taklimat spsk 1

MOHD. PADHLI BIN ARIFFIN PENOLONG PPD PENGURUSAN KUALITI

1. Menyediakan sekolah ke arah Sekolah Kluster dan Sekolah Berprestasi Tinggi menjelang 2014

2. Mengorak langkah kemajuan sekolah kepada program Bai’ah ( Tawaran Baru ) setiap tahun

3. Sifar sekolah yang berada di Band 5,6 dan 7 menjelang 2014 di Selangor kecuali sekolah yang baru dibuka

4. Memastikan semua sekolah di Negeri Selangor mengamalkan Sistem Pengurusan Berkualiti Berasaskan MS ISO 900o menjelang tahun 2015

MATLAMAT PROGRAM SPSK

DOKUMEN KUALITIMANUAL KUALITI1. Dokumen Keperluan Standard, ditetapkan oleh JK

Teknikal ISO

2. Bersifat “generic”, boleh digunakan oleh semua organisasi

3. Mempunyai 8 Seksyen/ Klausa : ( Rujuk Lampiran )3.1. Pengenalan Kepada Manual Kualiti

3.2. Maklumat Organisasi

3.3. Sistem Pengurusan Kualiti

3.4. Dasar dan Prinsip Asas Sistem Pengurusan Kualiti

3.5. Tanggungjawab Pengurusan

3.6. Pengurusan Sumber

3.7. Proses Penyampaian Perkhidmatan

3.8. Pengukuran, Penganalisisan & Penambahbaikan

DOKUMEN KUALITI

PROSEDUR KUALITI

1. Dokumen menepati keperluan standard ( 8 Seksyen ) Manual Kualiti melalui pembinaan Prosedur dan Proses Kerja

2. Dibina oleh organisasi mengikut perkhidmatan utama mempunyai hubung kait dengan Manual Kualiti

3. Bilangan dan saiz dokumen bergantung kepada saiz organisasi / skop

DOKUMEN SOKONGAN

1. Akta/ Undang-Undang

2. Pekeliling: PKPA, Surat Pekeliling KPA, SPI, Perbendaharaan dan lain-lain

3. Bahan Cetakan Organisasi ( Bahan Dalaman ) : Buku Panduan/ Laporan

REKOD KUALITI1. Bukti Pematuhan

DOKUMEN KUALITI

STATUS DOKUMEN KUALITI

MANUAL KUALITI : Mandatori

PROSEDUR KUALITI :

Mandatori : 6 Prosedur ( Prosedur Sistem )

1. Kawalan Dokumen

2. Kawalan Rekod

3. Audit Dalam

4. Tindakan Pembetulan

5. Tindakan Pencegahan

6. Kawalan Perkhidmatan Tidak Akur

HIRARKI DOKUMEN KUALITI

MenerangkanDokumen yang menyokong pelaksanaan Sistem pengurusan Kualiti seperti Surat Pekeliling, Arahan Perbendaharaan dan Garis Panduan

MANUALKUALITI

PROSEDURKUALITI

DOKUMEN SOKONGAN

REKOD KUALITI

MenerangkanDasar dan objektif kualitiSistem Pengurusan Kualiti mengikut seksyen-seksyen dalam standard MS ISO 9001:2000 dan dasar mengenainya

MenerangkanProses-proses yang dijalankan bagi pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti

MenerangkanBukti pematuhan Sistem Pengurusan Kualiti yang diamalkan

MODEL SISTEM PENGURUSAN KUALITI

KEHENDAK

PELANGGAN

KEPUASAN

PELANGGAN

Tanggungjawab

Pengurusan

Pengurusan

Sumber

Penghasilan

Perkhidmatan

Pengukuran,

Analisis & Penambahbaikan

5

6

8

7

4 - SPK

Input Output

LAPAN PRINSIP SISTEM PENGURUSAN

KUALITI PRINSIP PERTAMA BERMATLAMATKAN PELANGGANOrganisasi bergantung kepada pelanggan mereka. Oleh itu organisasi hendaklah memahami keperluan pelanggan yang sedia ada dan pada masa akan datang, memenuhi keperluan pelanggan dan berusaha untuk melebihi jangkaan pelanggan.

PRINSIP KEDUA KEPIMPINANPengurusan yang bertindak sebagai ketua mewujudkan penyatuan antara tujuan dan matlamat sesuatu organisasi. Mereka hendaklah mewujudkan dan mengekalkan persekitaran dalaman yang sesuai untuk pekerja supaya mereka dapat terlibat sepenuhnya dalam mencapai objektif – objektif organisasi.

