ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEGAWAI

“ SMP NEGERI 1 SAWANGAN”

MAGELANG

Naskah Publikasi

Disusun Oleh :

Anggit Septiana K

06.12.1830

JURUSAN SISTEM INFORMASI

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA dan KOMPUTER

AMIKOM

YOGYAKARTA

2012

ANALYZE AND DESIGN OF INFORMATION SYSTEM EMPLOYEES “SAWANGAN 1 JUNIOR HIGH SCHOOL”

MAGELANG

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEGAWAI “ SMP NEGERI 1 SAWANGAN”

MAGELANG

Anggit Septiana K

06.12.1830

Jurusan S1 Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

The improvement of computer science nowadays has a great transformation rapidly. So it brings dynamically change in every sector. This improvement help human needs to maintain self personal data to be an information with simply fast and accurate. So it help people to processing task better.

Concisely, this paper contains about developing information system with devise application for employer data processing as a media data processing which used in order to make work fast and accurate. In this case SMPN 1 Sawangan has non computerized processing data, so it takes long term process to seeking data because the quantity data amount which is not computerized. Therefore it requires to conversion the way of employer data processing into a system. The developing program application employer processing data system help facilitate in data recording.Facilitate user for data searching when it needed. Minimalist expenditure and decrease the possibility of fault causing by non effective data recording process.

Application system employer data processing program of SMPN 1 Sawangan built with computer software based Windows using Microsoft visual basic and Microsoft SQL Server 2000. Keywords : Information system, Visual basic, SQL Server 2000

1. Pendahuluan

Kemajuan teknologi terutama di bidang teknologi informasi berkembang pesat secara

bertahap kearah yang lebih maju dari waktu ke waktu, berbagai sarana dan prasarana

yang ada dan ditunjang dengan berbagai penemuan-penemuan ilmiah penunjang

teknologi informasi, maka semakin meningkat pula kemudahan dan fasilitas sebagai

pendukung manusia, baik dalam menyelesaikan tugas-tugasnya maupun dalam mencari

informasi-informasi secara cepat dan efektif. Berdasarkan uraian tersebut maka penulis

sebagai Mahasiswa pada Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer

AMIKOM Yogyakarta akan mengadakan penelitian dengan judul “Analisis dan

Perancangan Sistem Informasi Pegawai SMP Negeri 1 Sawangan Magelang”

dengan harapan pemanfaatan teknologi informasi bisa lebih optimal dan efektif terutama

dibidang sistem pengolahan data yang terkomputerisasi yang nantinya dapat membantu

pengolahan data yang lebih kompleks sehingga informasi yang dihasilkan dapat

mendukung pihak SMPN 1 Sawangan Magelang dalam pengambilan keputusan.

2. Dasar Teori

2.1. Pengenalan Sistem Informasi

Informasi merupakan data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti

bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau

mendatang.1

2.2. Konsep Dasar Informasi

Informasi yang berkualitas memiliki 3 kriteria, yaitu:

a. Akurat (accurate)

Informasi harus bebas dari kesalahan, informasi harus dapat dengan

jelas mencerminkan maksudnya.

b. Tepat pada waktunya (timeliness)

Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.

c. Relevan (relevance)

Informasi yang disampaikan harus mempunyai keterkaitan dengan

masalah yang akan dibahas dengan informasi tersebut.

1 Gordon B.Davis, Sistem Informasi Manajemen, Seri Manajemen, hal 28.

2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi

“Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi

yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,

mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari

suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan

laporan-laporan yang diperlukan.“2

2.4. Konsep Pemodelan Sistem

2.4.1 Analisis Sistem

2.4.2 Perancangan Sistem

2.4.3 Teori Flowchart

2.4.4 Data Flow Diagram (DFD)

2.5. Konsep Dasar Sistem Basis Data

Basis data sendiri dapat didefinisikan dalam sejumlah sudut pandang yang

berbeda, seperti:

1. Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasi

sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan

mudah.

2. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama

sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang ti dak perlu, untuk

memenuhi berbagai kebutuhan.

3. Kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam madia

penyimpanan elektronik.

2.6. Perangkat Lunak Yang Digunakan

2.6.1 Microsoft Visual Basic 6.0

Visual Basic adalah bahasa pemrograman yang bekerja dalam lingkup MS-

Windows. Visual Basic dapat memanfaatkan kemampuan MS-Windows secara

optimal. Kemampuannya dapat merancang program aplikasi yang berpenampilan

seperti program aplikasi lainnya yang berbasis MS-Windows. Kemampuan Visual

Basic secara umum adalah menyediakan komponen-komponen yang

2 Jogiyanto HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta : Andi Offset, 1999, hal. 11.

memungkinkan untuk membuat program aplikasi yang sesuai dengan tampilan

dan cara kerja Microsoft Windows.

2.6.2 Database Microsoft SQL Server 2000

Microsoft SQL Server 2000 merupakan program aplikasi database untuk

client/server. Program ini dapat beroprasi pada berbagai sistem operasi, mulai

dari windows 9x, windows 2000 dengan bermacam-macam versinya dan juga

windows NT. Masing-masing sistem operasi itu untuk menjalankan aplikasi SQL

server 2000 menyediakan dukungan bermacam-macam, yang dapat disesuaikan

dengan kebutuhan sistem yang akan dibangun. Selama beroprasi, SQL Server

ini mengolah database, SQL Server di dalam berhubungan dengan user akan

dikelola oleh seseorang yang disebut DatabaseAdministrator.

3. Analisis Dan Perancangan Sistem

3.1 Tinjauan Umum

3.1.1 Sejarah Berdirinya SMPN 1 Sawangan Magelang

SMP Negeri 1 Sawangan adalah SMP Pemerintah Daerah (Pemda).

Kemudian meningkat menjadi SMP Persiapan sebelum menjadi SMP Negeri

pada 1 April 1978. Berkembang dari tahun ke tahun SMP Negeri 1 Sawangan

terus mengadakan perbaikan dan peningkatan di berbagai aspek, dengan luas

tanah 7790 m2 dan luas bangunan 2095 m2 pada tahun 2008 SMP Negeri 1

Sawangan layak menjadi Sekolah Standar Nasional. Memiliki 18 ruang kelas

dengan jumlah siswa 605 pada tahun pelajaran 2010/2011 ini. SMP N 1

Sawangan berlokasi di Jl.Mawardi-Sawangan kab.Magelang 56481, merupakan

salah satu sekolah menengah tingkat pertama yang berada di kabupaten

Magelang Jawa Tengah. Dengan no identitas sekolah SMP Negeri 1 Sawangan

Magelang : 201030807003. Dan yang menjabat sebagai kepala sekolah

sekarang adalah Bpk. Wahid S., S. Pd.

3.1.2 Visi dan Misi

SMP N 1 Sawangan mempunyai visi dan misi dan nilai yang ingin dicapai.

Adapun visi dari SMP N 1 Sawangan adalah :

“Mewujudkan siswa-siswi SMP N 1 Sawangan Magelang Santun Dalam

Perilaku, Unggul Dalam Prestasi”

Untuk mewujudkan visi tersebut maka dari SMP N 1 Sawangan

menetapkan beberapa misi yaitu

Mengamalkan ajaran agama dalam kehidupan sehari-hari.

Mengembangkan nilai-nilai luhur budaya bangsa dalam berperilaku.

Melaksanakan pembelajaran dan bimbingan yang efektif untuk

menghasilkan peserta didik yang bermutu.

Meningkatkan profesionalisme warga sekolah sebagai bekal dalam

berkarya.

Mengembangkan minat bakat peserta didik secara optimal.

