manual kualiti 5.0

8/18/2019 Manual Kualiti 5.0

1/30

1 | P a g e

SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI

PEJABAT PENDIDIKAN WILAYAH BANGSAR & PUDU

143, JALAN HANG JEBAT

50150 KUALA LUMPUR

Hak Cipta Terpelihara © Pejabat Pendidikan Wilayah Bangsar & Pudu

| 02 Februari 2016 – Keluaran 04|Pindaan 00

MANUAL KUALITI SPSK 5.0

BAB 1 PENGENALAN

1.1 TUJUAN

Manual Kualiti ini merupakan sumber rujukan Sistem Pengurusan Kualiti PejabatPendidikan Wilayah Bangsar & Pudu serta Sekolah-sekolah di Wilayah Bangsar & Pudu. Iadiwujudkan sebagai tanda komitmen pihak pengurusan atasan untuk melaksanakan SPSKberteraskan kepada keperluan standard MS ISO 9001:2008. Ia disediakan bagi tujuanberikut:

1.1.1 Menjelaskan maklumat organisasi PPWBP/Sekolah di bawah kawalannya merangkumiperkara-perkara seperti: perkhidmatan yang diberi, pelanggan organisasi, visi, misi, dan

lokasi.

1.1.2 Memperincikan SPSK yang menjelaskan dasar kualiti, objektif kualiti, Skoppelaksanaan sistem kualiti dan justifikasi bagi keperluan yang tidak dimasukkan dalamSPSK, proses-proses yang terlibat dalam organisasi dan hubungkait antaranya, prosespengurusan sumber, proses perancangan pemberian perkhidmatan, sistem kawalandokumen dan rekod, serta proses penambahbaikan yang dilaksanakan secara berterusan.

1.1.3 Menjelaskan dasar dan prinsip bagi setiap aktiviti yang dilaksanakan dalam prosespengurusan sistem perkhidmatan pendidikan selaras dengan keperluan standard MS ISO9001:2008 di bawah pelaksanaan Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti.

1.2 SKOP SISTEM PENGURUSAN KUALITI UNTUK PENDAFTARAN PENSIJILANMS ISO 9001:2008

1.2.1 Skop Pengurusan Pembelajaran Dan Pengajaran (PdP)

1.2.2 SKop Sistem Pengurusan Kualiti adalah merangkumi fungsi-fungsi berikut:-

1 Pengurusan Panitia

2 Pengurusan Jadual Waktu

3 Pengurusan Pembelajaran & Pengajaran

4 Pengurusan Pencerapan

5 Pengurusan Peperiksaan

6 Pengurusan Semakan Hasil Kerja Murid

7 Pengurusan Mesyuarat

8 Pengurusan Bimbingan

9 Pengurusan Pusat Sumber

18 Pengurusan PBS


2/30

2 | P a g e




50150 KUALA LUMPUR



BAB 1 PENGENALAN


BAB 1 PENGENALAN

1.3. Kandungan Manual Kualiti

Manual Kualiti ini mengandungi 4 bahagian seperti berikut:-

Bahagian 1 : Pengenalan Kepada Manual Kualiti

Bahagian 2 : Maklumat Organisasi

Bahagian 3 : Strategi Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti Pejabat Pendidikan WilayahBangsar & Pudu dan Sekolah-sekolah di Wilayah Bangsar & Pudu.

Bahagian 4 : Dasar dan Prinsip Asas Pengurusan Sistem Kualiti

Seksyen 4: Sistem Pengurusan Kualiti

Seksyen 5: Tanggungjawab Pengurusan

Seksyen 6: Pengurusan Sumber

Seksyen 7: Realisasi Produk

Seksyen 8: Pengukuran, Penganalisisan dan Penambahbaikan

BAB 2 MAKLUMAT ORGANISASI

2.1 LATAR BELAKANG

PPWBP telah ditubuhkan di bawah Education Ordinance 1950. Ia mewakili JPN WP dan KPMuntuk menyelaraskan perkara yang berkaitan dengan pengurusan dan pentadbiran sekolah-sekolah menengah dan rendah di Wilayah Bangsar & Pudu. PPWBP mulai beroperasi pada 1Jun 2007. Ia diketuai oleh seorang Pegawai Pelajaran Daerah dan dibantu oleh empatorang Penolong Pegawai Pelajaran Daerah dan seorang pegawai Eksekutif (EO).

2.2 TUJUAN PENUBUHAN

Fungsi utama PPWBP adalah untuk merancang, mengurus dan menyelaraskan program

dan aktiviti pembangunan pendidikan di peringkat daerah dan sekolah selaras dengan

keperluan yang telah ditetapkan oleh Kementerian Pendidikan Malaysia.

