Minit Mesyuarat

Fiesta Gala Geologi ‘15

Universiti Kebangsaan Malaysia

Bil 16/2015

Tarikh : 8 Mei 2015

Hari : Jumaat

Masa : 3.30 Petang – 5.30 Petang

Tempat : Makmal Mineral Ekonomi, Bangunan Geologi

Perkara berbangkit : Melaporkan gerak kerja berkenaan program Fiesta Gala Geologi 15 sebelum, semasa dan selepas program.

Agenda :

1. Setiap ketua pos Family Day dan Majlis makan malam menerangkan tugas-tugas yang telah dilaksanakan dan masalah yang dihadapi.

2. Setiap ketua pos menerangkan tugas-tugas yang telah dilaksanakan dan masalah yang dihadapi.

Perkara yang dicapai daripada mesyuarat :

1. Memastikan alumni menjadi ahli Jawatankuasa bagi Kelab Geologi.2. Memastikan senarai alumni yang telah dapat dihubungi dapat dibuat senarai baru bagi rujukan

masa hadapan.3. Hasil daripada kerja pemasaran diminta disimpan, dan boleh digunakan untuk masa hadapan.

Selain itu, wang yang berlebihan boleh digunakan untuk penggunaan tesis atau pre-tesis. 4. Mengharapkan sokongan yang lebih padu untuk aktiviti – aktiviti seterusnya.5. Bahagian pemasaran perlu dipertingkatkan dengan lebih awal.6. Menyatakan laporan bagi setiap pos :

Family day :

Pos Program : Semua program dijalankan dengan baik. Kelebihan daripada program dapat memberi pengalaman yang baru Jumlah game yang dilakukan hanya 5 game sahaja kerana ianya kesuntukan masa. Disiplin dari segi masa tidak diikuti.

Pos Teknikal : Masalah : Di padang tiada sumber sumber elektrik dan tidak diberitahu dengan lebih awal

yang tiada sumber elektrik di padang tersebut.

Pos Logistik :

Masalah : Lewat tempah khemah, dan Terdapat masalah dengan pihak khemah dan pihak sukan. Sebenarnya padang D, sudah ditempah. Tetapi selepas itu, tempah lori luar untuk angkut khemah-khemah dan dipindahkan.

Pos Jamuan : Terdapat makanan yang lebih banyak semasa hari kejadian

Pos Tugas – tugas Khas : Peruntukan kewangan kurang dan terpaksa delay program.

Teguran kepada pelajar :

Masalah masa Perjalanan program : Sukan yang disediakan adalah tiada komunikasi antara anak-anak yatim. Pastikan

sukan pada masa hadapan perlu lebih sopan. Pastikan sukan yang biasa dan mudah dijalankan. Perlu menganggap beban yang di komen dianggap sebagai cabaran.

Dinner :

Pos Pemasaran :

Gerak kerja : Berjaya mendapatkan dalam rm 3k lebih, Semasa Perancangan : - sasaran alumni dalam 800 orang

- merancang untuk mendapatkan kewangan yang secukupnya Penaja : kebanyakan syarikat mengatakan boleh memberi sumbangan pada family day

tetapi disebabkan majlis makan malam dan ianya tiada keuntungan. Masalah : - Terdapat beberapa syarikat tidak dapat memberi sumbangan atas kesempitan

kewangan.- Family day : perbelanjaan terlebih dan dapat keuntungan.- Dinner : Menjangkkan lebih penaja

Pos Teknikal :

Menyatakan masalah-masalah yang dihadapi :- Barang-barang yang diluluskan pinjam dekat DECTAR ditarik semula atas

sebab-sebab yang tak dapat dielakkan.- PA system di Palm Garden Hotel tidak dapat digunakan- Tiada cukup orang untuk membantu

Pos Tugas – tugas Khas :- Pada mulanya Terdapat masalah dengan photobooth iaitu tidak disediakan

photobooth, dan semasa hari kejadian dapat tahu boleh menggunakan photobooth.

- Design prop asyik berubah – ubah.- Disebabkan kekangan masa untuk membuat kerja, menyebabkan segala kerja

yang dibuat dengan agak kelam – kabut.

Pos Logistik :

- Para pelajar yang menaiki bas memberi maklumbalas sebelum hari kejadian untuk menaiki kenderaan sendiri.

- Hanya 6 orang lelaki pelajar tahun satu yang menaiki bas dan ini merugikan pihak bas.

- Para pelajar tahun satu lewat sampai ke majlis.Pos Publisiti :

- Menyatakan mereka sesat mencari jalan ke Palm Garden Hotel.

Pos Protokol :- Berkenaan jemputan yang mana ada sesetengah alumni yang hadir tiada nama

dalam senarai.- Susunan usher berterabur.

Pos Bendahari :- Menyatakan tentang pendapatan dan perbelanjaan program selepas hari

kejadian.

Timbalan Pengarah :- Mengumumkan ada program bacaan yassin bersama semua pelajar selepas

Berjaya menjayakan satu program dan menu makanan yang utama adalah Bihun Sup.

Pos Program :- Tentative sentiasa berubah-ubah sehingga hari kejadian.- Jemputan staff dan para pensyarah kurang memberangsangkan- Semasa hari kejadian, rearsal yang dilakukan hanya sekali dan set up dewan

lama, sampai dewan lambat terpaksa potong beberapa slot kerana kesuntukan masa.

Pos Cenderamata :- Menghadapi masalah dalam menentukan hadiah dan anugerah- Sukar mendapat penajaan daripada SSC dan ditolak permohonan sebanyak

3kali.- Masalah ketiadaan air menyebabkan ‘core’ untuk dijual lambat disiapkan.- Goodies bag para pelajar tidak cukup- Menghadapi kekeliruan dalam membahagikan hadiah khemah tercantik.- Kesilapan dlam menentukan pesara.

Pos Jamuan :- Makanan yang disediakan terlalu awal sebelum program bermula.- Makanan dikemaskan terlalu awal sehinggan ajk yangbertugas tidak sempat

makan.

Disediakan oleh:

__________________________

(SYAFRIN AQHASHA BINTI RAHMAT)

Timbalan Setiausaha

Fiesta Gala Geologi ‘15

Kelab Geologi

Universiti Kebangsaan Malaysia