEJURUTERAAN, UPM UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA Tarikh Masa : 22 hingga 24 Februari 2008 (Jumaat hingga Ahad) : 8.30 malam 12.00 malam (22 Februari 2008) 8.30 pagi 12.00 malam (23 Februari 2008) 8.30 pagi 12.30 tengahari (24 Februari 2008) Tempat Kehadiran : Bilik Jasmine 2, Hotel Mahkota, Melaka :

1. Prof. Madya Ir. Dr. Mohd Saleh Jaafar 2. Dr. Nor Kamariah Noordin 3. Prof. Ir. Dr. Norman Mariun 4. Dr. Samsul Bahari Mohd Noor 5. Dr. Abd Rahim Abu Talib 6. Prof. Madya Dr. Abdul Halim Ghazali 7. Prof. Ir. Dr. Desa Ahmad 8. Dr. Hashim Hizam 9. Prof. Madya Dr. Robiah Yunus 10. Dr. Mohd Fadlee A. Rasid 11. Prof. Madya Datin Dr. Napsiah Ismail 12. Dr. Siti Mazlina Mustapa Kamal 13. En. Rahman Wagiran 14. Dr. Suraya Abdul Rashid 15. Dr. M. Iqbal Saripan 16. Dr. Nawal Aswan Abdul Jalil 17. Ir. Azlan Abdul Aziz 18. Dr. Nasri Sulaiman 19. Tn. Hj. Ruslan Mohamad 20. Pn. Shamriza Shari (Setiausaha 1) (Setiausaha 2)

Turut Hadir

: 1. Lt. Kol (B) Mohamed Tarmizi Ahmad 2. En. Shahril Iskandar Amir 3. En. Taib Othman 4. Pn. Hasliza Zakaria 5. En. Ideris Hadzir 6. Pn. Noorlida Kamarudin 7. Cik Naieela Nazri1

Bil 8.1 8.1.1

Minit Kata-kata Aluan Pengerusi

Tindakan

Pengerusi mengucapkan terima kasih dan mengalu-alukan Makluman kehadiran semua ahli Mesyuarat Semakan Pengurusan Kali ke-8. Menyuarat turut mengalukan kehadiran ahli baru mesyuarat iaitu Dr. Nor Kamariah Noordin selaku Timbalan Dekan (Akademik, Hal Ehwal Pelajar & Alumni), Dr. Abd Rahim Abu Talib selaku Ketua Jabatan Kejuruteraan Aeroangkasa, Dr. Mohd Fadlee A. Rasid selaku Ketua Jabatan Kejuruteraan Sistem Komputer dan Komunikasi dan Tn. Hj. Ruslan Mohamad selaku Timbalan Pendaftar Kanan/ Setiausaha mesyuarat. Pengerusi memaklumkan Mesyuarat Semakan Pengurusan pada kali ini adalah bertujuan untuk menyemak pencapaian Fakulti sepanjang tahun 2007 di samping membuka ruang untuk membolehkan ahli mesyuarat berkongsi pemahaman dan komitmen dalam usaha menambahbaik sistem pengurusan kualiti sedia ada. Mesyuarat diteruskan dengan Taklimat awal oleh Dekan Fakulti Kejuruteraan mengenai usaha penambahbaikan dalam pengurusan Fakulti berdasarkan Model Harvard University. Pengesahan Minit Mesyuarat Semakan Pengurusan Ke -7 Minit Mesyuarat Semakan Pengurusan Ke - 7 disahkan dengan pindaan berikut: a) Minit 7.1.1 (m.s 1) Menambah nama Prof. Madya Dr. Abdul Halim Ghazali selaku Ketua Jabatan Kejuruteraan Awam dalam senarai ahli baru Mesyuarat Semakan Pengurusan Ke-7. b) Minit 7.3.2 (l) (m.s 3) Menggantikan perkataan Pensyarah yang dicalonkan untuk memohon P.Eng kepada Pensyarah yang dicalonkan untuk memohon menjalani latihan industri. Makluman Makluman

8.1.2

8.1.3

Makluman

8.2 8.2.1

8.3 8.3.1

Perkara-perkara Berbangkit dan Tindakan Susulannya Mesyuarat mengambil maklum mengenai kertas edaran (Dokumen 8.3.1: Senarai Semak Tindakan Susulan Mesyuarat Semakan Pengurusan Ke-7) berkaitan perkara di atas dan tindakan yang telah dilaksanakan. Mesyuarat seterusnya bersetuju mengambil perhatian khusus kepada perkara-perkara seperti berikut dan meminta pihak bertanggungjawab membuat tindakan. Makluman

2

Bil 8.3.2

Minit Minit 7.3.2.(l) Mesyuarat mengambil maklum pensyarah-pensyarah yang telah dipilih untuk menjalani latihan industri pada tahun 2007 seperti berikut: KAA Dr. Abd Aziz Jaafar KAW Dr. Hussain Hamid (tangguh) KBP Dr. Rimfiel Janius (tangguh) KEE P.M. Dr. Ishak Aris KKA P.M. Dr. Thomas Shean Yaw KKK Dr. Salasiah Hitam (tangguh) KMP Dr. Tang Sai Hong KPM (tiada) Mesyuarat bersetuju Jabatan menamakan calon masing-masing untuk tahun 2008.

