manual kualiti spsk 2012

SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITIJABATAN PELAJARAN NEGERI SELANGOR

JALAN JAMBU BOL 4/3E, SEKSYEN 4, 40604 SHAH ALAM

SPSK/JPNSel MANUAL KUALITI MUKA SURAT : 1

No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan

02 01 NOVEMBER 2011

SENARAI EDARAN TERKAWAL

NO. EDARAN TERKAWAL

PEMEGANG DOKUMEN

01 Pengurus Kualiti Negeri Selangor

02 Pengarah Pelajaran

03 Timbalan Pengarah Pelajaran

04 Ketua Sektor Khidmat Pengurusan dan Pembangunan

05 Ketua Sektor Pengurusan Sekolah

06 Ketua Sektor Pengurusan Akademik

07 Ketua Sektor Pendidikan Islam

08 Ketua Sektor Pendidikan Swasta dan Pendidikan Khas

09 Ketua Sekor Penilaian dan Peperiksaan

10 Ketua Sektor Pengurusan Pembangunan Kemanusiaan

11 Ketua Sektor Jaminan Kualiti

12 Ketua Sektor Pengurusan Maklumat dan ICT

13 Ketua Sektor Psikologi dan Kaunseling

14 Pegawai Pelajaran Daerah Petaling Perdana

15 Pegawai Pelajaran Daerah Petaling Utama

16 Pegawai Pelajaran Daerah Klang

17 Pegawai Pelajaran Daerah Hulu Langat

18 Pegawai Pelajaran Daerah Gombak

19 Pegawai Pelajaran Daerah Kuala Langat





02 01 NOVEMBER 2011

SENARAI EDARAN TERKAWAL

20 Pegawai Pelajaran Daerah Kuala Selangor

21 Pegawai Pelajaran Daerah Sabak Bernam

22 Pegawai Pelajaran Daerah Hulu Selangor

23 Pegawai Pelajaran Daerah Sepang





02 01 NOVEMBER 2011

REKOD PINDAAN MANUAL KUALITI

BILMUKASURAT PINDAAN TARIKH





02 01 NOVEMBER 2011

ISI KANDUNGAN

BAB BIL PERKARA KLAUSAMUKA SURAT

1 PENGENALAN 1 8

1.1 Tujuan 81.2 Skop Sistem Pengurusan Kualiti Untuk

Pendaftaran Pensijilan MS ISO 9001 : 20088

1.3 Kandungan Manual Kualiti 9

2 Maklumat Organisasi 2 9

2.1 Latar Belakang 9

2.2 Tujuan Penubuhan 9

2.3 Alamat Organisasi 10

2.4 Visi 11

2.5 Misi 11

2.6 Dasar Kualiti (5.3) 5.3 11

2.6.1 Keperluan Kenyataan Dasar Kualiti 11

2.7 Objektif Kualiti (5.4.1) 5.4.1 11

2.8 Carta Organisasi Pasukan Petugas Kualiti 11

2.9 Carta Organisasi JPNSel 12

2.10 Aktiviti Utama JPNSel / PPDSel 12

2.11 Pemetaan Proses Sistem Pengurusan Kualiti 12

3 Strategi Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti 3 12

3.1Skop Sistem Pengurusan Kualiti Untuk Pendaftaran Pensijilan MS ISO 9001:2008 12

3.1.1 Skop Pemberian Perkhidmatan 12

3.1.2 Skop Sistem Pengurusan Kualiti 12

3.2 Pengecualian Aplikasi 13

3.2.1 Klausa : 7.3 – Reka Bentuk Dan Pembangunan Proses

13

3.2.1 Klausa : 7.6 – Kawalan ke Atas Peralatan Pengukuran dan Pemantauan 13

3.3 Istilah Dan Definasi 13

3.4 Singkatan 15

4 Dasar Dan Prinsip Asas Sistem Pengurusan Kualiti 4 16

4.1 Keperluan Am 4.1 16





02 01 NOVEMBER 2011


4.2 Keperluan Dokumentasi 4.2 17

4.2.1 Keperluan Am 4.21 17

4.2.2 Manual Kualiti 4.2.2 18

4.2.3 Kawalan Dokumen 4.2.3 18

4.2.4 Kawalan Rekod 4.2.4 19

5 Tanggungjawab Pengurusan 5 19

5.1 Komitmen Pengurusan 5.1 19

5.2 Fokus Kepada Pelanggan 5.2 20

5.3 Dasar Kualiti 5.3 20

5.4 Perancangan 5.4 20

5.4.1 Objektif Kualiti 5.4.1 20

5.4.2 Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti 5.4.2 20

5.5 Tanggungjawab, Kuasa Dan Komunikasi 5.5 21

5.5.1 Tanggungjawab Dan Kuasa 5.5.1 21

5.5.2 Wakil Pengurusan 5.5.2 21

5.5.3 Komunikasi Dalam Organisasi 5.5.3 22

5.6 Kajian Semula Pengurusan 5.6 22

5.6.1 Am 5.6.1 22

5.6.2 Input Kajian Semula Pengurusan 5.6.2 22

5.6.3 Output Kajian Semula 5.6.3 23

6 Pengurusan Sumber 6 23

6.1 Bekalan Sumber 6.1 23

6.2 Sumber Manusia 6.2 23

6.2.1 Am 6.2.1 23

6.2.2 Kecekapan,Latihan Dan Kesedaran 6.2.2 23

6.3 Infrastruktur 6.3 24

6.4 Persekitaran Kerja 6.4 24

7 Realisasi Perkhidmatan 7 24

7.1 Perancangan Bagi Merialisasikan Perkhidmatan 7.1 24

7.2 Proses Berkaitan dengan Pelanggan 7.2 25

7.2.1 Menentukan Keperluan-Keperluan Perkhidmatan

7.2.1 25





02 01 NOVEMBER 2011


7.2.2 Semakan Semula Keperluan Perkhidmatan 7.2.2 26

7.2.3 Komunikasi dengan Pelanggan 7.2.3 26

7.3 Rekabentuk Dan Pembangunan Proses 7.3 27

7.4 Perolehan 7.4 27

7.4.1 Proses Perolehan 7.4.1 27

7.4.2 Maklumat Perolehan 7.4.2 28

7.4.3 Verifikasi /Pemeriksaan Pembelian 7.4.3 28

7.5 Pengeluaran Dan Penyediaan Perkhidmatan 7.5 28

7.5.1 Kawalan Ke Atas Pengeluaran Dan Penyediaan Perkhidmatan

7.5.1 28

7.5.2 Validasi Proses Pengeluaran Dan Penyampaian Perkhidmatan

7.5.228

7.5.3 Identifikasi Dan Kemudahkesanan 7.5.3 29

7.5.4 Harta Hak Milik Pelanggan 7.5.4 29

7.5.5 Pemeliharaan Produk 7.5.5 29

7.6 Kawalan Ke Atas Pemantauan dan Pengukuran Peralatan

7.6 30

8 PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENAMBAHBAIKAN 8 30

8.1 Am 8.1 30

8.2 Pemantauan dan Pengukuran 8.2 31

8.2.1 Kepuasan Pelanggan 8.2.1 31

8.2.2 Audit Dalaman 8.2.2 31

8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses 8.2.3 32

8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Perkhidmatan 8.2.4 32

8.3 Kawalan Ke Atas Ketidakakuran Perkhidmatan 8.3 32

8.4 Analisis Data 8.4 33

8.5 Penambahbaikan 8.5 33

8.5.1 Penambahbaikan Berterusan 8.5.1 33

8.5.2 Tindakan Pembetulan 8.5.2 34

8.5.3 Tindakan Pencegahan 8.5.3 34





02 01 NOVEMBER 2011

ISI KANDUNGAN

LAMPIRAN PERKARAMUKA SURAT

1 Carta Organisasi Pasukan Petugas Kualiti JPNSel 36

2 Carta Organisasi Pasukan Petugas Kualiti PPDSel 37

3 Carta Organisasi Pasukan Petugas Kualiti Sekolah 38

4 Carta Organisasi Pengurusan Jabatan Pelajaran Negeri Selangor

39

RAJAH PERKARAMUKA SURAT

1 Hirarki Dokumentasi 20

2 Pemetaan Proses Sistem Pengurusan Kualiti 35





02 01 NOVEMBER 2011

BAB 1 PENGENALAN

1.1 TUJUAN

Manual Kualiti ini merupakan sumber rujukan Sistem Pengurusan Kualiti Jabatan Pelajaran Negeri Selangor dan PPD seluruh Negeri Selangor serta Sekolah-sekolah di Negeri Selangor. Ia diwujudkan sebagai tanda komitmen pihak pengurusan atasan untuk melaksanakan SPSK berteraskan kepada keperluan standard MS ISO 9001:2008. Ia disediakan bagi tujuan berikut:

1.1.1 Menjelaskan maklumat organisasi JPNSel/PPDSel/Sekolah di bawah kawalannya merangkumi perkara-perkara seperti: perkhidmatan yang diberi, pelanggan organisasi, visi, misi, dan lokasi.

