ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN

PADA MADRASAH TSANAWIYAH MIFTAHUSSALAM BANYUMAS

NASKAH PUBLIKASI

Diajukan oleh

Jariruddin

06.12.1914

kepada

JURUSAN SISTEM INFORMASI

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM

YOGYAKARTA

2011

Analysis and Design Information Systems of Library

at Madrasah Tsanawiyah Miftahussalam Banyumas

Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Perpustakaan

pada Madrasah Tsanawiyah Miftahussalam Banyumas

Jariruddin

Jurusan Sistem Informasi

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Service system or mechanism in the lending library in the library Madrasah

Tsanawiyah Miftahussalam currently still done manually by the librarian. Data members

of the library and borrowing transactions are kept on file as well as general ledger, so that

sometimes less effective and efficient. Computerized system is a solution that seems

right in order to facilitate and reduce the risk of mistakes in the book at a library lending

transactions. With the use of computerized systems in the library will make the data

members of the library and book-lending transactions to be kept neat and orderly.

Making Library Information System was started from a general description of

Madrasah Tsanawiyah Miftahussalam Banyumas, then discuss ERD database design in

order to find out what entities and attributes involved in the process of book-lending

transactions. After learning of entities and attributes involved in the next discuss the

structure of databases and normalization. The next stage is to design draft program

consisting of: structure of the program, design input, design output.

System book-lending transactions in the library designed by using the method of

direct data processing. The use of direct data processing method is intended for every

event or Transactions on borrowing and returning books can be directly processed. The

procedures to be processed consists of data collection member libraries, classroom data

collection, data books, etc.. If there is a borrowing transaction and return the book at the

same time data can be entered into a computer and will automatically affect the existing

data, namely the book out and back. So can quickly find the data members to borrow and

return books that have been properly and accurately.

Keywords: Library Information System

1. Pendahuluan

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi memicu banyak

kalangan untuk mencari alternatif pemecahan masalah di bidang teknologi

informasi. Penggunaan computer sebagai alat bantu dalam menyelesaikan di

bidang teknologi sistem informasi kian marak dan berkembang di segala bidang.

Komputer dirasa memiliki banyak keunggulan, alasannya komputer dapat

diprogram sehingga dapat disesuaikan dengan keinginan pemakainya.

Kemudian pemrograman computer yang telah dikembangkan sehingga

lebih mendekati dengan bahas manusia telat turut serta dalam mempengaruhi

penggunaan computer sebagai alat bantu pekerjaan manusia. Bahasa

pemrograman yang semakin banyak dan berkembang saat ini memberikan

pilihan bagi para programmer untuk menggunakan bahasa pemrograman mana

yang tepat untuk membangun aplikasi.

Madrasah Tsanawiyah Miftahussalam Banyumas adalah intitusi

pendidikan yang selalu ingin mengikuti perkembangan teknologi informasi yang

sedang berkembang. Bidang sirkulasi buku di perpustakaan yang selama ini

masih terasa sulit untuk dikerjakan karena masih menggunakan cara manual.

Sehingga informasi yang dihasilkan terkadang masih mengalami kekeliruan dan

keterlambatan pembuatan laporan. Hal ini disebabkan terbatasnya sumber daya

manusia dan banyaknya data yang dikelola. Dalam hal ini tentunya proses

pengolahan harus diolah secara efektif, efisien dan proses pengolahan data yang

dijalankan harus mudah dalam pengisian data, pemprosesan data dan

pelaporannya. Sedangkan ditinjau dari kefektifan sebuah sistem baik dari segi

manfaat, biaya, maupun waktu yang digunakan, kesemuanya itu harus dapat

mendukung tercapainya pemenuhan akan informasi pengolahan data yang

berkualitas.

2. Landasan Teori

2.1 Konsep Dasar Sistem

Konsep dasar sistem ada dua pendekatan yaitu penekanan pada

prosedurnya dan penekanan pada komponennya atau elemen.Pendekatan

sistem yang menekankan pada prosedur :

“Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling

berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu

kegiatan untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.“

Pendekatan sistem yang menekankan pada komponen atau elemen :

“Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu.”

2.2 Konsep Dasar Informasi

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna

dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Kualitas informasi tergantung pada

beberapa hal yaitu :

1. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan.

2. Tepat waktu, informasi yang diterima harus tepat pada waktunya.

3. Relevan, informasi harus mempunyai manfaat bagi si penerima.

2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung

operasi, bersifat managerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan

menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

2.4 .Sistem Informasi Perpustakaan

Sistem informasi perpustakaan adalah sebuah sistem pengolahan data

perpustakaan yang meliputi pengolahan data, manipulasi data, penyimpanan

data dan persiapan dokumen untuk pengambilan keputusan yang dilakukan

manusia dengan dibantu suatu alat yang berupa komputer.

