Minit Mesyuarat

Fiesta Gala Geologi ‘15

Universiti Kebangsaan Malaysia

Bil 6/2015

Tarikh : 5 Disember 2014

Hari : Jumaat

Masa : 8.30 malam – 10.30 malam

Tempat : Makmal Geostruktur, Bangunan Geologi

Perkara berbangkit : Menggariskan maklumat dan keperluan program makan malam dan Family

Day

Agenda :

1. Mewujudkan Misi 100K dan misi ini perlu dicapai sebulan sebelum program berlangsung.

2. Menentukan tema bagi makan malam dan hiasan dewan.

3. Setiap ketua pos menerangkan masalah yang dihadapi dan membincangkan cara penyelesaiannya.

Maklumat yang dicapai daripada mesyuarat:

1. Misi 100K diwujudkan oleh Ketua Pengarah program Fiesta Gala Geologi ’15 untuk memastikan

dana yang diperlukan mencukupi sebulan sebelum program berlangsung. Selain usaha daripada

pos pemasaran, ahli jawatankuasa dan majlis tertinggi juga perlu berusaha mencari dana. Setiap

pos diminta untuk cuba mengurangkan bajet yang diperlukan.

Anggaran sumbangan yang akan diterima : RM 98,200.00

Anggaran dana yang diperlukan : RM 98,023.00

Pembayaran yang perlu dilaksanakan :

Dewan makan malam : RM15,000

Jamuan makan malam : RM54,000 (850 orang termasuk alumni dan pelajar)

2. Tema bagi makan malam dan hiasan dewan yang dicadangkan :

Winter

Garden

English style

Retro 90an

Tema makan malam yang telah dipersetujui : Retro 90an

3. Pos pemasaran :

Membuat penjualan ‘pre-loved items’ atau barangan terpakai di mana-mana karnival

Hubungi alumni untuk mendapatkan sumbangan

Cari syarikat yang boleh beri penajaan dan pakej penajaan kepada syarikat yang

menyumbang ialah menjadi perasmi atau tetamu kehormat.

‘Street Marketing’ akan dilancarkan sekiranya dana masih belum mencukupi pada bulan

Januari 2015.

Pos tugas-tugas khas :

Hiasan khemah Family day akan dihias oleh peserta sehari sebelum program berlangsung

Dewan akan dihias mengikut tema yang telah ditentukan iaitu Retro 90an.

Pos protokol :

Tetamu akan ditentukan dan akan dijemput untuk menghadiri Family day

Perasmi untuk Family day ialah Dr Azimah Hassan.

Pengacara majlis rasmi dan tidak rasmi serta pembaca doa untuk Family day perlu disediakan

Alumni sukar dihubungi, tetapi ada beberapa alumni dapat dihubungi.

Gimik perasmian Family day akan dilakukan mengikut tema

Alternatif lain untuk mencari alumni akan dilakukan kerana 400 alumni perlu dicari sebulan

sebelum program berlangsung

Pos multimedia:

Poster untuk makan malam telah disiapkan

Baju rumah sukan akan direka dan disediakan

Pos cenderamata :

Hadiah bagi pemenang setiap permainan mempunyai tiga tempat pemenang

Cari syarikat yang boleh menyumbang hadiah atau hamper

Beberapa kategori anugerah akan diberikan kepada alumni, pesara, tetamu kehormat,

perasmi, dan pelajar yang mendapat dekan.

Pos pogram :

Padang ragbi UKM akan ditempah sebulan sebelum family day berlangsung

Peralatan permainan akan disediakan secepat mungkin

Pelan tindakan perlu disediakan untuk perincian setiap slot

Pelan kedudukan khemah dan pentas perlu disediakan

Pelajar tahun 1,2 dan 3 yang akan terlibat dalam Family day

Nama untuk rumah sukan akan mengikut warna rumah sukan masing-masing

Pelan tindakan untuk makan malam telah disiapkan dan dimuat naik ke dalam Facebook

Pos jamuan :

Makan tengah hari untuk Family day ialah nasi tomato dan lauk-lauknya iaitu RM4.50

seorang di kafe Kolej Pendeta Zaba

Roti dan air mineral akan cuba diminta sebagai tajaan daripada syarikat atau alumni

Menu makan malam akan dipilih mengikut tema

Makan secara hidangan buffet iaitu RM35 seorang

Harga yuran makan malam untuk alumni dan pensyarah ialah RM100 dan akan ditetapkan

pertukarannya pada bulan Februari 2015. Bagi pelajar pula RM60 seorang.

Pos logistik :

Dua bas akan disediakan untuk pelajar dan bagi sesiapa yang mempunyai kenderaan sendiri

tidak perlu menaiki bas supaya dapat mengurangkan kos

Menyediakan tempat penginapan untuk alumni yang tiba lebih awal

Pos persembahan :

Senamrobik akan dilakukan oleh pelajar untuk Family day

Artis jemputan untuk makan malam masih dalam pencarian

Pos teknikal :

PA system akan dipinjam dari Pusat Kebudayaan atau Palapes UKM

Sekiranya tidak dapat pinjam, akan disewa.

Untuk majlis makan malam, walkie talkie dan ‘smoke machine’ akan disediakan

Disediakan oleh:

__________________________

(SYAFRIN AQHASHA BINTI RAHMAT)

Timbalan Setiausaha

Fiesta Gala Geologi ‘15

Kelab Geologi

Universiti Kebangsaan Malaysia