manual kualiti utm

- 1 -

MANUAL KUALITI MK-UiTMKDH-01

ISO 9001:2008

Keluaran 01 Pindaan 01 Tarikh 25 April 2013

PENYEDIAAN PERKHIDMATAN

PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH PETI SURAT 187 08400 MERBOK

KEDAH WEBSITE:http://www.kedah.uitm.edu.my

Disediakan oleh

Diluluskan oleh

Tandatangan

Nama

Dr. Mahadzir Ismail

Prof. Madya Dr. Haidar Dziyauddin

Jawatan

Wakil Pengurusan

Rektor Kampus

Tarikh

25 April 2013

25 April 2013

Keluaran : 02

Pindaan : 01

Tarikh : 15 April 2010

MANUAL KUALITI

UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH

Mukasurat : 2 dari 68

MK.UiTMKDH.01

- 2 -

KAWALAN DOKUMEN Dokumen kualiti yang terkandung di dalam fail ini disediakan bagi memastikan

penyampaian perkhidmatan pendidikan tinggi di Universiti Teknologi MARA (UiTM)

Kedah, mengikut piawaian ISO 9001:2008.

Dokumen ini adalah TERKAWAL dan tertakluk kepada peraturan-peraturan berikut:-

a) Diberi nombor kawalan tertentu dan dikemaskini apabila terdapat pindaan.

b) Dipinda mana-mana bahagian atau keseluruhannya oleh Wakil Pengurusan

Kualiti UiTM Kedah dengan kelulusan Rektor Kampus UiTM Kedah atau

seperti yang diputuskan di dalam Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan UiTM

Kedah.

c) Ditanda dengan perkataan DOKUMEN INDUK pada setiap helaian muka

surat.

d) SALINAN DOKUMEN TERKAWAL Manual Kualiti akan dipaparkan di laman web rasmi UiTM di http://www.kedah.uitm.edu.my.

e) Salinan-salinan DOKUMEN INDUK tidak akan membawa perkataan

DOKUMEN INDUK. Salinan-salinan tersebut akan ditanda sebagai

“SALINAN DOKUMEN TERKAWAL” dan diedarkan kepada staf seperti

yang ditetapkan oleh Rektor Kampus UiTM Kedah dalam Senarai Pemegang

Dokumen Terkawal.

f) Salinan-salinan Manual Kualiti selain daripada dokumen induk, dokumen terkawal yang dipaparkan di laman web rasmi UiTM atau apa jua bentuk salinan pendua dianggap SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL.

g) Pengurusan UiTM bertanggungjawab untuk merujuk kepada dokumen terkawal di laman web rasmi UiTM di http://www.kedah.uitm.edu.my.

Keluaran : 01

Pindaan : 01


MANUAL KUALITI



MK.UiTMKDH.01

- 3 -

TANGGUNGJAWAB PEMEGANG

SALINAN DOKUMEN TERKAWAL

Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan

dokumen ini sentiasa terkini.

Dokumen ini diedarkan kepada penjawat jawatan di dalam senarai pemegang

dokumen terkawal dengan tanggungjawab berikut :-

a) Mengaku terima dokumen ini dan menyimpannya dengan selamat dan baik.

b) Memasukkan halaman atau pindaan terbaru supaya ia sentiasa berada di

dalam keadaan kemaskini.

c) Menggantikan dokumen yang dipinda atau dibatalkan dengan dokumen

terkini.

d) Mengembalikan dokumen ini kepada Rektor Kampus UiTM Kedah ataupun

Wakil Pengurusan UiTM Kedah atau menyerahkannya kepada pengganti

masing-masing sekiranya berlaku pertukaran jawatan atau perpindahan atau

pemberhentian dari perkhidmatan.

Keluaran : 01

Pindaan : 01


MANUAL KUALITI



MK.UiTMKDH.01

- 4 -

SENARAI PEMEGANG DOKUMEN TERKAWAL

BIL

JAWATAN TANDATANGAN

1. Rektor

2. Timbalan Rektor (Hal Ehwal Akademik & Antarabangsa)

3. Timbalan Rektor (Hal Ehwal Pelajar)

4. Timbalan Rektor Kampus (Penyelidikan & Jaringan Industri)

5. Timbalan Pendaftar (Pentadbiran)

6. Penolong Bendahari Kanan

7. Ketua Perpustakaan

8. Jurutera

9. Pegawai Keselamatan

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI

UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 5 dari 68

MK.UiTMKDH.01

- 5 -

REKOD PINDAAN

BIL

MUKASURAT/

PERENGGAN

RINGKASAN

KELULUSAN

TARIKH TANDATANGAN

1. Lampiran 1

Perubahan carta organisasi

UiTM kedah dikemaskini

pada 01 Oktober 2010

27 Sept 2010 Pengarah

Kampus

2. Lampiran 1

Perubahan carta organisasi


pada 01 Februari 2011

02 Feb 2011

Pengarah

Kampus

3. 21,

Perubahan Visi & Misi UiTM,

Objektif Kedah UiTM Kedah

dan Objektif Kualiti UiTM

Kedah dikemaskini pada 17

Februari 2013

17 Februari

2013

4.

4

Perubahan nama jawatan

17 Februari

2013

5.

1.1

Mengguna pakai “disediakan

mengikut” berbanding

dengan “adalah berdasakan

keperluan dokumentasi” dan

juga perubahan bilangan

prosedur kualiti kepada 41

dengan perubahan P.K (O)

daripada 26 kepada 31

25 April 2013

6.

Dokumen

sokongan

Perubahan penggunaan

Perancangan Strategik 5

tahun 2011-2015

25 April 2013

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 6 -

7.

1.2 b, c

Perubahan mengguna pakai

perkataan “mengikut

piawaian ISO 9001 : 2008”

25 April 2013

8.

1.2d

Keperluan ISO 2008 ditukar

kepada keperlua Sistem

Pengurusan Kualiti UiTM

Kedah

25 April 2013

9.

1.4

Semua perkataan Pengarah

ditukar kepada Rektor

(merangkumi semua

penggunaan gelaran rasmi

Rektor Kampus)

25 April 2013

10.

2.1 Perubahan gelaran Naib

Canselor mengguna pakai

Tan Sri Dato’ Seri

25 April 2013

11.

2.1.1 Perubahan mengguna pakai

Perancangan Strategik 2011-

2015

25 April 2013

12.

2.8 Penambahan Objektik UiTM

Kedah

25 April 2013

13.

2.11 a) , 3.1 Perubahan skop meliputi

semua program sepenuh

masa

25 April 2013

14.

Lampiran 1 Perubahan carta organisasi


pada

25 April 2013

15

2.11 d) Jawatankuasa Pengurusan

ditukar kepada

Jawatankuasa Eksekutif.

Perubahan pada

25 April 2013

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 7 -

penggunaan singkatan BHEA

kepada BHEAA, BHEPA

kepada BHEP

16

3.2 Perubahan pada tajuk dan

kandungan.

25 April 2013

17.

3.4.1,3.4.2,3.4.

3 dan 3.4.4

Mengeluarkan perkataan

Alumni.

25 April 2013

18.

4.1 Mengguna pakai Sistem

Pengurusan Kualit UiTM

Kedah menggantikan ISO

9001 : 2008

Perubahan pada Rajah 4.1

Struktur Dokumantasi Sistem

Pengurusan Kualiti UiTM

Kedah

25 April 2013

19

4.1.3 Bilangan Prosedur Operasi

ditukar dari 26 kepada 31

dan senarai Prosedur

Operasi dikemaskini

25 April 2013

20.

5.4.1 Perubahan kepada Objektif

Kualiti UiTM Kedah

25 April 2013

21.

5.5.3 Pertukaran Mesyuarat

Pengurusan kepada

Mesyuarat Jawatankuasa

Eksekutif dan Mesyuarat

Ketua bahagian kepada

Mesyuarat pengurusan

kanan.

Pekeliling Pengarah kampus

25 April 2013

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 8 -

ditukar kepada Pekeliling

Rektor begitu juga Pejabat

Pengrah Kampus ditukar

kepada Pejabat Rektor

Kampus

22.

5.6.1 Bilangan MKSP dipinda dari

2 kali kepada 1 kali setahun.

Penambahan keahlian MKSP

termasuk Ketua Unit dan

Ketua Pusat Pengajian

25 April 2013

23.

Perubahan kepada Carta

Struktur sistem Pengurusan

Kualiti UiTM Kedah

25 April 2013

24.

7.2.3 Pengunaan Perkataan

Koordinator menggantikan

perkataan Pegawai

25 April 2013

25

7.5.1 Perubahan nama P.K (O)

dalam Dokumen Rujukan

25 April 2013

26

8.2.2 Perubahan kepada

kekerapan audit dalaman

daripada 2 kepada 1

setahun.

25 April 2013

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 9 -

ISI KANDUNGAN

1. PENGENALAN KEPADA MANUAL KUALITI 10

1.1. Pendahuluan 10

1.2. Tujuan 12

1.3. Kandungan Manual 12

1.4. Penyediaan, Penguatkuasaan dan Pengedaran 13

1.5. Penyelarasan Pindaan 13

2. MAKLUMAT ORGANISASI 14

2.1. Sejarah dan Latarbelakang UiTM 14

2.1.1 Pencapaian Universiti 16

2.2. Sejarah dan Latarbelakang UiTM Kedah 20

2.3. Visi UiTM Kedah 21

2.4. Misi UiTM Kedah 21

2.5. Matlamat Pendidikan UiTM Kedah 21

2.6. Dasar Kualiti UiTM Kedah 22

2.7. Objektif UiTM Kedah

2.8. Objektif Kualiti UiTM Kedah 22

2.9. Struktur Organisasi UiTM Kedah 23

2.10. Fungsi UiTM Kedah 23

2.11. Definisi 23

Singkatan 25

3. SKOP SISTEM PENGURUSAN KUALITI 25

3.1. Skop Pelaksanaan 26

3.2. Batasan Aplikasi Pelaksanaan sistem Pengurusan Kualiti 26

3.3. Aktiviti Teras Pengajian Pendidikan Tinggi 26

3.3.1 Pengambilan Pelajar 26

3.3.2 Pengendalian Pengajaran & Pembelajaran 27

3.3.3. Pengendalian Penilaian dan Peperiksaan 27

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 10 -

3.4. Pembangunan & Perkhidmatan Pelajar 28

3.4.1 Pelantikan Jurulatih Ko-kurikulum 28

3.4.2 Penilaian Jurulatih Ko-kurikulum 28

3.4.3 Penilaian Penceramah dan Fasilitator Modul LPPKP 29

3.4.4 Penilaian Aktiviti Pelajar 29

3.4.5 Pendaftaran Pelajar Baru di Kolej Kediaman 29

3.4.6 Permohonan Penempatan Kolej Pelajar Lama 30

3.4.7 Penilaian Kemudahan Pelajar di Kolej Kediaman 30

4. SISTEM PENGURUSAN KUALITI 30

4.1. Keperluan Am 30

4.1.1 Penerangan Sistem Pengurusan Kualiti 32

4.1.2 Manual Kualiti 33

4.1.3 Prosedur Kualiti 33

4.1.4 Arahan Kerja 35

4.1.5 Dokumen Sokongan & Luaran 35

4.2. Keperluan Dokumentasi 35

4.2.1 Am 35

4.2.2 Manual Kualiti 35

4.2.3 Kawalan Dokumen 36

4.2.4 Kawalan Rekod 39

4 TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN 39

4.1 Komitmen Pengurusan 39

4.2 Keutamaan Pelanggan 40

4.3 Dasar Kualiti 41

4.4 Perancangan 42

4.4.1 Objektif Kualiti UiTM Kedah 42

4.4.2 Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti 43

4.5 Tanggungjawab, Bidang Kuasa dan Komunikasi 44

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 11 -

4.5.1 Tanggungjawab dan Bidang Kuasa 44

4.5.2 Wakil Pengurusan Kualiti UiTM Kedah 44

4.5.3 Komunikasi Dalaman 45

4.6 Kaji Semula Pengurusan 46

4.6.1 Am 46

4.6.2 Input Kaji Semula Pengurusan 46

4.6.3 Output Kaji Semula Pengurusan 47

5 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA 47

5.1 Penyediaan Sumber-sumber 47

5.2 Pengurusan Sumber Manusia 48

5.2.1 Am 48

5.2.2 Kompetensi, Kesedaran dan Latihan 48

5.3 Infrastruktur 49

5.4 Persekitaran Kerja 50

6 PENGZAHIRAN PRODUK 51

6.1 Perancangan Bagi Pengzahiran Produk 51

6.2 Proses Berkaitan Pelanggan 55

6.2.1 Penentuan Keperluan Pelanggan 55

6.2.2 Kaji Semula Keperluan Berkaitan Produk 55

6.2.3 Komunikasi Dengan Pelanggan 56

6.3 Rekabentuk dan Pembangunan Program 57

6.4 Perolehan 57

6.4.1 Perolehan Bahan dan Perkhidmatan 57

6.4.2 Maklumat Bagi Perolehan 57

6.4.3 Pengesahan Bekalan dan Perkhidmatan 58

6.5 Penyediaan Perkhidmatan Pengajian Pendidikan Tinggi 58

6.5.1 Kawalan Proses 58

6.5.2 Validasi Proses Penyediaan Perkhidmatan 59

7.5.3 Identifikasi dan Kemudahkesanan 60

7.5.4 Harta Hakmilik Pelanggan 60

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 12 -

7.5.5 Pengendalian dan Penyimpanan Dokumen 61

6.6 Kawalan Peralatan bagi Pemantauan dan Pengukuran 61

7 PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENAMBAHBAIKAN

SISTEM PENGURUSAN KUALITI 61

7.1 Panduan Am 61

7.2 Pengukuran dan Pemantauan 62

7.2.1 Kepuasan Pelanggan 62

7.2.2 Audit Dalam 62

7.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses 64

7.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Produk 64

7.3 Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi 65

7.4 Analisis Data 65

7.5 Penambahbaikan 66

7.5.1 Penambahbaikan Berterusan 66

7.5.2 Tindakan Pembetulan 66

7.5.3 Tindakan Pencegahan 67

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 13 -

1.0 PENGENALAN KEPADA MANUAL KUALITI

1.1 PENDAHULUAN

Manual Kualiti ini disediakan mengikuti Seksyen 4.2.2 ISO 9001:2008.

