1

Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Perpustakaan

Pada Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) SANJAYA Pakem

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Diah Wahyu Andraini

07.12.2163

kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM

YOGYAKARTA

2012

2

3

Analisis System Analiysis And Desigh Vocational High School Library On

Sanjaya Pakem

Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Perpustakaan Pada Sekolah

Menengah Kejuruan (SMK) SANJAYA Pakem

Diah Wahyu Andraini

Jurusan Sistem Informasi

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

School is the most effective learning tool. in addition schools can exchange ideas

can also add to knowledge. the book is a source of knowledge / science that can not be

deceived. Many people who depend on the books, from science books, school

textbooks, to story books.

SMK Sanjaya is established on January 1, 1966 is engaged in vocational

schools, such as the accounting department, sales department and the department

secretary. Students are expected to apply what has been presented in class so that

teachers can use in the future when they are working. SMK Sanjaya has a good library,

books are arranged neatly and ample space. Interested students to read too much. But

the library is still done manually that is written by hand. This makes the hassle of having

officers often serve many students. The author in collaboration with the school to make

the analysis and design of library information systems, which is expected to assist

officers in the service of lending books.

Software was created using Microsoft Visual Basic 6.0 and Microsoft SQL Server

2000 Database

Keywords : School Library, Library Information System , Computer

4

1. PENDAHULUAN

Kebutuhan akan informasi sangat meningkat seiring perkembangan

teknologi dan informasi yang semakin pesat dan menghasilkan inovasi – inovasi

baru yang senantiasa terus berkembang ke arah yang lebih baik. Pengolahan data

dan informasi secara manual atau tradisional seakan memperlambat proses

pemenuhan kebutuhan masyarakat sehingga keputusan yang seharusnya dapat

diperoleh dengan baik dan tepat justru menjadi informasi yang menghabiskan

banyak waktu untuk mengolahnya.

Keberhasilan kegiatan belajar mengajar di perguruan tinggi tidak hanya

ditentukan oleh faktor pengajar/guru, melainkan dipengaruhi oleh keaktifan

siswa. Perpustakan sekolah sebagai media informasi dari satu pelayanan

sikulasi merupakan wujud dari fasilitas yang diberikan oleh sekolah bagi

siswanya. Dengan pengolahan dan manajemen yang baik maka banyaknya

anggota maupun non anggota perpustakaan akan mendapatkan pelayanan yang

cepat membantu terhadap penelusuran buku tanpa harus antri melihat katalog.

Di perpustakaan ini sering terjadi kesalahan- kesalahan terhadap petugas dalam

pencatatan peminjaman buku dan pengembalian buku. Misalnya : salah

memasukkan judul buku, kode buku, nim, dan salah dalam memberikan denda.

Software ini dibuat menggunakan Microsoft SQL Server 2000 untuk

database dan Microsoft Visual Basic 6.0 sebagai tool-nya.

2.Landasan Teori

2.1 Definisi Sistem, Informasi, Sistem Informasi,

2.2.1 Definisi Sistem

Mempelajari suatu sistem akan lebih mudah apabila mengetahui pengertian

sistem itu sendiri. Sistem dapat didefinisikan menjadi dua pendekatan, pendekatan

pertama akan lebih menekankan pada pendekatan prosedur dan pendekatan

kedua menekankan pada komponen. Menurut Jerry FitzGerald dan Warend

Stalling,JR,pendekatan yang menekankan pada prosedurnya mendefinisikan

sistem sebagai berikut :

5

“Suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,berkumpul

bersama-sama untuk melakukan kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu

sasaran tertentu”1.

2.2.1.1 Karakteristik Sistem

Menurut Kusrini,M.Kom dan Andri Koniyo, suatu sistem mempunyai

sembilan karakteristik atau sifat-sifat tertentu yang satu sama lain tidak dapat

dipisahkan yaitu

1. Komponen Sistem (Components)

Suatu sistem terdiri sejulah komponen yang saling berinteraksi, yang

saling bekerja sama membentuk suatu komponen sistem atau bagian-

bagian dari sistem.

2. Batas Sistem (Boundary)

Merupakan daerah yang membatasi antara sutu sistem dengan sistem

yang lain atau dengan lingkungan kerjanya.

3. Subsistem

Bagian-bagian dari sistem yang beraktivitas dan berinteraksi satu sama

lain untuk mencapai tujuan dengan sasarannya masing-masing.

4. Lingkungan Luar Sistem (Environment)

Suatu sistem yang berada diluar dari batas sistem yang dapat

dipengaruhi oleh operasi sistem.