Fungsi utama Pejabat Pendidikan Wilayah Bangsar & Pudu sebagai wakil kepada KementerianPendidikan Malaysia dan JPN Wilayah Persekutuan menyelaras semua perkara yang berkaitanpengurusan dan pentadbiran sekolah-sekolah di Wilayah Bangsar & Pudu

Fungsi utama sekolah adalah melaksanakan proses pembelajaran dan pengajaran bagimencapai objektif Kementerian Pendidikan Malaysia seperti yang telah ditetapkan dalamFalsafah Pendidikan Kebangsaan.


3/30

3 | P a g e




50150 KUALA LUMPUR




2.3 ALAMAT ORGANISASI

Pejabat Pendidikan Wilayah Bangsar & Pudu

143, Jalan Hang Jebat

50150 Kuala Lumpur

2.4 VISI

Pendidikan Berkualiti Insan Terdidik Negara Sejahtera

2.5 MISI

Melestarikan Sistem Pendidikan Yang Berkualiti Untuk Membangunkan PotensiIndividu Bagi Memenuhi Aspirasi Negara

2.6 DASAR KUALITI (Klausa 5.3)

PPWBP / Sekolah di Wilayah Bangsar & Pudu bertekad untuk memastikan sistem pengurusanperkhidmatan pendidikan dilaksanakan secara profesional, efisien dan berkualiti bagi memenuhikehendak dan kepuasan hati pelanggan. Proses ini melibatkan kerja sepasukan, kajian semula

pengurusan dan proses penambahbaikan yang dilaksanakan secara menyeluruh danberterusan.

2.6.1Keperluan Kenyataan Dasar Kualiti

Kenyataan Dasar Kualiti dibuat bagi memaklumkan kepada semua pegawai dan kakitangan

PPWBP / Sekolah di Wilayah Bangsar & Pudu untuk memastikan sistem kualiti yang menyeluruhdan berterusan dapat diterapkan di dalam tugas mereka. Kenyataan ini juga merupakan garispanduan pelaksanaan sistem pengurusan perkhidmatan pendidikan yang berkualiti bagimenjelaskan kepada semua pegawai dan kakitangan supaya dapat difahami dan dihayati sertamemberi komitmen sepenuhnya terhadap pelaksanaannya.

2.7 OBJEKTIF KUALITI (Klausa 5.4.1)

Objektif kualiti diwujudkan di setiap peringkat bagi memastikan dasar kualiti dapat dicapai.

2.7.1Objektif Kualiti Proses

Objektif kualiti proses dijelaskan di dalam prosedur kerja proses masing-masing. Ia merupakanobjektif yang telah ditentukan dan perlu dicapai oleh setiap sekolah di Wilayah Bangsar &Pudu bagi merealisasikan objektif organisasi.


4/30

4 | P a g e




50150 KUALA LUMPUR




2.8 CARTA ORGANISASI PASUKAN PETUGAS KUALITI Struktur Organisasi Pasukan Petugas Kualiti di ketuai oleh Wakil Pengurusan dandibantu oleh seorang Pengurus Kualiti dan beberapa orang ahli yang dilantik dari kalanganpegawai di PPWBP / Sekolah. Carta organisasi pasukan petugas kualiti yang menerangkanhubungan kerja antara mereka diperjelaskan seperti di Lampiran 1.

2.9 CARTA ORGANISASI PPWBP

Struktur Organisasi di PPWBP diketuai oleh Timbalan Pengarah Pendidikan. Beliau dibantu olehseorang Timbalan Pegawai Pendidikan Daerah (TPPD) , 3 orang PPPD Kanan, 15 orang PenolongPegawai Pendidikan Daerah, 8 orang Pegawai FasiLINUS, 5 orang Penyelia Kanan, 7 orang Penyeliaserta 26 orang Anggota Kakitangan Sokongan . Carta organisasi PPWBP seperti yang dilampirkan

menghuraikan hubungan kerja antara semua pegawai dan kakitangan di PPWBP dan sekolah sepertidalam Lampiran 4.

2.10 AKTIVITI UTAMA SEKOLAH KUALITI

Secara keseluruhan sistem pengurusan sekolah kualiti di Sekolah-sekolah Wilayah Bangsar & Pudumelibatkan proses-proses seperti Pengurusan Panitia, Pengurusan Jadual Waktu, PengurusanPembelajaran & Pengajaran, Pengurusan Pencerapan, Pengurusan Peperiksaan, PengurusanSemakan Hasil Kerja Murid, Pengurusan Mesyuarat dan Pengurusan Bimbingan & Kaunseling dnPengurusan Pusat Sumber.

