manual kualiti

MANUAL KUALITIKKTM PETALING JAYA

No. Keluaran: 01No. Pindaan : Tarikh:

SEKSYEN 1 – PENGENALAN

1.1. Pengenalan Kepada Manual Kualiti

Dokumen ini adalah merupakan Manual Kualiti Kolej Kemahiran Tinggi MARA

(KKTM) Petaling Jaya. Manual Kualiti ini disediakan untuk memenuhi matlamat

dan objektif pengwujudan KKTM Petaling Jaya selaras dengan kehendak dan

keperluan MS ISO 9001:2008. Ianya mengandungi dasar kualiti, objektif kualiti

dan penerangan ringkas mengenai Sistem Pengurusan Kualiti dan prinsip-prinsip

asas yang memandu pelaksanaan dalam memberi khidmat Pendidikan dan

Latihan Teknikal sepenuh masa. Manual ini diperlengkapkan lagi dengan

Prosedur Kualiti, serta Dokumen Sokongan seperti borang, pekeliling, akta,

ordinan dan lain-lain.

1.2. Tujuan

Tujuan Manual Kualiti ini disediakan adalah untuk:

a) Menerangkan maklumat asas mengenai organisasi KKTM Petaling Jaya.

b) Menerangkan Sistem Pengurusan Kualiti dalam memberi khidmat Pendidikan

dan Latihan Teknikal sepenuh masa selaras dengan kehendak dan keperluan

MS ISO 9001:2008; dan

c) Menggariskan dasar dan prinsip asas bagi setiap aktiviti dalam pemberian

khidmat Pendidikan dan Latihan Teknikal sepenuh masa.

1 /47



1.3. Kandungan Manual Kualiti

Manual ini mengandungi 4 bahagian seperti berikut:

Bahagian 1 - Pengenalan

Bahagian 2 - Maklumat Institusi

Bahagian 3 - Strategi Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti

Bahagian 4 - Dasar dan Prinsip Asas Sistem Pengurusan Kualiti

SEKSYEN 2 – MAKLUMAT INSTITUSI2.1 Latar Belakang

2.1.1 Kolej Kemahiran Tinggi MARA Petaling Jaya, Selangor

Di awal penubuhan pada tahun 1968, kolej ini dikenali sebagai PUSPA MARA

yang telah menjalankan perusahaan membuat dan menjual batik. Pada tahun

1971, PUSPA MARA telah bertukar nama menjadi Sekolah Latihan Jahitan dan

kemudian pada tahun 1975, sekolah ini ditukarkan nama sekali lagi kepada Institut

Kemahiran MARA (IKM) Petaling Jaya selaras dengan pengwujudan kursus yang

bercorak teknikal iaitu kursus Lukisan Jentera, Lukisan Senibina dan Lukisan

Rangkabina.

Era elektronik bermula pada tahun 1986 di mana Kursus Elektronik Industri dan

Elektronik Instrumen diperkenalkan bagi menggantikan Kursus Lukisan Senibina

dan Lukisan Rangkabina. Pada tahun 1991, Kursus Elektronik Radio dan TV

diperkenalkan bagi melengkapkan kursus dalam bidang elektronik. Bermula pada

Julai 1995, IKM Petaling Jaya mula menjalankan program Higher National

2 /47



Diploma (HND) di dalam bidang elektronik melalui program usahasama dengan

pihak SWANSEA United Kingdom. Program usahasama diteruskan pada tahun

2000 dengan kerjasama Edexcel.

Bermula Januari 2011, program Higher National Diploma in Electronic Engineering

di tukar nama kepada HND Diploma in Electronic Engineering dengan kerjasama

Pearson United Kingdom.

2.2 Fungsi Organisasi

Kolej Kemahiran Tinggi MARA, Petaling Jaya berfungsi sebagai sebuah kolej yang

memberi pendidikan dan latihan sepenuh masa kepada bumiputera di dalam

bidang teknikal. Dalam membentuk sahsiah peribadi yang mantap dalam kalangan

pelajar, mereka didedahkan dengan aktiviti ko-kurikulum dan aktiviti khidmat

masyarakat seperti program gotong royong, projek kemasyarakatan dan projek

awam.

2.3 Visi Organisasi

Menjadi organisasi pendidikan amanah yang unggul dan diberkati untuk

mengangkat martabat bangsa

2.4 Misi Organisasi

Meneraju Pendidikan Teknikal dan Vokasional dalam melahirkan modal insan

global yang berintegriti, kompeten dan berinovasi, serta menjadi teknousahawan.

3 /47



2.5 Struktur Organisasi Rujuk Lampiran 1

2.6 Perkhidmatan yang diberikanMemberi khidmat Pendidikan dan Latihan Teknikal sepenuh masa.

2.7 Pelanggan Organisasi

a) Pelajar.

b) Ibu bapa / Penjaga Pelajar.

c) Pensyarah dan warga kerja.

d) Bahagian Kemahiran & Teknikal (BKT) dan Majlis Amanah Rakyat (MARA).

e) Pembekal-pembekal perolehan dan perkhidmatan.

f) Agensi Luar (Kerajaan dan Swasta)

SEKSYEN 3 – STRATEGI PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI

3.1 Skop Pelaksanaan

KKTM Petaling Jaya melaksanakan Sistem Pengurusan Kualiti bagi proses

memberi pendidikan dan latihan teknikal sepenuh masa peringkat Diploma

berdasarkan Standard MS ISO 9001:2008.

3.2 Dasar Kualiti

Komited menyediakan perkhidmatan pengajaran dan pembelajaran yang

memenuhi kehendak pelanggan bagi melahirkan modal insan yang berkualiti

4 /47



untuk mengangkat martabat bangsa dengan melaksanakan penambahbaikan

yang berterusan.

3.3 Objektif Kualiti

Bagi memastikan dasar kualiti dapat dicapai, objektif-objektif kualiti ditetapkan

bagi setiap peringkat yang terlibat dalam Sistem Pengurusan Kualiti iaitu:

i. Memastikan sekurang-kurangnya 90% daripada jumlah keseluruhan pelajar

dapat meneruskan pengajian ke semester berikutnya dan tamat pengajian

pada semester akhir serta memperolehi sijil Diploma.

ii. Memastikan sekurang-kurangnya 30% daripada jumlah pelajar mencapai

Purata Mata Nilai Gred ( GPA ) 3.0 dan ke atas bagi setiap semester.

iii. Memastikan sekurang-kurangnya 10% daripada jumlah pelajar mencapai

Purata Mata Nilai Gred Kumulatif ( CGPA ) 3.5 dan ke atas bagi setiap

semester.

iv. Memastikan pemantauan Pengajaran dan Pembelajaran (P&P) pensyarah

mencapai kedudukan cemerlang 80% dan ke atas.

v. Kadar kes disiplin pelajar dalam kategori satu (1) adalah di bawah tahap 5%

daripada keseluruhan jumlah pelajar pada setiap semester.

vi. Memastikan sekurang-kurangnya 80% pensyarah menghadiri 30 jam latihan

sama ada melalui ceramah/bengkel/kursus/seminar atau lain-lain dalam masa

satu (1) tahun.

5 /47



vii. Memastikan sekurang-kurangnya 30% pensyarah mencapai prestasi

cemerlang dalam laporan penilaian prestasi setiap tahun.

