manual kualiti spsk pengenalan

`

JABATAN PELAJARAN JOHOR

SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI (SPSK)KE ARAH MS ISO 9001:2008

PENGURUSAN PEMBELAJARAN & PENGAJARAN

SEKTOR JAMINAN KUALITI PEJABAT PELAJARAN DAERAH

SEKOLAH RENDAH / MENENGAH NEGERI JOHOR

Manual Kualiti

BAHAGIAN 1 : PENGENALAN

1.1. Pengenalan Kepada Manual Kualitii

Dokumen ini adalah merupakan Manual Kualitii di Sekolah Rendah / Menengah Negeri

Johor (SRNJ / SMNJ). Manual Kualitii ini disediakan untuk memenuhi matlamat dan

objektif P dan P di sekolah ini, selaras dengan kehendak dan ke arah keperluan MS ISO

9001:2008. Ia mengandungi dasar kualiti, objektif kualiti, penerangan ringkas mengenai

SPSK dan prinsip-prinsip asas yang memandu pelaksanaan program Pengajaran &

Pembelajaran. Manual ini dilengkapi dengan Prosedur Kualiti dan Dokumen Sokongan

yang berkaitan dengannya seperti borang, Surat Pekeliling Ikhtisas, Akta, Ordinan dan

buku-buku panduan yang dikeluarkan oleh Pejabat Pelajaran Daerah (PPD), Jabatan

Pelajaran Negeri (JPN) dan Kementerian Pelajaran Malaysia (KPM).

1.2. Tujuan

Tujuan Manual Kualitii ini disediakan adalah untuk :-

a. Menerangkan maklumat asas mengenai organisasi SRNJ / SMNJ;

b. Menerangkan secara ringkas SPSK yang dilaksanakan di SRNJ / SMNJ;

c. Menggariskan dasar dan prinsip asas bagi aktiviti P dan P di SRNJ / SMNJ;

d. Menjelaskan mengenai pengecualian aplikasi dalam memenuhi keperluan ke

arah MS ISO 9001:2008.

1.3. Kandungan Manual Kualitii

Manual ini mengandungi 4 bahagian seperti berikut :-

Bahagian 1 : Pengenalan

Bahagian 2 : Maklumat Organisasi

Bahagian 3 : Strategi Pelaksanaan Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti

( SPSK ) Negeri Johor

Bahagian 4 : Dasar Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti ( SPSK )

Negeri Johor

Seksyen 4: Sistem Pengurusan Kualiti

Seksyen 5: Tanggungjawab Pengurusan

Seksyen 6: Pengurusan Sumber

Seksyen 7: Penghasilan Perkhidmatan

Seksyen 8: Pengukuran, Penganalisisan dan

Penambahbaikan

Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 2

Manual Kualiti

BAHAGIAN 2 : MAKLUMAT ORGANISASI

Organisasi yang terlibat adalah sekolah-sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor yang melaksanakan dan mengamalkan Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti ( SPSK )

2.1 Latar Belakang Organisasi

2.1.1 Jabatan Pelajaran Johor

Jabatan Pelajaran Johor merupakan organisasi pendidikan yang bertanggungjawab memastikan sistem pendidikan di negeri Johor dapat dilaksanakan dengan berkesan sebagaimana kehendak matlamat Dasar Pelajaran Kebangsaan.

Alamat Jabatan Pelajaran Johor:-

Jabatan Pelajaran Johor,Wisma Pendidikan,Jalan Tun Abdul Razak,80604 Johor Bahru,Johor Darul Takzim.

Tel : 07 – 2310 000Faks : 07 – 2347 125

Visi

‘ SEKOLAH UNGGUL PENJANA GENERASI TERBILANG ‘

Misi

‘ MEMBANGUN POTENSI INDIVIDU MELALUI PENDIDIKAN BERKUALITI ‘

Slogan

‘ SELANGKAH DI HADAPAN ( ONE STEP AHEAD ) ‘

Moto

‘ JOHOR TOP 5 ‘


Muka Surat | 3

Manual Kualiti

Pejabat-Pejabat Pelajaran Daerah :-

Bil Pejabat Pelajaran Telefon / Faks

1 Pejabat Pelajaran Daerah Johor BahruJKR 6365, Jalan Abdul Rahman Andak80100 Johor Bahru.

07-223633207-2235875 - Faks

2 Pejabat Pelajaran Daerah KulaiPersiaran Indahpura 4Indahpura81000 Kulaijaya.

07-663267707-6632782 – Faks

3 Pejabat Pelajaran Daerah PontianWisma Pelajaran JKR 1927P Jalan Alsaggof82000 Pontian

07-687167707-687167107-6870580 – Faks

4 Pejabat Pelajaran Daerah Kota TinggiAras 3 Bangunan Sultan IskandarJalan Kolam Air81900 Kota Tinggi

07-883101207-8832480 – Faks

5 Pejabat Pelajaran Daerah Batu PahatJKR BP 2350 (P)Jalan Zaharah83000 Batu Pahat

07-434220107-434233507-4343226 – Faks

6 Pejabat Pelajaran Daerah MersingKM 2 Jalan Jemaluang86800 Mersing

07-799202507-7991828 – Faks

7 Pejabat Pelajaran Daerah Kluang275524 Jalan Sentosa86000 Kluang

07-772294607-7722540 – Faks

8 Pejabat Pelajaran Daerah SegamatJKR 1884, Jalan Aji85000 Segamat

07-931113207-9314476 – Faks

9 Pejabat Pelajaran Daerah MuarJKR 242, Jalan Arab84000 Muar

06-952189806-9528795 – Faks

10 Pejabat Pelajaran Daerah Pasir Gudangd/a SK Kota Puteri 4,Jalan Penaga, Bandar Kota Puteri,80750 Masai

07 388121007-3881203 - Faks


Muka Surat | 4

Manual Kualiti

BAHAGIAN 3 : MAKLUMAT SEKOLAH RENDAH/MENENGAH NEGERI JOHOR

3.1 Pengenalan

Organisasi yang terlibat adalah sekolah-sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor yang melaksanakan dan mengamalkan Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti ( SPSK )

3.1.1 Latar Belakang SRNJ / SMNJ (CONTOH:-SK Bandar UDA (2)

Sekolah Kebangsaan Bandar Uda 2 ( SKBU 2 ) telah dibuka pada 15 April

1990. Pada awal penubuhannya, sekolah ini merupakan cawangan Sekolah

Kebangsaan Kompleks UDA, Johor Bahru. Sekolah ini mempunyai

pentadbiran sendiri pada 15 April 1990 apabila guru besar dilantik bertugas di

sekolah ini.

Pada awal pembinaan, kemudahan fizikal terdiri daripada 1 blok kantin dan 2

blok 3 tingkat yang mengandungi pejabat, bilik guru besar, pusat sumber,

musollah, bilik kesihatan, bilik kaunseling, kedai buku, bilik guru, makmal sains,

bengkel kemahiran hidup dan stor am. Sekolah ini dibina di bawah projek

Kementerian Pelajaran Malaysia dan dimulakan pada tahun 1988 dengan

nilaian projek kurang 2.5 juta. Sekolah ini terletak di Jalan Padi Mahsuri,

Bandar Baru Uda, Johor Bahru dengan keluasan tapak, 4 ekar. Pada tahun

2000, tambahan 1 blok bangunan 4 tingkat dibina untuk menampung bilangan

pelajar yang semakin bertambah.