Manual ini mengandungi Maklumat Organisasi, Dasar Kualiti, Objektif

Kualiti dan Prinsip Asas Kepastian Kualiti bagi memberi perkhidmatan

kepada pelanggan untuk memandu UiTM Kedah ke arah memenuhi

keperluan sistem Pengurusan Kualiti UiTM Kedah mengikut Standard

ISO 9001:2008.

Manual Kualiti ini disokong oleh empat puluh satu (41) Prosedur Kualiti,

yang terdiri daripada lima (5) Prosedur Wajib, lima (5) Prosedur

Pengurusan Sokongan dan tiga puluh satu (31) Prosedur Operasi serta

Arahan Kerja, Carta Aliran Proses dan Dokumen Sokongan yang

berkaitan dengannya. Dokumen Sokongan antara lain meliputi:

Dokumen Sokongan

Akta Institut Teknologi MARA, (Pindaan sehingga 01 Januari)

2006 Akta 173

Akta Institusi Pelajaran (Tatatertib), 1976 Akta 174

Akta Acara Kewangan 1957 (Akta 61)

Akta 605 Badan-badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj 2000)

Akta Rahsia Rasmi

Akta Arkib Negara

Akta Badan-badan Berkanun (Akta 240)

Arahan Perbendaharaan

Arahan Perkhidmatan

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 14 -

Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam

Kod Amalan JK IPTA, KPT, 2002

Pekeliling Naib Canselor

Peraturan Akademik (Pindaan 2009)

Prospektus UiTM

Buku Panduan Staf

Pengukuhan Strategi 21

Perancangan Strategik 5 Tahun UiTM (Tahun 2011-2015)

Penstrukturan UiTM 2001-2010

Buku Perancangan Strategik 5 Tahun UiTM Kedah

Buku Panduan Perlaksanaan Fail Klasifikasi Perkara UiTM

Quality Management System Requirement Systems

Requirement ISO 9001 (4th Edition 2008-11-15)

Manual Prosedur Kerja (600-UiTMKDH (HEP/KLJ 12/3)

Dasar Penempatan Kolej Kediaman UiTM Kedah

(100-UiTMKDH (HEP/KLJ 6/5)

Pekeliling Pengurusan Kolej Kediaman

(100-UiTMKDH (HEP/KLJ 6/7/1)

Manual Program Kemahiran Insaniah (KI) Universiti Teknologi

MARA – Keluaran Edisi Pertama 2010

Buku Panduan Aktiviti Pelajar

Keluaran Edisi Kelima – Disember 2008

Garis Panduan Aktiviti Pelajar (Persatuan / Kelab)

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 15 -

1.2 TUJUAN

Manual Kualiti ini adalah bertujuan untuk:-

a) Menerangkan maklumat am mengenai Universiti Teknologi

MARA Kedah (yang selepas ini dirujuk sebagai UiTM Kedah) ;

b) Menjelaskan secara ringkas Sistem Pengurusan Kualiti UiTM

Kedah yang dilaksanakan dalam penyediaan perkhidmatan

pendidikan tinggi (yang selepas ini dirujuk sebagai Program);

c) Menggariskan dasar dan prinsip kepastian kualiti bagi setiap

aktiviti berkaitan dengan penyediaan pengajian pendidikan tinggi

yang dilaksanakan mengikut piawaian ISO 9001: 2008; dan

d) Menjelaskan mengenai batasan aplikasi dalam memenuhi

keperluan Sistem Pengurusan Kualiti UiTM Kedah mengikut ISO

9001:2008.

1.3 KANDUNGAN MANUAL

Manual ini mengandungi lapan (8) bahagian yang meliputi perkara-

perkara berikut :

Bahagian 1 - Pengenalan Kepada Manual Kualiti

Bahagian 2 - Maklumat Organisasi

Bahagian 3 - Skop Sistem Pengurusan Kualiti

Bahagian 4 - Keperluan Dokumentasi Sistem Pengurusan

Kualiti

Bahagian 5 - Tanggungjawab Pengurusan

Bahagian 6 - Pengurusan Sumber

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 16 -

Bahagian 7 - Pengzahiran Produk

Bahagian 8 - Pengukuran, Analisis dan Penambahbaikan

Sistem Pengurusan Kualiti

1.4 PENYEDIAAN, PENGUATKUASAAN DAN PENGEDARAN

Manual Kualiti ini hanya terpakai dan berkuatkuasa setelah diluluskan

dan ditandatangani oleh Rektor Kampus UiTM Kedah. Manual Kualiti ini

adalah Dokumen Terkawal dan hanya diedarkan kepada penjawat

jawatan di dalam Senarai Pemegang Dokumen Terkawal Manual Kualiti

ini. Pegawai berkenaan yang memperoleh salinan manual ini

bertanggungjawab menyimpan dengan selamat dan mengemaskinikan

Manual Kualiti ini mengikut arahan pengemaskinian yang dikeluarkan

oleh Wakil Pengurusan UiTM Kedah dari masa ke semasa.

1.5 PENYELARASAN PINDAAN

Wakil Pengurusan UiTM Kedah bertanggungjawab untuk

menyelaraskan pindaan ke atas manual ini berlandaskan Seksyen 4.2.3

ISO 9001 : 2008.

Mana-mana bahagian daripada dokumen ini tidak boleh dikeluarkan

atau dipinda tanpa kebenaran pihak yang menyediakan dokumen ini.

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 17 -

2.0 MAKLUMAT ORGANISASI

2.1 SEJARAH DAN LATARBELAKANG UiTM

Sejarah Universiti Teknologi MARA bermula dengan penubuhan Dewan

Latihan RIDA (Rural Industrial Development Authority) yang mula beroperasi

pada bulan November 1956. Ia dirasmikan oleh Y.B. Tun Dr. Ismail bin Dato’

Abdul Rahman pada 14 Februari 1957 dengan menawarkan kursus London

Chamber of Commerce dan kursus untuk Peniaga-Peniaga Kecil.

Sepuluh tahun kemudian Dewan Latihan RIDA bertukar menjadi Maktab MARA

(Majlis Amanah Rakyat) ekoran dari Kongres Ekonomi Bumiputra yang

diadakan di Kuala Lumpur dari 5 – 7 Jun 1965. Ia bertukar nama sekali lagi

menjadi Institut Teknologi MARA (ITM) dengan perletakkan batu asas oleh

Y.B. Tun Abdul Razak bin Hussein pada 14 Oktober 1967.

Pada tahun 1976 Akta ITM diluluskan oleh Parlimen dan ITM diletakkan di

bawah Kementerian Pendidikan Malaysia. Dua puluh tahun kemudian iaitu

pada tahun 1996 Akta ITM dipinda bagi membolehkan ITM berfungsi seperti

lain-lain universiti tempatan, dengan kata lain mendapat status universiti, tetapi

namanya dikekalkan sebagai ITM.

Nama ITM semenjak mendapat status universiti tidak kekal lama. Pada 26

Ogos 1999 dihadapan lebih daripada 15,000 orang pelajar, staf dan alumni,

Perdana Menteri Malaysia ke IV, Tun Dr. Mahathir Mohamad telah

mengumumkan ITM akhirnya akan dipanggil Universiti Teknologi MARA.

Sehubungan dengan ini Akta ITM (pindaan) 2000 telah digazet, selepas

mendapat perkenan daripada Yang Dipertuan Agong, pada bulan Mei 2000.

Walau bagaimanapun nama Universiti Teknologi MARA telah digunakan

sebaik sahaja Perdana Menteri mengumumkannya pada bulan Ogos 1999.

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 18 -

Yang menarik dengan Akta ITM (pindaan) 2000 ini ialah Yang Dipertuan Agong

secara automatik menjadi Canselor Universiti. Struktur Universiti Teknologi

MARA (UiTM) terkini diterangkan di Seksyen 2.6.

Universiti Teknologi MARA (UiTM) boleh dibahagikan kepada empat era iaitu

Dewan Latihan RIDA dari tahun 1956 hinggga tahun 1965, Maktab MARA dari

tahun 1965 ke 1967, Institut Teknologi MARA dari tahun 1967 hingga 1999 dan

Universiti Teknologi MARA dari tahun 1999 hingga kini.

Peneraju utama yang merupakan semua individu Penyelia, Pengetua,

Pengarah, Rektor dan Naib Canselor yang berjumlah 13 orang kesemuanya

adalah pemimpin tertinggi dalam UiTM dari penubuhan hinggalah sekarang.

Pemimpin terdahulu adalah Allahyarham Tuan Syed Alwi Syed Sheikh Alhadi,

Allahyarham Encik A Samad Ibrahim, Allahyarham Encik Mohd Darus Taib,

Allahyarham Encik Basha Merican, Mr D.R.Liggert, Encik (Kini Tan Sri) Arshad

Ayob, Allahyarham Datuk Hj Lokman Musa, Profesor Dato’ Awang Had Salleh,

Dato’ Ir Ahmad Zaidee Laidin, Dato’ Seri Prof. Dr. Ibrahim Abu Shah dan yang

terkini ialah Tan Sri Dato’ Seri Prof. Ir Dr. Sahol Hamid Abu Bakar,FaSc.

UiTM semakin hari semakin berkembang dengan pertambahan pelajar dari

semasa ke semasa. Pada tahun pengajian 1957/1958 bilangan pelajar bermula

dengan hanya 24 orang telah bertambah dengan pesatnya menjadi 89,147

orang pada sesi I 2006/2007. Ini seiring dengan sasaran 200,000 pelajar pada

tahun 2010. Sejajar dengan itu kampus-kampus cawangan juga telah dibuka

secara berperingkat-peringkat bermula dengan UiTM Kota Kinabalu dan

Samarahan pada tahun 1973, Arau (1974), Dungun (1975), Segamat (1983),

Alor Gajah (1984), Seri Iskandar, Jengka dan Machang (1985), Bukit Mertajam

(1996), Sungai Petani (1997) dan akhir sekali Kuala Pilah pada tahun1999.

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 19 -

2.1.1 Pencapaian Universiti

Pencapaian terkini keseluruhan UiTM boleh dirujuk pada buku Penstrukturan

UiTM 2001-2010 dari m.s. xii hingga xli. Manakala berdasarkan Perancangan

Strategik UiTM 2011-2015, analisis pencapaian universiti dari aspek enrolmen,

pengambilan, lulusan, pemantapan program, pembangunan akademik,

pembangunan pelajar, pembangunan staf akademik dan pentadbiran serta

pembangunan fizikal universiti adalah seperti di dalam buku Penstrukturan

UiTM 2001-2010.

