manual kualiti spsk- smkkb.docx

MANUAL KUALITI

Manual Kualiti

`JABATAN PELAJARAN JOHOR

SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI (SPSK)KE ARAH MS ISO 9001:2008PENGURUSAN PEMBELAJARAN & PENGAJARAN

SEKTOR JAMINAN KUALITI PEJABAT PELAJARAN DAERAH SEKOLAH RENDAH / MENENGAH NEGERI JOHOR

SEKSYEN 1

BAHAGIAN 1 : PENGENALAN

1.1.Pengenalan Kepada Manual Kualiti

Dokumen ini adalah merupakan Manual Kualitii di Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor (SRNJ / SMNJ). Manual Kualiti ini disediakan untuk memenuhi matlamat dan objektif P dan P di sekolah ini, selaras dengan kehendak dan ke arah keperluan MS ISO 9001:2008. Ia mengandungi dasar kualiti, objektif kualiti, penerangan ringkas mengenai SPSK dan prinsip-prinsip asas yang memandu pelaksanaan program Pengajaran & Pembelajaran. Manual ini dilengkapi dengan Prosedur Kualiti dan Dokumen Sokongan yang berkaitan dengannya seperti borang, Surat Pekeliling Ikhtisas, Akta, Ordinan dan buku-buku panduan yang dikeluarkan oleh Pejabat Pelajaran Daerah (PPD), Jabatan Pelajaran Negeri (JPN) dan Kementerian Pelajaran Malaysia (KPM).

1.2.Tujuan

Tujuan Manual Kualitii ini disediakan adalah untuk :-a. Menerangkan maklumat asas mengenai organisasi SRNJ / SMNJ;b. Menerangkan secara ringkas SPSK yang dilaksanakan di SRNJ / SMNJ;c. Menggariskan dasar dan prinsip asas bagi aktiviti P dan P di SRNJ / SMNJ;d. Menjelaskan mengenai pengecualian aplikasi dalam memenuhi keperluan ke arah MS ISO 9001:2008.

1.3.Kandungan Manual Kualitii

Manual ini mengandungi 4 bahagian seperti berikut :-Bahagian1:PengenalanBahagian2:Maklumat OrganisasiBahagian3:Strategi Pelaksanaan Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti( SPSK ) Negeri Johor Bahagian4:Dasar Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti ( SPSK )Negeri JohorSeksyen 4:Sistem Pengurusan KualitiSeksyen 5:Tanggungjawab PengurusanSeksyen 6:Pengurusan SumberSeksyen 7:Penghasilan PerkhidmatanSeksyen 8:Pengukuran, Penganalisisan dan PenambahbaikanSEKSYEN 2

BAHAGIAN 2: MAKLUMAT ORGANISASIOrganisasi yang terlibat adalah sekolah-sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor yang melaksanakan dan mengamalkan Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti ( SPSK )

2.1 Latar Belakang Organisasi

2.1.1 Jabatan Pelajaran Johor

Jabatan Pelajaran Johor merupakan organisasi pendidikan yang bertanggungjawab memastikan sistem pendidikan di negeri Johor dapat dilaksanakan dengan berkesan sebagaimana kehendak matlamat Dasar Pelajaran Kebangsaan.

Alamat Jabatan Pelajaran Johor:-

Jabatan Pelajaran Johor,Wisma Pendidikan,Jalan Tun Abdul Razak,80604 Johor Bahru,Johor Darul Takzim.

Tel: 07 2310 000Faks: 07 2347 125

Visi

SEKOLAH UNGGUL PENJANA GENERASI TERBILANG

Misi

MEMBANGUN POTENSI INDIVIDU MELALUI PENDIDIKAN BERKUALITI

Slogan

SELANGKAH DI HADAPAN ( ONE STEP AHEAD )

Moto

JOHOR TOP 5

Pejabat-Pejabat Pelajaran Daerah:-

BilPejabat PelajaranTelefon / Faks

1Pejabat Pelajaran Daerah Johor BahruJKR 6365, Jalan Abdul Rahman Andak80100 Johor Bahru.

07-223633207-2235875 - Faks

2Pejabat Pelajaran Daerah KulaiPersiaran Indahpura 4Indahpura81000 Kulaijaya.07-663267707-6632782 Faks

3Pejabat Pelajaran Daerah PontianWisma Pelajaran JKR 1927P Jalan Alsaggof82000 Pontian

07-687167707-687167107-6870580 Faks

4Pejabat Pelajaran Daerah Kota TinggiAras 3 Bangunan Sultan IskandarJalan Kolam Air81900 Kota Tinggi

07-883101207-8832480 Faks

5Pejabat Pelajaran Daerah Batu PahatJKR BP 2350 (P)Jalan Zaharah83000 Batu Pahat

07-434220107-434233507-4343226 Faks

6Pejabat Pelajaran Daerah MersingKM 2 Jalan Jemaluang86800 Mersing

07-799202507-7991828 Faks

7Pejabat Pelajaran Daerah Kluang275524 Jalan Sentosa86000 Kluang

07-772294607-7722540 Faks

8Pejabat Pelajaran Daerah SegamatJKR 1884, Jalan Aji85000 Segamat

07-931113207-9314476 Faks

9Pejabat Pelajaran Daerah MuarJKR 242, Jalan Arab84000 Muar

06-952189806-9528795 Faks

10Pejabat Pelajaran Daerah Pasir Gudangd/a SK Kota Puteri 4,Jalan Penaga, Bandar Kota Puteri,80750 Masai07 388121007-3881203 - Faks

SEKSYEN 3

BAHAGIAN 3 : MAKLUMAT SMK KULAI BESAR

3.1Pengenalan

Organisasi yang terlibat adalah sekolah-sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor yang melaksanakan dan mengamalkan Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti ( SPSK )

3.1.1 Latar Belakang SMK Kulai Besar

Sekolah Menengah Kebangsaan Kulai Besar (SMK Kulai Besar) telah ditubuhkan pada tahun 1986 di atas sebidang tanah seluas 25 ekar. Ianya terdiri daripada tiga blok, bangunan tiga tingkat, sebuah kantin dan bengkel. Pada peringkat awalnya sekolah ini adalah cawangan daripada Sekolah Menengah Sultan Ibrahim, Kulai kira-kira empat kilometer dari sekolah ini. Ketika ini pengetua sekolah ialah En. Chandrasegaran. Pada 1hb. Januari 1988, sekolah ini di tadbir kan sendiri. Pengetua yang pertama sekolah ini ialah Tuan Haji Musa bin Haron, mulai 1hb. Januari 1988 hingga 15hb. April 1992. Sekolah ini mula mengambil murid pada 3hb. Januari 1988 yang terdiri daripada 16 guru dan 365 murid yang menduduki tingkatan peralihan dan satu di sidang pagi sahaja. Memandangkan kekurangan bilik darjah, pada tahun 1990, sekolah ini memulakan sidang petang.

Peperiksaan Sijil Rendah Pelajaran yang pertama kalinya diadakan pada tahun 1990. Murid-murid yang lulus Sijil Rendah Pelajaran telah ditempatkan di Sekolah Menengah Tuanku Abdul Rahman Putra, Kulai. Mulai 1993, sekolah ini memulakan kelas Tingkatan Empat Sains dan Sastera. Pada tahun 1993, sekolah ini mendapat sebuah bangunan tambahan tiga tingkat yang terdiri daripada 12 bilik darjah dan 3 makmal sains. Pengetua yang kedua sekolah ini ialah En. Suratman bin. Dasim mulai 15hb. Julai 1992 hingga 15hb. Ogos 1993 dan Pengetua yang ketiga ialah En. Salamon bin Sarip mulai 16 hb. Ogos 1993 hingga Januari 1998. Pengetua yang keempat ialah Pn. Melina Wong binti Abdullah. Beliau memulakan tugas mu1ai 1hb. Mac 1998 hingga 14 hb Februari 2001.