Sistem informasi perpustakaan merupakan subsistem dari sistem

informasi manajemen yang digunakan untuk memecahkan masalah

penyediaan informasi dan pelayanan informasi mengenai inventori pada

perpustakaan.

2.5 Pengenalan dan Perancangan Basis Data

Basis data menurut Stephens dan Plew (2000), adalah mekanisme yang

digunakan untuk menyimpan informasi atau data. Informasi adalah sesuatu

yang kita gunakan sehari-hari untuk berbagai alasan. Dengan basisdata,

pengguna dapat menyimpan data secara terorganisasi. Setelah data

disimpan, informasi harus diambil. Kriteria dapat digunakan untuk mengambil

informasi. Cara data disimpan dalam basis data menentukan seberapa

mudah mencari informasi berdasarkan banyak kriteria. Datapun harus

mudah ditambahkan ke dalam basis data, dimodifikasi, dan dihapus.

2.6 Sistem Perangkat Lunak yang Digunakan

2.6.1 Sistem Operasi

Sistem operasi adalah suatu sistem yang terdiri dari komponen-

komponen kerja dan memuat metode kerja yang digunakan untuk

memanfaatkan mesin, sehingga mesin dapat bekerja sesuai dengan

yang diinginkan.

2.6.2 Microsoft Visual Basic 6.0

Microsoft Visual basic adalah suatu bahasa pemrograman yang

bersifat object oriented programming (OOP). Membuat aplikasi

dengan Visual Basic sangat sederhana. Hanya dengan 3 langkah

dasar, akan didapat aplikasi yang selanjutnya dapat dijalankan tanpa

memerlukan lingkungan pemrograman Visual Basic.

2.6.3 Microsoft SQL Server 2000

SQL Server 2000 merupakan salah satu produk DBMS yang

dibuat oleh Microsoft. SQL Server 2000 menawarkan beberapa fitur

di dalam mengelola database yang terdapat dalam SQL Server

2000. Ada 2 fitur yang biasa digunakan untuk mengelola database di

dalam SQL Server 2000, yaitu: menggunakan Enterprise Manager

dan SQL Query Analizer.

3. Analisis dan Perancangan

3.1 Gambaran Umum Madrasah Tsanawiyah Miftahusalam Banyumas

Madrasah Tsanawiyah Miftahussalam Banyumas berdiri pada hari Sabtu

Legi 17 Januari 1976 dengan nama Pondok Pesantren Pendidikan Islam

Miftahusalam. Secara geografis terletak di desa Kejawar, kecamatan

Banyumas, kabupaten Banyumas. Madrasah Tsanawiyah Miftahussalam

mempunyai tenaga kerja sebanyak 21 guru dan karyawan sebanyak 2 orang.

Dengan jumlah kelas sebanyak 7 kelas.

Visi dan Misi Madrasah:

Visi : Unggul dalam intaq dan imtek, mandiri, adaptif, kreatif dan

kompetitif.

Misi: Profesionalisasi tenaga kependidikan

Pembenahan sarana dan prasarana pendidikan

Pembelajaran yang efektif

Internalisasi nilai-nilai Islam

3.2 Analisis Sistm

3.2.1 Mengidentifikasi Masalah

Mengidentifikasi masalah merupakan langkah awal yang

dilakukan dalam tahap analisis sistem. Dari hasil penelitian yang

dilaksanakan mengenai sistem sirkulasi buku di perpustakaan

madrasah tsanawiyah Miftahussalam Banyumas, penulis

menemukan beberapa permasalahan yang ada, antara lain:

Minat akses angggota kurang maksimal, dikarenakan: ‐ Bahan perpustakaan out off data

‐ Proses peminjaman maupun pengembalian dilakukan

secara manual

Kurang mudah mencari informasi baku atau referensi yang tepat

dan akurat, dikarenakan sistem katalog yang masih manual.

3.2.2 Analisis PIECES

Alat ukur yang digunakan untuk menentukan proses

penyelesaian masalah yaitu dengan melakukan peningkatan-

peningkatan pada 6 aspek yang dikenal dengan analisis PIECES ,

meliputi :

1. Performance ( Kinerja )

Analisis kinerja adalah kemampuan atau peningkatan

terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru sehingga

menjadi efektif . Kinerja dapat diukur dari Throughput dan

Response time. Throughput adalah jumlah dari pekerjaan

yang dapat dilakukan oleh suatu sistem tertentu. Response

time yaitu waktu yang dapat dibutuhkan oleh sistem untuk

memberikan jawaban dan untuk menyesuaikan perpindahan

pekerjaan.