Dari aspek enrolmen sebenar bilangan pelajar, di mana UiTM bermula dengan

hanya 24 orang pelajar pada tahun 1956 kepada jumlah enrolmen semasa

tahun 2006 seramai 99,604 orang. Walau bagaimanapun sasaran pelajar

sepenuh masa akan dinaikkan semula kepada 200,000 pada tahun 2010

setelah UiTM mempunyai kemampuan yang selengkapnya bagi menjamin

kualiti pendidikan dan keselesaan pengajaran dan pembelajaran. (Rujuk Rajah

pada m.s. 93 hingga 95 Buku Penstrukturan UiTM 2001- 2010). Strategi

lengkap untuk menambahkan enrolmen kepada 200,000 orang telah

disediakan oleh Pusat Perancangan Strategik (PPS) dengan menghasilkan

dokumen panduan bertajuk Pelaksanaan Rancangan Malaysia Ke-9 UiTM

2006-2010 (UiTM,2006). Enrolmen tersebut merangkumi pelajar sepenuh

masa, pelajar separuh masa yang mendaftar bagi Pengajian Luar Kampus

(PLK), Pengajian Jarak Jauh (PJJ) dan Program Pembelajaran Fleksibel (FLP).

Bilangan program akademik telah meningkat kepada 281 pada tahun 2006.

Program Sarjana Muda (Am dan Kepujian) merupakan program yang

terbanyak iaitu 114 (40.6%) manakala program diploma, program sijil dan pra

diploma pula adalah sebanyak 92 (32.7%). Selebihnya adalah program sarjana

dan PhD, serta program Lepasan Ijazah/Profesional iaitu sebanyak 75 program

(26.7%).

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 20 -

Sehingga tahun 2006 terdapat seramai 496 staf akademik berkelulusan PhD

manakala yang berkelulusan sarjana adalah seramai 3,937. Penawaran

biasiswa kepada staf akademik bagi melanjutkan pengajian ke peringkat doktor

falsafah terus dipertingkatkan. Rujuk rajah 28 dan 29 m.s. 98 dan 99, Buku

Penstrukturan UiTM 2001-2010.

Di samping itu bilangan pelajar bagi program S&T bagi keseluruhan UiTM

diunjurkan akan meningkat kepada 56,600 (50.6%) pada tahun 2010. Lihat

Rajah 31 m.s. 104 Buku Penstrukturan UiTM 2001-2010.

Manakala, bagi kadar staf akademik kepada pelajar di Shah Alam ialah 1:18.

sasaran Amanah Tugas Akademik Pensyarah yang sekarang berada pada

tahap 16 jam akan diturunkan hingga 12.5 pada tahun 2010. Daripada jumlah

penglibatan pensyarah di dalam penyelidikan yang sekarang berada pada

tahap 25 % diunjurkan dan akan mencapai 50% penglibatan pada tahun 2005

dan 100% pada tahun 2010.

Dalam bidang penyelidikan, antara anugerah yang berjaya diperolehi oleh staf

UiTM di peringkat antarabangsa adalah seperti berikut:

Pingat di Pertandingan Reka cipta Antarabangsa di Geneva, 2004 sebanyak

enam (6)iaitu satu (1) pingat emas, dua (2) pingat perak dan dua (2) pingat

gangsa di Pertandingan Reka cipta Antarabangsa di Geneva, 2002; dua (2)

pingat perak dan satu (1) pingat gangsa di Pertandingan Reka cipta

Antarabangsa di Geneva, 2000; satu (1) pingat gangsa di Pertandingan Reka

cipta Antarabangsa di Geneva, 1999.

Dari aspek pencapaian aktiviti perundingan, UiTM mendapat ramai klien dari

industri yang mana pertambahannya sangat ketara iaitu dari 46 pada tahun

2001 menjadi 218 pada penghujung 2005. bagi tahun 2006, bilangan projek

perundingan adalah sebanyak 283. Begitu juga dengan bilangan projek

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 21 -

penyelidikan kontrak yang meningkat dari 11 pada 2001 kepada 55 pada 2005

(UiTM, 2006).

Bagi aspek penerbitan, UiTM bermula dengan asas sifar pada awal penubuhan

pusat penerbitan UiTM. Dalam tempoh 23 tahun, bilangan purata penerbitan

per tahun hanya lima judul. Bagaimanapun pada 2005 UiTM menduduki

tempat pertama dalam penerbitan buku dan makalah. Bagi tahun 2006, jumlah

penerbitan UPENA sebanyak 137 judul juga dijangkakan menjadikan UiTM

sebagai universiti yang paling banyak menerbitkan buku akademik universiti di

Malaysia. Jumlah ini merupakan peningkatan sebanyak 101% berbanding

tahun 2005.

Dari aspek mempertingkatkan penggunaan teknologi maklumat, UiTM telah

mencapai purata nisbah agihan komputer berangkaian 1:5 bagi pelajar S&T,

1:10 bagi pelajar bukan S&T, 1:1 bagi staf akademik, 1:1 bagi staf pengurusan,

1:3 bagi staf sokongan. Manakala bagi pembangunan fizikal, beberapa projek

pembangunan yang dirancang dan pencapaiannya adalah seperti di dalam

buku Perancangan Strategik 5 Tahun UiTM 2011-2015.

Dari aspek pemantapan pengurusan kualiti, UiTM mempunyai sebuah Institut

iaitu Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA) yang memastikan dan

memantau pemantapan pengurusan kualiti bagi seluruh UiTM. InQKA juga

menjalankan gerakan kualiti bagi seluruh kampus cawangan dan bahagian-

bahagian. Kini boleh dikatakan kesemua bahagian utama di UiTM telah

memperoleh pensijilan ISO 9001:2008. sebagai satu hasil daripada usaha

tersebut, UiTM Sarawak dan UiTM Perak telah memenangi Anugerah Kualiti

Mampu 2006 dan Anugerah Kualiti Perkhidmatan Awam 2006.

UiTM mempunyai unit yang menguruskan hal ehwal perhubungan industri yang

dinamakan University Industry Linkage Centre (UiLC). Sehingga penghujung

2005, jumlah syarikat yang bekerjasama dengan UiTM melebihi 720 buah.

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 22 -

Jumlah perjanjian persefahaman dan perjanjian yang ditandatangani pada

tahun 2006 ialah 30. Antara pencapaian terbaik tahun 2006 dari aspek

hubungan industri ini ialah penubuhan Kursi Industri UEM, Kursi Dato’ Ghazali,

dan Kursi Warisan Melayu, penubuhan Global Center of Excellence for Human

Capital dengan kerjasama International Federation of Training & Development

Organisation (IFTDO), kerjasama InterFlour & UiTM, kerjasama Jabatan

Perhilitan & UiTM, kerjasama Intel-Elite dan biasiswa CCM (Chemical

Company of Malaysia).

Dari aspek pencapaian aktiviti pelajar, bilangan aktiviti pelajar sepanjang tahun

2006 berjumlah 2,653 dan antara pencapaian terbesar ialah menjadi Johan

Kategori Utama bagi Debat DiRaja Malaysia (Bahasa Inggeris) dengan rekod

mengalahkan kesemua lawan di setiap sembilan pusingan yang disertai, malah

memenangi Anugerah Pendebat Terbaik, Johan Kategori Muda bagi Debat

DiRaja Malaysia (Bahasa Melayu), Juara SIFE di peringkat nasional manakala

menduduki tempat ketiga bagi SIFE World Cup Championship 2006, pasukan

UiTM terpilih untuk menyertai pertandingan Moot Court di Murdoch University,

Perth Australia, UiTM berjaya dalam penganjuran Fiesta Sukan Antarabangsa,

pelajar UiTM wakili Malaysia ke APEC Youth Forum for Sustainable

Development, pelanjutan dari Ekspidisi ke Gunung Everest dan Antartika pada

tahun 2005, UiTM melancarkan program ekspidisi Kutub Utara yang akan

disertai oleh staf UiTM dan Jelajah Dunia Berbasikal (pelajar).

Dari segi pencapaian graduan UiTM dalam Sektor Guna Tenaga, UiTM

melaksanakan Kajian Pengesanan Graduan dua kali setahun pada setiap sesi

konvokesyen. Objektif utama kajian tersebut ialah untuk mengukur tahap

keupayaan graduan UiTM mendapatkan pekerjaan. Penemuan kajian dapat

digunakan sebagai input bagi mengukuhkan keberkesanan program akademik

dan sistem pengurusan universiti. Peratus di kalangan graduan Ijazah Sarjana

Muda yang bekerja (sekitar 51% hingga 70%) adalah lebih tinggi berbanding

graduan Diploma (sekitar 35% hingga 43%), kerana graduan Diploma lebih

cenderung memilih melanjutkan pelajaran (sekitar 40%) berbanding dengan

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 23 -

graduan Ijazah Sarjana Muda (sekitar 8%). Graduan Ijazah Sarjana Muda yang

tidak bekerja adalah lebih tinggi, iaitu antara 21% hingga 36% berbanding

dengan peratusan graduan Diploma, iaitu hanya 17% hingga 26%.

2.2 SEJARAH DAN LATARBELAKANG UiTM KEDAH

Selaras dengan hasrat kerajaan untuk mempertingkatkan lagi kemahiran kaum

bumiputera di dalam pelbagai bidang samada profesional atau separa

profesional, Universiti Teknologi MARA telah membuka kampus cawangannya

yang ke 11 di Negeri Kedah Darul Aman. Selain dapat memenuhi keperluan

pendidikan tinggi, UiTM Kedah juga bertindak sebagai pemangkin

pembangunan ekonomi dan pembangunan pendidikan di kawasan utara

khususnya di Negeri Kedah.

Kampus ini terletak di atas tanah seluas 350 ekar di Mukim Bujang (di antara

pekan Semeling dan pekan Merbok) iaitu kira-kira 14 kilomater dari Bandar

Sungai Petani. Kampus ini dibangunkan hasil daripada kelulusan peruntukan

Rancangan Malaysia Ke 6 sebanyak RM38.4 juta pada 3 Jun 1994.

Pembangunan kampus ini adalah berdasarkan pelan induk yang mengambil

kira kapasiti maksimum pelajar seramai 7000 orang. UiTM Kedah telah

memulakan operasinya pada 1 Oktober 1997 (sesi November 1997 – April

1998). Seramai 162 orang pelajar telah diambil sebagai kumpulan pertama

mengikuti kursus Diploma Perakaunan (54 orang pelajar), Diploma

Pentadbiran Awam (41 orang pelajar), Diploma Pengajian Perniagaan (33

orang pelajar), dan Diploma Pengajian Bank (34 orang pelajar).

Kakitangan perintis adalah seramai 25 orang dengan di ketuai oleh Provos iaitu

Prof Madya Ahmad Fakri Shaari. Kelengkapan yang terdapat di kampus ini

termasuklah bilik-bilik kuliah, makmal komputer, blok pentadbiran, blok asrama,

perpustakaan, dewan mini, surau, kantin, dan dewan makan.

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 24 -

Bagi memberi peluang kepada mereka yang tidak berpeluang mengikuti

program sepenuh masa, UiTM Kedah menyediakan Program Pendidikan Jarak

Jauh Elektronik (e-PJJ) atau Flexible Learning Programme, Executive Master

Of Business Administration (EMBA) dan Pengajian Luar Kampus (PLK).

Program ini merupakan pendekatan terkini yang memberi pelajar menentukan

masa, tempat, dan kaedah pembelajaran yang bersesuaian dengan pelajar.

2.3 VISI UiTM KEDAH

Menjadikan UiTM sebuah universiti unggul yang

berteraskan kesarjanaan dan kecemerlangan

akademik bagi menerajui dinamisme bumiputera

dalam semua bidang profesional bertaraf dunia

supaya terlahir graduan yang berdaya saing, global

dan beretika.

2.4 MISI UiTM KEDAH

Mempertingkatkan keilmuan dan kepakaran

bumiputera dalam semua bidang menerusi

penyampaian program profesional, penyelidikan

serta penglibatan khidmat masyarakat yang

berlandaskan kepada nilai-nilai murni dan etika

keprofesionalan.

2.5 MATLAMAT PENDIDIKAN UiTM KEDAH

Matlamat pendidikan UiTM Kedah adalah untuk melahirkan graduan

bumiputera separa professional yang berpengetahuan luas,

berkemahiran dan beretika serta mempunyai sikap untuk terus

meningkatkan pengetahuan dan kemahiran seumur hidup melalui

penyelidikan dan penerokaan ilmu demi pembangunan bangsa,

masyarakat dan negara.

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 25 -

2.6 DASAR KUALITI UiTM KEDAH

UiTM Kedah komited untuk mengendalikan program pengajian

profesional dan separa profesional yang berkualiti, menyeluruh,

bersepadu dan berterusan bagi melahirkan graduan Bumiputera yang

holistik.

UiTM Kedah komited membudayakan amalan kerja berkualiti dan

memenuhi kepuasan pelanggan serta bertanggungjawab memastikan

penambahbaikan berterusan untuk menjadi sebuah universiti yang

unggul.

2.7 OBJEKTIF UITM KEDAH

• Menyediakan peluang pendidikan tinggi dalam bidang pengurusan, sains sosial dan sains teknologi.

• Merealisasikan program-program pengajian

yang mengintegrasikan kemahiran insaniah.