2.11 PEMETAAN PROSES SISTEM PENGURUSAN KUALITI

Dalam melaksanakan sistem pengurusan kualiti di sekolah, interaksi antara pelanggan danorganisasi adalah penting. Dalam rajah 2, dijelaskan interaksi antara proses-proses utama danperanan setiap proses dalam merealisasikan perkhidmatan yang ditawarkan berdasarkan klausayang terkandung dalam MS ISO 9001:2008.

BAB 3 STRATEGI PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI

3.1 SKOP SISTEM PENGURUSAN KUALITI UNTUK PENDAFTARAN PENSIJILAN MS ISO

9001:2008

3.1.1 Skop Pengurusan Pembelajaran Dan Pengajaran

3.1.2 Skop Sistem Pengurusan Kualiti merangkumi fungsi-fungsi berikut:-

1 Pengurusan Panitia

2 Pengurusan Jadual Waktu

3 Pengurusan Pembelajaran & Pengajaran

4 Pengurusan Pencerapan

5 Pengurusan Peperiksaan

6 Pengurusan Semakan Hasil Kerja Murid

7 Pengurusan Mesyuarat

8 Pengurusan Bimbingan

9 Pengurusan Pusat Sumber

18 Pengurusan PBS


5/30

5 | P a g e




50150 KUALA LUMPUR




3.2 PENGECUALIAN APLIKASI

Beberapa keperluan di dalam standard MS ISO 9001:2008 tidak diguna pakai

kerana tiada berkaitan dengan Skop kerja kualiti. Keperluan klausa berikut adalah

dikecualikan:

3.2.1 Klausa : 7.3 - Reka Bentuk dan Pembangunan ProsesKlausa : 7.6 - Kawalan Ke Atas Peralatan Pengukuran dan Pemantauan

Justifikasi Pengecualian:

Sekolah-sekolah ini tidak terlibat dengan reka bentuk dan pembangunan prosesdalam

perkhidmatan.Semua pembangunan reka bentuk proses diwujudkan oleh pihak pengurusan atasan di Kementerian Pelajaran Malaysia. Sekolah-sekolah ini hanya

terlibat dengan urusan melaksanakan dasar yang telah ditetapkan dan menyediakan

kaedah-kaedah yang sesuai untuk meningkatkan kualiti pengurusan di peringkat negeri.

3.3 ISTILAH DAN DEFINISI

PPWBP Pejabat Pendidikan Wilayah Bangsar & Pudu

Sekolah Sekolah-sekolah di Wilayah Bangsar & Pudu

Klausa Seksyen atau fasal yang dinyatakan dalamStandard MS ISO 9001:2008

Proses Pelaksanaan sesuatu aktiviti yang menukarkaninput kepada output.

Prosedur Cara atau kaedah yang spesifik untukmelaksanakan sesuatu proses atau aktivitipenyampaian perkhidmatan.

Perkhidmatan Hasil daripada proses atau aktiviti yangdijalankan kepada pelanggan.

Kepatuhan Memenuhi keperluan yang ditetapkan.

Katidakakuran Tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan.

Sistem Pengurusan Sistem yang diwujudkan untuk membangunkan dasar

Kualiti kualiti dan objektif kualiti serta kaedahpencapaiannya. Ia adalah dasar yangmenerangkan bagaimana pengurusan berkualitidapat dilaksanakan dengan efisien dan efektif.


6/30

6 | P a g e




50150 KUALA LUMPUR




Tindakan Pembetulan Tindakan yang diambil untuk membetulkanpunca-punca katidakakuran yang telah dikenalpasti.

Tindakan Pencegahan Tindakan yang diambil untuk memastikan punca-punca katidakakuran yang telah dikenal pastitidak berulang lagi pada masa akan datang.

Ketua Agensi Timbalan Pengarah Pendidikan (PPWBP)

Wakil Pengurusan

Timbalan wakilPengurusan

Pengurus Kualiti

Ahli PasukanPetugas

Kualiti

Pihak PengurusanAtasan

MesyuaratJawatankuasaKurikulumSekolah

Mesyuarat Guru

Timbalan Pengarah Pendidikan melantik Timbalan Pegawai Pendidikan atau salahseorang Ahli Mesyuarat Pengurusan sebagaiWakil Pengurusan yang bertanggungjawabsecara langsung ke atas sistem pengurusan

kualiti yang diwujudkan di peringkat organisasi.

