manual kualiti spsk 2015.pdf
TRANSCRIPT
-
SPSK/JPNSel MANUAL KUALITI MUKA SURAT : 1
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa
04 22 DISEMBER 2014 00 00 01 JANUARI 2015
JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
JALAN JAMBU BOL 4/3E, SEKSYEN 4, 40604 SHAH ALAM
SENARAI EDARAN TERKAWAL
NO. EDARAN
TERKAWAL PEMEGANG DOKUMEN
01 Pengurus Kualiti Jabatan Pendidikan Selangor
-
SPSK/JPNSel MANUAL KUALITI MUKA SURAT : 2
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa
04 22 DISEMBER 2014 00 00 01 JANUARI 2015
JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
JALAN JAMBU BOL 4/3E, SEKSYEN 4, 40604 SHAH ALAM
REKOD PINDAAN MANUAL KUALITI
-
SPSK/JPNSel MANUAL KUALITI MUKA SURAT : 3
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa
04 22 DISEMBER 2014 00 00 01 JANUARI 2015
JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
JALAN JAMBU BOL 4/3E, SEKSYEN 4, 40604 SHAH ALAM
ISI KANDUNGAN
BAB BIL PERKARA KLAUSA MUKA
SURAT
1 PENGENALAN 1 8
1.1 Tujuan 8
1.2 Skop Sistem Pengurusan Kualiti Untuk
Pendaftaran Pensijilan MS ISO 9001 : 2008
8
1.3 Kandungan Manual Kualiti 9
2 Maklumat Organisasi 2 10
2.1 Latar Belakang 10
2.2 Tujuan Penubuhan 10
2.3 Alamat Organisasi 10-11
2.4 Visi 12
2.5 Misi 12
2.6 Dasar Kualiti (5.3) 5.3 12
2.6.1 Keperluan Kenyataan Dasar Kualiti 12
2.7 Objektif Kualiti (5.4.1) 5.4.1 12
2.8 Carta Organisasi Pasukan Petugas Kualiti 12
2.9 Carta Organisasi JPNSel 13
2.10 Aktiviti Utama JPNSel / PPDSel 13
2.11 Pemetaan Proses Sistem Pengurusan Kualiti 13
3 Strategi Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti 3 14
3.1 Skop Sistem Pengurusan Kualiti Untuk
Pendaftaran Pensijilan MS ISO 9001:2008
3.1.1 Skop Pemberian Perkhidmatan
3.1.2 Skop Sistem Pengurusan Kualiti
-
SPSK/JPNSel MANUAL KUALITI MUKA SURAT : 4
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa
04 22 DISEMBER 2014 00 00 01 JANUARI 2015
JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
JALAN JAMBU BOL 4/3E, SEKSYEN 4, 40604 SHAH ALAM
3.2 Pengecualian Aplikasi 14
3.2.1 Klausa : 7.3 Reka Bentuk Dan Pembangunan Proses
14
3.2.1 Klausa : 7.6 Kawalan ke Atas Peralatan Pengukuran dan Pemantauan
14
3.3 Istilah Dan Definasi 15-16
3.4 Singkatan 18
4 Dasar Dan Prinsip Asas Sistem Pengurusan Kualiti 4 19
4.1 Keperluan Am 4.1 20
4.2 Keperluan Dokumentasi 4.2 20
4.2.1 Keperluan Am 4.21 20
4.2.2 Manual Kualiti 4.2.2 21
4.2.3 Kawalan Dokumen 4.2.3 22
4.2.4 Kawalan Rekod 4.2.4 22
5 Tanggungjawab Pengurusan 5 23
5.1 Komitmen Pengurusan 5.1 23
5.2 Fokus Kepada Pelanggan 5.2 24
5.3 Dasar Kualiti 5.3 24
5.4 Perancangan 5.4 24
5.4.1 Objektif Kualiti 5.4.1 24
5.4.2 Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti 5.4.2 24
5.5 Tanggungjawab, Kuasa Dan Komunikasi 5.5 25
5.5.1 Tanggungjawab Dan Kuasa 5.5.1 25
5.5.2 Wakil Pengurusan 5.5.2 25
5.5.3 Komunikasi Dalam Organisasi 5.5.3 26
5.6 Kajian Semula Pengurusan 5.6 26
5.6.1 Am 5.6.1 26
5.6.2 Input Kajian Semula Pengurusan 5.6.2 27
5.6.3 Output Kajian Semula 5.6.3 27
-
SPSK/JPNSel MANUAL KUALITI MUKA SURAT : 5
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa
04 22 DISEMBER 2014 00 00 01 JANUARI 2015
JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
JALAN JAMBU BOL 4/3E, SEKSYEN 4, 40604 SHAH ALAM
6 Pengurusan Sumber 6 28
6.1 Bekalan Sumber 6.1 28
6.2 Sumber Manusia 6.2 28
6.2.1 Am 6.2.1 28
6.2.2 Kecekapan,Latihan Dan Kesedaran 6.2.2 28
6.3 Infrastruktur 6.3 29
6.4 Persekitaran Kerja 6.4 29
7 Realisasi Perkhidmatan 7 30
7.1 Perancangan Bagi Merialisasikan Perkhidmatan 7.1 30
7.2 Proses Berkaitan dengan Pelanggan 7.2 30
7.2.1 Menentukan Keperluan-Keperluan
Perkhidmatan 7.2.1 30-31
7.2.2 Semakan Semula Keperluan Perkhidmatan 7.2.2 31
7.2.3 Komunikasi dengan Pelanggan 7.2.3 32
7.3 Rekabentuk Dan Pembangunan Proses 7.3 32
7.4 Perolehan 7.4 32
7.4.1 Proses Perolehan 7.4.1 32-33
7.4.2 Maklumat Perolehan 7.4.2 33
7.4.3 Verifikasi /Pemeriksaan Pembelian 7.4.3 34
-
SPSK/JPNSel MANUAL KUALITI MUKA SURAT : 6
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa
04 22 DISEMBER 2014 00 00 01 JANUARI 2015
JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
JALAN JAMBU BOL 4/3E, SEKSYEN 4, 40604 SHAH ALAM
7.5 Pengeluaran Dan Penyediaan Perkhidmatan 7.5 34
7.5.1 Kawalan Ke Atas Pengeluaran Dan
Penyediaan Perkhidmatan 7.5.1 34
7.5.2 Validasi Proses Pengeluaran Dan
Penyampaian Perkhidmatan
7.5.2 34
7.5.3 Identifikasi Dan Kemudahkesanan 7.5.3 35
7.5.4 Harta Hak Milik Pelanggan 7.5.4 35
7.5.5 Pemeliharaan Produk 7.5.5 35-37
7.6 Kawalan Ke Atas Pemantauan dan Pengukuran
Peralatan 7.6 37
8 PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENAMBAHBAIKAN 8 38
8.1 Am 8.1 38
8.2 Pemantauan dan Pengukuran 8.2 38
8.2.1 Kepuasan Pelanggan 8.2.1 38
8.2.2 Audit Dalaman 8.2.2 38-39
8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses 8.2.3 38
8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Perkhidmatan 8.2.4 39-40
8.3 Kawalan Ke Atas Ketidakakuran Perkhidmatan 8.3 39-40
8.4 Analisis Data 8.4 40
8.5 Penambahbaikan 8.5 40
8.5.1 Penambahbaikan Berterusan 8.5.1 40
8.5.2 Tindakan Pembetulan 8.5.2 41
8.5.3 Tindakan Pencegahan 8.5.3 41
-
SPSK/JPNSel MANUAL KUALITI MUKA SURAT : 7
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa
04 22 DISEMBER 2014 00 00 01 JANUARI 2015
JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
JALAN JAMBU BOL 4/3E, SEKSYEN 4, 40604 SHAH ALAM
ISI KANDUNGAN
LAMPIRAN PERKARA MUKA
SURAT
1 Carta Organisasi Pasukan Petugas Kualiti JPNSel 43
2 Carta Organisasi Pasukan Petugas Kualiti PPDSel 44
3 Carta Organisasi Pasukan Petugas Kualiti Sekolah 45
4 Carta Organisasi Pengurusan Jabatan Pendidikan
Negeri Selangor 46
RAJAH PERKARA MUKA
SURAT
1 Hirarki Dokumentasi
21
2 Pemetaan Proses Sistem Pengurusan Kualiti 35
-
SPSK/JPNSel MANUAL KUALITI MUKA SURAT : 8
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa
04 22 DISEMBER 2014 00 00 01 JANUARI 2015
JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
JALAN JAMBU BOL 4/3E, SEKSYEN 4, 40604 SHAH ALAM
BAB 1 PENGENALAN
1.1 TUJUAN
Manual Kualiti ini merupakan sumber rujukan Sistem Pengurusan Kualiti Jabatan Pendidikan Negeri Selangor dan PPD seluruh Negeri Selangor serta Sekolah-sekolah di Negeri Selangor. Ia diwujudkan sebagai tanda komitmen pihak pengurusan atasan untuk melaksanakan SPSK berteraskan kepada
keperluan standard MS ISO 9001:2008. Ia disediakan bagi tujuan berikut:
1.1.1 Menjelaskan maklumat organisasi JPNSel/PPDSel/Sekolah di bawah
kawalannya merangkumi perkara-perkara seperti: perkhidmatan yang diberi, pelanggan organisasi, visi, misi, dan lokasi.
