minit mesyuarat kik

Minit Mesyuarat KIK

Minit Mesyuarat KIKBil 7/2011

Tarikh

: 7 April 2011

Masa

: 2.30 petang

Tempat: Bilik Mesyuarat LPP Johor

Kehadiran:

En. Aszrul Erwan b. Abd. Latib Ketua KumpulanPn. Norbayah bt. Bahar - SetiausahaEn. Safie b. Saloki

Pn. Rosnah bt. Abd. Rahman

En. Shahril b. Abd. Hamid

En. Noriman b. Hj. Sewito

En. Marizal b. Mansor

En. Hirzam b. Ahmad Hanafi

Pn. Asimah bt. Abdul RahmanTidak Hadir :

- Tiada -BilPerkaraTindakan

1.Ucapan Alu-aluan oleh Pengerusi

- Pengerusi memberi ucapan terima kasih atas kehadiran semua ahli kumpulan atas kerja berpasukan dan diharapkan masalah yang timbul dapat diselesaikan.

- Makluman -

2.Dari mesyuarat yang lepas, kita telah mendapatkan 3 tajuk projek yang utama. Kaedah soal selidik juga dilakukan bagi mendapat keputusan kepada masalah yang utama.

- Setiausaha -

3.Borang soal selidik telah diedarkan kepada 35 orang yang terdiri daripada 29 Pengurus Besar PPK, 1 Pengurus Besar PPNJ, 4 Orang Pegawai Peladang Daerah dan 1 Ketua Cawangan Urusan Pendaftar.

Hasil soal selidik mendapati tajuk kesukaran meningkatkan star rating audit pengurusan mendapat undian tertinggi iaitu sebanyak 15 undian.

4.Oleh kerana tajuk telah diperolehi, maka semua ahli kumpulan diminta mendapatkan data sebelum projek di mulakan.

4.Hal-hal lainPerbincangan seterusnya akan dibincangkan semula pada mesyuarat yang akan datang.

Mesyuarat ditangguhkan jam 3.20 petang.

Disediakan oleh,

Disahkan oleh,

Pn. Norbayah bt. Bahar.

En. Aszrul Erwan b. Abd. Latib

Setiausaha Kumpulan

Ketua KumpulanMinit Mesyuarat KIK

Bil 8/2011

Tarikh

: 21 April 2011

Masa

: 2.30 petang

Tempat: Bilik Mesyuarat LPP Johor

Kehadiran:

En. Aszrul Erwan b. Abd. Latib Ketua Kumpulan

Pn. Norbayah bt. Bahar - SetiausahaEn. Safie b. Saloki

Pn. Rosnah bt. Abd. Rahman

En. Shahril b. Abd. Hamid

En. Noriman b. Hj. Sewito

En. Marizal b. Mansor

Pn. Asimah bt. Abdul RahmanTidak Hadir :

En. Hirzam b. Ahmad Hanafi BilPerkaraTindakan

1.Ucapan Alu-aluan oleh Pengerusi

- Ucapan salam dimula oleh pengerusi kepada ahli-ahli kumpulan KIK yang hadir pada kali ini.

- Makluman -

2.Dari mesyuarat yang lepas, semua ahli kumpulan diminta untuk mengumpul data sebelum projek. - Setiausaha -

3.Perbincangan adalah meliputi kepada penjelasan projek. Apa itu Audit pengurusan, punca kuasa audit pengurusan, objektif audit pengurusan, Ahli Jawatankuasa Audit Pengurusan, dan Skop CAMELT.

4.Hal-hal lain.Untuk mesyuarat akan datang pengerusi minta jasa baik ahli kumpulan supaya dapat mengumpul seberapa banyak data sebelum yang menggunakan kaedah 5 W + 1H

Mesyuarat ditangguhkan jam 4.00 petang.

Disediakan oleh,

Disahkan oleh,

Pn. Norbayah bt. Bahar.

