SISTEM PENGOLAHAN DATA PENGGAJIAN GURU DAN KARYAWAN PADASMP NEGERI 1 WUNGU MADIUN

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Endang Retno Rustiningrum

06.12.1998

kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA

2012

MANAGING SYSTEM OF TEACHERS AND STAFFS SALARY DATA IN SMP NEGERI 1 WUNGU MADIUN

SISTEM PENGOLAHAN DATA PENGGAJIAN GURU DAN KARYAWAN PADA

SMP NEGERI 1 WUNGU MADIUN

Endang Retno Rustiningrum ( 06.12.1998 ) Jurusan Sistem Informasi

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRAKSI

Under the Law No.42 year 1999 on amendment of the law No.8 of 1974 concerning staffing,particularly trees of articel 34 paragraph (2) states the need for maintenance and staffing information caring.To support these policies,it is deemed necessary to build and develop a system that has done.While,the effort to support the consolidation of personnel administration system was created with the expansion of employment for the employees.

Payroll information system,is part of the information system that is useful to solve the problems in the processing of employee payroll data SMP NEGERI 1 WUNGU MADIUN located in Jln.Raya Kare wungu Madiun has a payroll system is quite good but still uses the employee’s payroll information system based computers are expected can solve problems in the payroll data processing Teachers and Employees.

1. Pendahuluan

Saat ini kemajuan teknologi sangat membantu manusia menjadi lebih mudah

dalam mengerjakan pekerjaannya. Hal ini juga sering dijadikan solusi untuk

mengatasi berbagai problem yang seringkali muncul dalam kehidupan manusia.

Salah satu contohnya adalah pengolah data penggajian yang masih banyak

dilakukan secara manual disebagian instansi Pegawai Negeri. Sehingga penerapan

sistem komputerisasi yang berbasis client server dirasa sangat perlu untuk

mengolah data pada pegawai negeri khususnya para Guru dan Karyawan. Hal ini

dimaksud agar dapat mengatasi masalah rendahnya tingkat kekurangan data dan

keterlambatan dalam penyajian informasi bagi pihak-pihak yang membutuhkan.

Pengolahan data penggajian di SMP NEGERI 1 WUNGU MADIUN masih

menggunakan cara manual. Penggajian yang tidak akurat ataupun keterlambatan

penerimaan gaji dalam pengolahan data sering menjadi hambatan dalam pelayanan

informasi bagi pihak-pihak yang membutuhkan. Oleh karena itu, saya memilih SMP

NEGERI 1 WUNGU MADIUN sebagai obyek penelitian saya.

Pembuatan sistem komputerisasi pada SMP NEGERI 1 WUNGU MADIUN ini

dibahas dalam laporan skripsi dengan judul “Sistem Pengolahan Data Penggajian

Guru dan Karyawan Pada SMP NEGERI 1 WUNGU MADIUN.

2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Informasi

1. Pengertian Informasi

Menurut Mc.Load (1995) mengatakan bahwa informasi adalah data

yang telah diproses, atau data yang memiliki arti.3

Menurut Davis (1995) informasi adalah data yang diolah menjadi

sebuah sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat

dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang.4

2. Siklus Informasi Untuk memperoleh informasi yang bermanfaat bagi penerimanya,

perlu dijelaskan bagaimana siklus yang dibutuhkan dalam menghasilkan

informasi. Data dimasukkan kedalam model yang umumnya memiliki

urutan proses tertentu dan pasti, setelah proses dihasilkan informasi

tertentu yang bermanfaat bagi penerima (level management) sebagai

dasar membuat keputusan tertentu, dari keputusan tersebut akan

menghasilkan kejadian-kejadian tertentu yang akan digunakan kembali

sebagai data yang nantinya akan dimasukkan kedalam model (proses),

begitu seterusnya.

Dengan demikian akan membentuk suatu siklus informasi,

(information cycle) atau siklus pengolahan data (data processing cycles).