1.1.2 Memperincikan SPSK yang menjelaskan dasar kualiti, objektif kualiti, skop pelaksanaan sistem kualiti dan justifikasi bagi keperluan yang tidak dimasukkan dalam SPSK, proses-proses yang
terlibat dalam organisasi dan hubungkait di antaranya, proses pengurusan sumber, proses perancangan pemberian perkhidmatan, sistem kawalan dokumen dan rekod, serta proses penambahbaikan yang dilaksanakan secara berterusan.
1.1.3 Menjelaskan dasar dan prinsip bagi setiap aktiviti yang dilaksanakan dalam proses pengurusan sistem perkhidmatan
pendidikan selaras dengan keperluan standard MS ISO 9001:2008 di bawah pelaksanaan Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti.
1.2 SKOP SISTEM PENGURUSAN KUALITI UNTUK PENDAFTARAN PENSIJILAN MS ISO 9001:2008
1.2.1 Skop Pengurusan Pembelajaran Dan Pengajaran
1.2.2 Skop Sistem Pengurusan Kualiti adalah merangkumi fungsi-fungsi
berikut:-
1 Pengurusan Panitia
2 Pengurusan Jadual Waktu
3 Pengurusan Pembelajaran & Pengajaran
4 Pengurusan Pencerapan
5 Pengurusan Peperiksaan
6 Pengurusan Semakan Hasil Kerja Murid
-
SPSK/JPNSel MANUAL KUALITI MUKA SURAT : 9
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa
04 22 DISEMBER 2014 00 00 01 JANUARI 2015
JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
JALAN JAMBU BOL 4/3E, SEKSYEN 4, 40604 SHAH ALAM
7 Pengurusan Mesyuarat
8
9
Pengurusan Bimbingan
Pengurusan Pusat Sumber
1.3. Kandungan Manual Kualiti
Manual Kualiti ini mengandungi 4 bahagian seperti berikut:-
Bahagian 1 : Pengenalan Kepada Manual Kualiti
Bahagian 2 : Maklumat Organisasi
Bahagian 3 : Strategi Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti Bahagian Pengurusan
Sekolah Harian, Jabatan Pendidikan Negeri, Pejabat Pendidikan
Daerah dan Sekolah-sekolah Di Negeri Selangor.
Bahagian 4 : Dasar dan Prinsip Asas Pengurusan Sistem Kualiti
Seksyen 4: Sistem Pengurusan Kualiti
Seksyen 5: Tanggungjawab Pengurusan
Seksyen 6: Pengurusan Sumber
Seksyen 7: Realisasi Produk
Seksyen 8: Pengukuran, Penganalisisan dan Penambahbaikan
-
SPSK/JPNSel MANUAL KUALITI MUKA SURAT : 10
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa
04 22 DISEMBER 2014 00 00 01 JANUARI 2015
JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
JALAN JAMBU BOL 4/3E, SEKSYEN 4, 40604 SHAH ALAM
BAB 2 MAKLUMAT ORGANISASI
2.1 LATAR BELAKANG
JPNSel telah ditubuhkan di bawah Education Ordinance 1950. Ia mewakili KPM untuk menyelaraskan semua perkara yang berkaitan dengan pengurusan dan pentadbiran Pejabat Pendidikan Daerah dan sekolah-sekolah menengah dan rendah di Negeri Selangor. JPNSel mulai beroperasi pada 26 Oktober 1955. Ia diketuai oleh Pengarah Pendidikan dan dibantu oleh Timbalan Pengarah Pendidikan dan sepuluh orang
Ketua Sektor dan sepuluh Pegawai Pendidikan Daerah.
2.2 TUJUAN PENUBUHAN
Fungsi utama JPNSel adalah untuk merancang, mengurus dan menyelaraskan program dan aktiviti pembangunan pendidikan di peringkat negeri, daerah dan sekolah selaras dengan keperluan yang
telah ditetapkan oleh Kementerian Pendidikan Malaysia. Fungsi utama Pejabat Pendidikan Daerah sebagai wakil kepada Kementerian Pendidikan Malaysia dan Jabatan Pendidikan Negeri Selangor untuk menyelaras semua perkara yang berkaitan pengurusan dan pentadbiran sekolah-sekolah di daerah dalam negeri Selangor
Fungsi utama sekolah adalah melaksanakan proses pembelajaran dan pengajaran bagi mencapai objektif Kementerian Pendidikan Malaysia seperti yang telah ditetapkan dalam Falsafah Pendidikan Kebangsaan.
2.3 ALAMAT ORGANISASI
Jabatan Pendidikan Negeri Selangor, Jalan Jambu Bol 4/3E, Seksyen 4, 40604 Shah Alam
Pejabat Pendidikan Daerah Petaling Perdana, Jalan Kepuk 19/2, Seksyen 19, 40300 Shah Alam
Pejabat Pendidikan Daerah Petaling Utama, Blok Podium, Kompleks Kelana Centre Point,
Jalan SS7/19, Kelana Jaya, 47301 Petaling Jaya
Pejabat Pendidikan Daerah Klang,
Jalan Meru,
41050 Klang
Pejabat Pendidikan Daerah Hulu Langat, Saujana Impian, KM 22 Cheras,
43000 Kajang
-
SPSK/JPNSel MANUAL KUALITI MUKA SURAT : 11
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa
04 22 DISEMBER 2014 00 00 01 JANUARI 2015
JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
JALAN JAMBU BOL 4/3E, SEKSYEN 4, 40604 SHAH ALAM
Pejabat Pendidikan Daerah Gombak, Tingkat 3, Kompleks Selayang Mall, Jalan SU 9, Taman Selayang Utama, 68100 Batu Caves
Pejabat Pendidikan Daerah Kuala Langat, Jalan Sultan Abdul Samad, 42700 Banting
Pejabat Pendidikan Daerah Kuala Selangor, 45000 Kuala Selangor
Pejabat Pendidikan Daerah Sabak Bernam, d/a Sek, Keb, Seri Makmuar, Jalan Parit Satu Darat, 45300 Sungai Besar
Pejabat Pendidikan Daerah Hulu Selangor, Wisma Tenaga Nasional Berhad, No. 18, Seksyen 18, Jalan Rasathurai, 44000 Kuala Kubu Bharu
Pejabat Pendidikan Daerah Sepang No: 42 & 44 Jalan Mawar 1B, Bandar Baru Salak Tinggi, 43900 Sepang
-
SPSK/JPNSel MANUAL KUALITI MUKA SURAT : 12
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa
04 22 DISEMBER 2014 00 00 01 JANUARI 2015
JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
JALAN JAMBU BOL 4/3E, SEKSYEN 4, 40604 SHAH ALAM
2.4 VISI
Sekolah Unggul Penjana Generasi Terbilang
2.5 MISI
Membangun Potensi Individu Melalui Pendidikan Berkualiti
2.6 DASAR KUALITI (Klausa 5.3)
JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR komited dalam meningkatkan kecekapan dan keberkesanan proses penyampaian perkhidmatan bagi memenuhi kehendak pelanggan dan aspirasi negara.
2.6.1 Keperluan Kenyataan Dasar Kualiti
Kenyataan Dasar Kualiti dibuat bagi memaklumkan kepada semua pegawai dan kakitangan JPNSel / PPDSel / Sekolah di Negeri
Selangor untuk memastikan sistem kualiti yang menyeluruh dan berterusan dapat diterapkan di dalam tugas mereka. Kenyataan ini juga merupakan garis panduan pelaksanaan sistem pengurusan perkhidmatan pendidikan yang berkualiti bagi menjelaskan kepada semua pegawai dan kakitangan supaya dapat difahami dan dihayati serta memberi komitmen sepenuhnya terhadap pelaksanaannya.
2.7 OBJEKTIF KUALITI (Klausa 5.4.1)
Objektif kualiti diwujudkan di setiap peringkat bagi memastikan dasar kualiti dapat dicapai.
3.7.1 Objektif Kualiti Proses
Objektif kualiti proses dijelaskan di dalam prosedur kerja proses
masing-masing. Ia merupakan objektif yang telah ditentukan dan perlu dicapai oleh setiap sekolah di Negeri Selangor bagi merealisasikan objektif organisasi.
2.8 CARTA ORGANISASI PASUKAN PETUGAS KUALITI
Struktur organisasi Pasukan Petugas Kualiti di ketuai oleh Wakil
Pengurusan dan dibantu oleh seorang Pengurus Kualiti dan beberapa orang ahli yang dilantik dari kalangan pegawai di JPNSel / PPDSel / Sekolah Carta organisasi pasukan petugas kualiti yang menerangkan hubungan kerja antara mereka diperjelaskan seperti di Lampiran 1.
-
SPSK/JPNSel MANUAL KUALITI MUKA SURAT : 13
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa
04 22 DISEMBER 2014 00 00 01 JANUARI 2015
JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
JALAN JAMBU BOL 4/3E, SEKSYEN 4, 40604 SHAH ALAM
2.9 CARTA ORGANISASI JPNSel
Struktur Organisasi di JPNSel diketuai oleh Pengarah Pendidikan. Beliau dibantu oleh seorang Timbalan Pengarah Pendidikan (TPP) , 10 orang Ketua Sektor (KS) dan 10 orang Pegawai Pendidikan Daerah. Carta
organisasi JPNSel seperti yang dilampirkan menghuraikan hubungan kerja antara semua pegawai di JPNSel, Sektor, PPD dan sekolah seperti di lampiran 4.
2.10 AKTIVITI UTAMA SEKOLAH KUALITI
Secara keseluruhan sistem pengurusan sekolah kualiti di Sekolah-sekolah Negeri Selangor melibatkan proses-proses seperti Pengurusan Panitia, Pengurusan Jadual Waktu, Pengurusan Pembelajaran & Pengajaran, Pengurusan Pencerapan, Pengurusan Peperiksaan, Pengurusan Semakan Hasil Kerja Murid, Pengurusan Mesyuarat dan Pengurusan Bimbingan & Kaunseling.