5. Penghubung Sistem (Interface)

Media penghubung antara suatu subsistem dengan subsistem lainnya.

Adanya penghubung ini memungkinkan berbagai sumber daya mengali

dari suatu subsistem ke subsistem lainnya.

6. Masukan Sistem (Input)

Energi yang masuk dalam sistem, berupa perawatan (maintenance) dan

sinyal. Masukan perawatan adalah energi yang dimasukan supaya

sistem tersebut dapat berinteraksi.

1 . Jerry FitzGerarld, Ardra F. FitzGerarld, Warren D.Stalling, Jr., Fundamentals of Systems Analysis (edisi kedua;

New York: John Wiiley & Sons, 1981), hal.5.

6

7. Keluaran Sistem (Output)

Hasil energi yang diolah dan diklasifikasi menjadi keluaran yang berguna

dari sisa pembuangan.

8. Pengolahan Sistem (Proscess)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan

mengubah masukan menjadi keluaran.

9. Sasaran Sistem (Object)

Tujuan yang ingin dicapai oleh sistem, akan dikatakan berhasil apabila

mengenai sasaran atau tujuan.

2.1.1.2 Klasifikasi Sistem

Dari berbagai sudut pandang, sistem dapat diklasifikasikan menjadi

beberapa bagian yaitu :

1. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik

Sistem abstrak berupa ide atau pemikiran yang tidak dapat dilihat

dengan mata biasa. Sedangkan sistem fisik adalah sistem yang dapat

dilihat oleh mata biasa dan dibuat oleh manusia.

2. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi karena adanya pengaruh dari

luar, Sedangkan sistem buatan adalah sistem yang dibuat dan dirancang

oleh manusia.

3. SistemTertutup dan Sistem Terbuka

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dengan

bagian luar sistem dan tidak terpengaruh oleh kondisi diluar sistem.

Sedangkan sistem terbuka merupakan sistem yang berhubungan

dengan bagian luar sistem.

2.2.2 Definisi Informasi

Informasi sangat penting didalam suatu organisasi.Disini ada beberapa difinisi

informasi.

7

Menurut Gordon B.Davis (1995:28) mendefinisikan informasi sebagai “data

yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan

bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang”2.

2.2.2.1 Kualitas Informasi

Menurut Kusrini,M.Kom dan Andri Koniyo dalam buku Visual Basic dan

Microsoft SQL Server, informasi yang berkualitas memiliki tiga kriteria yaitu:

1. Akurat (accurate)

Informasi harus bebas dari kesalahan dan tidak bias atau

menyesatkan bagi penerimanya. Akurat juga berarti bahwa informasi

itu harus dapat dengan jelas mencerminkan maksudnya.

2. Tepat pada waktunya (timeliness)

Tepat pada waktunya,berarti informasi yang datang pada penerima

tidak boleh terlambat. Karena informasi merupakan landasan didalam

pengambilan keputusan. Jika pengambilan terlambat maka akan

berakibat fatal bagi organisasi.

3. Relevan (relevance)

Informasi harus mempunyai manfaat bagi pemakainnya atau

informasi yang disampaikan harus sesuai dengan yang dibutuhkan.

2.2.3 Definisi Sistem Informasi

Menurut Robert A. Laitch dan K. Roscoe Bavis sistem infomasi

didefinisikan sebagai berikut “Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam

organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi

harian,mendukung operasi,bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu

organisasi,dan menyediakan pihak luar tertentu dangan laporan – laporan yang

diperlukan”3.

2 . Gordon B. Davis,1995, Sistem Informasi Manajemen,,cetakan ke-9,Jakarta: PT. Gramedia, hal.28.

3 . Robert A. Leitch/K. Roscoe Davis, Accounting Information System, (New Jersey:Prentice- Hall,1983), hal.6.

8

2.2.3.1 Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi juga mempunyai komponen – komponen yang disebut

dengan blok bangunan (building block) yaitu:

1. Blok Masukan (Input Blok)

Blok masukan merupan input yang mewakili data masuk kedalam sistem

informasi.Input disini termasuk metode – metode dan media untuk

menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen –

dokumen dasar.

2. Blok Model

Blok Model adalah informasi yang terdiri kombinasi prosedur,logika dan

model matematik yang akan memanipulasi data yang tersimpan di basis

data dengan cara tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Blok Keluaran (Output Block)

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi

yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan

manajemen serta semua pemakai sistem.