3. Kualitas Informasi

Kualitas informasi sangat dipengaruhi oleh tiga hal pokok yaitu

relevancy, accurancy, dan time linness.

1) Relevansi (relevancy)

Informasi dikatakan berkualitas jika relevan bagi pemakainya.

Informasi akan relevan jika memberikan manfaat bagi pemakainya. Tapi

relevansi informasi itu untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya

berbeda.

2) Akurasi (Accuracy)

Sebuah informasi dapat dikatakan akurat jika informasi tersebut

tidak bias atau menyesatkan, bebas dari kesalahan dan harus jelas

mencerminkan maksudnya. Ketidak akuratan sebuah informasi dapat

terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau

kesengajaan sehingga dapat merusak atau merubah data-data asli

tersebut.

3) Tepat Waktu (time liness) Informasi yang dihasilkan dari suatu proses pengolahan data,

datangnya pada penerima tidak boleh terlambat (usang). Informasi yang

sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi karena informasi

merupakan landasan didalam pengambilan keputusan. Sehingga kalau

digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan dapat

menimbulkan kesalahan dalam tindakan yang akan diambil. Kebutuhan

akan tepat waktunya sebuah infornasi itulah yang pada akhirnya akan

menyebabkan mahalnya nilai suatu informasi.

3 Ibid. Hal 9 4 Ibid

3. Analisis

3.1 Analisis PIECES

Untuk menganalisis sistem yang lama dimaksudkan untuk menemukan

penyebab sebenarnya permasalahan-permasalahan yang terjadi sehingga sistem

yang lama tidak berfungsi. Sistem yang lama akan diganti dengan sistem yang

baru. Permasalahan-permasalahan di sistem yang lama perlu ditemukan dan

diperbaiki. Jika sistem yang baru merupakan teknologi informasi maka perbaikan

dari sistem yang lama berupa perbaikan-perbaikan dalam bentuk informasi yang

disediakan oleh sistem yang baru. Supaya sistem yang baru berhasil, informasi-

informasi yang dihasilkan harus sesuai dengan kebutuhan pemakainya.

Menganalisis kebutuhan informasi pemakai perlu dilakukan untuk menghasilkan

informasi yang relevan.

Dengan dikembangkannya sistem yang baru, maka diharapkan akan terjadi

peningkatan-peningkatan yang berhubungan dengan analisis PIECES

(Performances, Informations, Economics, Control, Eficiency, and Service)

1. Kinerja (Performances) Adalah kemampuan atau peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem

yang baru sehingga menjadi efektif. Kinerja dapat diukur dari Troughput dan

Response Time. Troughput adalah jumlah pekerjaan yang dapat dilakukan suatu

saat tertentu. Jadi ini berhubungan dengan seberapa maksimal pekerjaan yang

dapat dilakukan oleh pegawai pada pengolahan data kependudukan di Kulon

Progo pada waktu tertentu dapat dikatakan efektif dan efisien. Response Time

adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi atau pekerjaan

ditambah dengan waktu response untuk menanggapi pekerjaan tersebut. Disini

melihat seberapa lama waktu yang dibutuhkan atau waktu yang terbuang

percuma oleh pegawai dalam melakukan pekerjaan atau dapat dikatakan

efektifitas kerja pegawai .

Hal ini bisa dilihat dari proses pengolahan data pegawai misalnya pencarian

data penduduk serta pembuatan laporan yang dilakukan masih manual, sehingga

dalam pengerjaannya memerlukan waktu yang lama yaitu sekitar 5 menit.

Dengan adanya sistem yang baru ini, diharapkan kinerja pegawai menjadi

maksimal yaitu sekitar 3 menit untuk menyelesaikan pekerjaan, sehingga

pekerjaan dapat diselesaikan dengan cepat dan tepat waktu untuk tercapainya

sasaran. Adapun perkiraan berbandingan sistem lama dengan baru adalah

sebagai berikut:

Tabel 3.1 Analisis Performance

Sistem Lama

Informasi yang diperlukan misalnya

data pegawai didapat dalam waktu

yang cukup 5 menit karena proses

pencarian data masih membutuhkan

arsip-arsip yang ada.