2.11 PEMETAAN PROSES SISTEM PENGURUSAN KUALITI
Dalam melaksanakan sistem pengurusan kualiti di sekolah, interaksi antara pelanggan dan organisasi adalah penting. Dalam rajah 2, dijelaskan interaksi antara proses-proses utama dan peranan setiap proses dalam merealisasikan perkhidmatan yang ditawarkan berdasarkan klausa yang terkandung dalam MS ISO 9001:2008.
-
SPSK/JPNSel MANUAL KUALITI MUKA SURAT : 14
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa
04 22 DISEMBER 2014 00 00 01 JANUARI 2015
JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
JALAN JAMBU BOL 4/3E, SEKSYEN 4, 40604 SHAH ALAM
BAB 3 STRATEGI PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI
3.1 SKOP SISTEM PENGURUSAN KUALITI UNTUK PENDAFTARAN PENSIJILAN MS
ISO 9001:2008
3.1.1 Skop Pengurusan Pembelajaran Dan Pengajaran
3.1.2 Skop Sistem Pengurusan Kualiti adalah merangkumi fungsi-fungsi berikut:-
1 Pengurusan Panitia
2 Pengurusan Jadual Waktu
3 Pengurusan Pembelajaran & Pengajaran
4 Pengurusan Pencerapan
5 Pengurusan Peperiksaan
6 Pengurusan Semakan Hasil Kerja Murid
7 Pengurusan Mesyuarat
8 Pengurusan Bimbingan
9 Pengurusan Pusat Sumber
10 Pengurusan Aduan Pelanggan
11 Pengurusan Maklum balas Pelanggan
12 Pengurusan Latihan Personel
13 Pengurusan Perolehan
14 Pengurusan Pelaksanaan P d P Guru Ganti
15 Pengurusan PBS
3.2
PENGECUALIAN APLIKASI
Beberapa keperluan di dalam standard MS ISO 9001:2008 tidak diguna pakai kerana tiada berkaitan dengan skop kerja kualiti. Keperluan klausa berikut adalah dikecualikan:
Justifikasi Pengecualian: Sekolah-sekolah ini tidak terlibat dengan reka bentuk dan pembangunan proses dalam perkhidmatan. Semua pembangunan reka bentuk proses diwujudkan oleh pihak pengurusan atasan di Kementerian Pendidikan Malaysia. Sekolah-sekolah ini hanya terlibat dengan urusan melaksanakan dasar yang telah ditetapkan dan menyediakan kaedah-kaedah yang sesuai untuk meningkatkan kualiti pengurusan di peringkat negeri.
3.2.1 Klausa : 7.3 - Reka Bentuk dan Pembangunan Proses Klausa : 7.6 - Kawalan Ke Atas Peralatan Pengukuran dan Pemantauan
-
SPSK/JPNSel MANUAL KUALITI MUKA SURAT : 15
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa
04 22 DISEMBER 2014 00 00 01 JANUARI 2015
JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
JALAN JAMBU BOL 4/3E, SEKSYEN 4, 40604 SHAH ALAM
3.3 ISTILAH DAN DEFINISI
Sektor Terdiri dari 10 Sektor yang diketuai oleh Ketua Sektor
PPDSel Pejabat Pendidikan Daerah Negeri Selangor
Sekolah Sekolah-sekolah di Negeri Selangor
Klausa Seksyen atau fasal yang dinyatakan dalam Standard MS ISO 9001:2008
Proses Pelaksanaan sesuatu aktiviti yang menukarkan input kepada output.
Prosedur Cara atau kaedah yang spesifik untuk melaksanakan sesuatu proses atau aktiviti penyampaian perkhidmatan.
Perkhidmatan Hasil daripada proses atau aktiviti yang dijalankan kepada pelanggan.
Kepatuhan Memenuhi keperluan yang ditetapkan.
Ketidakpatuhan Tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan.
Sistem Pengurusan Kualiti Sistem yang diwujudkan untuk membangunkan dasar kualiti dan objektif kualiti serta kaedah pencapaiannya. Ia adalah dasar yang menerangkan bagaimana pengurusan berkualiti dapat dilaksanakan dengan efisien dan efektif.
Tindakan Pembetulan Tindakan yang diambil untuk membetulkan punca-punca ketidak- patuhan yang telah dikenalpasti.
Tindakan Pencegahan Tindakan yang diambil untuk memastikan punca-punca ketidakpatuhan yang telah dikenalpasti tidak berulang lagi di masa akan datang.
Ketua Agensi Pengarah Pendidikan (JPNSel) / Pegawai Pendidikan Daerah (PPDSel).
Wakil Pengurusan
Pengarah Pendidikan melantik Timbalan Pengarah Pendidikan atau salah seorang Ahli Mesyuarat Pengurusan sebagai Wakil Pengurusan yang bertanggungjawab secara langsung ke atas sistem pengurusan kualiti yang diwujudkan di peringkat organisasi. Pegawai Pendidikan Daerah melantik Timbalan Pegawai Pendidikan Daerah atau salah seorang Ahli Mesyuarat
-
SPSK/JPNSel MANUAL KUALITI MUKA SURAT : 16
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa
04 22 DISEMBER 2014 00 00 01 JANUARI 2015
JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
JALAN JAMBU BOL 4/3E, SEKSYEN 4, 40604 SHAH ALAM
Pengurusan sebagai Wakil Pengurusan yang bertanggungjawab secara langsung ke atas sistem pengurusan kualiti yang diwujudkan di peringkat organisasi. Pengetua/Guru Besar melantik Guru Penolong Kanan Pentadbiran sebagai Wakil Pengurusan yang bertanggungjawab secara langsung ke atas sistem pengurusan kualiti yang diwujudkan di peringkat organisasi.
Timbalan Wakil Pengurusan
Pegawai Pendidikan Daerah melantik mana-mana Penolong Pegawai Pendidikan Daerah atau salah seorang Ahli Mesyuarat Pengurusan sebagai Timbalan Wakil Pengurusan yang bertanggungjawab secara langsung ke atas sistem pengurusan kualiti yang diwujudkan di peringkat organisasi. Pengetua/Guru Besar melantik salah seorang Guru Penolong Kanan sebagai Timbalan Wakil Pengurusan yang bertanggungjawab secara langsung ke atas sistem pengurusan kualiti yang diwujudkan di peringkat organisasi.
Pengurus Kualiti Seorang pegawai yang dilantik oleh Pengarah Pendidikan (JPNSel) / Pegawai Pendidikan Daerah (PPDSel) / Pengetua / Guru Besar untuk membantu Wakil Pengurusan bagi menyelaraskan pelaksanaan SPSK di peringkat organisasi. Pengetua/Guru Besar melantik salah seorang Guru Penolong Kanan atau Guru Penolong sebagai Pengurus Kualiti yang bertanggungjawab secara langsung ke atas sistem pengurusan kualiti yang diwujudkan di peringkat organisasi.
Ahli Pasukan Petugas Kualiti
Pegawai yang dilantik oleh oleh Pengarah Pendidikan (JPNSel) / Pegawai Pendidikan Daerah (PPDSel) / Pengetua / Guru Besar bagi membantu Pengurus Kualiti untuk menyelaraskan pelaksanaan sistem pengurusan kualiti di semua peringkat.
Pihak Pengurusan Atasan Ia diketuai oleh Pengarah Pendidikan dibantu oleh TimbalanPengarah Pendidikan (WP), semua Ketua Sektor, semua Pegawai Pendidikan Daerah dan Timbalan Pegawai Pendidikan Daerah, Pengetua/Guru Besar dan Penolong Kanan.
-
SPSK/JPNSel MANUAL KUALITI MUKA SURAT : 17
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa
04 22 DISEMBER 2014 00 00 01 JANUARI 2015
JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
JALAN JAMBU BOL 4/3E, SEKSYEN 4, 40604 SHAH ALAM
Mesyuarat Jawatankuasa Kurikulum Sekolah
Mesyuarat peringkat tertinggi yang dipengerusikan oleh Pengetua / Guru Besar.
Mesyuarat Guru Mesyuarat peringkat kedua tertinggi yang dipengerusikan oleh Pengetua / Guru Besar. Keahlian terdiri daripada Semua Guru.
Pasukan Petugas Kualiti Ia diketuai oleh Wakil Pengurusan atau Pengurus Kualiti (semasa ketiadaan Wakil Pengurusan) dan semua Ahli Jawatankuasa yang dilantik bagi menyelaraskan pelaksanaan SPSK di peringkat organisasi.