3.4 Penerangan Mengenai Sistem Pengurusan Kualiti

3.4.1 Pengambilan Pelajar

KKTM Petaling Jaya menerima kemasukan pelajar baru yang dibuat dua (2) kali

setahun iaitu pada setiap Januari dan Julai. Pengambilan ini adalah mengikut

syarat- syarat kelayakan yang telah ditetapkan. Pelajar baru yang mendaftar

dikehendaki mengikuti program Minggu Silaturrahim (MSR) yang dikendalikan

oleh Jawatankuasa yang terdiri daripada pensyarah dan staf pentadbiran serta

dibantu oleh Majlis Perwakilan Pelajar (MPP).

Pendaftaran kursus adalah dibuat pada minggu pertama sesi pengajian pada

setiap semester dan diwajibkan mengambil semua kursus yang ditetapkan.

3.4.2 Komponen Latihan

Komponen latihan terdiri daripada empat (4) komponen iaitu Pengajian Teknikal,

Pengajian Am, Ko-kurikulum dan Latihan Industri.

Pengajian Teknikal adalah komponen utama yang merangkumi kursus teknikal

teras dan teknikal umum kepada program berkenaan.

Pengajian Am adalah adalah komponen sokongan yang wajib dalam sesuatu

program

6 /47



Ko-kurikulum adalah aktiviti badan beruniform dan bukan beruniform yang

diluluskan oleh BKT. Pelajar tidak dibenarkan mengambil dua (2) kursus Ko-

kurikulum dalam semester yang sama.

Latihan industri adalah satu latihan di mana pelajar diberi pendedahan kepada

suasana pekerjaaan sebenar samaada di agensi kerajaan atau swasta yang

berkaitan dalam tempoh yang ditetapkan dengan syarat. Hanya pelajar yang lulus

semua penilaian kursus dibenarkan menjalani Latihan Industri. Bagi pelajar yang

menjalani Latihan Industri semester 5 yang gagal kursus tidak dibenarkan

menjalani Latihan Industri.

Selain daripada empat komponen di atas, Common Skills merupakan salah satu

lagi komponen yang dinilai secara berterusan sepanjang tempoh pengajian.

3.4.3 Sistem Penilaian

Sistem Penilaian di KKTM Petaling Jaya merangkumi teori dan/atau amali yang

berpandukan Learning Outcomes .

Penilaian terhadap setiap kursus dibuat secara berkala dan berterusan dalam

tempoh minggu pengajian iaitu selama 16 minggu.

Nilaian dan kredit sesuatu kursus akan digunakan untuk menentukan prestasi

pelajar melalui sistem Grade Point Average (GPA) dan Cumulative Grade Point

Average (CGPA). Pemberian gred dan nilai ini ditentukan berpandukan Jadual 1.

7 /47



8 /47

GRED PENILAIAN GRED AKHIR NILAI MARKAHPEARSON BKTM1, M2, M3 & D1, D2, D3 D A 4.0 85 - 100

M1, M2, M3 & mana-mana 2D M A- 3.7 80 - 84

M1, M2, M3 & Mana-mana 1D M B+ 3.3 75 – 79

M1, M2, M3 M B 3.0 70 – 74

Mana-mana 2M P B- 2.7 65 – 69

Mana-mana 1MP C+ 2.3 60 – 64

Memenuhi kriteria lulus P C 2.0 50 – 59

TIDAK MEMENUHI KRITERIA LULUS (GAGAL)

R F 0.0 <50



Jadual 1 : Hubungan antara gred, nilai dan markah mengikut Pearson dan BKT.

Sekiranya pelajar gagal dalam mana-mana penilaian kursus yang diduduki, pelajar

hanya dibenarkan mengulang semula penilaian tersebut sebanyak satu (1) kali

sahaja. Pelajar yang gagal kursus iaitu memperolehi gred F (atau R), perlu

mengambil semula kursus tersebut.

Bagi tujuan pengeluaran diploma, pelajar perlu lulus semua komponen latihan

dalam jangkamasa 3-5 tahun.

9 /47



CARTA ALIRAN PROSES PENDIDIKAN DAN LATIHAN TEKNIKAL DI KKTM

10 /47

Pendaftaran / MSR

Pembelajaran / Ko-Kurikulum / Latihan Industri

NPenilaian

Berterusan/ Peperiksaan Akhir

Persijilan Oleh Senat

PENILAIAN SEMULA

LULUS

GAGAL

TAMAT

MULA



3.5 Pelanggan Sistem Pengurusan Kualiti

a. Pelajar

b. Ibu bapa / Penjaga Pelajar

c. Pensyarah dan Warga kerja

d. Bahagian Kemahiran & Teknikal (BKT) dan Majlis Amanah Rakyat (MARA)

e. Pembekal-pembekal perolehan dan perkhidmatan.

f. Agensi Luar (Kerajaan dan Swasta)

SEKSYEN 4 – DASAR DAN PRINSIP ASAS SISTEM PENGURUSAN KUALITI

Seksyen 4 – Sistem Pengurusan Kualiti

4.1 Keperluan Am

KKTM Petaling Jaya menguruskan dan melaksanakan Sistem Pengurusan Kualiti

dengan sistematik untuk mencapai kejayaan yang memberi tumpuan kepada

peningkatan secara berterusan. Kecekapan dan keberkesanan prestasi organisasi

mengambilkira kehendak pihak-pihak yang berkepentingan. Sistem Pengurusan

Kualiti yang diwujudkan meliputi:

a. Proses-proses yang terlibat dalam memberi khidmat Pendidikan dan Latihan

Teknikal sepenuh masa.

b. Turutan dan hubungkait di antara proses-proses ini menerusi Carta Alir Proses

Kawalan Perkhidmatan.

c. Kriteria dan kaedah bagi menilai keberkesanan operasi serta kawalan ke atas

proses-proses tersebut bagi memastikan keberkesanannya.

11 /47



d. Sumber dan maklumat yang diperlukan untuk pelaksanaan dan pemantauan

proses-proses tersebut.

e. Proses pemantauan dan penilaian ke atas setiap khidmat pendidikan dan

latihan kemahiran yang dilaksanakan.

f. Pemantauan dan pelaksanaan proses-proses melalui Audit Kualiti Dalaman,

Kajian Semula Pengurusan, aduan dan maklumbalas daripada pelanggan

serta pemantauan oleh pegawai-pegawai yang dipertanggungjawabkan.

g. Melaksanakan tindakan-tindakan yang perlu bagi memastikan pencapaian

matlamat yang dirancang dan membuat penambahbaikan yang berterusan ke

atas proses-proses tersebut.

Sekiranya KKTM Petaling Jaya memilih untuk menggunakan khidmat luar bagi

melaksanakan sesuatu proses yang memberi kesan kepada perkhidmatan

mengikut kehendak piawaian yang ditentukan, kolej perlu mengawal selia proses-

proses tersebut. Tahap kawal selia terhadap khidmat luar harus ditakrifkan

merangkumi Sistem Pengurusan Kualiti yang ditentukan.

Prosedur yang diperlukan untuk Sistem Pengurusan Kualiti merangkumi aktiviti-

aktiviti pengurusan, pembekalan sumber, realisasi perkhidmatan, pengukuran,

penganalisaan dan penambahbaikan.

Proses khidmat luar adalah proses yang diperlukan oleh KKTM Petaling Jaya

dalam melaksanakan Sistem Pengurusan Kualiti di mana pihak luar telah dipilih

oleh KKTM untuk menjalankan tugas yang dipertanggungjawabkan.

Memastikan penguasaan dan pengawalan terhadap ”Khidmat Luar” tidak

menghilangkan tanggungjawab organisasi terhadap kehendak pelanggan,

perundangan dan peraturan yang ditentukan.