PRINSIP KETIGA PENGLIBATAN PEKERJAPekerja di semua peringkat adalah merupakan tunggak sesebuah organisasi dan penglibatan mereka sepenuhnya membolehkan keupayaan mereka digunakan untuk faedah – faedah organisasi

PRINSIP KEEMPAT PENDEKATAN PROSESHasil yang dikehendaki dapat diperolehi dengan lebih efisien apabila sumber – sumber dan aktiviti yang berkaitan diurus sebagai suatu proses.

PRINSIP KELIMA PENDEKATAN SISTEMMengenalpasti, memahami dan menguruskan sesuatu sistem bagi keseluruhan proses yang ada hubung kait antara satu sama lain bagi mencapai sesuatu objektif. Pendekatan ini dapat menambahkan kecekapan dan keberkesanan sesebuah organisasi.

PRINSIP KEENAM PENINGKATAN BERTERUSANPeningkatan berterusan hendaklah dijadikan sebagai objektif tetap sesuatu organisasi. Kehendak dan keperluan pelanggan dikenalpasti dan dikaji bagi menyediakan peluang penambahbaikan berterusan.

PRINSIP KETUJUH PENDEKATAN BERFAKTA DALAM MEMBUAT KEPUTUSANKeputusan yang efektif dibuat berdasarkan analisis sesuatu data / maklumat yang diperolehi. Semua perubahan perlu dirancang menggunakan input/fakta yang tepat bagi memastikan ia berkesan dan mengeluarkan output yang tinggi.

PRINSIP KELAPAN HUBUNGAN YANG SALING BERMANAFAAT DENGAN PEMBEKALSesuatu organisasi dan pembekal -pembekalnya adalah saling bergantung antara satu sama lain dan hubungan yang saling bermanafaat dapat mempertingkatkan keupayaan yang menguntungkan kedua-dua pihak.

KEPENTINGAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI

1. PROSES KERJA MENYELURUH ( PDCA ) DAN BERSISTEMATIK :

a. PDCA :

Plan : Rancang

Do : Laksana

Check : Pantau

Action : Penambahbaikan.

b. Bersistematik :

Manual dan Prosedur

2. PANDUAN BERTARAF DUNIAKeperluan Standard SPK dalam Manual Kualiti.

- Generic

- Standard Antarabangsa

- Semua organisasi

3. PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN ( CONTINUAL IMPROVEMENT)

a. Kualiti sentiasa berubah

b. Tindakan Pembetulan dan Pencegahan

c. Analisis Data

d. Kajian Semula Pengurusan

e. Audit Dalam

4. INOVATIF DAN KREATIF

a. Pernyataan keperluan standard yang generic ( umum )

b. Kehendak Perubahan:

- mencipta sistem kerja terbaik

- mempermudah dan memperjelaskan sistem kerja

5. MEMUPUK KEPIMPINANa. Siapa pemimpin?

b. Penetapan Dasar dan Objektif Kerja

- output/outcome

- KPI

6. KERJA BERPASUKANa. Rantaian aliran kerja

b. Kajian Semula

c. KMK

APAKAH BUKTI SEORANG ITUMENUJU KEGAGALAN

1.1. SELALU MEMBERI ALASANSELALU MEMBERI ALASAN2.2. SELALU BERFIKIRAN NEGATIFSELALU BERFIKIRAN NEGATIF3.3. TIADA MATLAMATTIADA MATLAMAT

PELAKSANAANSISTEM PENGURUSAN

KUALITI ( SPK ) DI SEKOLAH

MS ISO 9001 : 2008

MS = Malaysia Standard

ISO = International Organization for Standardization

9001 = Keperluan Standard

2008 = Versi keluaran

MEREALISASIKANSISTEM PENGURUSAN KUALITI

( SPK )

Tanggungjawab Pengurusan ( Komitmen Pengurusan Atasan )

Carta Organisasi Pasukan Petugas Kualiti

WAKIL PENGURUSAN PENGERUSI

PENGETUA/GURU BESARPENASIHAT

KawalanDokumen

Audit Dalaman

Aduan danMaklum Balas

Pelanggan

PengurusanPerolehan

PengurusanPenyenggaraan

PengurusanSumber

Kewangan

PengurusanTeknikal

Kawalan Rekod

PengurusanSumber Manusia

Setiausaha

Pengurus KualitiNaib Pengerusi

Timb. Wakil PengurusanTimbalan Pengerusi

Tugas-tugas Khas

Ruj.Kami : PPDP/ PPS/ A41997/ 03/ 03/ 004 Jld 2 ( )Tarikh : 28 April 2011

Kepada :Mohd Padhli bin Ariffin

Tuan,

PELANTIKAN SEBAGAI PASUKAN PETUGAS KUALITI SEKOLAH KEBANGSAAN SEKSYEN 9

Dengan segala hormatnya, perkara di atas dirujuki.

