minit mesyuarat compile

Click here to load reader

Post on 15-Aug-2015

298 views

Category:

Documents

4 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

  1. 1. Minit Mesyuarat Fiesta Gala Geologi 15 Universiti Kebangsaan Malaysia Bil 1/2014 Tarikh : 18 September 2014 Hari : Khamis Masa : 3.30 5.30 petang Tempat : Makmal Tahun Satu, Bangunan Geologi Perkara Berbangkit : Membentuk Sekretariat, mengariskan matlamat dan keperluan program serta membuat kertas kerja program. Agenda : 1. Melantik Majlis Tertinggi Sekretariat. 2. Menjelaskan mengenai tujuan program dan tanggungjawab serta tugas setiap ahli sekretariat. 3. Membuat draf kertas kerja untuk kelulusan Pusat Khidmat Siswa ( SSC ) 4. Merancang publisiti untuk program. 5. Merancang tarikh perlaksanaan program
  2. 2. Matlamat yang dicapai daripada mesyuarat : 1. Senarai nama Majlis Tertinggi Sekretariat : Ketua Pengarah : Mohammad Syahir bin Jamaluddin ( A141676 ) Timbalan Ketua Pengarah I : Nabilah bt Mohamed Zainuddin ( A145599 ) Setiausaha : Hamizah bt Saari (A145602 ) Bendahari : Aifa Syahirah bt Sulaiman ( A145621 ) Pengarah Program : Muhammad Farhan bin Shafei (A145615 ) Timbalan Pengarah Program : Siti NorAishah bt Mohd Azli ( A145610 ) Pengarah Pemasaran : Afiq Farhan bin Abdul Rahim (A146697 ) Timbalan Pengarah Pemasaran I : Nurul Afiqah bt Mohammad Zahir ( A145594 ) Timbalan Pengarah Pemasaran II : Nur Amalina bt Rosdi ( A145600 ) Pengarah Protokol : Jumaini Silamuddin (A145614 ) Timbalan Pengarah Protokol : Amaleina bt Mohd Kamarudin ( A145597 ) Pengarah Teknikal : Mohamad Arif Fawwaz bin Abd. Rahman (A145607 ) Timbalan Pengarah Teknikal : Muhammad Syahiran bin Ahmad Karmidi (A145604 ) Pengarah Logistik : Muhammad Azman bin Aseri (A145590) Timbalan Pengarah Logistik : Ahmad Barril Hakami bin Ahmad Nazeri ( A145626 ) Pengarah Cenderamata : Nadhirah bt Omar (A145612 ) Timbalan Pengarah Cenderamata : Nur Emilia Qistina bt Muhd Anua ( A145606 ) Pengarah Tugas-tugas Khas (TTK) : Muhammad Khairel Izzuan bin Ismail (A145608) Timbalan Pengarah (TTK) : Intan Syahira bt Mohamed Hazanee ( A145625 ) Pengarah Multimedia : Muhammad Sufi bin Musa (A145622 ) Timbalan Pengarah Multimedia : Mohd Syafiq bin Mat Isa ( A145878 ) Pengarah Jamuan : Hamizah bt Mohamad (A145605) Timb.Pengarah Jamuan : Mohd Al-Hadi bin Mohamad Roslan (A145613 )
  3. 3. Pengarah Persembahan : Ibnu Yakhzan ( A146657 ) Timbalan Pengarah Persembahan : Mohamad Yusof bin Kamaruzaman ( A146512 ) 2. Tujuan Majlis diadakan : Bagi meraikan dan menghargai jasa dan pengorbanan mahasiswa/I Geologi, terutama mahasiswa/i tahun akhir, para pensyarah, kakitangan sokongan serta semua warga Geologi Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM). Program ini juga bertujuan untuk membuat perjumpaan semula bersama warga alumni geologi pada setiap 5 tahun. 3. Misi, matlamat, objektif dan perancangan tentatif telah di draf untuk menghasilkan kertas kerja. 4. Melakukan publisiti melalui facebook, paparan digital UKM, twitter, banner. 5. Pemilihan Tarikh : ( Dalam Perancangan ) Tarikh : 4 April 2015 Disediakan oleh, ----------------------------- (SYAFRIN AQHASHA BINTI RAHMAT) Timbalan Setiausaha Sekretariat Fiesta Gala Geologi 15 Kelab Geologi Universiti Kebangsaan Malaysia.