• Melahirkan graduan UiTM Kedah yang kebolehguna tenaga kerja dan berdaya saing diperingkat global.

• Memperkasakan budaya kerja berkualiti dikalangan warga UiTM Kedah.

• Memanfaatkan kepakaran sumber tenaga manusia secara inovatif dan kreatif untuk pembangunan masyarakat.

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 26 -

• Meningkatkan aktiviti penyelidikan, perundingan, penerbitan dan pengkomersialan dengan kerjasama organisasi luar.

• Memastikan tadbir urus universiti yang efisien.

2.8 OBJEKTIF KUALITI UiTM KEDAH

Objektif UiTM Kedah adalah seperti berikut:

• Meningkatkan jumlah pengambilan pelajar sebanyak 10% setiap

tahun sehingga tahun 2015.

• Objektif 2 : Mencapai 90% pelajar sepenuh masa tamat pengajian

dalam tempoh yang ditetapkan pada tahun 2015.


dengan HPNG melebihi 3.00 pada tahun 2015.

• Objektif 4 : Mencapai 85% penilaian keberkesanan pembangunan

dan perkhidmatan pelajar sehingga tahun 2015.

• Objektif 5 : Mencapai 60% graduan melanjutkan pelajaran atau mendapat pekerjaan dalam tempoh 6 bulan selepas tamat pengajian sehingga 2015.

• Objektif 6 : Memastikan semua staf menjalani program pembangunan sekurang-kurangnya 42 jam setahun.

• Objektif 7 : Mencapai 10% pensyarah berkelayakan Doktor Falsafah pada tahun 2015.

• Objektif 8 : Mencapai 10% peningkatan dalam program

khidmat masyarakat sehingga 2015.

• Objektif 9 : Mencapai satu (1) hasilan dalam penyelidikan,

perundingan, penerbitan atau pengkomersialan yang diiktiraf oleh

UiTM bagi setiap pensyarah pada tahun 2015.

• Objektif 10 : Mencapai 90% kepuasan pelanggan bagi setiap

bahagian/unit yang menawarkan perkhidmatan pada tahun

2015.

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 27 -

DOKUMEN RUJUKAN

1) DS.UiTMKDH.18 Buku Perancangan Strategik 5 Tahun UiTM Kedah

2.9 STRUKTUR ORGANISASI UiTM KEDAH

Berikut adalah struktur organisasi UiTM Kedah. (Lampiran 1)

2.10 FUNGSI UiTM KEDAH

Fungsi utama UiTM Kedah adalah seperti berikut:-

a. Menyedia dan mengendalikan perkhidmatan pendidikan tinggi;

b. Menjalankan Penyelidikan dan Perundingan;

c. Menjalankan Penulisan dan Penerbitan ilmiah; dan

d. Menjalankan Program Khidmat Masyarakat.

2.11 DEFINISI

a) Program Pengajian Pendidikan Tinggi

Program Pengajian Pendidikan Tinggi di UiTM Kedah

merupakan semua program yang ditawarkan kepada pelajar

sepenuh masa.

b) Pelanggan

Pelanggan UiTM Kedah boleh dibahagikan kepada tiga (3)

kategori iaitu :-

i) Pelanggan misi

Ibubapa/Penjaga, Penaja Pelajar, dan Lembaga

Pengarah UiTM.

ii) Pelanggan proses

PENOLONG

PENDAFTAR

FUNGSI

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 28 -

Pelajar berdaftar di UiTM Kedah.

iii) Pelanggan Luar

Industri dan Agensi Kerajaan.

c) Produk

Produk UiTM Kedah adalah program pengajian pendidikan

tinggi dan graduan UiTM Kedah.

d) Pengurusan Atasan UiTM Kedah

Pengurusan Atasan UiTM Kedah terdiri daripada Jawatankuasa

Eksekutif.

e) Staf UiTM Kedah

Staf UiTM Kedah terdiri daripada Staf Akademik, dan Staf

Pentadbiran yang dilantik secara tetap atau kontrak.

f) Wakil Pengurusan UiTM Kedah

Wakil Pengurusan UiTM Kedah (WP) adalah staf yang dilantik

oleh Rektor Kampus UiTM Kedah untuk membangun,

melaksana, menyelenggara dan memastikan penambahbaikan

berterusan Sistem Pengurusan Kualiti UiTM Kedah mengikut

ISO 9001:2008.

g) Pegawai Dokumen

Staf yang dilantik oleh Rektor Kampus UiTM Kedah bagi

membantu Wakil Pengurusan UiTM Kedah untuk mengurus dan

menyelenggara Dokumen Kualiti Sistem Pengurusan Kualiti

mengikut ISO 9001 : 2008 di UiTM Kedah.

h) Jabatan

Semua bahagian di dalam UiTM Kedah.

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 29 -

SINGKATAN

BHEAA - Bahagian Hal Ehwal Akademik &

Antarabangsa

BHEPA - Bahagian Hal Ehwal Pelajar & Alumni

HPNG - Himpunan Mata Nilai Gred

UiTM Kedah - Universiti Teknologi MARA Kedah

MK - Manual Kualiti

MKSP - Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan

PK - Prosedur Kualiti

UTM - Unit Teknologi Maklumat

KPK - Koordinator Perhubungan Korporat

WP - Wakil Pengurusan UiTM Kedah

3.0 SKOP SISTEM PENGURUSAN KUALITI

3.1 SKOP PELAKSANAAN

Skop Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti UiTM Kedah Adalah

Penyediaaan Perkhidmatan Pendidikan Tinggi Bagi Semua

Program Pelajar Sepenuh Masa Dan Pembangunan Serta

Perkhidmatan Pelajar Di Universiti Teknologi MARA Kedah, Peti

Surat 187, 08400 Merbok, Kedah.

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 30 -

3.2 BATASAN APLIKASI PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN

KUALITI

UiTM Kedah akan melaksanakan Sistem Pengurusan Kualiti mengikut

ISO 9001:2008 bagi mencapai dasar dan objektif kualiti UiTM Kedah.

Walaubagaimanapun, UiTM Kedah tidak menuntut pematuhan kepada

keperluan-keperluan ISO 9001:2008.

3.3 AKTIVITI TERAS PENYEDIAAN PERKHIDMATAN PENDIDIKAN

TINGGI

3.3.1 Pengambilan Pelajar

Bahagian Hal Ehwal Akademik & Antarabangsa akan membuat

unjuran bilangan pelajar mengikut program selepas menerima

surat cadangan/unjuran pengambilan pelajar daripada Ketua

Bahagian Pengambilan Pelajar.

3.3.1.1 Pendaftaran Pelajar

Selepas calon mendaftar sebagai pelajar untuk mengikuti

program yang ditawarkan pada tarikh yang telah ditetapkan,

pelajar dikehendaki mengikuti Taklimat HEAA, HEP, Bahagian

dan Unit berkaitan.

3.3.2 Pengendalian Pengajaran & Pembelajaran

3.3.2.1 Pendaftaran Kursus (Pelajar Baru)

Pelajar dikehendaki mendaftar kursus yang ditawarkan seperti

yang dibenarkan oleh Universiti pada semester berkenaan.

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 31 -

3.3.2.2 Pendaftaran Kursus (Pelajar Lama)

Pelajar lama dikehendaki membuat pra-pendaftaran kursus

secara on-line sebelum semester berikutnya bermula.

3.3.2.3 Pengendalian Kursus

Semua kursus yang dikendalikan menggunapakai silibus dan

skima kerja kursus yang disediakan oleh fakulti-fakulti dari

kampus induk.

3.3.3 Pengendalian, Penilaian dan Peperiksaan

3.3.3.1 Pengendalian Penilaian Berkala

Penilaian adalah berdasarkan kepada ujian, kuiz, tugasan, kerja

amali, dan projek kursus. Penilaian dilakukan secara berkala

tetapi berterusan mengikut silibus dan skima kerja kursus.

3.3.3.2 Pengendalian Peperiksaan Akhir

Semua pelajar yang layak mengikut peraturan akademik,

diwajibkan menduduki peperiksaan akhir.

3.3.3.3 Pengurusan Keputusan

Memasukkan markah, mevalidasi, dan mengesahkan keputusan

melalui mesyuarat jawatankuasa akademik sebelum diluluskan

oleh Senat di kampus induk.

3.4 Pembangunan & Perkhidmatan Pelajar

Skop ini meliputi aktiviti pembangunan & perkhidmatan pelajar di bawah

tanggungjawab bahagian HEP UiTM Kedah. Ia meliputi 6 skop iaitu:-

3.4.1 Pelantikan Jurulatih Kokurikulum

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 32 -

Polisi pelantikan Jurulatih Kokurikulum disediakan untuk

memastikan pelantikan Jurulatih Kokurikulum dapat

dilaksanakan dengan teratur dan lancar mengikut kompetensi

bidang kokurikulum agar Jurulatih Kokurikulum yang dilantik

dapat melaksanakan tugas yang berkualiti seiring dengan

keperluan Sistem Pengurusan Kualiti Bahagian Hal Ehwal

Pelajar.

Jurulatih Kokurikulum merupakan individu yang terlibat dalam

mengendalikan kursus kokurikulum yang ditawarkan pada setiap

semester oleh Unit Kokurikulum.

3.4.2 Penilaian Jurulatih Kokurikulum

Penilaian Jurulatih Kokurikulum disediakan untuk memastikan

penilaian Jurulatih Kokurikulum dapat dilaksanakan dengan

teratur dan lancar agar prestasi Jurulatih Kokurikulum yang

dilantik dapat dipantau seiring dengan keperluan Sistem

Pengurusan Kualiti Bahagian Hal Ehwal Pelajar.

Proses dan aktiviti di dalam penilaian Jurulatih Kokurikulum

adalah berkaitan rapat dengan menilai tahap penyampaian

perkhidmatan jurulatih dalam pengajaran kursus kokurikulum

bagi setiap semester pengajian.

3.4.3 Penilaian Penceramah dan Fasilitator Modul LPPKP

Prosedur ini digunapakai oleh Bahagian Hal Ehwal Pelajar bagi

memastikan penyampaian perkhidmatan Modul LPPKP kepada

pelajar Peringkat Diploma dan Ijazah / Profesional sepenuh

masa agar Modul dapat dilaksanakan dengan cekap dan

berkesan.

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 33 -

Polisi prosedur ini disediakan bagi memastikan fasilitator yang

dilantik mempunyai bidang kepakaran serta dapat

menyampaikan perkhidmatan Modul LPPKP yang berkesan

kepada para pelajar.

Proses aktiviti prosedur ini adalah berkait rapat dengan sistem

pengurusan daripada pelantikan fasilitator sehingga ke analisa

penilaian penceramah dan fasilitator Modul LPPKP.

3.4.4 Penilaian Aktiviti Pelajar

Prosedur ini disediakan untuk memastikan proses menilai tahap

keberkesanan aktiviti pelajar memenuhi objektif Dasar

Pembangunan Pelajar.

Prosedur ini digunapakai oleh Bahagian Hal Ehwal Pelajar untuk

memastikan aktiviti pelajar yang dikendalikan oleh

persatuan/kelab pelajar yang berdaftar di peringkat Hal Ehwal

Pelajar, Kolej, Fakulti dan Kampus Cawangan memenuhi objektif

Dasar Pembangunan Pelajar. Aktiviti yang terlibat dalam

perlaksanaan prosedur ini adalah seperti permohonan, proses,

pelaksanaan dan penilaian.

3.4.5 Pendaftaran Pelajar Baru di Kolej Kediaman

Pendaftaran Pelajar baru merupakan satu proses bagi pelajar-

pelajar yang baru mendaftar di Universiti. Mereka akan

menerima kemudahan penginapan semasa mendaftar sebagai

pelajar di Kolej Kediaman pada hari pertama masuk ke UiTM

3.4.6 Permohonan Penempatan Kolej Pelajar Lama

Prosedur ini disediakan sebagai garis panduan untuk

menjelaskan proses permohonan pelajar lama bagi kemasukan

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 34 -

pelajar-pelajar yang layak mendapat kemudahan penginapan

kolej di dalam sistem UiTM.

3.4.7 Penilaian Kemudahan Pelajar di Kolej Kediaman

Penilaian Kepuasan Hati Pelanggan bertujuan untuk

menyediakan analisa penilaian bagi mengenal pasti tahap

perkhidmatan dan kemudahan yang disediakan di kolej

kediaman bagi memenuhi kepuasan hati pelanggan.