2. Informasi (Informations)

Informasi merupakan hal yang penting dan sangat menunjang bagi pimpinan

dalam proses pengambilan keputusan. Laporan-laporan yang sudah selesai

diproses mestinya digunakan untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan

oleh manajemen maupun pihak lain yang membutuhkan. Dimana bagi pihak

manajemen laporan tersebut dapat digunakan sebagai acuan untuk

merencanakan langkah selanjutnya.

Dari analisis yang telah dilakukan terlihat bahwa pada pencarian data

penduduk masih terdapat beberapa situasi yang masih membutuhkan

peningkatan kualitas kecepatan dalam pemberian informasi antara lain adalah

laporan data penduduk, jumlah penduduk setiap kecamatan, dan dan informasi

data sekolahan. Yang menjadi permasalahan dalam hal ini adalah kurang

keakuratan data karena seringnya terjadi kesalahan dalam pencatatan data

penduduk, jumlah penduduk setiap kecamatan dan informasi data sekolahan.

Dengan sistem yang baru ini mencoba membuat laporan menggunakan

teknologi komputerisasi sehingga diharapkan dapat menghasilkan laporan sesuai

dengan kebutuhan dan harapan serta dapat menghasilkan informasi yang

terformat, akurat dan tepat waktu guna memberi manfaat bagi pemakai. Adapun

perkiraan perbandingan sistem lama dengan sistem yang baru yaitu :

Tabel 3.2 Analisis Informations

Sistem lama

• Informasi tentang data pegawai yang

dihasilkan tidak akurat karna masih

banyak terdapat kesalahan penulisan.

• Informasi yang dihasilkan sering tidak

tepat waktu untuk diberikan kepada

pegawai .

• Informasi yang diberikan tidak relevan

karna kurang memberikan manfaat,data

yang dihasilkan juga masih banyak

terdapat kesalahan.

3. Ekonomi (Economics) Adalah penilaian sistem didalam penggunaan dana dan keuntungan yang

didapat dari sistem yang dikembangkan. Nilai ekonomis merupakan motivasi

paling umum bagi berjalannya suatu proyek. Persoalan ekonomi dan peluang

berkaitan erat dengan biaya yang dikeluarkan oleh instansi/perusahaan. Oleh

karena itu untuk memperoleh keuntungan yang maksimal perlu adanya

penghematan atas biaya yang dikeluarkan. Begitu juga dengan SMP Negeri 1

Wungu Madiun, penghematan dapat dilakukan melalui penggunaan sarana dan

prasarana secara optimal.

Dengan menggunakan sistem lama terdapat pembengkakan biaya tinta alat

tulis karena pencatatan data pegawai dilakukan secara manual dengan alat tulis,

sehingga terjadi pemborosan. Diharapkan dengan adanya sistem yang baru

nantinya akan memiliki nilai ekonomis yang akan mampu menghasilkan manfaat

sesuai dengan biaya yang dikeluarkan dan pemborosan dapat diminimalkan.

Tabel 3.3 Analisis Economic

Sistem Lama

Pemborosan biaya dalam penggunaan

kertas dan alat-alat tulis yang digunakan

untuk penyimpanan dokumen, karena

jika terjadi kesalahan tidak dapat

digunakan lagi dan data yang salah tidak

dapat diedit.

4. Kendali (Control)

Digunakan untuk meningkatkan kinerja sistem, mendeteksi penyalahgunaan

sistem dan menjamin keamanan data dari pihak luar yang tidak berkepentingan

serta menjamin keamanan data informasi yang dihasilkan, semakin sedikit

kesalahan yang dilakukan dalam suatu kegiatan, maka tingkat pengendalian

suatu sistem semakin baik.

