ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA PERCETAKAN ONE I ONE

Naskah Publikasi

disusun Oleh

Sari Haryanto

06.12.1513

JURUSAN SISTEM INFORMASI

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM

YOGYAKARTA

2011

ANALYSIS AND DESIGN OF INFORMATION SYSTEM IN PRINTING SALES ONE I ONE

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA PERCETAKAN ONE I ONE

Sari Haryanto

Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT Now is the development of science and technology runs fast sting, resulting in people's lives increasingly encouraged to create a new or a better than ever. One example is the development of technology in the field of computer.Di where computers are used to solve problems - problems that exist such as the printing press in managing the data - data in need of a good data processing system making it easier for people to obtain information. In general, every printing need information systems that can provide accurate and useful information for a smooth printing nets tersebut.Percetakan One First One is printing in the field of sales. At the time of printing this manual One First One is still in the process penyimpananya not use the sales information system integrated with the data base so that will complicate the process of processing information about the goods sold. Authors in the practical work in the printing One First One is proposing a sales information system berkomputerisasi and integrated with data bases, so facilitate the processing of sales information, which will impact on the increasingly rapid process percetakan.System that will work in this proposed using Visual Basic programming language 6.0 with the integration of data base using Microsoft accses, and Using Data Report in making the report

.

Keywords: Information Systems, computer, though the data,

management

1.Pendahuluan

Perkembangan Teknologi Informasi sangat cepat seiring dengan kebutuhan akan

Informasi. Perkembangan teknologi informasi dan komputer saat ini telah mempengaruhi

diberbagai bidang kehidupan manusia dan diperlukan sebagai sarana pendukung untuk

memperoleh informasi secara cepat dan akurat yang dapat menunjang manusia untuk

menyelesaikan suatu permasalahan.

Percetakan adalah sebuah proses industri untuk memproduksi secara massal

tulisan dan gambar, terutama dengan tinta di atas kertas menggunakan sebuah mesin

cetak. Banyak brosur, flyer, spanduk dan kaos sekarang ini biasanya dicetak

menggunakan teknik percetakan offset. Image yang akan dicetak di print diatas film lalu

di transfer ke plat cetak.

Percetakan One I One merupakan salah satu jenis percetakan yang berada di

Yogyakarta. Pada percetakan One I One menyediakan berbagai jasa percetakan mulai

dari jasa pembuatan brosur, flyer, spanduk, undangan, dan lain-lain.

Pada perkembangannya percetakan ini masih menggunakan sistem pembayaran

secara manual dengan hanya menggunakan alat tulis, kalkulator dan nota kertas saja

untuk transaksi. Untuk laporan percetakan ini masih menggunakan data dari copyan

nota – nota kertas yang dikumpulkan setiap bulannya.

Analisis dan Perancangan Sistem Transaksi Pada pecetakan One I One adalah

suatu proses sistem pembayaran dari sistem manual ke sistem komputer. Dalam sistem

ini user dapat mengolah data pembayaran dengan komputer dan dapat mengetahui hasil

transaksi dalam setiap waktu yang ditentukan berupa rekapitulasi transaksi atau lebih

sering disebut laporan. Waktu yang diperlukan untuk mengolah data tersebut jauh lebih

cepat dari sistem manual.

Oleh karena itu ” Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan pada Percetakan One I One “ dirasa perlu dibuat suatu sistem untuk pemecahan masalah

transaksi pembayaran manual pada pecetakan One I One. Dengan sistem ini akan

didapat suatu informasi dari suatu data yang lebih cepat, tepat dan akurat.