12 /47



Tahap kawal selia yang dilaksanakan terhadap prosedur khidmat luar boleh

dipengaruhi beberapa faktor seperti berikut:-

a. Kesan yang berkemungkinan oleh proses khidmat luar terhadap

kemampuan khidmat luar menghasilkan perkhidmatan yang menepati

syarat;

b. Tahap pengawalan proses dilaksanakan bersama

c. Keupayaan untuk mencapai kawal selia yang dikehendaki melalui

perlaksanaan.

13 /47



CARTA PROSES KAWALAN PERKHIDMATAN

14 /47



4.2 Keperluan Dokumentasi

4.2.1 Am

Sistem Pengurusan Kualiti KKTM Petaling Jaya diwujudkan untuk mencapai objektif

organisasi. Ia terdiri daripada proses-proses yang didokumenkan merangkumi;

a. Tanggungjawab dan kaedah menjalankan sesuatu tugas di dalam KKTM

Petaling Jaya

b. “Mekanisma Kawalan” untuk memastikan keluaran mematuhi keperluan.

c. Konsistensi kepada keluaran.

(Rekod-rekod yang didokumentasikan adalah mengikut Piawaian Antarabangsa)

d. Keperluan untuk mencapai objektif organisasi.

(Rekod-rekod yang ditentukan oleh organisasi dikawal selia secara berkesan)

e. Persediaan asas untuk penilaian dan penambahbaikan.

Pengurusan KKTM perlu menentukan kewujudan dokumen termasuk rekod-rekod

yang diperlukan bagi mewujud, melaksana dan menyenggara Sistem Pengurusan

Kualiti untuk memastikan kecekapan dan keberkesanan proses-proses organisasi.

Dokumen yang disediakan mestilah mengandungi data-data atau maklumat berikut;

a. Mengenalpasti sistem yang perlu dikawal bagi memastikan matlamat organisasi

dapat dicapai.

b. Menentukan proses utama, proses sokongan dan proses pengurusan yang

diperlukan bagi sistem tersebut.

c. Melaksanakan aktiviti-aktiviti bagi proses-proses di perkara (b).

d. Dokumenkan proses-proses di perkara (b) dalam bentuk dasar, prosedur atau

arahan kerja.

15 /47



Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti adalah berasaskan kepada tiga (3)

peringkat dokumen iaitu:

a. Manual Kualiti (MK)

b. Prosedur Kualiti (PK)

c. Dokumen Sokongan (DS)

Manual KualitiDokumen yang mengandungi dasar dan objektif organisasi, penerangan ringkas

berkaitan Sistem Pengurusan Kualiti termasuk bagaimana seksyen-seksyen dalam

Standard MS ISO 9001: 2008 dipatuhi.

Prosedur KualitiDokumen yang menggariskan tujuan dan turutan langkah dalam proses kerja bagi

melaksanakan sesuatu aktiviti dengan terperinci dari aspek apa, bagaimana, kenapa,

bila, di mana dan siapa yang melaksanakannya.

Dokumen SokonganDokumen yang menjadi bukti dan rekod dalam melaksanakan aktiviti-aktiviti Sistem

Pengurusan Kualiti.

16 /47



Struktur dokumen ini digambarkan di Rajah 1 berikut:

Menerangkan Dasar dan objektif kualiti Sistem Pengurusan Kualiti

Mengikut seksyen-seksyen dalam standard MS ISO 9001: 2008 dan dasar mengenainya

Menerangkan Proses-proses yang

dijalankan bagi melaksanakan Sistem Pengurusan Kualiti

Menerangkan Dokumen menyokong

pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti

17 /47

RAJAH 1 : HIRARKI DOKUMENTASI



4.2.2 Manual Kualiti

Manual Kualiti KKTM Petaling Jaya adalah dokumen menyeluruh berkaitan Sistem

Pengurusan Kualiti yang mengandungi perkara-perkara berikut ;

a Perincian dan justifikasi bagi keperluan Sistem Pengurusan Kualiti.

b Prosedur yang didokumenkan atau rujukan kepada prosedur ini.

c Penerangan mengenai hubungan dan kaitan antara proses-proses dalam Sistem

Pengurusan Kualiti.

Manual Kualiti turut mengandungi perkara-perkara berikut:

a Maklumat organisasi.

b Dasar dan objektif kualiti.

c Dasar tanggungjawab dan kuasa.

d Hubungan dan kaitan antara dokumen yang digunakan.

e Definisi perkataan-perkataan yang memberi pengertian yang unik kepada

organisasi.

Dokumen Berkaitan

PK-KKTMPJ/01 hingga PK-KKTMPJ/24

4.2.3 Kawalan Dokumen

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam Sistem Pengurusan Kualiti KKTM Petaling

Jaya terdiri daripada dokumen yang diwujudkan oleh KKTM Petaling Jaya serta

daripada pihak luar organisasi. Kawalan kedua-dua jenis dokumen ini meliputi

keperluan seksyen 4.2.3 (a) — (f). Kawalan dokumen diperlukan bagi memastikan

dokumen yang digunakan adalah dokumen yang betul dan diluluskan.

18 /47



Dokumen kualiti yang dikawal di dalam Sistem Pengurusan Kualiti ialah:

a. Manual Kualiti.

b. Prosedur Kualiti.

c. Dokumen Sokongan.

Dokumen-dokumen ini dikawal melalui cara berikut:

Dokumen Baru

a. Wakil Pengurusan bertanggungjawab memastikan dokumen-dokumen kualiti yang

dirujuk dalam Sistem Pengurusan Kualiti adalah yang terkini dan ditempatkan di

lokasi yang mudah dirujuk oleh mereka yang terlibat.

b. Manual Kualiti dan Prosedur Kualiti hendaklah diluluskan oleh Pengarah KKTM

Petaling Jaya.

c. Setiap keluaran Manual Kualiti diberikan identifikasi, dicatatkan nombor keluaran,

nombor pindaan dan tarikh. Manakala Prosedur Kualiti diberikan identifikasi serta

dicatatkan nombor keluaran dan tarikh.

d. Pemilik dokumen dan nombor salinan terkawal dikenalpasti melalui Senarai

Edaran.

e. Dokumen-dokumen kualiti hanya diedarkan kepada pemilik - pemilik dokumen

yang disenaraikan dalam Senarai Edaran dan dokumen-dokumen ini dicop

dengan SALINAN TERKAWAL.

f. Satu senarai induk disediakan mengandungi semua dokumen-dokumen kualiti

yang digunakan dalam Sistem Pengurusan Kualiti dan status terkini. Senarai ini

dikemaskini dari semasa ke semasa apabila berlaku perubahan ke atas status

dokumen-dokumen tersebut.

19 /47



Dokumen Pindaan

a.Setiap warga kerja boleh memberikan cadangan pindaan kepada dokumen

kualiti. Cadangan pindaan mesti dikemukakan kepada Wakil Pengurusan.

b.Sebarang pindaan ke atas Manual Kualiti dan Prosedur Kualiti hendaklah

mendapat kelulusan Pengarah KKTM Petaling Jaya.

c. Semua pindaan yang dibuat dicatatkan di dalam Rekod Pindaan.

d.Pindaan ke atas Manual Kualiti dibuat dengan menggantikan muka surat yang

terlibat dengan pindaan dan nombor pindaan ditambah dan tarikh kuatkuasa

yang baru diberikan. Bagi pindaan yang melebihi 50% keseluruhan dokumen

mesti diganti dan nombor keluaran ditambah dan tarikh kuatkuasa yang baru

diberikan.

e.Pindaan ke atas Prosedur Kualiti dibuat dengan menggantikan keseluruhan

dokumen dan nombor keluaran ditambah serta tarikh kuatkuasa baru

diberikan.

f. Senarai induk dokumen kualiti (Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Dokumen

Sokongan) perlu dikemaskini.

g.Dokumen-dokumen yang telah dipinda diedarkan kepada pemilik - pemilik

dokumen.

h.Pemilik dokumen bertanggungjawab memasukkan semua pindaan dan

mengeluarkan dokumen yang tidak terpakai serta memusnahkannya.

i. Satu salinan dokumen asal disimpan dan ditandakan “BATAL”.

