KOMPUTERISASI PENGOLAHAN DATA PERPUSTAKAAN PADA

PERPUSTAKAAN UMUM KABUPATEN KULON PROGO

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh

Aditya Rizky

05.02.5971

kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA

YOGYAKARTA

2012

COMPUTERIZATION DATA PROCESSING OF LIBRARY AT

GENERAL LIBRARY OF REGENCY KULON PROGO

KOMPUTERISASI PENGOLAHAN DATA PERPUSTAKAAN PADA

PERPUSTAKAAN UMUM KABUPATEN KULON PROGO

Aditya Rizky

Armadyah Amborowati

Jurusan Manajemen Informatika

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

It is well known that information systems play an important role in the company and provide useful information for the operation and management. Therefore, many companies have a department of information technology or information systems. So is the library - libraries in Indonesia.

Data was collected by survey (to check and verify the condition of the library

computer system), observation and evaluation of library information systems that have been organized. Library I have encountered in Kulon Progo is still using - the manual method of recording transactions such as decision support and reporting. In that regard, there are some interesting questions: What should be addressed in transaction activity in the library? How do I reduce the weaknesses supposing application development by third parties On decision making development of new systems called information system plan?

In this thesis, the researcher tried to analyze the main points of discussion and the results shown to provide suggestions for the library in Kulon Progo in managing information systems. In addition, the researchers also suggested the library in Kulon Progo to develop a data base of customers to leverage the data already stored in the database in order to provide better value for customers.

Keywords: information, information systems, database, library

1. Pendahuluan

Perpustakaan merupakan salah satu tempat yang sangat penting buat kita. Salah

satu langkah yang sangat menentukan berhasil atau tidaknya proses belajar mengajar

yang diharapkan perlu adanya kegiatan membaca. Untuk mengembangkan budaya

membaca kita sebagai masyarakat Indonesia harus giat membaca. Dengan adanya

perpustakaan, masyarakat tidak perlu membeli buku baru untuk dibaca tapi dengan

adanya perpustakaan kita dapat meminjam secara gratis buku-buku yang kita inginkan.

Banyak macam-macam buku yang ada didalam perpustakaan guna menambah ilmu

pengetahuan kita.

2. Landasan Teori

2.1. Konsep Dasar Informasi

Informasi merupakan kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih

berguna dan lebih berarti bagi yang menerima. Tanpa suatu informasi, suatu sistem tidak

akan berjalan dengan lancar dan akhirnya bisa mati. Suatu organisasi tanpa adanya

suatu informasi maka organisasi tersebut tidak bisa berjalan dan tidak bisa beroperasi

(Andri Kristanto. 2003:6). Sistem Informasi merupakan suatu sistem di dalam suatu

organisasi, yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung

operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi serta

menyediakan pihak luar dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Gambar 2.2 Transformasi data menjadi informasi

Suatu informasi dapat dikatakan memiliki manfaat dalam proses pengambilan

keputusan apabila informasi tersebut mempunyai kualitas dan nilai. Kriteria informasi

yang baik adalah:

1. Akurat; informasi harus tidak bias atau menyesatkan dan bebas dari

kesalahan.

2. Tepat waktu; yang berarti informasi yang samai kepada penerima

tidak boleh terlambat, sehingga diperlukan teknologi mutakhir untuk

mendapatkan, mengolah dan mengirimnya.

3. Relevan; informasi harus mempunyai manfaat bagi pihak yang

menerimanya.

Data Informasi Pengolah

Penyimpanan data

Ekonomis, efisien dan dapat dipercaya; informasi yang dihasilkan bisa dipercaya

kebenarannya tidak mengada-ada. Informasi mempunyai manfaat yang lebih besar

dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat

tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang tetapi dapat ditaksir nilai

efektivitasnya.