Tindakan Ketua Jabatan

8.3.3

Minit 7.3.2 (x) Mesyuarat bersetuju supaya Timbalan Dekan Penyelidikan & Siswazah, melalui Unit Perniagaan Kejuruteraan (EBU), melantik ahli jawatankuasa bagi membincang dan menguruskan sumbangan daripada pihak luar. Minit 7.5.1 (o) Mesyuarat bersetuju supaya Bahagian Penyelidikan & Siswazah melaksanakan penilaian penyeliaan tesis pelajar siswazah dengan memasukkan perkara-perkara untuk menilai sama Exit Survey pelajar berkenaan. Mesyuarat bersetuju supaya borang Exit Survey for Graduating Students yang sediaada boleh diguna sebagai panduan untuk menggubal soal selidik yang baru itu. Minit 7.5.6. (g. ii) Mesyuarat meminta Bahagian Akademik, Hal Ehwal Pelajar & Alumni memantau perlaksanaan Engineering Employer Survey bagi tahun 2007. Setiap Jabatan diminta mendapatkan sekurangkurangnya 20 responden daripada majikan bagi melaksanakan analisis berkenaan sebelum dibentangkan dalam Mesyuarat Pengurusan. Keputusan Audit dan Status Tindakan Pembetulan/ Pencegahan Berkaitan Mesyuarat mengambil maklum dengan Laporan Audit Dalaman 1/2007 yang telah dilaksanakan pada 26 - 28 Jun 2007: i. Terdapat 7 Laporan Ketidakpatuhan (NCR) yang masih belum ditutup dan kebanyakannya berbentuk cycle yang hanya dapat ditutup dengan melihat kepada perlaksanaan pada semester/ tahun berikutnya. ii. Secara keseluruhan hasil audit menunjukkan perlaksanaan OBE masih belum memuaskan dalam aktiviti pengajaran dan pembelajaran. Kelemahan juga dikesan dalam pengendalian/operasi makmal Jabatan.

Timbalan Dekan Penyelidikan & Siswazah/ Ketua Unit Perniagaan Kejuruteraan Timbalan Dekan Penyelidikan & Siswazah

8.3.4

8.3.5

Ketua Jabatan/ Timbalan Dekan Akademik, Hal Ehwal Pelajar & Alumni

8.4 8.4.1

Makluman

8.4.2

Mesyuarat bersetuju supaya kesemua 7 NCR dipantau dan kemungkinan menutupnya dalam pusingan audit dalaman akan datang.

Ketua Unit Jaminan Kualiti

3

Bil 8.4.3

Minit Mesyuarat bersetuju supaya Dekan mengadakan perbincangan dengan Prof. Madya Ir. Dr. Mohd Razali Abdul Kadir bagi membantu penutupan NCR No. B-KAW 4/26 yang berkaitan dengan fail kursus yang tidak lengkap. Mesyuarat bersetuju dijalankan audit kendiri ke atas semua makmal di Jabatan bagi mengenalpasti peralatan/mesin yang digunakan dalam aktiviti pengajaran sentiasa dipantau/diselenggara mengikut jadual perancangan dan dihantar untuk dibaiki sekiranya terdapat sebarang kerosakan. Semua Jabatan diminta melaporkan status perlaksanaan audit kendiri berkenaan ke Mesyuarat Pengurusan setiap kali ianya dilaksanakan. Mesyuarat mengambil maklum mengenai laporan Audit Penilaian Semula (Reassessment Audit) oleh SIRIM yang telah dibuat dalam tahun 2007 di mana hasilnya Fakulti Kejuruteraan dapat terus mengekalkan Persijilan MS ISO 9001:2000 untuk 3 tahun lagi. Maklumbalas Daripada Pelanggan Pembetulan/Pencegahan berkaitan Penilaian Pengajaran Mesyuarat bersetuju kajian perubahan dibuat ke atas cadangan supaya Penilaian Awal Pengajaran hanya dilaksanakan bagi keadaan berikut: i. Penilaian Pengajaran Akhir Pensyarah tahun sebelumnya tidak mencapai sasaran ii. Pensyarah Baharu/yang baru pulang dari cuti belajar, mengajar kurang daripada 2 semester iii. Pensyarah/Penunjukajar sambilan Mesyuarat mengambil perhatian terhadap masalah kehilangan data soal selidik penilaian pengajaran disebabkan oleh kelemahan dalam backup Sistem Automasi Pejabat. Mesyuarat meminta supaya Syarikat Vendor (Anjung Visi Sdn. Bhd) memaklumkan kepada pihak Fakulti terlebih dahulu sebelum membuat sebarang pengemaskinian pada server Sistem Automasi Pejabat bagi mengelakkan masalah kehilangan data berulang. Mesyuarat juga meminta supaya penyimpanan data Sistem Automasi Pejabat dibuat backup setiap hari. Mesyuarat bersetuju hanya mengambilkira keputusan penilaian pengajaran akhir bagi kursus yang dinilai oleh sekurangkurangnya 50% pelajar berbanding jumlah pelajar berdaftar kursus berkenaan. Mesyuarat bersetuju menggunakan borang penilaian pengajaran (manual) yang boleh diperolehi melalui laman Intranet Sistem Putra 3Q sebagai alternatif pelaksanaan penilaian pengajaran ke atas kursus yang tertinggal untuk dinilai secara online menggunakan Sistem Automasi Pejabat. Kaedah yang sama diguna pakai untuk kursus peringkat bacelor dan peringkat siswazah. dan Tindakan

Tindakan Dekan

8.4.4

Ketua Jabatan

8.4.5

Makluman

8.5 8.5.1 8.5.1.1

Timbalan Dekan Akademik, Hal Ehwal Pelajar & Alumni/ Ketua Unit Jaminan Kualiti

8.5.1.2

Ketua Unit Teknologi Maklumat

8.5.1.3

Makluman

8.5.1.4

Timbalan Dekan Akademik, Hal Ehwal Pelajar & Alumni/ Timbalan Dekan Penyelidikan & Siswazah

