sistem pengurusan sekolah kualiti ( spsk ) negeri johor

SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK ) NEGERI JOHOR

DISAMPAIKAN OLEH:AZMAN BIN SAFII

PENOLONG KANAN PENTADBIRAN


SPSK – Merupakan Sistem Pengurusan Sekolah di Negeri Johor yang mengikut

Standard Kualiti MS ISO 9001:2008 dan disebut Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti.

SPSK – Dilancarkan perasmiannya oleh Tuan Haji Markom bin Giran, Timbalan Pengarah Pelajaran Johor di Pusat Latihan Teknologi Tinggi di Batu Pahat pada 28 April 2009


SPSK – Sekolah Rintis SPSK yang dipilih sebanyak 115 sekolah menengah dan 105 sekolah rendah di Johor.

SPSK – Tujuan Sekolah Rintis SPSK:-1.Meningkatkan pengurusan sekolah kualiti ke

arah MS ISO 9001:2008 yang lebih bersistematik, jelas dan berfokus.


2. Meningkatkan pengurusan kualiti dalam pengajaran dan pembelajaran mengikut manual kualiti yang disediakan.

3. Meningkatkan prestasi pencapaian pelajar melalui tumpuan aktiviti yang berfokus kepada pelanggan ( pelajar ) di sekolah.

4. Membantu mencapai matlamat visi, misi dan slogan Jabatan Pelajaran Johor iaitu Selangkah Di hadapan dan Johor Top 5


SPSK – Sekolah Rintis SPSK yang dipilih mewakili setiap daerah di negeri Johor yang terdiri daripada sekolah klauster, sekolah rancangan khas, sekolah rancangan khas agama, sekolah harian biasa, sekolah bandar dan sekolah luar bandar.

SPSK - Sekolah Rintis SPSK yang dipilih pada 2009 meliputi 20 % sekolah di Johor, tahun 2010 akan menjadi 50 % dan menjelang 2011 semua sekolah di Johor menggunakan Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti atau mengikut MS ISO 9001:2008


SPSK – Skop pelaksanaan SPSK adalah berfokus kepada aktiviti Pengajaran dan Pembelajaran

SPSK - Sekolah Rintis SPSK menggunakan standard MS ISO 9001:2008 iaitu mengandungi:-1. Manual Kualiti2. Prosedur Kualiti3. Dokumen dan Rekod Kualiti


Manual Kualiti iaitu:Menerangkan Dasar dan objektif kualiti – Sistem Pengurusan Kualiti mengikut seksyen (Seksyen 4 – 8 ) dalam standard MS ISO 9001:2008 dan dasar berkaitan.

Prosedur Kualiti iaitu:-Menerangkan proses-proses yang dijalankan bagi pelaksanaan sistem pengurusan kualiti yang mengandungi 17 prosedur utama ( PK )


Dokumen Sokongan iaitu:-Menerangkan dokumen yang menyokong pelaksanaan sistem pengurusan kualiti seperti Akta Pelajaran, Dasar Pendidikan Negara, Surat Pekeliling Ikhtisas dan Garis Panduan.

Rekod iaitu:-Rekod yang diwujudkan dan diselenggara sebagai bukti kepada pematuhan pelaksanaan kualiti


Perancangan SPSK1.Objektif Kualiti ditetapkan oleh Pengarah

Pelajaran Johor.2.Pengarah Pelajaran Johor melantik Pengetua

dan Guru Besar sebagai Wakil Pengurusan.3.Di sekolah Menengah, Guru Penolong Kanan

Pentadbiran adalah Pengurus Kualiti, manakala di sekolah rendah Guru Besar sebagai Pengurus Kualiti.


Tanggungjawab Wakil Pengurusan adalah:-a. Memastikan proses-proses yang diperlukan dalam SPSK diwujudkan.b. Melaporkan prestasi SPSK dan keperluan

penambahbaikan kepada pengurusan atasan. c. Memastikan kesedaran mengenai keperluan pelanggan diwujud dan dilaksana


Wakil Pengurusan melantik Pengurus Kualiti dan Ketua Juruaudit di sekolah serta Penyelaras Prosedur. Tugas Pengurus kualiti adalah:-- menyebarkan SPSK kepada warga sekolah- membantu Wakil Pengurusan melaksanakan

SPSK- memastikan SPSK dilaksanakan sebagaimana

terkandung dalam manual dan prosedur kualiti


Tugas Ketua Juruaudit adalah1. Merancang Jadual Audit Dalam2. Menentukan auditee yang terlibat semasa Audit Dalam dijalankan.3. Menetapkan masa yang sesuai bagi Juruaudit membuat pengauditan.