2. Landasan Teori 2.1. Konsep Dasar Sistem 2.1.1. Pengertian Sistem

Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) yaitu

adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama

untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Istilah ini sering dipergunakan

untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model

matematika seringkali bisa dibuat. Sistem juga merupakan kesatuan bagian-bagian

yang saling berhubungan yang berada dalam suatu wilayah serta memiliki item-item

penggerak. Kata "sistem" banyak sekali digunakan dalam percakapan sehari-hari,

dalam forum diskusi maupun dokumen ilmiah. Kata ini digunakan untuk banyak hal,

dan pada banyak bidang pula, sehingga maknanya menjadi beragam. Dalam

pengertian yang paling umum, sebuah sistem adalah sekumpulan benda yang memiliki

hubungan di antara mereka.1

2.1.2. Karakteristik Sistem

Perkembangan Teknologi Informasi sangat cepat seiring dengan kebutuhan akan

Informasi dan pertumbuhan tingkat kecerdasan manusia yang semakin kompleks.

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu yaitu:

3. Analisis dan Perancangan sistem

3.1. Analisis Sistem 3.2.1 Definisi Analisis Sistem

Analisis sistem memiliki pengertian dari ahlinya, yaitu menurut Drs. Komarudin,

Analisis Sistem adalah susunan yang teratur dari kegiatan yang berhubungan satu

sama lainnya serta prosedur – prosedur yang berkaitan untuk melaksanakan dan

memudahkan pelaksanaan kegiatan dari suatu organisasi.

Langkah – langkah dasar yang harus dilakukan oleh analisis sistem, terdiri dari:

• Identify, yaitu mengidentifikasi masalah

• Understand, memahami kerja dari sistem yang ada

• Analyze, menganalisis sietem 1 http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem

• Report, membuat laporan hasil analisis

3.1.2 Identifikasi Masalah

Identifikasi masalah harus dilakukan pertama kali, yaitu pada tahap awal pembuatan

sistem untuk mengetahui masalah-masalah yang akan menghambat sistem untuk

mencapai tujuan dari sistem yang akan dibuat.

3.2.2.1 Permasalahan yang Timbul

Dari sistem informasi penjualan yang sudah ada dapat menimbulkan masalah seperti

berikut:

1. Proses dari sistem informasi penjualan masih menggunakan cara manual,

sehingga akan memakan waktu yang lama untuk mengolah data.

2. Terdapat kesalahan dalam melakukan perhitungan.

3.2.2.2 Identifikasi Penyebab Masalah

Penyebab dari masalah tersebut adalah karena sistem informasi penjualan yang

sudah ada belum terkomputerasi atau masih dilakukan dengan cara manual.

3.2.5.4.2. Metode periode pengembalian (Payback Period)

Metode periode pengembalian merupakan metode yang bernilai proyek investasi

dengan dasar lamanya. Investasi tersebut dapat ditutup dengan aliran – aliran kas

masuk. Disamping itu metode ini juga untuk mengukur seberapa cepat investasi

akan kembali.

Adapun perhitungan dengan metode ini sebagai berikut :

Nilai investasi = Rp 5.600.000,-

Proceed tahun - 1 = Rp

Sisa investasi tahun - 2 = Rp 2.800.000,-

2.800.000,- (-)

Sisa investasi tahun - 2 tertutup oleh proceed tahun - 2 sebagian sebesar Rp

4.180.000,- yaitu :

Rp 2.800.000,-

X 12 bulan

Rp 4.180.000

= 8,04 bulan

Jadi payback period investasi ini adalah 1 tahun 8 bulan 1 hari.

3.2.5.4.3. Metode Pengembalian Investasi (Return of Investment)

Metode ini digunakan untuk mengukur presentase manfaat yang dihasilkan

proyek dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan.

Total Manfaat – Total Biaya

ROI = X 100%

Total Biaya

Jika ROI > 0 maka proyek dapat diterima

Manfaat tahun ke - 1 = Rp 3.400.000,-

Manfaat tahun ke - 2 = Rp 4.775.000,-

Total Manfaat = Rp 8.175.000,-

Sedangkan Total biaya :

Biaya tahun ke - 0 = Rp 5.600.000,-

Biaya tahun ke - 1 = Rp 600.000,-

Biaya tahun ke - 2 = Rp 575.000,- +

Total Biaya = Rp 6.775.000,-

Rp 8.175.000,- – Rp 6.775.000,-

ROI = X 100%

Rp 6.775.000,-

ROI = 20,66%

Hasil ROI > 0, berarti proyek sistem ini dapat diterima, karena sistem

baru ini dapat memberikan keuntungan sebesar 20,66% dari biaya

investasi.