Melihat kondisi pada perpustakaan MTs Miftahussalam

Banyumas dalam memproses pengolahan data sirkulasi

masih kurang efektif jika ditinjau dari Throughput dan

Response time. Berikut beberapa hal yang terjadi akibat

kelemahan kinerja sistem :

Jumlah beban kerja yang harus ditanggung oleh

petugas lebih besar karena transaksi sirkulasi masih

manual.

Pencarian data dan proses transaksi sirkulasi serta

pembuatan laporan memerlukan waktu lama. Penerapan sistem baru sangat memungkinkan dapat

meningkatkan kinerja petugas, karena sistem yang baru

dirancang sedemikian rupa sehingga mampu meningkatkan

kinerja dari petugas dalam melakukan pengolahan data

sirkulasi.

2. Information ( Informasi )

Informasi merupakan suatu hasil dari data yang diolah

sedemikian rupa sehingga mempunyai manfaat bagi yang

menerimanya. Informasi yang baik adalah informasi yang

dihasilkan dapat memenuhi keinginan dari pengguna.

Beberapa hal yang menjadi strandar kualitas informasi

adalah akurat, tepat waktu dan relevan. Nilai dari informasi

ditentukan oleh dua hal yaitu manfaat dan biaya untuk

mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan benilai bila

manfaat lebih besar dibanding biaya untuk mendapatkannya

Pada perpustakaan Madrasah Tsanawiyah

Miftahussalam Banyumas masih banyak hal yang kurang

efektif dalam penyajian informasi sirkulasi buku. Misalkan

penyajian laporan sirkulasi, hal ini sangat mempengaruhi

kualitas informasi. Pada perpustakaan Madrasah

Tsanawiyah Miftahussalam Banyumas juga masih

menggunakan pengolahan data secara manual, sehingga

informasi yang dihasilkan sering mengalami keterlambatan

dikarenakan jumlah data yang cukup banyak. Dengan

menggunakan sistem yang baru diharapkan akan mampu

menyajikan informasi yang relevan ,akurat dan tepat waktu.

3. Economy ( Ekonomi )

Analisis ekonomi merupakan analisis yang berhubungan

dengan masalah keuangan organisasi / perusahaan. Pada

analisis ekonomi dilakukan analisis terhadap biaya-biaya

operasional yang dikeluarkan setiap tahunnya. Tujuan dari

analisis ini adalah untuk meminimalkan biaya yang

dikeluarkan tetapi kegiatan tetap berjalan.

Pada Madrasah Tsanawiyah Mifathussalam Banyumas

untuk menghemat pengeluaran biaya, maka harus

mengoptimalkan penggunaan sarana dan prasarana yang

ada. Pada sistem yang lama yaitu masih menggunakan

secara manual akan meyebabkan pembengkakan biaya, hal

ini dikarenakan banyak alat tulis dan buku yang digunakan

untuk pencatatan sirkulasi. Sedangkan pada sistem baru

akan mengurangi buku dan alat tulis, sehingga akan dapat

menghasilkan manfaat sesuai biaya yang dikeluarkan.

Meskipun pada awalnya untuk mendapatkannya diperlukan

biaya yang cukup mahal tetapi manfaat yang dirasakan

dikemudian hari akan lebih besar.

4. Control ( Pengendalian )

Pengendalian dalam sebuah sistem sangat diperlukan.

Keberadaannya diperlukan untuk menghindari dan

mendeteksi kesalahan pada sistem serta untuk menjamin

keamanan data dan informasi. Dengan adanya pengendalian

maka jika ada bagian yang mengalami gangguan akan

segera diperbaiki.

Pada MTs Miftahussalam Banyumas pengendalian

terhadap sistem yang ada belum dilakukan secara maksimal,

salah satunya kurangnya konrol terhadap kesalahan

pencatatan sirkulasi. Hal tersebut dikarenakan pencatatan

data sirkulasi masih manual. Dengan adanya perbaikan

sistem diharapkan dapat dilakukan pengendalian terhadap

kesalahan pencatatan data sirkulasi.

5. Efficiency ( Efisiensi )

Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber

dayua tersebut digunakan secara maksimal. Efisiensi

berbeda dengan ekonomis, bila ekonomis berhubungan

dengan jumlah sumberdaya yang digunakan. Efisiensi

dapat diukur dengan membandingkan antara output dan

input.