4.0 SISTEM PENGURUSAN KUALITI

4.1 Keperluan Am

Pengurusan UiTM Kedah akan mewujud, melaksana dan

menyelenggarakan suatu Sistem Pengurusan Kualiti dan memperbaiki

keberkesanannya secara berterusan selaras dengan kehendak

pelanggan dan mengikut piawaian ISO 9001 : 2008. Pengurusan UiTM

Kedah akan:-

a) Mengenalpasti proses yang diperlukan untuk Sistem

Pengurusan Kualiti serta pelaksanaannya secara menyeluruh di

UiTM Kedah.

b) Menentukan urutan (sequence) proses yang betul dan hubung

kait dengan proses-proses yang terlibat.

c) Menentukan kriteria, kaedah operasi dan kawalan proses yang

berkesan.

d) Memastikan keupayaan sumber dan ketepatan maklumat untuk

menyokong keberkesanan operasi dan pemantauan proses.

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 35 -

e) Memantau, mengukur dan menganalisis pencapaian proses.

f) Melaksanakan tindakan pembetulan dan pencegahan serta

menambahbaik proses secara berterusan.

Semua proses ini akan diuruskan oleh Pengurusan UiTM Kedah

dengan mengikut piawaian ISO 9001 : 2008.

Jika sumber dan perkhidmatan luar diperlukan, Pengurusan UiTM

Kedah akan memastikan semua kehendak dan keperluan piawaian

yang ditetapkan oleh Sistem Pengurusan Kualiti UiTM Kedah dipatuhi

dan terkawal.

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 36 -

Struktur Dokumentasi Sistem Pengurusan Kualiti tersebut adalah

berasaskan kepada Rajah 4.1 di bawah :

Rajah 4.1 : Struktur Dokumentasi Sistem Pengurusan Kualiti

Universiti Teknologi MARA Kedah

4.1.1 Penerangan Sistem Pengurusan Kualiti

Sistem Pengurusan Kualiti UiTM Kedah diwujudkan bagi

memastikan satu Sistem Pengurusan Kualiti dapat dibentuk dan

dilaksana dengan cekap, tepat dan berkesan berpandukan

kepada Dasar Kualiti dan Objektif Kualiti yang ditetapkan dalam

Seksyen 5.3 dan 5.4.1 Manual Kualiti ini.

4.1.2 Manual Kualiti

TANGGUNGJAWAB

Rektor Kampus, Timbalan Rektor Kampus HEAA, Timbalan Rektor Kampus HEP, Timbalan Rektor PJI dan Ketua-Ketua Bahagian

Ketua-Ketua Bahagian,

Ketua Unit, Koordinator Program, Ketua Pusat Pengajian,Koordinator Kursus, Felo, Staf Akademik, dan Staf Pentadbiran

Staf Akademik, dan Staf Pentadbiran Ketua Bahagian, Pengawai Dokumen, Staf Akademik, dan Staf Pentadbiran

Dasar & Objektif Kualiti

Manual Kualiti

Prosedur Kualiti

Wajib/Pengurusan/Operasi

Arahan Kerja

Carta Aliran & Senarai Semak

Dokumen Sokongan

PENERANGAN

Dokumen Dasar dan

Perancangan

Dokumen berkaitan Aktiviti dan Pengurusan Operasi

Dokumen Terperinci mengenai Tugasan

Dokumen Lain Yang menjadi sokongan kepada Sistem

Kualiti

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 37 -

Manual Kualiti adalah dokumen pernyataan komitmen

Pengurusan UiTM Kedah bagi penyampaian perkhidmatan

pendidikan tinggi semua program bagi pelajar sepenuh masa.

Manual ini akan merujuk kepada Prosedur Kualiti yang

dikenalpasti di dalam Sistem Pengurusan Kualiti UiTM Kedah.

4.1.3 Prosedur Kualiti

Prosedur Kualiti adalah dokumen yang menyatakan segala

proses pengurusan dan operasi UiTM Kedah. Pengurusan UiTM

Kedah hendaklah bertanggungjawab menyedia dan

melaksanakan prosedur ini secara konsisten dan mengikut

piawaian ISO 9001:2008. Sehubungan itu, UiTM Kedah

mewujudkan sepuluh (10) Prosedur Pengurusan iaitu:

5 Prosedur Wajib

1. Kawalan Dokumen

2. Kawalan Rekod

3. Audit Dalam

4. Kawalan Produk yang tidak memenuhi Spesifikasi

5. Tindakan Pembetulan & Tindakan Pencegahan

Dengan disokong oleh 5 Prosedur Sokongan Pengurusan

6. MKSP (Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan))

7. Pengurusan Latihan

8. Pengendalian Aduan Dan Maklumbalas Pelanggan

9. Penyelenggaraan dan Storan Peralatan (ICT)

10. Analisis Data

Di samping itu sebanyak 31 Prosedur Operasi disediakan untuk

memantapkan lagi pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti di

UiTM Kedah.

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 38 -

PROSEDUR OPERASI

1. Pendaftaran Kursus Pelajar

2. Pengurusan Rekod Pelajar

3. Promosi Program

4. Penyediaan Jadual Waktu Program/Pensyarah

5. Penyediaan Portfolio Pengajaran

6. Pengendalian Kuliah

7. Pengendalian dan Penyelenggaraan Makmal Komputer

8. Pengendalian Pengajaran Studio

9. Pengendalian Bengkel

10. Penyediaan Kertas Soalan Peperiksaan Akhir

11. Penyediaan Jadual Waktu Pengawasan Peperiksaan Akhir

12. Pengendalian Peperiksaan Akhir

13. Penilaian Kerja Kursus

14. Penilaian Kerja Kursus (Studio)

15. Penilaian Kerja Kursus (Bengkel)

16. Penilaian Peperiksaan Akhir

17. Pengurusan Markah

18. Penyelenggaraan Ruang dan Peralatan Pembelajaran

19. Perolehan Perkhidmatan Pensyarah dan Jurulatih Sambilan

20. Pelantikan Jurulatih Ko-kurikulum

21. Penilaian Jurulatih Ko-kurikulum

22. Penilaian Penceramah & Fasilitator Modul LPPKP UiTM

23. Penilaian Aktiviti Pelajar

24. Pendaftaran pelajar Baru Di Kolej Kediaman

25. Permohonan Penempatan Kolej Pelajar Lama

26. Penilaian Kemudahan Pelajar Di Kolej Kediaman (Kepuasan

Hati Pelanggan)

27. Kawalan Keselamatan Kontraktor/Pelawat di Pintu Masuk

Utama

28. Pengagihan Kertas Soalan Peperiksaan

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 39 -

29. Percetakan Kertas Soalan Peperiksaan

30. Penyerahan Kertas Soalan Peperiksaan

31. Pengurusan Kertas Soalan Berkategori Berkod Merah

4.1.4 Arahan Kerja

Arahan Kerja adalah dokumen yang menjelaskan proses kualiti

khusus secara terperinci dan diwujudkan mengikut keperluan

aktiviti yang menyokong sesuatu Prosedur Kualiti, jika perlu.

4.1.5 Dokumen Sokongan dan Luaran

Dokumen Sokongan adalah dokumen yang dijadikan bahan

rujukan bagi pelaksanaan sesuatu proses. Ia mestilah disimpan

dan diselenggarakan oleh Pengurusan AtasanUiTM Kedah

sebagai rujukan dan sokongan kepada Sistem Pengurusan

Kualiti.

4.2 KEPERLUAN DOKUMENTASI

4.2.1 Am

Pengurusan Atasan UiTM Kedah akan mendokumenkan Sistem

Pengurusan Kualiti untuk menyedia dan mengendalikan

perkhidmatan pendidikan tinggi semua program bagi pelajar

sepenuh masa untuk memastikan semua kehendak pelanggan

dikenal pasti, difahami dan dipenuhi.

4.2.2 Manual Kualiti

Manual Kualiti adalah dokumen utama yang menjelaskan dasar

dan perancangan bagi penyediaan dan pengendalian

perkhidmatan pendidikan tinggi semua program bagi pelajar

sepenuh masa di UiTM Kedah. Manual ini merupakan sumber

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 40 -

rujukan utama bagi Sistem Pengurusan Kualiti UiTM Kedah.

Manual Kualiti UiTM Kedah akan meliputi:

a) Skop Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti

b) Dasar Kualiti dan Objektif Kualiti UiTM Kedah

c) Batasan Aplikasi Mengikut Keperluan ISO 9001 : 2008

yang tidak dipakai

d) Rujukan kepada prosedur dan lain-lain Dokumen

Sokongan

e) Huraian pertalian antara proses dalam Sistem

Pengurusan Kualiti

4.2.3 Kawalan Dokumen

4.2.3.1 Kawalan Ke Atas Dokumen

a) Dokumen yang perlu dikawal ialah Manual Kualiti,

Prosedur Kualiti, Arahan Kerja, Pelan Kualiti dan

Dokumen Sokongan meliputi bahan pengajian

pendidikan tinggi yang diperlukan serta

garispanduan berkaitan.

b) Satu senarai induk yang mengandungi semua

Dokumen yang digunakan dalam Sistem Kualiti

berkenaan akan disediakan. Senarai ini akan

dikemaskini dari masa ke semasa apabila berlaku

sesuatu perubahan atau pindaan.

c) Semua Dokumen akan diberikan kod rujukan

identifikasi nombor keluaran dan pindaan serta

tarikh keluaran. Pemegang Dokumen dan

nombor salinan dokumen dikenal pasti melalui

Senarai Pemegang Dokumen Terkawal.

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 41 -

d) Manual dan Prosedur Kualiti asal yang diluluskan

akan ditandakan di kulit luar sebagai ‘DOKUMEN

INDUK’. Salinan yang diedarkan kepada

Pemegang Dokumen Terkawal akan ditanda

dengan cop ‘SALINAN DOKUMEN

TERKAWAL’.

e) Salinan Manual dan Prosedur Kualiti yang

diedarkan kepada individu selain daripada

pemegang yang tersenarai di atas, adalah

diklasifikasikan sebagai salinan ‘SALINAN

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’.

f) Pegawai Dokumen bertanggungjawab

memastikan Dokumen Kualiti yang dirujuk dalam

Sistem Kualiti ini diselenggara dengan baik dan

terkini serta ditempatkan di lokasi yang selamat

dan mudah dirujuk.

4.2.3.2 Pindaan Dokumen

a) Setiap staf UiTM Kedah boleh memberikan

cadangan pindaan kepada Dokumen yang

dikawal. Cadangan pindaan hendaklah

dikemukakan kepada Wakil Pengurusan UiTM

Kedah dengan menggunakan borang khas yang

disediakan secara elektronik atau secara

bercetak. Borang Pindaan boleh diperolehi dari

Pegawai Dokumen dan Wakil Pengurusan.

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 42 -

b) Sebarang pindaan Dokumen mestilah mendapat

kelulusan daripada Rektor Kampus atau yang

menjalankan tugas Rektor.

c) Semua pindaan yang dibuat hendaklah dicatat

dalam Rekod Pindaan dan salinan induk

Dokumen berkenaan dikemas kini sepenuhnya.

Pindaan Dokumen dibuat dengan menggantikan

muka surat yang terlibat. Nombor pindaan dan

nombor keluaran dikemas kini dan tarikh

kuatkuasa yang baru diberikan. Pindaan yang

melebihi 50% keseluruhan Dokumen akan

diganti seluruhnya dengan nombor keluaran

terbaru diberikan dan tarikh kuatkuasanya

dimaklumkan. Pengurusan UiTM Kedah boleh

menggunakan budibicara untuk menyediakan

dokumen baru walaupun kandungan pindaan

tidak mencapai 50%.

e) Pengurusan Atasan UiTM Kedah

bertanggungjawab mengedarkan semua pindaan

kepada Pemegang Dokumen Terkawal dan staf

yang berkaitan.

f) Pemegang Dokumen Terkawal dan staf berkaitan

bertanggungjawab mengemas kini dan

memasukkan semua pindaan berkaitan dan

mengeluarkan dokumen yang dibatalkan serta

melupuskannya mengikut kaedah yang

ditetapkan oleh Pengurusan UiTM Kedah.

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 43 -

4.2.4 Kawalan Rekod

UiTM Kedah akan menyedia dan menyelenggara Prosedur

Kawalan Rekod. Setiap bahagian menyediakan senarai rekod

untuk mempermudah pengesanan dan penyelenggaraan rekod

kualiti. Satu sistem kod rujukan akan ditentukan menurut

kategori Rekod.

Semua Rekod disimpan dengan selamat supaya mudah

dikenalpasti dan dirujuk. Jika disimpan secara elektronik, satu

sistem sokongan (back-up) bagi storan rekod berkenaan akan

diadakan. Rekod hendaklah disimpan secara sistematik untuk

rujukan semula mengikut kesesuaian Prosedur- Prosedur Kualiti

sebelum dilupuskan menurut kaedah yang ditetapkan oleh

Pengurusan UiTM Kedah dan disimpan mengikut tempoh yang

termaktub di dalam rekod kualiti.