20 /47



Dokumen Luaran

Dokumen yang diterima dari pihak luar di mana dokumen-dokumen ini tidak boleh

diubah mahupun dipinda oleh KKTM seperti dokumen kualiti.

Memastikan dokumen luar yang ditentukan oleh KKTM perlu dirancang mengikut

Sistem Pengurusan Kualiti serta diagihkan secara terkawal.

Dokumen Berkaitan

PK-KKTMPJ/16-Kawalan Dokumen & Data

Pengurus Dokumen

Pengurus Dokumen adalah seorang yang dilantik bertanggungjawab terhadap

Pengurusan Dokumen kualiti. Bagi tujuan mengawal dokumen Sistem Pengurusan

Kualiti, KKTM Petaling Jaya mewujud dan menyenggara prosedur Kawalan

Dokumen Dan Data.

Dokumen Berkaitan


4.2.4 Kawalan Rekod

Rekod adalah hasil daripada aktiviti-aktiviti yang telah dilaksanakan. Rekod

merupakan penyataan fakta pada sesuatu masa dan tidak boleh diubah. Semua

rekod dikawal selaras dengan Akta, Peraturan Dan Arahan keselamatan Kerajaan

yang berkaitan. MS ISO 9001:2008 memerlukan beberapa jenis rekod mandatori

disenggara dengan sempurna. Rekod-rekod tersebut berkaitan:

a. Kajian semula pengurusan (5.6.3).

21 /47



b. Pendidikan, pengalaman, latihan dan kelayakan anggota organisasi (6.2.2).

c. Bukti proses penyampaian perkhidmatan mematuhi keperluan (7.1).

d. Kajian Semula Kehendak Pelanggan (7.2.2).

e. Penilaian pembekal (7.4.1).

f.Penentukuran (7.6).

g. Hasil audit dalam (8.2.2).

h. Verifikasi produk/perkhidmatan (8.2.4).

i.Ketakakuran (8.3).

j.Tindakan pembetulan (8.5.2).

k. Tindakan pencegahan (8.5.3).

Kaedah pengurusan rekod yang dilaksanakan ialah:

a. Rekod-rekod kualiti dan tempoh penyimpanannya dikenalpasti dalam setiap

prosedur kualiti.

b. Rekod-rekod kualiti diuruskan mengikut PK/KKTMPJ/11 - Penerimaan Rekod

Kualiti.

c. Pelupusan rekod-rekod kualiti dibuat mengikut Surat Pekeliling Am Bil. 1/1997.

d. Perincian bagi mengawal, mengenalpasti, menyimpan, mendapatkan semula

dan melupuskan rekod didokumenkan dalam prosedur kualiti yang berkaitan.

Dokumen Berkaitan

PK-KKTMPJ/11-Penerimaan Rekod Kualiti


22 /47



SEKSYEN 5 – TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

5.1 Komitmen Pengurusan

Pihak Pengurusan KKTM Petaling Jaya komited dan aktif dalam membangunkan

dan melaksanakan Sistem Pengurusan Kualiti yang cekap dan berkesan bagi

meningkatkan kepuasan hati pelanggan. Pihak pengurusan perlulah

melaksanakan tindakan-tindakan berikut:-

a. Memastikan Visi, Dasar dan Objektif adalah selaras dengan tujuan

penubuhan KKTM Petaling Jaya.

b. Menyampaikan kepada semua warga kerja mengenai pentingnya KKTM

Petaling Jaya memenuhi kehendak pelanggan serta mematuhi keperluan

peraturan dan perundangan.

c. Menjalankan Kajian Semula Pengurusan dan Penambahbaikan.

d. Menyediakan struktur dan sumber yang diperlukan bagi menyokong

perlaksanaan perancangan strategi KKTM Petaling Jaya.

5.2 Tumpuan Kepada Pelanggan

Pihak Pengurusan KKTM Petaling Jaya bertanggungjawab memastikan kehendak

pelanggan KKTM dikenalpasti dan dipenuhi. Pihak Pengurusan KKTM Petaling

Jaya perlu menyediakan piagam pelanggan bagi menentukan tahap perkhidmatan

yang diberikan.

23 /47



Prestasi Sistem Pengurusan Kualiti KKTM Petaling Jaya diukur melalui penilaian

ke atas kepuasan hati pelanggan. Bagi memastikan kehendak dan keperluan

pelanggan yang dikenalpasti dapat dipenuhi secara berterusan, usaha-usaha

penambahbaikan kepada proses dan penyampaian perkhidmatan yang proaktif

perlu dijalankan.

Dokumen Berkaitan

PK-KKTMPJ/20-Pengendalian Aduan Pelanggan

5.3 Dasar Kualiti

Pihak Pengurusan KKTM Petaling Jaya menyediakan dasar kualiti seperti dalam

perkara 3.2 sebagai cara meningkatkan prestasi kolej menjadi lebih cekap,

berkesan, tepat dan menepati masa. Dasar kualiti tersebut diselaraskan dan

menyokong misi dan visi institusi serta memenuhi keperluan pelanggan. Di

samping itu, dasar kualiti turut mengandungi komitmen KKTM Petaling Jaya

meliputi:

a. Mematuhi keperluan-keperluan Sistem Pengurusan Kualiti.

b. Meningkatkan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti secara berterusan.

c. Memenuhi kehendak-kehendak dan harapan semua pihak berkepentingan.

d. Menunjukkan arah tuju usaha-usaha penambahbaikan yang hendak

dilaksanakan.

Pihak Pengurusan KKTM Petaling Jaya bertanggungjawab memastikan Dasar

Kualiti (termasuk objektif kualiti) disebar dan difahami oleh warga kerja serta dikaji

semula dari semasa ke semasa bagi memastikan kesesuaiannya melalui Kajian

Semula Pengurusan.

24 /47



5.4 Perancangan

5.4.1 Objektif Kualiti

Pihak Pengurusan KKTM Petaling Jaya menetapkan objektif kualiti seperti

diperkara 3.3 bagi mengukur pencapaian matlamat yang ditetapkan dalam dasar

kualiti di semua peringkat kolej. Objektif kualiti boleh diukur dalam bentuk

kuantitatif dan kualitatif yang merangkumi ciri-ciri kualiti perkhidmatan dan ciri-ciri

keupayaan.

Pihak Pengurusan KKTM Petaling Jaya mengumpul dan menganalisis data yang

berkaitan dengan objektif kualiti bagi menilai pencapaian dasar dan objektif kualiti

dan seterusnya dilaporkan dalam kajian semula pengurusan.