4

Bil 8.5.1.5

Minit Mesyuarat bersetuju supaya Bahagian Akademik, Hal Ehwal Pelajar & Alumni menganjurkan taklimat ringkas kepada semua pelajar semester 1 (tahun pertama) yang akan datang tentang kepentingan perlaksanaan penilaian pengajaran kepada pensyarah dan Fakulti. Mesyuarat bersetuju supaya semua Jabatan membuat semakan agar penunjukajar yang mendapat mata penilaian pengajaran < 2.5 tidak diberi peluang lagi untuk mengajar kursus-kursus di Fakulti. Mesyuarat mengambil maklum bahawa soalan penilaian pengajaran yang dibangunkan oleh Pusat Pembangunan Akademik (CADe) yang sedia ada adalah terlalu banyak untuk dinilai oleh pelajar. Mesyuarat meminta Bahagian Akademik, Hal Ehwal Pelajar & Alumni mengusulkan kepada pihak CAD e supaya jumlah soalan dikurangkan. Penilaian Perkhidmatan Makmal Mesyuarat bersetuju supaya penilaian perkhidmatan makmal dilaksanakan untuk semua pegawai makmal. Exit Survey for Graduating Students Mesyuarat mengambil maklum bahawa secara keseluruhan, Jabatan KKA menunjukkan mata penilaian melebihi 4.0. Keyakinan pelajar berkurangan terhadap kemudahan yang disediakan oleh kebanyakan Jabatan di mana terdapat makmal yang mendapat markah terendah untuk soalan berkaitan kemudahan untuk pelajar. Skor yang rendah juga dikesan bagi soalan berkaitan kemahiran berkomunikasi.

Tindakan Timbalan Dekan Akademik, Hal Ehwal Pelajar & Alumni Ketua Jabatan/ Timbalan Dekan Akademik, Hal Ehwal Pelajar & Alumni Timbalan Dekan Akademik, Hal Ehwal Pelajar & Alumni

8.5.1.6

8.5.1.7

8.5.2 8.5.2.1 8.5.3 8.5.3.1

Ketua Jabatan

Makluman

8.5.3.2

Mesyuarat mengambil maklum isu kekurangan kemudahan dan Ketua Jabatan ketidakmahiran komunikasi dibangkitkan melalui Exit Survey for Graduating Students. Mesyuarat bersetuju supaya semua Jabatan menambahbaik kemudahan makmal masing-masing. Mesyuarat mencadangkan program finishing school dilaksanakan sebelum semester akhir bagi membantu meningkatkan kemahiran komunikasi pelajar (communication skills) sekaligus membantu meningkatkan skor bagi soalan berkaitannya dalam soal selidik Exit Survey for Graduating Students. Timbalan Dekan Akademik, Hal Ehwal Pelajar & Alumni Timbalan Dekan Akademik, Hal Ehwal Pelajar & Alumni Ketua Jabatan

8.5.3.3

Mesyuarat bersetuju supaya Penilaian Penyeliaan (Evaluation of Supervision) dan Exit Survey for Graduating Students dilaksanakan selepas peperiksaan akhir bagi mengelak sebarang diskriminasi. Mesyuarat bersetuju supaya taklimat ringkas perlaksanaan Exit Survey for Graduating Students diadakan kepada pelajar tahun akhir semua program kejuruteraan di Fakulti, terutama tentang kepentingan dan harapan Fakulti terhadap sumbangan alumni pada masa hadapan.

8.5.3.4

5

Bil 8.5.3.5

Minit Mesyuarat bersetuju supaya semua data berkaitan maklumbalas daripada pelanggan yang dibincangkan dalam Mesyuarat Semakan Pengurusan Ke - 8, terutamanya Exit Survey for Graduating Students, diambilkira dalam penulisan penilaian kendiri (self assessment report) dan Jabatan diminta melaksanakan tindakan susulan berdasarkan semua data yang diperolehi. Engineering Alumni Survey Mesyuarat dimaklumkan analisis bagi Engineering Alumni Survey tidak dapat memberi gambaran sebenar soal selidik memandangkan Bahagian Akademik, Hal Ehwal Pelajar & Alumni Fakulti hanya menerima 18 responden daripada keseluruhan borang penilaian yang dihantar kepada pihak alumni. Mesyuarat meminta Bahagian Akademik, Hal Ehwal Pelajar & Alumni memantau semula perlaksanaan Engineering Alumni Survey bagi tahun 2007. Setiap Jabatan diminta mendapatkan sekurang-kurangnya 20 responden daripada alumni bagi melaksanakan analisis berkenaan sebelum dibentangkan dalam Mesyuarat Pengurusan Fakulti.