Pengetua kelima adalah En. Siow Yee Woo mulai 1 hb April 2001 hingga 30 hb November 2001. Bermula dari 1 hb. Disember 2001 hingga Jun 2002, tugas Pengetua dipangku oleh En. Ahmad Fauzi bin Mohd Sumali, Penolong Kanan sekolah sebelum beliau bertukar ke SMK Kangkar Pulai. Jawatan ini seterusnya dipangku oleh En. Che Mustapa bin Che Ismail dari Jun 2002 hingga Jun 2003. Seterusnya En. Lee Hock Lai menjadi Pengetua mulai 16 hb Jun 2003 hingga 31 Oktober 2006 sebelum beliau kemudiannya ditukarkan ke SMK Sultan Ibrahim, Kulaijaya.

Menggantikan Encik Lee Hock Lai selepas itu ialah Pn hajah Zubaidah Bt. Endot Mulai 1 November 2006, selaku pengetua yang ke-7. Beliau berkhidmat di sekolah ini sehingga 15 September 2011, sebelum ditukarkan ke SMK. Pn. Hajah Fouziah binti Abu Hamid memahat nama selaku pengetua yang ke-8 dan meneruskan legasi kepimpinan pengetua sekolah ini bermula pada 16 September 2011. Beliau sebelumnya bertugas sebagai Penolong Kanan Pentadbiran di SMK Taman Mutiara Rini 1, Johor Baru. Pada waktu ini SMK Kulai Besar berada di bawah kepimpinan Puan Tan Moi Yan selaku pengetua yang baru bagi menggantikan Pn Hajah Fouziah Abu Hamid yang bertukar ke Johor Bahru. Pn Tan Moi Yan sebelum ini adalah pengetua di SMK IJ Convent, Johor Baharu. Penempatan beliau ke SMK Kulai Besar mencatat sejarah baru selaku Pengetua Gred DG52.

Sepanjang tempoh terbinanya sekolah ini, satu peristiwa kebakaran telah berlaku pada 27 Jun 1999 yang melibatkan blok A sekolah serta beberapa bahagian dari blok-blok yang lain, yang telah dilakukan oleh murid. Kesan dari peristiwa ini memberikan persepsi yang kurang baik masyarakat terhadap sekolah sehingga ke hari ini. Pada 3 Januari 2004, sebuah sekolah baru telah ditubuhkan dengan menumpang sementara di sekolah ini sehinggalah bulan Ogos 2004 sebelum berpindah ke bangunan sendiri di Indahpura. Bilangan murid di SMK Kulai Besar berkurangan menjadi di sekitar 800 orang sahaja. Ini disebabkan murid-murid yang tinggal di alamat Saleng dan Indahpura ditempatkan di SMK Indahpura.

Pada masa ini murid-murid yang ditempatkan di SMK KULAI BESAR adalah murid-murid yang tinggal di Bandar Putra, Ladang Swee Lam, Kg. Pertanian, Kg. Separa, Ladang Kulai Besar, Taman Makmur dan Kulai Besar. Tuan Haji Musa bin Haron boleh dianggap sebagai pengasas sebenar SMK Kulai Besar, memandangkan beliau merupakan Pengetua yang pertama semenjak SMK Kulai Besar ditubuhkan pada 1988. Beliau mula berkhidmat di SMK Kulai Besar selaku Pemangku Pengetua selama lebih 6 bulan seterusnya dilantik menjadi Pengetua SMK Kulai Besar pada tahun 1988. Pada tempoh masa perkhidmatan beliau dari 1988 hingga 1992, beliau telah menyaksikan pelbagai kelemahan, kekurangan, kejayaan mahupun kemajuan yang dicapai oleh sekolah ini.

Tuan Haji Musa bin Haron dilahirkan pada l hb. Febuari 1944 dan berasal dari Batu Pahat, Johor. Mendapat pendidikan awal di Sekolah Kebangsaan Pintas Puding, Batu Pahat dan kemudian meneruskan Pelajaran menengah di Sekolah. Tinggi Batu Pahat. Selepas tamat persekolahan beliau pernah menjawat jawatan sebagai guru sandaran di Sekolah Kebangsaan Setia Jaya, Batu Pahat. Beliau kemudian menyambung pengajiannya di Maktab Perguruan Sultan Idris, Tanjung Malim, Perak hingga 1966. Sepanjang tempoh perkhidmatannya beliau telah bertugas di beberapa buah sekolah sebelum ditempatkan di SMK Kulai Besar. Pengalaman perkhidmatan beliau antaranya adalah seperti berikut;

TARIKHSEKOLAHJAWATAN

01.01.1967SK Teluk Sengat, Kota TinggiGuru Penolong

15.01.1969SK Felda Bukit Besar, KulaijayaGuru Penolong

01.01.1970SMK Sultan Alaudin, Bukit Besar, KulaijayaGuru Penolong

1984SMK Kelapa Sawit, KulaijayaGuru Penolong

1986SMK Kelapa Sawit, KulaijayaPenyelia Petang

1988SMK Kelapa Sawit, KulaijayaGPK Pentadbiran

1988 - 1992SMK Kulai Besar, KulaijayaPengetua

Sebelum dilantik menjadi Pengetua di SMK Kulai Besar, beliau terlebih dahulu telah dilantik sebagai Pemangku Pengetua SMK Kulai Besar selama 6 bulan. Perubahan dasar KPM dan JPA dalam perjawatan pengetua, menyebabkan beliau kemudiannya bertukar ke SK Bahagia sebagai Guru Besar. Selepas itu beliau ditukarkan pula ke Jabatan Pendidikan Negeri bagi menjawat jawatan sebagai Penyelia Kanan Sekolah Menengah selama 6 tahun sehingga beliau bersara.

Tuan Hj. Musa bin Haron juga pernah dilantik sebagai Ketua Bidang Bahasa Peringkat Negeri dan pernah diberi tanggungjawab menganjurkan Kursus KBSM peringkat daerah di SMK Kulai Besar. Di samping itu beliau juga memegang jawatan sebagai Setiausaha Pengakap Peringkat Daerah dari 1989 hingga 1995 dan setiausaha PKPSM daerah Kulai. Sepanjang perkhidmatannya, sumbangan beliau di SMK Kulai Besar amatlah banyak. Beliau berkhidmat di SMK Kulai Besar ketika sekolah berkenaan berada di tahap gred C, di mana pada permulaannya SMK Kulai Besar hanya mempunyai 3 blok bangunan asas, 16 orang guru dan 3 orang kakitangan dan pelajarnya seramai 360 orang. Namun jumlah kemasukan murid terus meningkat mencapai 1000 orang pada tahun kedua.

Beliau amat menitik beratkan tentang keindahan dan keceriaan sekolah. Untuk mencapai matlamat itu beliau sendiri mengusahakan penanaman pokok bunga bagi mengindahkan suasana fizikal landskap sekolah. Di samping itu menguruskan permohonan bangunan tambahan blok D bagi menampung kekurangan bilik darjah. Di bidang kurikulum beliau berjaya menganjurkan Pesta Kurikulum pada tahun 1990 dan mengadakan Pameran Kurikulum. Beliau sentiasa memastikan prestasi pencapaian akademik sekolah meningkat. Di bidang ko-Kurikulum, beliau menjadikan seolah-olah SMK Kulai Besar sekolah yang pertama menganjurkan pertandingan bola jaring serentak bagi kumpulan peringkat di bawah umur 12, 15 dan 18 tahun.