Lokasi sekolah, di bahagian timur ialah Jalan Padi Mahsuri, perumahan Padi

Ria dan Padi Huma. Di bahagian barat ialah kawasan perumahan Padi

Mahsuri. Manakala di bahagian utara ialah rumah kedai dan ibu pejabat

Syarikat Bandar Baru Uda serta bahagian selatan pula ialah kawasan

Kampung Muafakat. Bilangan pelajar dan guru bertambah dua kali ganda

menjelang tahun 2002. Semasa sekolah ini dibuka pada 15 April 1990, jumlah

pelajar seramai 500 orang, bilangan guru ialah 25 orang dan 3 orang

kakitangan sokongan terdiri daripada 2 orang pembantu tadbir dan seorang

pembantu am rendah.


Muka Surat | 5

Manual Kualiti

Pada tahun 2002 bilangan guru bertambah 82 orang, kakitangan 5 orang dan

murid-murid seramai 1810 orang.

Antara kejayaan yang yang diperolehi sekolah ini adalah seperti jadual di bawah:-

Bil Tahun Kejayaan

1 2002Anugerah Sekolah Harapan Negara Peringkat Daerah Johor Bahru (kategori Bandar )

2 2004 62 orang murid mendapat 5A



5 2006 Sekolah Terbaik Peringkat Kebangsaan – Club Cyberkids

6 2006 Terbaik UPSR Kategori GPS Negeri Johor.

7 2006 Sekolah Cemerlang UPSR Negeri Johor

8 2005 Sekolah Cemerlang UPSR Negeri Johor

9 2005 Tandas Awam Bersih ( Majlis Bandaraya Johor Bahru )

3.1.2 Fungsi Sekolah SRNJ / SMNJ

SRNJ / SMNJ sebagai institusi untuk mendidik murid-murid peringkat sekolah

rendah yang terpilih sebagai persediaan pengajian ke peringkat tinggi selaras

dengan Falsafah Pendidikan Kebangsaan.

Bidang-bidang yang dicakupi adalah:-

a. Pengajaran

b. Pembelajaran

c. Bimbingan dan pembentukan sahsiah

d. Aktiviti Kokurikulum

e. Pentadbiran


Muka Surat | 6

Bil Tahun Guru Besar1 01.05.1990 – 17.01.1994 Encik Mohd Shariff bin Khamis2 17.01 – 1994 – 16 .06.1998 Encik Khalid bin Elias3 16.06.1998 - 2003 Encik Amir bin Anuar4 2003 – sekarang Pn Fuziah bt Hj Hassan

Manual Kualiti

f. Perhubungan dengan komuniti dan agensi luar


Muka Surat | 7

Manual Kualiti

3.1.3 Visi SRNJ / SMNJ (CONTOH :- SK BANDAR BARU UDA 2 )

Menjadikan SK Bandar Baru Uda 2 Sekolah Unggul Penjana Generasi

Terbilang

3.1.4 Misi SRNJ / SMNJ (CONTOH :- SK BANDAR BARU UDA 2)

Membangun Potensi Individu Melalui Pendidikan Berkualiti

3.1.5 Dasar Kualiti

SRNJ / SMNJ komited untuk menyediakan dan melaksanakan P dan P yang

berkualiti bagi memenuhi keperluan pelanggan. Adalah menjadi komitmen

pihak pengurusan dan semua anggota untuk mematuhi keperluan-keperluan

SPSK dan meningkatkan keberkesanannya secara berterusan.

Bagi memastikan tujuan ini, Dasar Kualiti berserta dengan objektifnya disemak

semula semasa Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan untuk memastikan

kesesuaiannya yang berterusan. Dasar Kualiti ini disebar luas kepada seluruh

anggota SRNJ / SMNJ melalui media cetak, taklimat pengurusan dan papan

kenyataan untuk difahami dan dihayati.

3.1.6 Objektif Kualiti

Objektif SPSK adalah

a. Melaksanakan 100% Pengajaran & Pembelajaran berdasarkan

Rancangan Pelajaran Tahunan kecuali berlaku perkara-parkara yang di

luar kawalan SRNJ / SMNJ

b. Memastikan pencapaian murid Tahap 2 sekolah Rendah Negeri Johor

mencapai 65% lulus keseluruhan atau peningkatan 3 % dari tahun

sebelumnya dalam peperiksaan Pertengahan Tahun, Akhir Tahun dan

UPSR.

c. Memastikan 100 % murid sekolah Rendah Negeri Johor mendapat

Perkhidmatan Bimbingan dalam Kemahiran Belajar, Pembangunan Diri

Murid, Motivasi dan Kerjaya, melainkan berlaku perkara-perkara yang di

luar kawalan sekolah.

d. 100 % aduan dan maklum balas pelanggan akan dilayan sebagaimana

yang dinyatakan dalam Prosedur Kualiti Aduan Pelanggan.

e. Melaksanakan Pengurusan Kewangan Tanpa Teguran Audit.


Muka Surat | 8

Manual Kualiti

3.1.7 Struktur Organisasi

(Rujuk Lampiran 2)

3.1.8 Pelanggan SRNJ / SMNJ

Bil. Organisasi Pelanggan

1 Sekolah Semua Murid SR Negeri Johor

2. Luar sekolah• Ibu bapa/penjaga murid

• Masyarakat setempat

3. Stake Holder

• Pejabat Pelajaran Daerah

• Jabatan Pelajaran Johor

• Kementerian Pelajaran Malaysia

3.1.9 Piagam Pelanggan SRNJ / SMNJ (CONTOH SK BANDAR BARU UDA 2 )

a. Memastikan sistem pendidikan berjalan dengan baik di sekolah ini bagi

memenuhi keperluan individu, masyarakat dan negara serta matlamat

perpaduan negara.

b. Menyediakan staf yang mencukupi serta berdedikasi, komited,

berdisiplin, bertanggungjawab dan produktif.

c. Memastikan semua kanak-kanak dan pelajar mendapat tempat belajar

pada hari pertama persekolahan bermula.

d. Menentukan setiap guru dan kakitangan dapat berkhidmat dengan cekap

dan berkesan sepanjang masa.

e. Memastikan kami sentiasa peka dan responsif kepada kehendak dan

keperluan pelanggan murid, masyarakat dan negara.

f. Menentukan segala surat kepada sekolah diberi jawapan dengan

segera.

g. Bersedia memberi penerangan dan maklumat terkini dengan lengkap,

tepat dan cepat kepada yang berkenaan.

h. Sentiasa bersedia dan sanggup menerima pendapat, cadangan, syor

dan yang membina dari semua pihak demi meningkatkan prestasi

perkhidmatan dan kecemerlangan akademik.