Tindakan Timbalan Dekan Akademik, Hal Ehwal Pelajar & Alumni/ Ketua Jabatan

8.5.4 8.5.4.1

Makluman

Timbalan Dekan Akademik, Hal Ehwal Pelajar & Alumni/ Ketua Jabatan

8.5.5 8.5.5.1

Engineering Employer Survey Mesyuarat dimaklumkan sepanjang tahun 2007, sebanyak 34 syarikat telah memberi maklumbalas mengenai tahap kebolehan graduan Fakulti di mana kebanyakan syarikat adalah berasaskan industri pengeluaran. Didapati lebih 69% daripada maklumbalas yang diterima memperakukan kebolehan graduan Fakulti Kejuruteraan. Soal Selidik Persepsi Pegawai Mesyuarat dimaklumkan Soal Selidik Persepsi Pegawai dilaksanakan bertujuan untuk mendapatkan maklumbalas pegawai Fakulti tentang persekitaran di tempat kerja. Secara keseluruhan, didapati aspek latihan yang disediakan, kenaikan pangkat dan cara penilaian prestasi kerja memperolehi skor mata penilaian paling rendah berbanding aspek lain yang dinilai oleh pegawai akademik dan pegawai sokongan. Bagaimanapun, data yang diperolehi lebih berdasarkan kepada persepsi seseorang pegawai berbanding keadaan sebenar yang berlaku di Fakulti. Bagi menambahbaik aspek kenaikan pangkat di Fakulti, mesyuarat meminta semua Ketua Jabatan membuat perancangan bagi membantu semua ahli Jabatan dalam urusan kenaikan pangkat. Mesyuarat meminta Ketua Jabatan menggalakkan pensyarah Jabatan masing masing yang mempunyai pengalaman mengajar melebihi 15 tahun boleh dipertimbangkan untuk kenaikan pangkat ke jawatan Prof. Madya. Mesyuarat meminta setiap Jabatan mengemukakan senarai nama calon yang layak memohon kenaikan pangkat ke jawatan Pensyarah Kanan dan jawatan Prof. Madya untuk dibincangkan dalam Mesyuarat Pengurusan Fakulti. Makluman Makluman

8.5.6 8.5.6.1

8.5.6.2

Ketua Jabatan

6

Bil 8.5.6.3

Minit Mesyuarat bersetuju bagi tujuan penambahbaikan dalam aspek latihan yang disediakan, semua pegawai akademik digalakkan mengggunakan peruntukan akaun penyelidikan masing-masing bagi menghadiri latihan yang bersesuaian dengan bidang/ kemahiran mereka. Manakala Ketua Jabatan/Ketua Makmal diminta mengenalpasti jenis-jenis latihan yang diperlukan bersesuaian dengan bidang tugas seseorang pegawai teknikal secara lebih mengkhusus supaya dapat membantu meningkatkan kemahiran dan pengetahuan pegawai. Mesyuarat bersetuju supaya semua Ketua Bahagian/Jabatan/Unit mewujudkan profil pegawai (matrik pegawai) bagi memudahkan pemantauan aktiviti latihan pegawai akademik/ sokongan mengikut pengkhususan masing-masing. Profil yang telah lengkap perlu diserahkan kepada Pejabat Dekan untuk diselaraskan di peringkat Fakulti. Soal Selidik Perkhidmatan Mesyuarat mengambil maklum berkenaan laporan Analisis Soal Selidik Perkhidmatan yang dilaksanakan sepanjang tahun 2007 oleh Bahagian Pembangunan & Kewangan dan Unit Teknologi Maklumat. Mesyuarat dimaklumkan, terdapat penurunan dalam purata skor analisis bagi separuh tahun kedua tahun 2007 berbanding separuh tahun pertama 2007 bagi soal selidik perkhidmatan Bahagian Pembangunan & Kewangan. Penurunan ini disebabkan oleh masalah kekurangan staf di bahagian berkenaan dan memaksa staf yang ada menang gung tugas yang banyak kesan dari pertukaran/ pemberhentian staf yang kerap berlaku. Hal ini menyumbang kepada masalah untuk memenuhi segala keperluan perkhidmatan yang diperlukan oleh semua warga Fakulti. Mesyuarat meminta Bahagian Pembangunan & Kewangan membuat semula analisis/ ulasan dalam soal selidik perkhidmatan tahun 2007 terutama bagi responden yang menyatakan Sangat Tidak Setuju dengan perkhidmatan yang diterima.

Tindakan Ketua Jabatan

8.5.6.4

Ketua Bahagian/Jabatan /Unit

8.5.7 8.5.7.1

Makluman

8.5.7.2

Timbalan Dekan Pembangunan & Kewangan

8.5.7.3

Mesyuarat dimaklumkan Soal Selidik Perkhidmatan Unit Teknologi Makluman Maklumat secara dasarnya berada dalam keadaan memuaskan dengan skor yang diterima bagi separuh tahun pertama dan Kedua masing-masing adalah 4.16 dan 4.17. Mesyuarat meminta supaya petikan Minit Mesyuarat Pengurusan Fakulti diedarkan kepada pegawai akademik pada masa akan datang bagi memaklumkan mengenai sebarang keputusan berkaitan kebajikan staf yang telah diputuskan dalam mesyuarat. Soal Selidik Perkhidmatan Kaunter Mesyuarat mengambil maklum berkenaan laporan Analisis Soal Selidik Perkhidmatan Kaunter sepanjang tahun 2007 oleh Bahagian Akademik, Hal Ehwal Pelajar & Alumni dan Bahagian Penyelidikan & Siswazah. Secara keseluruhan, didapati purata kepuasan pelanggan bagi kedua-dua bahagian berada dalam keadaan memuaskan. Makluman Timbalan Pendaftar Kanan