3.2.5.4.4. Metode Nilai Sekarang (Net Present Value)

Metode Nilai Sekarang Bersih atau New Present Value ini merupakan metode

yang memperhatikan nilai waktu dan uang.

Rumus Metode ini, yaitu :

NPV = – Nilai Proyek + Proceed 1 + Proceed 2

( 1 + i )1 ( 1 + i )

Keterangan

2

NPV: Net Present Value

i : Tingkat Bunga Diskonto = 7% (www.bi.go.id)

n : Umur Ekonomis Investasi

Berikut adalah rincingan perhitungan NPV proyek tersebut :

NPV = - RP 5.600.000,- + Rp 2.800.000,- + Rp 4.180.000,-

(1 + 0,07) (1 + 0,07)

= - Rp 5.600.000,- + Rp 2.800.000,- + Rp 4.180.000,-

1,07 1,14

= - Rp 5.600.000,- + Rp 2616822,43 + Rp 3.666.666,67

= Rp 683.489,1

Dari hasil perhitungan NPV diatas maka dapat disimpulkan bahwa proyek ini

Feasible (Layak) dilaksanakan karena akan diterimakan nilai sebesar Rp

683.489,1

Hasil perhitungan ketiga metode analisis adalah sebagai berikut :

Tabel 3.3 Hasil Analisis Biaya dan Manfaat

No Metode Biaya dan

Manfaat Nilai Keputusan

1 Payback Period 1 tahun 8 bulan

1`hari LAYAK

2 Return on Investment 20,66% LAYAK

3 Net Present Value Rp 683.489,1 LAYAK

3.3. Perancangan Sistem 3.3.1 Flowchart

Gambar 3.2 Flowchart Sistem Penjualan yang diusulkan

Simbol Flowchart

= Simbol untuk dokumen file yang berupa kertas, misalnya hasil print

= Simbol untuk proses komputer

= Simbol untuk pemasukan melalui Keyboard

= Simbol untuk sumber data atau tujuan data

= Arah / arus

3.3.2 Data Flow Diagram (DFD) 3.3.2.1 Diagram Konteks

Gambar 3.3 Diagram Konteks Sistem Penjualan

Gambar diatas adalah gambar diagram konteks sistem informasi penjulan pada

percetakan One I One dimana karyawan berinteraksi langsung dengan sistem.

Seorang user atau karyawan menginputkan data d dan mengolahnya ke dalam sistem

atau output eksekusi program ditunjukkan kepada manajer yang berupa laporan-

laporan. Manajer tidak bisa menggantikan kerja operator, dalam sistem ini manajer

hanya sebagai penerima laporan saja.

3.3.2.2 Diagram Level 1

Gambar 3.4 Diagram Level 1

Dari gambar 3.4 diatas terdapat beberapa proses. Pertama adalah karyawan

melakuakan proses 1 sampai dengan 7 adalah proses input data yang kesemua

data tersebut akan diolah untuk disimpan dalam database. Selanjutnya terdapat

proses 8 sampai dengan 14 yaitu mengolah data yang diperoleh dari database

untuk memperoleh laporan, dimana laporan tersebut akan diberikan kepada

suplier, manajer, dan pelanggan.

3.3.3 Normalisasi

Normalisasi adalah teknik yang digunakan untuk memvadilasi model data. Normalisasi

dilakukan agar basis data yang akan diterapkan dapat digunakan dan dioperasikan

dengan efesien, mudah dan tidak mengalami anomali atau keanehan. Normalisasi

dimulai dengan menganalisa tabel dalam bentuk tidak normal.