DOKUMEN RUJUKAN

1) PK.UiTMKDH. (P).01 Prosedur Kawalan Dokumen

2) PK.UiTMKDH. (P).02 Prosedur Kawalan Rekod

5.0 TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

5.1 KOMITMEN PENGURUSAN

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 44 -

Pengurusan UiTM Kedah akan sentiasa komited kepada pembangunan

dan pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti mengikut ISO 9001 : 2008

UiTM Kedah, dan sentiasa berusaha secara berterusan untuk

menambahbaik sistem bagi menjamin keberkesanannya dengan :-

a) Memastikan semua staf UiTM Kedah memahami dan

menghayati akan pentingnya kehendak pelanggan dipenuhi

serta keperluan perundangan dan peraturan dipatuhi

b) Mewujud dan meluluskan Dasar dan Objektif Kualiti (rujuk

Seksyen 5.3 dan 5.4.1)

c) Mengadakan Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan

d) Memastikan sumber dan maklumat yang perlu adalah

mencukupi.

5.2 KEUTAMAAN PELANGGAN

Pengurusan Atasan UiTM Kedah akan memastikan keperluan

pelanggan dikenalpasti, difahami dan dipenuhi dengan tujuan memberi

dan mempertingkatkan lagi kepuasan pelanggan. UiTM Kedah akan :-

a) mewujudkan kaedah bagi menerima aduan atau maklumbalas

serta cadangan daripada pelanggan berhubung dengan

program yang dikendalikan. Mekanisme ini diselaraskan oleh

Unit Kualiti dan Felo Maklumbalas Pelanggan.

b) mengadakan kemudahan asas pengajaran dan pembelajaran

yang kondusif.

c) memastikan perkhidmatan yang berkualiti, berintegriti, dan

berakauntabiliti setiap masa.

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 45 -

d) memastikan sebarang pindaan dan keperluan tambahan yang

ditetapkan oleh UiTM Kedah direkodkan.

5.3 DASAR KUALITI

UiTM Kedah komited untuk mengendalikan program pengajian

profesional dan separa profesional yang berkualiti, menyeluruh,

bersepadu dan berterusan bagi melahirkan graduan Bumiputera yang

holistik.

UiTM Kedah komited membudayakan amalan kerja berkualiti dan

memenuhi kepuasan pelanggan serta bertanggungjawab memastikan

penambahbaikan berterusan untuk menjadi sebuah universiti yang

unggul.

Jawatankuasa Atasan UiTM Kedah akan memastikan Dasar Kualiti

adalah sentiasa :-

a) bersesuaian dengan Objektif Kualiti Universiti Teknologi MARA

Kedah dan dihayati serta difahami oleh semua Staf.

b) merangkumi komitmen untuk memenuhi keperluan dan

meningkatkan keberkesanan sistem pengurusan kualiti secara

berterusan.

c) dikawal dan dikaji semula bagi menjamin kualiti yang berterusan

mengikut kesesuaian.

d) menjadi asas dalam mewujudkan dan mengkaji semula Objektif

Kualiti.

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 46 -

e) dimaklumkan dan difahami oleh staf

5.4 PERANCANGAN

5.4.1 Objektif Kualiti

Pengurusan Atasan UiTM Kedah menetapkan objektif kualiti

adalah seperti berikut:

OBJEKTIF KUALITI UiTM KEDAH

• Objektif 1 : Meningkatkan jumlah pengambilan pelajar sebanyak

10% setiap tahun sehingga tahun 2015.


dalam tempoh yang ditetapkan pada tahun 2015.


dengan HPNG melebihi 3.00 pada tahun 2015.

• Objektif 4 : Mencapai 85% penilaian keberkesanan pembangunan

dan perkhidmatan pelajar sehingga tahun 2015.

• Objektif 5 : Mencapai 60% graduan melanjutkan pelajaran atau mendapat pekerjaan dalam tempoh 6 bulan selepas tamat pengajian sehingga 2015.

• Objektif 6 : Memastikan semua staf menjalani program pembangunan sekurang-kurangnya 42 jam setahun.

• Objektif 7 : Mencapai 10% pensyarah berkelayakan Doktor Falsafah pada tahun 2015.

• Objektif 8 : Mencapai 10% peningkatan dalam program

khidmat masyarakat sehingga 2015.

• Objektif 9 : Mencapai satu (1) hasilan dalam penyelidikan,

perundingan, penerbitan atau pengkomersialan yang diiktiraf oleh

UiTM bagi setiap pensyarah pada tahun 2015.

• Objektif 10 : Mencapai 90% kepuasan pelanggan bagi setiap

bahagian/unit yang menawarkan perkhidmatan pada tahun

2015.

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 47 -

5.4.2 Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti

Pengurusan UiTM Kedah akan memastikan :-

a) Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti dilaksanakan

untuk mencapai Objektif Kualiti yang telah ditetapkan

mengikut Perancangan Strategik 5 Tahun UiTM Kedah.

b) Perancangan Kualiti disediakan bagi mengurus,

memproses, melaksana dan menambahbaik secara

berterusan perlaksanaan Program (rujuk seksyen 7.1).

c) Perancangan Kualiti dan Dokumen disediakan untuk

dilaksana bagi memenuhi kehendak pelanggan dan

perkembangan masa depan.

d) Perancangan Kualiti meliputi dokumen seperti Manual

Kualiti, Prosedur Kualiti, Arahan Kerja, Dokumen

Perancangan Sistem Kualiti dan Dokumen Sokongan

Perkhidmatan Pendidikan Tinggi yang telah ditetapkan.

e) Penyediaan Perancangan Kualiti dan Arahan Kerja

(mana perlu) termasuk Pelan Strategik UiTM Kedah

yang boleh menzahirkan objektif kualiti.

f) Perancangan Kualiti menyeluruh diwujudkan berasaskan

Prosedur dan Pelan Tindakan yang telah disediakan.

g) Semua staf UiTM Kedah memahami serta berupaya

melaksanakan Perancangan Kualiti tersebut.

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 48 -

h) Kewibawaan Sistem Pengurusan Kualiti terpelihara

apabila sebarang pindaan kepada Sistem Pengurusan

Kualiti dirancang dan dilaksanakan

5.5 TANGGUNGJAWAB, BIDANG KUASA DAN KOMUNIKASI

5.5.1 Tanggungjawab dan Bidang Kuasa

Pengurusan Atasan UiTM Kedah akan mengenalpasti dan

memaklumkan tanggungjawab dan bidang kuasa masing-

masing kepada semua staf UiTM Kedah melalui carta organisasi

serta Senarai Tugas yang terkini.

5.5.2 Wakil Pengurusan UiTM Kedah

Pengurusan Atasan UiTM Kedah akan melantik seorang Wakil

Pengurusan UiTM Kedah (WP) dari kalangan Staf Akademik

yang bertanggungjawab mengenai perkara berikut :-

a) Sebagai wakil Rektor Kampus untuk melaksanakan

tindakan penambabaikan Sistem Pengurusan Kualiti.

b) Memastikan keperluan proses Sistem Pengurusan Kualiti

diwujud, dilaksana dan diselenggarakan.

c) Melapor kepada Pengurusan Atasan UiTM Kedah

mengenai kemajuan Sistem Pengurusan Kualiti UiTM

Kedah.

d) Memastikan Staf UiTM Kedah diberi kesedaran

mengenai keperluan pelanggan bagi penambahbaikan

berterusan Sistem Kualiti UiTM Kedah.

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 49 -

e) Bertanggungjawab sebagai pegawai perhubungan

dengan pihak luar dalam hal yang berkaitan dengan

Sistem Pengurusan Kualiti Universiti Teknologi MARA

Kedah.

5.5.3 Komunikasi Dalaman

Pengurusan Atasan UiTM Kedah akan memastikan sistem

komunikasi dalaman yang berkesan diwujudkan melalui :-

a. Mesyuarat Jawatankuasa Eksekutif

b. Mesyuarat Pengurusan Kanan

c. Mesyuarat Pentadbir Akademik

d. Mesyuarat Akademik

e. Notis Papan Kenyataan

f. Pekeliling Rektor

g. Perbincangan Kumpulan

h. Sistem Aduan dan Cadangan

i. Memo/Surat menyurat

j. Lain-lain saluran komunikasi

Saluran komunikasi tersebut akan disokong, disebar dan

dikawal oleh Pejabat Rektor Kampus.

DOKUMEN RUJUKAN:

1) Fail Mesyuarat Jawatankuasan Eksekutif

2) Fail Mesyuarat Pengurusan Kanan

3) Fail Mesyuarat Pentadbir Akademik

4) Fail Mesyuarat Akademik

5) Fail Pekeliling Universiti Teknologi MARA Kedah

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 50 -

5.6 KAJI SEMULA PENGURUSAN

5.6.1 Am

Pengurusan Atasan Universiti Teknologi MARA Kedah akan

mengkaji semula Sistem Pengurusan Kualiti UiTM Kedah

sekurang-kurangnya sekali setahun. Keanggotaan

Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan adalah seperti berikut :-

Pengerusi : Rektor Kampus

Setiausaha : Wakil Pengurusan (WP)

Ahli : Semua Ketua Bahagian, Ketua

Unit dan Ketua Pusat Pengajian

5.6.2 Input Kaji Semula Pengurusan

Kajian semula ini akan meliputi :-

i. Laporan pencapaian dasar dan objektif kualiti serta

pencapaian proses

ii. Laporan Penemuan Hasil Audit Dalam

iii. Laporan Aduan dan Maklumbalas Pelanggan

iv. Laporan Tindakan Pembetulan

v. Laporan Tindakan Pencegahan

vi. Laporan tindakan susulan daripada Kaji Semula

Pengurusan yang lepas

vii. Laporan perubahan-perubahan yang memberi kesan

kepada Sistem Pengurusan Kualiti UiTM Kedah

viii. Cadangan-cadangan untuk penambahbaikan

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 51 -

5.6.3 Output Kaji Semula Pengurusan

Hasil Kaji Semula ini akan meliputi keputusan dan tindakan yang

merangkumi perkara berikut :-

a) Penambahbaikan ke atas Sistem Pengurusan Kualiti

UiTM Kedah dan keberkesanan proses yang terlibat.

b) Penambahbaikan produk atau perkhidmatan berkaitan

dengan keperluan pelanggan.

c) Keperluan sumber meliputi aspek perancangan sumber

manusia dan pembangunan fizikal.

Semua dokumen Kaji Semula Pengurusan akan direkod,

disimpan dan diselenggara oleh WP untuk memudahkan

rujukan.

DOKUMEN RUJUKAN

1) PK.UiTMKDH. (P). 06 Prosedur Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan

6.0 PENGURUSAN SUMBER

6.1 PENYEDIAAN SUMBER-SUMBER

Pengurusan Atasan UiTM Kedah akan memastikan peruntukan dan

penyediaan sumber yang perlu, ditentu dan disediakan secukupnya

termasuk perkara berikut bagi :-

a) Melaksana dan menyelenggara Sistem Pengurusan Kualiti

UiTM Kedah di samping meningkatkan keberkesanannya secara

berterusan.

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 52 -

b) Meningkatkan tahap kepuasan pelanggan dengan sentiasa peka

untuk memenuhi keperluan pelanggan.

6.2 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

6.2.1 Am

Pengurusan Atasan UiTM Kedah akan memastikan bahawa

semua staf cekap, mahir, berpengalaman dan terlatih bagi

menjamin kualiti kerja. Semua keperluan sumber manusia akan

dirancang mengikut kaedah yang ditetapkan.

6.2.2 Kompetensi, Kesedaran dan Latihan

Pengurusan Atasan UiTM Kedah akan:-

a) memastikan semua staf yang diperolehi mempunyai

kelayakan dan kompetensi yang diperlukan.

b) memastikan semua staf diberi latihan dalam bidang

pengkhususan yang diperlukan. Staf yang terlibat dalam

pengkhususan akan diberi latihan dan pendedahan yang

sesuai dalam usaha meningkatkan kompetensi mereka

dengan menghadiri sekurang-kurangnya 42 jam latihan

setahun.

c) Menilai keberkesanan latihan yang diberikan di (a) dan

(b) di atas.

d) Memastikan staf UiTM Kedah mempunyai kesedaran

yang tinggi dan memberi keutamaan dalam pencapaian

Objektif Kualiti UiTM Kedah

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 53 -

e) Mengemaskini dan menyimpan rekod latihan,

kompetensi dan pengalaman staf yang terlibat.