Muka Surat | 9

Manual Kualiti

3.2 STATUS PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK )

3.2.1 Skop Pelaksanaan

Skop pelaksanaan SPSK SRNJ / SMNJ meliputi program dan aktiviti yang

berkaitan dengan P dan P . Pengecualian aplikasi pelaksanaan MS ISO

9001:2008 sebenar adalah meliputi keperluan-keperluan yang dinyatakan di

bawah:-

a. Seksyen 7.3 : Reka Bentuk dan Pembangunan Proses;

b. Seksyen 7.6 : Kawalan Ke Atas Peralatan Pengukuran dan

Pemantauan.

(Rujuk seksyen yang berkenaan untuk justifikasi pengecualian)

3.2.2 Penerangan Mengenai SPSK

Perkara utama yang ditentukan di dalam standard MS ISO 9001:- 2008 adalah

menguruskan proses yang terlibat dalam SRNJ / SMNJ, menggunakan

pendekatan proses, meningkatkan kecekapan dan keberkesanan sistem

pengurusan P dan P supaya kehendak pelanggan dan “stakeholders” dapat

dipenuhi. Penerangan lanjut mengenai Model SPSK berasaskan pendekatan

proses dijelaskan dalam Lampiran 1. Siri MS ISO 9001:2008 berlandaskan

kepada 8 (lapan) prinsip yang asas kepada falsafah dan matlamat standard ini

diwujudkan. Prinsip-prinsip tersebut adalah :-

a. Tumpuan kepada pelanggan;

b. Kepimpinan;

c. Penglibatan anggota organisasi;

d. Pendekatan proses;

e. Pengurusan P dan P yang mengamalkan pendekatan sistem;

f. Penambahbaikan secara berterusan;

g. Pendekatan membuat keputusan berdasarkan fakta;

h. Hubungan dengan pembekal untuk faedah bersama.

Pewujudan, pelaksanaan dan pengekalan prestasi serta keupayaan

pengurusan kualiti P dan P SRNJ / SMRJ memenuhi kehendak dan jangkaan


Muka Surat | 10

Manual Kualiti

pelanggan serta “stakeholders” berlandaskan 8 (lapan) prinsip di atas

ditunjukkan di dalam Lampiran 1.

3.2.3 Definisi

Definisi istilah boleh dirujuk terus di lampiran Definisi Singkatan Perkataan dan

Para 4 di setiap Prosedur Kualiti (PK).

SEKSYEN 4

BAHAGIAN 4 : DASAR SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK )

4.1. Keperluan Am

SPSK Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor diwujud, dilaksana, didokumen,

dan dikemas kini serta diselenggarakan dengan cara yang sistematik. Ia juga

memberi tumpuan kepada penambahbaikan secara berterusan terhadap

keberkesanan P dan P di sekolah rendah dan menengah selaras dengan kehendak

MS ISO 9001:2008.

a. Merancang dan melaksanakan proses-proses yang terlibat dalam P dan P ;

b. Menentukan turutan dan hubung kait antara proses-proses ini di Lampiran 1;

c. Menentukan kriteria dan kaedah bagi menilai keberkesanan operasi serta

kawalan ke atas proses-proses tersebut bagi memastikan keberkesanannya;

d. Menyediakan sumber dan maklumat yang diperlukan untuk pelaksanaan dan

pemantauan proses-proses tersebut;

e. Memantau dan menilai proses-proses melalui audit dalam, kajian semula

pengurusan, aduan dan maklum balas pelanggan serta pemantauan oleh

pegawai-pegawai yang dipertanggungjawabkan;

f. Melaksanakan tindakan-tindakan yang perlu bagi memastikan pencapaian

matlamat yang dirancang dan membuat penambahbaikan yang berterusan ke

atas proses-proses tersebut.

4.2. Keperluan Dokumentasi

Pelaksanaan SPSK adalah berasaskan kepada 4 peringkat dokumen iaitu :-

a) Manual Kualitii;


Muka Surat | 11

Manual Kualiti

b) Prosedur Kualiti;

c) Rekod Kualiti;

d) Dokumen Sokongan.

a) Manual Kualitii

Manual Kualitii adalah dokumen asas yang mengandungi dasar dan objektif

kualiti di Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor. Penerangan ringkas

mengenai SPSK termasuk bagaimana seksyen-seksyen dalam Standard MS ISO

9001:2008 dipatuhi.

b) Prosedur Kualiti

Prosedur Kualiti adalah dokumen yang menggariskan tujuan dan proses kerja bagi

melaksanakan segala aktiviti pengurusan dan operasi SPSK di Sekolah Rendah /

Menengah Negeri Johor.

c) Rekod Kualiti

Rekod Kualiti adalah dokumen yang menjadi bukti pematuhan SPSK.

Struktur dokumen kualiti ini digambarkan oleh Rajah 1 berikut :-

RAJAH 1 :- HIERARKI DOKUMENTASI


Muka Surat | 12

Menerangkan• Bukti pematuhan SPSK yang diamalkan• Dokumen yang menyokong pelaksanaan SPSK

seperti Surat Pekeliling, Arahan Perbendaharaan dan Garis Panduan

MANUALKUALITI

PROSEDURKUALITI

REKOD KUALITI DAN DOKUMEN SOKONGAN

MenerangkanDasar dan objektif kualiti• Sistem Pengurusan Kualiti mengikut seksyen-seksyen dalam

Standard MS ISO 9001:-2008 dan dasar mengenainya

Menerangkan• Proses-proses yang dijalankan bagi pelaksanaan Sistem

Pengurusan Kualiti

Manual Kualiti

d) Dokumen Sokongan

Dokumen Sokongan adalah dokumen yang menjadi rujukan dan panduan serta

perlu dipatuhi dalam melaksanakan aktiviti-aktiviti yang telah didokumenkan dalam

dokumen kualiti.

4.3 Kandungan Dalam Manual Kualitii

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor perlu menyediakan Manual Kualitii yang

mengandungi perkara-perkara berikut :-

a. Dasar dan Objektif Kualiti;

b. Skop pelaksanaan SPSK;

c. Penjelasan pengecualian aplikasi (exclusion) dalam pematuhan MS ISO 9001:2008;

d. Rujukan kepada Prosedur-prosedur Kualiti dan dokumen sokongan dalam SPSK;

e. Huraian tentang prinsip-prinsip dalam merancang, melaksana, memantau dan

menilai SPSK;

f. Proses-proses yang dikenal pasti di dalam pelaksanaan SPSK.

Dokumen Berkaitan

Manual KualitiPK01 hingga PK17

4.4 Kawalan Dokumen

Dokumen kualiti yang dikawal di dalam SPSK ialah :-

a. Manual Kualitii;

b. Prosedur Kualiti;

c. Rekod Kualiti;

d. Dokumen Sokongan.

