manual kualiti spsk- pen gen alan

8/2/2019 Manual Kualiti Spsk- Pen Gen Alan

1/38

`

JABATAN PELAJARAN JOHOR

SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI (SPSK)

KE ARAH MS ISO 9001:2008

PENGURUSAN PEMBELAJARAN & PENGAJARAN

SEKTOR JAMINAN KUALITIPEJABAT PELAJARAN DAERAH

SEKOLAH RENDAH / MENENGAH NEGERI JOHOR


2/38

Manual Kualiti

BAHAGIAN 1 : PENGENALAN

1.1. Pengenalan Kepada Manual Kualitii

Dokumen ini adalah merupakan Manual Kualitii di Sekolah Rendah / Menengah Negeri

Johor (SRNJ / SMNJ). Manual Kualitii ini disediakan untuk memenuhi matlamat dan

objektif P dan P di sekolah ini, selaras dengan kehendak dan ke arah keperluan MS ISO

9001:2008. Ia mengandungi dasar kualiti, objektif kualiti, penerangan ringkas mengenaiSPSK dan prinsip-prinsip asas yang memandu pelaksanaan program Pengajaran &

Pembelajaran. Manual ini dilengkapi dengan Prosedur Kualiti dan Dokumen Sokongan

yang berkaitan dengannya seperti borang, Surat Pekeliling Ikhtisas, Akta, Ordinan dan

buku-buku panduan yang dikeluarkan oleh Pejabat Pelajaran Daerah (PPD), Jabatan

Pelajaran Negeri (JPN) dan Kementerian Pelajaran Malaysia (KPM).

1.2. Tujuan

Tujuan Manual Kualitii ini disediakan adalah untuk :-

a. Menerangkan maklumat asas mengenai organisasi SRNJ / SMNJ;

b. Menerangkan secara ringkas SPSK yang dilaksanakan di SRNJ / SMNJ;

c Menggariskan dasar dan prinsip asas bagi aktiviti P dan P di SRNJ / SMNJ;


3/38

Manual Kualiti

BAHAGIAN 2 : MAKLUMAT ORGANISASI

Organisasi yang terlibat adalah sekolah-sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor yangmelaksanakan dan mengamalkan Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti ( SPSK )

2.1 Latar Belakang Organisasi

2.1.1 Jabatan Pelajaran Johor

Jabatan Pelajaran Johor merupakan organisasi pendidikan yang bertanggungjawabmemastikan sistem pendidikan di negeri Johor dapat dilaksanakan dengan berkesansebagaimana kehendak matlamat Dasar Pelajaran Kebangsaan.

Alamat Jabatan Pelajaran Johor:-

Jabatan Pelajaran Johor,Wisma Pendidikan,Jalan Tun Abdul Razak,

80604 Johor Bahru,Johor Darul Takzim.

Tel : 07 2310 000Faks: 07 2347 125

Visi

SEKOLAH UNGGUL PENJANA GENERASI TERBILANG

Mi i


4/38

Manual Kualiti


5/38

Manual Kualiti

Pejabat-Pejabat Pelajaran Daerah :-

Bil Pejabat Pelajaran Telefon / Faks

1 Pejabat Pelajaran Daerah Johor BahruJKR 6365, Jalan Abdul Rahman Andak80100 Johor Bahru.

07-223633207-2235875 - Faks

2 Pejabat Pelajaran Daerah KulaiPersiaran Indahpura 4Indahpura81000 Kulaijaya.

07-663267707-6632782 Faks

3 Pejabat Pelajaran Daerah PontianWisma PelajaranJKR 1927PJalan Alsaggof82000 Pontian

07-687167707-687167107-6870580 Faks

4 Pejabat Pelajaran Daerah Kota TinggiAras 3 Bangunan Sultan IskandarJalan Kolam Air81900 Kota Tinggi

07-883101207-8832480 Faks

5 Pejabat Pelajaran Daerah Batu PahatJKR BP 2350 (P)Jalan Zaharah83000 Batu Pahat

07-434220107-434233507-4343226 Faks

6 Pejabat Pelajaran Daerah Mersing 07 7992025


6/38

Manual Kualiti

BAHAGIAN 3 : MAKLUMAT SEKOLAH RENDAH/MENENGAH NEGERI JOHOR

3.1 Pengenalan

Organisasi yang terlibat adalah sekolah-sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor yangmelaksanakan dan mengamalkan Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti ( SPSK )