3.4 SINGKATAN
Berikut adalah singkatan yang menjelaskan ayat-ayat yang digunakan dalam Manual Kualiti ini:
KPM Kementerian Pendidikan Malaysia
JPNSel Jabatan Pendidikan Negeri Selangor
SPSK Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti
MK Manual Kualiti
PK Prosedur Kualiti
DS Dokumen Sokongan
PKPS Prosedur Kualiti Pengurusan Sokongan
PKP Prosedur Kualiti Proses
TPP Timbalan Pengarah Pendidikan
WP Wakil Pengurusan
TWP Timbalan Wakil Pengurusan
KS Ketua Sektor
PPD Pegawai Pendidikan Daerah
TPPD Timbalan Pegawai Pendidikan Daerah
KPP PPPD
Ketua Penolong Pengarah Penolong Pegawai Pendidikan Daerah
PP KU Peg
Penolong Pengarah Ketua Unit Pegawai
PQN PQD KJN KJD
Pengurus Kualiti Negeri Pengurus Kualiti Daerah Ketua Juruaudit Negeri Ketua Juruaudit Daerah
-
SPSK/JPNSel MANUAL KUALITI MUKA SURAT : 18
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa
04 22 DISEMBER 2014 00 00 01 JANUARI 2015
JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
JALAN JAMBU BOL 4/3E, SEKSYEN 4, 40604 SHAH ALAM
PPQ Penolong Pengurus Kualiti
PPK Pasukan Petugas Kualiti
SJK Sektor Jaminan Kualiti
SPA Sektor Pengurusan Akademik
SPS Sektor Pengurusan Sekolah
SPSK Sektor Pembangunan Kemanusiaan
SPSPSK Sektor Pendidikan Swasta dan Pendidikan Khas
SPI Sektor Pendidikan Islam
SK2P Sektor Khidmat Pengurusan Pembangunan & Pembangunan
SPP Sektor Penilaian dan Peperiksaan
SPMICT Sektor Pengurusan Maklumat dan ICT
SPSPSK UKD P PK GB PQS KJS
Sektor Psikologi dan Kaunseling Unit Kepiawaian dan Dokumentasi Pengetua Penolong Kanan Guru Besar Pengurus Kualiti Sekolah Ketua Juruaudit Sekolah
BAB 4 DASAR DAN PRINSIP ASAS SISTEM PENGURUSAN KUALITI
4.1 KEPERLUAN AM
Sekolah mewujud, mendokumen, melaksana dan menyenggara SPSK dan meningkatkan keberkesanannya secara berterusan selaras dengan keperluan standard MS ISO 9001:2008. Sekolah mewujudkan dan memastikan:
4.1.1 Proses-proses yang diperlukan ada dalam SPSK dan dalam organisasi.
4.1.2 Turutan dan hubungkait di antara proses-proses yang terlibat ditentukan.
4.1.3 Kriteria dan kaedah disediakan bagi menilai keberkesanan operasi dan kawalan ke atas proses-proses yang terlibat.
4.1.4 Sumber dan maklumat yang diperlukan disediakan untuk pelaksanaan dan pemantauan proses-proses yang terlibat.
4.1.5 Pemantauan dan penilaian terhadap proses-proses yang terlibat dilaksanakan.
4.1.6 Tindakan-tindakan untuk mencapai matlamat yang dirancang dilaksanakan dan membuat penambahbaikan yang berterusan ke atas proses-proses yang terlibat.
-
SPSK/JPNSel MANUAL KUALITI MUKA SURAT : 19
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa
04 22 DISEMBER 2014 00 00 01 JANUARI 2015
JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
JALAN JAMBU BOL 4/3E, SEKSYEN 4, 40604 SHAH ALAM
NOTA 1 : Proses yang perlu ada dalam sistem pengurusan kualiti meliputi proses-proses pengurusan, penyediaan sumber, penghasilan produk dan proses pengukuran, analisis dan penambahbaikan.
NOTA 2 : Proses khidmat luar yang dikenalpasti seperti yang diperlukan dalam sistem pengurusan organisasi hendaklah hanya yang dipilih dari organisasi luar.
NOTA 3 : Memastikan kawalan ke atas proses-proses khidmat luar, tidak membebaskan tanggungjawab ke atas keakuran kepada pelanggan, keperluan peraturan dan perundangan. Jenis dan had kawalan proses khidmat luar yang digunapakai, boleh dipengaruhi oleh faktor seperti:
a) Proses khidmat luar yang berpotensi memberi kesan terhadap kebolehan organisasi bagi menyediakan produk yang memenuhi keperluan.
b) Tahap kawalan ke atas proses yang dikongsi. c) Keupayaan mencapai keperluan pengawalan menerusi klausa terpakai 7.4.
-
SPSK/JPNSel MANUAL KUALITI MUKA SURAT : 20
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa
04 22 DISEMBER 2014 00 00 01 JANUARI 2015
JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
JALAN JAMBU BOL 4/3E, SEKSYEN 4, 40604 SHAH ALAM
4.2 KEPERLUAN DOKUMENTASI
4.2.1 Keperluan Am dan Jenis Dokumen Yang Disediakan
Sekolah menyediakan dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem kualiti seperti berikut:
1. Manual Kualiti
2. Prosedur Kualiti
3. Dokumen Sokongan (DS) Akta & perundangan. Peraturan. Buku panduan. Surat-surat pekeliling. Perintah am. Arahan-arahan perbendaharaan. Borang-borang
NOTA 1 : Dimana terdapat perkataan prosedur perlu didokumenkan dalam standard ini,bermaksud prosedur telah diwujudkan, didokumenkan, dilaksanakan dan diselenggarakan secara
berterusan. Satu dokumen boleh menyampaikan keperluan terhadap satu atau lebih prosedur. Keperluan prosedur yang didokumenkan boleh merangkumi lebih daripada satu dokumen.
NOTA 2 : Had dokumen sistem pengurusan kualiti boleh berbeza di antara organisasi bergantung kepada:
a) Saiz Organisasi dan jenis aktiviti. b) Kerumitan dan hubungkait sesuatu proses c) Kecekapan kakitangan
NOTA 3 : Dokumentasi boleh berada di dalam sebarang bentuk atau jenis perantaraan.
a) Manual Kualiti. b) Prosedur Kualiti. c) Dokumen Sokongan. d) Rekod Kualiti.
-
SPSK/JPNSel MANUAL KUALITI MUKA SURAT : 21
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa
04 22 DISEMBER 2014 00 00 01 JANUARI 2015
JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
JALAN JAMBU BOL 4/3E, SEKSYEN 4, 40604 SHAH ALAM
Hirarki Dokumen ini digambarkan di rajah 1 seperti berikut :
RAJAH 1 : HIRARKI DOKUMENTASI
SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2008
Menerangkan :
Menerangkan Dasar dan Objektif Kualiti Sistem Pengurusan Kualiti Mengikut Seksyen-
seksyen dalam standard MS ISO 9001:2008 Manual
Kualiti
Prosedur
Kualiti
Dokumen Sokongan
Rekod
Menerangkan : Proses-proses yang dijalankan bagi pelaksanaan sistem
pengurusan kualiti Bagaimana sesuatu tugas dijalankan secara terperinci
Menerangkan :
Rekod yang diwujudkan dan disenggara sebagai
bukti kepada pematuhan pelaksanaan sistem pengurusan kualiti
Menerangkan : Dokumen yang menyokong pelaksanaan sistem
pengurusan kualiti
4.2.2 Manual Kualiti
MK adalah dokumen yang menjelaskan secara menyeluruh mengenai SPSK. Ia mengandungi perkara perkara seperti berikut: 1. Dasar dan objektif kualiti. 2. Skop SPSK termasuk perincian dan justifikasi bagi keperluan
standard yang tidak dimasukkan dalam SPSK. 3. Menjelaskan prosedur yang didokumenkan. 4. Penerangan mengenai hubungan dan kaitan antara proses-
proses dalam SPSK.
-
SPSK/JPNSel MANUAL KUALITI MUKA SURAT : 22
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa
04 22 DISEMBER 2014 00 00 01 JANUARI 2015
JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
JALAN JAMBU BOL 4/3E, SEKSYEN 4, 40604 SHAH ALAM
4.2.3 Kawalan Dokumen
1. Sekolah telah menyediakan prosedur kawalan dokumen untuk memastikan dokumen yang diwujudkan berada dalam keadaan terkawal.
2. MK, PK, dan DS akan dikawal dari segi edaran dan kegunaan supaya hanya dokumen yang telah disahkan dan terkini sahaja yang digunakan.
3. Kawalan dokumen ini diperjelaskan secara terperinci
dalam Prosedur Kawalan Dokumen.
4.2.4 Kawalan Rekod
Sekolah mewujud dan menyenggara rekod-rekod sebagai bukti pematuhan kepada kehendak standard dan keberkesanan operasi SPSK. Proses bagi pengawalan, identifikasi, penyimpanan, perlindungan, cara mendapatkan semula dan melupuskan rekod.Rekod hendaklah mudah dibaca, dikenalpasti dan diperolehi semula. Tempoh simpanan bagi setiap rekod adalah seperti berikut:- 1. Rekod kewangan selama 7 tahun 2. Rekod selain kewangan selama 2 tahun
-
SPSK/JPNSel MANUAL KUALITI MUKA SURAT : 23
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa
04 22 DISEMBER 2014 00 00 01 JANUARI 2015
JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
JALAN JAMBU BOL 4/3E, SEKSYEN 4, 40604 SHAH ALAM
BAB 5 TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN
5.1 KOMITMEN PENGURUSAN
5.1.1 Pihak Pengurusan Atasan sentiasa memberi komitmen untuk membangunkan sistem pengurusan kualiti dan seterusnya meningkatkan sistem tersebut secara berterusan. Pihak Pengurusan Atasan telah mewujudkan tindakan berikut sebagai bukti komitmen dalam melaksanakan SPSK:-
1. Membuat pelancaran mengenai kepentingan pelaksanaan SPSK
mengikut keperluan standard MS ISO 9001:2008 di Sekolah.
2. Sentiasa memaklumkan dan memberi perhatian mengenai
kepentingan memenuhi keperluan pelanggan kepada Penolong Kanan dan Guru-guru dalam Mesyuarat Jawatankuasa Kurikulum Sekolah dan Mesyuarat Guru.