SMK Kulai Besar juga terpilih menjadi tuan rumah bagi semua pertandingan PSKPP peringkat daerah. Beliau sentiasa menjalinkan hubungan rapat di antara pihak sekolah dengan pihak luar umpamanya dengan para Ibu Bapa murid, Polis, Majlis Daerah Kulai bagi mendapatkan kerjasama demi menjaga keamanan dan keselamatan sekolah. Perawakan beliau yang lembut, mudah mesra, sedia bekerjasama, prihatin dan amat mengambil berat menyebabkan beliau seorang yang disanjung dan amat disenangi.

Antara kejayaan yang yang diperolehi sekolah ini adalah seperti jadual di bawah:-

BilTahunKejayaan

12005Anugerah Pengurusan Kewangan Cemerlang

22009Pencapaian Prestasi Cemerlang SPM (melebihi 90%)

32010Anugerah Bilik Operasi Cemerlang Sekolah Menengah Negeri Johor

42010Sijil Kecemerlangan Sempena Hari Anugerah Pendidikan Kulaijaya (Kaategori Peratus Lonjakan Saujana Tertinggi)

52011Anugerah Bilik Operasi Cemerlang Sekolah Menengah Negeri Johor

3.1.2Fungsi Sekolah SRNJ / SMNJ

SRNJ / SMNJ sebagai institusi untuk mendidik murid-murid peringkat sekolah rendah yang terpilih sebagai persediaan pengajian ke peringkat tinggi selaras dengan Falsafah Pendidikan Kebangsaan.

Bidang-bidang yang dicakupi adalah:-

a.Pengajaranb.Pembelajaranc.Bimbingan dan pembentukan sahsiahd.Aktiviti Kokurikulume.Pentadbiranf.Perhubungan dengan komuniti dan agensi luar

3.1.3Visi SRNJ / SMNJ

Menjadikan SMK Kulai BesarSekolah Unggul Penjana Generasi Terbilang

3.1.4 Misi SRNJ / SMNJ

Membangun Potensi Individu Melalui Pendidikan Berkualiti

3.1.5Dasar Kualiti

SRNJ / SMNJ komited untuk menyediakan dan melaksanakan P dan P yang berkualiti bagi memenuhi keperluan pelanggan. Adalah menjadi komitmen pihak pengurusan dan semua anggota untuk mematuhi keperluan-keperluan SPSK dan meningkatkan keberkesanannya secara berterusan.

Bagi memastikan tujuan ini, Dasar Kualiti berserta dengan objektifnya disemak semula semasa Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan untuk memastikan kesesuaiannya yang berterusan. Dasar Kualiti ini disebar luas kepada seluruh anggota SRNJ / SMNJ melalui media cetak, taklimat pengurusan dan papan kenyataan untuk difahami dan dihayati.

3.1.6Objektif Kualiti

Objektif SPSK adalah

a. Melaksanakan 100% Pengajaran & Pembelajaran berdasarkan Rancangan Pelajaran Tahunan kecuali berlaku perkara-parkara yang di luar kawalan SRNJ / SMNJ b. Memastikan pencapaian murid Tahap 2 sekolah Rendah Negeri Johor mencapai 65% lulus keseluruhan atau peningkatan 3 % dari tahun sebelumnya dalam peperiksaan Pertengahan Tahun, Akhir Tahun dan UPSR.c. Memastikan 100 % murid sekolah Rendah Negeri Johor mendapat Perkhidmatan Bimbingan dalam Kemahiran Belajar, Pembangunan Diri Murid, Motivasi dan Kerjaya, melainkan berlaku perkara-perkara yang di luar kawalan sekolah.d. 100 % aduan dan maklum balas pelanggan akan dilayan sebagaimana yang dinyatakan dalam Prosedur Kualiti Aduan Pelanggan.e. Melaksanakan Pengurusan Kewangan Tanpa Teguran Audit.

3.1.7Struktur Organisasi

(Rujuk Lampiran 2)

3.1.8Pelanggan SRNJ / SMNJ

Bil.OrganisasiPelanggan

1SekolahSemua Murid SR Negeri Johor

2.Luar sekolah Ibu bapa/penjaga murid Masyarakat setempat

3.Stake Holder Pejabat Pelajaran Daerah Jabatan Pelajaran Johor Kementerian Pelajaran Malaysia

3.1.9 Piagam Pelanggan SRNJ / SMNJ (CONTOH SMK KULAI BESAR)

a. Memastikan sistem pendidikan berjalan dengan baik di sekolah ini bagi memenuhi keperluan individu, masyarakat dan negara serta matlamat perpaduan negara.b. Menyediakan staf yang mencukupi serta berdedikasi, komited, berdisiplin, bertanggungjawab dan produktif.c. Memastikan semua kanak-kanak dan pelajar mendapat tempat belajar pada hari pertama persekolahan bermula.d. Menentukan setiap guru dan kakitangan dapat berkhidmat dengan cekap dan berkesan sepanjang masa.e. Memastikan kami sentiasa peka dan responsif kepada kehendak dan keperluan pelanggan murid, masyarakat dan negara.f. Menentukan segala surat kepada sekolah diberi jawapan dengan segera.g. Bersedia memberi penerangan dan maklumat terkini dengan lengkap, tepat dan cepat kepada yang berkenaan.h. Sentiasa bersedia dan sanggup menerima pendapat, cadangan, syor dan yang membina dari semua pihak demi meningkatkan prestasi perkhidmatan dan kecemerlangan akademik.

3.2 STATUS PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK )

3.2.1Skop Pelaksanaan

Skop pelaksanaan SPSK SRNJ / SMNJ meliputi program dan aktiviti yang berkaitan dengan P dan P . Pengecualian aplikasi pelaksanaan MS ISO 9001:2008 sebenar adalah meliputi keperluan-keperluan yang dinyatakan di bawah:-a. Seksyen 7.3 : Reka Bentuk dan Pembangunan Proses;b. Seksyen 7.6 : Kawalan Ke Atas Peralatan Pengukuran danPemantauan.(Rujuk seksyen yang berkenaan untuk justifikasi pengecualian)

3.2.2Penerangan Mengenai SPSK

Perkara utama yang ditentukan di dalam standard MS ISO 9001:- 2008 adalah menguruskan proses yang terlibat dalam SRNJ / SMNJ, menggunakan pendekatan proses, meningkatkan kecekapan dan keberkesanan sistem pengurusan P dan P supaya kehendak pelanggan dan stakeholders dapat dipenuhi. Penerangan lanjut mengenai Model SPSK berasaskan pendekatan proses dijelaskan dalam Lampiran 1. Siri MS ISO 9001:2008 berlandaskan kepada 8 (lapan) prinsip yang asas kepada falsafah dan matlamat standard ini diwujudkan. Prinsip-prinsip tersebut adalah :-a. Tumpuan kepada pelanggan;b. Kepimpinan;c. Penglibatan anggota organisasi;d. Pendekatan proses;e. Pengurusan P dan P yang mengamalkan pendekatan sistem;f. Penambahbaikan secara berterusan;g. Pendekatan membuat keputusan berdasarkan fakta;h. Hubungan dengan pembekal untuk faedah bersama.