1.1.2 Memperincikan SPSK yang menjelaskan dasar kualiti, objektif kualiti, skop pelaksanaan sistem kualiti dan justifikasi bagi keperluan yang tidak dimasukkan dalam SPSK, proses-proses yang terlibat dalam organisasi dan hubungkait di antaranya, proses pengurusan sumber, proses perancangan pemberian perkhidmatan, sistem kawalan dokumen dan rekod, serta proses penambahbaikan yang dilaksanakan secara berterusan.

1.1.3 Menjelaskan dasar dan prinsip bagi setiap aktiviti yang dilaksanakan dalam proses pengurusan sistem perkhidmatan pendidikan selaras dengan keperluan standard MS ISO 9001:2008di bawah pelaksanaan Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti.

1.2 SKOP SISTEM PENGURUSAN KUALITI UNTUK PENDAFTARAN PENSIJILAN MS ISO 9001:2008

1.2.1 SkopPengurusan Pembelajaran Dan Pengajaran

1.2.2 Skop Sistem Pengurusan Kualiti adalah merangkumi fungsi-fungsi berikut:-

1 Pengurusan Panitia

2 Pengurusan Jadual Waktu

3 Pengurusan Pembelajaran & Pengajaran

4 Pengurusan Pencerapan

5 Pengurusan Peperiksaan

6 Pengurusan Semakan Hasil Kerja Murid

7 Pengurusan Mesyuarat

8

9

Pengurusan Bimbingan

Pengurusan Pusat Sumber





02 01 NOVEMBER 2011

1.3. Kandungan Manual Kualiti

Manual Kualiti ini mengandungi 4 bahagian seperti berikut:-

Bahagian 1 : Pengenalan Kepada Manual Kualiti

Bahagian 2 : Maklumat Organisasi

Bahagian 3 : Strategi Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti Bahagian Pengurusan

Sekolah Harian, Jabatan Pelajaran Negeri, Pejabat Pelajaran

Daerah dan Sekolah-sekolah Di Negeri Selangor.

Bahagian 4 : Dasar dan Prinsip Asas Pengurusan Sistem Kualiti

Seksyen 4: Sistem Pengurusan Kualiti

Seksyen 5: Tanggungjawab Pengurusan

Seksyen 6: Pengurusan Sumber

Seksyen 7: Realisasi Produk

Seksyen 8: Pengukuran, Penganalisisan dan Penambahbaikan

BAB 2 MAKLUMAT ORGANISASI

2.1 LATAR BELAKANG

JPNSel telah ditubuhkan di bawah Education Ordinance 1950. Ia mewakili KPM untuk menyelaraskan semua perkara yang berkaitan dengan pengurusan dan pentadbiran Pejabat Pelajaran Daerah dan sekolah-sekolah menengah dan rendah di Negeri Selangor. JPNSel mulai beroperasi pada 26 Oktober 1955. Ia diketuai oleh Pengarah Pelajaran dan dibantu oleh Timbalan Pengarah Pelajaran dan sepuluh orang Ketua Sektor dan sepuluh Pegawai Pelajaran Daerah.

2.2 TUJUAN PENUBUHAN

Fungsi utama JPNSel adalah untuk merancang, mengurus dan menyelaraskan program dan aktiviti pembangunan pendidikan di peringkat negeri, daerah dan sekolah selaras dengan keperluan yang telah ditetapkan oleh Kementerian Pelajaran Malaysia.

Fungsi utama Pejabat Pelajaran Daerah sebagai wakil kepada Kementerian Pelajaran Malaysia dan Jabatan Pelajaran Negeri Selangor untuk menyelaras semua perkara yang berkaitan pengurusan dan pentadbiran sekolah-sekolah di daerah dalam negeri selangor

Fungsi utama sekolah adalah melaksanakan proses pembelajaran dan pengajaran bagi mencapai objektif Kementerian Pelajaran Malaysia seperti yang telah ditetapkan dalam Falsafah Pendidikan Kebangsaan.





02 01 NOVEMBER 2011

2.3 ALAMAT ORGANISASI

Jabatan Pelajaran Negeri Selangor,Jalan Jambu Bol 4/3E, Seksyen 4,40604 Shah Alam

Pejabat Pelajaran Daerah Petaling Perdana,Jalan Kepuk 19/2, Seksyen 19,40300 Shah Alam

Pejabat Pelajaran Daerah Petaling Utama,Blok Podium, Kompleks Kelana Centre Point,Jalan SS7/19, Kelana Jaya,47301 Petaling Jaya

Pejabat Pelajaran Daerah Klang,Jalan Meru,41050 Klang

Pejabat Pelajaran Daerah Hulu Langat,Saujana Impian, KM 22 Cheras,43000 Kajang

Pejabat Pelajaran Daerah Gombak,Tingkat 3, Kompleks Selayang Mall,Jalan SU 9, Taman Selayang Utama,68100 Batu Caves

Pejabat Pelajaran Daerah Kuala Langat,Jalan Sultan Abdul Samad,42700 Banting

Pejabat Pelajaran Daerah Kuala Selangor,45000 Kuala selangor

Pejabat Pelajaran Daerah Sabak Bernam,d/a Sek, Keb, Seri Makmuar,Jalan Parit Satu Darat,45300 Sungai Besar

Pejabat Pelajaran Daerah Hulu Selangor,Tingkat 1, Bangunan Baru,Pejabat Daerah Hulu Selangor,44000 Kuala Kubu Bharu

Pejabat Pelajaran Daerah SepangNo: 42 & 44 Jalan Mawar 1B,Bandar Baru Salak Tinggi,43900 Sepang





02 01 NOVEMBER 2011

2.4 VISI

Sekolah Unggul Penjana Generasi Terbilang

2.5 MISI

Membangun Potensi Individu Melalui Pendidikan Berkualiti

2.6 DASAR KUALITI (Klausa 5.3)

JPNSel / PPDSel / Sekolah di Negeri Selangor bertekad untuk memastikan sistem pengurusan perkhidmatan pendidikan dilaksanakan secara profesional, efisien dan berkualiti bagi memenuhi kehendak dan kepuasan hati pelanggan. Proses ini melibatkan kerja sepasukan, kajian semula pengurusan dan proses penambahbaikan yang dilaksanakan secara menyeluruh dan berterusan.

2.6.1 Keperluan Kenyataan Dasar Kualiti

Kenyataan Dasar Kualiti dibuat bagi memaklumkan kepada semua pegawai dan kakitangan JPNSel / PPDSel / Sekolah di Negeri Selangor untuk memastikan sistem kualiti yang menyeluruh dan berterusan dapat diterapkan di dalam tugas mereka. Kenyataan ini juga merupakan garis panduan pelaksanaan sistem pengurusan perkhidmatan pendidikan yang berkualiti bagi menjelaskan kepada semua pegawai dan kakitangan supaya dapat difahami dan dihayati serta memberi komitmen sepenuhnya terhadap pelaksanaannya.

2.7 OBJEKTIF KUALITI (Klausa 5.4.1)

Objektif kualiti diwujudkan di setiap peringkat bagi memastikan dasar kualiti dapat dicapai.

3.7.1 Objektif Kualiti Proses

Objektif kualiti proses dijelaskan di dalam prosedur kerja proses masing-masing. Ia merupakan objektif yang telah ditentukan dan perlu dicapai oleh setiap sekolah di Negeri Selangor bagi merealisasikan objektif organisasi.

2.8 CARTA ORGANISASI PASUKAN PETUGAS KUALITI

Struktur organisasi Pasukan Petugas Kualiti di ketuai oleh Wakil Pengurusan dan dibantu oleh seorang Pengurus Kualiti dan beberapa orang ahli yang dilantik dari kalangan pegawai di JPNSel / PPDSel /SekolahCarta organisasi pasukan petugas kualiti yang menerangkan hubungan kerja antara mereka diperjelaskan seperti di Lampiran 1.





02 01 NOVEMBER 2011

2.9 CARTA ORGANISASI JPNSel

Struktur Organisasi di JPNSel diketuai oleh Pengarah Pelajaran. Beliau dibantu oleh seorang Timbalan Pengarah Pelajaran (TPP) , 10 orang Ketua Sektor (KS) dan 10 orang Pegawai Pelajaran Daerah. Carta organisasi JPNSel seperti yang dilampirkan menghuraikan hubungan kerja antara semua pegawai di JPNSel, Sektor, PPD dan sekolah seperti di lampiran 4.