4. Blok Teknologi (Technology block)

Teknologi digunakan sebagai menerima input,menjalankan model

,menyimpan dan mengakses data,mnghasilkan dan mengirimkan

keluaran serta membantu pengendalian dari sistem secara

keseluruhan.Teknologi terdiri dari tiga bagian utama yaitu teknisi

(brainware), program (software) dan perangkat keras (hardware).

5. Basis Data (Database)

Blok Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan

satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras computer dan

digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan

didalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut.

Data didalam basis data perlu diorganisakan sedemikian rupa sehingga

informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik

berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpananya. Basis data diakses

9

atau dimanpulasi dengan menggunakan perangkat lunak pakrt yang

disebut DBSM (Database Manajemen System).

6. Blok Kendali (Control Block)

Blok kendali membantu dalam mengendalikan sistem yang sewaktu-

waktu terjadi suatu problem. Terkadang banyak bagian atau kondisi

yang dapat merusak sistem informasi.

2.3 Sistem Perangkat Lunak Yang Digunakan

2.3.1 Microsoft SQL Server 2000

Microsoft SQL server merupakan bahasa pemrograman yang dijalankan

di windows untuk membuat suatu rancangan pembuatan database sistem yang

nantinya dikoneksikan dengan Microsoft visual basic 6.0, sehingga menghasilkan

output program yang diminta oleh user. Microsoft SQL (Structured Query

Language) Server 2000 ialah perangkat lunak Relation Database Management

System (RDMS) yang handal. Didesain untuk mendukung proses transaksi yang

besar. SQL server 2000 dapat dijalankan pada NT4.0 Server atau Microsoft 2000

Server, dan dapat diinstal juga pada personal desktop di Windows 2000

Professional, Windows 98, dan Windows Millenium.

2.3.1.1 Fasilitas–fasilitas Penting Dalam Microsoft SQL Server 2000

SQL Server 2000 lengkap dengan fasilitas-fasilitas yang mempermudah

pengguna menangani database, diantarnya :

a) Web assistant wizard.

b) SQL server profiler.

c) SQL server manager

2.3.1 Visual Basic 6.0

Visual menunjukkan cara yang digunakan untuk membuat graphical user

interface (GUI), sedangkan Basic merupakan bagian bahasa BASIC (Beginners

All-purpose Symbolic Instruction Code) yang dalam hal ini Visual Basic

berorientasi pada objek-objek yang dipisah (Object Oriented

10

Programming/OOP), Visual Basic juga bersifat modular karena kode-kode

program letaknya tersebar di dalam modul-modul.

Beberapa kemampuan dari Visual Basic diantaranya :

1. Untuk membuat program aplikasi berbasis windows.

2. Untuk membuat objek-objek pembantu program.

3. Menguji program (debugging) dan menghasilkan program akhir

berakhiran EXE yang bersifat executable, atau dapat langsung

dijalankan.

3. ANALISIS

3.2 Analis Kelemahan Sistem

Sistem pelayanan yang dilakukan pada SMK Sanjaya pakem masih

menggunakan sistem manual,itu yang membuat beberapa kesalah seperti

1. Kesalahan pada saat memberikan informasi kepada siswa tentang buku

2. Karena pekerjaan yang dilakukan masih manual seperti pencatatan buku,

pencatatan anggota,peminjaman buku, pengmbalian buku, sampai pembuatan

laporan masih sering terjadi kesalahan.

3. Banyak arsip-arsip yang membutuhkan tempat untuk menyimpan.

Untuk mengmbangkan sistem informasi ini diperlukan analisis kelemahan agar

bisa memetakan masalah yang ada dan mendapatkan hasil yang maximal. Ada

beberapa metode untuk menganalisis sistem, diantaranya adalah metode

analisis PIECES (peformance, information, economic, control, eficiency, dan

service). Dalam mengidentifikasi masalah ini harus dilakukan analisis terhadap

kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan

pelanggan.

1. Analisis Kinerja.

Analisis kinerja ditujukan untuk mengetahui tingkat kinerja dari

sebuah sistem tersebut telah berjalan sesuai dengan yang diharapkan atau

tidak. Kinerja sebuah dapat diukur melalui jumlah pelayanan dan respon waktu

11

yang diberikan oleh sistem tersebut. Jumlah pelayanan merupakan seberapa

banyak pelayanan yang dapat dilakukan dalam jangka waktu tertentu

2. Analisis Informasi (information)

Sebuah sistem dapat dikatakan baik apabila sistem tersebut dapat

menghasilkan informasi yang relevan, akurat, dan tepat waktu. Akurat berarti

informasi yang dihasilkan bebas dari kesalahan, sedangkan relevan berarti

informasi yang diberikan memiliki nilai bagi penggunanya, dan tepat waktu

berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Karena

informasi merupakan landasanan didalam penggambilan keputusan. Jika

penggambilan keputusan terlambat maka akan dapat berakibat fatal bagi

organisasi.