Pewujudan, pelaksanaan dan pengekalan prestasi serta keupayaan pengurusan kualiti P dan P SRNJ / SMRJ memenuhi kehendak dan jangkaan pelanggan serta stakeholders berlandaskan 8 (lapan) prinsip di atas ditunjukkan di dalam Lampiran 1.

3.2.3Definisi

Definisi istilah boleh dirujuk terus di lampiran Definisi Singkatan Perkataan danPara 4 di setiap Prosedur Kualiti (PK).

SEKSYEN 4

BAHAGIAN 4 : DASAR SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI ( SPSK )4.1.Keperluan Am

SPSK Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor diwujud, dilaksana, didokumen, dan dikemas kini serta diselenggarakan dengan cara yang sistematik. Ia juga memberi tumpuan kepada penambahbaikan secara berterusan terhadap keberkesanan P dan P di sekolah rendah dan menengah selaras dengan kehendak MS ISO 9001:2008.a. Merancang dan melaksanakan proses-proses yang terlibat dalam P dan P ;b. Menentukan turutan dan hubung kait antara proses-proses ini di Lampiran 1;c. Menentukan kriteria dan kaedah bagi menilai keberkesanan operasi serta kawalan ke atas proses-proses tersebut bagi memastikan keberkesanannya;d. Menyediakan sumber dan maklumat yang diperlukan untuk pelaksanaan dan pemantauan proses-proses tersebut;e. Memantau dan menilai proses-proses melalui audit dalam, kajian semula pengurusan, aduan dan maklum balas pelanggan serta pemantauan oleh pegawai-pegawai yang dipertanggungjawabkan;f. Melaksanakan tindakan-tindakan yang perlu bagi memastikan pencapaian matlamat yang dirancang dan membuat penambahbaikan yang berterusan ke atas proses-proses tersebut.

4.2.Keperluan Dokumentasi

Pelaksanaan SPSK adalah berasaskan kepada 4 peringkat dokumen iaitu :-a) Manual Kualitii;b) Prosedur Kualiti;c) Rekod Kualiti;d) Dokumen Sokongan.

a) Manual Kualitii

Manual Kualitii adalah dokumen asas yang mengandungi dasar dan objektif kualiti di Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor. Penerangan ringkas mengenai SPSK termasuk bagaimana seksyen-seksyen dalam Standard MS ISO 9001:2008 dipatuhi.

b) Prosedur Kualiti

Prosedur Kualiti adalah dokumen yang menggariskan tujuan dan proses kerja bagi melaksanakan segala aktiviti pengurusan dan operasi SPSK di Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor.

c) Rekod Kualiti

Rekod Kualiti adalah dokumen yang menjadi bukti pematuhan SPSK.

Struktur dokumen kualiti ini digambarkan oleh Rajah 1 berikut :-

RAJAH 1 :- HIERARKI DOKUMENTASIMenerangkanDasar dan objektif kualiti Sistem Pengurusan Kualiti mengikut seksyen-seksyen dalam Standard MS ISO 9001:-2008 dan dasar mengenainya

MANUALKUALITI

Menerangkan Proses-proses yang dijalankan bagi pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti

PROSEDURKUALITI

Menerangkan Bukti pematuhan SPSK yang diamalkan Dokumen yang menyokong pelaksanaan SPSK seperti Surat Pekeliling, Arahan Perbendaharaan dan Garis Panduan

REKOD KUALITI DAN DOKUMEN SOKONGAN

d) Dokumen SokonganDokumen Sokongan adalah dokumen yang menjadi rujukan dan panduan serta perlu dipatuhi dalam melaksanakan aktiviti-aktiviti yang telah didokumenkan dalam dokumen kualiti.

4.3Kandungan Dalam Manual Kualitii

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor perlu menyediakan Manual Kualitii yang mengandungi perkara-perkara berikut :-a. Dasar dan Objektif Kualiti;b. Skop pelaksanaan SPSK;c. Penjelasan pengecualian aplikasi (exclusion) dalam pematuhan MS ISO 9001:2008;d. Rujukan kepada Prosedur-prosedur Kualiti dan dokumen sokongan dalam SPSK;e. Huraian tentang prinsip-prinsip dalam merancang, melaksana, memantau dan menilai SPSK;f. Proses-proses yang dikenal pasti di dalam pelaksanaan SPSK.

Dokumen Berkaitan

Manual KualitiPK01 hingga PK17

4.4Kawalan Dokumen

Dokumen kualiti yang dikawal di dalam SPSK ialah :-

a. Manual Kualitii;b. Prosedur Kualiti;c. Rekod Kualiti;d. Dokumen Sokongan.

Dokumen-dokumen ini dikawal melalui cara berikut:-

a. Dokumen barui. Dokumen kualiti yang perlu dikawal ialah Manual Kualitii, Prosedur Kualiti, Rekod Kualiti dan Dokumen Sokongan;

ii. Wakil Pengurusan adalah bertanggungjawab memastikan dokumen-dokumen kualiti yang dirujuk dalam SPSK adalah yang terkini dan ditempatkan di lokasi yang mudah dirujuk oleh mereka yang terlibat. Dokumen kualiti yang disimpan secara elektronik perlu disokong oleh sistem back-up;iii. Manual Kualitii, Prosedur Kualiti dan Dokumen Sokongan hendaklah diluluskan oleh Pengarah Pelajaran Johor;iv. Setiap keluaran Manual Kualitii, Prosedur Kualiti dan Dokumen Sokongan diberikan identifikasi dan dicatatkan nombor keluaran, tarikh keluaran, nombor pindaan, tarikh pindaan dan tarikh kuatkuasa. Pemegang dokumen dan nombor salinan dokumen dikenal pasti melalui Senarai Edaran. Senarai Edaran diselenggarakan oleh Pengurus Kualiti Negeri;v. Dokumen-dokumen kualiti hanya diedarkan kepada pemegang-pemegang dokumen yang disenaraikan dalam Senarai Edaran dan dokumen-dokumen ini dicap dengan DOKUMEN TERKAWAL, manakala dokumen kualiti yang perlu diedarkan kepada pihak lain selain daripada pemegang di dalam Senarai Edaran adalah diklasifikasikan semula sebagai dokumen tidak terkawal. Dokumen tersebut akan dicap sebagai SALINAN TIDAK TERKAWAL di penjuru sebelah kanan atas. Dokumen tersebut tidak akan terlibat di dalam sebarang pindaan untuk dikemas kini;vi. Satu Senarai Induk Dokumen Kualiti dalaman dan luaran, yang mengandungi semua dokumen kualiti yang digunakan dalam SPSK dan status terkini, disediakan. Senarai ini dikemas kini dari masa ke semasa apabila berlaku perubahan ke atas status dokumen-dokumen tersebut;vii. Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor menyediakan Dokumen Kualiti dalam bentuk bercetak.

b. Pindaan Dokumen i. Setiap anggota boleh memberikan cadangan pindaan kepada dokumen kualiti. Cadangan pindaan mesti dikemukakan kepada Wakil Pengurusan dengan menggunakan Borang Cadangan Pindaan;ii. Sebarang pindaan ke atas Manual Kualitii, Prosedur Kualiti dan Dokumen Sokongan hendaklah mendapat kelulusan Pengarah Pelajaran Johor;iii. Semua pindaan yang dibuat dicatatkan di dalam rekod pindaan;iv. Pindaan ke atas Manual Kualitii dibuat dengan menggantikan muka surat yang terlibat dengan pindaan, nombor pindaan ditambah dan tarikh kuat kuasa yang baru akan diberikan. Bagi pindaan yang melebihi 50%, keseluruhan dokumen digantikan dengan nombor keluaran ditambah dan tarikh kuatkuasa baru diberikan;v. Pindaan ke atas Prosedur Kualiti dibuat dengan menggantikan keseluruhan dokumen dan nombor keluaran ditambah serta tarikh kuat kuasa baru diberikan;vi. Dokumen-dokumen yang telah dipinda diedarkan kepada pemegang pemegang dokumen;vii. Pemegang dokumen bertanggungjawab memasukkan semua pindaan dan mengeluarkan dokumen yang tidak terpakai serta memusnahkannya.c. Pengurusan DokumenPengurus Dokumen Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor ialah Pengurus Kualiti Negeri Johor yang dilantik oleh Pengarah Pelajaran Johor. Tugas pengurus dokumen ialah menyelenggara naskah dokumen induk, menyelaras pindaan dokumen, senarai edaran dokumen dan penyimpanan yang dikenal pasti dalam setiap Prosedur Kualiti.