En. Aszrul Erwan b. Abd. Latib

Setiausaha Kumpulan

Ketua KumpulanMinit Mesyuarat KIK

Bil 9/2011

Tarikh

: 12 Mei 2011

Masa

: 2.30 petang

Tempat: Bilik Mesyuarat LPP Johor

Kehadiran:

En. Aszrul Erwan b. Abd. Latib Ketua Kumpulan

En. Safie b. Saloki

Pn. Rosnah bt. Abd. Rahman

En. Noriman b. Hj. Sewito

En. Marizal b. MansorEn. Hirzam b. Ahmad HanafiPn. Asimah bt. Abdul Rahman

Tidak Hadir :

Pn. Norbayah bt. Bahar - Setiausaha

En. Shahril b. Abd. HamidBilPerkaraTindakan

1.Ucapan Alu-aluan oleh Pengerusi

- Ucapan salam dimula oleh pengerusi kepada ahli-ahli kumpulan KIK yang hadir pada kali ini. Disebabkan ketiadaan setiausaha, Pn Rosnah binti Abd Rahman sebagai pencatit minit

- Makluman -

2.Dari mesyuarat yang lepas, semua ahli kumpulan diminta untuk mengumpul data sebelum projek yang menggunakan kaedah 5 W + 1 H.- Setiausaha -

3.Perbincangan adalah meliputi kepada Latar belakang Masalah iaitu masalah yang timbul dalam Audit Pengurusan, carta aliran perlaksanaan Audit Pengurusan berdasarkan blueprint, data star rating pada tahun 2010, objektif kenapa tajuk ini dipilih dan impaknya sekiranya projek ini diabaikan.

4.Hal-hal lain.

Untuk mesyuarat akan datang pengerusi minta jasa baik ahli kumpulan supaya dapat mengumpul seberapa maklumat berkaitan dengan projek yang dipilih.

Mesyuarat ditangguhkan jam 4.00 petang.

Disediakan oleh,

Disahkan oleh,

Pn. Rosnah binti Abd Rahman

En. Aszrul Erwan b. Abd. Latib

Pencatit Minit

Ketua KumpulanMinit Mesyuarat KIK

Bil 10/2011

Tarikh

: 26 Mei 2011

Masa

: 2.30 petang

Tempat: Bilik Mesyuarat LPP Johor

Kehadiran:

Pn. Norbayah bt. Bahar - SetiausahaEn. Safie b. Saloki

Pn. Rosnah bt. Abd. RahmanEn. Shahril b. Abd. HamidEn. Noriman b. Hj. Sewito

En. Marizal b. MansorEn. Hirzam b. Ahmad HanafiPn. Asimah bt. Abdul Rahman

Tidak Hadir :

En. Aszrul Erwan b. Abd. Latib Ketua KumpulanBilPerkaraTindakan

1.Ucapan Alu-aluan oleh Pengerusi

- Ucapan salam dimula oleh pengerusi (En Safie bin Mohd Saloki) kepada ahli-ahli kumpulan KIK yang hadir pada kali ini. Beliau menyampaikan salam dari ketua kumpulan kerana tidak dapat hadir dalam mesyuarat kali ini kerana ada masalah yang tidak dapat dielakkan.- Makluman -

2.Dari mesyuarat yang lepas, semua ahli kumpulan diminta untuk mengumpul berkaitan tajuk projek yang telah dipilih iaitu kesukaran meningkatkan star rating audit pengurusan pertubuhan peladang.- Setiausaha -

3.Perbincangan adalah meliputi definasi masalah melalui kaedah 5W + 1 H dan definasi setiap patah perkataan iaitu:

Kesukaran = bermaksud kesulitan atau kesusahan

Meningkatkan = bermaksud menaiktaraf dan menambah baik

Star rating = markah yang diberikan kepada pertubuhan peladang berdasarkan penilaian yang diberikan oleh panel audit pengurusan bagi setiap soalan dalam setiap skop

Audit Pengurusan = bermaksud kerja-kerja pemeriksaan terhadap sesuatu PP yang dikenalpasti dari segi kriteria pemilihan PP.

Pertubuhan Peladang = Organisasi yang ditubuhkan dibawah Akta 109, Akta PP 1973 dan tertakluk kepada undang-undang.

4.Hal-hal lain.

Untuk mesyuarat akan datang pengerusi minta jasa baik ahli kumpulan supaya dapat mengumpul seberapa maklumat berkaitan dengan projek yang dipilih.