3. Analisis Ekonomi (Economic)

Secara ekonomi sistem yang berjalan selama ini masih belum efektif

dan efisien dalam penggunaan biaya khususnya dalam penggunaan biaya

khususnya dalam biaya penggadaan kertas sehingga membutuhkan biaya yang

dianggarkan cukup besar.

4. Analisis Kontrol (Control)

Pengendalian dalam sebuah sistem sangat diperlukan untuk

mengurangi perusahaan atau organisasi itu sendiri. Dengan adanya control

maka tugas atau kinerja yang mengalami kendala dapat diperbaiki.

5. Analisis Efisiensi (efficiency)

Efisiensi pada sebuah sistem informasi menyangkut hal bagaimana

menghasilkan output ataupun informasi sebaik mungkin dengan input yang

diberikan, sehingga informasi yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan bagi

pihak-pihak yang memerlukan. Selain itu efisiensi sistem seharusnya tidak

melakukan pemprosesan secara berlebihan.

6. Analisis Pelayanan (Service)

Salah satu penilaian sebuah sistem perpustakaan adalah

pelayanannya. Pada sistem perpustakaan yang lama terdapat beberapa

12

kekurangan dari segi pelayanannya kecepatan waktu dan keakuratannya kurang.

Itu sebabnya kenapa sistem lama harus diubah kedalam sistem yang lebih baik

lagi agar pelayanan yang diberikan semakin cepat dan akurat.

4. PEMBAHASAN DAN HASIL PENELITIAN

4.1 Perancangan Sistem

4.1.1 Desain Sistem

Desain sistem dapat dibagi menjadi dua bagian, yaitu desain sistem

secara umum dan desain sistem secara terperinci. Desain sistem umum

dimaksudkan untuk memberikan gambaran kepada user secara umum

mengenai sistem yang akan dibangun atau dikembangkan. Desain sistem

secara umum mengidentifikasi komponen-komponen yang menyusun sistem

tersebut. Langkah ini baru dilakukan setelah analisis sistem dilakukan dan

hasil analisisnya telah diterima oleh manajemen ( Pimpinan pihak Sekolah

Sanjaya Pakem). Pada tahapan ini komponen yang berkaitan dengan sistem

informasi akan dirancang kemudian diajukan kepada user (bukan kepada

programmer). Komponen sistem yang didesain adalah model, output, input,

teknologi dan kontrol. Sedangkan desain sistem secara terperinci adalah

desain sistem yang diajukan kepada programmer (perancangan secara fisik).

Pada sistem yang dirancang saat ini proses utama yang terdapat pada

sistem perpustakaan ini ada 4 macam yaitu, data anggota, data buku,data

sirkulasi, data buku item buku. Pada proses input data anggota menggunakan

cara manual yaitu dengan mengunakan keyboard dalam input datanya begitu

pula dengan input data buku. Keempat proses tersebut selanjutnya memiliki

laporan setelah melalui proses input data. Laporan-laporan yang tercetak

diantaranya laporan angota,buku,sirkulasi dan laporan buku_item.

13

4.1.2 Flowchart Sistem yang Diusulkan

Flowchart adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam

program atau prosedur sistem secara logika,digunakan terutama sebagai alat

bantu komunikasi dan untuk dokumentasi. Flowchart sistem yang diusulkan

untuk Sekolah Sanjaya Pakem adalah sebagai berikut :

Gambar 3.1 Flowchart Sistem

14

4.1.3 Data Flow Diagram

1. DFD Level 0

Pada DFD ini dijelaskan aliran input dan output proses yang terjadi

didalamnya. Terjadi tiga poses yang terlibat didalamnya yang bekerja

menginputkan data, memberikan informasi pada petugas, serta

menerima laporan dari sistem.