Penyelaras Prosedur :-1. Dilantik oleh Pengetua atau Guru Besar2. Penyelaras Prosedur dilantik berdasarkan

kesesuaian tugas. Contoh: Setiausaha Peperiksaan dilantik Penyelaras Prosedur PK 05 Pengurusan Peperiksaan.Guru BK dilantik Penyelaras Prosedur PK 13Pengurusan Bimbingan.


Contoh Penyelaras Prosedur: Ketua Pembantu Pentadbir ( KPT ) dilantik

Penyelaras Prosedur PK 11.Pengurus Kualiti dilantik Penyelaras Prosedur PK 12, PK 14, PK 15, PK 16 dan PK 17Guru Media dilantik Penyelaras Prosedur PK 09 Pengurusan Pusat Sumber


KAWALAN DOKUMEN1. Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan

Dokumen Sokongan – Diluluskan oleh Pengarah

2. Kawalan Dokumen diselenggarakan oleh Pengurus Kualiti Negeri iaitu:- Senarai Edaran – Pemegang Dokumen yang dicap “SALINAN TERKAWAL’.- Dokumen dicap ‘SALINAN’ untuk Edaran Tidak Terkawal –tiada senarai edaran terkawal.


Contoh SALINAN TERKAWAL1. Surat Senarai Nama Pemegang

Dokumen –Senarai Nama EdaranContoh:Pengetua SMK Taman Mount Austin No Senarai Edaran - 126PK - 126 – 01PK HEM - 126 – 02PK KOKO - 126 - 03


1. Surat Senarai Nama Pemegang Dokumen –Senarai Nama Edaran daripada PK 1Ketua Bidang Bahasa - 126-01/01Ketua Bidang Tek&Vok - 126-01/02Ketua Bidang Sains - 126-01/03Ketua Bidang Kemanusian - 126-01/04S/U Peperiksaan - 126-01/05Guru GBK - 126-01/06


Tanggungjawab dan pengurusan ( Seksyen 5 )

1. KOMITMEN PENGURUSAN:1.1 Komunikasi kepada semua1.2 Mewujudkan Dasar Kualiti1.3 Mewujudkan Objektif Kualiti1.4 Menjalankan Kajian Semula Pengurusan1.5 Memastikan sumber yang mencukupi

* TIADA KERJASAMA PIHAK PENGURUSAN BOLEH DIBERI KETAKAKURAN


Komunkasi Dalaman

1. MESYUARAT2. TAKLIMAT / PERBINCANGAN3. PAPAN KENYATAAN4. MAKLUMBALAS PELANGGAN5. MEMO DALAMAN6. PERHIMPUNAN


Objektif Kualiti1. 100 % P & P dilaksanakan2. 100 % Aduan dan Maklumbalas

pelanggan dilayan.3. 100 % Murid dapat Perkhidmatan

Bimbingan4. Peningkatan 3 % atau 65 % lulus

keseluruhan5. Tanpa Teguran Audit

PROSEDUR KUALITI ( PK )PK 01 - P. PanatiaPK 02 - P. Jadual WaktuPK 03 - P. Pengajaran &

Pembelajaran

PK 04 - P. PencerapanPK 05 - P. PeperiksaanPK 06 - P. Semakan Hasil

Kerja MuridPK 07 - P. MesyuaratPK 08 - P. Aduan

PelangganPK 09 - P. Pusat SumberPK 10 - P. Perkembangan

StafPK 11 – P. Perolehan dan

Pembelian

PK 12 - P. Kawalan Dokumen dan Rekod

PK 13 - P. BimbinganPK 14 - P. Audit Dalam PK 15 - Perkhidmatan

Yang Tidak AkurPK 16- Tindakan

Pembetulan, Pencegahan dan

PenambahbaikanPK 17- Kajian Semula

Pengurusan


PROSEDUR KUALITIPK 01 – PENGURUSAN PANATIA

Objektif- Pengurusan Panatia diurus supaya setiap subjek meningkat 3 % atau 65 % keseluruhan dalam tahun semasa.Tindakan – Rujuk PK01SPSK JPNJ 2/3- Lantik JKKS - Mesyuarat JKKS 2X setahun- JK Panatia Mata Pelajaran – Mesyuarat 4X - Aktiviti Panatia – Program dan Laporan- Fail Panatia – 1 panatia 10 Fail ( rujuk PK 01/1