2.10 AKTIVITI UTAMA SEKOLAH KUALITI

Secara keseluruhan sistem pengurusan sekolah kualiti di Sekolah-sekolahNegeri Selangor melibatkan proses-proses seperti Pengurusan Panitia, Pengurusan Jadual Waktu, Pengurusan Pembelajaran & Pengajaran, Pengurusan Pencerapan, Pengurusan Peperiksaan, Pengurusan Semakan Hasil Kerja Murid, Pengurusan Mesyuarat dan Pengurusan Bimbingan & Kaunseling.

2.11 PEMETAAN PROSES SISTEM PENGURUSAN KUALITI

Dalam melaksanakan sistem pengurusan kualiti di sekolah, interaksi antara pelanggan dan organisasi adalah penting. Dalam rajah 2, dijelaskan interaksi antara proses-proses utama dan peranan setiap proses dalam merealisasikan perkhidmatan yang ditawarkan berdasarkan klausa yang terkandung dalam MS ISO 9001:2008.

BAB 3 STRATEGI PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI

3.1 SKOP SISTEM PENGURUSAN KUALITI UNTUK PENDAFTARAN PENSIJILAN MS ISO 9001:2008

3.1.1 SkopPengurusan Pembelajaran Dan Pengajaran

3.1.2 Skop Sistem Pengurusan Kualiti adalah merangkumi fungsi-fungsi berikut:-

1 Pengurusan Panitia

2 Pengurusan Jadual Waktu

3 Pengurusan Pembelajaran & Pengajaran

4 Pengurusan Pencerapan

5 Pengurusan Peperiksaan

6 Pengurusan Semakan Hasil Kerja Murid

7 Pengurusan Mesyuarat

8

9

Pengurusan Bimbingan

Pengurusan Pusat Sumber





02 01 NOVEMBER 2011

3.2 PENGECUALIAN APLIKASI

Beberapa keperluan di dalam standard MS ISO 9001:2008 tidak diguna pakai kerana tiada berkaitan dengan skop kerja kualiti. Keperluan klausa berikut adalah dikecualikan:

3.2.1 Klausa : 7.3 - Reka Bentuk dan Pembangunan ProsesKlausa : 7.6 - Kawalan Ke Atas Peralatan Pengukuran dan Pemantauan

Justifikasi Pengecualian:Sekolah-sekolah ini tidak terlibat dengan reka bentuk dan pembangunan proses dalam perkhidmatan. Semua pembangunan reka bentuk proses diwujudkan oleh pihak pengurusan atasan di Kementerian Pelajaran Malaysia. Sekolah-sekolah ini hanya terlibat dengan urusan melaksanakan dasar yang telah ditetapkan dan menyediakan kaedah-kaedah yang sesuai untuk meningkatkan kualiti pengurusan di peringkat negeri.

3.3 ISTILAH DAN DEFINISISektor Terdiri dari 10 Sektor yang diketuai oleh Ketua

Sektor

PPDSel Pejabat Pelajaran Daerah Negeri Selangor

Sekolah Sekolah-sekolah di Negeri Selangor

Klausa Seksyen atau fasal yang dinyatakan dalam Standard MS ISO 9001:2008

Proses Pelaksanaan sesuatu aktiviti yang menukarkan input kepada output.

Prosedur Cara atau kaedah yang spesifik untukmelaksanakan sesuatu proses atau aktiviti penyampaian perkhidmatan.

Perkhidmatan Hasil daripada proses atau aktiviti yang dijalankan kepada pelanggan.

Kepatuhan Memenuhi keperluan yang ditetapkan.

Ketidakpatuhan Tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan.

Sistem Pengurusan Kualiti

Sistem yang diwujudkan untuk membangunkan dasar kualiti dan objektif kualiti serta kaedah pencapaiannya. Ia adalah dasar yang menerangkan bagaimana pengurusan berkualiti dapat dilaksanakan dengan efisien dan efektif.





02 01 NOVEMBER 2011

Tindakan Pembetulan Tindakan yang diambil untuk membetulkan punca-punca ketidakpatuhan yang telah dikenalpasti.

Tindakan Pencegahan Tindakan yang diambil untuk memastikan punca-punca ketidakpatuhan yang telah dikenalpasti tidak berulang lagi di masa akan datang.

Ketua Agensi Pengarah Pelajaran (JPNSel) / Pegawai Pelajaran Daerah (PPDSel).

Wakil Pengurusan

Timbalan wakil Pengurusan

Pengarah Pelajaran melantik Timbalan Pengarah Pelajaran atau salah seorang Ahli Mesyuarat Pengurusan sebagai Wakil Pengurusan yang bertanggungjawab secara langsung ke atas sistem pengurusan kualiti yang diwujudkan di peringkat organisasi.Pegawai Pelajaran Daerah melantik Timbalan Pegawai Pelajaran Daerah atau salah seorang Ahli Mesyuarat Pengurusan sebagai Wakil Pengurusan yang bertanggungjawab secara langsung ke atas sistem pengurusan kualiti yang diwujudkan di peringkat organisasi.

Pegawai Pelajaran Daerah melantik mana-mana Penolong Pegawai Pelajaran Daerah atau salah seorang Ahli Mesyuarat Pengurusan sebagai Timbalan Wakil Pengurusan yang bertanggungjawab secara langsung ke atas sistem pengurusan kualiti yang diwujudkan di peringkat organisasi.

Pengurus Kualiti Seorang pegawai yang dilantik oleh Pengarah Pelajaran (JPNSel) / Pegawai Pelajaran Daerah (PPDSel) / Pengetua / Guru Besar untuk membantu Wakil Pengurusan bagi menyelaraskan pelaksanaan SPSK di peringkat organisasi.

Ahli Pasukan Petugas Kualiti

Pegawai yang dilantik oleh oleh Pengarah Pelajaran (JPNSel) / Pegawai Pelajaran Daerah (PPDSel) / Pengetua / Guru Besar bagi membantu Pengurus Kualiti untuk menyelaraskan pelaksanaan sistem pengurusan kualiti di semua peringkat.

Pihak Pengurusan Atasan

Ia diketuai oleh Pengarah Pelajaran dibantu oleh Timbalan Pengarah Pelajaran (WP), semua Ketua Sektor, semua Pegawai Pelajaran Daerah dan Timbalan Pegawai Pelajaran Daerah.

Mesyuarat Jawatankuasa Kurikulum Sekolah

Mesyuarat peringkat tertinggi yang dipengerusikan oleh Pengetua / Guru Besar.





02 01 NOVEMBER 2011

Mesyuarat Guru Mesyuarat peringkat kedua tertinggi yang dipengerusikan oleh Pengetua / Guru Besar. Keahlian terdiri daripada Semua Guru.

Pasukan Petugas Kualiti

Ia diketuai oleh Wakil Pengurusan atau Pengurus Kualiti (semasa ketiadaan Wakil Pengurusan) dan semua Ahli Jawatankuasa yang dilantik bagi menyelaraskan pelaksanaan SPSK di peringkat organisasi.

3.4 SINGKATANBerikut adalah singkatan yang menjelaskan ayat-ayat yang digunakan dalam Manual Kualiti ini:

KPM Kementerian Pelajaran MalaysiaJPNSel Jabatan Pelajaran Negeri SelangorSPSK Sistem Pengurusan Sekolah KualitiMK Manual KualitiPK Prosedur KualitiDS Dokumen SokonganPKPS Prosedur Kualiti Pengurusan SokonganPKP Prosedur Kualiti ProsesTPP Timbalan Pengarah PelajaranWP Wakil PengurusanTWP Timbalan Wakil PengurusanKS Ketua SektorPPD Pegawai Pelajaran DaerahTPPD Timbalan Pegawai Pelajaran DaerahKPPPPPD

Ketua Penolong PengarahPenolong Pegawai Pelajaran Daerah

PPKUPeg

Penolong PengarahKetua UnitPegawai

PQNPQDKJNKJD

Pengurus Kualiti NegeriPengurus Kualiti DaerahKetua Juruaudit NegeriKetua Juruaudit Daerah

PPQ Penolong Pengurus KualitiPPK Pasukan Petugas KualitiSJK Sektor Jaminan KualitiSPA Sektor Pengurusan AkademikSPS Sektor Pengurusan SekolahSPSK Sektor Pembangunan KemanusiaanSPSPSK Sektor Pendidikan Swasta dan Pendidikan KhasSPI Sektor Pendidikan Islam SK2P Sektor Khidmat Pengurusan Pembangunan &