Dokumen-dokumen ini dikawal melalui cara berikut:-

a. Dokumen baru

i. Dokumen kualiti yang perlu dikawal ialah Manual Kualitii, Prosedur

Kualiti, Rekod Kualiti dan Dokumen Sokongan;


Muka Surat | 13

Manual Kualiti

ii. Wakil Pengurusan adalah bertanggungjawab memastikan dokumen-

dokumen kualiti yang dirujuk dalam SPSK adalah yang terkini dan ditempatkan

di lokasi yang mudah dirujuk oleh mereka yang terlibat. Dokumen kualiti yang

disimpan secara elektronik perlu disokong oleh sistem “back-up”;

iii. Manual Kualitii, Prosedur Kualiti dan Dokumen Sokongan hendaklah

diluluskan oleh Pengarah Pelajaran Johor;

iv. Setiap keluaran Manual Kualitii, Prosedur Kualiti dan Dokumen

Sokongan diberikan identifikasi dan dicatatkan nombor keluaran, tarikh

keluaran, nombor pindaan, tarikh pindaan dan tarikh kuatkuasa. Pemegang

dokumen dan nombor salinan dokumen dikenal pasti melalui Senarai Edaran.

Senarai Edaran diselenggarakan oleh Pengurus Kualiti Negeri;

v. Dokumen-dokumen kualiti hanya diedarkan kepada pemegang-

pemegang dokumen yang disenaraikan dalam Senarai Edaran dan dokumen-

dokumen ini dicap dengan ‘DOKUMEN TERKAWAL’, manakala dokumen

kualiti yang perlu diedarkan kepada pihak lain selain daripada pemegang di

dalam Senarai Edaran adalah diklasifikasikan semula sebagai dokumen tidak

terkawal. Dokumen tersebut akan dicap sebagai ‘SALINAN TIDAK

TERKAWAL” di penjuru sebelah kanan atas. Dokumen tersebut tidak akan

terlibat di dalam sebarang pindaan untuk dikemas kini;

vi. Satu Senarai Induk Dokumen Kualiti dalaman dan luaran, yang

mengandungi semua dokumen kualiti yang digunakan dalam SPSK dan status

terkini, disediakan. Senarai ini dikemas kini dari masa ke semasa apabila

berlaku perubahan ke atas status dokumen-dokumen tersebut;

vii. Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor menyediakan Dokumen

Kualiti dalam bentuk bercetak.

b. Pindaan Dokumen

i. Setiap anggota boleh memberikan cadangan pindaan kepada dokumen kualiti.

Cadangan pindaan mesti dikemukakan kepada Wakil Pengurusan dengan

menggunakan Borang Cadangan Pindaan;

ii. Sebarang pindaan ke atas Manual Kualitii, Prosedur Kualiti dan Dokumen

Sokongan hendaklah mendapat kelulusan Pengarah Pelajaran Johor;

iii. Semua pindaan yang dibuat dicatatkan di dalam rekod pindaan;


Muka Surat | 14

Manual Kualiti

iv. Pindaan ke atas Manual Kualitii dibuat dengan menggantikan muka surat yang

terlibat dengan pindaan, nombor pindaan ditambah dan tarikh kuat kuasa yang

baru akan diberikan. Bagi pindaan yang melebihi 50%, keseluruhan dokumen

digantikan dengan nombor keluaran ditambah dan tarikh kuatkuasa baru

diberikan;

v. Pindaan ke atas Prosedur Kualiti dibuat dengan menggantikan keseluruhan

dokumen dan nombor keluaran ditambah serta tarikh kuat kuasa baru

diberikan;

vi. Dokumen-dokumen yang telah dipinda diedarkan kepada pemegang

pemegang dokumen;

vii. Pemegang dokumen bertanggungjawab memasukkan semua pindaan dan

mengeluarkan dokumen yang tidak terpakai serta memusnahkannya.

c. Pengurusan Dokumen

Pengurus Dokumen Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor ialah

Pengurus Kualiti Negeri Johor yang dilantik oleh Pengarah Pelajaran Johor.

Tugas pengurus dokumen ialah menyelenggara naskah dokumen induk,

menyelaras pindaan dokumen, senarai edaran dokumen dan penyimpanan

yang dikenal pasti dalam setiap Prosedur Kualiti.

Dokumen Berkaitan

PK12 Pengurusan Kawalan Dokumen Dan Rekod

4.5 Kawalan Rekod

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor hendaklah mewujudkan dan

menyelenggarakan satu prosedur berhubung Pengurusan Rekod Kualiti. Senarai Induk

bagi rekod kualiti diwujudkan untuk kemudahan pengendalian dan pengesanan rekod.

Had masa penyimpanan dikenal pasti dan rekod kualiti disimpan dengan selamat dalam

fail-fail atau “folder” atau buku tertentu yang mudah dibaca dan dirujuk semula. Jika

rekod disimpan secara elektronik, satu sistem sokongan (back up) bagi rekod-rekod

berkenaan hendaklah disimpan secara sistematik untuk rujukan sebagai bukti objektif

kepada aktiviti-aktiviti kualiti. Pelupusan rekod-rekod kualiti dibuat mengikut Surat

Pekeliling Am Bil. 1/1997.

Dokumen Berkaitan

PK12 :- Pengurusan Kawalan Dokumen dan Rekod


Muka Surat | 15

Manual Kualiti

SEKSYEN 5

BAHAGIAN 5 : TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

5.1. Komitmen Pengurusan

Pihak pengurusan atasan Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor komited dalam

membangun, melaksana dan menambahbaik secara berterusan keberkesanan SPSK

dengan cara:-

a. Komunikasi kepada semua kakitangan tentang pentingnya memenuhi kehendak

pelanggan serta mematuhi peraturan dan undang-undang;

b. Mewujudkan dasar kualiti;

c. Mewujudkan objektif-objektif kualiti;

d. Menjalankan Kajian Semula Pengurusan;

e. Memastikan penyediaan sumber-sumber yang mencukupi.

5.2. Tumpuan Kepada Pelanggan

Pihak pengurusan atasan Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor

bertanggungjawab memastikan kehendak pelanggan sekolah dikenal pasti dan

dipenuhi dengan tujuan meningkatkan kepuasan pelanggan. Piagam Pelanggan

disediakan bagi menentukan tahap perkhidmatan yang diberikan. Prestasi SPSK

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor diukur melalui penilaian ke atas

kepuasan pelanggan. Saluran untuk menerima cadangan dan aduan pelanggan bagi

menilai tahap kepuasan pelanggan disediakan melalui perjumpaan dan perbincangan

dengan ibu bapa, masyarakat dan ‘stakeholder’ (mengikut kesesuaian).

Dokumen Berkaitan

PK08 Pengurusan Aduan Pelanggan

5.3. Dasar Kualiti

Dasar Kualiti Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor adalah untuk menyediakan

P dan P yang berkualiti bagi memenuhi keperluan pelanggan selaras dengan dasar

dan Falsafah Pendidikan Kebangsaan melalui pelaksanaan SPSK. Dasar ini akan

disebar luas kepada seluruh warga sekolah dan akan dikaji semula dari masa ke

semasa mengikut kesesuaian dan kehendak Kementerian Pelajaran Malaysia.