Dokumen BerkaitanPK12 Pengurusan Kawalan Dokumen Dan Rekod

4.5Kawalan Rekod

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor hendaklah mewujudkan dan menyelenggarakan satu prosedur berhubung Pengurusan Rekod Kualiti. Senarai Induk bagi rekod kualiti diwujudkan untuk kemudahan pengendalian dan pengesanan rekod. Had masa penyimpanan dikenal pasti dan rekod kualiti disimpan dengan selamat dalam fail-fail atau folder atau buku tertentu yang mudah dibaca dan dirujuk semula. Jika rekod disimpan secara elektronik, satu sistem sokongan (back up) bagi rekod-rekod berkenaan hendaklah disimpan secara sistematik untuk rujukan sebagai bukti objektif kepada aktiviti-aktiviti kualiti. Pelupusan rekod-rekod kualiti dibuat mengikut Surat Pekeliling Am Bil. 1/1997.

Dokumen BerkaitanPK12 :- Pengurusan Kawalan Dokumen dan Rekod

SEKSYEN 5

BAHAGIAN 5:TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

5.1.Komitmen Pengurusan

Pihak pengurusan atasan Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor komited dalam membangun, melaksana dan menambahbaik secara berterusan keberkesanan SPSK dengan cara:-a.Komunikasi kepada semua kakitangan tentang pentingnya memenuhi kehendak pelanggan serta mematuhi peraturan dan undang-undang;b.Mewujudkan dasar kualiti;c.Mewujudkan objektif-objektif kualiti;d.Menjalankan Kajian Semula Pengurusan;e.Memastikan penyediaan sumber-sumber yang mencukupi.

5.2.Tumpuan Kepada Pelanggan

Pihak pengurusan atasan Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor bertanggungjawab memastikan kehendak pelanggan sekolah dikenal pasti dan dipenuhi dengan tujuan meningkatkan kepuasan pelanggan. Piagam Pelanggan disediakan bagi menentukan tahap perkhidmatan yang diberikan. Prestasi SPSK Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor diukur melalui penilaian ke atas kepuasan pelanggan. Saluran untuk menerima cadangan dan aduan pelanggan bagi menilai tahap kepuasan pelanggan disediakan melalui perjumpaan dan perbincangan dengan ibu bapa, masyarakat dan stakeholder (mengikut kesesuaian).

Dokumen BerkaitanPK08 Pengurusan Aduan Pelanggan

5.3.Dasar Kualiti

Dasar Kualiti Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor adalah untuk menyediakan P dan P yang berkualiti bagi memenuhi keperluan pelanggan selaras dengan dasar dan Falsafah Pendidikan Kebangsaan melalui pelaksanaan SPSK. Dasar ini akan disebar luas kepada seluruh warga sekolah dan akan dikaji semula dari masa ke semasa mengikut kesesuaian dan kehendak Kementerian Pelajaran Malaysia.

5.4.Perancangan

5.4.1.Objektif Kualiti SRNJ / SMNJ

Pihak pengurusan atasan akan memastikan objektif kualiti termasuk keperluan-keperluan proses P dan P diwujudkan pada setiap tahap dan bagi setiap fungsi di sekolah. Bagi tujuan ini pihak sekolah akan:--a. Melaksanakan sepenuhnya P dan P yang dijadualkan dalam program sekolah;b. Memastikan program peningkatan akademik murid dilaksanakan secara berterusan.

5.4.2.Perancangan SPSK

Pihak pengurusan atasan Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan memastikan:--a. Perancangan SPSK dilaksanakan seperti mana yang didokumenkan dan objektif kualiti yang ditetapkan dapat dicapai. Perancangan SPSK akan mengambil kira perkara-perkara berikut:--i. Kemahiran dan pengetahuan guru-guru;ii.Sumber yang diperlukan seperti kewangan dan infrastruktur;iii. Dokumen yang perlu bagi melaksanakan SPSK serta rekod-rekod hasil daripadanya;iv. Sebarang perubahan kepada SPSK ini adalah terancang dan akan dipatuhi.b. SPSK kekal kukuh walaupun berlaku perubahan dalam organisasi. Sekiranya perubahan dalam organisasi menyebabkan perubahan kepada SPSK yang telah didokumenkan, perubahan tersebut akan didokumenkan.

5.5.Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi

5.5.1.Tanggungjawab dan Kuasa

Pengurusan atasan Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan memastikan tanggungjawab dan kuasa adalah jelas. Pengarah Pelajaran Johor boleh mengarahkan mana-mana pegawai atau guru yang dilantik sebagai Wakil Pengurusan, Pengurus Kualiti atau Ketua Juruaudit dalam melaksanakan tugas, kuasa dan tanggungjawab untuk disebarkan kepada semua staf dalam organisasi masing-masing.

5.5.2.Wakil Pengurusan

Wakil Pengurusan mempunyai tanggungjawab berikut :-a. Mewujud, melaksana dan menyelenggarakan SPSK yang memenuhi kehendak, matlamat dan objektif selaras dengan keperluan MS ISO 9001:2008;b. Melaporkan kemajuan dan keberkesanan pelaksanaan SPSK dan sebarang keperluan penambahbaikan;c. Berurusan dengan pihak-pihak luar mengenai perkara-perkara berkaitan dengan SPSK sekolah;d. Memastikan aktiviti-aktiviti yang berkaitan dengan kesedaran terhadap keperluan pelanggan sentiasa dilaksanakan di kalangan anggota organisasi yang terlibat dalam pelaksanaan SPSK.

5.5.3.Komunikasi Dalaman

Pihak pengurusan atasan akan memastikan komunikasi di organisasi adalah berkesan melalui:-a. Mesyuarat;b. Sesi taklimat dan perbincangan;c. Papan kenyataan;d. Maklum balas pelanggan;e. Memo dalaman;f. Perhimpunan.

5.6.Kajian Semula Pengurusan

5.6.1. Am

Pihak pengurusan atasan bertanggungjawab mengadakan mesyuarat kajian semula pengurusan sekurang-kurangnya SEKALI setahun. Kajian semula ini perlu dilaksanakan bagi memastikan SPSK Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor sentiasa berkesan dalam memenuhi semua keperluan yang telah ditetapkan. Mesyuarat dipengerusikan oleh Pengurus Kualiti Negeri Johor dan minit mesyuarat akan dicatat oleh ahli mesyuarat yang dilantik secara giliran. Rekod-rekod Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan akan diselenggara mengikut kehendak Seksyen 4.2.4.