Pada SMP Negeri 1 Wungu Madiun terlihat adanya pengendalian yang

kurang maksimal, salah satu diantaranya adalah kurangnya pengendalian yang

terdapat pada sistem informasi kepegawaian sehingga data atau laporan yang

dihasilkan kurang terjamin. Hal tersebut dikarenakan arsip dan dokumen penting

terdiri atas beberapa laporan saja, tidak menyeluruh serta terdapat kesamaan

data kepegawaian.

Dengan adanya pengawasan menggunakan sistem baru serta pengendalian

yang dilakukan, diharapkan sistem akan lebih terkendali dan dapat berjalan

dengan baik sesuai dengan standar yang diharapkan dan data lebih aman serta

tidak terdapat kesamaan data kepegawaian.

Tabel 3.4 Tabel Analisis Kendali

Sistem lama

a. Pengendalian untuk mendeteksi

kesalahan yang dilakukan masih

rendah.

b. Memungkinka adanya

penyalahgunaan sistem, misalnya

oleh operator yang memanipulasi

data.

5. fisiensi (Eficiency)

Efisiensi berhubungan dengan bagaimana suatu sumber daya dapat

digunkan dengan pemborosan minimal. Untuk meminimalkan sumber daya

tersebut bisa dilakukan dengan cara menaikkan atau menurunkan komoditas

berupa orang, uang, bahan atau sumber daya lainnya. Maksudnya adalah

mendapatkan sebanyak-banyaknya dari yang sekecil-kecilnya atau paling tidak

mendapatkan lebih banyak dari apa yang sudah ada.

Pada SMP Negeri 1 Wungu Madiun terlihat adanya ketidakefisienan dalam

hal pengolahan data pegawai. Hal ini disebabkan sistem yang kurang baik, yang

masih bersifat manual sehingga penggunaan sumber daya tenaga kerja lebih

banyak karena beban kerja besar.

Dengan menggunakan sistem baru pengguanaa sumber tenaga kerja lebih

sedikit, karena beban kerja ringan pengolahan data yang dilakukan dengan

terkomputerisasi.

Tabel 3.5 Analisis Eficiency

Sistem Lama

Dengan beban kerja yang banyak

maka melibatkan banyak sumber daya

6. Pelayanan (Service) Peningkatan pelayanan yang lebih baik pada SMP Negeri 1 Wungu Madiun

dimaksudkan untuk memberi kan pelayanan yang terbaik bagi karyawan serta

meningkatkan kepuasan kerja karyawan. Upaya peningkatan pelayanan tersebut

dapat dilakukan melalui perbaikan dalam proses pengolahan data karyawan.

Pada SMP Negeri 1 Wungu Madiun terlihat bahwa karyawan harus

menunggu lamanya antrian karena pencatatan data presensi dilakukan secara

manual dalam dokuman.

Dengan menggunakan sistem yang baru karyawan tidak perlu mengantri

lama-lama karena pelayanan lebih cepat dengan menggunakan sistem yang

terkomputerisasi.

Tabel 3.6 Analisis Service

Sistem Lama

Pelayanan informasi yang diperlukan

membutuhkan waktu yang lama

4. Hasil Penelitian dan Pembahasan 4.1 Perancangan Sistem

Perancangan sistem merupakan bagian awal dari pembuatan sistem

informasi dimana tahapan ini bertujuan untuk memberikan ketentuan bentuk dan

proses pada perangkat lunak yang dibuat agar pembuatan program tidak

menyimpang dari aturan dan hasil analisis yang telah diterapkan pada

perancangan program. Rancangan sistem secara umum juga merupakan

gambaran secara umum yang ditunjukkan kepada user tentang sistem yang baru

atau sistem yang diusulkan.