3.1.1 Latar Belakang SRNJ / SMNJ (CONTOH:-SK Bandar UDA (2)

Sekolah Kebangsaan Bandar Uda 2 ( SKBU 2 ) telah dibuka pada 15 April

1990. Pada awal penubuhannya, sekolah ini merupakan cawangan Sekolah

Kebangsaan Kompleks UDA, Johor Bahru. Sekolah ini mempunyai pentadbiran

sendiri pada 15 April 1990 apabila guru besar dilantik bertugas di sekolah ini.

Pada awal pembinaan, kemudahan fizikal terdiri daripada 1 blok kantin dan 2

blok 3 tingkat yang mengandungi pejabat, bilik guru besar, pusat sumber,

musollah, bilik kesihatan, bilik kaunseling, kedai buku, bilik guru, makmal sains,

bengkel kemahiran hidup dan stor am. Sekolah ini dibina di bawah projek

Kementerian Pelajaran Malaysia dan dimulakan pada tahun 1988 dengan nilaian

projek kurang 2.5 juta. Sekolah ini terletak di Jalan Padi Mahsuri, Bandar Baru

Uda, Johor Bahru dengan keluasan tapak, 4 ekar. Pada tahun 2000, tambahan


7/38

Manual Kualiti

Antara kejayaan yang yang diperolehi sekolah ini adalah seperti jadual di

bawah:-

Bil Tahun Kejayaan

1 2002Anugerah Sekolah Harapan Negara Peringkat Daerah JohorBahru (kategori Bandar )

2 2004 62 orang murid mendapat 5A



5 2006 Sekolah Terbaik Peringkat Kebangsaan Club Cyberkids

6 2006 Terbaik UPSR Kategori GPS Negeri Johor.

7 2006 Sekolah Cemerlang UPSR Negeri Johor

8 2005 Sekolah Cemerlang UPSR Negeri Johor

Bil Tahun Guru Besar

1 01.05.1990 17.01.1994 Encik Mohd Shariff bin Khamis

2 17.01 1994 16 .06.1998 Encik Khalid bin Elias3 16.06.1998 - 2003 Encik Amir bin Anuar

4 2003 sekarang Pn Fuziah bt Hj Hassan


8/38

Manual Kualiti

3.1.3 Visi SRNJ / SMNJ (CONTOH :- SK BANDAR BARU UDA 2 )

Menjadikan SK Bandar Baru Uda 2 Sekolah Unggul Penjana Generasi Terbilang

3.1.4 Misi SRNJ / SMNJ (CONTOH :- SK BANDAR BARU UDA 2)

Membangun Potensi Individu Melalui Pendidikan Berkualiti

3.1.5 Dasar Kualiti

SRNJ / SMNJ komited untuk menyediakan dan melaksanakan P dan P yang

berkualiti bagi memenuhi keperluan pelanggan. Adalah menjadi komitmen pihak

pengurusan dan semua anggota untuk mematuhi keperluan-keperluan SPSK

dan meningkatkan keberkesanannya secara berterusan.

Bagi memastikan tujuan ini, Dasar Kualiti berserta dengan objektifnya disemak

semula semasa Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan untuk memastikan

kesesuaiannya yang berterusan. Dasar Kualiti ini disebar luas kepada seluruh

anggota SRNJ / SMNJ melalui media cetak, taklimat pengurusan dan papan

kenyataan untuk difahami dan dihayati.

3.1.6 Objektif Kualiti

Objektif SPSK adalah


9/38

Manual Kualiti

3.1.7 Struktur Organisasi

(Rujuk Lampiran 2)

3.1.8 Pelanggan SRNJ / SMNJ

Bil. Organisasi Pelanggan

1 Sekolah Semua Murid SR Negeri Johor

2. Luar sekolah Ibu bapa/penjaga murid

Masyarakat setempat

3. Stake Holder

Pejabat Pelajaran Daerah

Jabatan Pelajaran Johor

Kementerian Pelajaran Malaysia

Piagam Pelanggan SRNJ / SMNJ (CONTOH SK BANDAR BARU UDA 2 )

a. Memastikan sistem pendidikan berjalan dengan baik di sekolah ini bagi

memenuhi keperluan individu, masyarakat dan negara serta matlamat

perpaduan negara.