PembangunanSPP Sektor Penilaian dan PeperiksaanSPMICT Sektor Pengurusan Maklumat dan ICTSPSPSKUKDP

Sektor Psikologi dan Kaunseling Unit Kepiawaian dan DokumentasiPengetua





02 01 NOVEMBER 2011

PKGBPQSKJS

Penolong KananGuru BesarPengurus Kualiti SekolahKetua Juruaudit Sekolah

BAB 4 DASAR DAN PRINSIP ASAS SISTEM PENGURUSAN KUALITI

4.1 KEPERLUAN AM

Sekolah mewujud, mendokumen, melaksana dan menyenggara SPSK dan meningkatkan keberkesanannya secara berterusan selaras dengan keperluan standard MS ISO 9001:2008. Sekolah mewujudkan danmemastikan:

4.1.1 Proses-proses yang diperlukan ada dalam SPSK dan dalam organisasi.

4.1.2 Turutan dan hubungkait di antara proses-proses yang terlibat ditentukan.

4.1.3 Kriteria dan kaedah disediakan bagi menilai keberkesanan operasi dan kawalan ke atas proses-proses yang terlibat.

4.1.4 Sumber dan maklumat yang diperlukan disediakan untuk pelaksanaan dan pemantauan proses-proses yang terlibat.

4.1.5 Pemantauan dan penilaian terhadap proses-proses yang terlibat dilaksanakan.

4.1.6 Tindakan-tindakan untuk mencapai matlamat yang dirancang dilaksanakan dan membuat penambahbaikan yang berterusan ke atas proses-proses yang terlibat.

NOTA 1 :Proses yang perlu ada dalam sistem pengurusan kualiti meliputi proses-proses pengurusan, penyediaan sumber, penghasilan produk dan proses pengukuran, analisis dan penambahbaikan.

NOTA 2 :Proses khidmat luar yang dikenalpasti seperti yang diperlukan dalam sistem pengurusan organisasi hendaklah hanya yang dipilih dari organisasi luar.

NOTA 3 :Memastikan kawalan ke atas proses-proses khidmat luar, tidak membebaskan tanggungjawab ke atas keakuran kepada pelanggan, keperluan peraturan dan perundangan. Jenis dan had kawalan proses khidmat luar yang digunapakai, boleh dipengaruhi oleh faktor seperti:

a) Proses khidmat luar yang berpotensi memberi kesan terhadap kebolehan organisasi bagi menyediakan produk yang memenuhi keperluan.

b) Tahap kawalan ke atas proses yang dikongsi.c) Keupayaan mencapai keperluan pengawalan menerusi klausa terpakai 7.4.





02 01 NOVEMBER 2011

4.2 KEPERLUAN DOKUMENTASI

4.2.1 Keperluan Am dan Jenis Dokumen Yang DisediakanSekolah menyediakan dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem kualiti seperti berikut:

1. Manual Kualiti

2. Prosedur Kualiti

3. Dokumen Sokongan (DS) Akta & perundangan. Peraturan. Buku panduan. Surat-surat pekeliling. Perintah am. Arahan-arahan perbendaharaan. Borang-borang

NOTA 1 :Dimana terdapat perkataan “prosedur perlu didokumenkan” dalam standard ini,bermaksud prosedur telah diwujudkan, didokumenkan, dilaksanakan dan diselenggarakan secara berterusan. Satu dokumen boleh menyampaikan keperluan terhadap satu atau lebih prosedur. Keperluan prosedur yang didokumenkan boleh merangkumi lebih daripada satu dokumen.

NOTA 2 :Had dokumen sistem pengurusan kualiti boleh berbeza di antara organisasi bergantung kepada:

a) Saiz Organisasi dan jenis aktiviti.b) Kerumitan dan hubungkait sesuatu proses c) Kecekapan kakitangan

NOTA 3 :Dokumentasi boleh berada di dalam sebarang bentuk atau jenis perantaraan.

a) Manual Kualiti.b) Prosedur Kualiti.c) Dokumen Sokongan.d) Rekod Kualiti.





02 01 NOVEMBER 2011

Hirarki Dokumen ini digambarkan di rajah 1 seperti berikut :

RAJAH 1 : HIRARKI DOKUMENTASI –

SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2008

4.2.2 Manual Kualiti MK adalah dokumen yang menjelaskan secara menyeluruh mengenai SPSK . Ia mengandungi perkara perkara seperti berikut:1. Dasar dan objektif kualiti.2. Skop SPSK termasuk perincian dan justifikasi bagi keperluan

standard yang tidak dimasukkan dalam SPSK.3. Menjelaskan prosedur yang didokumenkan.4. Penerangan mengenai hubungan dan kaitan antara proses-

proses dalam SPSK.

4.2.3 Kawalan Dokumen

1. Sekolah telah menyediakan prosedur kawalan dokumen untuk memastikan dokumen yang diwujudkan berada dalam keadaan terkawal.

Menerangkan : Menerangkan Dasar dan Objektif Kualiti Sistem Pengurusan Kualiti Mengikut Seksyen-

seksyen dalam standard MS ISO 9001:2008ManualKualiti

Prosedur Kualiti

Dokumen Sokongan

Rekod

Menerangkan : Proses-proses yang dijalankan bagi pelaksanaan sistem

pengurusan kualiti Bagaimana sesuatu tugas dijalankan secara terperinci

Menerangkan : Rekod yang diwujudkan dan disenggara sebagai

bukti kepada pematuhan pelaksanaan sistem pengurusan kualiti

Menerangkan : Dokumen yang menyokong pelaksanaan sistem

pengurusan kualiti





02 01 NOVEMBER 2011

2. MK, PK, dan DS akan dikawal dari segi edaran dan kegunaan supaya hanya dokumen yang telah disahkan dan terkini sahaja yang digunakan.

3. Kawalan dokumen ini diperjelaskan secara terperinci dalam Prosedur Kawalan Dokumen.

4.2.4 Kawalan Rekod

Sekolah mewujud dan menyenggara rekod-rekod sebagai bukti pematuhan kepada kehendak standard dan keberkesanan operasi SPSK. Proses bagi pengawalan, identifikasi, penyimpanan, perlindungan, cara mendapatkan semula dan melupuskan rekod. Rekod hendaklah mudah dibaca, dikenalpasti dan diperolehi semula.

Tempoh simpanan bagi setiap rekod adalah seperti berikut:-

1. Rekod kewangan selama 7 tahun2. Rekod selain kewangan selama 2 tahun

BAB 5 TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

5.1 KOMITMEN PENGURUSAN

5.1.1 Pihak Pengurusan Atasan sentiasa memberi komitmen untuk membangunkan sistem pengurusan kualiti dan seterusnya meningkatkan sistem tersebut secara berterusan. Pihak Pengurusan Atasan telah mewujudkan tindakan berikut sebagai bukti komitmen dalam melaksanakan SPSK:-

1. Membuat pelancaran mengenai kepentingan pelaksanaan SPSK mengikut keperluan standard MS ISO 9001:2008 di Sekolah.

2. Sentiasa memaklumkan dan memberi perhatian mengenai kepentingan memenuhi keperluan pelanggan kepada Penolong Kanan dan Guru-guru dalam Mesyuarat Jawatankuasa Kurikulum Sekolah dan Mesyuarat Guru.

3. Mewujudkan Dasar Kualiti dan Objektif Kualiti yang selari dengan memantau prestasi pencapaiannya dari semasa ke semasa

4. Menganjurkan program dan aktiviti perkembangan staf yang berkaitan dengan pengurusan kualiti dan kemahiran bekerja kepada anggota organisasi.

5. Menyediakan sumber-sumber yang diperlukan dan berkaitan bagi menyokong pelaksanaan SPSK.

6. Mengadakan Kajian Semula Pengurusan untuk menilai prestasi dan menyediakan pelan penambahbaikan terhadap SPSK





02 01 NOVEMBER 2011

5.2 FOKUS KEPADA PELANGGAN

Pihak Pengurusan Atasan memastikan:-

5.2.1 Keperluan pelanggan dikenalpasti.

5.2.2 Semua keperluan pelanggan diterjemahkan dalam bentuk proses perkhidmatan yang ditawarkan kepada pelanggan.

5.2.3 Tahap perkhidmatan yang diberikan sentiasa disemak dan dipertingkatkan bagi memenuhi keperluan pelanggan.

5.3 DASAR KUALITI

5.3.1 Pihak Pengurusan Atasan telah mengubal Dasar Kualiti untuk memenuhi perkara-perkara berikut:

1. Bersesuaian dengan Visi dan Misi Sekolah.

2. Menunjukkan komitmen untuk memenuhi keperluan-keperluan dalam standard MS ISO 9001:2008.

3. Membuat kajian terhadap Dasar Kualiti bagi menentukan kesesuaiannya dari semasa ke semasa

4. Memastikan dasar kualiti disebar dan difahami oleh semua anggota dalam organisasi.

5.4 PERANCANGAN

5.4.1 Objektif Kualiti

1. Pihak Pengurusan Atasan telah mewujudkan Objektif Kualiti yang boleh diukur di peringkat organisasi dan proses mengikut keperluan selaras dengan visi, misi dan dasar kualiti yang telah diwujudkan.