Muka Surat | 16

Manual Kualiti

5.4. Perancangan

5.4.1. Objektif Kualiti SRNJ / SMNJ

Pihak pengurusan atasan akan memastikan objektif kualiti termasuk

keperluan-keperluan proses P dan P diwujudkan pada setiap tahap dan bagi

setiap fungsi di sekolah. Bagi tujuan ini pihak sekolah akan:--

a. Melaksanakan sepenuhnya P dan P yang dijadualkan dalam program

sekolah;

b. Memastikan program peningkatan akademik murid dilaksanakan secara

berterusan.

5.4.2. Perancangan SPSK

Pihak pengurusan atasan Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan

memastikan:--

a. Perancangan SPSK dilaksanakan seperti mana yang didokumenkan dan

objektif kualiti yang ditetapkan dapat dicapai. Perancangan SPSK akan

mengambil kira perkara-perkara berikut:--

i. Kemahiran dan pengetahuan guru-guru;

ii. Sumber yang diperlukan seperti kewangan dan infrastruktur;

iii. Dokumen yang perlu bagi melaksanakan SPSK serta rekod-rekod

hasil daripadanya;

iv. Sebarang perubahan kepada SPSK ini adalah terancang dan akan

dipatuhi.

b. SPSK kekal kukuh walaupun berlaku perubahan dalam organisasi.

Sekiranya perubahan dalam organisasi menyebabkan perubahan kepada

SPSK yang telah didokumenkan, perubahan tersebut akan didokumenkan.

5.5. Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi

5.5.1. Tanggungjawab dan Kuasa

Pengurusan atasan Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan

memastikan tanggungjawab dan kuasa adalah jelas. Pengarah Pelajaran

Johor boleh mengarahkan mana-mana pegawai atau guru yang dilantik

sebagai Wakil Pengurusan, Pengurus Kualiti atau Ketua Juruaudit dalam


Muka Surat | 17

Manual Kualiti

melaksanakan tugas, kuasa dan tanggungjawab untuk disebarkan kepada

semua staf dalam organisasi masing-masing.

5.5.2. Wakil Pengurusan

Wakil Pengurusan mempunyai tanggungjawab berikut :-

a. Mewujud, melaksana dan menyelenggarakan SPSK yang memenuhi

kehendak, matlamat dan objektif selaras dengan keperluan MS ISO

9001:2008;

b. Melaporkan kemajuan dan keberkesanan pelaksanaan SPSK dan

sebarang keperluan penambahbaikan;

c. Berurusan dengan pihak-pihak luar mengenai perkara-perkara berkaitan

dengan SPSK sekolah;

d. Memastikan aktiviti-aktiviti yang berkaitan dengan kesedaran terhadap

keperluan pelanggan sentiasa dilaksanakan di kalangan anggota

organisasi yang terlibat dalam pelaksanaan SPSK.

5.5.3. Komunikasi Dalaman

Pihak pengurusan atasan akan memastikan komunikasi di organisasi adalah

berkesan melalui:-

a. Mesyuarat;

b. Sesi taklimat dan perbincangan;

c. Papan kenyataan;

d. Maklum balas pelanggan;

e. Memo dalaman;

f. Perhimpunan.

5.6. Kajian Semula Pengurusan

5.6.1. Am

Pihak pengurusan atasan bertanggungjawab mengadakan mesyuarat kajian

semula pengurusan sekurang-kurangnya SEKALI setahun. Kajian semula ini

perlu dilaksanakan bagi memastikan SPSK Sekolah Rendah / Menengah

Negeri Johor sentiasa berkesan dalam memenuhi semua keperluan yang


Muka Surat | 18

Manual Kualiti

telah ditetapkan. Mesyuarat dipengerusikan oleh Pengurus Kualiti Negeri

Johor dan minit mesyuarat akan dicatat oleh ahli mesyuarat yang dilantik

secara giliran. Rekod-rekod Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan akan

diselenggara mengikut kehendak Seksyen 4.2.4.

5.6.2. Input Kepada Kajian Semula Pengurusan

Agenda Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan merangkumi:-

a. Pencapaian Dasar dan Objektif Kualiti;

b. Penemuan Audit Dalam;

c. Aduan dan Maklum balas Pelanggan;

d. Laporan berkaitan dengan prestasi proses penyediaan dan penyampaian

produk atau perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan yang

ditetapkan;

e. Laporan status tindakan pembetulan dan pencegahan;

f. Tindakan susulan ke atas Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan yang

lepas;

g. Perubahan yang boleh memberi kesan kepada SPSK;

h. Cadangan penambahbaikan.

Dokumen Berkaitan

PK16 Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan PenambahbaikanPK17 :- Kajian Semula Pengurusan

5.6.3.Hasil Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

Pihak pengurusan atasan bertanggungjawab mengambil tindakan ke atas

keputusan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan berkaitan dengan:-

a. Peningkatan keberkesanan SPSK dan proses prosesnya;

b. Peningkatan kualiti perkhidmatan kepada pelanggan;

c. Sumber-sumber yang disediakan.

Keputusan-keputusan hasil daripada Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

hendaklah disampai dan dimaklumkan kepada anggota organisasi. Semua

rekod Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan disimpan dan diselenggara.


Muka Surat | 19

Manual Kualiti

Dokumen Berkaitan

PK16 Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan Penambahbaikan

SEKSYEN 6

BAHAGIAN 6 : PENGURUSAN SUMBER

6.1. Bekalan Sumber

Pihak pengurusan atasan bertanggungjawab untuk mengenalpasti, merancang dan

berusaha mendapatkan sumber yang mencukupi untuk melaksanakan proses

pengurusan berkualiti termasuk:-

a. Mendapatkan bilangan staf yang mencukupi;

b. Staf yang terlatih;

c. Pengagihan peruntukan kewangan yang mencukupi;

d. Peralatan infrasruktur sekolah yang sesuai;

e. Persekitaran kerja yang kondusif.

Dokumen Berkaitan

PK02 - Pengurusan Jadual Waktu

PK10 – Pengurusan Perkembangan Staf

PK11 – Pengurusan Perolehan / Pembelian

6.2. Sumber Manusia

6.2.1. Am

Pihak pengurusan atasan organisasi akan menentukan dengan PPD, berusaha

menyediakan staf yang kompeten berdasarkan opsyen, latihan, kemahiran dan

pengalaman yang sesuai dari masa ke semasa dalam memastikan proses

perkhidmatan di sekolah mengikut piawaian kualiti yang ditetapkan.

6.2.2 Kompetensi, kesedaran dan latihan

Pihak pengurusan atasan Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor hendaklah:-

a. Menentukan opsyen dan latihan guru mencukupi untuk menjalankan tugas-tugas

yang memberi kesan kepada kualiti P dan P;


Muka Surat | 20

Manual Kualiti

b. Memberi latihan atau mengambil inisiatif untuk memenuhi keperluan P dan P;

c. Menilai keberkesanan inisiatif yang diambil untuk memenuhi keperluan P dan P

yang berkesan;

d. Memastikan anggota organisasi sedar akan kepentingan tugas masing-masing

dan bagaimana mereka menyumbang untuk mencapai objektif kualiti P dan P.

e. Menyelenggara rekod-rekod pendidikan, latihan, pengetahuan dan kemahiran

(Seksyen 4.2.4.).