Mesyuarat ditangguhkan jam 4.00 petang.

Disediakan oleh,

Disahkan oleh,

Pn Norbayah binti Bahar

En Safie bin Mohd SalokiSetiausaha

Pengerusi MesyuaratMinit Mesyuarat KIK

Bil 11/2011

Tarikh

: 9 Jun 2011

Masa

: 2.30 petang

Tempat: Bilik Mesyuarat LPP Johor

Kehadiran:

En. Aszrul Erwan b. Abd. Latib Ketua KumpulanPn. Norbayah bt. Bahar - SetiausahaEn. Safie b. Saloki

En. Shahril b. Abd. HamidEn. Noriman b. Hj. Sewito

En. Marizal b. MansorEn. Hirzam b. Ahmad HanafiTidak Hadir :

Pn. Rosnah bt. Abd. RahmanPn. Asimah bt. Abdul RahmanBilPerkaraTindakan

1.Ucapan Alu-aluan oleh Pengerusi

- Ucapan salam dimula oleh pengerusi kepada ahli-ahli kumpulan KIK yang hadir pada kali ini. - Makluman -

2.Dari mesyuarat yang lepas, semua ahli kumpulan diminta untuk mengumpul berkaitan tajuk projek yang telah dipilih iaitu kesukaran meningkatkan star rating audit pengurusan pertubuhan peladang.- Setiausaha -

3.Perbincangan adalah meliputi menetapkan sasaran pencapaian projek kita. Melalui analisis rajah pareto berdasarkan prinsip 84/16.

Berdasarkan analisis tersebut, sasaran projek ini adalah mengurangkan 82 % kekerapan. Terdapat 4 sebab paling mungkin iaitu:-

1. Tiada garis panduan yang jelas mengenai audit pengurusan

2. Format laporan pemantauan yang tidak seragam.

3. Ahli jawatankuasa yang kurang kefahaman dan kerjasama

4. Desk officer yang kurang pengetahuan dan pengalaman.

4.Hal-hal lain.

Untuk mesyuarat akan datang pengerusi minta jasa baik ahli kumpulan supaya dapat mengumpul analisis dalam mengenal pasti masalah.

Mesyuarat ditangguhkan jam 3.30 petang.

Disediakan oleh,

Disahkan oleh,

Pn Norbayah binti Bahar

En. Aszrul Erwan b. Abd. LatibSetiausaha

Ketua KumpulanMinit Mesyuarat KIK

Bil 12/2011

Tarikh

: 23 Jun 2011

Masa

: 2.30 petang

Tempat: Bilik Mesyuarat LPP Johor

Kehadiran:

En. Aszrul Erwan b. Abd. Latib Ketua KumpulanPn. Norbayah bt. Bahar - SetiausahaEn. Safie b. Saloki

Pn. Rosnah bt. Abd. RahmanEn. Shahril b. Abd. HamidEn. Noriman b. Hj. Sewito

En. Marizal b. MansorEn. Hirzam b. Ahmad HanafiPn. Asimah bt. Abdul RahmanTidak Hadir :

Tiada

BilPerkaraTindakan

1.Ucapan Alu-aluan oleh Pengerusi

- Ucapan salam dimula oleh pengerusi kepada ahli-ahli kumpulan KIK yang hadir pada kali ini. - Makluman -

2.Dari mesyuarat yang lepas, semua ahli kumpulan diminta untuk mengumpul berkaitan mengenal pasti masalah.- Setiausaha -

3.Perbincangan adalah meliputi dalam mengenalpasti masalah, kumpulan telah menganalisis punca masalah melalui 4 cabang iaitu manusia, persekitaran, alat/mesin serta kaedah.

Dari analisi itu dapat dirumuskan melalui rajah ishikawa 1. Sebab paling mungkin yang diterima ialah

1. Jawatankuasa Audit Pengurusan kurang kefahaman dan kerjasama

2. Desk officer kurang pendedahan dan pengalaman

3. Jarak PPK yanh diaudit

4. Banyak menggunakan kertas dan dakwat

5. Pengangkutan yang terhad dan bertindih d