5.4.2 Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti

Pihak Pengurusan KKTM Petaling Jaya mengambilkira perkara-perkara berikut

dalam membuat perancangan Sistem Pengurusan Kualiti :-

a. Kemahiran dan pengetahuan yang diperlukan oleh KKTM Petaling Jaya.

b. Tanggungjawab dan kuasa bagi melaksanakan perancangan

penambahbaikan proses.

c. Sumber-sumber yang diperlukan seperti kewangan dan infrastruktur.

d. Petunjuk bagi menilai pencapaian usaha penambahbaikan KKTM Petaling

Jaya serta keperluan dan kaedah bagi mengusahakan penambahbaikan.

25 /47



e. Dokumen-dokumen yang perlu bagi melaksanakan Sistem Pengurusan

Kualiti serta rekod.

5.5 Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi

5.5.1 Tanggungjawab dan Kuasa

Pihak pengurusan KKTM Petaling Jaya bertanggungjawab menentukan tugas,

tanggungjawab dan kuasa semua warga kerja yang terlibat dalam mengurus dan

melaksana aktiviti-aktiviti yang mempunyai kesan ke atas Sistem Pengurusan

Kualiti melalui prosedur yang didokumenkan.

5.5.2 Wakil Pengurusan

Pengarah KKTM melantik Timbalan Pengarah (KPHP) KKTM sebagai Wakil

Pengurusan (WP) dalam melaksanakan tugas-tugas dan bertanggungjawab

secara langsung ke atas Sistem Pengurusan Kualiti yang diwujudkan. Wakil

Pengurusan mempunyai peranan dan tanggungjawab seperti berikut :-

a. Mengurus, memantau, menilai dan menyelaras pelaksanaan Sistem

Pengurusan Kualiti.

b. Meningkatkan keberkesanan dan kecekapan pelaksanaan serta

penambahbaikan Sistem Pengurusan Kualiti.

c. Melaporkan kepada pihak pengurusan atasan tentang keberkesanan dan

penambahbaikan yang diperlukan dalam Sistem Pengurusan Kualiti.

d. Menyediakan maklumat-maklumat berkaitan Sistem Pengurusan Kualiti bagi

pelanggan dan pihak-pihak berkepentingan.

26 /47



5.5.3 Komunikasi Dalam Organisasi

Pihak pengurusan KKTM Petaling Jaya memastikan proses komunikasi dalam

organisasi melalui mesyuarat, perhimpunan bulanan, sistem peti cadangan,

dialog, taklimat, papan kenyataan, pengiktirafan di atas pencapaian dan laman

web dilaksanakan di KKTM Petaling Jaya bagi memastikan keberkesanan Sistem

Pengurusan Kualiti.

5.6 Kajian Semula Pengurusan

5.6.1 Kajian Semula Pengurusan KKTM Petaling Jaya

Pihak pengurusan KKTM Petaling Jaya bertanggungjawab mengadakan

Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan sekurang-kurangnya dua (2) kali setahun

bagi menilai keberkesanan dan kesesuaian Sistem Pengurusan Kualiti. Keputusan

yang dibuat dalam mesyuarat diminitkan dan pihak pengurusan KKTM Petaling

Jaya bertanggungjawab untuk mengambil tindakan susulan ke atas keputusan

mesyuarat.

Keanggotaan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP) KKTM Petaling Jaya

ini adalah seperti berikut:-

Pengerusi - Pengarah KKTM PJ

Wakil Pengurusan - Timbalan Pengarah KPHP

Setiausaha - Pegawai Kaunseling dan Kerjaya

27 /47



Ahli - Ahli Jawatankuasa Mesyuarat

Pengurusan KKTM Petaling Jaya

Dokumen Berkaitan

PK-KKTMPJ/15-Pengendalian Kajian Semula Pengurusan

5.6.2 Input Kepada Kajian Semula

Input kepada kajian semula pengurusan merangkumi :-

a. Penemuan Audit.

b. Maklumbalas pelanggan.

c. Prestasi proses penyampaian perkhidmatan yang tidak memenuhi

keperluan yang ditetapkan.

d. Laporan status tindakan pembetulan dan pencegahan.

e. Tindakan susulan ke atas Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan yang

lepas.

f. Perubahan yang boleh memberi kesan kepada Sistem Kualiti Pengurusan.

g. Cadangan-cadangan penambahbaikan.

h. Penilaian prestasi pembekal

Dokumen Berkaitan


5.6.3 Output Kajian Semula Pengurusan

Pihak pengurusan KKTM Petaling Jaya bertanggungjawab membuat mesyuarat

kajian semula pengurusan secara tetap bagi memastikan Sistem Pengurusan

Kualiti masih sesuai, berkesan dan mencukupi. Keputusan Mesyuarat Kajian

28 /47



Semula Pengurusan KKTM Petaling Jaya dimaklumkan kepada warga kerja dan

direkodkan meliputi:-

a. Peningkatan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti dan proses-

prosesnya.

b. Peningkatan kualiti perkhidmatan kepada pelanggan.

c. Sumber-sumber yang disediakan.

Dokumen Berkaitan


SEKSYEN 6 – PENGURUSAN SUMBER

6.1 Bekalan Sumber

KKTM Petaling Jaya akan memastikan jumlah sumber mencukupi untuk

penyelenggaraan dan penambahbaikan secara berterusan dalam melaksanakan

Sistem Pengurusan Kualiti serta memenuhi keperluan pelanggan. Sumber-sumber

adalah meliputi sumber manusia, sumber kewangan, kemudahan-kemudahan

fizikal dan infrastruktur, peralatan, persekitaran kerja dan penyebaran maklumat.

KKTM Petaling Jaya akan mengkaji semula terhadap sumber-sumber ini secara

berkala dalam memastikan ianya mencukupi.

Dokumen Berkaitan

PK-KKTMPJ/01-Perancangan Tahunan

6.2 Sumber Manusia

6.2.1 Am

29 /47



KKTM Petaling Jaya akan memperuntukkan sejumlah sumber manusia yang

mempunyai kepakaran bersesuaian bagi memenuhi kecekapan dan keberkesanan

Sistem Pengurusan Kualiti. Kepakaran dan kemahiran sumber manusia akan

dipertingkatkan melalui program pendidikan, latihan, kemahiran dan penyebaran

pengalaman yang bersesuaian.

Dokumen Berkaitan

DS/KKTMPJ/101- Tatacara Perancangan Tahunan

6.2.2 Keupayaan, Kesedaran Dan Latihan

Keperluan sumber KKTM Petaling Jaya dirancang dan diperolehi melalui sistem

bajet yang disediakan berasaskan kepada perancangan strategik. Bajet yang

telah diluluskan akan diagihkan mengikut program-program yang telah dirancang.

KKTM Petaling Jaya akan memastikan warga kerja mempunyai kompetensi yang

sesuai dengan mengadakan perancangan Program Pembangunan warga kerja

melalui:-

a. Melaksanakan kajian semula kepakaran terhadap warga kerja berbanding

dengan tugas-tugas yang perlu dilaksanakan oleh mereka.

Menyediakan latihan bertujuan untuk mencapai tahap sebenar keperluan

kompentasi warga kerja.

b. Pemberian latihan semula kepada warga kerja.

Memastikan kompetensi sebenar di kalangan warga kerja dapat dicapai.

c. Perlantikan pihak luar secara kontrak ataupun penswastaan.

d. Penilaian keberkesanan latihan yang diberi kepada warga kerja melalui :-

i.Maklumbalas daripada warga kerja melalui Borang Penilaian Keberkesanan

Kursus/Latihan terhadap staf.