2.2. Komponen Sistem Informasi

Untuk mendukung lancarnya suatu sistem informasi dibutuhkan beberapa

komponen yang fungsinya sangat penting di dalam sistem informasi, yang dapat

dijelaskan sebagai berikut:

a. Input

Input adalah semua data yang dimasukkan ke dalam sistem informasi,

termasuk di dalamnya ada dokumen-dokumen, formulir-formulir dan file-file.

Dokumen-dokumen tersebut dikumpulkan dan dikonfirmasikan ke suatu

bentuk sehingga dapat diterima oleh pengguna yang meliputi; pencatatan,

penyimpanan, pengujian dan pengkodean.

b. Proses

Proses merupakan kumpulan prosedur yang akan memanipulasikan

input yang kemudian akan disimpan dalam bagian basis data dan

seterusnya diolah menjadi output. Komponen ini bertugas merubah segala

masukan menjadi keluaran yang terdiri atas; manusia(pemakai),

metode/prosedur, peralatan komputer dan penyimpanan data.

c. Output

Output merupakan semua keluaran atau hasil dari model yang sudah

diolah menjadi suatu informasi yang berguna dan dapat dipakai penerima.

d. Teknologi

Merupakan bagian yang berfungsi memasukkan input, mengolah input

dan menghasilkan keluaran.

e. Basis data

Basis data merupakan kumpulan data-data yang saling berhubungan

satu dengan yang lain sehingga membentuk satu bangunan data yang

disimpan dalam perangkat keras komputer dan akan diolah menggunakan

perangkat lunak.

f. Kendali

Kendali dalam hal ini merupakan semua tindakan yang diambil untuk

menjaga sistem informasi tersebut agar bisa berjalan dengan lancar dan

tidak mengalami gangguan. Pengendalian diperlukan terhadap backup file,

reindexing dan pengujian kebenaran data tiap entry yang dilakukan.

Gambar 2.3 Siklus informasi

3. Tinjauan Umum

Perpustakaan umum mempunyai peranan yang sangat vital bagi kehidupan kita,

karena dengan adanya perpustakaan ini akan sangat berguna dan bermanfaat bagi

seluruh elemen masyarakat guna menambah ilmu pengetahuan kita.

3.1. Syarat Menjadi Anggota Perpustakaan

Masyarakat Umum

1. Penduduk berdomisili di dekat perpustakaan itu berada

2. Mendapat rekomendasi dari desa/kelurahan. Blanko rekomendasi

disediakan kantor perpustakaan umum.

3. Menyerahkan pas foto 3x4 2 lembar

Pelajar di lingkungan Perpustakaan

1. Mendapat rekomendasi dari sekolah, blanko rekomendasi disediakan

kantor perpustakaan daerah.

2. Menyerahkan pas foto 3x4 cm sebanyak dua lembar.

Input (data) Input (data)

Data ditangkap Data ditangkap

Hasil tindakan Hasil tindakan

Dasar

data

Proses (model)

Gambar 3.1 Bagan syarat-syarat menjadi anggota Perpustakaan Umum

Kabupaten Kulon Progo

3.2. Prosedur Pendaftaran Anggota

1. Bagi pelajar atau masyarakat umum menyerahkan blanko rekomendasi

yang sudah ditandatangani dari pihak berwenang (baik sekolah maupun

kelurahan)

2. Bagi PNS dan Mahasiswa UNY Wates menunjukkan kartu mahasiswa,

kartu tanda penduduk atau bukti diri

3. Menyerahkan pas foto

4. Setelah itu kartu dibuat, dicetak dan ditandatangani oleh petugas

sehingga langsung siap digunakan meminjam buku. Kartu anggota berlaku

satu tahun.

Pelajar (syarat terpenuhi)

PNS (syarat terpenuhi)

Mahasiswa (syarat terpenuhi)

Petugas pendaftaran

Lap.data anggota

perpustakaan

Arsip

Masyarakat umum (syarat terpenuhi)

Gambar 3.2 Bagan prosedur pendaftaran anggota

3.3. Prosedur Peminjaman Buku

1. Pengunjung langsung mencari koleksi di rak sesuai dengan subyek yang

dikehendaki.