8.5.7.4

8.5.8 8.5.8.1

7

Bil 8.5.9 8.5.9.1

Minit Evaluation of Supervision

Tindakan

Mesyuarat mengambil maklum berkenaan laporan analisis Makluman Evaluation of Supervision program bacelor bagi semester kedua sesi 2006/2007 yang telah dilaksanakan melalui Sistem Automasi Pejabat. Secara purata, semua Jabatan mendapat mata penilaian penyeliaan melebihi 4.0 dengan Jabatan Kejuruteraan Kimia dan Alam Sekitar mencatatkan jumlah mata tertinggi iaitu 4.57 ma ta. Secara keseluruhan, didapati pelajar bagi semua program bacelor kejuruteraan berpuashati dengan tahap penyeliaan di Fakulti. Ulasan Pemeriksa dan Penilai Luar Untuk Program Bacelor Kejuruteraan, UPM Mesyuarat mengambil maklum dengan ulasan pemeriksa dan penilai luar setiap program kejuruteraan sepertimana yang telah dibentangkan dalam Mesyuarat Fakulti Ke-224 pada 6 Februari 2008. Laporan Aduan Tahun 2007 dan Tindakan Pencegahan Mesyuarat dimaklumkan terdapat 3 aduan umum yang diterima oleh Pejabat Dekan sepanjang tahun 2007 dan semuanya telah dapat diselesaikan mengikut tempoh. Makluman Makluman

8.5.10 8.5.10.1

8.5.11 8.5.11.1

Mesyuarat mengambil perhatian serius terhadap aduan berkaitan Timbalan gangguan seksual. Mesyuarat meminta Pejabat Dekan Pendaftar Kanan mengadakan ceramah/taklimat khas bagi memberi kesedaran kepada pegawai dan juga pelajar Fakulti berkaitan gangguan seksual. Mesyuarat mencadangkan ceramah/taklimat ini diberi tajuk Program Kesedaran Persekitaran di Tempat Kerja . Program ini diharap dapat membantu pegawai Fakulti dan pelajar menyedari tentang hak dan penjagaan tingkah laku supaya tidak terlibat dengan masalah gangguan seksual di tempat kerja. 8.5.11.2 Mesyuarat dimaklumkan Bahagian Pembangunan & Kewangan menerima sebanyak 327 aduan sepanjang tahun 2007 dan kebanyakannya berkaitan alat hawa dingin. Kelewatan dalam memproses aduan disebabkan oleh faktor kekurangan staf di bahagian berkenaan. Mesyuarat bersetuju supaya kajian semula mengenai penempatan staf sokongan teknikal dan pentadbiran di semua bahagian/jabatan dibuat supaya pengagihan kerja yang lebih saksama dapat direalisasikan bagi meningkatkan kualiti perkhidmatan. 8.5.11.3 Mesyuarat dimaklumkan kebanyakan aduan yang belum selesai di Jabatan KAA dan KKA akan dapat diselesaikan dengan perolehan alat ganti baru yang kebanyakannya masih di peringkat pembelian. Bagi Jabatan KKK pula, 2 aduan kerosakan yang belum selesai sedang ditangani oleh Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi (iDEC). Mesyuarat bersetuju Ketuaketua Jabatan berkaitan melaporkan status aduan-aduan kerosakan tersebut. Makluman

Timbalan Pendaftar Kanan

Tindakan Ketua Jabatan KAA, KKA dan KKK

8

Bil 8.5.11.4

Minit Mesyuarat mengambil maklum Bahagian Akademik, Hal Ehwal Pelajar & Alumni, Bahagian Penyelidikan & Siswazah, Jabatan Kejuruteraan Biologi dan Pertanian dan Jabatan Kejuruteraan Elektrik dan Elektronik tidak menerima sebarang aduan kerosakan sepanjang tahun 2007. Pembentangan dan Perbincangan Analisis Pencapaian Strategi Fakulti serta Tindakan Pembetulan/Pencegahan berkaitan Mesyuarat mengambil maklum laporan kemajuan petunjuk prestasi Fakulti berdasarkan Senarai Utama Pengukuran dan Pemantauan Prestasi (UPM/FK/SUPPP) Tahun 2007. Bagi tujuan penambahbaikan, mesyuarat hanya menumpukan kepada ciri pengukuran Petunjuk Output Pencapaian Objektif yang tidak mencapai sasaran pada tahun 2007. Mesyuarat bersetuju menggugurkan Ciri Pengukuran Petunjuk Output Pencapaian Objektif berikut disebabkan faktor kesukaran untuk mendapatkan data yang diperlukan daripada pihak ketiga. i. No. 1.1. (a): Peratus Pelajar yang diterima masuk (ke setiap program Kejuruteraan di UPM) sebagai pilihan pertama mereka per jabatan ii. No. 1.1. (d): Peratus Enrolmen Pelajar bacelor Antarabangsa Berbanding Bilangan Enrolmen Keseluruhan Pelajar Bacelor.

Tindakan Makluman

8.6

8.6.1

Makluman

8.6.2

Makluman

8.6.3

Mesyuarat bersetuju data-data berikut dikemaskini dan dilaporkan dalam Mesyuarat Pengurusan Fakulti oleh bahagian/jabatan/unit yang terlibat. i. No. 1.1 (b): Peratus Kemasukan Pelajar Bacelor dengan PNGK > 3.0 (bagi lepasan Sijil Matrikulasi, atau setaraf), pecahan mengikut Jabatan. Timbalan Dekan Akademik, Hal Ehwal Pelajar & Alumni Timbalan Dekan Penyelidikan & Siswazah Timbalan Dekan Penyelidikan & Siswazah Timbalan Dekan Akademik, Hal Ehwal Pelajar & Alumni Timbalan Dekan Penyelidikan & Siswazah

ii. No. 1.1 (c): Peratus Kemasukan Pelajar Siswazah dengan PNGK > 3.0 (di peringkat Bacelor yang diiktiraf oleh UPM). iii. No. 1.1 (e): Peratus Enrolmen Pelajar Siswazah Antarabangsa berbanding bilangan Enrolmen Keseluruhan Pelajar Siswazah, masing-masing mengikut pecahan peringkat MS dan PhD. iv. No. 1.2 (a): Peratus pelajar yang bergraduat dalam kelas pertama per tahun, pecahan mengikut Jabatan. Mesyuarat juga bersetuju untuk mencatatkan data yang sama bagi Kelas Kedua Tinggi. v. No. 2.1 (b): Bil. Buku berwasit hasil penyelidikan per Fakulti. Bahagian Penyelidikan & Siswazah diminta mengemaskini semula maklumat ciri pengukuran dan membentangnya semula dalam Mesyuarat Pengurusan Fakulti.