b. Menyediakan staf yang mencukupi serta berdedikasi, komited, berdisiplin,

b t j b d d ktif


10/38

Manual Kualiti

3.2 STATUS PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK )

3.2.1 Skop Pelaksanaan

Skop pelaksanaan SPSK SRNJ / SMNJ meliputi program dan aktiviti yang

berkaitan dengan P dan P . Pengecualian aplikasi pelaksanaan MS ISO

9001:2008 sebenar adalah meliputi keperluan-keperluan yang dinyatakan di

bawah:-a. Seksyen 7.3 : Reka Bentuk dan Pembangunan Proses;

b. Seksyen 7.6 : Kawalan Ke Atas Peralatan Pengukuran dan

Pemantauan.

(Rujuk seksyen yang berkenaan untuk justifikasi pengecualian)

3.2.2 Penerangan Mengenai SPSK

Perkara utama yang ditentukan di dalam standard MS ISO 9001:- 2008 adalah

menguruskan proses yang terlibat dalam SRNJ / SMNJ, menggunakan

pendekatan proses, meningkatkan kecekapan dan keberkesanan sistem

P d P k h d k l d t k h ld d t


11/38

Manual Kualiti

Pewujudan, pelaksanaan dan pengekalan prestasi serta keupayaan pengurusan

kualiti P dan P SRNJ / SMRJ memenuhi kehendak dan jangkaan pelanggan

serta stakeholders berlandaskan 8 (lapan) prinsip di atas ditunjukkan di dalamLampiran 1.

3.2.3 Definisi

Definisi istilah boleh dirujuk terus di lampiran Definisi Singkatan Perkataan dan

Para 4 di setiap Prosedur Kualiti (PK).

SEKSYEN 4

BAHAGIAN 4 : DASAR SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK )

4.1. Keperluan Am

SPSK Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor diwujud, dilaksana, didokumen,

dan dikemas kini serta diselenggarakan dengan cara yang sistematik. Ia juga memberi

tumpuan kepada penambahbaikan secara berterusan terhadap keberkesanan P dan P

di sekolah rendah dan menengah selaras dengan kehendak MS ISO 9001:2008.

M d l k k t lib t d l P d P


12/38

Manual Kualiti

a) Manual Kualitii;

b) Prosedur Kualiti;

c) Rekod Kualiti;

d) Dokumen Sokongan.

a) Manual Kualitii

Manual Kualitii adalah dokumen asas yang mengandungi dasar dan objektif

kualiti di Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor. Penerangan ringkas

mengenai SPSK termasuk bagaimana seksyen-seksyen dalam Standard MS ISO

9001:2008 dipatuhi.

b) Prosedur Kualiti

Prosedur Kualiti adalah dokumen yang menggariskan tujuan dan proses kerja bagi

melaksanakan segala aktiviti pengurusan dan operasi SPSK di Sekolah Rendah /

Menengah Negeri Johor.


13/38

Manual Kualiti

d) Dokumen Sokongan

Dokumen Sokongan adalah dokumen yang menjadi rujukan dan panduan serta perlu

dipatuhi dalam melaksanakan aktiviti-aktiviti yang telah didokumenkan dalam

dokumen kualiti.

4.3 Kandungan Dalam Manual Kualitii

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johorperlu menyediakan Manual Kualitii yang

mengandungi perkara-perkara berikut :-

a. Dasar dan Objektif Kualiti;

b. Skop pelaksanaan SPSK;

c. Penjelasan pengecualian aplikasi (exclusion) dalam pematuhan MS ISO 9001:2008;

d. Rujukan kepada Prosedur-prosedur Kualiti dan dokumen sokongan dalam SPSK;

e. Huraian tentang prinsip-prinsip dalam merancang, melaksana, memantau dan menilai

SPSK;