5.6.2.Input Kepada Kajian Semula Pengurusan

Agenda Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan merangkumi:-a. Pencapaian Dasar dan Objektif Kualiti;b. Penemuan Audit Dalam;c. Aduan dan Maklum balas Pelanggan;d. Laporan berkaitan dengan prestasi proses penyediaan dan penyampaian produk atau perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan;e. Laporan status tindakan pembetulan dan pencegahan;f. Tindakan susulan ke atas Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan yang lepas;g. Perubahan yang boleh memberi kesan kepada SPSK;h. Cadangan penambahbaikan.

Dokumen BerkaitanPK16 Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan PenambahbaikanPK17 :- Kajian Semula Pengurusan

5.6.3.Hasil Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

Pihak pengurusan atasan bertanggungjawab mengambil tindakan ke atas keputusan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan berkaitan dengan:-a. Peningkatan keberkesanan SPSK dan proses prosesnya;b. Peningkatan kualiti perkhidmatan kepada pelanggan;c. Sumber-sumber yang disediakan.Keputusan-keputusan hasil daripada Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan hendaklah disampai dan dimaklumkan kepada anggota organisasi. Semua rekod Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan disimpan dan diselenggara.

Dokumen BerkaitanPK16 Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan Penambahbaikan

SEKSYEN 6

BAHAGIAN 6:PENGURUSAN SUMBER

6.1.Bekalan Sumber

Pihak pengurusan atasan bertanggungjawab untuk mengenalpasti, merancang dan berusaha mendapatkan sumber yang mencukupi untuk melaksanakan proses pengurusan berkualiti termasuk:-a. Mendapatkan bilangan staf yang mencukupi;b. Staf yang terlatih; c. Pengagihan peruntukan kewangan yang mencukupi; d. Peralatan infrasruktur sekolah yang sesuai;e. Persekitaran kerja yang kondusif.

Dokumen BerkaitanPK02 - Pengurusan Jadual WaktuPK10 Pengurusan Perkembangan StafPK11 Pengurusan Perolehan / Pembelian

6.2.Sumber Manusia

6.2.1.Am

Pihak pengurusan atasan organisasi akan menentukan dengan PPD, berusaha menyediakan staf yang kompeten berdasarkan opsyen, latihan, kemahiran dan pengalaman yang sesuai dari masa ke semasa dalam memastikan proses perkhidmatan di sekolah mengikut piawaian kualiti yang ditetapkan.

6.2.2Kompetensi, kesedaran dan latihan

Pihak pengurusan atasan Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor hendaklah:-a.Menentukan opsyen dan latihan guru mencukupi untuk menjalankan tugas-tugas yang memberi kesan kepada kualiti P dan P;b.Memberi latihan atau mengambil inisiatif untuk memenuhi keperluan P dan P;

c.Menilai keberkesanan inisiatif yang diambil untuk memenuhi keperluan P dan P yang berkesan;

d.Memastikan anggota organisasi sedar akan kepentingan tugas masing-masing dan bagaimana mereka menyumbang untuk mencapai objektif kualiti P dan P. e.Menyelenggara rekod-rekod pendidikan, latihan, pengetahuan dan kemahiran (Seksyen 4.2.4.).Dokumen BerkaitanPK10 Pengurusan Perkembangan StafPK04 Pengurusan Pencerapan

6.3.Infrastruktur

Pihak pengurusan atasan organisasi hendaklah menentukan, menyediakan dan menyelenggara infrastruktur yang diperlukan bagi mencapai kualiti perkhidmatan yang ditetapkan. Infrastruktur ini merangkumi:-a. Bilik darjah dan kemudahan yang berkaitan; b. Peralatan yang meliputi perkakasan dan perisian; c. Kemudahan komunikasi.

Dokumen BerkaitanPK11 - Pengurusan Perolehan dan Pembelian

6.4.Persekitaran Kerja

Pengurusan atasan organisasi akan mewujud, mengurus dan memastikan persekitaran tempat kerja memenuhi kepuasan hati staf, memotivasi dan menghasilkan suasana kerja yang kondusif bagi menyokong kepada penghasilan proses P dan P yang berkualiti.

Dokumen BerkaitanPK10 - Pengurusan Perkembangan Staf

SEKSYEN 7

BAHAGIAN 7:PROSES PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN PEMBELAJARAN DAN PENGAJARAN (P dan P)

7.1.Perancangan Bagi Penghasilan Perkhidmatan

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan merancang dan menyediakan kaedah untuk mengurus dan melaksanakan proses P dan P dengan berkesan selaras dengan Falsafah Pendidikan Kebangsaan. Perancangan ini merangkumi :- a. Penetapan objektif kualiti dan keperluan P dan P berpandukan pekeliling berkaitan;b. Mewujudkan proses-proses, dokumen dan sumber-sumber yang diperlukan;c. Penyediaan kriteria bagi tujuan menjalankan pemantauan, pencerapan, peperiksaan dan penilaian yang perlu bagi mewujudkan P dan P yang berkesan;d. Penyelenggaraan rekod-rekod kualiti sebagai bukti pematuhan kepada keperluan SPSK.Dokumen BerkaitanManual KualitiiPK01 hingga PK17

7.2.Proses-Proses Yang Berkaitan Dengan Pelanggan

7.2.1.Menentukan Keperluan-Keperluan Perkhidmatan Yang Hendak Disampaikan.

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan memastikan proses P dan P mematuhi pekeliling Kementerian Pelajaran Malaysia dari masa ke semasa.

Dokumen BerkaitanManual KualitiiPK01 hingga PK17

7.2.2.Semakan Semula Ke Atas Keperluan-Keperluan Perkhidmatan Yang Hendak Disampaikan.

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan menyemak semula keperluan P dan P yang akan dilaksanakan. Penyemakan ini dilakukan sebelum organisasi membuat komitmen untuk melaksanakan P dan P kepada murid-murid. Organisasi akan memastikan :-a. Semakan semula keperluan P dan P dipenuhi;b. Sebarang perbezaan akan diselesaikan terlebih dahulu sebelum sesi persekolahan bermula;c. Organisasi mempunyai keupayaan untuk memenuhi semua keperluan P dan P yang dikenal pasti dalam proses pelaksanaan P dan P kepada murid-murid.

Dokumen BerkaitanManual KualitiPK01 hingga PK17

7.2.3.Komunikasi Dengan Pelanggan.

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan menentukan dan melaksanakan kaedah berkomunikasi secara berkesan dengan murid, ibu bapa, masyarakat setempat dan pihak atasan mengenai:-a. Maklumat berkaitan P dan P yang dilaksanakan;b. Sebarang pertanyaan dan kemusykilan serta pindaan;c. Maklum balas pelanggan termasuk aduan pelanggan.

Kaedah Komunikasi dengan pelanggan dilakukan melalui:-a. Surat menyuratb. Teknologi Maklumat dan Komunikasi ( ICT )

7.3.Reka Bentuk Dan Pembangunan Proses.

Seksyen ini tidak digunapakai kerana reka bentuk kurikulum sekolah telah disediakan oleh Bahagian Perkembangan Kurikulum.(Seksyen ini dikecualikan dalam skop pelaksanaan )

7.4.Perolehan

7.4.1.Proses Perolehan / Pembelian.

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan memastikan proses Perolehan dan Pembelian mematuhi Arahan Perbendaharaan.

Dokumen BerkaitanPK11 - Pengurusan Perolehan / Pembelian

7.4.2.Maklumat Perolehan/Pembelian.