Timbalan Pegawai Pelajaran Daerah melantikmana- mana Penolong Pegawai PendidikanDaerah atau salah seorang Ahli MesyuaratPengurusan sebagai Timbalan WakilPengurusan yang bertanggungjawab.

Seorang pegawai yang dilantik olehTimbalan Pengarah Pendidikan (PPWBP) /Timbalan Pegawai Pelajaran Daerah(PPWBP) / Pengetua / Guru Besaruntuk membantu Wakil Pengurusan bagimenyelaraskan pelaksanaan SPSK di peringkatorganisasi.

Pegawai yang dilantik oleh Timbalan PengarahPendidikan (PPWBP) / Timbalan PegawaiPendidikan Wilayah (PPWBP) / Pengetua / GuruBesar bagi membantu Pengurus Kualiti untukmenyelaraskan pelaksanaan sistem pengurusankualiti di semua peringkat

Ia diketuai oleh Timbalan Pengarah Pendidikandibantu oleh Timbalan Pegawai Pendidikan (WP),semua Ketua Sektor dan semua ahli PengurusanTertinggi

Mesyuarat peringkat tertinggi yangdipengerusikan oleh Pengetua / Guru Besar.

Mesyuarat peringkat kedua tertinggi yangdipengerusikan oleh Pengetua / GuruBesar. Keahlian terdiri daripada Semua Guru.


7/30

7 | P a g e




50150 KUALA LUMPUR




Ia diketuai oleh Wakil Pengurusan atau TimbalanWakil pengurusan atau Pengurus Kualiti (semasaketiadaan Wakil Pengurusan) dan semua Ahli

Jawatankuasa yang dilantik bagi menyelaraskanpelaksanaan SPSK di peringkat organisasi.

3.4 SINGKATAN

Berikut adalah singkatan yang menjelaskan ayat-ayat yang digunakandalam Manual Kualiti ini:

Pasukan

Petugas Kualiti

KPMPPWBPSPSKMKPKDSPKPSPKP

TPPWP

TWP

TPPDPPPDPegPQWBPKJWBPPPKPGBPKPQS

KJS

Kementerian Pendidikan MalaysiaPejabat Pendidikan Wilayah Bangsar & PuduSistem Pengurusan Sekolah KualitiManual KualitiProsedur KualitiDokumen SokonganProsedur Kualiti Pengurusan SokonganProsedur Kualiti Proses

Timbalan Pengarah PendidikanWakil Pengurusan

Timbalan Wakil Pengurusan

Timbalan Pegawai Pendidikan DaerahPenolong Pegawai Pendidikan DaerahPegawaiPengurus Kualiti Wilayah Bangsar & PuduKetua Juruaudit Wilayah Bangsar & PuduPasukan Petugas KualitiPengetuaGuru BesarPKPQS

KJS


8/30

8 | P a g e




50150 KUALA LUMPUR



BAB 4 DASAR DAN PRINSIP ASAS SISTEM PENGURUSANKUALITI

SEKSYEN 4 : SISTEM PENGURUSAN KUALITI

4.1 KEPERLUAN AM

Sekolah mewujud, mendokumen, melaksana dan menyenggara SPSK danmeningkatkan keberkesanannya secara berterusan selaras dengankeperluan standard MS ISO 9001:2008. Sekolah mewujudkan danmemastikan:

4.1.1 Proses-proses yang diperlukan ada dalam SPSK dan dalamorganisasi.

4.1.2 Turutan dan hubungkait di antara proses-proses yang terlibat

ditentukan.

4.1.3 Kriteria dan kaedah disediakan bagi menilai keberkesanan operasidan kawalan ke atas proses-proses yang terlibat.

4.1.4 Sumber dan maklumat yang diperlukan disediakan untukpelaksanaan dan pemantauan proses-proses yang terlibat.

4.1.5 Pemantauan dan penilaian terhadap proses-proses yang terlibatdilaksanakan.

4.1.6 Tindakan-tindakan untuk mencapai matlamat yang dirancangdilaksanakan dan membuat penambahbaikan yang berterusan ke

atas proses-proses yang terlibat.

NOTA 1 : Proses yang perlu ada dalam sistem pengurusan kualiti meliputi proses-proses pengurusan,penyediaan sumber, penghasilan produk dan proses pengukuran, analisis dan penambahbaikan.

NOTA 2 : Proses khidmat luar yang dikenal pasti seperti yang diperlukan dalam sistem pengurusanorganisasi hendaklah hanya yang dipilih dari organisasi luar.