  4. 4. Minit Mesyuarat Fiesta Gala Geologi 15 Universiti Kebangsaan Malaysia Bil 2/2014 Tarikh : 26 September 2014 Hari : Jumaat Masa : 8.30 11.00 malam Tempat : Makmal Tahun Satu, Bangunan Geologi Perkara Berbangkit : Pemilihan Ahli Jawatankuasa (AJK) Sekretariat baru dan menjelaskan gerak kerja. Agenda : 6. Melantik AJK baru Majlis Tertinggi Sekretariat. 7. Menjelaskan mengenai matlamat program dan melaksanakan pembahagian tugas-tugas kepada AJK baru. 8. Membincangkan mengenai pengurusan dan persediaan program. 9. Pemberitahuan nama penyelia bagi program. Matlamat yang dicapai daripada mesyuarat : 6. Perlantikan dan pembahagian tugas AJK baru : ( Berikut nama AJK baru ) Tahun Satu Geologi UKM : Timbalan Pengarah II : NurMuhammad Haposan ( A147203) Timbalan Setiausaha : Syafrin Aqhasha bt Rahmat (A149633) Timbalan Bendahari : Faiqah bt Muniri (A149374)
  5. 5. 7. Semua pelajar tahun satu menjadi ahli jawatankuasa bagi program ini. 8. Membincangkan nama yang sesuai untuk program. 9. Menyenaraikan syarikat-syarikat bagi melakukan kerja pemasaran. 10. Pemberitahuan nama penyelia/penasihat program iaitu Dr. Mohd Rozi bin Umor. Disediakan oleh, ----------------------------- ( SYAFRIN AQHASHA BT RAHMAT) Timbalan Setiausaha Sekretariat Fiesta Gala Geologi15 Kelab Geologi Universiti Kebangsaan Malaysia.
  6. 6. Minit Mesyuarat Fiesta Gala Geologi 15 Universiti Kebangsaan Malaysia Bil 3/2015 Tarikh : 10 Oktober 2014 Hari : Jumaat Masa : 9.00 malam 11.30 malam Tempat : Makmal Tahun 1, Bangunan Geologi Perkara berbangkit : Mengariskan matlamat dan keperluan program Agenda: 1. Membincangkan tentatif aktiviti Family day dan mencadangkan tema bagi makan malam Fiesta Gala Geologi 15. 2. Pelajar tahun 1 dibahagikan ke dalam pos-pos yang telah ditetapkan untuk membincangkan tugas yang akan dilaksanakan bersama pelajar tahun 2. 3. Setiap ketua pos menerangkan tugas-tugas yang akan dijalankan untuk persiapan program ini. Maklumat yang dicapai daripada mesyuarat: 1. Family day Fiesta Gala Geologi 15 Masa : 8.00 pagi hingga 1.30 tengah hari Tema : James Stone Nama-nama batuan akan digunakan sebagai nama setiap rumah sukan. Pelajar geologi tahun 1 hingga 4 dan alumni akan terlibat dalam aktiviti ini. Tema makan malam yang dicadangkan: 1) Tradisional 2) Bollywood Night 3) Retro Romance 4) Arabic Night 5) Classic English 6) Hawaiian Night
  7. 7. 2. Pos program: i) Family day akan disatukan dengan makan malam dalam satu program dan akan dilaksanakan dalam satu hari. ii) Alumni-alumni akan terlibat dalam kedua-dua aktiviti dalam program ini iaitu Family day dan makan malam. Pos protokol: i) Menyenaraikan nama-nama alumni untuk dijemput hadir ke program ini. ii) Memastikan program berjalan dengan lancar. iii) Melantik pengacara majlis dan dayang-dayang untuk membawa dulang serta menyediakan teks ucapan pengacara majlis. iv) Menyediakan kad jemputan program. Pos pemasaran: i) Mengeluarkan idea-idea untuk mendapatkan duit atau sumbangan. ii) Setiap pelajar akan membayar lebih kurang RM40 seorang. Bagi pensyarah dan staff geologi akan membayar sebanyak RM70 seorang. Manakala alumni akan membayar RM100 untuk seorang. iii) Ketua pos mencadangkan bahawa syarikat-syarikat geologi yang ada kaitan dengan ibu bapa pelajar, pelajar tersebut seharusnya mendapatkan sumbangan daripada syarikat itu. Di samping itu, syarikat tersebut akan mendapat kebaikan sepertisyarikat tersebut akan dipromosikan kepada pelajar-pelajar geologi UKM. iv) Setiap pelajar perlu