14/38

Manual Kualiti

a. Dokumen baru

i. Dokumen kualiti yang perlu dikawal ialah Manual Kualitii, ProsedurKualiti, Rekod Kualiti dan Dokumen Sokongan;

ii. Wakil Pengurusan adalah bertanggungjawab memastikan dokumen-

dokumen kualiti yang dirujuk dalam SPSK adalah yang terkini dan ditempatkan

di lokasi yang mudah dirujuk oleh mereka yang terlibat. Dokumen kualiti yangdisimpan secara elektronik perlu disokong oleh sistem back-up;

iii. Manual Kualitii, Prosedur Kualiti dan Dokumen Sokongan hendaklah

diluluskan oleh Pengarah Pelajaran Johor;

iv. Setiap keluaran Manual Kualitii, Prosedur Kualiti dan Dokumen

Sokongan diberikan identifikasi dan dicatatkan nombor keluaran, tarikh keluaran,

nombor pindaan, tarikh pindaan dan tarikh kuatkuasa. Pemegang dokumen dan

nombor salinan dokumen dikenal pasti melalui Senarai Edaran. Senarai Edaran

diselenggarakan oleh Pengurus Kualiti Negeri;

v. Dokumen-dokumen kualiti hanya diedarkan kepada pemegang-

pemegang dokumen yang disenaraikan dalam Senarai Edaran dan dokumen-

d k i i di d DOKUMEN TERKAWAL k l d k k liti


15/38

Manual Kualiti

i. Setiap anggota boleh memberikan cadangan pindaan kepada dokumen kualiti.

Cadangan pindaan mesti dikemukakan kepada Wakil Pengurusan dengan

menggunakan Borang Cadangan Pindaan;

ii. Sebarang pindaan ke atas Manual Kualitii, Prosedur Kualiti dan Dokumen

Sokongan hendaklah mendapat kelulusan Pengarah Pelajaran Johor;

iii. Semua pindaan yang dibuat dicatatkan di dalam rekod pindaan;

iv. Pindaan ke atas Manual Kualitii dibuat dengan menggantikan muka surat yang

terlibat dengan pindaan, nombor pindaan ditambah dan tarikh kuat kuasa yang

baru akan diberikan. Bagi pindaan yang melebihi 50%, keseluruhan dokumen

digantikan dengan nombor keluaran ditambah dan tarikh kuatkuasa baru

diberikan;

v. Pindaan ke atas Prosedur Kualiti dibuat dengan menggantikan keseluruhan

dokumen dan nombor keluaran ditambah serta tarikh kuat kuasa baru diberikan;

vi. Dokumen-dokumen yang telah dipinda diedarkan kepada pemegang pemegang

dokumen;

vii. Pemegang dokumen bertanggungjawab memasukkan semua pindaan dan

mengeluarkan dokumen yang tidak terpakai serta memusnahkannya.

P D k


16/38

Manual Kualiti

hendaklah disimpan secara sistematik untuk rujukan sebagai bukti objektif kepada aktiviti-

aktiviti kualiti. Pelupusan rekod-rekod kualiti dibuat mengikut Surat Pekeliling Am Bil.

1/1997.

Dokumen Berkaitan

PK12:- Pengurusan Kawalan Dokumen dan Rekod


17/38

Manual Kualiti

SEKSYEN 5

BAHAGIAN 5 : TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

5.1. Komitmen Pengurusan

Pihak pengurusan atasan Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johorkomited dalam

membangun, melaksana dan menambahbaik secara berterusan keberkesanan SPSK

dengan cara:-

a. Komunikasi kepada semua kakitangan tentang pentingnya memenuhi kehendakpelanggan serta mematuhi peraturan dan undang-undang;

b. Mewujudkan dasar kualiti;

c. Mewujudkan objektif-objektif kualiti;

d. Menjalankan Kajian Semula Pengurusan;

e. Memastikan penyediaan sumber-sumber yang mencukupi.

5.2. Tumpuan Kepada Pelanggan

Pihak pengurusan atasan Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor

bertanggungjawab memastikan kehendak pelanggan sekolah dikenal pasti dan dipenuhi

d t j i k tk k l Pi P l di di k b i


18/38

Manual Kualiti

5.4. Perancangan

5.4.1. Objektif Kualiti SRNJ / SMNJ

Pihak pengurusan atasan akan memastikan objektif kualiti termasuk keperluan-

keperluan proses P dan P diwujudkan pada setiap tahap dan bagi setiap fungsi

di sekolah. Bagi tujuan ini pihak sekolah akan:--

a. Melaksanakan sepenuhnya P dan P yang dijadualkan dalam program

sekolah;

b. Memastikan program peningkatan akademik murid dilaksanakan secara

berterusan.