Dokumen Berkaitan

PK10 – Pengurusan Perkembangan Staf

PK04 – Pengurusan Pencerapan

6.3. Infrastruktur

Pihak pengurusan atasan organisasi hendaklah menentukan, menyediakan dan

menyelenggara infrastruktur yang diperlukan bagi mencapai kualiti perkhidmatan

yang ditetapkan. Infrastruktur ini merangkumi:-

a. Bilik darjah dan kemudahan yang berkaitan;

b. Peralatan yang meliputi perkakasan dan perisian;

c. Kemudahan komunikasi.

Dokumen Berkaitan

PK11 - Pengurusan Perolehan dan Pembelian

6.4. Persekitaran Kerja

Pengurusan atasan organisasi akan mewujud, mengurus dan memastikan

persekitaran tempat kerja memenuhi kepuasan hati staf, memotivasi dan

menghasilkan suasana kerja yang kondusif bagi menyokong kepada penghasilan

proses P dan P yang berkualiti.

Dokumen Berkaitan

PK10 - Pengurusan Perkembangan Staf


Muka Surat | 21

Manual Kualiti

SEKSYEN 7

BAHAGIAN 7: PROSES PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN PEMBELAJARAN DAN PENGAJARAN (P dan P)

7.1. Perancangan Bagi Penghasilan Perkhidmatan

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan merancang dan menyediakan

kaedah untuk mengurus dan melaksanakan proses P dan P dengan berkesan

selaras dengan Falsafah Pendidikan Kebangsaan. Perancangan ini merangkumi :-

a. Penetapan objektif kualiti dan keperluan P dan P berpandukan pekeliling

berkaitan;

b. Mewujudkan proses-proses, dokumen dan sumber-sumber yang diperlukan;

c. Penyediaan kriteria bagi tujuan menjalankan pemantauan, pencerapan,

peperiksaan dan penilaian yang perlu bagi mewujudkan P dan P yang berkesan;

d. Penyelenggaraan rekod-rekod kualiti sebagai bukti pematuhan kepada keperluan

SPSK.

Dokumen Berkaitan

Manual Kualitii

PK01 hingga PK17

7.2. Proses-Proses Yang Berkaitan Dengan Pelanggan

7.2.1. Menentukan Keperluan-Keperluan Perkhidmatan Yang Hendak Disampaikan.

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan memastikan proses

P dan P mematuhi pekeliling Kementerian Pelajaran Malaysia dari masa ke

semasa.

Dokumen Berkaitan

Manual Kualitii

PK01 hingga PK17

7.2.2. Semakan Semula Ke Atas Keperluan-Keperluan Perkhidmatan Yang Hendak Disampaikan.

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan menyemak semula

keperluan P dan P yang akan dilaksanakan. Penyemakan ini dilakukan


Muka Surat | 22

Manual Kualiti

sebelum organisasi membuat komitmen untuk melaksanakan P dan P kepada

murid-murid. Organisasi akan memastikan :-

a. Semakan semula keperluan P dan P dipenuhi;

b. Sebarang perbezaan akan diselesaikan terlebih dahulu sebelum sesi

persekolahan bermula;

c. Organisasi mempunyai keupayaan untuk memenuhi semua keperluan P

dan P yang dikenal pasti dalam proses pelaksanaan P dan P kepada

murid-murid.

Dokumen Berkaitan

Manual Kualiti

PK01 hingga PK17

7.2.3. Komunikasi Dengan Pelanggan.

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan menentukan dan

melaksanakan kaedah berkomunikasi secara berkesan dengan murid, ibu

bapa, masyarakat setempat dan pihak atasan mengenai:-

a. Maklumat berkaitan P dan P yang dilaksanakan;

b. Sebarang pertanyaan dan kemusykilan serta pindaan;

c. Maklum balas pelanggan termasuk aduan pelanggan.

Kaedah Komunikasi dengan pelanggan dilakukan melalui:-

a. Surat menyurat

b. Teknologi Maklumat dan Komunikasi ( ICT )

7.3. Reka Bentuk Dan Pembangunan Proses.

Seksyen ini tidak digunapakai kerana reka bentuk kurikulum sekolah telah

disediakan oleh Bahagian Perkembangan Kurikulum.

(Seksyen ini dikecualikan dalam skop pelaksanaan )


Muka Surat | 23

Manual Kualiti

7.4. Perolehan

7.4.1. Proses Perolehan / Pembelian.

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan memastikan proses

Perolehan dan Pembelian mematuhi Arahan Perbendaharaan.

Dokumen Berkaitan

PK11 - Pengurusan Perolehan / Pembelian

7.4.2. Maklumat Perolehan/Pembelian.

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan menentukan ciri-ciri bahan

dan perkhidmatan yang bakal diperolehi di samping mengenal pasti pembekal

di mana berkaitan di dalam pembelian bahan dan perkhidmatan. Pembekal

perlu mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan oleh pihak organisasi atau

PPD atau JPN atau KPM.

7.4.3. Verifikasi Ke Atas Bahan & Perkhidmatan Yang Diperolehi.

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan menentukan ciri-ciri bahan

dan melaksanakan pemeriksaan bagi memastikan bahan dan perkhidmatan

mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan oleh organisasi atau PPD atau JPN

atau KPM.

Dokumen Berkaitan

PK11 - Pengurusan Perolehan / Pembelian

7.5. Proses Penyediaan P dan P.

7.5.1. Kawalan Ke Atas Proses Penyediaan P dan P.

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan merancang dan

melaksanakan proses P dan P kepada pelanggan secara terkawal dengan

memastikan perkara-perkara berikut :-

a. Ada maklumat yang menerangkan dengan jelas ciri-ciri P dan P yang

hendak disampaikan;

b. Arahan kerja. (ikut keperluan);

c. Penggunaan Bahan Bantu Mengajar (BBM) yang sesuai;


Muka Surat | 24

Manual Kualiti

d. Instrumen pemantauan dan pengukuran tahap pencapaian disediakan;

e. Pelaksanaan sistem pemantauan dan penilaian.

Dokumen Berkaitan

Manual Kualitii Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor

PK01 hingga PK17

7.5.2. Kesahan Proses Penyediaan dan Penyampaian P dan P Kepada Pelanggan.

Sekolah akan membuat kesahan ke atas proses P dan P untuk menghasilkan

P dan P yang berkesan dengan :-

a. Menentukan kriteria bagi tujuan semakan dan kelulusan untuk proses P

dan P dilaksanakan dalam perkhidmatan;

b. Memastikan peralatan dan personel yang sesuai;

c. Penggunaan kaedah dan prosedur yang sesuai untuk proses P dan P;

d. Mewujud dan menyelenggarakan rekod dan dokumentasi P dan P;

e. Mengesah semula ( Revalidation).

Dokumen Berkaitan

PK03 – Pengurusan P dan P

PK02 – Pengurusan Jadual Waktu

PK04 – Pengurusan Pencerapan

PK05 Pengurusan Peperiksaan

PK13 Pengurusan Bimbingan

7.5.3. Identifikasi Dan Kemudahkesanan

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan mewujudkan (mengikut

kesesuaian) kaedah identifikasi dan kemudahkesanan yang sesuai. Rekod-

rekod yang berkaitan akan dikawal.