2. Pihak Pengurusan Atasan menyediakan kaedah yang sesuai untuk mengumpul dan menganalisis data bagi menilai pencapaian Objektif kualiti di setiap peringkat untuk dilaporkan dalam Kajian Semula Pengurusan.

5.4.2 Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti

1. Pihak Pengurusan Atasan memastikan perancangan bagi SPSK dilaksanakan untuk memastikan objektif setiap aktiviti dapat dicapai dan berjalan dengan lancar.

2. Pihak Pengurusan Atasan memastikan segala perubahan dalam SPSK sentiasa terpelihara walaupun beberapa pindaan terpaksa dilakukan selaras dengan keperluan semasa.





02 01 NOVEMBER 2011

5.5 TANGGUNGJAWAB, KUASA DAN KOMUNIKASI

5.5.1 Tanggungjawab Dan Kuasa

Pihak Pengurusan Atasan mengenalpasti tanggungjawab dan bidang tugas setiap pegawai dan kakitangan dan memberitahu kepada mereka yang terlibat. Pemberitahuan tanggungjawab dan bidang tugas ini dilakukan melalui:

1. Carta organisasi yang menghuraikan hubungan JPNSel,PPDSel dan Sekolah.

2. Surat pelantikan dan senarai tugas masing-masing. Ringkasan tanggungjawab dan bidangkuasa pegawai dalam disertakan surat lantikan.

3. Surat penurunan kuasa yang diberikan kepada pegawai-pegawai berkenaan.

4. Minit-minit Mesyuarat Jawatankuasa Kurikulum Sekolah / Mesyuarat Guru.

5.5.2 Wakil Pengurusan

1. Pengetua / Guru Besar melantik Penolong Kanan Kurikulumatau salah seorang dari Ahli Mesyuarat Jawatankuasa Kurikulum Sekolah sebagai Wakil Pengurusan yang bertanggungjawab kepada perkara berikut:

a. Memastikan proses-proses yang diperlukan dalam SPSKdiwujudkan, dilaksanakan dan disenggara.

b. Memaklumkan kepada pihak pengurusan atasan mengenai prestasi SPSK dan sebarang keperluan penambahbaikan.

c. Memastikan kesedaran mengenai keperluan-keperluan pelanggan diwujudkan di kalangan anggota organisasi.

d. Berurusan dengan pihak luar bagi perkara-perkara yang melibatkan SPSK.

2. Pengetua / Guru Besar juga melantik salah seorang Pegawai di Sekolah sebagai Pengurus Kualiti untuk membantu Wakil Pengurusan dalam pelaksanaan SPSK di peringkat organisasi.

NOTA

Tanggungjawab wakil pengurusan adalah termasuk hubungan dengan pihak luar tentangperkara yang berkaitan dengan sistem pengurusan kualiti.





02 01 NOVEMBER 2011

5.5.3 Komunikasi Dalam Organisasi

1. Pihak Pengurusan Atasan memastikan maklumat tentang SPSK dan keberkesanannya disampaikan kepada anggota dalam organisasi melalui kaedah-kaedah yang sesuai seperti berikut:

a. Mesyuarat Jawatankuasa Kurikulum Sekolah b. Mesyuarat Guruc. Mesyuarat Hal Ehwal Muridd. Mesyuarat Kokurikulume. Mesyuarat Panitiaf. Perhimpunan Pagig. Papan Kenyataanh. Posteri. Buletinj. Lain-lain kaedah yang difikirkan sesuai

5.6 KAJIAN SEMULA PENGURUSAN

5.6.1 Am1. Pihak Pengurusan Atasan akan mengadakan kajian semula

terhadap keberkesanan dan kesesuaian pelaksanaan SPSKsekurang-kurangnya sekali setahun.

2. Ia bertujuan untuk:a. Menyemak pencapaian objektif kualiti dan kesesuaian

dasar kualitib. Menyemak keberkesanan sistem pengurusan kualitic. Melihat peluang peningkatan dan penambahbaikan

3. Ia dikendalikan oleh Pengarah Pelajaran dan dihadiri oleh Pihak Pengurusan Atasan dan pegawai-pegawai lain yang berkenaan.

4. Rekod Kajian Semula Pengurusan diwujudkan bagi menunjukkan bukti semakan pengurusan dikendalikan, mereka yang terlibat, perkara yang dibincangkan, kesimpulan yang telah dicapai dan tindakan yang telah diambil.

5.6.2 Input Kajian Semula

1. Pihak Pengurusan Atasan memastikan input Kajian Semula Pengurusan meliputi maklumat berikut:-

a. Laporan penemuan audit.b. Laporan analisis aduan dan maklumbalas pelanggan.c. Laporan prestasi penyampaian perkhidmatan yang

tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan.d. Laporan status tindakan pencegahan dan pembetulan.e. Laporan tindakan susulan daripada Kajian Semula

Pengurusan yang lepas.f. Perubahan-perubahan yang boleh memberi kesan

kepada SPSK.g. Cadangan-cadangan untuk penambahbaikan.





02 01 NOVEMBER 2011

5.6.3 Output Kajian Semula

1. Pihak Pengurusan Atasan akan memastikan hasil Kajian Semula Pengurusan meliputi keputusan-keputusan dan tindakan-tindakan yang berkaitan dengan perkara berikut:-

a. Peningkatan terhadap keberkesanan SPSK dan proses-proses yang berkaitan dengannya.

b. Peningkatan kualiti perkhidmatan kepada pelanggan.c. Keperluan terhadap sumber-sumber yang dipenuhi.

BAB 6 PENGURUSAN SUMBER

6.1 BEKALAN SUMBER

6.1.1 Sekolah memastikan sumber-sumber yang sesuai dan diperlukan untuk:

1. melaksanakan dan memelihara SPSK agar ia dapat di tingkatkan secara berterusan.

2. memenuhi keperluan pelanggan.

6.2 SUMBER MANUSIA

6.2.1 AmSekolah perlu memastikan anggota dalam organisasi mempunyai kemahiran yang sesuai dari segi pendidikan, latihan, kemahiran dan pengalaman dalam bidang tugas masing-masing.

NOTA

Keakuran terhadap keperluan produk akan memberi kesan secara langsung atau tidak langsung oleh anggota yang melaksanakan tugas di dalam sistem pengurusan kualiti.

6.2.2 Kecekapan, Latihan Dan Kesedaran

1. Sekolah memastikan kaedah yang sesuai digunakan untuk menentukan keperluan dan kemahiran asas untuk menjalankan tugas yang diberi. Antara kaedah yang sesuai adalah seperti berikut:a. Menggunakan borang soal selidik keperluan latihan

personel.b. Menggunakan borang cadangan Pengetua/Guru Besar.

2. Sekolah memastikan latihan atau tindakan-tindakan yang sesuai dilaksanakan untuk memenuhi keperluan kepakaran.

3. Sekolah memastikan kaedah yang sesuai diambil untuk menilai keberkesanan tindakan-tindakan yang telah diambil untuk memenuhi keperluan kepakaran.

4. Sekolah memastikan kaedah yang sesuai digunakan untuk memberi kesedaran akan kepentingan tugas-tugas anggota dalam organisasi dan bagaimana mereka boleh menyumbang ke arah pencapaian objektif-objektif kualiti.





02 01 NOVEMBER 2011

5. Sekolah memastikan rekod-rekod mengenai pendidikan, latihan, kemahiran dan pengalaman bagi anggota organisasi diwujud dan disenggara.