Pada perpustakaan MTs Miftahusslam Banyumas masih

terlihat ketidak efisienan didalam melakukan pengolahan

data sirkulasi. Hal ini dikarenakan sistem yang ada saat ini

kurang mengoptimalkan fasilitas yang ada, pemanfaatan

komputer sebagai media pengolahan data belum digunakan

secara maksimal. Sistem baru yang akan diterapkan

merupakan perbaikan dari sistem lama,dengan

memanfaatkan penggunaan komputer secara maksimal

akan mampu meningkatkan efisiensi dalam melakukan

pengolahan data.

6. Service ( Pelayanan )

Pada sebuah sekolah pelayanan siswa sangatlah

penting. Karena dengan pelayanan yang baik maka siswa

merasa nyaman, sehingga tidak akan mengganggu proses

kegiatan belajar mengajar.

Pada MTs Miftahussalam Banyumas peningkatan

pelayanan tersebut dapat dilakukan melalui pengolahan data

sirkulasi yang selama ini terkesan lambat. Dengan sistem

baru diharapkan dapat meningkatkan pelayanan menjadi

lebih cepat dan akurat dalam penyajian informasi yang

dibutuhkan.

3.2.3 Analisis Kelayakan Sistem

Analisis kelayakan menjelaskan apa saja yang digunakan untuk

menentukan kemungkinan apakah pengembangan proyek sistem

layak diteruskan atau dihentikan. Dari analisis kelayakan ini

diperoleh apakah proyek nantinya layak untuk diteruskan sehingga

mampu memberikan manfaat yang ingin diperoleh dimasa yang akan

datang ataukah sebaiknya ditunda.

3.2.3.1 Kelayakan Teknologi

Kelayakan teknologi berhubungan dengan ketersediaan

perangkat keras, perangkat lunak dan tenaga ahli yang mampu

mengoperasikan sistem tersebut. Pada MTs Miftahussalam

Banyumas sudah menyediakan komputer sehingga dari segi

teknologi sistem ini layak untuk diterapkan.

3.2.3.2 Kelayakan Operasi

Kelayakan operasional berhubungan dengan sumber daya yang

ada pada MTs Miftahussalam Banyumas apakah mampu untuk

mengoperasikannya. Dari segi SDM, MTs Miftahussalam

Banyumas sedikit banyak sudah memahami komputer sehingga

dalam mengimplementasikan sistem user juga dapat

mengoperasikannya.

3.2.3.3 Kelayakan Ekonomi

Kelayakan ekonomi pada penerapan dan pengbangan sistem

lebih menyangkut pada masalah pendanaan yaitu besarnya

dana yang harus digunakan dengan harapan manfaat yang akan

diperoleh dari pengembangan sistem tersebut lebih besar. Oleh

sebab itu sekolah mempertimbangkan segi ekonomisnya

didalam pengambilan keputusan. Jika nanti manfaat yang

diperoleh lebih kecil dari sumberdaya yang dikeluarkan maka

sistem tersebut dinyatakan tidak layak.

3.3 Perancangan Sistem

3.3.1 Flowchart Sistem

3.3.2 DFD

3.4 Perancangan Database

Perancangan database bertujuan untuk merancang struktur tabel sebagai

pengolahan data. Adapun perancangan database pada sistem informasi

perpustakaan adalah sebagai berikut :

1. Tabel Petugas

2. Tabel Anggota

3. Tabel Denda

4. Tabel Penerbit

5. Tabel Pengarang

6. Tabel Kategori

7. Tabel Buku

8. Tabel Sirkulasi

9. Tabei Detai Sirkulasi

4. Implementasi Sistem

4.1 Implementasi Sistem

Implementasi Sistem adalah tahap meletakkan suatu sistem supaya

siap untuk dioperasikan. Pada aplikasi sistem informasi perpustakaan

diimplementasikan dengan menggunakan bahasa pemrograman visual

basic sebagi interface, sedangkan untuk media penyimpanan database

menggunakan Microsoft SQL Server 2000.

4.1.1 Uji Coba Program

Uji coba program merupakan proses untuk mengecek apakah

suatu perangkat lunak yang dihasilkan bebas dari kesalahan-

kesalahan yang dapat mungkin terjadi

4.1.2 Pemilihan dan Pelatihan Personil

a. Pemilihan Personil

Adapun personil yang akan dipilih berasal dari karyawan MTs

Miftahussalam Banyumas itu sendiri dengan pertimbangan

sebagai berikut :

1. Memindahkan karyawan yang sudah ada ke posisi baru lebih

mudah dari pada merekrut karyawan baru.