5.4.2. Perancangan SPSK

Pihak pengurusan atasan Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johorakan

memastikan:--

a. Perancangan SPSK dilaksanakan seperti mana yang didokumenkan dan

objektif kualiti yang ditetapkan dapat dicapai. Perancangan SPSK akan

mengambil kira perkara-perkara berikut:--

i. Kemahiran dan pengetahuan guru-guru;


19/38

Manual Kualiti

Pengurusan, Pengurus Kualiti atau Ketua Juruaudit dalam melaksanakan tugas,

kuasa dan tanggungjawab untuk disebarkan kepada semua staf dalam

organisasi masing-masing.

5.5.2. Wakil Pengurusan

Wakil Pengurusan mempunyai tanggungjawab berikut :-

a. Mewujud, melaksana dan menyelenggarakan SPSK yang memenuhi

kehendak, matlamat dan objektif selaras dengan keperluan MS ISO9001:2008;

b. Melaporkan kemajuan dan keberkesanan pelaksanaan SPSK dan sebarang

keperluan penambahbaikan;

c. Berurusan dengan pihak-pihak luar mengenai perkara-perkara berkaitan

dengan SPSK sekolah;

d. Memastikan aktiviti-aktiviti yang berkaitan dengan kesedaran terhadap

keperluan pelanggan sentiasa dilaksanakan di kalangan anggota organisasi

yang terlibat dalam pelaksanaan SPSK.

5.5.3. Komunikasi Dalaman


20/38

Manual Kualiti

perlu dilaksanakan bagi memastikan SPSK Sekolah Rendah / Menengah

Negeri Johorsentiasa berkesan dalam memenuhi semua keperluan yang telah

ditetapkan. Mesyuarat dipengerusikan oleh Pengurus Kualiti Negeri Johor danminit mesyuarat akan dicatat oleh ahli mesyuarat yang dilantik secara giliran.

Rekod-rekod Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan akan diselenggara

mengikut kehendak Seksyen 4.2.4.

5.6.2. Input Kepada Kajian Semula Pengurusan

Agenda Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan merangkumi:-

a. Pencapaian Dasar dan Objektif Kualiti;

b. Penemuan Audit Dalam;

c. Aduan dan Maklum balas Pelanggan;

d. Laporan berkaitan dengan prestasi proses penyediaan dan penyampaian

produk atau perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan;

e. Laporan status tindakan pembetulan dan pencegahan;

f. Tindakan susulan ke atas Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan yang

lepas;


21/38

Manual Kualiti

Keputusan-keputusan hasil daripada Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

hendaklah disampai dan dimaklumkan kepada anggota organisasi. Semua

rekod Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan disimpan dan diselenggara.

Dokumen Berkaitan

PK16 Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan Penambahbaikan

SEKSYEN 6

BAHAGIAN 6 : PENGURUSAN SUMBER

6.1. Bekalan Sumber

Pihak pengurusan atasan bertanggungjawab untuk mengenalpasti, merancang dan

berusaha mendapatkan sumber yang mencukupi untuk melaksanakan proses

pengurusan berkualiti termasuk:-

a. Mendapatkan bilangan staf yang mencukupi;

b. Staf yang terlatih;


22/38

Manual Kualiti

6.2.2 Kompetensi, kesedaran dan latihan

Pihak pengurusan atasan Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johorhendaklah:-

a. Menentukan opsyen dan latihan guru mencukupi untuk menjalankan tugas-tugas

yang memberi kesan kepada kualiti P dan P;

b. Memberi latihan atau mengambil inisiatif untuk memenuhi keperluan P dan P;

c. Menilai keberkesanan inisiatif yang diambil untuk memenuhi keperluan P dan P

yang berkesan;

d. Memastikan anggota organisasi sedar akan kepentingan tugas masing-masing dan

bagaimana mereka menyumbang untuk mencapai objektif kualiti P dan P.

e. Menyelenggara rekod-rekod pendidikan, latihan, pengetahuan dan kemahiran

(Seksyen 4.2.4.).