2. Pengunjung menyerahkan buku yang akan dipinjam beserta kartu anggota

perpustakaan kepada petugas pelayanan sirkulasi.

3. Setiap anggota hanya boleh meminjam buku 1 eksemplar yang lama

peminjaman satu minggu.

4. Buku diproses oleh petugas pelayanan sirkulasi, kartu buku diberi cap

pengembalian dan nomer anggota, lalu peminjam membubuhkan tanda

tangan, kemudian buku bisa dibawa pulang.

Gambar 3.3 Bagan prosedur peminjaman buku

Pemrosesan oleh

petugas

Buku diserahkan dan tanda

tangan

Pengunjung cari koleksi

buku

Koleksi buku

Laporan peminjaman

Pendaftar serahkan

rekomendasi

Pemrosesan oleh

petugas

Kartu anggota

Pendaftar serahkan foto

3.4. Prosedur Pengembalian Buku

1. Peminjam menyerahkan buku yang dipinjam kepada petugas pelayanan

sirkulasi.

2. Petugas akan mencocokkan nomer dan tanggal kembali pada buku

dengan nomer dan tanggal kembali rak kartu peminjaman perpustakaan.

3. Setelah diketemukan dan sesuai, kartu anggota perpustakaan

diserahkan peminjam dan kartu buku dimasukkan kembali dibuku.

Gambar 3.4 Bagan prosedur pengembalian buku

Petugas cek

nomor dan

tanggal

kembali

Buku

Kartu

diserahkan

kepada

peminjam

Laporan

pengembalian

3.5. Struktur Organisasi Kantor Perpustakaan Umum

Gambar 3.6 Bagan Struktur Organisasi

4. Pembahasan

4.1. Perancangan Sistem

Tujuan dari rancangan sistem secara umum adalah untuk

memberikan gambaran umum pada pemakai tentang komputerisasi sistem

informasi yang dikembangkan. Adapun perancangan ini akan diawali oleh

tahapan-tahapan perancangan yang bertujuan untuk memudahkan

perancangan perangkat lunak sistem aplikasi. Tahaan-tahapan tersebut dapat

diuraikan sebagai berikut;

1. Bagian perancangan data base

a. Diagram Entity Relationship (ERD)

b. Perancangan struktur database

c. Perancangan program

2. Pembuatan Desain sistem

a. Flowchart Sistem yang diusulkan

Flowchart sistem adalah suatu model logika yang digunakan

untuk menggambarkan sistem fisik.

b. Data Flow Diagram

DFD bertujuan untuk memudahkan penguna dalam memahami

dan mempelajari arus data dari suatu sistem.

Kepala kantor

Ka sub bagian TU

Kasi pelayanan dan pemasyarakatan

Kelompok jabatan fungsional

Kasi akuisisi dan pengolahan

3. Manual Program

4.2. Rancangan Data Base

4.2.1. Entity Relationship Diagram (ERD) yang diusulkan.

Data model adalah cara formal untuk menggambarkan data yang

digunakan dan diciptakan dalam suatu sistem bisnis. Data modelling dibedakan

menjadi dua, yaitu: logical data model dan Physical data model . Penyusunan

model data harus seimbang dengan model proses. Salah satu cara pemodelan

data adalah dengan ERD-Entity Relationship Diagram. Yang. Yang merupakan

rancangan gambar yang menunjukkan informasi dibuat disimpan dan

digunakan dalam suatu system informasi. Adapun rancangan ERD yang

diusulkan adalah sebagai berikut:

1

M

M M

M

M

M

M

M

M

M

1 M

1 1

Gambar 4.7 Entity Relation Diagram Yang Diusulkan

Anggota

Buku

No_Anggota

Kode_Kec

Nama

Pekerjaan

Tgl_Lahir

Judul

Pengarang

Kode_Buku

Penerbit Thn_Terbit

Id_Jenis

No_Anggota

No_pinjam

Tgl_Pinjam Tgl_HrsKembal

i

Mempunyai

Tgl_Kembali

Alamat

Kode_Kec

Alamat

Kecamatan

Kls/jur Tgl_Daftar

Detail pinjam

No_pinjam Kode_Buku

No_kembali

No_pinjam Sumber

Jen_kelami

n

Jenis Jenis Buku

Id_jenis

Kode_CD

Judul_CD

CD Kode_CD

Berjenis

Jabatan Pekerjaan

Detail

pengembalian

pengembalian

mempunyai

meminjam

denda

4.2.2. Diagram Relasi Antar Tabel

Diagram relasi antar tabel yang saling berhubungan digunakan dalam

pemodelan struktur data. Relasi antar tabel dihubungkan oleh sebuah primary

key, terdapat sebelas buah tabel yaitu data buku, data pengarang, data

penerbit, data jenis buku, data CD, data anggota, data alamat, data

peminjaman, detail pinjam, data pengembalian dan detail pengembalian.

Atribut dari masing-masing tabel dapat dilihat ada gambar berikut ini:

4.2.3. Desain Sistem

1. Flowchart sistem informasi perpustakaan yang diusulkan

Gambar 4.1 Flowchart sistem informasi perpustakaan yang diusulkan

Jenis

Input jenis

Pengolahan

jenis

jenis

Pembuatan laporan

jenis

jenis

buku

Input buku

Pengolahan

buku

buku

Pembuatan laporan

buku

buku

Detail pengembal

ian

Input

detail

pengembalian

Pengolahan detail

pengembal

ian

Detail

pengembalian

Pembuatan laporan

detail

pengembalian

Detail pengembal

ian

pengembal

ian

Input

pengembal

ian

Pengolaha

n

pengembalian

pengembal

ian

Pembuatan laporan

pengembal

ian

pengembal

ian

cd

Input cd

Pengolahan

cd

cd

Pembuatan

laporan cd

cd

Detail

pinjam

Input

detail

pinjam

Pengolahan

detail

pinjam

Detail

pinjam

Pembuatan laporan

detail

pinjam

Detail

pinjam

peminjam

an

Input

peminjam

an

Pengolahan peminjama

n

peminjama

n

Pembuatan laporan

peminjama

n

peminjama

n

anggota

Input

anggota

Pengolahan

anggota

anggota

Pembuatan

laporan

anggota

anggota

jabatan alamat

Input

alamat

Input

jabatan

Pengolahan

jabatan

Pengolahan

alamat

jabatan alamat

Pembuatan laporan

jabatan

Pembuatan

laporan

alamat

jabatan alamat

4.2.4. Data Flow Diagram yang diusulkan

Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu model logika data atau proses

yang dibuat untuk menggambarkan sistem dari level yang paling tinggi dan

memecah menjadi level yang paling rendah (dekomposisi). Perancangan ini

dimulai dalam bentuk yang paling global yaitu diagram konteks (level 0)

kemudian diagram konteks ini diturunkan sampai bentuk yang paling detail.

Dengan kata lain, DFD menggambarkan dari mana asal data dan kemana

tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang

menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan

proses yang dikenakan pada data tersebut. Dari analisa yang dilakukan

diperoleh diagram konteks seperti terlihat pada gambar 4.2, sebagai berikut :