PROSEDUR KUALITIPK 02 – PENGURUSAN JADUAL WAKTUObjektif – Memastikan jadual waktu

disiapkan dalam tempoh 7 hari sebelum sesi persekolah dimulakan.

- Jadual Waktu Peribadi dan Jadual Waktu Kelas.

- Jaduaal Guru Ganti – Slip ( PK 02/1)- Rujuk Lampiran PK 02


PROSEDUR KUALITIPK 03 – PENGURUSAN PENGAJARAN

DAN PEMBELAJARANObjektif – Memastikan P & P yang telah

dirancang dilaksanakan 100 % melainkan berlaku perkara di luar kawalan sekolah.

RPH – Tajuk,Objektif,Aktiviti,Nilai/BBM dan Refleksi.


PK 03 PENGURUSAN P & PSebelum P & P- Buku Persedian Mengajar – sukatan, RPT,

Jadual Waktu Peribadi/Kelas, Takwim, Senarai Nama Murid dan Headcount.

- RPH – Tajuk,Objektif,Aktiviti,Nilai/BBM dan Refleksi.

Semasa P & P- Buku Kawalan Bilik Darjah – Laporan

Kehadiran dan disiplin Murid- Melaksanakan P & P mengikut dirancang


Semasa P & P- Rekod Peminjaman BBM/ Alatan ( Buku Rekod Pinjaman Peralatan )

Selepas P & P- Pemeriksaan Hasil Kerja Murid –

kumpul buku, semak dan pembetulan

* IKUT LAMPIRAN PK 03


PK 04 – PENGURUSAN PENCERAPANObjektif – Memastikan guru-guru yang

mengajar dicerap minimum 2X setahun

Tindakan – Lampiran PK 04- Memaklumkan ( Minit Mesyuarat )- Jadual Pencerapan dan Agihan Tugas- Bincang kekuatan / kelemahan- Guna Borang Pencerapan


PK 05 – PENGURUSAN PEPERIKSAANObjektif – Memastikan penyedian

soalan dan Pengurusan Peperiksaan dijalankan dalam 60 hari mengikut perancangan.

Tindakan – Rujuk Lampiran PK 05- Siap Analisis dalam tempoh 14 hari

dari tarikh akhir peperiksaan.


PK 06 – PENGURUSAN SEMAKAN HASIL KERJA MURID

Objektif –- 100 % hasil kerja murid disemak.- Pentadbir memantau semakan

minimum 2 X setahun- Rujuk Lampiran PK 06


PK 07– PENGURUSAN MESYUARATObjektif – Memastikan Proses

pengendalian mesyuarat mematuhi PKPA.

Tindakan – Rujuk Lampiran PK 07- Tindakan Keputusan Minit Mesyuarat.- Pengurusan Fail


PK 08– PENGURUSAN ADUAN PELANGGAN

Objektif – Memastikan proses pengendalian Aduan dan Maklumbalas diurus.

Tindakan – (rujuk Lampiran PK 08 )- Daftar Aduan- Instrument Maklumbalas Pelanggan


1. PK 08 Pengurusan Aduan 1.1 Lantik Penyelaras Aduan1.2 Buku Daftar Aduan1.3 Borang Aduan1.4 Maklum kepada pengadu, aduan

diterima1.5 Lapor Aduan kepada Pengadu – 7 hari ( jika perlu spt rasmi )


PK 08 PENGURUSAN ADUANMaklumbalas Pelanggan

2.1 Instrument Penilaian P & P2.2 Setiap Guru – 10 borang2.3 Penerangan kepada Pelanggan

supaya murid dapat mengisi instrument dengan betul.2.4 Perbincangan bagi guru tidak

kompeten ( Lampiran PK 08 )


PK 09– PENGURUSAN PUSAT SUMBERObjektif – Memastikan 100 % murid

meminjam buku di Pusat Sumber, minima 10 buah buku.