6. Proses pengendalian latihan diperjelaskan dalam Prosedur Pengurusan Perkembangan Staf.

6.3 INFRASTRUKTUR

6.3.1 Sekolah memastikan infrastruktur yang sesuai dikenalpasti, disedia dan disenggara bagi mencapai SPSK yang ditetapkan. Infrastruktur tersebut merangkumi perkara-perkara seperti berikut:

1. Tempat, ruang kerja dan kemudahan-kemudahan yang sesuai dan diperlukan.

2. Peralatan yang meliputi hardware dan software yang diperlukan untuk menjalankan kerja.

3. Kemudahan sokongan seperti pengangkutan, komunikasi dan lain-lain kemudahan yang difikirkan sesuai dan berkaitan.

4. Proses perolehan dan proses penyelenggaraan bahan dan peralatan diperjelaskan dalam Prosedur Pengurusan Perolehan dan Prosedur Pelenggaraan

6.4 PERSEKITARAN KERJA

6.4.1 Sekolah memastikan persekitaran kerja yang diperlukan dikenalpasti dan diurus bagi menyokong kepada pencapaian kualiti perkhidmatan dalam semua aspek kerja.

NOTA

Terma “persekitaran kerja” merujuk kepada situasi kerja yang dilaksanakan termasuk fizikal, persekitaran dan faktor lain (seperti bunyi bising, suhu, kelembapan, pencahayaan, atau cuaca)

BAB 7 REALISASI PERKHIDMATAN

7.1 PERANCANGAN BAGI MEREALISASIKAN PERKHIDMATAN

7.1.1 Sekolah bertanggungjawab merancang dan membangunkan proses-proses yang diperlukan supaya perkhidmatan dapat direalisasikan dengan berkesan dan mencapai dasar dan objektif kualiti yang telah diwujudkan.

7.1.2 Sekolah membuat perancangan dan mewujudkan proses-proses yang perlu bagi menghasil dan menyampaikan perkhidmatan kepada pelanggan.





02 01 NOVEMBER 2011

7.1.3 Di mana sesuai proses penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan akan mengambil kira perkara berikut:-

1. Menepati objektif dan keperluan kualiti bagi perkhidmatan tersebut.

2. Mewujudkan prosedur proses kerja, dokumen dan sumber lain yang boleh digunakan untuk memberi panduan bagi menghasilkan perkhidmatan yang berkualiti kepada pelanggan.

3. Mewujudkan aktiviti verifikasi, validasi, pemantauan dan pemeriksaan serta kriteria bagi menentukan perkhidmatan memenuhi keperluan yang ditetapkan.

4. Mewujudkan dan menyenggara rekod-rekod untuk membukti dan mengesahkan proses penghasilan perkhidmatan serta perkhidmatan yang disampaikan memenuhi keperluan yang ditetapkan.

Output kepada perancangan hendaklah sesuai dengan cara organisasi diurus dan dikendalikan.

NOTA 1

Dokumen yang menentukan proses-proses sistem pengurusan kualiti (termasuk proses-proses realisasi produk) dan sumber-sumber yang perlu disediakan khususnya kepada produk, projek atau kontrak, boleh dirujuk kepada pelan kualiti.

7.2 PROSES BERKAITAN DENGAN PELANGGAN

7.2.1 Menentukan Keperluan-Keperluan Perkhidmatan

1. Sekolah memastikan keperluan yang dikehendaki oleh pelanggan termasuk keperluan semasa dan selepas pemberian perkhidmatan dapat dipenuhi. Keperluan tersebut adalah seperti berikut:

a. Keperluan terhadap perkhidmatan / proses.i. Jenis perkhidmatan yang ditawarkanii. Syarat-syarat dan kelayakan permohonan

b. Keperluan yang telah ditetapkan oleh peraturan dan undang-undangi. Pekeliling Perkhidmatanii. Perintah Amiii. Arahan Perbendaharaaniv. Akta Pendidikanv. Lain-lain peraturan dan perundangan yang dikeluarkan

oleh Kerajaan Malaysia dari semasa ke semasa

c. Keperluan lain yang ditetapkan oleh JPNSel/ PPDSel dari semasa ke semasa.





02 01 NOVEMBER 2011

2. Sekolah memastikan anggota dalam organisasi memahami dengan jelas keperluan pelanggan supaya mereka dapat menjalankan tugas dan tanggungjawab dengan cekap, cepat dan berkesan.

NOTA

Aktiviti selepas penghantaran meliputi contohnya tindakan di bawah peruntukan waranti, tertalkul kepada perjanjian seperti perkhidmatan penyelenggaraan dan perkhidmatan tambahan seperti kitar semula atau pelupusan.

7.2.2 Semakan Semula Keperluan Perkhidmatan1. Sekolah membuat semakan semula keperluan perkhidmatan

sebelum dilaksanakan kepada pelanggan dengan mengambilkira perkara berikut:-

a. Keperluan perkhidmatan kepada pelanggan telah dinyatakan dengan jelas.

b. Dokumen-dokumen yang diperlukan untuk memproses permohonan disertakan bersama.

c. Sekolah mampu menyediakan keperluan yang dinyatakan mengikut peraturan dan perundangan yang telah ditetapkan.

2. Jika keperluan pelanggan dibuat secara lisan, keperluan tersebut perlu disahkan sebelum dilaksanakan.

3. Jika berlaku perubahan dalam keperluan perkhidmatan, Sekolah akan memastikan dokumen yang berkaitan dipinda dan dimaklumkan kepada personel yang berkenaan.

NOTA

Dalam keadaan tertentu, seperti pemberian perkhidmatan melalui internet, semakan ke atas setiap perkhidmatan yang hendak disampaikan tidak praktikal. Dengan itu semakan boleh dibuat ke atas maklumat perkhidmatan yang ada katalog atau dalam bahan-bahan iklan yang disediakan.

7.2.3 Komunikasi Dengan Pelanggan

1. Sekolah memastikan kaedah yang sesuai disediakan untuk menyampaikan maklumat perkhidmatan kepada pelanggan dari semasa ke semasa.

2. Sekolah memastikan saluran komunikasi yang sesuai disediakan kepada pelanggan bagi tujuan pertanyaan terhadap perkhidmatan yang diberikan.





02 01 NOVEMBER 2011

3. Sekolah memastikan pelanggan diberi hak untuk membuat malumbalas dan aduan tentang perkhidmatan yang diberi secara lisan atau bertulis.

4. Proses pengendalian aduan dan maklumbalas pelanggan diperjelaskan dalam Prosedur Pengurusan Aduan Pelanggan.

7.3 REKABENTUK DAN PEMBANGUNAN PROSES(PROSEDUR INI DIKECUALIKAN)

7.4 PEROLEHAN

7.4.1 Proses Perolehan

1. Memastikan bahan atau perkhidmatan yang diperolehi memenuhi keperluan dan spesifikasi yang ditetapkan.

2. Memastikan pemilihan Pembekal adalah berdasarkan kepada keupayaan mereka untuk membekalkan barangan atau perkhidmatan (di mana sesuai):

a. mengikut keperluan / spesifikasi yang ditetapkan oleh organisasi

b. bersetuju mengikut terma dan perjanjian yang telah ditetapkan.

c. menyediakan perkhidmatan tambahan yang boleh meningkatkan kualiti penyampaian perkhidmatan seperti jaminan perkhidmatan selepas jualan, kemudahan atau perkhidmatan serta faedah-faedah lain yang menguntungkan organisasi.

d. analisis status pencapaian pembekalan yang telah dibuat sebelumnya.

3. Memastikan penilaian pembekal dibuat berdasarkan kepada kriteria berikut:

a. Telah membekalkan barangan atau perkhidmatan yang memenuhi keperluan / spesifikasi yang telah ditetapkan.

b. Menepati masa penghantaran.

c. Menepati kuantiti yang ditetapkan.

d. Menepati kualiti

4. Sekolah mewujudkan dan menyenggara rekod penilaian pembekal berdasarkan kriteria yang ditetapkan dari semasa ke semasa.

5. Proses perolehan diperjelaskan dalam Prosedur Pengurusan Perolehan.





02 01 NOVEMBER 2011

7.4.2 Maklumat Perolehan

1. Sekolah memastikan maklumat mengenai bahan atau perkhidmatan yang diperolehi hendaklah dinyatakan dengan jelas termasuk perkara berikut di mana sesuai:-

a. Semua barangan atau perkhidmatan yang hendak diperolehi perlu mendapat kelulusan daripada Pengetua/Guru Besar.

b. Semua barangan atau perkhidmatan yang hendak diperolehi hendaklah menyatakan:i. Nama atau jenis barangan atau perkhidmatanii. Kuantiti iii. Kosiv. Tempoh

7.4.3 Verifikasi/Pemeriksaan Pembelian

1. Sekolah memastikan semua jenis barangan atau perkhidmatan yang diterima daripada pembekal diperiksa untuk menentukan ianya menepati dan mengikut jenis, spesifikasi, kuantiti dan masa yang telah ditentukan.