Flowchart Yang Diusulkan

Flowchart sistem adalah gambaran secara umum bagaimana sistem

berjalan. Adapun gambaran flowchart sistem baru sebagai berikut

5. Kesimpulan dan Saran 5.1 Kesimpulan

Dari penjelasan dan uraian pada bab sebelumnya, serta analisis yang telah

dilakukan dengan melakukan studi kelayakan terlebih dahulu, dapat disimpulkan

bahwa :

1. Dari observasi yang telah dilakukan, dapat diidentifikasi bahwa sistem lama

(manual) yang masih diterapkan di SMP NEGERI 1 WUNGU MADIUN dinilai

masih kurang efektif dan efisien.

2. Adapun alternatif dari pemecahan masalah yang ada adalah dengan

mengganti sistem lama yang masih manual dengan sistem baru yang sudah

terkomputerisasi.

3. Maka dikembangkanlah sebuah sistem baru yang sudah terkomputerisasi dan

terintegrasi, yang secara garis besar dapat mempermudah dalam berbagai

hal, misalnya saja kerumitan dalam pencarian data, kesalahan-kesalahan

pencatatan data yang mungkin timbul akibat faktor sumber daya manusianya

sendiri dan masih banyak yang lainnya.

4. Diharapkan dengan diterapkannya sistem baru yang sudah terkomputerisasi

ini, kegiatan pencatatan, pencarian dan pembuatan laporan akan lebih efektif

dan efisien.

5.2 Saran Adapun saran yang penulis usulkan sebagai bahan pertimbangan guna

meningkatkan kualitas dan kuantitas kerja yaitu :

1. Mengganti sistem lama dangan sistem baru yang sudah tekomputerisasi,

dimana sistem tersebut dapat mengolah dan menyajikan data lebih efektif dan

efisien dibandingkan dengan sistem manual.

2. Ada baiknya jika dalam tahap pengembangan sistem kedepannya, aspek

keamanan data dapat lebih diperhatikan, agar dapat meminimalisasi hal-hal

yang tidak diinginkan. Serta dalam pembuatan laporan yang masih dibuat

secara global dapat ditingkatkan menjadi lebih mengkhusus, agar lebih

mempermudah dalam pengambilan keputusan.

3. Dalam pembuatan aplikasi ini penulis menyadari bahwa masih banyak

kekurangan, baik dari segi penulisan, desain maupun dalam pembuatan

aplikasi dikarenakan keterbatasan penulis, untuk itu saran dan kritik sangat

diharapkan. Serta harapan penulis semoga sistem ini dapat dimanfaatkan

dengan sebaik-baiknya.

Demikian kesimpulan dan saran yang dapat penulis sampaikan. Penulis

berharap sistem yang diusulkan ini dapat membantu dalam proses pencatatan

data, pencarian data dan pengolahan data serta pembuatan laporan. Sehingga

dapat menghasilkan informasi dengan cepat dan akurat yang berguna dalam

pengambilan keputusan bagi kemajuan SMP NEGERI 1 WUNGU MADIUN.

Daftar Pustaka

Benny Parlaungan Sialaga,S.H dan Irwansyah Lubis, S.E., Pedoman Perpajakn bagi

Bendaharawan Pemerintah Pusat dan Daerah serta Rekanan Pmrintah, hal 9

Fathansah. 1999. Buku Teks Ilmu Komputer : Basis Data . Bandung: Informatika..

Gordon B. Davis, Managemen Informations Sistem : Conceptual Fundations, Structure,

and Development, Tokyo : McGraw-HillKogakusha,1 Ltd., International Student Edition,

1974,p.81

Jerry FitxGerald, Ardra F. FitzGerald, Warren D. Stallings. Jr., Fundamentals of Sistems

Analysis, New New York : John Willey & Sons, Inc., Second dition, 1981, p.5

Jogiyanto HM., MBA., Akt., Ph.D., Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan

Terstruktur Teori dan Paket Aplikasi Bisnis

Modul Praktek PBD, 2006. Halaman 1.