Tindakan – Rujuk Lampiran PK 09- Kad Pinjaman- Analisis setiap 6 bulan- Tindakan Peminjam yang langgar


PK 10– PENGURUSAN PERKEMBANGAN STAF

Objektif – Memastikan semua staf mendapat latihan 7 hari setahun (SPI)

Tindakan – - Rancang - Borang Matriks Kompetensi- Analisis Keperluan Latihan- Jadual Perancangan Latihan


Pelaksanaan Latihan ( Rujuk Lampiran PK 10 )

1.Surat kebenaran Pengetua2.Borang Permohonan3.Senarai Calon ( guru )4.Minit Curai ( anjuran agensi luar )5.Kumpul sijil dan kemaskini Kad Biru6.Borang Penilaian Keberkesanan kursus (Hari akhir kursus dan selepas 3

bulan kursus)


PK 11– PENGURUSAN PEROLEHAN DAN PEMBELIAN

Objektif – Memastikan perolehan mematuhi Arahan Perbendaharan dan Tanpa Teguran Audit.

Tingakan –- Mesyuarat JK Kewangan Sekolah- Memilih Pembekal


PK 11 Membuat Pembelian berdasarkan:-- Keperluan- Kedudukan Kewangan- Pembekal berdaftar ( asrama/KH/Sains )

Kedudukan Stok:-- baki stok- penggunaan bulanan- kekerapan keperluan- tarikh barangan dapat dibekalkan Rujuk Lampiran PK 11


PK 11- Kebenaran pusat Tanggungjawab

( mohon )- Pesanan Sekolah melebehi RM 100.00- Pajar Wang runcitDokumen Pembelian:

- Salinan asal Pesanan Sekolah, bil, invois- Perakuan penerima (tandatangan dan cap )- Borang Prestasi Pembekal Lampiran PK 11


PK 11- Rekod stok / iventori

PEROLEHAN:- terima dan semak bekalan diterima.- rekod stok dan iventori- analisis penilaian prestasi pembekal


PK 12– PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN DAN REKOD KUALITI

Objektif – Memastikan kawalan dokumen mengikut prosedur – mudah dibaca,dikenal,diperolehi.

Tindakan –Menyimpan semua dokumen :-

- Manual Kualiti,Prosedur Kualiti, Lampiran kualiti, SPI,PKPA,Akta Pendidikan, Surat Siaran Pendidikan.


PK 12- Semua dokumen Terkawal ada :- No Salinan Terkawal- Senarai Edaran Terkawal - Cap ‘SALINAN TERKAWAL’- Cap ‘DOKUMEN TERKAWAL ‘- Cap ‘SALINAN’ ( tidak perlu no salinan

terkawal dan senarai edaran terkawal)- PENGURUS KUALITI

- Mengurus,mengawal,mengedar dokumen kualiti


KETUA JURUAUDIT – merancang dan mengadakan jadual audit dalam.

Lampiran Kualiti – diguna mengikut kesesuaian dalam prosedur kerja.

Senarai Induk Dokumen Kualiti - ditanda ‘DOKUMEN TERKAWAL’

PK Lampiran 12


PK 13– PENGURUSAN BIMBINGANObjektif – 100 % murid mendapat

Perkhidmatan Bimbingan daripada Guru Bimbingan

Tindakan – ( rujuk PK 13 )- Perkhidmatan Bimbingan ( Kemahiran

Belajar, Kerjaya, PDM, Motivasi,KK,KI )- Borang-Borang


Tindakan:1.Borang Biodata – semua guru GBK & murid2.Takwim Tahunan3.Memberitahu Guru Kelas – Surat Makluman4.Bahan untuk murid5.Borang Penilaian Murid6.Analisis Prestasi Perkhidmatan.7.Borang-Borang ( 15 ) PK 13/1,13/3,13/4,

13/5, 13/6 , 13/7, 13/8,13/9, 13/10,13/11,13/12, 13/13, 13/14, 13/15, 13/16

Kualiti .....Adalah Standard dan

Dipatuhi

Sekian Terima kasih

sistem pengurusan sekolah kualiti ( spsk ) negeri johor

Documents