7.5 PENGELUARAN DAN PENYEDIAAN PERKHIDMATAN

7.5.1 Kawalan Ke Atas Pengeluaran dan Penyediaan Perkhidmatan

Sekolah memastikan proses pemberian perkhidmatan kepada pelanggan dirancang dan dilaksanakan secara terkawal dan di mana berkaitan perkara-perkara berikut diberi perhatian:-

1. Prosedur-prosedur dan lain-lain dokumen yang berkaitan dengan proses utama diwujudkan untuk memastikan proses dilaksanakan secara terkawal.

2. Menggunakan senarai semak atau instrumen yang bersesuaian bagi tujuan pemantauan, di mana perlu.

3. Memastikan semua peralatan yang digunakan untuk tujuan proses penyampaian perkhidmatan sentiasa disediakan dan diperiksa agar ia berfungsi.

4. Memastikan pelanggan diberi peluang untuk mendapatkan maklumat lain yang berkaitan setelah proses penyampaian perkhidmatan diberikan.

7.5.2 Validasi Proses Pengeluaran dan Penyampaian Perkhidmatan

Organisasi hendaklah mengesahkan mana-mana proses untuk pengeluaran dan penyediaan perkhidmatan di mana mengakibatkan pengeluaran tidak boleh disahkan oleh pemantauan atau pengukuran. Termasuk dan, sebagai akibat, kekurangan menjadi jelas hanya selepas produk digunakan atau khidmat telah dihantar.





02 01 NOVEMBER 2011

Validasi akan mewujudkan penyusunan untuk proses-proses ini termasuk, di mana perlu

a) Menentukan kriteria untuk semakan dan kelulusan proses-proses.

b) Kelulusan peralatan dan kakitangan yang berkelayakan

c) Menggunakan kaedah dan prosedur-prosedur khusus

d) Keperluan rekod-rekod (lihat 4.2.4); dan

e) Membuat validasi semula

7.5.3 Identifikasi Dan Kemudahkesanan

Sekolah hendaklah memberi identifikasi kepada proses dan perkhidmatan yang disampaikan kepada pelanggan. Antara lain di mana sesuai:

1. Nombor fail peribadi.

2. Nombor rujukan jabatan.

3. Nombor kad pengenalan.

NOTA

Di dalam sesebuah sektor industri, pengurusan tatarajah merupakan satu cara yang mana pengenalpastian dan kemudahkesanan dikekalkan.

7.5.4 Harta Hakmilik Pelanggan

Sekolah bertanggungjawab menguruskan harta milik pelanggan seperti bahan kajian pendidikan, kajian tindakan, laporan dokumentasi, urusan PIBG , laporan tahunan, dalam bentuk bercetak atau elektronik.

NOTA

Hak milik pelanggan boleh termasuk hak milik intelek dan data peribadi.

7.5.5 Pemeliharaan Produk

Memastikan semua bahan dan peralatan yang diterima daripada KPM disenggara dengan sempurna sebelum ia disampaikan atau digunakan oleh pelanggan. Kaedah berikut perlu diberi perhatian

1. Bahan Sulit

a. Bahan-bahan kategori SULIT adalah seperti Kertas Soalan Peperiksaan Awam





02 01 NOVEMBER 2011

b. Bahan ini perlu disenggara oleh Pegawai atau kakitangan yang diberi kuasa untuk menerima, menyimpan dan mengeluarkan mengikut peraturan pengurusan bahan sulit yang dikeluarkan oleh Kerajaan Malaysia.

c. Semua bahan yang diterima hendaklah disemak, disahkan penerimaan dan direkodkan.

d. Bahan tersebut hendaklah disimpan terus di Bilik Kebal atau Rak Besi Berkunci.

e. Bahan yang hendak dikeluarkan perlu disemak, disahkan dan direkodkan pegawai yang diberi kuasa.

f. Pegawai yang diberi tanggungjawab menerima bahan tersebut hendaklah membuat pengesahan penerimaan. Akuan penerimaan hendaklah direkod dan disenggara.

2. Bahan Lain

a. Ia termasuk Buku Teks, Sukatan Pelajaran, Huraian Sukatan Pelajaran, Buku Panduan dan lain-lain bahan bercetak yang bukan kategori SULIT.

b. Bahan ini perlu disenggara oleh pegawai atau kakitangan yang diberikuasa.

c. Semua bahan yang diterima hendaklah disemak, disahkan penerimaan dan direkodkan.

d. Semua bahan tersebut hendaklah disimpan di dalam stor atau tempat simpanan yang difikirkan sesuai dan selamat.

e. Bahan yang hendak diedarkan perlu disemak, disahkan dan direkodkan. Pegawai yang menerima bahan perlu membuat akuan penerimaan. Rekod penerimaan bahan hendaklah disenggara.

7.6 KAWALAN KE ATAS PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN PERALATAN(PROSEDUR INI DIKECUALIKAN)

BAB 8 PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENAMBAHBAIKAN

8.1 AM

Sekolah memastikan proses pemantauan, pengukuran, penganalisisan dan penambahbaikan dirancang dan dilaksanakan untuk:

1. Menunjukkan proses pemberian perkhidmatan menepati keperluan yang ditetapkan.

2. Memastikan proses pemberian perkhidmatan mematuhi SPSK.





02 01 NOVEMBER 2011

3. Membuat penambahbaikan yang berterusan secara berkesan ke atas SPSK.

Ini termasuklah pengenalpastian kaedah-kaedah, meliputi teknik-teknik statistik dan tahap penggunaannya.

8.2 PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN

8.2.1 Kepuasan Pelanggan

Kepuasan hati pelanggan merupakan satu alat pengukur prestasi sistem pengurusan kualiti. Organisasi hendaklah memantau maklumat yang berkaitan dengan persepsi pelanggan bagi menentukan sama ada organisasi telah dapat memenuhi kehendak pelanggannya. Kaedah bagi mendapat dan menggunakan maklumat ini hendaklah ditentukan.

NOTA

Memantau persepsi pelanggan termasuk mendapat input daripada punca-punca seperti kajian kepuasan pelanggan, data pelanggan daripada produk yang telah dihantar, kajian pendapat pengguna, analisis perniagaan rugi, pujian-pujian, tuntutan-tuntutan waranti, laporan peniaga.

8.2.2 Audit Dalaman

1. Sekolah memastikan audit dalaman dijalankan bagi memastikan sama ada SPSK:-a. Mematuhi apa yang telah dirancangkan mengikut

keperluan-keperluan standard MS ISO 9001:2008 dan keperluan-keperluan SPSK yang telah diwujudkan.

b. Telah dilaksanakan dan disenggarakan secara cekap dan berkesan.

2. Proses pengendalian audit dalaman diperjelaskan dalam Pengurusan Audit Dalaman.

3. Sekolah mewujud dan menyenggara rekod Audit Dalaman dari semasa ke semasa.

Pihak pengurusan yang bertanggungjawab dan keperluan-keperluan untuk perancangan dan pengendalian audit, melaporkan hasil audit dan penyimpanan rekod-rekod (lihat 4.2.4).

Pihak pengurusan yang bertanggungjawab ke atas bidang yang diaudit hendaklah memastikan sebarang pembetulan dan tindakan pembetulan diambil dengan segera bagi mengelakkan punca dan ketidakakurannya ditemui. Tindakan susulan hendaklah meliputi verifikasi ke atas tindakan yang telah diambil dan laporan mengenai keputusan verifikasi (lihat 8.5.2)





02 01 NOVEMBER 2011

8.2.3 Pemantauan Dan Pengukuran Proses

1. Sekolah memastikan pemantauan dan pengukuran ke atas keberkesanan proses-proses SPSK dilaksanakan untuk memenuhi keperluan yang telah ditetapkan.

2. Kaedah yang digunakan bagi memantau dan mengukur adalah seperti berikut:

a. Mesyuarat Jawatankuasa Kurikulum Sekolah.

b. Mesyuarat Guru

c. Mesyuarat Hal Ehwal Murid

d. Mesyuarat Kokurikulum

e. Mesyuarat Panitia

8.2.4 Pemantauan Dan Pengukuran Perkhidmatan

Sekolah menggunakan kaedah yang sesuai untuk membuat pemantauan dan pengukuran ke atas ciri-ciri perkhidmatan bagi memastikan ia memenuhi keperluan yang telah ditetapkan. Proses pengukuran dan pemantauan dilakukan di mana sesuai melalui:-

1. Semua peringkat pemeriksaan dalam SPSK iaitu di peringkat penerimaan, pemerosesan dan akhir.

2. Bahan atau perkhidmatan yang diterima daripada pelanggan atau lain-lain pihak disemak dan disahkan memenuhi kriteria yang ditetapkan sebelum diproses;

3. Rekod yang menunjukkan pemeriksaan telah dijalankan disenggara dan rekod ini akan disahkan oleh pegawai yang diberi kuasa.