3.3.3.1 Normalisasi bentuk pertama

Normalisasi bentuk pertama mempunyai ciri – ciri yaitu data yang dibentuk dalam

suatu record mempunya nilai dari field berupa alamat value atau tidak merupakan

atribut yang berulang atau atribut yang bernilai ganda (Multi Value)

Tabel 3.4 Normalisasi Bentuk Pertama

Kd_Jasa

Nama_Jasa

Tarif

Jenis

Deskripsi

NIP

Nama_Pelanggan

Alamat_Pelanggan

No_Telp

Tgl_Member

NIK

Nama_Karyawan

Alamat_Karyawan

Telepon

Password

No_Nota

Tgl_Transaksi

Tot_Transaksi

Diskon

NIS

Nama_Supplier

Alamat_Supplier

Kontak

Keterangan

Kd_Barang

Nama_Barang

Harga_Barang

Satuan

No_kwitansi

Tgl_Beli

Total

3.3.3.2 Bentuk Normal Kedua

Bentuk normal kedua yaitu atribut non-key bergantung secara fungsional kepada

primary ke dan tidak ada atribut yang tergantung pada sebagian dari primary key.

Bentuk normal kedua adalah:

Tabel 3.5 Normalisasi Bentuk Kedua

3.3.3.3 Normalisasi Bentuk Ketiga

Normalisasi bentuk ketiga merupakan pengembangan dari bentuk normalisasi kedua.

Bentuk normalisasi ketiga mempunyai syarat setiap tabel tidak mempunya field yang

bergantung transitif maksudnya hanya bergantung pada primery key.

ketergantungan yang transitif. Artinya data-data yang mungkin diisi berulang-ulang dapat

dibuat sebuah tabel baru.

Tabel 3.6 Normalisasi Bentuk Ketiga

3.4.2 Relasi Antar Tabel

Gambar 3.4 Relasi Antar Tabel

4.1 Pengertian Implementasi Implementasi sistem adalah tahap meletakkan sistem yang baru dikembangkan supaya

nantinya sistem tersebut siap untuk dioperasikan sesuai dengan yang diharapkan.Tujuan dari

tahap implementasi adalah menyiapkan semua kegiatan penerapan sistem sesuai dengan

rancangan yang telah di tentukan. Implementasi merupakan langkah awal untuk menentukan

jangka waktu yang diperlukan dalam tahap implementasi. Adapun kegiatan yang dilakukan

dalam tahap implementasi ini adalah sebagai berikut:

1. Menerapkan rencana implementasi

2. Melakukan kegiatan implementasi

3. Tindak lanjut implementasi

4.2 Rencana Implementasi Kegiatan implementasi agar dapat beroperasi sesuai dengan yang direncanakan maka

diperlukan jadwal rencana kegiatan implementasi, adapun jadwal kegiatan implementasi adalah

sebagai berikut :

Tabel 4.1 Jadwal Implementasi Sistem

Jenis Kegiatan

Waktu

Minggu ke

1 2 3 4

1. Pengetesan program

2. Instalasi Hardware & Software

3. Pengetesan Sistem

4. Pelatihan Personil

5. Konversi Sistem

6. Pemeliharaan Sistem

4.3 Manual Program 4.4 Pembuatan manual program dimaksudkan untuk mengetahui bagaimana cara menjalankan atau

mengoperasikan sistem yang diusulkan sekaligus sebagai penuntun bagi pemakai yang akan

menggunakannya. 4.4.1. Form Login

Gambar 4.3 Form Login

Pada form login user harus memasukkan nama dan password untuk mendapatkan akses

sistem. Apabila seorang user sudah memasukkan nama dan password maka akan

dilakukan pengecekan apakah nama dan password tersebut sesuai dengan data yang ada

di dalam database. Jika tidak sesuai maka akan muncul peringatan "GAGAL MEMASUKI

SISTEM, MUNGKIN NAMA ATAU PASSWORD SALAH!". Jika sudah benar maka akan

tampil menu utama dari aplikasi ini. Tetapi jika tidak mempunyai akun pada sistem user bisa

membuat akun baru dengan memilih “BUAT ID BARU”. Dan jika ingin mengganti Password

maka user tinggal memilih “UBAH PASSWORD”.