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan menentukan ciri-ciri bahan dan perkhidmatan yang bakal diperolehi di samping mengenal pasti pembekal di mana berkaitan di dalam pembelian bahan dan perkhidmatan. Pembekal perlu mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan oleh pihak organisasi atau PPD atau JPN atau KPM.

7.4.3.Verifikasi Ke Atas Bahan & Perkhidmatan Yang Diperolehi.

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan menentukan ciri-ciri bahan dan melaksanakan pemeriksaan bagi memastikan bahan dan perkhidmatan mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan oleh organisasi atau PPD atau JPN atau KPM.

Dokumen BerkaitanPK11 - Pengurusan Perolehan / Pembelian

7.5.Proses Penyediaan P dan P.

7.5.1.Kawalan Ke Atas Proses Penyediaan P dan P.

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan merancang dan melaksanakan proses P dan P kepada pelanggan secara terkawal dengan memastikan perkara-perkara berikut :-a. Ada maklumat yang menerangkan dengan jelas ciri-ciri P dan P yang hendak disampaikan;b. Arahan kerja. (ikut keperluan);c. Penggunaan Bahan Bantu Mengajar (BBM) yang sesuai;d. Instrumen pemantauan dan pengukuran tahap pencapaian disediakan;e. Pelaksanaan sistem pemantauan dan penilaian.Dokumen BerkaitanManual Kualitii Sekolah Rendah / Menengah Negeri JohorPK01 hingga PK17

7.5.2. Kesahan Proses Penyediaan dan Penyampaian P dan P Kepada Pelanggan.

Sekolah akan membuat kesahan ke atas proses P dan P untuk menghasilkan P dan P yang berkesan dengan :-a. Menentukan kriteria bagi tujuan semakan dan kelulusan untuk proses P dan P dilaksanakan dalam perkhidmatan;b. Memastikan peralatan dan personel yang sesuai;c. Penggunaan kaedah dan prosedur yang sesuai untuk proses P dan P;d. Mewujud dan menyelenggarakan rekod dan dokumentasi P dan P;e. Mengesah semula ( Revalidation).

Dokumen BerkaitanPK03 Pengurusan P dan P PK02 Pengurusan Jadual WaktuPK04 Pengurusan Pencerapan PK05 Pengurusan PeperiksaanPK13 Pengurusan Bimbingan

7.5.3.Identifikasi Dan Kemudahkesanan

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan mewujudkan (mengikut kesesuaian) kaedah identifikasi dan kemudahkesanan yang sesuai. Rekod-rekod yang berkaitan akan dikawal.

Dokumen BerkaitanManual KualitiiPK01 hingga PK17

7.5.4.Harta Hak Milik Pelanggan

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan mengawal ke atas harta hak milik pelanggan dengan cara mengenal pasti, mengesahkan dan menjaganya dengan selamat.

7.5.5. Pemuliharaan

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan memastikan sebarang bahan dan peralatan organisasi akan dikendali, dikenal pasti, dijaga, dipulihara dan disimpan.


7.6.Kawalan Ke Atas Peralatan Pengukuran dan Pemantauan.

Seksyen ini tidak digunakan kerana organisasi tidak mempunyai peralatan yang memerlukan pengukuran dan pemantauan.

SEKSYEN 8

BAHAGIAN 8:PENGUKURAN, PENGANALISISAN DAN PENAMBAHBAIKAN

8.1.Am

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan merancang dan melaksanakan proses pemantauan, pengukuran, penganalisisan serta penambahbaikan yang diperlukan bagi :-a.Membuktikan pelaksanaan proses P dan P menepati keperluan yang ditetapkan;b.Memastikan keperluan SPSK dipatuhi;c.Membuat penambahbaikan yang berterusan dan menyeluruh secara berkesan ke atas SPSK.

Kaedah-kaedah yang bersesuaian digunakan bagi tujuan pemantauan, pengukuran dan penganalisisan ke atas keberkesanan SPSK.


8.2Pemantauan dan pengukuran

8.2.1.Kepuasan Pelanggan

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan memantau maklumat berhubung persepsi pelanggan terhadap perkhidmatan bagi memenuhi keperluan pelanggan. Kaedah yang sesuai akan ditentukan bagi mendapatkan maklumat daripada pelanggan. Maklumat kepuasan pelanggan akan diperolehi melalui:-a. Aduan pelanggan;b. Audit dalam;c. Keputusan mesyuarat dengan wakil pelanggan;d. Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan;e. Peti Cadangan.

Dokumen BerkaitanPK 08 Pengurusan Aduan PelangganPK 14 Pengurusan Audit DalamPK 17 - Kajian Semula Pengurusan

8.2.2.Audit dalam

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan menjalankan Audit Dalam mengikut jadual yang telah ditetapkan bagi memastikan sama ada SPSK :-a.Mematuhi apa yang dirancangkan seperti dalam keperluan Standard Kualiti dan keperluan SPSK yang telah diwujudkan oleh organisasi;b.Telah dilaksana dan diselenggarakan secara berkesan.

Program audit yang dirancang akan mengambil kira perkara berikut:-a.Audit Dalam dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali setahun bagi mengesahkan kerja-kerja mengikut prosedur dan memastikan keberkesanan SPSK.

b.Wakil Pengurusan / Jawatankuasa Kualiti bertanggungjawab untuk merancang dan menjadualkan Audit Dalam. Perancangan dan jadual audit perlu mengambil kira:-i. Status keberkesanan pelaksanaan;ii. Kepentingan status yang akan diaudit;iii. Keputusan audit yang lepas.

c.Audit Dalam dijalankan oleh individu yang dipertanggungjawabkan dan tidak terlibat dengan aktiviti yang diaudit.d.Pihak yang diaudit perlu mengambil tindakan pembetulan dan pencegahan ke atas ketidakakuran yang ditemui oleh juru audit;e.Audit Susulan akan dijalankan bagi memastikan tindakan pembetulan dan pencegahan ke atas ketidakakuran yang ditemui telah dilaksanakan dengan berkesan;f.Laporan audit disediakan selepas audit dijalankan dan hendaklah dibentangkan dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.

Dokumen BerkaitanPK 14 Pengurusan Audit DalamPK15 Pengurusan Kawalan Perkhidmatan Tidak AkurPK16 Tindakan Pembetulan, Pencegahan Dan Penambahbaikan

8.2.3.Pemantauan dan Pengukuran Proses

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan menjalankan pemantauan dan pengukuran ke atas proses bagi mengukur kesesuaian SPSK. Pengukuran ini dibuat melalui:-a. Audit Dalam;b. Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan;c. Aduan dan Maklum Balas Pelanggan.Sekiranya proses yang dilaksanakan tidak dapat menghasilkan output yang dirancang, tindakan pembetulan akan diambil dengan serta merta.


8.2.4.Pemantauan dan Pengukuran Proses-Proses P dan P .

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan memantau dan mengukur proses-proses P dan P bagi memenuhi keperluan yang ditetapkan. Pemantauan dan pengukuran ini dibuat mengikut tahap yang sesuai. Rekod-rekod mengenai pemantauan dan pengukuran disimpan dan diselenggara seperti Seksyen 4.2.4.


8.3.Kawalan Ke Atas Perkhidmatan Yang Tidak Memenuhi Keperluan Yang Ditetapkan.