DOKUMEN RUJUKAN

1) PK.UiTMKDH.(P).07 Prosedur Pengurusan Latihan

6.3 INFRASTRUKTUR

Pengurusan UiTM Kedah komited untuk menyediakan kemudahan

infrastruktur yang diperlukan untuk menghasilkan produk yang

memenuhi spesifikasi. Kemudahan infrastruktur termasuk :-

a) Ruang bengkel, bilik kuliah, makmal, bilik rawatan kecemasan,

dewan kuliah, kafetaria dan ruang pejabat staf.

b) Peralatan, perkakasan dan perisian yang diperlukan.

c) Kemudahan sokongan yang diperlukan;

i. Sistem bekalan elektrik.

ii. Sistem komunikasi dan teknologi maklumat.

iii. Sistem ventilasi dan penghawa dingin.

iv. Sistem keselamatan dan kebakaran

d) Penyelenggaraan berkala ke atas perkara (a) dan (b) di atas

bagi memastikan ia sentiasa sedia untuk digunapakai bagi

tujuan proses penyediaan perkhidmatan pendidikan tinggi yang

dapat memberi kepuasan pelanggan.

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 54 -

DOKUMEN RUJUKAN

1) PK.UiTMKDH.(P).09 Prosedur Pengendalian & Storan (Peralatan ICT)

6.4 PERSEKITARAN KERJA

Pengurusan UiTM Kedah akan memastikan dan menyediakan

persekitaran kerja yang kondusif dan selesa yang mengutamakan

budaya kualiti dan etika kerja yang baik. Pengurusan UiTM Kedah akan

memastikan penyelenggaraan dan pengurusan ruang penyediaan

perkhidmatan pendidikan tinggi dilaksanakan seperti mana keperluan

yang ditetapkan mengikut peraturan am keselamatan dan kesihatan di

tempat kerja.

Kemudahan persekitaran kerja termasuk:

a) Sistem pencahayaan.

b) Sistem ventilasi dan penghawadingin.

c) Tempat kerja yang ergonomik.

d) Sistem keselamatan dan pencegahan kebakaran.

e) Kebersihan ruang.

f) Interaksi sosial.

g) Kemudahan pekerja.

DOKUMEN RUJUKAN

1) PK.UiTMKDH.(O).18 Prosedur Penyelenggaraan Ruang dan Peralatan

Pembelajaran

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 55 -

7.0 PENGZAHIRAN PRODUK

7.1 PERANCANGAN BAGI PENGZAHIRAN PRODUK

Pengurusan UiTM Kedah akan menentukan Objektif Kualiti, proses

dikenalpasti serta didokumenkan bagi memastikan keperluan-keperluan

pelanggan sentiasa dipenuhi secara konsisten.

Bagi mengzahirkan produk yang diperlukan oleh pelanggan,

Pengurusan UiTM Kedah akan menentukan pendekatan proses bagi

penyediaan perkhidmatan pendidikan tinggi seperti berikut:-

a) Keperluan untuk menentukan proses yang terlibat, dokumen

kualiti, penyediaan maklumat dan sumber serta kemudahan

infrastruktur perkhidmatan pendidikan tinggi.

b) Keperluan pemantauan serta penilaian perkhidmatan pendidikan

tinggi bagi menghasilkan pelajar yang cemerlang.

c) Rekod yang diperlukan sebagai bukti dari pelaksanaan Sistem

Pengurusan Kualiti UiTM Kedah dalam memenuhi keperluan

pelanggan.

Proses yang terlibat di dalam pengzahiran produk ditunjukkan secara

ringkas melalui Pelan Kualiti UiTM Kedah seperti di berikut.

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 56 -

PELAN KUALITI : PENGAJIAN PENDIDIKAN TINGGI & PEMBANGUNAN DAN

PERKHIDMATAN PELAJAR

Kawalan

Dokumen

Kawalan

Rekod Audit Dalam

Produk Tidak Memenuhi

Spesifikasi

Pembetulan

Pencegahanan Maklumbalas

Pelanggan Kaji Semula

Pengurusan

Latihan Perolehan MANUAL

KUALITI

Penyediaan Bahan

Pengajaran

Penyediaan Sistem

Penilaian

Pengurusan

Markah

Pengurusan Storan

Penyelenggaraan

Ruang

Pendaftaran

Kursus

Perolehan Khidmat & Bahan

PENGURUSAN

SUMBER

PENYEDIAAN

PERKHIDMATAN

TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

ATASAN

Sek. 5.0

Sek. 6.0 Sek. 8.0

Pendaftaran

Pelajar

Pengendalian Program

Pengurusan

Peperiksaan

Pengurusan

Keputusan

Sek. 4.0

SPK

Pelantikan Jurulatih/

Penceramah/ Fasilitator

Penilaian Jurulatih/

Penceramah

Permohonan

Penempatan

Penilaian Kemudahan

Pelajar

PENGUKURAN, ANALISIS &

PENAMBAHBAIKAN

PELAKSANAAN AKTIVITI

PELAJAR

Penilaian Keberkesanan

Aktiviti

Sek. 7.0

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 57 -

Penyediaan Bahan

Pengajaran

Penyediaan Sistem

Penilaian

Pengurusan

Markah

Pengurusan

Storan

Penyelenggaraan

Ruang

Pendaftaran

Kursus

Perolehan Khidmat &

Bahan

PELAN PENYEDIAAN PERKHIDMATAN

AKADEMIK & PELAJAR

Pendaftaran Pelajar

Pengendalian

Program

Pengurusan

Peperiksaan

Pengurusan

Keputusan

Pelaksanaan Aktiviti Pelajar

Penilaian Keberkesanan

Aktiviti

Permohonan

Penempatan

Penilaian Kemudahan

Pelajar

Pelantikan Jurulatih/

Penceramah/ Fasilitator

Penilaian Jurulatih/

Penceramah

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 58 -

Naib Canselor

UiTM

Rektor

PNC InQKA

Ketua

Perunding Dalam

Perunding

Dalam Kanan

Perunding

Dalam

Timbalan Rektor HEP

Timbalan Rektor HEAA

Wakil Pengurusan

(TPHEA)

Ketua Sistem Audit Pegawai

Dokumen

Ketua Bahagian/ Unit/ Jabatan

dalam (P Pentadbiran, P Kew,

HEA, HEP,PJI, Pustakawan,

Kualiti, Penyelengaraan,

Pembangunan, PSMB, ILQaM,

IRDC, Komunikasi Korp) dll

Timbalan

K.S.A

Pasukan

Auditor

Dalam

Ketua Pusat

Pengajian/

Koordinator

Kursus/ Ko-

Kurikulum

STRUKTUR SISTEM PENGURUSAN KUALITI UiTM KEDAH

Pasukan ISO

Kampus

Timbalan Rektor PJI

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 59 -

DOKUMEN RUJUKAN

1) Fail senarai induk dokumen. (Operasi)

7.2 PROSES BERKAITAN PELANGGAN

7.2.1 Penentuan Keperluan Pelanggan

Pengurusan UiTM Kedah akan mengenalpasti keperluan

pelanggan yang berkaitan dengan penyediaan perkhidmatan

pendidikan tinggi yang merangkumi perkara berikut:-

a) Promosi

b) Pelaksanaan proses perkhidmatan pendidikan tinggi dan

pembangunan dan perkhidmatan pelajar

c) Pemantauan dan pengukuran keperluan pelanggan

d) Memenuhi keperluan statut dan perundangan seperti

akreditasi dan Kod Amalan JK IPTA

7.2.2 Kaji Semula Keperluan Berkaitan Produk

Pengurusan UiTM Kedah akan mengkaji semula keperluan yang

berkaitan dengan perkhidmatan. Kaji semula ini akan dilakukan

sebelum Pengurusan UiTM Kedah membuat komitmen untuk

membekalkan perkhidmatan pendidikan tinggi kepada

pelanggan, dan akan memastikan bahawa :-

a) Keperluan perkhidmatan dikenalpasti.

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 60 -

b) Sebarang perubahan kepada keperluan yang telah

dinyatakan, diambil tindakan pembetulan dan diatasi.

c) Pengurusan UiTM Kedah berupaya untuk memenuhi

keperluan-keperluan yang dinyatakan.

Jika berlaku sebarang perubahan kepada keperluan pelanggan,

Pengurusan UiTM Kedah akan memastikan semua dokumen

yang berkaitan dipinda sewajarnya dan semua staf yang terlibat

dimaklumkan tentang perubahan-perubahan yang telah dibuat.

7.2.3 Komunikasi Dengan Pelanggan

Pengurusan UiTM Kedah akan menyediakan perantara bagi

kemudahan komunikasi yang terancang dan berkesan dengan

pelanggan melalui Koordinator Perhubungan Korporat UiTM

Kedah:

a) Buku Panduan, helaian program, pamplet dan poster.

b) Perjumpaan berkala seperti kuliah, perbincangan,

taklimat dan tutorial.

c) Mesyuarat dan sesi pembentangan, dsb.

d) Surat menyurat atau memo jabatan

e) Borang maklumbalas aduan atau cadangan pelanggan.

f) Laman web dan e-mel.

DOKUMEN RUJUKAN

1)

2)

3)

DS.UiTMKDH.18

PK.UiTMKDH.(O).03

PK.UiTMKDH. (P).08

Buku Perancangan Strategik 5 Tahun UiTM Kedah

Prosedur Promosi Program

Prosedur Pengendalian Aduan dan Maklumbalas Pelanggan

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 61 -

7.3 REKABENTUK DAN PEMBANGUNAN PROGRAM

7.4 PEROLEHAN

7.4.1 Perolehan Bahan dan Perkhidmatan

Pengurusan UiTM Kedah bertanggungjawab mewujud dan

menyelenggarakan proses bagi memastikan perolehan bahan

bekalan dan perkhidmatan memenuhi kehendak kualiti UiTM

Kedah. Prosedur ini mestilah mematuhi Arahan

Perbendaharaan dan Peraturan Kewangan UiTM serta syarat-

syarat kelayakan perjawatan oleh Pejabat Pendaftar UiTM.

7.4.2 Maklumat Bagi Perolehan

Dokumen perolehan bahan-bahan bekalan yang digunakan

mengandungi semua maklumat yang ditetapkan termasuk:

a) Tatacara mendapatkan kelulusan perolehan mengikut

Arahan Perbendaharaan dan garispanduan UiTM.

b) Fail khusus untuk pelantikan pensyarah sambilan.

Bahagian ini tidak digunapakai kerana UiTM Kedah tidak

bertanggungjawab untuk membentuk dan membangunkan program. UiTM

Kedah menerima pakai pelan pengajian yang disediakan oleh fakulti di

UiTM Shah Alam.

Prosedur ini telah dimasukkan ke dalam Prosedur Pejabat Bendahari UiTM

Malaysia yang turut digunapakai oleh Bahagian Kewangan UiTM Kedah

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 62 -

c) Dokumen tawaran yang menerangkan aspek-aspek yang

memenuhi keperluan Sistem Pengurusan Kualiti

d) Harga yang ditawarkan

Semua butiran dalam dokumen tawaran akan dikaji dan

diluluskan oleh Pengurusan UiTM Kedah sebelum diedarkan

kepada pembekal.

7.4.3 Pengesahan Bekalan dan Perkhidmatan

Pengurusan UiTM Kedah akan mengesahkan bekalan dan

perkhidmatan yang diperolehi, untuk memastikan ianya

memenuhi spesifikasi. UiTM Kedah akan memantau dan

mengesahkan bekalan atau perkhidmatan yang diberikan

dengan pihak pembekal sebelum diperakukan untuk terimaan,

jika perlu.

UiTM Kedah akan menetapkan satu tempoh yang tertentu untuk

tujuan pengesahan penerimaan tawaran perkhidmatan.

7.5 PENYEDIAAN PERKHIDMATAN PENDIDIKAN TINGGI

7.5.1 Kawalan Proses

Pengurusan UiTM Kedah bertanggungjawab mewujud dan

menyelenggarakan prosedur untuk mengawal semua proses

perlaksanaan Program yang ditawarkan.

UiTM Kedah akan menentukan semua proses pengendalian

program dijalankan di bawah keadaan terkawal yang meliputi:

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 63 -

a. Penyediaan penawaran kursus, maklumat penjadualan

dan pengagihan tenaga pengajar

b. Panduan mengenai proses pengendalian pengajaran

c. Panduan penggunaan peralatan pengajaran tertentu

d. Penyediaan dan penggunaan kaedah pengukuran dan

pemantauan

e. Pelaksanaan kaedah pemantauan dan penilaian

pencapaian proses pengajian pendidikan tinggi

DOKUMEN RUJUKAN

1) PK.UiTMKDH.(O).04 Prosedur Penyediaan Jadual Waktu Program/Pensyarah

2) PK.UiTMKDH.(O).10 Prosedur Penyediaan Kertas Soalan Peperiksaan Akhir

3) PK.UiTMKDH.(O).13 Prosedur Penilaian Kerja Kursus

4) PK.UiTMKDH.(O).14 Prosedur Penilaian Kerja Kursus (Studio)

5) PK.UiTMKDH.(O).15 Prosedur Penilaian Kerja Kursus ( Bengkel)

7.5.2 Validasi Proses Penyediaan Perkhidmatan

Bahagian ini tidak digunapakai oleh UiTM Kedah kerana hasil pengzahiran

produk tidak boleh diukur. UiTM Kedah juga tidak bertanggungjawab untuk

melatih semula mana-mana graduan yang dikeluarkan.