Dokumen Berkaitan

Manual Kualitii

PK01 hingga PK17


Muka Surat | 25

Manual Kualiti

7.5.4.Harta Hak Milik Pelanggan

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan mengawal ke atas harta

hak milik pelanggan dengan cara mengenal pasti, mengesahkan dan

menjaganya dengan selamat.

7.5.5. Pemuliharaan

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan memastikan sebarang

bahan dan peralatan organisasi akan dikendali, dikenal pasti, dijaga,

dipulihara dan disimpan.

Dokumen Berkaitan

Manual Kualiti

PK01 hingga PK17

7.6. Kawalan Ke Atas Peralatan Pengukuran dan Pemantauan.

Seksyen ini tidak digunakan kerana organisasi tidak mempunyai peralatan yang

memerlukan pengukuran dan pemantauan.

SEKSYEN 8

BAHAGIAN 8: PENGUKURAN, PENGANALISISAN DAN PENAMBAHBAIKAN

8.1. Am

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan merancang dan melaksanakan

proses pemantauan, pengukuran, penganalisisan serta penambahbaikan yang

diperlukan bagi :-

a. Membuktikan pelaksanaan proses P dan P menepati keperluan yang ditetapkan;

b. Memastikan keperluan SPSK dipatuhi;

c. Membuat penambahbaikan yang berterusan dan menyeluruh secara berkesan ke

atas SPSK.

Kaedah-kaedah yang bersesuaian digunakan bagi tujuan pemantauan, pengukuran

dan penganalisisan ke atas keberkesanan SPSK.


Muka Surat | 26

Manual Kualiti

Dokumen Berkaitan

Manual Kualiti

PK01 hingga PK17

8.2 Pemantauan dan pengukuran

8.2.1. Kepuasan Pelanggan

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan memantau maklumat

berhubung persepsi pelanggan terhadap perkhidmatan bagi memenuhi

keperluan pelanggan. Kaedah yang sesuai akan ditentukan bagi mendapatkan

maklumat daripada pelanggan. Maklumat kepuasan pelanggan akan

diperolehi melalui:-

a.Aduan pelanggan;

b.Audit dalam;

c.Keputusan mesyuarat dengan wakil pelanggan;

d.Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan;

e.Peti Cadangan.

Dokumen Berkaitan

PK 08 – Pengurusan Aduan Pelanggan

PK 14 – Pengurusan Audit Dalam

PK 17 - Kajian Semula Pengurusan

8.2.2. Audit dalam

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan menjalankan Audit Dalam

mengikut jadual yang telah ditetapkan bagi memastikan sama ada SPSK :-

a. Mematuhi apa yang dirancangkan seperti dalam keperluan Standard

Kualiti dan keperluan SPSK yang telah diwujudkan oleh organisasi;

b. Telah dilaksana dan diselenggarakan secara berkesan.

Program audit yang dirancang akan mengambil kira perkara berikut:-

a. Audit Dalam dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali setahun bagi

mengesahkan kerja-kerja mengikut prosedur dan memastikan

keberkesanan SPSK.


Muka Surat | 27

Manual Kualiti

b. Wakil Pengurusan / Jawatankuasa Kualiti bertanggungjawab untuk

merancang dan menjadualkan Audit Dalam. Perancangan dan jadual

audit perlu mengambil kira:-

i. Status keberkesanan pelaksanaan;

ii. Kepentingan status yang akan diaudit;

iii. Keputusan audit yang lepas.

c. Audit Dalam dijalankan oleh individu yang dipertanggungjawabkan dan

tidak terlibat dengan aktiviti yang diaudit.

d. Pihak yang diaudit perlu mengambil tindakan pembetulan dan

pencegahan ke atas ketidakakuran yang ditemui oleh juru audit;

e. Audit Susulan akan dijalankan bagi memastikan tindakan pembetulan dan

pencegahan ke atas ketidakakuran yang ditemui telah dilaksanakan

dengan berkesan;

f. Laporan audit disediakan selepas audit dijalankan dan hendaklah

dibentangkan dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.

Dokumen Berkaitan

PK 14 – Pengurusan Audit Dalam

PK15 – Pengurusan Kawalan Perkhidmatan Tidak Akur

PK16 – Tindakan Pembetulan, Pencegahan Dan Penambahbaikan

8.2.3. Pemantauan dan Pengukuran Proses

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan menjalankan pemantauan

dan pengukuran ke atas proses bagi mengukur kesesuaian SPSK.

Pengukuran ini dibuat melalui:-

a. Audit Dalam;

b. Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan;

c. Aduan dan Maklum Balas Pelanggan.

Sekiranya proses yang dilaksanakan tidak dapat menghasilkan output yang

dirancang, tindakan pembetulan akan diambil dengan serta merta.


Muka Surat | 28

Manual Kualiti

Dokumen Berkaitan

Manual Kualiti

PK01 hingga PK17

8.2.4.Pemantauan dan Pengukuran Proses-Proses P dan P .

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan memantau dan mengukur

proses-proses P dan P bagi memenuhi keperluan yang ditetapkan.

Pemantauan dan pengukuran ini dibuat mengikut tahap yang sesuai. Rekod-

rekod mengenai pemantauan dan pengukuran disimpan dan diselenggara

seperti Seksyen 4.2.4.

Dokumen Berkaitan

Manual Kualiti

PK01 hingga PK17

8.3. Kawalan Ke Atas Perkhidmatan Yang Tidak Memenuhi Keperluan Yang Ditetapkan.

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan memastikan perkhidmatan yang

tidak menepati keperluan dikawal melalui aktiviti pemantauan dan pengukuran.

Pemantauan dan pengukuran akan dilaksanakan di semua peringkat dalam proses

P dan P di organisasi. Proses perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan yang

ditetapkan akan ditentukan statusnya dan diasingkan berdasarkan prosedur tindakan

pembetulan yang berkuat kuasa. Pihak organisasi akan mengambil tindakan

pembetulan perkhidmatan yang tidak memenuhi spesifikasi yang ditetapkan seperti

berikut :-

a. Proses perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan P dan P akan

diasingkan.

b. Alatan atau bahan yang tidak memenuhi spesifikasi tidak akan digunakan bagi

tujuan asalnya.

c. Rekod-rekod berkaitan produk yang tidak memenuhi keperluan akan disimpan

dan diselenggara. ( Seksyen 4.2.4)

Dokumen Berkaitan

Manual Kualiti

PK01 hingga PK17


Muka Surat | 29

Manual Kualiti

8.4. Analisis Data

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan menentukan, mengumpul dan

menganalisis data yang perlu untuk menunjukkan kesesuaian serta keberkesanan

Sistem Pengurusan Kualiti. Penilaian dan penambahbaikan yang menyeluruh ke

atas SPSK boleh dibuat. Analisis ini akan meliputi data yang dihasilkan daripada

pemantauan, pengukuran dan sumber-sumber lain yang bersesuaian.