9

Bil

Minit vi. No. 2.2 (a): Pensyarah sebagai Ketua Projek (%). Semua Jabatan diminta menyemak semula data berkenaan ciri pengukuran ini dan menyerahkan kepada Bahagian Penyelidikan & Siswazah untuk dibentangkan dalam Mesyuarat Pengurusan Fakulti. vii. No. 2.3 (a): Amaun dana penyelidikan (kerajaan) per pensyarah per tahun viii. No. 2.3 (b): Amaun dana penyelidikan (Swasta) per pensyarah per tahun ix. No. 2.3 (c): Amaun dana penyelidikan (antarabangsa) per pensyarah per tahun x. No. 2.3 (d): Jumlah amaun dana penyelidikan yang diterima

Tindakan Timbalan Dekan Penyelidikan & Siswazah/ Ketua Jabatan Timbalan Dekan Penyelidikan & Siswazah Timbalan Dekan Penyelidikan & Siswazah Timbalan Dekan Penyelidikan & Siswazah Timbalan Dekan Penyelidikan & Siswazah Timbalan Dekan Penyelidikan & Siswazah

xi. No. 2.3 (e): dibelanjakan 8.6.4

Peratus

dana

penyelidikan

yang

telah

Mesyuarat mengambil maklum ciri-ciri pengukuran berikut dan bersetuju mengambil tindakan sebagaimana yang dipersetujui: i. No. 1.2 (e): Nisbah Pelajar PhD bergraduat: Pensyarah. Mesyuarat meminta Bahagian Penyelidikan & Siswazah menyenaraikan jumlah dan nama pelajar PhD bergraduat dalam Laporan Tahunan 2008. No. 1.4 (b): Peratus Pelajar yang menjalani latihan industri dengan syarikat Alumni. Jabatan diminta supaya memastikan sekurang-kurangnya 10 % daripada pelajar menjalani latihan industri dengan syarikat Alumni. (Syarikat alumni bermaksud syarikat di mana terdapat alumni bekerja di syarikat berkenaan yang membantu dalam pengambilan pelajar menjalankan latihan industri di sana). Timbalan Dekan Penyelidikan & Siswazah Ketua Jabatan

ii.

iii. No. 2.1 (a): Bil. Jurnal citation (CI) per staf. Mesyuarat meminta semua Jabatan melaksanakan strategi untuk meningkatkan penerbitan jurnal citation (CI) Jabatan masing-masing. Mesyuarat seterusnya bersetuju supaya memilih satu hari dalam seminggu sebagai Hari Kualiti bagi membolehkan ahli jabatan mengemaskini fail ISO turut digunapakai dalam hal meningkatkan penerbitan. iv. No. 2.2.1.a (a): Bil. Cadangan Projek Penyelidikan per Jabatan. Mesyuarat meminta Bahagian Penyelidikan & Siswazah serta Jabatan memantau perlaksanaan cadangan projek penyelidikan. Mesyuarat menetapkan mana-mana pensyarah yang tidak mempunyai geran penyelidikan perlu mengemukakan cadangan projek penyelidikan.

Ketua Jabatan

Timbalan Dekan Penyelidikan & Siswazah/ Ketua Jabatan

10

Bil 8.6.5

Minit Mesyuarat mengambil maklum tentang ciri pengukuran ouput penyelidikan secara keseluruhan yang tidak mencapai sasaran walaupun daripada segi strategi dan pelan tindakan dilaksanakan dengan baik. Mesyuarat bersetuju menganjurkan sesi dialog antara pihak pengurusan Fakulti dengan profesor untuk meneliti kedudukan KPI Profesor berbanding KPI Fakulti serta membincangkan caracara meningkatkan produktiviti dalam penyelidikan. Mesyuarat meminta Bahagian Penyelidikan & Siswazah menyemak semula kesahihahan data dan mengemaskini data berkaitan penyelidikan secara menyeluruh sebelum sesi dialog diadakan.

Tindakan Makluman

Timbalan Pendaftar Kanan

Timbalan Dekan Penyelidikan & Siswazah Makluman

8.6.6

Mesyuarat mengambil maklum tentang ciri pengukuran perkhidmatan dan bersetuju membincangkan mengenai ketidakcapaian ciri pengukuran berkaitan perkhidmatan dalam Senarai Utama Pengukuran dan Pemantauan Prestasi (UPM/FK/SUPPP) semasa sesi dialog antara pihak pengurusan Fakulti dengan profesor. Laporan Keperluan Perubahan yang Memberi Kesan Terhadap Sistem Pengurusan Kualiti Fakulti Mesyuarat mengambil maklum mengenai keperluan perubahan yang memberi kesan terhadap Sistem Pengurusan Kualiti berdasarkan dokumen rujukan berikut: i. Dasar dan Objektif Kualiti ii. Buku Perancangan Strategi Fakulti Kejuruteraan iii. Senarai Utama Pengukuran dan Pemantauan Prestasi (UPM/FK/SUPPP) iv. Pelan Strategi UPM (2001 -2010) Semakan 2007 v. Pelan Strategik Pengajian Tinggi Negara & Pelan Tindakan Pengajian Tinggi Negara vi. Dokumen KPI Research University (RU) vii. Slide Presentation Taklimat Khas Jemaah Dekan dan Pengurusan Tertinggi UPM viii. Borang Penilaian Prestasi Tahunan (SKT)