3. Mewujudkan Dasar Kualiti dan Objektif Kualiti yang selari
dengan memantau prestasi pencapaiannya dari semasa ke semasa.
4. Menganjurkan program dan aktiviti perkembangan staf yang
berkaitan dengan pengurusan kualiti dan kemahiran bekerja kepada anggota organisasi.
5. Menyediakan sumber-sumber yang diperlukan dan berkaitan
bagi menyokong pelaksanaan SPSK.
6. Mengadakan Kajian Semula Pengurusan untuk menilai prestasi
dan menyediakan pelan penambahbaikan terhadap SPSK
5.2 FOKUS KEPADA PELANGGAN
Pihak Pengurusan Atasan memastikan:-
5.2.1 Keperluan pelanggan dikenalpasti.
5.2.2 Semua keperluan pelanggan diterjemahkan dalam bentuk proses perkhidmatan yang ditawarkan kepada pelanggan.
5.2.3 Tahap perkhidmatan yang diberikan sentiasa disemak dan dipertingkatkan bagi memenuhi keperluan pelanggan.
-
SPSK/JPNSel MANUAL KUALITI MUKA SURAT : 24
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa
04 22 DISEMBER 2014 00 00 01 JANUARI 2015
JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
JALAN JAMBU BOL 4/3E, SEKSYEN 4, 40604 SHAH ALAM
5.3 DASAR KUALITI
5.3.1 Pihak Pengurusan Atasan telah mengubal Dasar Kualiti untuk memenuhi perkara-perkara berikut:
1. Bersesuaian dengan Visi dan Misi Sekolah.
2. Menunjukkan komitmen untuk memenuhi keperluan-keperluan
dalam standard MS ISO 9001:2008.
3. Membuat kajian terhadap Dasar Kualiti bagi menentukan
kesesuaiannya dari semasa ke semasa
4. Memastikan dasar kualiti disebar dan difahami oleh semua anggota
dalam organisasi.
5.4 PERANCANGAN
5.4.1 Objektif Kualiti
1. Pihak Pengurusan Atasan telah mewujudkan Objektif Kualiti yang boleh diukur di peringkat organisasi dan proses mengikut keperluan selaras dengan visi, misi dan dasar kualiti yang telah diwujudkan.
2. Pihak Pengurusan Atasan menyediakan kaedah yang sesuai untuk
mengumpul dan menganalisis data bagi menilai pencapaian Objektif kualiti di setiap peringkat untuk dilaporkan dalam Kajian Semula Pengurusan.
5.4.2 Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti
1. Pihak Pengurusan Atasan memastikan perancangan bagi SPSK dilaksanakan untuk memastikan objektif setiap aktiviti dapat dicapai dan berjalan dengan lancar.
Pihak Pengurusan Atasan memastikan segala perubahan dalam SPSK
sentiasa terpelihara walaupun beberapa pindaan terpaksa dilakukan selaras
dengan keperluan semasa.
-
SPSK/JPNSel MANUAL KUALITI MUKA SURAT : 25
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa
04 22 DISEMBER 2014 00 00 01 JANUARI 2015
JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
JALAN JAMBU BOL 4/3E, SEKSYEN 4, 40604 SHAH ALAM
5.5 TANGGUNGJAWAB, KUASA DAN KOMUNIKASI
5.5.1 Tanggungjawab Dan Kuasa
Pihak Pengurusan Atasan mengenalpasti tanggungjawab dan bidang tugas setiap pegawai dan kakitangan dan memberitahu kepada mereka yang terlibat. Pemberitahuan tanggungjawab dan bidang tugas ini dilakukan melalui:
1. Carta organisasi yang menghuraikan hubungan JPNSel,PPDSeldan
Sekolah.
2. Surat pelantikan dan senarai tugas masing-masing. Ringkasan
tanggungjawab dan bidangkuasa pegawai dalam disertakan surat lantikan.
3. Surat penurunan kuasa yang diberikan kepada pegawai-pegawai
berkenaan.
4. Minit-minit Mesyuarat Jawatankuasa Kurikulum Sekolah / Mesyuarat
Guru.
5.5.2 Wakil Pengurusan
1. Pengetua / Guru Besar melantik Penolong Kanan Pentadbiran sebagai Wakil Pengurusan yang bertanggungjawab kepada perkara berikut:
a. Memastikan proses-proses yang diperlukan dalam SPSK
diwujudkan, dilaksanakan dan disenggara.
b. Memaklumkan kepada pihak pengurusan atasan mengenai prestasi SPSK dan sebarang keperluan penambahbaikan.
c. Memastikan kesedaran mengenai keperluan-keperluan
pelanggan diwujudkan di kalangan anggota organisasi.
d. Berurusan dengan pihak luar bagi perkara-perkara yang melibatkan SPSK.
2. Pengetua/Guru Besar melantik salah seorang Guru Penolong Kanan atau Guru Penolong sebagai Pengurus Kualiti untuk membantu Wakil Pengurusan dalam pelaksanaan SPSK di peringkat organisasi.
-
SPSK/JPNSel MANUAL KUALITI MUKA SURAT : 26
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa
04 22 DISEMBER 2014 00 00 01 JANUARI 2015
JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
JALAN JAMBU BOL 4/3E, SEKSYEN 4, 40604 SHAH ALAM
NOTA Tanggungjawab wakil pengurusan adalah termasuk hubungan dengan pihak luar tentang perkara yang berkaitan dengan sistem pengurusan kualiti.
5.5.3 Komunikasi Dalam Organisasi
1. Pihak Pengurusan Atasan memastikan maklumat tentang SPSK
dan keberkesanannya disampaikan kepada anggota dalam organisasi melalui kaedah-kaedah yang sesuai seperti berikut:
a. Mesyuarat Jawatankuasa Kurikulum Sekolah b. Mesyuarat Guru c. Mesyuarat Hal Ehwal Murid d. Mesyuarat Kokurikulum e. Mesyuarat Panitia f. Perhimpunan Mingguan g. Papan Kenyataan h. Poster i. Buletin j. Laman Sesawang/Portal k. Lain-lain kaedah yang difikirkan sesuai
5.6 KAJIAN SEMULA PENGURUSAN
5.6.1 Am
1. Pihak Pengurusan Atasan akan mengadakan kajian semula terhadap keberkesanan dan kesesuaian pelaksanaan SPSK sekurang-kurangnya sekali setahun.
2. Ia bertujuan untuk: a. Menyemak pencapaian objektif kualiti dan kesesuaian dasar
kualiti b. Menyemak keberkesanan sistem pengurusan kualiti
c. Melihat peluang peningkatan dan penambahbaikan
d. Ia dikendalikan oleh Pengarah Pendidikan dan dihadiri oleh
Pihak Pengurusan Atasan dan pegawai-pegawai lain yang berkenaan.
-
SPSK/JPNSel MANUAL KUALITI MUKA SURAT : 27
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa
04 22 DISEMBER 2014 00 00 01 JANUARI 2015
JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
JALAN JAMBU BOL 4/3E, SEKSYEN 4, 40604 SHAH ALAM
e. Rekod Kajian Semula Pengurusan diwujudkan bagi menunjukkan bukti semakan pengurusan dikendalikan, mereka yang terlibat, perkara yang dibincangkan, kesimpulan yang telah dicapai dan tindakan yang telah diambil.
5.6.2 Input Kajian Semula
Pihak Pengurusan Atasan memastikan input Kajian Semula Pengurusan meliputi maklumat berikut:-
a. Laporan penemuan audit.
b. Laporan analisis aduan dan maklumbalas pelanggan.
c. Laporan prestasi penyampaian perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan.
d. Laporan status tindakan pencegahan dan pembetulan.
e. Laporan tindakan susulan daripada Kajian Semula Pengurusan yang lepas.
f. Perubahan-perubahan yang boleh memberi kesan kepada SPSK.
g. Cadangan-cadangan untuk penambahbaikan.
5.6.3 Output Kajian Semula
1. Pihak Pengurusan Atasan akan memastikan hasil Kajian Semula
Pengurusan meliputi keputusan-keputusan dan tindakan-tindakan yang berkaitan dengan perkara berikut:-
a. Peningkatan terhadap keberkesanan SPSK dan proses-proses
yang berkaitan dengannya.
b. Peningkatan kualiti perkhidmatan kepada pelanggan.
c. Keperluan terhadap sumber-sumber yang dipenuhi.
-
SPSK/JPNSel MANUAL KUALITI MUKA SURAT : 28
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa
04 22 DISEMBER 2014 00 00 01 JANUARI 2015
JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
JALAN JAMBU BOL 4/3E, SEKSYEN 4, 40604 SHAH ALAM
BAB 6 PENGURUSAN SUMBER
6.1 BEKALAN SUMBER
6.1.1 Sekolah memastikan sumber-sumber yang sesuai dan diperlukan untuk: 1. melaksanakan dan memelihara SPSK agar ia dapat di
tingkatkan secara berterusan. 2. memenuhi keperluan pelanggan.
6.2 SUMBER MANUSIA
6.2.1 Am Sekolah perlu memastikan anggota dalam organisasi mempunyai kemahiran yang sesuai dari segi pendidikan,
latihan, kemahiran dan pengalaman dalam bidang tugas masing-masing.
NOTA
Keakuran terhadap keperluan produk akan memberi kesan secara langsung atau tidak langsung
oleh anggota yang melaksanakan tugas di dalam sistem pengurusan kualiti.