4. Pengeluaran produk dan perkhidmatan penghantaran kepada pelanggan tidak boleh diteruskan sehingga penyusunan perancangan diselesaikan dengan memuaskan (lihat 7.1) melainkan ianya diluluskan oleh pihak berkuasayang berkaitan dan dimana bersesuaian ia boleh diuruskan oleh pelanggan.

8.3 KAWALAN KE ATAS KETIDAKAKURAN PERKHIDMATAN

8.3.1 Sekolah memastikan perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan dikenalpasti dan dikawal untuk mencegah ianya daripada digunakan dengan tidak sengaja atau dihantar keluar.





02 01 NOVEMBER 2011

8.3.2 Kawalan dan tanggungjawab pegawai yang berkaitan terhadap perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan diperjelaskan secara di dalam prosedur yang didokumenkan.

8.3.3 Organisasi hendaklah menguruskan ketidakakuran produk melalui satu atau lebih cara yang mana bersesuaian seperti berikut :-

a) Mengambil tindakan untuk menghapuskan ketidakpatuhan yang dikesan;

a) Memberi kuasa bagi penggunaannya, keluaran atau penerimaan di bawah pengawasan pihak berkuasa berkaitan dan di mana sesuai oleh pelanggan,

b) Mengambil tindakan untuk mengecualikannya daripada penggunaan atau aplikasi asalnya.

c) Dengan mengambil tindakan yang sesuai ke atas kesan, atau kesan-kesan berpotensi bila ketidakakuran produk dikenalpasti selepas penghantaran atau penggunaanya.

8.3.4 Sekiranya ketidakakuran produk telah diambil tindakan pembetulan, ia perlulah disahkan semula telah memenuhi keperluan yang telah ditetapkan bagi menunjukkan keakuran terhadap keperluan.

8.3.5 Rekod yang berkaitan dengan keadaan ketidakpatuhan atau ketakakuran dan sebarang tindakan yang diambil diwujudkan dan disenggara dari semasa ke semasa.

8.4 ANALISIS DATA

8.4.1 Sekolah menentukan, mengumpul dan menganalisis data-data yang bersesuaian untuk menunjukkan kesesuaian dan keberkesanan SPSK dan untuk menilai di mana penambahbaikan yang berterusan ke atas SPSK boleh dibuat. Hasil penganalisisan data akan digunakan untuk memberi maklumat mengenai:

a. Kepuasan hati pelanggan.

b. Memenuhi keperluan perkhidmatan yang ditetapkan.

c. Ciri-ciri dan arah aliran proses-proses perkhidmatan termasuk peluang untuk tindakan pencegahan.

d. Prestasi pembekal.

8.5 PENAMBAHBAIKAN

8.5.1 Penambahbaikan Berterusan

1. Sekolah memastikan proses penambahbaikan yang menyeluruh ke atas SPSK melalui penggunaan dasar kualiti, objektif kualiti, hasil audit, penganalisisan data, tindakan pembetulan dan pencegahan dan kajian semula pengurusan dibuat secara berkesan.





02 01 NOVEMBER 2011

8.5.2 Tindakan Pembetulan

1. Sekolah memastikan tindakan pembetulan yang bersesuaian dengan kesan ketidakpatuhan diambil untuk menghapuskan punca ketidakpatuhan supaya ianya tidak berlaku di masa akan datang.

2. Prosedur tindakan pembetulan hendaklah diwujudkan bagi menerangkan keperluan-keperluan untuk :-

a) Pengenalpastian ketidakakuran (termasuk aduan-aduan pelanggan)

b) Mengalpasti punca-punca ketidakakuran.

c) Penilaian mengenai keperluan untuk mengambil tindakan bagi memastikan ketidakakuran tidak akan berulang

d) Penentuan dan pelaksanaan tindakan yang diperlukan

e) Rekod-rekod hasil daripada tindakan yang dilaksanakan (lihat 4.2.4); dan

f) Mengkaji semula keberkesanan tindakan pembetulan yang telah dilaksanakan.

8.5.3 Tindakan Pencegahan

1. Sekolah memastikan tindakan pencegahan bagi menghapuskan punca-punca ketidakpatuhan yang dijangka diambil bagi menghalang ianya daripada berlaku.

2. Prosedur tindakan pencegahan hendaklah diwujudkan bagi mentakrif keperluan-keperluan untuk :-





02 01 NOVEMBER 2011

RAJAH 2: PEMETAAN PROSES SISTEM PENGURUSAN KUALITI

Pelanggan

Perkhidmatan Utama

Perancangan Perkhidmatan

Perkhidmatan Yang

Diberikan Perolehan

Penrekodan & Penyimpanan Maklumat

Pelanggan

Analisis & Penambahbaikan

Umum4.14.25.57.18.18.4

8.2.1

Pengecualian

7.3, 7.6

Aduan Pelanggan Maklum balas Pelanggan Audit DalamKajian Semula Pengurusan

Kawalan

Penyelenggaraan

Pengurusan Latihan

7.2

7.1

7.46.4, 7.5.1, 7.5.3, 8.2.3, 8.2.4, 8.3

6.2

6.3, 6.4

7.5.17.5.38.2.48.3

4.2.4, 4.2.3

5.27.28.2.25.6

8.5Catatan : Aliran Kerja/Proses

Interaksi

Penyediaan Sumber

6.1





02 01 NOVEMBER 2011

LAMPIRAN 1(A) : CARTA ORGANISASI PASUKAN PETUGAS KUALITI JPNSEL

Pengurus KualitiNaib Pengerusi

Kawalan Dokumen

Kawalan Rekod

Wakil PengurusanPengerusi

Pengurusan Sumber Manusia

Aduan dan Maklum Balas

Pelanggan

Pengarah PelajaranPenasihat

Setiausaha

Timb. Wakil PengurusanTimbalan Pengerusi

Pengurusan Penyenggaraan

Pengurusan Sumber

Kewangan

Tugas-tugas Khas

Pengurusan Teknikal

Audit Dalaman Pengurusan Perolehan

PPDPetaling Perdana

PPD Klang

PPD Hulu

Langat

PPD Gombak

PPD Kuala

Langat

PPD Kuala

Selangor

PPD Sabak

Bernam

PPD Hulu

Selangor

PPD Sepang

Pengurus Kualiti Daerah

PPD Petaling Utama

Sekolah-sekolah Di Seluruh Negeri Selangor





02 01 NOVEMBER 2011

LAMPIRAN 1(B) : CARTA ORGANISASI PASUKAN PETUGAS KUALITI PPDSEL


Kawalan Dokumen

Kawalan Rekod




Pelanggan

Pegawai Pelajaran DaerahPenasihat

Ketua Juru Audit DalamSetiausaha



Pengurusan Sumber

Kewangan

Tugas-tugas Khas

Pengurusan Teknikal






02 01 NOVEMBER 2011

LAMPIRAN 1(C) : CARTA ORGANISASI PASUKAN PETUGAS KUALITI SEKOLAH


Kawalan Dokumen

Kawalan Rekod




Pelanggan

Pengetua / Guru BesarPenasihat

Setiausaha



Pengurusan Sumber

Kewangan

Tugas-tugas Khas

Pengurusan Teknikal






02 01 NOVEMBER 2011

LAMPIRAN 2 : CARTA ORGANISASI PENGURUSAN JABATAN PELAJARAN NEGERI SELANGOR

Pengarah Pelajaran

Timbalan Pengarah Pelajaran

Ketua Sektor Pengurusan Akademik

Ketua Sektor Pengurusan

Sekolah


Pembangunan Kemanusiaan

Ketua Sektor Khidmat

Pengurusan Dan Pembangunan

Ketua Sektor Pendidikan Islam

Ketua Sektor Jaminan Kualiti

PPDPetaling Perdana

PPD Klang

PPD Hulu

Langat

PPD Gombak

PPD Kuala

Langat

PPD Kuala

Selangor

PPD Sabak

Bernam

PPD Hulu

Selangor

PPD Sepang

Pegawai Pelajaran Daerah

Pasukan Petugas Kualiti


Maklumat dan ICT

Ketua Sektor Penilaian dan Peperiksaan

Ketua Sektor Psikologi Dan

Kaunseling

Ketua Sektor Pendidikan Khas dan Pendidikan

Swasta

PPD Petaling Utama

Sekolah-sekolah Di Seluruh Negeri Selangor

manual kualiti spsk 2012

Documents