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan memastikan perkhidmatan yang tidak menepati keperluan dikawal melalui aktiviti pemantauan dan pengukuran. Pemantauan dan pengukuran akan dilaksanakan di semua peringkat dalam proses P dan P di organisasi. Proses perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan akan ditentukan statusnya dan diasingkan berdasarkan prosedur tindakan pembetulan yang berkuat kuasa. Pihak organisasi akan mengambil tindakan pembetulan perkhidmatan yang tidak memenuhi spesifikasi yang ditetapkan seperti berikut :-a.Proses perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan P dan P akan diasingkan.b.Alatan atau bahan yang tidak memenuhi spesifikasi tidak akan digunakan bagi tujuan asalnya.c.Rekod-rekod berkaitan produk yang tidak memenuhi keperluan akan disimpan dan diselenggara. ( Seksyen 4.2.4)


8.4.Analisis Data

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan menentukan, mengumpul dan menganalisis data yang perlu untuk menunjukkan kesesuaian serta keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti. Penilaian dan penambahbaikan yang menyeluruh ke atas SPSK boleh dibuat. Analisis ini akan meliputi data yang dihasilkan daripada pemantauan, pengukuran dan sumber-sumber lain yang bersesuaian. Penganalisisan data akan memberi maklumat berkaitan dengan:-a. Kepuasan pelanggan ( Seksyen 8.2.1);b. Memenuhi objektif P dan P ( Seksyen 7.2.1);c. Ciri-ciri dan arah aliran proses P dan P serta ruang untuk TindakanPencegahan;d. Prestasi pembekal.

Analisis Data akan dijalankan seperti di bawah.Jenis DataKekerapanTanggungjawabKaedah

a.Kepuasan PelangganSetiap 6 bulanPengurusanDeskriptif

b.Pencapaian Objektif KualitiSetahun SekaliPengurusanDeskriptif

c.Ciri-ciri dan arah aliran proses dan perkhidmatanSetahun SekaliPengurusanDeskriptif

d.Prestasi PembekalSetahun SekaliPengurusanDeskriptif

e.Perkembangan StafSetahun SekaliBerdasarkan aktivitiPengurusanDeskriptif


8.5.Penambahbaikan

8.5.1.Penambahbaikan yang berterusan

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan membuat penambahbaikan yang berterusan dan menyeluruh ke atas keberkesanan SPSK melalui:-a. Dasar Kualiti;b. Objektif Kualiti;c. Analisis Data;d. Laporan Audit Dalam;.e. Tindakan Pembetulan;f. Tindakan Pencegahan;g. Kajian Semula Pengurusan;h. Cadangan daripada pelanggan;i. Penanda aras ( bench marking).


8.5.2.Tindakan Pembetulan

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan mengambil tindakan untuk menghapuskan punca ketidakpatuhan supaya tidak berlaku lagi. Tindakan-tindakan pembetulan hendaklah bersesuaian dengan kesan ketidakpatuhan yang ditemui. Prosedur yang didokumenkan bertujuan untuk :-a. Mengkaji semula ketidakakuran termasuk aduan pelanggan;b. Menentukan sebab-sebab ketidakakuran;c. Mengetahui sejauh mana tindakan yang perlu diambil supayaketidakakuran tidak berulang;d. Penentuan dan pelaksanaan tindakan yang diperlukan;e. Merekod hasil tindakan yang telah diambil;f. Mengkaji semula tindakan pembetulan yang telah dilaksanakan.


8.5.3.Tindakan Pencegahan

Sekolah Rendah / Menengah Negeri Johor akan menentukan tindakan bagi menghapuskan punca-punca ketidakakuran bagi tujuan mencegah masalah berulang. Tindakan pencegahan hendaklah bersesuaian dengan kesan dan masalah-masalah yang dijangka. Prosedur tindakan pencegahan akan diwujudkan meliputi perkara-perkara berikut :-

a. Menentukan kemungkinan ketidakakuran dan punca-puncanya;b. Menilai keperluan untuk tindakan bagi memastikan ketidakakuran tidak berulang;c. Menentu dan melaksana tindakan yang diperlukan;d. Merekod tindakan-tindakan yang dilaksanakan (Seksyen 4.2.4.);e. Merekod, menyimpan dan menyelenggara hasil tindakan pencegahan;f. Mengkaji semula tindakan pencegahan yang telah dilaksanakan.


Lampiran 1 Pemetaan ProsesSistem Pengurusan Sekolah Kualiti Negeri Johor(Pengurusan P dan P )

PelangganPengurusan Pembelajaran dan PengajaranPerancangan PerkhidmatanPerkhidmatan Yang DiberikanPenrekodan & Penyimpanan MaklumatPelangganAnalisis & Penambahbaikan5.2.:-Aduan Pelanggan 7.2.:-Proses Berkaitan Dengan Pelanggan7.5.4.:-Harta Hak Milik Pelanggan8.2.2.:-Audit Dalam5.6.:-Kajian Semula PengurusanKawalanPerolehanPengurusan Latihan7.2 :- Proses Berkaitan Dengan Pelanggan7.1 :-Perancangan Penyampaian Perkhidmatan7.5.2.:-Penyediaan Proses P DAN P6.4 :-Persekitaran kerja7.5.3:-Identifikasi & Kemudahkesanan8.2.3:-Pemantauan & Pengukuran8.2.4:-Pemantauan & Pengukuran P dan P8.3 :-Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Akur6.2:- Sumber Manusia6.3:- Infrastruktur6.4:- Persekitaran Kerja7.4:- Perolehan7.5.1 :- Kawalan Proses Penyediaan P dan P7.5.3 :- Identifikasi Dan Kemudahkesanan 8.2.4 :- Pemantauan dan Pengukuran8.3 :- Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Akur

4.2.3 :- Kawalan Dokumen4.2.4 :- Kawalan Rekod8.5 :- PenambahbaikanCatatan :- Aliran Kerja/Proses InteraksiPenyediaan Sumber6.1:- Bekalan SumberUmum4.1 :-Keperluan Am4.2 :-Keperluan Dokumentasi5.5 :-Tanggungjawab, Kuasa & Komunikasi7.1 :-Penyampaian Perkhidmatan8.1 :-Pengukuran, Penganalisisan & Penambahbaikan8.4 :-Analisa Data8.2.1 :-Kepuasan PelangganPengecualian

7.3 :- Reka Bentuk Dan Pembangunan Proses7.6 :- Kawalan Ke Atas Peralatan Pengukuran Dan Pemantauan

Manual Kualiti

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00Muka Surat | 37

Lampiran 2CARTA ORGANISASISEKOLAH MENENGAH KEBANGSAAN KULAI BESAR, KULAIJAYA, JOHOR

PENGETUA

GPK HEMGPK PETANG

GURU PENOLONG KANAN(Kokurikulum)GURU PENOLONG KANAN(Pentadbiran)

GURU BIMBINGANDAN KAUNSELING

Majlis SukanUnit BeruniformBiasiswaKantinPerjawatanKetua Bidang Kesihatan/KebajikanKewanganKetua PanitiaPenerbitanKoperasiDisiplinB & KMaklumat & DataJadual WaktuMajlis Ketua TingkatanBangunanPusat Sumber Data SRMPeralatan/PerabotPeperiksaanAJK KeceriaanStaf SokonganSPKS MS ISOPenyelia Tingatan & Guru KelasPerkembangan Staf

Bilik Khas / BengkelMBMMBI / 60:40Majlis Pencegahan JenayahDakwah & AgamaPersatuan / KelabP. Pencegahan DadahPendaftaranPemantauan & Pencerapan

KeselamatanSPBTPentadbiranKurikulum

Kelab Permainan

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor| 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00Muka Surat | 38

manual kualiti spsk- smkkb.docx

Documents