Dokumen Berkaitan

PK10 Pengurusan Perkembangan Staf

PK04 Pengurusan Pencerapan


23/38

Manual Kualiti

menghasilkan suasana kerja yang kondusif bagi menyokong kepada penghasilan

proses P dan P yang berkualiti.

Dokumen Berkaitan

PK10 - Pengurusan Perkembangan Staf


24/38

Manual Kualiti

SEKSYEN 7

BAHAGIAN 7: PROSES PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN PEMBELAJARAN

DAN PENGAJARAN (P dan P)

7.1. Perancangan Bagi Penghasilan Perkhidmatan

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan merancang dan menyediakan

kaedah untuk mengurus dan melaksanakan proses P dan P dengan berkesan selaras

dengan Falsafah Pendidikan Kebangsaan. Perancangan ini merangkumi :-

a. Penetapan objektif kualiti dan keperluan P dan P berpandukan pekeliling berkaitan;

b. Mewujudkan proses-proses, dokumen dan sumber-sumber yang diperlukan;

c. Penyediaan kriteria bagi tujuan menjalankan pemantauan, pencerapan,

peperiksaan dan penilaian yang perlu bagi mewujudkan P dan P yang berkesan;

d. Penyelenggaraan rekod-rekod kualiti sebagai bukti pematuhan kepada keperluanSPSK.

Dokumen Berkaitan

Manual Kualitii

PK01 hingga PK17


25/38

Manual Kualiti

organisasi membuat komitmen untuk melaksanakan P dan P kepada murid-

murid. Organisasi akan memastikan :-

a. Semakan semula keperluan P dan P dipenuhi;

b. Sebarang perbezaan akan diselesaikan terlebih dahulu sebelum sesi

persekolahan bermula;

c. Organisasi mempunyai keupayaan untuk memenuhi semua keperluan P

dan P yang dikenal pasti dalam proses pelaksanaan P dan P kepada murid-

murid.

Dokumen Berkaitan

Manual Kualiti

PK01 hingga PK17

7.2.3. Komunikasi Dengan Pelanggan.

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan menentukan dan

melaksanakan kaedah berkomunikasi secara berkesan dengan murid, ibu bapa,

masyarakat setempat dan pihak atasan mengenai:-

a. Maklumat berkaitan P dan P yang dilaksanakan;


26/38

Manual Kualiti

7.4. Perolehan

7.4.1. Proses Perolehan / Pembelian.

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan memastikan proses

Perolehan dan Pembelian mematuhi Arahan Perbendaharaan.

Dokumen Berkaitan

PK11 - Pengurusan Perolehan / Pembelian

7.4.2. Maklumat Perolehan/Pembelian.

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johorakan menentukan ciri-ciri bahan

dan perkhidmatan yang bakal diperolehi di samping mengenal pasti pembekal di

mana berkaitan di dalam pembelian bahan dan perkhidmatan. Pembekal perlu

mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan oleh pihak organisasi atau PPD atau

JPN atau KPM.

7.4.3. Verifikasi Ke Atas Bahan & Perkhidmatan Yang Diperolehi.

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johorakan menentukan ciri-ciri bahan


27/38

Manual Kualiti

c. Penggunaan Bahan Bantu Mengajar (BBM) yang sesuai;

d. Instrumen pemantauan dan pengukuran tahap pencapaian disediakan;

e. Pelaksanaan sistem pemantauan dan penilaian.

Dokumen Berkaitan

Manual Kualitii Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor

PK01 hingga PK17

Kesahan Proses Penyediaan dan Penyampaian P dan P KepadaPelanggan.

Sekolah akan membuat kesahan ke atas proses P dan P untuk menghasilkan

P dan P yang berkesan dengan :-

a. Menentukan kriteria bagi tujuan semakan dan kelulusan untuk proses P

dan P dilaksanakan dalam perkhidmatan;

b. Memastikan peralatan dan personel yang sesuai;

c. Penggunaan kaedah dan prosedur yang sesuai untuk proses P dan P;

d. Mewujud dan menyelenggarakan rekod dan dokumentasi P dan P;


28/38

Manual Kualiti


29/38

Manual Kualiti

7.5.4.Harta Hak Milik Pelanggan

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johorakan mengawal ke atas harta hak

milik pelanggan dengan cara mengenal pasti, mengesahkan dan menjaganya

dengan selamat.