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 64 -

7.5.3 Identifikasi dan Kemudahkesanan

Pengurusan UiTM Kedah bertanggungjawab mewujudkan

kaedah identifikasi dan kemudahkesanan status pelajar, fail dan

rekod bagi mengesan operasi dan aktiviti pengajian pendidikan

tinggi dengan berkesan.

Setiap pelajar diberi satu nombor pendaftaran oleh UiTM.

Setiap program dan kursus serta bahan pengajaran yang

berkaitan dikenalpasti dengan kod dan namanya.

DOKUMEN RUJUKAN

1) PK.UiTMKDH. (P).02 Prosedur Kawalan Rekod

3) PK.UiTMKDH.(O).01 Prosedur Pendaftaran Kursus Pelajar

7.5.4 Harta Hakmilik Pelanggan

Pengurusan UiTM Kedah bertanggung jawab untuk menjaga

harta hakmilik pelanggan termasuk maklumat peribadi semasa

ianya berada di bawah kawalan UiTM Kedah. Pengurusan

UiTM Kedah hendaklah berupaya untuk mengenalpasti,

memperaku, melindungi dan menjaga dengan baik bagi

menjamin keselamatan harta hakmilik pelanggan. Mana-mana

hakmilik kepunyaan pelanggan yang hilang, rosak atau didapati

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 65 -

disalahgunakan dan tidak sesuai untuk kegunaan yang

dimaksudkan hendaklah diberi maklum kepada pelanggan dan

rekod berkaitan diselenggara.

7.5.5 Pengendalian dan Penyimpanan Dokumen

UiTM Kedah bertanggungjawab mewujudkan kaedah

pengendalian dan penyimpanan dokumen bagi menjamin kualiti

pengajian pendidikan tinggi terkawal. Dokumen meliputi slip

pendaftaran dan keputusan, bahan kurikulum, bahan

pengajaran, skrip jawapan, dan hasil kerja kursus. Dokumen ini

akan disimpan di tempat yang selamat.

UiTM Kedah juga bertanggungjawab mewujudkan kaedah

pengendalian dokumen untuk mengelakkan berlakunya

kerosakan, kecurian atau penyalahgunaan.

7.6 KAWALAN PERALATAN BAGI PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN

Bahagian ini tidak digunapakai kerana UiTM Kedah tiada peralatan

bagi pemantauan dan pengukuran. Semua Peralatan hanya tujuan

rujukan dan semakan.

8.0 PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENAMBAHBAIKAN SISTEM

PENGURUSAN

8.1 PANDUAN AM Pengurusan UiTM Kedah akan merancang, mewujud dan

melaksanakan proses pemantauan bagi pengukuran, analisis dan

penambahbaikan Sistem Pengurusan Kualiti.

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 66 -

Pengurusan UiTM Kedah akan menyediakan kaedah pemantauan

prestasi proses penyediaan perkhidmatan pendidikan tinggi yang

disediakan. Ini bagi memastikan Sistem Pengurusan Kualiti mempunyai

proses penambahbaikan secara berterusan.

Pengurusan UiTM Kedah akan mengenalpasti penggunaan kaedah

teknik statistik yang sesuai bagi mengesan kekurangan yang terdapat

dalam Sistem Kualiti dengan tujuan untuk membantu Pengurusan UiTM

Kedah melaksanakan penambahbaikan yang berterusan serta

peningkatan dalam Sistem Pengurusan Kualiti.

8.2 PENGUKURAN DAN PEMANTAUAN

8.2.1 Kepuasan Pelanggan

Pengurusan Universiti Teknologi MARA Kedah akan

menyediakan kaedah bagi mengukur persepsi pelanggan

terhadap penyediaan perkhidmatan di Universiti Teknologi

MARA Kedah. Pemantauan dan pengukuran kepuasan

pelanggan akan dibuat berasaskan Kajiselidik, Aduan,

Maklumbalas Pelanggan, Audit Dalam dan Kaji Semula

Pengurusan.

DOKUMEN RUJUKAN

1) PK.UiTMKDH.(P).08 Prosedur Pengendalian Aduan dan Maklumbalas

Pelanggan.

2) PK. UiTMKDH.(P).07 Prosedur Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan.

8.2.2 Audit Dalam

Pengurusan UiTM Kedah akan melatih dan melantik Juruaudit

Dalam untuk menjalankan Audit Dalam sekurang-kurangnya

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 67 -

sekali setahun untuk memastikan Sistem Pengurusan Kualiti

memenuhi perkara-perkara berikut:-

a) Selaras dengan perancangan kualiti dan objektif kualiti

Universiti Teknologi MARA Kedah

b) Sistem Pengurusan Kualiti dilaksana dan diselenggara

dengan berkesan mengikut ISO 9001 : 2008

c) Mengesan kelemahan dalam Sistem Pengurusan Kualiti

d) Penemuan audit terdahulu diambil tindakan pembetulan

yang berkesan

e) Penambahbaikan berterusan kepada Sistem

Pengurusan Kualiti dari masa ke semasa

Audit Dalam hendaklah dijalankan oleh pegawai terlatih secara

berjadual dan Laporan Penemuan Hasil Audit Dalam

dibentangkan dalam Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan UiTM

Kedah.

Hasil Penemuan Audit Dalam direkod dan disemak oleh Ketua

Sistem Audit UiTM Kedah. Sebarang ketidakpatuhan dan

perakuan-perakuan/pemerhatian hasil dari Audit Dalam

hendaklah diambil tindakan pembetulan dengan kadar segera

demi menjamin keberkesanan pengurusan sistem kualiti UiTM

Kedah. Audit susulan akan dijalankan untuk mengesan

keberkesanan tindakan pembetulan yang dibuat dan

dimaklumkan semula pencapaiannya kepada Pengurusan

Atasan UiTM Kedah secara berkala.

DOKUMEN RUJUKAN

1) PK.UiTMKDH.(P).03 Prosedur Audit Dalam.

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 68 -

8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses

Pengurusan UiTM Kedah akan menjalankan pemantauan dan

pengukuran ke atas Sistem Pengurusan Kualiti bagi semua

proses dan produk akhir yang berkaitan pada setiap peringkat.

Kaedah yang sesuai akan dilaksanakan bagi menentukan

proses yang dirancang menghasilkan produk yang ditetapkan.

Sekiranya hasil yang dirancang tidak dicapai, tindakan

pembetulan akan dilaksanakan bagi memastikan pematuhan

kepada proses perancangan yang ditetapkan. Pemantauan

semula akan dijalankan setelah tindakan pembetulan dan

penambahbaikan telah dilaksanakan.

8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Produk

Pengurusan Universiti Teknologi MARA Kedah akan

menyediakan prosedur untuk memantau dan mengukur ciri-ciri

produk untuk memastikan keperluan produk telah dipenuhi.

Kriteria bagi produk yang dimaksudkan merujuk kepada

parameter berikut:-

a) mencapai objektif kualiti berdasarkan kriteria yang

ditetapkan

b) memenuhi spesifikasi yang dapat memberikan kepuasan

pelanggan

c) memenuhi piawaian yang ditetapkan oleh Badan

Profesional

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 69 -

8.3 KAWALAN PRODUK YANG TIDAK MEMENUHI SPESIFIKASI

Pengurusan UiTM Kedah akan menyediakan prosedur untuk mengawal

semua produk yang tidak memenuhi spesifikasi di setiap peringkat

proses dikawal melalui pengasingan dan pembetulan. Produk tersebut

disemak atau diuji semula bagi menentukan ianya memenuhi keperluan

sebelum diterima mengikut prosedur yang ditetapkan.

Pengurusan UiTM Kedah akan menentukan tindakan pembetulan yang

diambil adalah bersesuaian dan berkesan. Semua laporan tindakan

pembetulan yang diambil akan direkodkan dan disimpan.

DOKUMEN RUJUKAN

1) PK.UiTMKDH.(P).04 Prosedur Kawalan Produk Yang Tidak

Memenuhi Spesifikasi.

8.4 ANALISIS DATA

Pengurusan UiTM Kedah akan menyediakan prosedur bagi

mengenalpasti, mengumpul dan menganalisis data-data yang berkaitan

dalam menentukan kesesuaian dan keberkesanan Sistem Pengurusan

Kualitinya. Ini merangkumi data yang terhasil dari maklumbalas

pelanggan yang diperolehi pada setiap semester lazim. Data akan

dianalisis bagi memastikan tindakan pembetulan dan penambahbaikan

berterusan adalah berkesan ke atas Sistem Pengurusan Kualiti

Universiti Teknologi MARA Kedah.

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 70 -

Analisis data melibatkan maklumat berikut:-

a) Tahap kepuasan pelanggan

b) Pematuhan kepada keperluan produk

c) Ciri-ciri proses dan produk termasuk peluang untuk langkah

pencegahan

d) Prestasi pembekal perkhidmatan (Pensyarah sambilan) dan

bahan.

DOKUMEN RUJUKAN

1) PK.UiTMKDH.(P).10 - Prosedur Analisis Data

8.5 PENAMBAHBAIKAN

8.5.1 Penambahbaikan Berterusan

Pengurusan Universiti Teknologi MARA Kedah akan sentiasa

menambahbaik keberkesanan Sistem Pengurusan Kualitinya

dengan berasaskan kepada Dasar Kualiti, Objektif Kualiti,

Laporan Penemuan Hasil Audit Dalam, Analisis Data, Tindakan

Pembetulan, Tindakan Pencegahan dan Kaji Semula

Pengurusan.

8.5.2 Tindakan Pembetulan

Pengurusan Atasan Universiti Teknologi MARA Kedah akan

mengambil tindakan pembetulan untuk menghapuskan punca

kepada sesuatu produk yang tidak memenuhi spesifikasi dan

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 71 -

merancang langkah bagi memastikan ketidakpatuhan tidak

berulang.

Pengurusan UiTM Kedah akan mendokumenkan prosedur bagi

memastikan tindakan pembetulan dilaksanakan berdasarkan

kepada perkara berikut:-

a) Ketidakpatuhan yang dikesan melalui Audit Dalam

b) Maklumbalas pelanggan

c) Menilai keperluan kepada tindakan pembetulan bagi

memastikan ketidakpatuhan tidak berulang

d) Mengenalpasti dan melaksanakan tindakan pembetulan

yang diperlukan

e) Merekod semua keputusan yang berkaitan dengan

tindakan yang telah diambil

f) Kaji semula keberkesanan tindakan pembetulan yang

telah diambil.

DOKUMEN RUJUKAN

1) PK.UiTMKDH.(P).03 Prosedur Audit Dalam

2) PK.UiTMKDH.(P).05 Prosedur Tindakan Pencegahan dan Pembetulan

3) PK.UiTMKDH.(P).07 Prosedur Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan

8.5.3 Tindakan Pencegahan

Pengurusan UiTM Kedah akan mengambil tindakan yang sesuai

untuk menghalang punca kemungkinan berlakunya sesuatu

permasalahan. Tindakan pencegahan akan dilaksanakan

berpandukan antara lain kepada Laporan Penemuan Hasil Audit

Dalam, Analisis Aduan dan Maklumbalas Pelanggan.

Keluaran : 01

Pindaan : 03


MANUAL KUALITI


MK.UiTMKDH.01

- 72 -

Pengurusan UiTM Kedah akan mendokumenkan prosedur untuk

mengenalpasti keperluan bagi perkara.perkara berikut:-

a) Mengenalpasti kemungkinan berlakunya sesuatu

permasalahan serta puncanya.

b) Mengkaji keperluan untuk menghalang kemungkinan

berlakunya sesuatu permasalahan.

c) Mengenalpasti, merancang dan melaksanakan tindakan

pencegahan yang diperlukan.

d) Merekod semua keputusan berkaitan dengan tindakan

pencegahan yang telah diambil.

e) Mengkaji semula keberkesanan tindakan pencegahan

yang telah diambil.

DOKUMEN RUJUKAN

1) PK.UiTMKDH.(P).03 Prosedur Audit Dalam

2) PK.UiTMKDH.(P).05 Prosedur Tindakan Pencegahan dan Pembetulan

3) PK.UiTMKDH.(P).06 Prosedur Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan

manual kualiti utm

Documents