8.7 8.7.1

Makluman

8.7.2

Mesyuarat mengambil maklum dan bersetuju tiada keperluan perubahan ke atas Dasar dan Objektif Kualiti Fakulti sediaada. Mesyuarat mengambil perhatian mengenai cadangan seperti yang dinyatakan di Lampiran A dan bersetuju untuk mengadakan perbincangan di kalangan ahli pengurusan bagi mengemaskini Buku Perancangan Strategi Fakulti (UPM/FK/PS) dan Senarai Utama Pengukuran dan Pemantauan Prestasi (UPM/FK/SUPPP) berdasarkan hasil dalam Lampiran A.

Makluman

8.7.3

Dekan/ Ketua Unit Jaminan Kualiti

11

Bil 8.8 8.8.1

Minit Status Semakan Dokumen dan Keperluan Perubahan Mesyuarat mengambil maklum mengenai Laporan Semakan Dokumen yang dilaksanakan sepanjang tahun 2007. Daripada laporan yang dibentangkan, mesyuarat mendapati kebanyakan perubahan dokumen/ pewujudan beberapa dokumen baru adalah disebabkan oleh perlaksanaan Sistem Outcome Based Education (OBE) dan perlaksanaan Sistem Automasi Pejabat di Fakulti. Secara Keseluruhan sistem dokumentasi Fakulti berada dalam keadaan memuaskan dan perlaksanaan Sistem Automasi Pejabat dilihat membantu meningkatkan keberkesanan perlaksanaan sistem dokumentasi Putra 3Q dengan lebih cepat dan bersistematik. Mesyuarat bersetuju supaya semua perubahan yang dipersetujui dalam Buku Perancangan Strategi (UPM/FK/PS) dan Senarai Utama Pengukuran dan Pemantauan Prestasi (UPM/FK/SUPPP) dikemaskini dan dibentangkan dalam Mesyuarat Fakulti atau Mesyuarat Jabatan untuk memberi kesedaran kepada semua pegawai akademik berkaitan pengukuran KPI di Fakulti. Hal hal lain Analisis Pengurusan dan Pembangunan Sumber Manusia

Tindakan Makluman

8.8.2

Dekan/Ketua Jabatan/Ketua Unit Jaminan Kualiti

8.9 8.9.1 8.9.1.1

Mesyuarat mengambil maklum laporan berkenaan Matrik Pegawai Makluman Akademik dan Sokongan, Kursus On-line, Analisis Maklumat Senarai Daftar Latihan Pegawai Fakulti dan Inventori dan Keperluan Perolehan Sumber termasuk bilangan sambungan internet ke makmal. Mesyuarat mengambil maklum berkenaan laporan Analisis Pengurusan dan Pembangunan Sumber Manusia berdasarkan Analisis Maklumat Senarai Daftar Latihan Pegawai Fakulti. Berdasarkan maklumbalas yang diterima, didapati pegawai kumpulan sokongan amat sukar untuk memenuhi kouta menghadiri latihan minimum tujuh (7) hari setahun/ pegawai. Mesyuarat dimaklumkan Bahagian Sumber Manusia Fakulti dengan kerjasama Pejabat Pendaftar, UPM telah mengenalpasti dua latihan untuk dilaksanakan pada tahun 2008 untuk pegawai kumpulan sokongan iaitu Kursus Amalan 5S dalam Meningkatkan Produktiviti Organisasi dan Kursus Peranan Kayu Nan Seinci dalam Menyokong dan Menjayakan Matlamat Universiti Penyelidikan (RU). Mesyuarat bersetuju aktiviti ini dilaksanakan. Makluman

8.9.1.2

Timbalan Pendaftar Kanan

8.9.1.3

Mesyuarat mencadangkan supaya Matrik Pegawai Akademik dan Sokongan, Kursus On-line, Analisis Maklumat Senarai Daftar Latihan Pegawai Fakulti digabungkan. Mesyuarat bersetuju bahawa dokumen matriks pegawai yang memberikan maklumat tentang keupayaan sumber manusia di Fakulti ini dipantau dari masa ke semasa oleh setiap Ketua Bahagian/Jabatan/Unit agar sentiasa terkini dan boleh dijadikan rujukan rasmi kepada pemantauan pengukuran KPI di Fakulti.