4.4.2 Form Menu Utama

Gambar 4.4 Form Menu Utama

Form Menu Utama akan muncul apabila user berhasil memasukkan Nama dan Password

dengan benar. Pada form menu utama terdapat 5 menu bar, yaitu :

• File, terdiri dari sub menu logout dan keluar

• Transaksi, terdiri dari sub transaksi umum dan pembelian.

• Master, terdiri dari sub data karyawan, data pelanggan, data suplier, data jasa, dan

data barang.

• Laporan-Laporan, terdiri dari sub menu cetak member, laporan data pelanggan, daftar

jasa, daftar barang, laporan transaksi per tanggal, laporan pembelian per tanggal.

• About, yang menjelaskan tentang versi program.

4.4.2. Form Input Transaksi Pembayaran

Gambar 4.5 Form Transaksi Pembayaran

5.1. Kesimpulan

Penulis membuat suatu aplikasi pada skripsi ini, yang berfungsi sebagai sistem

informasi penjualan pada Percetakan One I One. Aplikasi ini digunakan sebagai pengganti

sistem lama yang masih menggunakan cara manual atau belum terkomputerisasi. Dengan

sistem yang telah diterapkan ini, penulisa menarik kesimpulan sebagai berikut:

1. Sistem yang ada selama ini masih menggunakan cara manual sehingga mengakibatkan

keterlambatan arus informasi kepada pihak perusahaan. Dengan sistem baru

keterlambatan arus informasi dapat dicegah karena pengolahan data dan pencarian data,

dan pembuatan laporan sudah dilakukan secara terkomputerisasi sehingga informasi yang

dihasilkan menjadi lebih berkualitas.

2. Aplikasi Sistem Informasi Transaksi Penjualan ini dapat digunakan untuk membantu

kinerja karyawan yang berkepentingan dalam mengolah data transaksi pembayaran dan

data pendukung lainnyal.

3. Penerapan sistem informasi yang baru ini tidak akan merusak sistem yang selama ini

berjalan di perusahaan tersebut, tetapi dengan sistem ini diharapkan dapat mendukung

kinerja proses pengolahan data pada perusahaan tersebut menjadi lebih efisien.

5.2. Saran

Dengan kesimpulan diatas, penulis memberikan saran-saran sebagai berikut:

1. Untuk mengoptimalkan pekerjaan, sebaiknya sistem pengolahan data Transaksi yang

dilakukan secara manual diperbaharui dengan menerapkan sistem yang terkomputerisasi.

2. Aplikasi Sistem Pengolahan Data Transaksi yang penulis usulkan harus dapat diterapkan

dan dapat membantu dalam melakukan pengolahan data Transaksi serta menyajikan

informasi yang dibutuhkan.

3. Keamanan data harus selalu diperhatikan. Karena data yang bersifat rahasia harus selalu

mendapatkan perlindungan yang sangat kuat.

Demikianlah kekurangan-kekurangan dan sedikit saran penulis dalam pendesainan

sistem informasi Transaksi pada One I One Offset. Penulis mengharapkan agar kiranya teman-

teman dan pembaca sekalian dapat memberikan saran serta kritik yang sifatnya membangun

dalam upaya menyempurnakan sistem informasi ini nantinya. Semoga aplikasi ini dapat

berguna dan dimanfaatkan sebaik-baiknya.

DAFTAR PUSTAKA

Madcoms. 2005. Aplikasi Pemrograman Database dengan Visual Basic 6.0 dan Crystal Report.

Yogyakarta: Penerbit Andi.

Sunyoto, A. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta:

Penerbit Andi.

Wahana Komputer. 2007. Pengembangan Aplikasi Database dengan Microsoft Office Access 2007.

Yogyakarta: Penerbit Andi.