3.2 Analisis Sistem

3.2.1 Identifikasi Masalah

Untuk membuat sistem yang tepat maka telah dilakukan analisa terhadap

sistem lama dan di dapatkan bahwa masalah-masalah yang sering muncul

dalam pengolahan data guru dan pegawai SMP Negeri 1 Sawangan Magelang

adalah pembuatan laporan-laporan sangat lama, pengelolaan data yang masih

dilakukan secara manual dengan cara mencatat ke dalam sebuah arsip membuat

para pegawainya kesulitan jika sewaktu-waktu membutuhkan data seorang

pegawai atau guru.

3.2.2 Analisis Kelemahan Sistem

Untuk memastikan suatu sistem layak atau tidak maka diperlukan

analisis PIECES :

3.2.2.1 Analisis Kerja Sistem (Performance)

Kinerja adalah kemampuan sistem dalam menyelesaikan tugas

dengan cepat sehingga sasaran dapat segera tercapai. Kinerja dapat

diukur dari Throughput dan Respose Time. Throughtput adalah jumlah

pekerjaan yang dapat dilakukan saat waktu tertentu. Response Time

adalah rata-rata waktu tertunda diantara dua transaksi atau pekerjaan di

tambah dengan waktu response untuk menanggapi pekerjaan tersebut

dengan melihat berapa lama waktu yang diperlukan oleh pegawai dalam

melakukan pekerjaan yang dapat dikatakan efektifitas. Dengan

menggunakan sistem yang lama atau manual sistem, dalam penyelesaian

laporan membutuhkan waktu 10 menit, jumlah pekerjaan lebih dari satu

orang.

3.2.2.2 Analisis Informasi (Information)

Sistem kepegawaian di SMP Negeri 1 Sawangan Magelang

yang masih menggunakan sistem manual dalam menyajikan informasi

memiliki beberapa masalah, diantaranya adalah :

a. Adanya pengulangan di dalam pencatatan data.

b. Pemasukan data tidak dapat diproses dengan cepat karena

data yang diolah cukup banyak sehingga terjadi kesalahan

dalam pemasukan data.

Beberapa masalah diatas menyebabkan informasi yang

disediakan kurang berkualitas. Maka perlu pengembangan sistem

informasi yang dapat mengatasi masalah di atas. Diharapkan sistem

yang akan dibuat mampu menyelesaikan data yang diinputkan dan

diharapkan dapat membantu setiap bagian dan pimpinan dalam

mengambil keputusan atau merencanakan langkah-langkah berikutnya.

3.2.2.3 Analisis Ekonomi (Economic)

Pada sistem lama, proses penyimpanan data mengenai guru dan

karyawan dilakukan secara manual sangatlah tidak efektif dan tempat yang

cukup luas dalam proses penyimpanan sehingga memerlukan dokumen,

file arsip, dan rak serta almari-almari untuk penyimpanan. Secara

ekonomis SMP N 1 Sawangan membutuhkan biaya operasional yang tidak

sedikit seperti biaya membeli peralatan tulis, buku laporan, tempat arsip,

dan sebagainya.

3.2.2.4 Analisis Pengendalian (Control)

Pengendalian dalam sebuah sistem sangat diperlukan

keberadaannya untuk menjamin keamanan data dan informasi. Sistem

informasi yang masih manual dengan pengarsipan data menggunakan file-

file berkas akan mempersulit dalam mengontrol dimana data-data itu di

arsipkan. Karena terkadang ada file yang tercampur dengan file lain.

Selain itu juga karena disimpan di lemari dapat dibuka oleh siapa saja,

sehingga menimbulkan kekhawatiran ada pihak-pihak yang tidak

bertanggung jawab yang memanfaatkan data-data tersebut.

3.2.2.5 Analisis Efisiensi (Efficiency)

Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya yang

digunakan seefisien mungkin dengan pemborosan yang paling minimal.

Sistem Kepegawaian yang sedang berjalan masih menggunakan sistem

manual, tidak dapat dipungkiri lagi kalau tingkat ketelitian dan kemampuan

manusia cukup terbatas, sedangkan pengolahan data dan laporan masih

mengandalkan pada kemampuan manusia. Hal ini dapat mengakibatkan

kelelahan dan kesalahan. Untuk itu diharapkan sistem yang akan dibuat

nantinya dapat mengurangi beban manusia agar pekerjaanya lebih mudah

dengan hasil kerja yang sesuai dengan kebutuhan.