6.2.2 Kecekapan, Latihan Dan Kesedaran
1. Sekolah memastikan kaedah yang sesuai digunakan untuk menentukan keperluan dan kemahiran asas untuk
menjalankan tugas yang diberi. Antara kaedah yang sesuai adalah seperti berikut:
a. Menggunakan borang soal selidik keperluan latihan personel.
b. Menggunakan borang cadangan Pengetua/Guru Besar.
2. Sekolahmemastikan latihan atau tindakan-tindakan yang sesuai dilaksanakan untuk memenuhi keperluan kepakaran.
3. Sekolah memastikan kaedah yang sesuai diambil untuk
menilai keberkesanan tindakan-tindakan yang telah diambil untuk memenuhi keperluan kepakaran.
4. Sekolah memastikan kaedah yang sesuai digunakan untuk memberi kesedaran akan kepentingan tugas-tugas anggota dalam organisasi dan bagaimana mereka boleh menyumbang ke arah pencapaian objektif-objektif kualiti.
5. Sekolah memastikan rekod-rekod mengenai pendidikan,
latihan, kemahiran dan pengalaman bagi anggota organisasi diwujud dan disenggara.
6. Proses pengendalian latihan diperjelaskan dalam Prosedur
Pengurusan Perkembangan Staf.
-
SPSK/JPNSel MANUAL KUALITI MUKA SURAT : 29
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa
04 22 DISEMBER 2014 00 00 01 JANUARI 2015
JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
JALAN JAMBU BOL 4/3E, SEKSYEN 4, 40604 SHAH ALAM
6.3 INFRASTRUKTUR
6.3.1 Sekolah memastikan infrastruktur yang sesuai dikenalpasti,
disedia dan disenggara bagi mencapai SPSK yang ditetapkan. Infrastruktur tersebut merangkumi perkara-perkara seperti berikut:
1. Tempat, ruang kerja dan kemudahan-kemudahan yang
sesuai dan diperlukan.
2. Peralatan yang meliputi hardware dan software yang diperlukan untuk menjalankan kerja.
3. Kemudahan sokongan seperti pengangkutan, komunikasi dan lain-lain kemudahan yang difikirkan sesuai dan berkaitan.
4. Proses perolehan dan proses penyelenggaraan bahan dan peralatan diperjelaskan dalam Prosedur Pengurusan
Perolehan dan Prosedur Pelenggaraan
6.4 PERSEKITARAN KERJA
6.4.1 Sekolah memastikan persekitaran kerja yang diperlukan
dikenalpasti dan diurus bagi menyokong kepada pencapaian kualiti perkhidmatan dalam semua aspek kerja.
NOTA
Terma persekitaran kerja merujuk kepada situasi kerja yang dilaksanakan termasuk fizikal, persekitaran dan faktor lain (seperti bunyi bising, suhu, kelembapan, pencahayaan, atau cuaca)
-
SPSK/JPNSel MANUAL KUALITI MUKA SURAT : 30
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa
04 22 DISEMBER 2014 00 00 01 JANUARI 2015
JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
JALAN JAMBU BOL 4/3E, SEKSYEN 4, 40604 SHAH ALAM
BAB 7 REALISASI PERKHIDMATAN
7.1 PERANCANGAN BAGI MEREALISASIKAN PERKHIDMATAN
7.1.1 Sekolah bertanggungjawab merancang dan membangunkan proses-proses yang diperlukan supaya perkhidmatan dapat direalisasikan dengan berkesan dan mencapai dasar dan objektif kualiti yang telah diwujudkan.
7.1.2 Sekolah membuat perancangan dan mewujudkan proses-proses yang perlu bagi menghasil dan menyampaikan perkhidmatan
kepada pelanggan.
7.1.3 Di mana sesuai proses penyampaian perkhidmatan kepada
pelanggan akan mengambil kira perkara berikut:-
1. Menepati objektif dan keperluan kualiti bagi perkhidmatan tersebut.
2. Mewujudkan prosedur proses kerja, dokumen dan sumber lain yang boleh digunakan untuk memberi panduan bagi menghasilkan perkhidmatan yang berkualiti kepada
pelanggan.
3. Mewujudkan aktiviti verifikasi, validasi, pemantauan dan pemeriksaan serta kriteria bagi menentukan perkhidmatan memenuhi keperluan yang ditetapkan.
4. Mewujudkan dan menyenggara rekod-rekod untuk membukti dan mengesahkan proses penghasilan perkhidmatan serta perkhidmatan yang disampaikan memenuhi keperluan yang ditetapkan.
Output kepada perancangan hendaklah sesuai dengan cara organisasi diurus dan dikendalikan.
NOTA 1
Dokumen yang menentukan proses-proses sistem pengurusan kualiti (termasuk proses-proses
realisasi produk) dan sumber-sumber yang perlu disediakan khususnya kepada produk, projek atau kontrak, boleh dirujuk kepada pelan kualiti.
7.2 PROSES BERKAITAN DENGAN PELANGGAN
7.2.1 Menentukan Keperluan-Keperluan Perkhidmatan
-
SPSK/JPNSel MANUAL KUALITI MUKA SURAT : 31
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa
04 22 DISEMBER 2014 00 00 01 JANUARI 2015
JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
JALAN JAMBU BOL 4/3E, SEKSYEN 4, 40604 SHAH ALAM
1. Sekolah memastikan keperluan yang dikehendaki oleh pelanggan termasuk keperluan semasa dan selepas pemberian perkhidmatan dapat dipenuhi. Keperluan tersebut adalah seperti berikut:
a. Keperluan terhadap perkhidmatan / proses.
i. Jenis perkhidmatan yang ditawarkan ii. Syarat-syarat dan kelayakan permohonan
b. Keperluan yang telah ditetapkan oleh peraturan dan
undang-undang i. Pekeliling Perkhidmatan ii. Perintah Am
iii. Arahan Perbendaharaan iv. Akta Pendidikan v. Lain-lain peraturan dan perundangan yang dikeluarkan
oleh Kerajaan Malaysia dari semasa ke semasa
c. Keperluan lain yang ditetapkan oleh JPNSel/ PPDSel dari semasa ke semasa
2. Sekolah memastikan anggota dalam organisasi memahami dengan jelas keperluan pelanggan supaya mereka dapat menjalankan tugas dan tanggungjawab dengan cekap, cepat dan berkesan.
NOTA
Aktiviti selepas penghantaran meliputi contohnya tindakan di bawah peruntukan waranti,
tertalkul kepada perjanjian seperti perkhidmatan penyelenggaraan dan perkhidmatan tambahan seperti kitar semula atau pelupusan.
7.2.2 Semakan Semula Keperluan Perkhidmatan
1. Sekolah membuat semakan semula keperluan perkhidmatan
sebelum dilaksanakan kepada pelanggan dengan mengambilkira perkara berikut:-
a. Keperluan perkhidmatan kepada pelanggan telah
dinyatakan dengan jelas.
b. Dokumen-dokumen yang diperlukan untuk memproses permohonan disertakan bersama.
c. Sekolah mampu menyediakan keperluan yang dinyatakan mengikut peraturan dan perundangan yang telah ditetapkan.
-
SPSK/JPNSel MANUAL KUALITI MUKA SURAT : 32
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa
04 22 DISEMBER 2014 00 00 01 JANUARI 2015
JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
JALAN JAMBU BOL 4/3E, SEKSYEN 4, 40604 SHAH ALAM
2. Jika keperluan pelanggan dibuat secara lisan, keperluan tersebut perlu disahkan sebelum dilaksanakan.
3. Jika berlaku perubahan dalam keperluan perkhidmatan, Sekolah akan memastikan dokumen yang berkaitan dipinda dan dimaklumkan kepada personel yang berkenaan.
NOTA
Dalam keadaan tertentu, seperti pemberian perkhidmatan melalui internet, semakan ke atas setiap perkhidmatan yang hendak disampaikan tidak praktikal. Dengan itu semakan boleh dibuat ke atas maklumat perkhidmatan yang ada katalog atau dalam bahan-bahan iklan yang disediakan.
7.2.3 Komunikasi Dengan Pelanggan
1. Sekolah memastikan kaedah yang sesuai disediakan untuk menyampaikan maklumat perkhidmatan kepada pelanggan dari semasa ke semasa.
2. Sekolah memastikan saluran komunikasi yang sesuai
disediakan kepada pelanggan bagi tujuan pertanyaan terhadap perkhidmatan yang diberikan.
3. Sekolah memastikan pelanggan diberi hak untuk membuat
malumbalas dan aduan tentang perkhidmatan yang diberi secara lisan atau bertulis.
4. Proses pengendalian aduan dan maklumbalas pelanggan diperjelaskan dalam Prosedur Pengurusan Aduan Pelanggan.
7.3
REKABENTUK DAN PEMBANGUNAN PROSES (PROSEDUR INI DIKECUALIKAN)
7.4
PEROLEHAN
7.4.1 Proses Perolehan
1. Memastikan bahan atau perkhidmatan yang diperolehi memenuhi keperluan dan spesifikasi yang ditetapkan.
-
SPSK/JPNSel MANUAL KUALITI MUKA SURAT : 33
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa
04 22 DISEMBER 2014 00 00 01 JANUARI 2015
JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
JALAN JAMBU BOL 4/3E, SEKSYEN 4, 40604 SHAH ALAM
2. Memastikan pemilihan Pembekal adalah berdasarkan kepada keupayaan mereka untuk membekalkan barangan atau perkhidmatan (di mana sesuai):
a. mengikut keperluan / spesifikasi yang ditetapkan oleh organisasi
b. bersetuju mengikut terma dan perjanjian yang
telah ditetapkan.
c. menyediakan perkhidmatan tambahan yang boleh meningkatkan kualiti penyampaian perkhidmatan
seperti jaminan perkhidmatan selepas jualan, kemudahan atau perkhidmatan serta faedah-faedah lain yang menguntungkan organisasi.
d. analisis status pencapaian pembekalan yang telah
dibuat sebelumnya.