Diagram Konteks

Menunjukkan konteks dimana semua proses utama yang

menyusun keseluruhan sistem. Level ini menunjukkan bagaimana

proses-proses utama direlasikan menggunakan data flow. Struktur

diagram terlihat pada gambar 4.1

SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN

Gambar 4.1 Diagram Konteks

Sistem Informasi

Perpustakaan Petugas

Laporan Data Anggota

Laporan Data Buku

Laporan Data Transaksi

Data Buku

Data Transaksi

Data Anggota

DFD level 0

Ini adalah struktur data flow level 0. Struktur diagram terlihat pada

gambar 4.2

Gambar 4.2 (DFD level 0)

petugas

Peng

olaha

n

jenis

Peng

olaha

n

buku

Pengolahan

detai

pengembali

an

Pengolah

an

pengemba

lian

Pengola

han cd

Pengolahan

detail

pinjaman

Pengolaha

n

peminjaman

Pengolahan

anggota

aa

Peng

olaha

n

jabata

n

Peng

olaha

n

alama

t

cd

pengemb

alian

Detail

pengembalian

buku

jenis

peminja

man

Detail

pinjam

jabatan

alamat

anggota

Pemb

uatan

jenis

Pemb

uatan

buku

Pembuatan

detai

pengembali

an

Pembuata

n

pengemba

lian

Pemb

uatan

cd

Pembuata

n detail pinja

m

Pembuata

npeminja

man

Pemb

uatan

angg

ota

Pemb

uatan

alama

t

Pemb

uatan

jabata

n

petugas

4.3. Rancangan Struktur File Database

Rancangan file merupakan bagian dari elemen basis data yang terdiri

dari field-field, dimana field tersebut merupakan judul dari kolom-kolom data

yang dibuat untuk mengidentifikasi dan mengklarifikasi data berdasarkan pada

tipe datanya, lebar spasi yang dipakai dan setting terhadap jumlah angka di

belakang koma (desimal).

4.4. Rancangan Interface

Rancangan sebuah progam sistem informasi perpustakaan ini

mempunyai sebuah menu utama yang di dalamnya terdapat beberapa

submenu utama yang masing –masing submenu utama tersebut memiliki

submenu yang sesuai dengan kegunaanya.

4.5. Manual Program

Implementasi progam merupakan wujud dari analisa dan desain sistem

yang telah dilakukan sebelumnya. Kemudian antarmuka atau interface

merupakan suatu sarana yang memungkinkan terjadinya interaksi antar

manusia dan computer. Oleh karena itu interface dari system yang dibangun

harus userfriendly agar user senang menggunakannya.

a. Form Password

Form password / login merupakan form yang telah dibuat sedemikian

rupa, yang berfungsi sebagai sarana autentefikasi agar tidak sembarangan

user dapat masuk ke dalam system aplikasi ini. Hal ini dilakukan sebagai suatu

langkah untuk mengamankan data.

Gambar 4.19 Form Password

b. Konfirmasi salah password

Form ini akan muncul jika penggunaan login tidak cocok dengan kata

sandi yang telah terprogram.

Gambar 4.20 Konfirmasi Login

c. Form Menu Utama

Menu utama merupakan form program yang berfungsi untuk

menginputkan data ke dalam sistem, pengolahan transaksi, pembuatan

laporan dan lain-lain. Isi dari menu utama ini antara lain; menu file (data

anggota, data buku, data CD,dan menu exit.), menu transaksi, meliputi

peminjaman dan pengembalian, menu laporan (data anggota , data koleksi dan

data sirkulasi serta menu utility yaitu menu tentang program dan lain-lain.

Gambar 4.21 merupakan capture dari form menu utama.

Gambar 4.21 Form menu utama

d. Form input data anggota

Gambar 4.22 Form data anggota

e. Form edit anggota

Gambar 1.23 Form edit data anggota

f. Form Cari data anggota

Gambar 1.24 form cari anggota

g. Form input data buku

Gambar 4.25 Form data buku

h. Form edit data buku

Gambar 4.26 Form edit koleksi buku

i. Form Pencarian Buku

Gambar 4.27 form cari data buku

j. Form data koleksi CD

Gambar 4.28 Form koleksi CD

k. Form edit data CD

Gambar 4.29 Form edit data CD

l. Form cari data CD

Gambar 4.30 form pencarian data CD

m. Form-form Transakasi

Form transaksi ini digunakan untuk peminjaman buku/CD dan

pengembalian buku/CD. Hal ini menyesuaikan dengan kondisi di Perpustakaan

Kabupaten Kulon Progo.

