Minit Mesyuarat

Fiesta Gala Geologi ‘15

Universiti Kebangsaan Malaysia

Bil 3/2015

Tarikh : 10 Oktober 2014

Hari : Jumaat

Masa : 9.00 malam – 11.30 malam

Tempat : Makmal Tahun 1, Bangunan Geologi

Perkara berbangkit : Mengariskan matlamat dan keperluan program

Agenda:

1. Membincangkan tentatif aktiviti Family day dan mencadangkan tema bagi makan malam Fiesta

Gala Geologi ’15.

2. Pelajar tahun 1 dibahagikan ke dalam pos-pos yang telah ditetapkan untuk membincangkan tugas

yang akan dilaksanakan bersama pelajar tahun 2.

3. Setiap ketua pos menerangkan tugas-tugas yang akan dijalankan untuk persiapan program ini.

Maklumat yang dicapai daripada mesyuarat:

1. Family day Fiesta Gala Geologi ‘15

Masa : 8.00 pagi hingga 1.30 tengah hari

Tema : ‘James Stone’

Nama-nama batuan akan digunakan sebagai nama setiap rumah sukan. Pelajar geologi tahun 1

hingga 4 dan alumni akan terlibat dalam aktiviti ini.

Tema makan malam yang dicadangkan:

1) Tradisional

2) Bollywood Night

3) Retro Romance

4) Arabic Night

5) Classic English

6) Hawaiian Night

2. Pos program:

i) Family day akan disatukan dengan makan malam dalam satu program dan akan

dilaksanakan dalam satu hari.

ii) Alumni-alumni akan terlibat dalam kedua-dua aktiviti dalam program ini iaitu Family

day dan makan malam.

Pos protokol:

i) Menyenaraikan nama-nama alumni untuk dijemput hadir ke program ini.

ii) Memastikan program berjalan dengan lancar.

iii) Melantik pengacara majlis dan dayang-dayang untuk membawa dulang serta

menyediakan teks ucapan pengacara majlis.

iv) Menyediakan kad jemputan program.

Pos pemasaran:

i) Mengeluarkan idea-idea untuk mendapatkan duit atau sumbangan.

ii) Setiap pelajar akan membayar lebih kurang RM40 seorang. Bagi pensyarah dan staff

geologi akan membayar sebanyak RM70 seorang. Manakala alumni akan membayar

RM100 untuk seorang.

iii) Ketua pos mencadangkan bahawa syarikat-syarikat geologi yang ada kaitan dengan ibu

bapa pelajar, pelajar tersebut seharusnya mendapatkan sumbangan daripada syarikat itu.

Di samping itu, syarikat tersebut akan mendapat kebaikan seperti syarikat tersebut akan

dipromosikan kepada pelajar-pelajar geologi UKM.

iv) Setiap pelajar perlu mengumpulkan dana sebanyak RM4000 atau lebih secara

berkumpulan mengikut tahun pelajar. Dana tersebut perlu dikumpulkan empat bulan

sebelum program dijalankan.

Cara-cara mengumpulkan dana:

1) Street marketing

2) Garage sale

3) Fund raising (menjual barang terpakai)

Pos jamuan:

i) Bagi aktiviti Family day, makanan akan diberi dua kali iaitu sarapan dan makan tengah

hari. Manakala makan malam pula, hidangan makanan akan mengikut tema makan

malam.

ii) Hidangan makanan untuk makan malam belum dapat ditentukan kerana tema makan

malam belum ditetapkan lagi.

Pos longistik:

i) Mendapatkan jumlah bilangan pelajar, pensyarah, staff dan alumni geologi yang akan

hadir ke program ini untuk membuat penyewaan bas.

ii) Menyediakan penginapan seperti hotel kepada alumni sekiranya mereka memerlukannya.

Pos persembahan:

i) Menjemput penari-penari dari kolej-kolej untuk membuat persembahan.

ii) Artis negara berkemungkinan akan dijemput hadir ke program ini untuk membuat

persembahan.

iii) Persembahan pada malam itu juga akan mengikut tema makan malam.

Pos teknikal:

i) Penyediaan PA system mengikut hotel atau dewan makan yang disewa. Sekiranya tidak

disediakan, ahli jawatankuasa pos teknikal akan menyediakannya sendiri.

Pos multimedia dan publisiti:

i) Mereka bina untuk dewan makan malam.

ii) Menghebahkan program ini secara beramai-ramai.

iii) Mereka baju-T untuk setiap rumah sukan, kad jemputan program dan buku program.

iv) Menyediakan video gimik family day dan makan malam.

Pos tugas-tugas khas:

(Ditangguhkan untuk sementara waktu)

Disediakan oleh:

__________________________

(SYAFRIN AQHASHA BINTI RAHMAT)

Timbalan Setiausaha

Fiesta Gala Geologi ‘15

Kelab Geologi

Universiti Kebangsaan Malaysia