2. Sukacita dimaklumkan bahawa tuan dilantik sebagai Ahli Jawatankuasa Pasukan Petugas Kualiti ( Wakil Pengurusan )

bagi proses pengauditan Sistem Pengurusan Kualiti ( SPSK ) MS ISO 9001:2008 di sekolah ini.

3. Sehubungan dengan itu, tuan diminta melaksanakan tugas dengan penuh dedikasi sewaktu Proses Audit Dalam

dijalankan nanti dan pihak pengurusan amat menaruh kepercayaan dengan kebolehan tuan.

4. Segala kerjasama yang diberikan oleh pihak tuan, didahului dengan ucapan terima kasih.

Sekian.

“ BERKHIDMAT UNTUK NEGARA ”“ KEJUJURAN DAN KETEKUNAN ”

Saya yang menurut perintah,

( FOZIAH BINTI BUANG )Pegawai Pelajaran Daerah,Pejabat Pelajaran Daerah Petaling Perdana.

s.k. Fail Timbul

Surat Lantikan

Dengan ini diperakui bahawa

Penolong Pegawai Pelajaran Daerah Pengurusan Kualiti

dilantik sebagai

SETIAUSAHA Pasukan Petugas Kualiti Sistem Pengurusan Sekolah KualitiPejabat Pelajaran Daerah Petaling Perdana

Berkuatkuasa mulai 01 Januari 2012

Saya mengharapkan tuan akan menerima pelantikan ini dengan rasa

penuh tanggungjawab dan dapat memberi komitmen yang tinggi untuk

meningkatkan keberkesanan dan kecekapan pelaksanaan serta penambahbaikan Sistem Pengurusan Kualiti di pejabat ini.

Sekian, terima kasih

FOZIAH BINTI BUANGPegawai Pelajaran DaerahPejabat Pelajaran Daerah Petaling Perdana

Tugas/ Portfolio Ahli Jawatankuasa Pasukan Petugas Kualiti

PORTFOLIO DESKRIPSI TUGAS

PengerusiWakil Pengurusan( WP )

Bertanggungjawab :Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa Petugas KualitiMenjalankan tugas-tugas Wakil PengurusanMelaporkan prestasi pelaksanaan sistem pengurusan kualiti kepada pengurusan atasan semasa Mesyuarat Pengurusan JabatanMenjadi Penasihat Teknikal berkaitan SPK yang diamalkan di jabatanMenjadi sumber rujukan kepada semua proses berkaitan SPKMemberi pandangan dan cadangan ke atas proses penambahbaikkan SPK

Timbalan Pengerusi/Timbalan Wakil Pengurusan ( TWP )

Bertanggungjawab :Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa Petugas Kualiti semasa ketiadaan pengerusiMenjalankan tugas-tugas Wakil Pengurusan ketika ketiadaannyaMelaporkan prestasi pelaksanaan sistem pengurusan kualiti kepada pengurusan atasan semasa Mesyuarat Pengurusan JabatanMenjadi Penasihat Teknikal berkaitan SPK yang diamalkan di jabatanMenjadi sumber rujukan kepada semua proses berkaitan SPKMemberi pandangan dan cadangan ke atas proses penambahbaikkan SPK

Pengurus Kualiti Bertanggungjawab :Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa Petugas Kualiti semasa ketiadaan pengerusi /timbalan pengerusiMelaporkan prestasi pelaksanaan sistem pengurusan kualiti kepada Wakil PengurusanMenyelaras program/aktiviti Pasukan Petugas KualitiMenjalankan tugas-tugas Pengurus Kualiti

Setiausaha Bertanggungjawab :Menguruskan Mesyuarat Pasukan Petugas KualitiMemantau pengurusan jabatan berjalan mengikut Sistem Pengurusan Kualiti ( SPK )Menasihatkan Wakil Pengurusan berkaitan SPK yang diamalkan di jabatanMemastikan semua keputusan mesyuarat diambil tindakan

Pengurus Kawalan Dokumen

Bertanggungjawab :Memastikan semua dokumen kualiti dikawal dan disenggara mengikut prosedur Kawalan Dokumen yang diwujudkanMengurus pindaan dan pengedaran dokumen kualitiMengemaskini Senarai Induk Dokumen KualitiMengambil tindakan ke atas laporan/dapatan audit dalam, audit pematuhan dan audit pengawasan ( suvillance ) sekiranya berlaku ketidakpatuhan dalam kawalan dokumenPengurus Kawalan