Ketua Bahagian/ Jabatan/Unit

12

Bil 8.9.1.4

Minit Mesyuarat meminta Bahagian Sumber Manusia Fakulti dengan kerjasama Jawatankuasa Perancangan Latihan Fakulti mengkaji semula keperluan latihan/kursus/bengkel yang dirancang untuk dilaksanakan sepanjang tahun 2008 dan jumlah peruntukan yang diperlukan bagi memenuhi keperluan 7 hari latihan bagi setiap pegawai. Mesyuarat bersetuju maklumat berkaitan perancangan latihan/kursus/bengkel ini dibentangkan dalam Mesyuarat Pengurusan dan Pembangunan Sumber Manusia Fakulti. Mesyuarat bersetuju supaya semua latihan/kursus/bengkel yang akan dianjurkan sepanjang tahun 2008 dibayar menggunakan peruntukan latihan yang dipohon daripada Pejabat Pendaftar, UPM. Mesyuarat bersetuju peruntukan dari akaun pengurusan Fakulti Kejuruteraan (peruntukan HRD) hanya akan digunakan sekiranya peruntukan yang diperolehi dari Pejabat Pendaftar tidak mencukupi bagi menampung kos keperluan latihan Fakulti. Mesyuarat mengambil maklum permohonan perlantikan Pegawai Penyelidik bagi setiap Jabatan tidak diluluskan oleh Pihak Pengurusan Universiti. Mesyuarat bersetuju Pejabat Dekan mencari jalan penyelesaian bagi mendapatkan jawatan yang sesuai untuk membantu tugas berkaitan Research University.

Tindakan Timbalan Pendaftar Kanan

8.9.1.5

Timbalan Pendaftar Kanan

8.9.1.6

Dekan

8.9.1.7

Mesyuarat bersetuju dan meminta semua jawatankuasa di Fakulti Semua yang mana keahliannya bukan terdiri daripada ahli pengurusan Bahagian/Jabatan supaya mengedarkan minit mesyuarat kepada ahli Pengurusan /Unit Fakulti. Analisis Pengurusan Sumber (Bukan Insan) Mesyuarat mengambil maklum berkenaan Analisis Pengurusan Makluman Sumber (bukan insan) dapat menggambarkan keupayaan sumber (bukan insan) serta dapat mengenalpasti keperluan perolehan sumber berkenaan. Mesyuarat mengambil maklum, berdasarkan keputusan audit dalaman 1/2007 yang dijalankan, di dapati masih terdapat banyak masalah dalam pengurusan sumber bukan insan di Fakulti terutamanya berkaitan pembelian alatan makmal. Mesyuarat dimaklumkan peruntukan one-off yang diperolehi oleh setiap Jabatan masih belum mencukupi bagi pembelian alatan/mesin untuk tujuan pengajaran dan pembelajaran. Bagi mengatasi masalah tersebut, mesyuarat bersetuju setiap Jabatan melaksanakan projek penambahbaikan dengan membangunkan produk/alatan yang boleh digunakan dalam pengajaran di makmal. Mesyuarat bersetuju menjadikan projek tahun akhir pelajar sebagai landasan awal dalam perlaksanaan projek ini bagi setiap Jabatan. Makluman

8.9.2 8.9.2.1

8.9.2.2

Ketua Jabatan

8.9.2.3

Mesyuarat bersetuju supaya satu ciri pengukuran baru berkaitan pembangunan projek pelajar tahun akhir yang dijadikan alatan amali diwujudkan. Ciri Pengukuran yang dicadangkan adalah Bil. Projek Pelajar Tahun Akhir yang dapat membangunkan/ merekacipta peralatan/ mesin untuk tujuan pengajaran di makmal Mesyuarat meminta ciri pengukuran ini diambilkira . dalam pengiraan KPI Jabatan.

Ketua Unit Jaminan Kualiti

13

Bil 8.9.2.4

Minit Mesyuarat mengambil maklum berkenaan masalah dalam pengurusan sumber kewangan Fakulti. Kebanyakan masalah yang dihadapi adalah berkaitan dengan kelewatan pemprosesan pembayaran/perolehan. Mesyuarat meminta meningkatkan prestasi dalam urusan kewangan di Fakulti supaya semua urusan berkaitan kewangan dapat diselesaikan dalam tempoh masa yang telah ditetapkan. Mesyuarat bersetuju Piagam Pelanggan Universiti digunapakai sebagai pengukur kepada perlaksanaan usaha ini.

Tindakan Makluman

Timbalan Dekan Pembangunan & Kewangan

8.9.2.5

Mesyuarat bersetuju supaya semua pegawai sokongan di Fakulti merekodkan perlaksanaan tugas harian masing-masing ke dalam buku log bagi membantu aktiviti pemantauan tugas di peringkat Bahagian/Jabatan/Unit yang terlibat. Mesyuarat dimaklumkan satu perjumpaan antara Dekan dengan pegawai sokongan Bahagian/Jabatan/Unit (tidak termasuk Pembantu Tadbir (Kesetiausahaan)) akan diadakan pada 26 Februari 2008. Perjumpaaan ini bertujuan bagi membincangkan mengenai penetapan KPI bagi setiap pegawai sokongan di Fakulti. Kesimpulan Pengerusi memaklumkan pencapaian Fakulti pada tahun 2007 adalah sebanyak 45.1 % (sebanyak 23 daripada 51 petunjuk prestasi objektif mencapai sasaran berdasarkan Senarai Utama Pengukuran dan Pemantauan Prestasi (UPM/FK/SUPPP) tahun 2007 (Sila rujuk Lampiran B). Peratusan ini meningkat sedikit berbanding tahun sebelumnya tetapi masih berada dalam peratusan yang kurang memuaskan disebabkan oleh keperluan Universiti Penyelidikan (RU) yang masih baru dilaksanakan di peringkat Universiti dan juga penetapan sasaran petunjuk prestasi yang agak tinggi dan sukar dicapai.

Semua Ketua Bahagian Jabatan/Unit Makluman

8.9.2.6

8.10

Makluman

8.11

Penangguhan Mesyuarat pada kali kelapan ini ditangguhkan pada jam 12.30 tengahari dengan ucapan terima kasih.

14