3.2.2.6 Analisis Pelayanan (Service)

Dalam suatu organisasi peningkatan pelayanan dan kepuasan

karyawan merupakan suatu tujuan yang penting. Pada SMP N 1

Sawangan pelayanan yang diberikan pada karyawan khususnya pada

proses penggajian dinilai kurang maksimal. Hal itu dikarenakan masi ada

kekurangan-kekurangan dalam proses pencarian dan perubahan data

pegawai yang ada hubungannya dengan proses sehingga dapat

mengakibatkan keterlambatan dalam penyampaian laporan.

3.2.3 Analisis Kebutuhan Sistem

3.2.3.1 Kebutuhan Perangkat Keras

1. Server

1. Processor E5200

2. RAM 1024MB PC-6400

3. Standart Mouse, Keyboard, VGA, Display (monitor atau LCD)

2. Client

1. Processor celeron E420

2. RAM 256MB

3. Standart Mouse, Keyboard, VGA, Display (monitor atau LCD)

Spesifikasi diatas adalah spesifikasi minimum. Penentuan spesifikasi diatas

disesuaikan dengan budget yang disediakan oleh pihak instansi dan kebutuhan

berjalannya system.

3.2.3.2 Kebutuhan Perangkat Lunak

Perangkat lunak yang diperlukan dalam pembuatan sistem dan

pemrosesan data dari sistem yang diusulkan adalah :

a. Microsoft Windows XP sebagai sistem operasi.

b. Microsoft Visual Basic 6.0 untuk Develop Program

c. Microsoft SQL 2000 sebagai Data Storage.

3.2.3.3 Kebutuhan Informasi

Informasi merupakan hal yang sangat penting untuk sistem

informasi karyawan di SMP N 1 Sawangan Magelang karena informasi

yang baik akan mendukung kinerja yang baik pula. Dalam suatu sekolah

dibutuhkan laporan-laporan yang berhubungan dengan kelancaran hal-hal

yang dapat mendorong terciptanya peningkatan kinerja para pegawai

dalam melakukan pengolahan data. Kebutuhan informasi yang akan

dihasilkan merupakan informasi mengenai Laporan statistik jenis pegawai,

laporan data guru, slip gaji, laporan gaji, laporan tunjangan dan potongan.

3.2.3.4 Kebutuhan Pengguna (user)

User merupakan orang yang terlibat dalam pembuatan laporan

aplikasi pelayanan sistem informasi pegawai. Dalam pengoperasian

program yang akan dibuat nanti akan memerlukan sejumlah orang yang

terllibat dalam pembuatan sistem ini antara lain :

a. Adminstrator, pada administrator diperlukan 1 orang saja.

b. Programmer dan user

3.2.3 Analisis Kelayakan Sistem

3.2.4.1 Kelayakan Teknologi

Sistem ini secara teknologi sangat layak karena ketersediaan

teknologi yang ada sangat memadai dan mudah untuk didapatkan.

Demikian juga dengan teknologi komputer, pemakaian teknologi komputer

dalam berbagai bentuk dapat menunjang kinerja yang handal, cepat dan

akurat. Untuk itu sangat tepat apabila teknologi komputer digunakan untuk

penerapan dan pengembangan sistem yang baru untuk mencapai hasil

yang lebih baik dengan ditunjang SDM lulusan perguruan tinggi.

3.2.4.2 Kelayakan Hukum

Secara hukum, sistem ini telah memenuhi aturan dan undang-

undang yang berlaku dikarenakan sistem ini menggunakan perangkat

lunak legal. Dalam pembelian software Sistem Operasi Windows XP Home

SP2 serta Microsoft SQL Server 2000. Dengan demikian apabila ditinjau

dari segi kelayakan hukum maka penerapan dan pengembangan sistem ini

layak untuk digunakan.