7.5.5. Pemuliharaan

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan memastikan sebarang

bahan dan peralatan organisasi akan dikendali, dikenal pasti, dijaga, dipulihara

dan disimpan.

Dokumen Berkaitan

Manual Kualiti

PK01 hingga PK17

7.6. Kawalan Ke Atas Peralatan Pengukuran dan Pemantauan.

Seksyen ini tidak digunakan kerana organisasi tidak mempunyai peralatan yang

memerlukan pengukuran dan pemantauan.


30/38

Manual Kualiti

Dokumen Berkaitan

Manual Kualiti

PK01 hingga PK17

8.2 Pemantauan dan pengukuran

8.2.1. Kepuasan Pelanggan

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan memantau maklumat

berhubung persepsi pelanggan terhadap perkhidmatan bagi memenuhi

keperluan pelanggan. Kaedah yang sesuai akan ditentukan bagi mendapatkan

maklumat daripada pelanggan. Maklumat kepuasan pelanggan akan diperolehi

melalui:-

a. Aduan pelanggan;

b. Audit dalam;

c. Keputusan mesyuarat dengan wakil pelanggan;

d. Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan;

e. Peti Cadangan.


31/38

Manual Kualiti

a. Audit Dalam dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali setahun bagi

mengesahkan kerja-kerja mengikut prosedur dan memastikan

keberkesanan SPSK.

b. Wakil Pengurusan / Jawatankuasa Kualiti bertanggungjawab untuk

merancang dan menjadualkan Audit Dalam. Perancangan dan jadual audit

perlu mengambil kira:-

i. Status keberkesanan pelaksanaan;

ii. Kepentingan status yang akan diaudit;

iii. Keputusan audit yang lepas.

c. Audit Dalam dijalankan oleh individu yang dipertanggungjawabkan dan

tidak terlibat dengan aktiviti yang diaudit.

d. Pihak yang diaudit perlu mengambil tindakan pembetulan dan pencegahan

ke atas ketidakakuran yang ditemui oleh juru audit;

e. Audit Susulan akan dijalankan bagi memastikan tindakan pembetulan dan

pencegahan ke atas ketidakakuran yang ditemui telah dilaksanakan

dengan berkesan;


32/38

Manual Kualiti

Sekiranya proses yang dilaksanakan tidak dapat menghasilkan output yang

dirancang, tindakan pembetulan akan diambil dengan serta merta.


33/38

Manual Kualiti

Dokumen Berkaitan

Manual Kualiti

PK01 hingga PK17

8.2.4.Pemantauan dan Pengukuran Proses-Proses P dan P .

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johorakan memantau dan mengukur

proses-proses P dan P bagi memenuhi keperluan yang ditetapkan. Pemantauan

dan pengukuran ini dibuat mengikut tahap yang sesuai. Rekod-rekod mengenai

pemantauan dan pengukuran disimpan dan diselenggara seperti Seksyen 4.2.4.

Dokumen Berkaitan

Manual Kualiti

PK01 hingga PK17

8.3. Kawalan Ke Atas Perkhidmatan Yang Tidak Memenuhi Keperluan Yang Ditetapkan.

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johorakan memastikan perkhidmatan yang

tidak menepati keperluan dikawal melalui aktiviti pemantauan dan pengukuran.

Pemantauan dan pengukuran akan dilaksanakan di semua peringkat dalam proses P

dan P di organisasi. Proses perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan yang


34/38

Manual Kualiti

8.4. Analisis Data

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan menentukan, mengumpul dan

menganalisis data yang perlu untuk menunjukkan kesesuaian serta keberkesanan

Sistem Pengurusan Kualiti. Penilaian dan penambahbaikan yang menyeluruh ke atas

SPSK boleh dibuat. Analisis ini akan meliputi data yang dihasilkan daripada

pemantauan, pengukuran dan sumber-sumber lain yang bersesuaian. Penganalisisan

data akan memberi maklumat berkaitan dengan:-

a. Kepuasan pelanggan ( Seksyen 8.2.1);

b. Memenuhi objektif P dan P ( Seksyen 7.2.1);

c. Ciri-ciri dan arah aliran proses P dan P serta ruang untuk Tindakan

Pencegahan;

d. Prestasi pembekal.