3. Memastikan penilaian pembekal dibuat berdasarkan kepada kriteria berikut:
a. Telah membekalkan barangan atau perkhidmatan yang memenuhi keperluan / spesifikasi yang telah ditetapkan.
b. Menepati masa penghantaran.
c. Menepati kuantiti yang ditetapkan.
d. Menepati kualiti
4. Sekolah mewujudkan dan menyenggara rekod penilaian pembekal berdasarkan kriteria yang ditetapkan dari semasa ke semasa.
5. Proses perolehan diperjelaskan dalam Prosedur
Pengurusan Perolehan.
7.4.2 Maklumat Perolehan
1. Sekolah memastikan maklumat mengenai bahan atau perkhidmatan yang diperolehi hendaklah dinyatakan dengan jelas termasuk perkara berikut di mana sesuai:-
a. Semua barangan atau perkhidmatan yang hendak
diperolehi perlu mendapat kelulusan daripada Pengetua/Guru Besar.
-
SPSK/JPNSel MANUAL KUALITI MUKA SURAT : 34
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa
04 22 DISEMBER 2014 00 00 01 JANUARI 2015
JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
JALAN JAMBU BOL 4/3E, SEKSYEN 4, 40604 SHAH ALAM
b. Semua barangan atau perkhidmatan yang hendak diperolehi hendaklah menyatakan: i. Nama atau jenis barangan atau perkhidmatan ii. Kuantiti iii. Kos iv. Tempoh
7.4.3 Verifikasi/Pemeriksaan Pembelian
1. Sekolah memastikan semua jenis barangan atau
perkhidmatan yang diterima daripada pembekal diperiksa untuk menentukan ianya menepati dan mengikut jenis, spesifikasi, kuantiti dan masa yang telah ditentukan.
7.5 PENGELUARAN DAN PENYEDIAAN PERKHIDMATAN
7.5.1 Kawalan Ke Atas Pengeluaran dan Penyediaan Perkhidmatan
Sekolahmemastikan proses pemberian perkhidmatan kepada pelanggan dirancang dan dilaksanakan secara terkawal dan di mana berkaitan perkara-perkara berikut diberi perhatian:-
1. Prosedur-prosedur dan lain-lain dokumen yang berkaitan dengan proses utama diwujudkan untuk memastikan proses
dilaksanakan secara terkawal.
2. Menggunakan senarai semak atau instrumen yang bersesuaian bagi tujuan pemantauan, di mana perlu.
3. Memastikan semua peralatan yang digunakan untuk tujuan proses penyampaian perkhidmatan sentiasa disediakan dan diperiksa agar ia berfungsi.
4. Memastikan pelanggan diberi peluang untuk mendapatkan maklumat lain yang berkaitan setelah proses penyampaian perkhidmatan diberikan.
7.5.2 Validasi Proses Pengeluaran dan Penyampaian Perkhidmatan
Organisasi hendaklah mengesahkan mana-mana proses untuk
pengeluaran dan penyediaan perkhidmatan di mana mengakibatkan pengeluaran tidak boleh disahkan oleh pemantauan atau pengukuran. Termasuk dan, sebagai akibat, kekurangan
menjadi jelas hanya selepas produk digunakan atau khidmat telah dihantar. Validasi akan mewujudkan penyusunan untuk proses-proses ini termasuk, di mana perlu
-
SPSK/JPNSel MANUAL KUALITI MUKA SURAT : 35
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa
04 22 DISEMBER 2014 00 00 01 JANUARI 2015
JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
JALAN JAMBU BOL 4/3E, SEKSYEN 4, 40604 SHAH ALAM
a) Menentukan kriteria untuk semakan dan kelulusan proses-
proses.
b) Kelulusan peralatan dan kakitangan yang berkelayakan
c) Menggunakan kaedah dan prosedur-prosedur khusus
d) Keperluan rekod-rekod (lihat 4.2.4); dan
e) Membuat validasi semula
7.5.3 Identifikasi Dan Kemudahkesanan
Sekolahhendaklah memberi identifikasi kepada proses dan perkhidmatan yang disampaikan kepada pelanggan. Antara lain di mana sesuai:
1. Nombor fail peribadi. 2. Nombor rujukan jabatan. 3. Nombor kad pengenalan.
NOTA
Di dalam sesebuah sektor industri, pengurusan tatarajah merupakan satu cara yang mana pengenalpastian dan kemudahkesanan dikekalkan.
7.5.4 Harta Hakmilik Pelanggan
Sekolah bertanggungjawab menguruskan harta milik pelanggan seperti bahan kajian pendidikan, kajian tindakan, laporan dokumentasi, urusan PIBG , laporan tahunan, dalam bentuk bercetak atau elektronik.
NOTA
Hak milik pelanggan boleh termasuk hak milik intelek dan data peribadi.
7.5.5 Pemeliharaan Produk Memastikan semua bahan dan peralatan yang diterima daripada KPM disenggara dengan sempurna sebelum ia disampaikan atau
digunakan oleh pelanggan. Kaedah berikut perlu diberi perhatian
-
SPSK/JPNSel MANUAL KUALITI MUKA SURAT : 36
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa
04 22 DISEMBER 2014 00 00 01 JANUARI 2015
JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
JALAN JAMBU BOL 4/3E, SEKSYEN 4, 40604 SHAH ALAM
1. Bahan Sulit
a. Bahan-bahan kategori SULIT adalah seperti Kertas Soalan Peperiksaan Awam
b. Bahan ini perlu disenggara oleh Pegawai atau kakitangan yang diberi kuasa untuk menerima, menyimpan dan mengeluarkan mengikut peraturan pengurusan bahan sulit yang dikeluarkan oleh Kerajaan Malaysia.
c. Semua bahan yang diterima hendaklah disemak, disahkan penerimaan dan direkodkan.
d. Bahan tersebut hendaklah disimpan terus di Bilik Kebal
atau Rak Besi Berkunci.
e. Bahan yang hendak dikeluarkan perlu disemak, disahkan dan direkodkan pegawai yang diberi kuasa.
f. Pegawai yang diberi tanggungjawab menerima bahan
tersebut hendaklah membuat pengesahan penerimaan. Akuan penerimaan hendaklah direkod dan disenggara.
2. Bahan Lain
a. Ia termasuk Buku Teks, Sukatan Pendidikan, Huraian Sukatan Pendidikan, Buku Panduan dan lain-lain bahan bercetak yang bukan kategori SULIT.
b. Bahan ini perlu disenggara oleh pegawai atau kakitangan yang diberikuasa.
c. Semua bahan yang diterima hendaklah disemak, disahkan penerimaan dan direkodkan.
-
SPSK/JPNSel MANUAL KUALITI MUKA SURAT : 37
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa
04 22 DISEMBER 2014 00 00 01 JANUARI 2015
JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
JALAN JAMBU BOL 4/3E, SEKSYEN 4, 40604 SHAH ALAM
d. Semua bahan tersebut hendaklah disimpan di dalam stor atau tempat simpanan yang difikirkan sesuai dan selamat.
e. Bahan yang hendak diedarkan perlu disemak, disahkan dan direkodkan. Pegawai yang menerima bahan perlu membuat akuan penerimaan. Rekod penerimaan bahan hendaklah disenggara.
7.6 KAWALAN KE ATAS PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN PERALATAN
(PROSEDUR INI DIKECUALIKAN)
BAB 8 PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENAMBAHBAIKAN
-
SPSK/JPNSel MANUAL KUALITI MUKA SURAT : 38
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa
04 22 DISEMBER 2014 00 00 01 JANUARI 2015
JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
JALAN JAMBU BOL 4/3E, SEKSYEN 4, 40604 SHAH ALAM
8.1 AM
Sekolah memastikan proses pemantauan, pengukuran, penganalisisan dan penambahbaikan dirancang dan dilaksanakan untuk:
1. Menunjukkan proses pemberian perkhidmatan menepati keperluan yang ditetapkan.
2. Memastikan proses pemberian perkhidmatan mematuhi SPSK.
3. Membuat penambahbaikan yang berterusan secara berkesan ke atas SPSK.
Ini termasuklah pengenalpastian kaedah-kaedah, meliputi teknik-teknik statistik dan tahap penggunaannya.
8.2 PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN
8.2.1 Kepuasan Pelanggan
Kepuasan hati pelanggan merupakan satu alat pengukur prestasi sistem pengurusan kualiti. Organisasi hendaklah memantau maklumat yang berkaitan dengan persepsi pelanggan bagi
menentukan sama ada organisasi telah dapat memenuhi kehendak
pelanggannya. Kaedah bagi mendapat dan menggunakan maklumat ini hendaklah ditentukan.
NOTA
Memantau persepsi pelanggan termasuk mendapat input daripada punca-punca seperti kajian kepuasan pelanggan, data pelanggan daripada produk yang telah dihantar, kajian pendapat
pengguna, analisis perniagaan rugi, pujian-pujian, tuntutan-tuntutan waranti, laporan peniaga.
8.2.2 Audit Dalaman
1. Sekolahmemastikan audit dalaman dijalankan bagi memastikan sama ada SPSK:-
a. Mematuhi apa yang telah dirancangkan mengikut keperluan-keperluan standard MS ISO 9001:2008 dan keperluan-keperluan SPSK yang telah diwujudkan.