3.2.4.3 Kelayakan Operasional

Kesimpulannya adalah sistem dapat dikatakan layak untuk

diterapkan karena sumber daya manusia sudah tersedia di sekolah

tersebut.

3.2.4.4 Kelayakan Ekonomi

Secara ekonomi sistem ini tidak akan menimbulkan kerugian

karena biaya dasar tidak lebih besar dari manfaat dan keuntungan yang

diperoleh. Dalam proses analisis kelayakan ekonomi diperlukan dua

komponen utama, yaitu komponen biaya dan manfaat, serta teknik

penilaiannya disebut Analisis Biaya dan Manfaat. Apabila dilihat dari

manfaatnya yang lebih besar dari biaya yang dikeluarkan, tingkat efisiensi

tinggi dan efektifitas maksimal, hal ini menunjukkan sistem yang akan

dikembangkan cukup menguntungkan.

3.3 Perancangan Sistem

Perancangan sistem merupakan tahap persiapan dan rancangan secara rinci

terhadap system baru yang akan diterapkan.

3.3.1 Perancangan Model

3.3.1.1 Flowchart

Flowchart yang disulkan :

3.3.1.2 Data Flow Diagram (DFD)

Gambar 3.3 DFd Konteks diagram

3.3.2 Perancangan Basis Data

Adapun struktur database yang digunakan pada sistem ini dapat

dilihat secara lengkap sebagai berikut :

a. Struktur Tabel Admin

Tabel ini digunakan untuk login admin

username sebagai primary key

Field Tipe data Length

Username (PK) Varchar 50

Password Varchar 50

b. Struktur Tabel Pegawai

Tabel ini digunakan untuk menyimpan data guru

nip sebagai primary key

Field Tipe Data Length

kd_pegawai (PK) Varchar 50

nama Varchar 50

id_jabatan(FK) Integer 4

Gambar 3.4 Data Flow Diagram (DFD)

Tabel 3.9 Struktur Tabel Admin

Tabel 3.10 Struktur Tabel Guru

id_golongan(FK) Integer 4

tempat_lahir Varchar 50

tanggal_lahir Date 8

jenis_kelamin Char 1

alamat Varchar 255

tlep numeric 12

agama varchar 10

status varchar 50

c. Struktur Tabel Gaji

Tabel ini untuk menyimpan data gaji pokok untuk tiap periode.

Id_Gaji sebagai Primary key

Field Tipe Data Length

id_gaji(PK) Integer 4

kd_pegawai(FK) Varchar 50

bulan Integer 4

tahun Numeric 4

nilai Integer 11

d. Struktur Tabel Potongan

Tabel ini digunakan untuk menyimpan data potongan gaji pada suatu

periode.

Id_Potongan sebagai Primary Key

Field Tipe Data Length

id_potongan (PK) Integer 4

nama Varchar 50

nilai Integer 11

Tabel 3.11 Struktur Tabel Gaji

Tabel 3.12 Struktur Tabel Potongan

e. Struktur Tabel Tunjangan

Tabel ini digunakan untuk menyimpan data tunjangan gaji pada

suatu periode.

Id_Tunjangan sebagai Primary Key

Field Tipe Data Length

id_tunjangan(PK) Integer 4

nama Varchar 50

nilai Integer 4

f. Struktur Tabel Jabatan

Tabel ini digunakan untuk menyimpan data jabatan pada suatu

periode.

Id_Jabatan sebagai Primary Key

Field Tipe Data Length

id_jabatan(PK) Integer 4

nama_jabatan Varchar 50

g. Struktur Tabel Golongan

Tabel ini digunakan untuk menyimpan data id_golongan pada suatu

periode.

Id_Golongan sebagai Primary Key

Field Tipe Data Length

id_golongan(PK) Integer 4

nama_golongan Varchar 50

h. Struktur Tabel Gaji_Potongan

Tabel ini digunakan untuk menyimpan data potongan gaji pada

suatu periode gaji.