Analisis Data akan dijalankan seperti di bawah.

Jenis Data Kekerapan Tanggungjawab Kaedah

a. Kepuasan Pelanggan Setiap 6 bulan Pengurusan Deskriptif

b. Pencapaian Objektif Kualiti Setahun Sekali Pengurusan Deskriptif


35/38

Manual Kualiti

c. Analisis Data;

d. Laporan Audit Dalam;.

e. Tindakan Pembetulan;

f. Tindakan Pencegahan;

g. Kajian Semula Pengurusan;

h. Cadangan daripada pelanggan;

i. Penanda aras ( bench marking).

Dokumen Berkaitan


8.5.2. Tindakan Pembetulan

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johorakan mengambil tindakan untuk

menghapuskan punca ketidakpatuhan supaya tidak berlaku lagi. Tindakan-

tindakan pembetulan hendaklah bersesuaian dengan kesan ketidakpatuhan

yang ditemui. Prosedur yang didokumenkan bertujuan untuk :-


36/38

Manual Kualiti

berulang. Tindakan pencegahan hendaklah bersesuaian dengan kesan dan

masalah-masalah yang dijangka. Prosedur tindakan pencegahan akan

diwujudkan meliputi perkara-perkara berikut :-

a. Menentukan kemungkinan ketidakakuran dan punca-puncanya;

b. Menilai keperluan untuk tindakan bagi memastikan ketidakakuran tidak

berulang;

c. Menentu dan melaksana tindakan yang diperlukan;

d. Merekod tindakan-tindakan yang dilaksanakan (Seksyen 4.2.4.);

e. Merekod, menyimpan dan menyelenggara hasil tindakan pencegahan;

f. Mengkaji semula tindakan pencegahan yang telah dilaksanakan.

Dokumen Berkaitan



37/38

Manual Kualiti

Lampiran 1Pemetaan Proses

Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti Negeri Johor(Pengurusan P dan P )

Pelanggan

Pengurusan Pembelajaran danPengajaran

PerancanganPerkhidmatan

Perkhidmatan YangDiberikan

Penrekodan &Penyimpanan Maklumat

Kawalan

Perolehan

Pengurusan Latihan

7.2 :- Proses Berkaitan Dengan Pelanggan

7.1 :-Perancangan Penyampaian Perkhidmatan7.5.2.:-Penyediaan Proses P DAN P

6.4 :-Persekitaran kerja7.5.3:-Identifikasi & Kemudahkesanan8.2.3:-Pemantauan & Pengukuran8.2.4:-Pemantauan & Pengukuran P danP8.3 :-Kawalan Perkhidmatan Yang

Tidak Akur

6.2:- Sumber Manusia

6.3:- Infrastruktur6.4:- Persekitaran Kerja7.4:- Perolehan

Penyediaan Sumber

6.1:- Bekalan Sumber


38/38

GURU BIMBINGANDAN KAUNSELING

Manual Kualiti

Lampiran 2CARTA ORGANISASI

SEKOLAH RENDAH / MENENGAH NEGERI JOHOR (CONTOH)

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 38

PENGETUA/GURU BESAR

GURU PENOLONG KANAN(Pentadbiran)

GPK HEM GURU PENOLONG KANAN(Kokurikulum)

Kurikulum

Ketua Bidang

Ketua Panitia

Jadual Waktu

Pusat Sumber

Peperiksaan

SPKS MS ISO

Bilik Khas / Bengkel

Pentadbiran

Perjawatan

Kewangan

Maklumat & Data

Bangunan

Peralatan/Perabot

Staf Sokongan

Perkembangan Staf

SPBT Keselamatan Unit Beruniform Majlis Sukan

Persatuan / KelabKelab PermainanKantin

Koperasi

B & K

Majlis Ketua Tingkatan

Data SRM

AJK Keceriaan

Biasiswa

Kesihatan/Kebajikan

Disiplin

Pendaftaran

P. Pencegahan Dadah

Penyelia Tingatan& Guru Kelas

Majlis PencegahanJenayah

GPK PETANG

Penerbitan

Dakwah & Agama

MBMMBI / 60:40 Pemantauan &Pencerapan

Carta Organisasi berbezamengikut kesesuaian sekolah

manual kualiti spsk- pen gen alan

Documents