mengumpulkan dana sebanyak RM4000 atau lebih secara berkumpulan mengikut tahun pelajar. Dana tersebut perlu dikumpulkan empat bulan sebelum program dijalankan. Cara-cara mengumpulkan dana: 1) Street marketing 2) Garage sale 3) Fund raising (menjual barang terpakai) Pos jamuan: i) Bagi aktiviti Family day, makanan akan diberi dua kali iaitu sarapan dan makan tengah hari. Manakala makan malam pula, hidangan makanan akan mengikut tema makan malam. ii) Hidangan makanan untuk makan malam belum dapat ditentukan kerana tema makan malam belum ditetapkan lagi. Pos longistik:
  8. 8. i) Mendapatkan jumlah bilangan pelajar, pensyarah, staff dan alumni geologi yang akan hadir ke program ini untuk membuat penyewaan bas. ii) Menyediakan penginapan seperti hotel kepada alumni sekiranya mereka memerlukannya. Pos persembahan: i) Menjemput penari-penari dari kolej-kolej untuk membuat persembahan. ii) Artis negara berkemungkinan akan dijemput hadir ke program ini untuk membuat persembahan. iii) Persembahan pada malam itu juga akan mengikut tema makan malam. Pos teknikal: i) Penyediaan PA system mengikut hotel atau dewan makan yang disewa. Sekiranya tidak disediakan, ahli jawatankuasa pos teknikal akan menyediakannya sendiri. Pos multimedia dan publisiti: i) Mereka bina untuk dewan makan malam. ii) Menghebahkan program ini secara beramai-ramai. iii) Mereka baju-T untuk setiap rumah sukan, kad jemputan program dan buku program. iv) Menyediakan video gimik family day dan makan malam. Pos tugas-tugas khas: (Ditangguhkan untuk sementara waktu) Disediakan oleh: __________________________ (SYAFRIN AQHASHA BINTI RAHMAT) Timbalan Setiausaha Fiesta Gala Geologi 15 Kelab Geologi Universiti Kebangsaan Malaysia
  9. 9. Minit Mesyuarat Fiesta Gala Geologi 15 Universiti Kebangsaan Malaysia Bil 4/2015 Tarikh : 17 Oktober 2014 Hari : Jumaat Masa : 11.00 pagi 1.00 petang Tempat : Bilik Mesyuarat, Bangunan Geologi Perkara berbangkit : Menggariskan maklumat dan keperluan program Agenda : 1. Setiap ketua pos menerangkan perkembangan tugasan yang telah dijalankan oleh ahli jawatankuasa masing-masing. 2. Membincangkan mengenai perasmi untuk program. 3. Pemilihan tema bagi program. Maklumat yang dicapai daripada mesyuarat: Pos Program: -mencadangkan beberapa tempat program. Tempat yang dicadangkan : Dewan De Sri Endon dan Hotel Marriot -perlu dimasukkan beberapa anugerah untuk alumni. -cadangan perasmi : Dato Yunus bin Abdul Razak (Ketua Pengarah Jabatan Mineral dan Geosains) -Menyediakan tentatif program Pos Pemasaran : -menyediakan strategi unuk mendapatkan pendapatan. Cadangan strategi pemasaran : 1. Bayaran daripada semua peserta 2. Meminta sumbangan dikalangan pelajar atau syarikat-syarikat kecil 3. Mendapatkan tajaan daripada syarikat-syarikat besar. 4. Menjual kerepek di setiap kolej-kolej kediaman (telah dijalankan) Pos Protokol:
  10. 10. -senarai alumni yang dapat dari tahun 1974-2011 -pembahagian nam-nama alumni kepada semua pos untuk dihubungi. Pos Jamuan: -tiada perkembangan Pos persembahan : -mencadangkan persembahan dri tahun 1,2 dan 3 Pos Teknikal : -memerlukan PA system dan bagaimana rupa dewan/tempat Pos Tugas-tugas Khas: -Tiada perkembangan Pos Publisiti : -kad jemputan sudah direka dan menunggu kepastian untuk mencetak - cadangan : program ini perlu diiklankan di papan digital UKM. Bendahari : -Penerangan belanjawan bagi seti