30 /47



ii. Maklumbalas daripada pengurusan atasan mengenai peningkatan tahap

kepakaran warga kerja.

e. Peningkatan kecekapan dan keberkesanan melalui sokongan dan penglibatan

warga kerja dengan melaksanakan perkara-perkara berikut: -

i.Melibatkan warga kerja dalam proses menentukan objektif kualiti KKTM

Petaling Jaya dan dalam proses membuat keputusan.

ii. Memastikan warga kerja sedar akan kepentingan tugas-tugasnya dan

bagaimana mereka menyumbang kepada pencapaian objektif-objektif

kualiti.

iii. Memberi pengiktirafan kepada warga kerja.

iv. Mengkaji semula keperluan-keperluan warga kerja secara berterusan.

v. Mewujudkan suasana kerja dalam organisasi yang akan menggalakkan

warga kerja menghasilkan inovasi.

vi. Menggalakkan budaya kerja secara berpasukan dalam organisasi.

vii. Mewujudkan saluran untuk menerima cadangan dan pendapat daripada

warga kerja.

f.Menyenggara rekod-rekod bersesuaian dengan pendidikan, latihan, kemahiran

dan pengalaman warga kerja.

Dokumen Berkaitan

PK-KKTMPJ/10-Pengurusan Latihan Staf

6.3 Infrastruktur

KKTM Petaling Jaya menyedia dan menyelenggara infrastruktur yang diperlukan

bagi mencapai kualiti perkhidmatan yang ditetapkan. Infrastruktur ini merangkumi

tempat, ruang kerja dan kemudahan-kemudahan yang berkaitan, peralatan,

perkakasan dan perisian untuk menjalankan kerja serta kemudahan sokongan

merangkumi pengangkutan, komunikasi atau sistem maklumat

31 /47



Dokumen Berkaitan

PK-KKTMPJ/19-Penyelenggaraan Peralatan

6.4 Persekitaran Kerja

KKTM Petaling Jaya mewujud, mengurus dan memastikan persekitaran kerja dari

aspek mesra dan ceria, motivasi dan pengiktirafan serta suasana kerja yang

kondusif yang menyokong kepada penghasilan perkhidmatan yang berkualiti.

Persekitaran kerja juga merujuk kepada faktor-faktor lain yang mempengaruhi

keadaan sekeliling seperti bunyi bising, suhu, pencahayaan atau cuaca..

SEKSYEN 7 – PROSES PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN

7.1 Perancangan Bagi Penyampaian Perkhidmatan Kepada Pelanggan

KKTM Petaling Jaya merancang dan menyediakan proses-proses yang diperlukan

bagi memastikan sesuatu perkhidmatan yang disampaikan itu mencapai

keperluan pelanggan.

Perancangan ini merangkumi:

a. Penetapan objektif kualiti dan keperluan-keperluan perkhidmatan;

b. Pembangunan proses-proses, dokumen-dokumen dan peruntukan sumber

bagi perkhidmatan adalah mencukupi;

32 /47



c. Penyenggaraan rekod-rekod yang diperlukan sebagai bukti pelaksanaan

Sistem Pengurusan Kualiti dan kepatuhan kepada piawaian yang

ditetapkan. Memerlukan pengesahan, kesahihan, pengukuran, penyeliaan

dan aktiviti-aktiviti pengujian untuk kriteria perkhidmatan yang diperlukan.

Dokumen Berkaitan

PK-KKTMPJ/01-PK-KKTMPJ/24

7.2 Proses-Proses Yang Berkaitan Dengan Pelanggan

7.2.1 Menentukan Keperluan-keperluan Perkhidmatan Yang HendakDisampaikan

KKTM Petaling Jaya mengenalpasti keperluan dan seterusnya berusaha

memenuhi kehendak pelanggan melalui:-

a. Keperluan yang mencakupi keperluan semasa dan selepas pemberian

dilaksanakan supaya ianya lengkap dan mencukupi;

b. Proses-proses, dokumen-dokumen dan sumber–sumber yang diwujudkan atau

diperolehi serta sumber yang diperlukan baik dari segi kewangan, sumber

manusia dan infrastruktur;

c. Keperluan yang tidak dinyatakan secara spesifik oleh pelanggan tetapi

merupakan keperluan yang diketahui oleh organisasi;

Mengikut undang-undang dan perlaturan yang diterima pakai oleh

perkhidmatan.

d. Keperluan undang-undang dan peraturan yang dikeluarkan dan

dikuatkuasakan oleh pihak kerajaan terhadap perkhidmatan yang akan

disampaikan;

Sebarang syarat tambahan perlu dipertimbangkan oleh pihak organisasi.

33 /47



e. Keperluan tambahan yang ditentukan samada dari pihak pelanggan atau

organisasi itu sendiri seperti aspek keselamatan, kos dan sebagainya.

f. Kehendak pelanggan terhadap perkhidmatan memberi Pendidikan dan Latihan

Teknikal sepenuh masa melalui sukatan pelajaran yang dipersetujui dan

diluluskan oleh Bahagian Kemahiran & Teknikal (BKT) & Edexcel International,

United Kingdom.

g. Menyediakan perkhidmatan kaunter pertanyaan dan ruang menunggu.

h. Keperluan undang-undang dan peraturan berdasarkan kepada Academic

Rules & Regulation HND in Electronic Engineering.

Nota :- Perkhidmatan selepas pemberian merujuk kepada tindakan di bawah jaminan

yang diperuntukkan mengikut terma dan syarat perjanjian.

7.2.2 Semakan Semula Keperluan-Keperluan Perkhidmatan

KKTM Petaling Jaya menyemak semula keperluan-keperluan perkhidmatan yang

dikenalpasti untuk mengetahui kekurangan dari segi ketepatan maklumat serta

membantu kolej untuk membuat keputusan samada menerima permintaan

pelanggan atau perlu diadakan rundingan seterusnya. Semakan terhadap keperluan

pelanggan ini termasuk dari segi:

a. Keperluan pelanggan yang dinyatakan oleh pelanggan dikenalpasti secara tepat

dan tiada percanggahan;

b. Sekiranya ada berlaku percanggahan, maka setelah dikenalpasti, tindakan

susulan untuk menyelesaikan percanggahan tersebut diambil dan

dikemaskinikan; dan

c. Keupayaan organisasi untuk memenuhi keperluan pelanggan seperti yang

dipersetujui oleh kedua-dua pihak.

34 /47



Semua rekod hasil daripada semakan semula dan tindakan-tindakan yang berkaitan

dengannya disenggara.

7.2.3 Komunikasi Dengan Pelanggan

KKTM Petaling Jaya mewujudkan saluran komunikasi dengan pelanggan.

Komunikasi dengan pihak pelanggan mestilah menepati aspek-aspek yang

dinyatakan dibawah :

a. Segala maklumat yang perlu diketahui oleh pelanggan tentang perkhidmatan

yang disediakan mestilah diadakan dengan tepat serta jelas;

b. Mewujudkan mekanisme untuk pelanggan berkomunikasi dengan pihak Kolej

bagi tujuan pertanyaan, pengendalian tempahan atau kontrak serta pindaan

yang mungkin berlaku dari semasa ke semasa.

c. Menerima dan merekodkan maklum balas yang diterima termasuk aduan

pelanggan.

Kaedah komunikasi dengan pelanggan dilakukan melalui:-

i. Peti cadangan;

ii. Risalah;

iii. Laman Web/Sesawang;

iv. Perhimpunan bulanan;

v. Peti Maklum Balas

vi. Borang Aduan Pelanggan.