data anggota

data judul

data pengarang

data penerbit

data buku

data sirkulasi

data pengaturan

data jenis

Lap. Buku

Lap. Sirkulasi

Laporan anggota

Laporan buku

Laporan sirkulasi

Laporan Buku_Item

Gambar 3.2 Diagram Kontak

Pegawai

Perpustakaan

0

Sistem

Informasi

Perpustakaan Kepala

Perpustakaan

15

2. 2. DFD Level 1

Pada DFD Level 1 ini dijelaskan bagaimana proses-proses yang berjalan

pada sistem dijelaskan dalam beberapa tahapan. Proses anggota diinputkan

oleh petugas untuk mengetahui info dan data-data anggota,proses input data

buku merupakan penggabungan dari input data pengarang, penerbit dan

kategori yang semuanya telah terkelompok menurut masing- masing data. Pada

proses sirkulasi dan detail sirkulasi digunakan untuk merecord peminjaman dan

pengembalian buku yang dapat dirinci apakah peminjam buku mendapat denda

atau tidak. Proses buku hilang dalam proses ini diketahui buku-buku apa saja

yang dipinjam kemudian dihilangkan oleh peminjam. Dari proses anggota, buku,

sirkulasi dan buku hilang akan dicetak laporannya masing – masing proses

sesuai dengan kebutuhan.

Gambar 3.3 DFD Level 1

16

4.1.4 Rancangan Relasi Antar Tabel

Gambar 3.4 Rancangan Relasi Antar Tabel

5. PENUTUP

Dengan selesainya seluruh kegiatan penelitian, analisis sistem, perancangan

program hingga tahap implementasi, maka penulis dapat menarik kesimpulan :

1. Dengan sistem lama yang digunakan selama ini, dapat dihasilkan

menggunakan sistem manual sangat tidak efektif dan tidak efisien untuk

menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Karena di sistem manual yang

digunakan dapat terjadi penumpukan-penumpukan data yang akan

dibutuhkan. Sehingga penyampaian informasi kepada siswa, guru serta

karyawan jadi terlambat. Misalnya sebagai berikut :

� Membutuhkan waktu pencarian, pemasukan dan pencatatan data

yang cukup lama. Hal ini menyebabkan keterlambatan dalam

penyampaian informasi yang dibutuhkan.

17

� Dengan pencatatan sistem yang manual, kinerja jadi mengalami

kendala.

� Informasi yang dihasilkan menjadi terlambat, sehingga tidak tepat

waktu.

� Informasi yang dibutuhkan menjadi tidak akurat, karena sering

mengalami kesalahan dalam proses pencatatan, pencarian maupun

pemasukan data.

Dengan menggunkan Sistem Informasi Perpustakaan yang sudah

terkomputerisasi ini, diharapkan informasi yang dihasilkan di Sekolah Menengah

Kejuruan Sanjaya Pakem.

2. Lebih berkualitas dan dapat membantu dalam pengambilan keputusan

pihak sekolah dalam peminjaman buku. Karena dalam sistem

terkomputerisasi mempunyai banyak keuntungan sebagai berikut :

� Menghemat waktu pencarian, pencatatan, dan pemasukan data.

Dalam pencatatan data anggota. Misalnya : user tinggal mengetikkan

1 perintah saja, maka data akan langsung didapat.

� Informasi yang dihasilkan relevan, terbukti dapat meningkatkan kinerja

dalam rangka melakukan pelayanan dan menyelesaikan tugas dengan

baik.

� Informasi yang dihasilkan akan tepat waktu dan dapat di pertanggung

jawabkan. Karena data-data yang dihasilkan akan lebih cepat didapat,

dan penyampaian informasi baik berupa data anggota, buku akan

menjadi lebih tepat sasaran.

� Dengan menggunakan sistem ini dapat dihasilkan sebuah informasi

yang akurat, yaitu tentang anggota yang sudah melakukan

peminjaman buku dan bisa didapat juga anggota yang belum

membayar denda.

18

Daftar Pustaka

Jerry FitzGerarld, Ardra F. FitzGerarld, Warren D.Stalling, Jr., Fundamentals of

Systems Analysis (edisi kedua; New York: John Wiiley & Sons, 1981).

Kusrini,M. Kom,.2007, Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi

dengan Visual Basic dan SQL.Penerbit ANDI.Yogyakarta.

Andri Koniyo,.2007, Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan

Visual Basic dan SQL.Penerbit ANDI.Yogyakarta.

Gordon B. Davis,1995, Sistem Informasi Manajemen,cetakan ke-9, Jakarta: PT.

Gramedia.

Robert A. Leitch/K. Roscoe Davis, Accounting Information System, (New

Jersey:Prentice- Hall,1983).