2. Personil yang akan menjalankan sistem ini, yaitu karyawan

yang memiliki dasar-dasar komputer berikut pengalamannya,

tujuannya agar petugas tersebut tidak terlalu sulit untuk

menjalankan sistem yang baru tersebut.

b. Pelatihan Personil Pelatihan dilakukan agar program yang dibuat dapat dijalankan

dengan baik. Ada beberapa tahapan melakukan pelatihan

personil :

1. Pemberian prosedur tertulis yang di dalamnya menjelaskan

tentang langkah-langkah dalam pengoperasian aplikasi yang

telah dibuat, sehingga yang dilatih akan lebih mudah dalam

menjalankan program.

2. Pelatihan secara langsung kepada personil, yakni dengan

memberikan bimbingan atau arahan tentang apa yang harus

dikerjakan dan bagaimana mengoperasikan sistem dan

bagaimana cara kerja program yang dibuat.

4.1.3 Uji Coba Sistem

Uji coba sistem adalah pengujian yang dilakukan untuk

memeriksa kekompakan antar komponen sistem yang

diimplementasikan. Tujuan utama dari pengetesan sistem ini adalah

untuk memastikan bahwa elemen-elemen atau komponen-komponen

dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan.

Pengujian perlu dilakukan untuk mencari mencari kesalahan-

kesalahan yang mungkin masih terjadi.

Pengujian sistem termasuk juga pengetesan program secara

menyeluruh. Kumpulan dari semua program yang telah

diintegrasikan perlu dites kembali untuk melihat apakah suatu

program dapat menerima input dengan baik, dapat memprosesnya

dengan baik dan dapat memberikan output kepada program yang

lainnya. Ada dua metode untuk melakukan unit testing yaitu

pengujian black box testing dan white box testing.

4.1.4 Konversi Sistem

Konversi sistem merupakan tahap untuk meletakkan sistem baru

supaya siap untuk dioperasikan. Pada tahap konversi sistem akan

menggunakan konversi parallel. Konversi ini dilakukan dengan

mengoperasikan sistem yang lama dengan sistem yang baru secara

bersama-sama pada suatu periode waktu tertentu, hal ini dilakukan

secara bersama-sama untuk meyakinkan bahwa sistem yang baru

telah beroperasi dengan baik sebelum sistem lama dihentikan.

Kelebihan konversi parallel adalah memberikan proteksi yang

tinggi terhadap kegagalan sistem yang baru. Kelemahan terletak

pada besarnya biaya operasi yang dikeluarkan.

4.2 Pembahasan Interface

1. Menu Login

Form login merupakan tampilan awal, ketika pertama kali program

dijalankan. Tampilan login adalah sebagai berikut :

2. Menu Utama

Jendela menu utama akan muncul apabila user berhasil memasukkan

nama dan password dengan benar pada form login.

3. Menu Input Data Petugas

Form ini digunakan untuk menginputkan data petugas

4. Menu Input Data Anggota

Form ini digunakan untuk menginputkan data anggota.

5. Menu Input Data Penerbit

Form ini digunakan untuk menginputkan data penerbit.

6. Menu Input Data Pengarang

Form ini digunakan untuk menginputkan data pengarang.

7. Menu Input Data Kategori

Form ini digunakan untuk menginputkan data kategori.

8. Menu Input Data Buku

Form ini digunakan untuk menginputkan data buku.

9. Menu Input Data Denda

Form ini digunakan untuk menginputkan data denda.

10. Menu Input Data Sirkulasi

Form ini digunakan untuk menginputkan data sirkulasi

.

11. Menu Input Data Detail Sirkulasi

Form ini digunakan untuk menginputkan data detail sirkulasi

12. Tampilan Laporan Anggota

13. Tampilan Laporan Buku

14. Tampilan Laporan Sirkulasi

15. Tampilan Laporan Detail Sirkulasi

DAFTAR PUSTAKA

Arief, M. Rudyanto, 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL

dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta; Andi Offset.

Fathansyah, Ir. 2002. Basis Data. Bandung: Informatika.

Jogiyanto HM. 2001, Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Tersruktur

Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta; Andi.

Robert A.Leitch/ K.Roscoe Davis.1983, Accounting Information System, New Jersey;

Prentice- Hall.

http://www.bi.go.id/web/id/Moneter/BI+Rate/Data+BI+Rate.html, diakses tanggal 15

Januari 2010.

http://www.softwareasli.com/microsoft.php, diakses tanggal 19 Januari2010.