35 /47



vii. Surat/Emel

viii. Media Elektronik

Dokumen Berkaitan

PK-KKTMPJ/20-Pengendalian Aduan Pelanggan

7.3 Rekabentuk, Perancangan Dan PembangunanAktiviti rekabentuk dan pembangunan tidak berkaitan dengan proses utama KKTM

Petaling Jaya.

Perkhidmatan memberi Pendidikan dan Latihan Teknikal sepenuh masa tidak

melibatkan aktiviti rekabentuk kerana diuruskan oleh Bahagian Kemahiran &

Teknikal (BKT) MARA.

Nota : -Semakan semula pengesahan dan kesahihan rekabentuk, perancangan dan

pembangunan mempunyai tujuan yang tertentu. Ini boleh dijalankan dan direkodkan

berasingan atau bergabung mengikut kesesuaian perkhidmatan dan organisasi.

7.4 Perolehan

7.4.1 Proses PerolehanKKTM Petaling Jaya memastikan setiap perolehan bekalan yang meliputi bahan

dan peralatan memenuhi serta menepati spesifikasi perolehan yang ditetapkan

tertakluk kepada:-

i. Pekeliling-Pekeliling Perbendaharaan;

ii. Tatacara Perolehan Bekalan & Perkhidmatan

36 /47



iii. Lain-lain peraturan perolehan;

KKTM Petaling Jaya menyenggara satu senarai pembekal yang diluluskan.

Pemantauan dan penilaian ke atas prestasi pembekal dibuat dari masa ke

semasa dan direkodkan.

Dokumen Berkaitan

DS-KKTMPJ/1801- Tatacara Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan.

7.4.2 Maklumat PerolehanKKTM Petaling Jaya menyediakan maklumat spesifikasi secara terperinci bagi

bekalan dan perkhidmatan dalam dokumen perolehan iaitu pembelian terus dan

sebutharga untuk rujukan pembekal.

Bagi perolehan yang melibatkan perkhidmatan kepakaran luar, KKTM Petaling

Jaya akan mengenalpasti kelayakan personel yang dibekalkan, sekiranya

berkaitan. Rekod perolehan akan disimpan dan diselenggara.

Dokumen Berkaitan


7.4.3 Verifikasi Ke atas Bahan Yang Diperolehi.

KKTM Petaling Jaya memastikan bahan atau perkhidmatan yang diperoleh

memenuhi keperluan perolehan yang ditetapkan. Pihak KKTM Petaling Jaya

melaksanakan verifikasi ke atas bahan atau perkhidmatan samada di peringkat

penerimaan bahan atau perkhidmatan, ataupun di premis pembekal sekalipun.

Bekalan dan perkhidmatan yang diterima daripada pembekal diperiksa bagi

37 /47



memastikan ianya memenuhi spesifikasi dan keperluan yang dinyatakan dalam

dokumen perolehan. Pengesahan ke atas proses verifikasi dilakukan oleh pihak

yang mempunyai kepakaran dan diberi kuasa oleh pengurusan KKTM Petaling

Jaya.

Dokumen Berkaitan


7.5 Proses Penyediaan Dan Penyampaian Perkhidmatan

7.5.1 Kawalan Ke atas Proses Penyediaan dan Penyampaian Perkhidmatan

KKTM Petaling Jaya memastikan kawalan terhadap pemberian perkhidmatan

melalui:

a. Pematuhan kepada undang-undang, peraturan, dasar, syarat dan kriteria yang

ditetapkan;

b. Pematuhan kepada dokumen-dokumen kualiti yang telah diluluskan serta

dokumen sokongan yang berkaitan.

c. Penggunaan peralatan yang sesuai bagi pelaksanaan Sistem Pengurusan

Kualiti dan memastikan ianya mencukupi serta disenggara mengikut jadual

yang ditetapkan.

d. Mewujudkan sistem pemantauan dan penilaian prestasi perkhidmatan.

e. Pelaksanaan sistem pemantauan dan penilaian.

f. Pelaksanaan sistem penyampaian perkhidmatan yang diluluskan dan aktiviti

selepas perkhidmatan disampaikan.

Dokumen Berkaitan


38 /47



7.5.2 Validasi Ke atas Proses Penyediaan dan Penyampaian Perkhidmatan Kepada Pelanggan.

KKTM Petaling Jaya mengenalpasti proses-proses dalam Sistem Pengurusan

Kualiti di mana hasil keputusannya boleh diukur sama ada telah memenuhi

kehendak pelanggan atau tidak setelah perkhidmatan tersebut disampaikan

kepada pelanggan seperti berikut:-

a. Mewujudkan kriteria bagi tujuan semakan dan kelulusan untuk proses

tersebut dilaksanakan;

b. Menyatakan kelulusan yang diperlukan untuk peralatan dan kelayakan

kakitangan yang melaksanakan proses ini;

c. Mewujudkan secara spesifik kaedah dan prosedur untuk proses ini;

d. Menyatakan rekod-rekod yang perlu diwujudkan khusus untuk proses ini;

e. Menetapkan aktiviti validasi semula terhadap proses.

Dokumen Berkaitan


7.5.3 Identifikasi dan Kemudahkesanan

Identifikasi diberi bagi tujuan mengenalpasti perkhidmatan atau produk yang diberi

kepada pelanggan. Identifikasi tersebut dibezakan dengan penggunaan nombor

kod, nombor kawalan, nama, label, nombor siri, kod warna atau kod bar.

Dokumen Berkaitan


7.5.4 Harta Hakmilik Pelanggan

39 /47



Sekiranya harta hak milik pelanggan didapati hilang, rosak atau tidak sesuai untuk

digunakan, KKTM akan melaporkan kepada pelanggan dan mengekalkan rekod-

rekod.

7.5.5 Pemuliharaan

KKTM Petaling Jaya memastikan proses penyediaan dan pemberian

perkhidmatan kepada pelanggan terpelihara. Pemuliharaan termasuklah

indentifikasi, pengendalian, penyimpanan dan penjagaan.

Dokumen Berkaitan


7.6. Kawalan Ke atas Peralatan Pengukuran dan Pemantauan

KKTM Petaling Jaya menentukan pemantauan dan penilaian dilaksanakan untuk

menilai perkhidmatan yang disampaikan kepada pelanggan memenuhi piawaian

yang ditetapkan.

Pemantauan dan penilaian yang dilaksanakan mestilah:

a. Ditentukan (kalibrasi) atau disahkan (diverifikasi) di dalam tempoh yang

ditetapkan berdasarkan piawaian peringkat antarabangsa mahupun

kebangsaan. Bilamana tiada piawaian wujud untuk sesuatu peralatan,

maka asas tentukur atau pengesahan perlu direkodkan;

b. Diperbetul atau diperbetulkan semula mengikut keperluan;

c. Dikenalpasti supaya status tentukur dapat diperolehi dan ditentukan;

40 /47



Mempunyai ciri-ciri yang dikenalpasti bagi menentukan proses tentu ukur;

d. Dipelihara dari pengubahsuaian yang akan menghilangkan ketepatan hasil

pemantauan dan penilaian; dan

e. Dijaga dari sebarang kerosakan dan kesusut nilaian semasa pengendalian,

penyenggaraan dan penyimpanan.

Dokumen Berkaitan

PK-KKTMPJ/11- Pengurusan Rekod Kualiti

SEKSYEN 8 – PENGUKURAN, PENGANALISAAN DAN PENAMBAHBAIKAN

8.1 Am

KKTM Petaling Jaya merancang dan melaksanakan pemantauan, pengukuran,

penganalisisan dan proses–proses penambahbaikan terhadap produk atau

perkhidmatan seperti mana yang diperlukan.