NOTA 3 : Memastikan kawalan ke atas proses-proses khidmat luar, tidak membebaskan tanggungjawabke atas keakuran kepada pelanggan, keperluan peraturan dan perundangan. Jenis dan hadkawalan proses khidmat luar yang digunapakai, boleh dipengaruhi oleh faktor seperti:

a) Proses khidmat luar yang berpotensi memberi kesan terhadap kebolehanorganisasi bagi menyediakan produk yang memenuhi keperluan.

b) Tahap kawalan ke atas proses yang dikongsi.c) Keupayaan mencapai keperluan pengawalan menerusi klausa terpakai 7.4.


9/30

9 | P a g e




50150 KUALA LUMPUR




4.2 KEPERLUAN DOKUMENTASI

4.2.1 Keperluan Am dan Jenis Dokumen Yang Disediakan

Sekolah menyediakan dokumen-dokumen yang digunakandalam sistem kualiti seperti berikut:

1. Manual Kualiti

2. Prosedur Kualiti

3. Dokumen Sokongan (DS)

Akta & perundangan. Peraturan.

Buku panduan. Surat-surat pekeliling.

Perintah am.

Arahan- arahan perbendaharaan. Borang-borang

NOTA 1 : Di mana terdapat perkataan “prosedur perlu didokumenkan” dalam standard ini, bermaksudprosedur telah diwujudkan, didokumenkan, dilaksanakan dan diselenggarakan secara berterusan.Satu dokumen boleh menyampaikan keperluan terhadap satu atau lebih prosedur. Keperluanprosedur yang didokumenkan boleh merangkumi lebih daripada satu dokumen.

NOTA 2 : Had dokumen sistem pengurusan kualiti boleh berbeza antara organisasi bergantung pada:

a) Saiz Organisasi dan jenis aktiviti.

b) Kerumitan dan hubung kait sesuatu proses

c) Kecekapan kakitangan

NOTA 3 : Dokumentasi boleh berada dalam sebarang bentuk atau jenis perantaraan.

a) Manual Kualiti.b) Prosedur Kualiti.

c) Dokumen Sokongan.

d) Rekod Kualiti.


10/30

10 | P a g e




50150 KUALA LUMPUR




Hierarki Dokumen ini digambarkan dalam Rajah 1 seperti berikut :

RAJAH 1 : HIERARKI DOKUMENTASI – SISTEM

PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2008

Rajah 1

4.2.2 Manual KualitiMK adalah dokumen yang menjelaskan secara menyeluruhmengenai SPSK. Ia mengandungi perkara - perkara sepertiberikut:1. Dasar dan objektif kualiti.

2. Skop SPSK termasuk perincian dan justifikasi bagi keperluanstandard yang tidak dimasukkan dalam SPSK.

3. Menjelaskan prosedur yang didokumenkan.

4. Penerangan mengenai hubungan dan kaitan antara proses-proses dalam SPSK.

4.2.3 Kawalan Dokumen

1. Sekolah telah menyediakan prosedur kawalan dokumen untukmemastikan dokumen yang diwujudkan berada dalamkeadaan terkawal.

Menerangkan : Menerangkan Dasar dan Objektif Kualiti

Sistem Pengurusan Kualiti mengikut Seksyen- seksyendalam standard MS ISO 9001:2008

Menerangkan : Proses-proses yang dijalankan bagi pelaksanaan

sistem pengurusan kualiti Bagaimana sesuatu tugas dijalankan secara terperinci

Menerangkan : Dokumen yang menyokong pelaksanaan

sistem pengurusan kualiti

Menerangkan : Rekod yang diwujudkan dan disenggara

sebagai bukti kepada pematuhanpelaksanaan sistem pengurusan kualiti

Dokumen

Kualiti

Prosedur

Kualiti

Dokumen

Sokongan

Rekod


11/30

11 | P a g e




50150 KUALA LUMPUR




2. MK, PK, dan DS akan dikawal dari segi edaran dan kegunaansupaya hanya dokumen yang telah disahkan dan terkinisahaja yang digunakan.

3. Kawalan dokumen ini diperjelaskan secara terperinci dalamProsedur Kawalan Dokumen.

4.2.4 Kawalan Rekod

Sekolah mewujud dan menyenggara rekod-rekod sebagai bukti

pematuhan kepada kehendak standard dan keberkesananoperasi SPSK. Proses bagi pengawalan, identifikasi, penyimpanan,perlindungan, cara mendapatkan semula dan melupuskanrekod. Rekod hendaklah mudah dibaca, dikenal pasti dan

diperoleh semula.