RekodBertanggungjawab :Memastikan semua rekod kualiti dikawal dan disenggara mengikut prosedur Kawalan Rekod yang diwujudkanMerancang dan melaksanakan program penambahbaikan dalam pengurusan rekod.Mengambil tindakan ke atas laporan/dapatan audit dalam, audit pematuhan dan audit pengawasan ( suvillance ) sekiranya berlaku ketidakpatuhan dalam kawalan rekodPengurus Audit

DalamanBertanggungjawab :Menjalankan tugas Ketua Juruaudit Dalaman untuk jabatan dan Bahagian Sekolah ( KPM )Menyediakan takwim / perancangan audit dalamanMemantau dan memastikan proses audit dalaman yang dijalankan memenuhi kehendak SPKMenyelaras kursus-kursus Juruaudit DalamanMenyediakan laporan dapatan audit dalaman untuk dibentangkan kepada pihak pengurusan atasanMengambil tindakan ke atas laporan/dapatan audit dalam, audit pematuhan dan audit pengawasan (suvillance) sekiranya berlaku ketidakpatuhan dalam pengurusan audit dalaman



Pengurus Latihan Personel

Bertanggungjawab :Merancang dan menyelaras kursus-kursus untuk kompetensi stafMenyediakan laporan prestasi dan keberkesanan kursus kepada pihak pengurusan latihanMenyenggara rekod-rekod latihan stafMengambil tindakan ke atas laporan/dapatan audit dalam, audit pematuhan dan audit pengawasan ( suvillance ) sekiranya berlaku ketidakpatuhan dalam pengurusan latihan personel

Pengurus Aduan dan Maklum Balas Pelanggan

Bertanggungjawab :Mengambil tindakan ke atas aduan dan maklum balas pelangganMelaporkan status aduan dan maklum balas pelanggan kepada pihak pengurusan atasan Merancang dan menyediakan kertas cadangan untuk meningkatkan kualiti khidmat pelangganMemantau dan memastikan kemudahan-kemudahan yang disediakan untuk pelanggan diselenggara dengan baikMengambil tindakan ke atas laporan/dapatan audit dalam, audit pematuhan dan audit pengawasan ( suvillance ) sekiranya berlaku ketidakpatuhan dalam pengurusan aduan dan maklum balas pelanggan

Pengurus Perolehan Bertanggungjawab :Memastikan proses perolehan barangan dan perkhidmatan dilaksanakan mengikut Prosedur Perolehan yang diwujudkanMenyenggara rekod-rekod perolehan dan pelupusanMenyediakan laporan prestasi pembekal kepada pihak pengurusan atasanMenyediakan perancangan keperluan barangan, peralatan dan perkhidmatan yang diperlukan bagi memantapkan sistem pengurusan kualiti

Pengurus Sumber Kewangan

Bertanggungjawab :Memantau dan memastikan pengurusan kewangan di jabatan mengikut SPKMenasihati Pasukan Petugas Kualiti berkaitan pengurusan kewanganMembantu Pasukan Petugas Kualiti dalam hal berkaitan kewanganMelaporkan kepada Pasukan Petugas Kualiti semua aktiviti yang berkaitan kewangan dalam usaha membuat penambahbaikkanMengambil tindakan ke atas laporan/dapatan audit dalam, audit pematuhan dan audit pengawasan (suvillance) sekiranya berlaku ketidakpatuhan dalam pengurusan kewangan

Pengurus Tugas-Tugas Khas

Bertanggungjawab :Menjadi urus setia dan penyelaras program-program khas kualitiMenjalankan tugas sebagai pegawai penghubung dengan agensi-agensi lain bagi program peningkatan kualitiMembantu tugas-tugas Wakil Pengurusan dan Pengurus Kualiti


Pengurus Penyelenggaraan

Bertanggungjawab :Memastikan semua peralatan dan khidmat penyelenggaraan mematuhi Prosedur Penyelenggaraan yang diwujudkanMenyenggara rekod-rekod penyelenggaranMemantau dan memastikan penyelenggaran dijalankan mengikut jadual yang ditetapkanMengambil tindakan ke atas aduan-aduan kerosakanMengambil tindakan ke atas laporan/dapatan audit dalam, audit pematuhan dan audit pengawasan (suvillance) sekiranya berlaku ketidakpatuhan dalam pengurusan penyelenggaraan

AMALAN DOA

Ya Allah… Aku berlindung kepada Mu dari rendungan sedih dan duka

Aku berlindung kepada Mu dari sifat lemah dan malas

Aku berlindung kepada Mu dari sifat bacol dan kikir

Aku berlindung kepada Mu dari beban hutang dan penindasan orang

MAAF ATAS SEGALA KEKURANGAN & KELEMAHANSEKIANTERIMA KASIH

taklimat spsk 1

Documents