Tabel 3.13 Struktur Tabel Tunjangan

Tabel 3.14 Struktur Tabel Jabatan

Tabel 3.15 Struktur Tabel Golongan

Field Tipe Data Length

id_gaji (FK) Integer 4

id_potongan(FK) Integer 4

i. Struktur Tabel Gaji_Tunjangan

Tabel ini digunakan untuk menyimpan data potongan gaji pada

suatu periode gaji.

Field Tipe Data Length

id_gaji(FK) Integer 4

id_tunjangan(FK) Integer 4

4. Implementasi Sistem

Setelah sistem selesai dianalisis dan dirancang secara rinci dan teknologi telah

diseleksi dan dipilih, saatnya sistem untuk diimplementasikan. Tahap Implementasi

sistem adalah tahap meletakkan sistem yang baru supaya siap untuk dioperasikan.

Tujuan implementasi sistem adalah untuk menyiapkan semua kegiatan penerapan sistem

sesuai dengan rancangan yang telah ditentukan.

Manual Program :

a. Login Operator

Tabel 3.16 Struktur Tabel Gaji_Potongan

Tabel 3.17 Struktur Tabel

Gaji_Tunjangan

Gambar 4.15 Tampilan Form Login

b. Form Master Pegawai

Form ini untuk menginputkan data pegawai

c. Laporan Data Pegawai

Form ini digunakan untuk laporan pegawai.

Gambar 4.17 Tampilan Form Master Data pegawai

Gambar 4.25 Tampilan Laporan Data Pegawai

5. Penutup

5.1 Kesimpulan

Selama penulis melakukan penelitian di SMP N 1 Sawangan Magelang hingga

dalam perancangan sistem, maka penulis dapat menarik kesimpulan :

1. Pengolahan data dengan menggunakan komputer dapat meringankan

pekerjaan, lebih efektif dan efisien karena dapat mempersingkat waktu kerja dan

mendapatkan hasil yang akurat.

2. Penggunaan perangkat komputer yang baik mendapatkan hasil yang lebih

maksimal dan dapat mempersingkat waktu dalam pengoperasian program.

3. Sistem yang diberikan penulis sudah layak dipakai meskipun masih sederhana

tetapi dapat meningkatkan kinerja pegawai SMP Negeri 1 Sawangan Magelang.

5.2 Saran

Berdasarkan kesimpulan di atas, penyusun memberikan saran-saran kepada

instansi sebagai berikut:

1. Adanya sistem baru ini diharapkan pemakai memperhatikan kekurangan dan

kelemahan sistem agar segera dicari permasalahannya untuk perhatian.

2. Instansi perlu memperhatikan pelatihan personil pada karyawan yang akan

langsung berhubungan dengan sistem baru.

3. Sesuai dengan perkembangan teknologi informasi maka sistem informasi

yang digunakan oleh instansi harus selalu menganalisis apakah sistem ini

masih layak digunakan atau tidak, sehingga dapat diketahui perlu tidaknya

pengembangan sistem untuk masa datang demi kelangsungan pelaksanaan

sistem informasi yang lebih baik dan menguntungkan.

4. Perancangan sistem informasi pegawai yang penulis ajukan pada laporan ini

hendaknya dapat dipakai sebagai acuan untuk dikembangkan menjadi

sistem yang baru yang lebih efektif dan efisien, serta mendukung informasi

yang diperlukan instansi.

DAFTAR PUSTAKA

Jogiyanto. HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan

Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta : Andi Offset, 1999.

Al-Bahra Bin Ladjamudin, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Graha Ilmu, 2005

Hanif Al Fatta,M.Kom. Analisis & Perancangan Sistem Informasi ntuk Keunggulan

Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern, Yogyakarta : Andi Offset, 2007.

Linda Marlina, Sistem Basis Data, Penerbit ANDI Yogyakarta, 2004.

Gordon B. Davis, Sistem Informasi Manajemen, Seri Manajemen, PT. Prenhallindo,

Jakarta, 1995.

http://www.tabloidpcplus.com, 10 November 2011

www.bi.go.id, 10 November 2011