Tempoh simpanan bagi setiap rekod adalah seperti berikut:-

1. Rekod kewangan selama 7 tahun2. Rekod selain kewangan selama 3-5 tahun

SEKSYEN 5 : TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

5.1 KOMITMEN PENGURUSAN

5.1.1 Pihak Pengurusan Atasan sentiasa memberi komitmen untukmembangunkan sistem pengurusan kualiti dan seterusnyameningkatkan sistem tersebut secara berterusan. Pihak

Pengurusan Atasan telah mewujudkan tindakan berikut sebagaibukti komitmen dalam melaksanakan SPSK:-

1. Membuat pelancaran mengenai kepentingan pelaksanaan

SPSK mengikut keperluan standard MS ISO 9001:2008 diSekolah.

2. Sentiasa memaklumkan dan memberi perhatian mengenaikepentingan memenuhi keperluan pelanggan kepadaPenolong Kanan dan Guru-guru dalam MesyuaratJawatankuasa Kurikulum Sekolah dan Mesyuarat Guru.

3. Mewujudkan Dasar Kualiti dan Objektif Kualiti yang selaridengan memantau prestasi pencapaiannya dari semasa kesemasa

4. Menganjurkan program dan aktiviti perkembangan stafyang berkaitan dengan pengurusan kualiti dan kemahiranbekerja kepada anggota organisasi.

5. Menyediakan sumber-sumber yang diperlukan danberkaitan bagi menyokong pelaksanaan SPSK.

6. Mengadakan Kajian Semula Pengurusan untuk menilaiprestasi dan menyediakan pelan penambahbaikan terhadapSPSK


12/30

12 | P a g e




50150 KUALA LUMPUR




5.2 FOKUS KEPADA PELANGGAN

Pihak Pengurusan Atasan memastikan:-

5.2.1 Keperluan pelanggan dikenal pasti.

5.2.2 Semua keperluan pelanggan diterjemahkan dalam bentukproses perkhidmatan yang ditawarkan kepada pelanggan.

5.2.3 Tahap perkhidmatan yang diberikan sentiasa disemak dandipertingkatkan bagi memenuhi keperluan pelanggan.

5.3 DASAR KUALITI

5.3.1 Pihak Pengurusan Atasan telah mengubal Dasar Kualiti untuk

memenuhi perkara-perkara berikut:

1. Bersesuaian dengan Visi dan Misi Sekolah.

2. Menunjukkan komitmen untuk memenuhi keperluan-

keperluan dalam standard MS ISO 9001:2008.

3. Membuat kajian terhadap Dasar Kualiti bagi menentukankesesuaiannya dari semasa ke semasa.

4. Memastikan dasar kualiti disebar dan difahami oleh semuaanggota dalam organisasi.

5.4 PERANCANGAN

5.4.1 Objektif Kualiti

1. Pihak Pengurusan Atasan telah mewujudkan Objektif Kualitiyang boleh diukur di peringkat organisasi dan prosesmengikut keperluan selaras dengan visi, misi dan dasarkualiti yang telah diwujudkan.

2. Pihak Pengurusan Atasan menyediakan kaedah yang sesuaiuntuk mengumpul dan menganalisis data bagi menilaipencapaian Objektif Kualiti di setiap peringkat untukdilaporkan dalam Kajian Semula Pengurusan.

5.4.2 Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti

1. Pihak Pengurusan Atasan memastikan perancangan bagi

SPSK dilaksanakan untuk memastikan objektif setiap aktivitidapat dicapai dan berjalan dengan lancar.

2. Pihak Pengurusan Atasan memastikan segala perubahandalam SPSK sentiasa terpelihara walaupun beberapa pindaan

terpaksa dilakukan selaras dengan keperluan semasa.


13/30

13 | P a g e




50150 KUALA LUMPUR




5.5 TANGGUNGJAWAB, KUASA DAN KOMUNIKASI

5.5.1 Tanggungjawab Dan Kuasa

Pihak Pengurusan Atasan mengenal pasti tanggungjawab danbidang tugas setiap pegawai dan kakitangan dan memberitahukepada mereka yang terlibat. Pemberitahuan tanggungjawab danbidang tugas ini dilakukan melalui:

1. Carta organisasi yang menghuraikan hubungan PPWBP danSekolah.

2. Surat pelantikan dan senarai tugas masing-masing.

3. Surat penurunan kuasa yang diberikan kepada pegawai-

pegawai berkenaan.

4. Minit-minit Mesyuarat Jawatankuasa Kurikulum Sekolah /

Mesyuarat Guru.