i. Form transaksi peminjaman seperti pada gambar 4.31

ii. Form transaksi pengembalian seperti pada gambar 4.32

Gambar 4.31 form transaksi pinjam

Gambar 4.32 Form transaksi Pengembalian

n. Form Utility yaitu form yang berisi tentang perangkat lunak yang dipakai

agar sistem informasi dapat berjalan dengan optimal dan informasi tentang

pembuat program sistem informasi perpusda. Form utility terdiri dari :

2. Form lihat Kecamatan seperti gambar 4.33

2. Form Lihat Jenis Buku seperti gambar 4.34

3. Form About program seperti gambar 4.35

4. Form About Programmer seperti gambar 4.36

Gambar 4.33 form lihat kecamatan

Gambar 4.34 form jenis buku

Gambar 4.35 form about program

Gambar 4.36 form about programer

o. Form – Form Laporan

Form laporan adalah form yang dibuat dengan maksud agar data dapat

dicetak untuk kepentingan instansi perpustakaan.form-formnya antara lain:

1. form laporan data anggota seperti gambar4.37

2. form laporan koleksi buku seperti gambar 4.38

3. form laporan koleksi CD seperti gambar 4.39

4. form transaksi peminjaman seperti gambar 4.40

5. form transasksi pengembalian seperti gambar 4.41

Gambar 4.37 form laporan data anggota

Gambar 4.38 form laporan buku

Gambar. 4.39 form laporan CD

Gambar 4.40 fom laporan peminjaman

Gambar 4.41 form laporan pengembalian

5. Penutup

Berdasarkan dari data-data penelitian, pengamatan serta analisa dan

perancangan program sistem informasi , maka penyuasun tugaas akhir menyimpulkan

bahwa,

1. Penggunaan aplikasi database memungkinkan pencarian untuk

mendapatkan suatu informasi yang lebih akurat akan semakin mudah dan

optimal. Sehingga untuk mencapainya diperlukan perancangan sistem informasi

yang didukung dengan menggunakan perangkat lunak antara lain Visual Basic

6.0 dan SQL Server 2000.

2. Diadakannya program komputerisasi ini, diharapkan dapat meningkatkan

kinerja lembaga, yang berdampak semakin maju dan maksimalnya dalam

melayani masyarakat. pada Perpustakaan Umum Kabupaten Kulon Progo.

Pada kesempatan ini juga penyusun memberi saran kepada kantor

perpustakaan umum untuk lebih meningkatkan pelayanan publik, terutama

tentang pelayanan dan kenyamanan bagi pengunjung atau anggota

perpustakaan (keterbatasan ruang membaca). Sedangkan untuk penulis sendiri,

meskipun hasil daripada penyusunan tugas akhir ini masih sederhana dan jauh

dari sempurna, semoga bisa bermanfaat bagi kalangan yang bersangkutan.

DAFTAR PUSTAKA

Andri, Kristanto, 2003. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, Yogyakata: Gava Media.

Budiharto,Widodo S.Si, 2002. Aplikasi Database Dengan SQL Server 2000 dan Visual

Basic 6.0. Jakarta: PT. Elek Media Komputindo. Hengky ,Alexander, M, 2004. Aplikasi Database Menggunakan ADO Visual Basic 6 dan

SQL Server 2000. Jakarta: PT. Elek Media Komputindo. Tim Divisi Pelatihan dan Pengembangan MADCOMS. 2005. Panduan Aplikasi

Pemrograman Database dengan Visual Basic6.0 dan Crystal Report, Andi. Yogyakarta.

Uus, Rohmawan, 2004. Mengolah Database Dengan SQL dan Cristal Report Dalam

Visual Basic 6.0. Jakarta: PT. Elek Media Komputindo.