Penganalisisan data akan memberi maklumat berkaitan dengan:-

a. Kepuasan pelanggan ( Seksyen 8.2.1);

b. Memenuhi objektif P dan P ( Seksyen 7.2.1);

c. Ciri-ciri dan arah aliran proses P dan P serta ruang untuk Tindakan

Pencegahan;

d. Prestasi pembekal.

Analisis Data akan dijalankan seperti di bawah.

Jenis Data Kekerapan Tanggungjawab Kaedah

a. Kepuasan Pelanggan Setiap 6 bulan Pengurusan Deskriptif

b. Pencapaian Objektif Kualiti

Setahun Sekali Pengurusan Deskriptif

c. Ciri-ciri dan arah aliran proses dan perkhidmatan

Setahun Sekali Pengurusan Deskriptif

d. Prestasi Pembekal Setahun Sekali Pengurusan Deskriptif

e. Perkembangan StafSetahun SekaliBerdasarkan aktiviti

Pengurusan Deskriptif

Dokumen BerkaitanManual Kualiti

PK01 hingga PK17

8.5. Penambahbaikan

8.5.1. Penambahbaikan yang berterusan

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan membuat penambahbaikan yang

berterusan dan menyeluruh ke atas keberkesanan SPSK melalui:-

a. Dasar Kualiti;

b. Objektif Kualiti;


Muka Surat | 30

Manual Kualiti

c. Analisis Data;

d. Laporan Audit Dalam;.

e. Tindakan Pembetulan;

f. Tindakan Pencegahan;

g. Kajian Semula Pengurusan;

h. Cadangan daripada pelanggan;

i. Penanda aras ( bench marking).

Dokumen Berkaitan

PK16 – Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan Penambahbaikan

8.5.2. Tindakan Pembetulan

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan mengambil tindakan untuk

menghapuskan punca ketidakpatuhan supaya tidak berlaku lagi. Tindakan-

tindakan pembetulan hendaklah bersesuaian dengan kesan ketidakpatuhan

yang ditemui. Prosedur yang didokumenkan bertujuan untuk :-

a. Mengkaji semula ketidakakuran termasuk aduan pelanggan;

b. Menentukan sebab-sebab ketidakakuran;

c. Mengetahui sejauh mana tindakan yang perlu diambil supaya

ketidakakuran tidak berulang;

d. Penentuan dan pelaksanaan tindakan yang diperlukan;

e. Merekod hasil tindakan yang telah diambil;

f. Mengkaji semula tindakan pembetulan yang telah dilaksanakan.

Dokumen Berkaitan


8.5.3. Tindakan Pencegahan

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan menentukan tindakan bagi

menghapuskan punca-punca ketidakakuran bagi tujuan mencegah masalah

berulang. Tindakan pencegahan hendaklah bersesuaian dengan kesan dan


Muka Surat | 31

Manual Kualiti

masalah-masalah yang dijangka. Prosedur tindakan pencegahan akan

diwujudkan meliputi perkara-perkara berikut :-

a. Menentukan kemungkinan ketidakakuran dan punca-puncanya;

b. Menilai keperluan untuk tindakan bagi memastikan ketidakakuran tidak

berulang;

c. Menentu dan melaksana tindakan yang diperlukan;

d. Merekod tindakan-tindakan yang dilaksanakan (Seksyen 4.2.4.);

e. Merekod, menyimpan dan menyelenggara hasil tindakan pencegahan;

f. Mengkaji semula tindakan pencegahan yang telah dilaksanakan.

Dokumen Berkaitan



Muka Surat | 32

Manual Kualiti

Lampiran 1 Pemetaan Proses

Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti Negeri Johor(Pengurusan P dan P )


Muka Surat | 33

Pelanggan

Pengurusan Pembelajaran dan Pengajaran

Perancangan Perkhidmatan

Perkhidmatan Yang Diberikan

Penrekodan & Penyimpanan Maklumat

Pelanggan

Analisis & Penambahbaikan

5.2. :-Aduan Pelanggan 7.2. :-Proses Berkaitan Dengan Pelanggan7.5.4. :-Harta Hak Milik Pelanggan8.2.2. :-Audit Dalam5.6. :-Kajian Semula Pengurusan

Kawalan

Perolehan

Pengurusan Latihan

7.2 :- Proses Berkaitan Dengan Pelanggan

7.1 :-Perancangan Penyampaian Perkhidmatan7.5.2.:-Penyediaan Proses P DAN P

6.4 :-Persekitaran kerja7.5.3:-Identifikasi & Kemudahkesanan8.2.3:-Pemantauan & Pengukuran8.2.4:-Pemantauan & Pengukuran P dan P8.3 :-Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Akur

6.2:- Sumber Manusia

6.3:- Infrastruktur6.4:- Persekitaran Kerja7.4:- Perolehan

7.5.1 :- Kawalan Proses Penyediaan P dan P7.5.3 :- Identifikasi Dan Kemudahkesanan 8.2.4 :- Pemantauan dan Pengukuran8.3 :- Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Akur

4.2.3 :- Kawalan Dokumen4.2.4 :- Kawalan Rekod

8.5 :- Penambahbaikan

Catatan :- Aliran Kerja/Proses Interaksi

Penyediaan Sumber

6.1:- Bekalan Sumber

Umum4.1 :-Keperluan Am4.2 :-Keperluan Dokumentasi5.5 :-Tanggungjawab, Kuasa & Komunikasi7.1 :-Penyampaian Perkhidmatan8.1 :-Pengukuran, Penganalisisan & Penambahbaikan8.4 :-Analisa Data8.2.1 :-Kepuasan Pelanggan

Pengecualian

7.3 :- Reka Bentuk Dan Pembangunan Proses7.6 :- Kawalan Ke Atas Peralatan Pengukuran Dan Pemantauan

GURU BIMBINGANDAN KAUNSELING

Manual Kualiti

Lampiran 2CARTA ORGANISASI

SEKOLAH RENDAH / MENENGAH NEGERI JOHOR (CONTOH)


Muka Surat | 34

PENGETUA/GURU BESAR

GURU PENOLONG KANAN(Pentadbiran)

GPK HEM GURU PENOLONG KANAN(Kokurikulum)

Kurikulum

Ketua Bidang

Ketua Panitia

Jadual Waktu

Pusat Sumber

Peperiksaan

SPKS MS ISO

Bilik Khas / Bengkel

Pentadbiran

Perjawatan

Kewangan

Maklumat & Data

Bangunan

Peralatan/Perabot

Staf Sokongan

Perkembangan Staf

SPBT Keselamatan Unit Beruniform Majlis Sukan

Persatuan / KelabKelab PermainanKantin

Koperasi

B & K

Majlis Ketua Tingkatan

Data SRM

AJK Keceriaan

Biasiswa

Kesihatan/Kebajikan

Disiplin

Pendaftaran

P. Pencegahan Dadah

Penyelia Tingatan & Guru Kelas

Majlis Pencegahan Jenayah

GPK PETANG

Penerbitan

Dakwah & Agama

MBMMBI / 60:40 Pemantauan & Pencerapan

Carta Organisasi berbeza mengikut kesesuaian sekolah

manual kualiti spsk pengenalan

Documents