5.5.2 Wakil Pengurusan

1. Pengetua / Guru Besar melantik Penolong Kanan Kurikulum

atau salah seorang dari Ahli Mesyuarat JawatankuasaKurikulum Sekolah sebagai Wakil Pengurusan yangbertanggungjawab kepada perkara berikut:

a. Memastikan proses-proses yang diperlukan dalam SPSKdiwujudkan, dilaksanakan dan disenggara.

b. Memaklumkan kepada pihak pengurusan atasan mengenaiprestasi SPSK dan sebarang keperluan penambahbaikan.

c. Memastikan kesedaran mengenai keperluan-keperluanpelanggan diwujudkan dalam kalangan anggota organisasi.

d. Berurusan dengan pihak luar bagi perkara-perkara yangmelibatkan SPSK.

2. Pengetua / Guru Besar juga melantik salah seorang Pegawaidi Sekolah sebagai Pengurus Kualiti untuk membantu WakilPengurusan dalam pelaksanaan SPSK di peringkat organisasi.

NOTA

Tanggungjawab wakil pengurusan termasuk hubungan dengan pihak luar tentang perkarayang berkaitan dengan sistem pengurusan kualiti.


14/30

14 | P a g e




50150 KUALA LUMPUR




5.5.3 Komunikasi Dalam Organisasi

1. Pihak Pengurusan Atasan memastikan maklumat tentang SPSKdan keberkesanannya disampaikan kepada anggota dalamorganisasi melalui kaedah-kaedah yang sesuai seperti berikut:

Mesyuarat Jawatankuasa Kurikulum Sekolah

Mesyuarat Guru

Mesyuarat Hal Ehwal Murid

Mesyuarat Kokurikulum

Mesyuarat Panitia

Perhimpunan Pagi

Papan Kenyataan

Poster Buletin

Kaedah-kaedah lain yang difikirkan sesuai

5.6 KAJIAN SEMULA PENGURUSAN

5.6.1 Am

1. Pihak Pengurusan Atasan akan mengadakan kajian semula

terhadap keberkesanan dan kesesuaian pelaksanaan SPSKsekurang-kurangnya sekali setahun.

2. Ia bertujuan untuk: a. Menyemak pencapaian objektif kualiti dan kesesuaian

dasar kualitib. Menyemak keberkesanan sistem pengurusan kualiti

c. Melihat peluang peningkatan dan penambahbaikan3. Ia dikendalikan oleh Timbalan Pengarah

Pendidikan/Pengetua/Guru Besar dan dihadiri oleh PihakPengurusan Atasan dan pegawai-pegawai/guru-guru lainyang berkenaan.

4. Rekod Kajian Semula Pengurusan diwujudkan bagimenunjukkan bukti semakan pengurusan dikendalikan,mereka yang terlibat, perkara yang dibincangkan,kesimpulan yang telah dicapai dan tindakan yang telahdiambil.

5.6.2 Input Kajian Semula

1. Pihak Pengurusan Atasan memastikan input Kajian Semula Pengurusan meliputi maklumat berikut:-

a. Laporan penemuan audit. b. Laporan analisis aduan dan maklum balas pelanggan.

c. Laporan prestasi penyampaian perkhidmatan yangtidak memenuhi keperluan yang ditetapkan.

d. Laporan status tindakan pencegahan dan pembetulan.

e. Laporan tindakan susulan daripada Kajian SemulaPengurusan yang lepas.

f. Perubahan-perubahan yang boleh memberi kesankepada SPSK.

g. Cadangan-cadangan untuk penambahbaikan.


15/30

15 | P a g e




50150 KUALA LUMPUR




5.6.3 Output Kajian Semula

1. Pihak Pengurusan Atasan akan memastikan hasil KajianSemula Pengurusan meliputi keputusan-keputusan dantindakan-tindakan yang berkaitan dengan perkara berikut:-

a. Peningkatan terhadap keberkesanan SPSK dan proses-proses yang berkaitan dengannya.

b. Peningkatan kualiti perkhidmatan kepada pelanggan.

c. Keperluan terhadap sumber-sumber yang dipenuhi.

SEKSYEN 6 : PENGURUSAN SUMBER

6.1 BEKALAN SUMBER

6.1.1 Sekolah memastikan sumber-sumber yang sesuai dandiperlukan untuk:

1 . melaksanakan dan memelihara SPSK agar ia dapatditingkatkan secara berterusan.

2. memenuhi keperluan pelanggan.

6.2 SUMBER MANUSIA

6.2.1 Am Sekolah perlu memastikan anggota dalam organisasimempunyai kemahiran yang sesuai dari segi pendidikan,latihan, kemahiran dan pengalaman dalam bidang tugasmasing-masing.