-
SPSK/JPNSel MANUAL KUALITI MUKA SURAT : 39
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa
04 22 DISEMBER 2014 00 00 01 JANUARI 2015
JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
JALAN JAMBU BOL 4/3E, SEKSYEN 4, 40604 SHAH ALAM
b. Telah dilaksanakan dan disenggarakan secara cekap dan berkesan.
2. Proses pengendalian audit dalaman diperjelaskan dalam Pengurusan Audit Dalaman.
3. Sekolahmewujud dan menyenggara rekod Audit Dalaman dari semasa ke semasa.
Pihak pengurusan yang bertanggungjawab dan keperluan-
keperluan untuk perancangan dan pengendalian audit, melaporkan hasil audit dan penyimpanan rekod-rekod (lihat 4.2.4).
Pihak pengurusan yang bertanggungjawab ke atas bidang yang
diaudit hendaklah memastikan sebarang pembetulan dan tindakan
pembetulan diambil dengan segera bagi mengelakkan punca dan
ketidakakurannya ditemui. Tindakan susulan hendaklah meliputi
verifikasi ke atas tindakan yang telah diambil dan laporan
mengenai keputusan verifikasi (lihat 8.5.2)
8.2.3 Pemantauan Dan Pengukuran Proses
1. Sekolah memastikan pemantauan dan pengukuran ke atas
keberkesanan proses-proses SPSK dilaksanakan untuk memenuhi keperluan yang telah ditetapkan.
2. Kaedah yang digunakan bagi memantau dan mengukur
adalah seperti berikut:
a. Mesyuarat Jawatankuasa Kurikulum Sekolah.
b. Mesyuarat Guru
c. Mesyuarat Hal Ehwal Murid
d. Mesyuarat Kokurikulum
e. Mesyuarat Panitia
8.2.4 Pemantauan Dan Pengukuran Perkhidmatan
Sekolahmenggunakan kaedah yang sesuai untuk membuat pemantauan dan pengukuran ke atas ciri-ciri perkhidmatan bagi memastikan ia memenuhi keperluan yang telah ditetapkan. Proses pengukuran dan pemantauan dilakukan di mana sesuai
melalui:-
-
SPSK/JPNSel MANUAL KUALITI MUKA SURAT : 40
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa
04 22 DISEMBER 2014 00 00 01 JANUARI 2015
JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
JALAN JAMBU BOL 4/3E, SEKSYEN 4, 40604 SHAH ALAM
1. Semua peringkat pemeriksaan dalam SPSK iaitu di peringkat penerimaan, pemerosesan dan akhir.
2. Bahan atau perkhidmatan yang diterima daripada pelanggan atau lain-lain pihak disemak dan disahkan memenuhi kriteria yang ditetapkan sebelum diproses;
3. Rekod yang menunjukkan pemeriksaan telah dijalankan disenggara dan rekod ini akan disahkan oleh pegawai yang diberi kuasa.
4. Pengeluaran produk dan perkhidmatan penghantaran kepada pelanggan tidak boleh diteruskan sehingga
penyusunan perancangan diselesaikan dengan memuaskan (lihat 7.1) melainkan ianya diluluskan oleh pihak berkuasa yang berkaitan dan dimana bersesuaian ia boleh diuruskan oleh pelanggan.
8.3 KAWALAN KE ATAS KETIDAKAKURAN PERKHIDMATAN
8.3.1 Sekolahmemastikan perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan dikenalpasti dan dikawal untuk mencegah ianya daripada digunakan dengan tidak sengaja atau
dihantar keluar.
8.3.2 Kawalan dan tanggungjawab pegawai yang berkaitan terhadap perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan diperjelaskan secara di dalam prosedur yang didokumenkan.
8.3.3 Organisasi hendaklah menguruskan ketidakakuran produk melalui satu atau lebih cara yang mana bersesuaian seperti berikut :-
a) Mengambil tindakan untuk menghapuskan ketidakpatuhan yang dikesan;
b) Memberi kuasa bagi penggunaannya, keluaran atau
penerimaan di bawah pengawasan pihak berkuasa berkaitan dan di mana sesuai oleh pelanggan,
c) Mengambil tindakan untuk mengecualikannya daripada
penggunaan atau aplikasi asalnya.
d) Dengan mengambil tindakan yang sesuai ke atas kesan, atau kesan-kesan berpotensi bila ketidakakuran produk dikenalpasti selepas penghantaran atau penggunaanya.
8.3.4 Sekiranya ketidakakuran produk telah diambil tindakan pembetulan, ia perlulah disahkan semula telah memenuhi keperluan yang telah ditetapkan bagi menunjukkan keakuran
-
SPSK/JPNSel MANUAL KUALITI MUKA SURAT : 41
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa
04 22 DISEMBER 2014 00 00 01 JANUARI 2015
JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
JALAN JAMBU BOL 4/3E, SEKSYEN 4, 40604 SHAH ALAM
terhadap keperluan.
8.3.5 Rekod yang berkaitan dengan keadaan ketidakpatuhan atau
ketakakuran dan sebarang tindakan yang diambil diwujudkan
dan disenggara dari semasa ke semasa.
8.4 ANALISIS DATA
8.4.1 Sekolahmenentukan, mengumpul dan menganalisis data-data yang bersesuaian untuk menunjukkan kesesuaian dan
keberkesanan SPSK dan untuk menilai di mana penambahbaikan
yang berterusan ke atas SPSK boleh dibuat. Hasil penganalisisan data akan digunakan untuk memberi maklumat mengenai;
a. Kepuasan hati pelanggan.
b. Memenuhi keperluan perkhidmatan yang ditetapkan.
c. Ciri-ciri dan arah aliran proses-proses perkhidmatan
termasuk peluang untuk tindakan pencegahan.
d. Prestasi pembekal.
8.5 PENAMBAHBAIKAN
8.5.1 Penambahbaikan Berterusan
1. Sekolahmemastikan proses penambahbaikan yang menyeluruh ke atas SPSK melalui penggunaan dasar kualiti,
objektif kualiti, hasil audit, penganalisisan data, tindakan
pembetulan dan pencegahan dan kajian semula pengurusan dibuat secara berkesan.
8.5.2 Tindakan Pembetulan
1. Sekolahmemastikan tindakan pembetulan yang bersesuaian dengan kesan ketidakpatuhan diambil untuk menghapuskan punca ketidakpatuhan supaya ianya tidak berlaku di masa
akan datang.
2. Prosedur tindakan pembetulan hendaklah diwujudkan bagi menerangkan keperluan-keperluan untuk :-
a) Pengenalpastian ketidakakuran (termasuk aduan-aduan pelanggan)
b) Mengalpasti punca-punca ketidakakuran.
c) Penilaian mengenai keperluan untuk mengambil tindakan bagi memastikan ketidakakuran tidak akan berulang
d) Penentuan dan pelaksanaan tindakan yang diperlukan
-
SPSK/JPNSel MANUAL KUALITI MUKA SURAT : 42
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa
04 22 DISEMBER 2014 00 00 01 JANUARI 2015
JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
JALAN JAMBU BOL 4/3E, SEKSYEN 4, 40604 SHAH ALAM
e) Rekod-rekod hasil daripada tindakan yang dilaksanakan
(lihat 4.2.4); dan
f) Mengkaji semula keberkesanan tindakan pembetulan yang telah dilaksanakan.
8.5.3 Tindakan Pencegahan
1. Sekolahmemastikan tindakan pencegahan bagi menghapuskan punca-punca ketidakpatuhan yang dijangka
diambil bagi menghalang ianya daripada berlaku.
2. Prosedur tindakan pencegahan hendaklah diwujudkan bagi mentakrif keperluan-keperluan untuk :-
RAJAH 2: PEMETAAN PROSESSISTEM PENGURUSAN KUALITI
Pelanggan
Perkhidmatan Utama
Perancangan
Perkhidmatan
Pengurusan
Latihan
7.2
Penyediaan
Sumber
6.1
-
SPSK/JPNSel MANUAL KUALITI MUKA SURAT : 43
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa
04 22 DISEMBER 2014 00 00 01 JANUARI 2015
JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
JALAN JAMBU BOL 4/3E, SEKSYEN 4, 40604 SHAH ALAM
LAMPIRAN 1(A) : CARTA ORGANISASI PASUKAN PETUGAS KUALITI JPNSEL
-
SPSK/JPNSel MANUAL KUALITI MUKA SURAT : 44
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa
04 22 DISEMBER 2014 00 00 01 JANUARI 2015
JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
JALAN JAMBU BOL 4/3E, SEKSYEN 4, 40604 SHAH ALAM
LAMPIRAN 1(B) : CARTA ORGANISASI PASUKAN PETUGAS KUALITI PPDSEL
-
SPSK/JPNSel MANUAL KUALITI MUKA SURAT : 45
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa
04 22 DISEMBER 2014 00 00 01 JANUARI 2015
JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
JALAN JAMBU BOL 4/3E, SEKSYEN 4, 40604 SHAH ALAM
LAMPIRAN 1(C) : CARTA ORGANISASI PASUKAN PETUGAS KUALITI SEKOLAH
LAMPIRAN 2 : CARTA ORGANISASI PENGURUSAN JABATAN PENDIDIKAN
NEGERI SELANGOR
-
SPSK/JPNSel MANUAL KUALITI MUKA SURAT : 46
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Kuatkuasa
04 22 DISEMBER 2014 00 00 01 JANUARI 2015
JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
JALAN JAMBU BOL 4/3E, SEKSYEN 4, 40604 SHAH ALAM