Antara proses-proses perkhidmatan kualiti yang dipantau ialah:-

a. Pengukuran dan penilaian ke atas produk atau perkhidmatan.

b. Keupayaan proses-proses.

c. Pencapaian objektif projek.

d. Kepuasan hati pelanggan dan pihak yang berkepentingan.

KKTM Petaling Jaya secara berterusan melaksanakan pemantauan atas tindakan-

tindakan penambahbaikan prestasi dan merekodkan pelaksanaannya untuk

tindakan penambahbaikan pada masa depan. Penganalisisan data daripada

aktiviti-aktiviti penambahbaikan hendaklah menjadi salah satu input kepada kajian

semula pengurusan demi memperbaiki lagi prestasi institusi.

41 /47



Dokumen Berkaitan

PK-KKTMPJ/14- Tindakan Pencegahan & Pembetulan

PK-KKTMPJ/15- Pengendalian Kajian Semula Pengurusan

PK-KKTMPJ/20- Pengendalian Aduan Pelanggan

8.2 Pemantauan dan Pengukuran

8.2.1 Kepuasan Hati Pelanggan

KKTM Petaling Jaya melaksanakan pemantauan maklumat berhubung dengan

persepsi pelanggan bagi menentukan samada pihak KKTM dapat memenuhi

kehendak pelanggan. Kaedah untuk mendapat dan menggunakan maklumat

diperolehi melalui:

a. Soalselidik;

b. Aduan pelanggan;

c. Laporan media;

d. Mesyuarat dengan agensi;

Maklumbalas pelanggan boleh diperolehi dengan mendapatkan input dari sumber

seperti kaji selidik kepuasan pelanggan, data pelanggan ke atas kualiti

perkhidmatan, analisa, pujian, jaminan dan laporan wakil pegawai.

Dokumen Berkaitan


8.2.2 Audit Dalaman

42 /47



KKTM Petaling Jaya menetapkan jadual audit dalaman bagi memastikan Sistem

Pengurusan Kualiti dipatuhi mengikut standard yang ditetapkan.

Penemuan audit dalaman didokumenkan dan dilaporkan kepada Wakil

Pengurusan di mana sekurang-kurangnya dua (2) kali setahun audit dalaman ini

dijalankan.

Dokumen Berkaitan

PK-KKTMPJ/12- Pengendalian Audit Kualiti Dalaman

8.2.3 Pemantauan dan Proses-proses Pengukuran

KKTM Petaling Jaya menggunakan kaedah–kaedah yang sesuai bagi memantau

dan mengukur proses–proses Sistem Pengurusan Kualiti. Tindakan pembetulan

dan pencegahan yang bersesuaian diambil bagi memastikan produk atau

perkhidmatan memenuhi keperluan yang ditetapkan. Tindakan pembetulan perlu

diambil sekiranya hasil yang dirancang tidak tercapai.

Nota: Organisasi perlu menitikberatkan jenis dan tahap pemantauan atau pengukuran

yang bersesuaian dengan prosedur berkaitan dengan kesan ke atas kepatuhan

kehendak perkhidmatan di atas keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti.

Dokumen Berkaitan





8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Produk dan Perkhidmatan.

43 /47



KKTM Petaling Jaya memantau dan mengukur produk dan perkhidmatan bagi

memenuhi standard yang ditetapkan. Ia dilaksanakan di beberapa peringkat

penghasilan produk dan perkhidmatan selaras dengan perancangan. Rekod–

rekod dan bukti pematuhan kepada kriteria yang diterima pakai akan

disenggarakan.

Penyaluran perkhidmatan kepada pelanggan dijalankan sehingga perancangan

yang diatur memuaskan hati dan diluluskan oleh pihak yang berkenaan

bersesuaian dengan kehendak pelanggan.

Dokumen Berkaitan

PK-KKTMPJ/12- Pengendalian Audit Kualiti Dalaman.

8.3 Kawalan Ke atas Perkhidmatan Yang Tidak Mematuhi Keperluan Yang Ditetapkan

KKTM Petaling Jaya memastikan produk atau perkhidmatan yang tidak memenuhi

keperluan yang ditetapkan dikenalpasti dan dikawal mengikut prosedur yang

didokumenkan. Sekiranya pemantau mendapati ketidakakuran berlaku ia perlu

direkodkan bersama-sama tindakan yang perlu diambil. Diantaranya ialah:-

a. Mengambil tindakan untuk menghapuskan ketidakpatuhan yang dikenalpasti

b. Memberi kebenaran penggunaan, pelepasan atau penerimaan secara konsesi

oleh pihak yang mempunyai kaitan dan diterima pakai oleh pelanggan

c. Mengambil tindakan untuk mengeluarkannya daripada digunakan untuk tujuan

asal.

Dokumen Berkaitan

PK-KKTMPJ/01- PK-KKTMPJ/24

44 /47



8.4 Analisis Data

KKTM Petaling Jaya mengumpul dan menganalisis data-data pemantauan dan

pengukuran untuk menunjukkan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti dan

penambahbaikan yang berterusan. Hasil penganalisisan data hendaklah memberi

maklumat mengenai:-

a. Kepuasan hati pelanggan

b. Aliran proses-proses dan produk termasuk peluang untuk tindakan

pencegahan; dan

c. Prestasi pembekal-pembekal.

Dokumen Berkaitan




PK-KKTMPJ/18- Pengendalian Bekalan dan Perkhidmatan

8.5Penambahbaikan

8.5.1 Penambahbaikan Yang Menyeluruh

KKTM Petaling Jaya akan membuat penambahbaikan yang menyeluruh secara

berkesan ke atas Sistem Pengurusan Kualiti melalui penggunaan dasar kualiti,

objektif kualiti, hasil pengauditan, penganalisis data, tindakan pembetulan dan

pencegahan serta kajian semula pengurusan.

Dokumen Berkaitan

45 /47




8.5.2 Tindakan Pembetulan

KKTM Petaling Jaya akan bertindak untuk menghapuskan punca-punca

ketidakpatuhan supaya ia tidak berulang. Tindakan pembetulan ini bersesuaian

dengan kesan ketidakpatuhan yang berlaku. Prosedur tindakan pembetulan yang

diwujudkan akan meliputi keperluan-keperluan berikut :

a. Mengenalpasti ketidakpatuhan termasuk aduan pelanggan;

b. Pemantauan punca-punca ketidakpatuhan;

c. Penilaian mengenai keperluan untuk mengambil tindakan bagi memastikan

ketidakpatuhan tidak akan berulang;

d. Penentuan dan pelaksanaan tindakan yang ditentukan;

e. Rekod-rekod hasil daripada tindakan yang dilaksanakan;

f. Mengkaji semula tindakan pembetulan yang telah dilaksanakan.

Dokumen Berkaitan


8.5.3 Tindakan Pencegahan

KKTM Petaling Jaya akan menentukan tindakan untuk menghapuskan punca-

punca ketidakpatuhan yang dijangkakan bagi menghalang berlaku. Prosedur

tindakan pencegahan hendaklah diwujudkan yang meliputi perkara-perkara

berikut:

a. Penentuan ketidakpatuhan dan punca-puncanya.

b. Penentuan dan pelaksanaan tindakan yang diperlukan.

c. Merekodkan hasil daripada tindakan yang dilaksanakan.

d. Mengkaji semula tindakan pencegahan yang telah dilaksanakan.

46 /47



Dokumen Berkaitan


47 /47

manual kualiti

Documents