NOTA

Keakuran terhadap keperluan produk akan memberi kesan secara langsung atau tidak langsungoleh anggota yang melaksanakan tugas di dalam sistem pengurusan kualiti.

6.2.2 Kecekapan, Latihan Dan Kesedaran

1. Sekolah memastikan kaedah yang sesuai digunakan untukmenentukan keperluan dan kemahiran asas untukmenjalankan tugas yang diberi. Antara kaedah yang sesuaiadalah seperti berikut:a. Menggunakan borang soal selidik keperluan latihan

personel.b. Menggunakan borang cadangan Pengetua/Guru Besar.

2. Sekolah memastikan latihan atau tindakan-tindakan yang

sesuai dilaksanakan untuk memenuhi keperluan kepakaran.

3. Sekolah memastikan kaedah yang sesuai diambil untukmenilai keberkesanan tindakan-tindakan yang telah diambiluntuk memenuhi keperluan kepakaran.

4. Sekolah memastikan kaedah yang sesuai digunakan untukmemberi kesedaran akan kepentingan tugas-tugas anggotadalam organisasi dan bagaimana mereka bolehmenyumbang ke arah pencapaian objektif-objektif kualiti.


16/30


17/30

17 | P a g e




50150 KUALA LUMPUR




7.1.3 Di mana sesuai proses penyampaian perkhidmatan kepadapelanggan akan mengambil kira perkara berikut:-

1. Menepati objektif dan keperluan kualiti bagi perkhidmatantersebut.

2. Mewujudkan prosedur proses kerja, dokumen dan sumberlain yang boleh digunakan untuk memberi panduan bagimenghasilkan perkhidmatan yang berkualiti kepadapelanggan.

3. Mewujudkan aktiviti verifikasi, validasi, pemantauan dan

pemeriksaan serta kriteria bagi menentukan perkhidmatanmemenuhi keperluan yang ditetapkan.

4. Mewujudkan dan menyenggara rekod-rekod untuk membuktidan mengesahkan proses penghasilan perkhidmatan sertaperkhidmatan yang disampaikan memenuhi keperluan yangditetapkan.

Output kepada perancangan hendaklah sesuai dengan cara organisasi diurus dan dikendalikan.

NOTA 1

Dokumen yang menentukan proses-proses sistem pengurusan kualiti (termasuk proses-prosesrealisasi produk) dan sumber-sumber yang perlu disediakan khususnya kepada produk, projekatau kontrak, boleh dirujuk kepada pelan kualiti.

7.2 PROSES BERKAITAN DENGAN PELANGGAN

7.2.1 Menentukan Keperluan-Keperluan Perkhidmatan

1. Sekolah memastikan keperluan yang dikehendaki olehpelanggan termasuk keperluan semasa dan selepas pemberianperkhidmatan dapat dipenuhi. Keperluan tersebut adalah

seperti berikut:a. Keperluan terhadap perkhidmatan / proses.

i. Jenis perkhidmatan yang ditawarkanii. Syarat-syarat dan kelayakan permohonan

b. Keperluan yang telah ditetapkan oleh peraturan danundang-undang

i. Pekeliling Perkhidmatanii. Perintah Am

iii. Arahan perbendaharaan

iv. Akta Pendidikanv. Lain-lain peraturan dan perundangan yang dikeluarkan

oleh Kerajaan Malaysia dari semasa ke semasa

c. Keperluan lain yang ditetapkan oleh PPWBP dari semasa

ke semasa.


18/30

18 | P a g e




50150 KUALA LUMPUR




2. Sekolah memastikan anggota dalam organisasi memahamidengan jelas keperluan pelanggan supaya mereka dapatmenjalankan tugas dan tanggungjawab dengan cekap, cepatdan berkesan.

NOTA

Aktiviti selepas penghantaran meliputi contohnya tindakan di bawah peruntukan waranti,tertakluk pada perjanjian seperti perkhidmatan penyelenggaraan dan perkhidmatan tambahanseperti kitar semula atau pelupusan.

7.2.2 Semakan Semula Keperluan Perkhidmatan1. Sekolah membuat semakan semula keperluan perkhidmatan

sebelum dilaksanakan kepada pelanggan denganmengambil kira perkara berikut:-

a. Keperluan perkhidmatan kepada pelanggan telahdinyatakan dengan jelas.

b. Dokumen-dokumen yang diperlukan untuk memprosespermohonan disertakan bersama.

c. Sekolah mampu menyediakan keperluan yang dinyatakanmengikut peraturan dan perundangan yang telahditetapkan.

2. Jika keperluan pelanggan dibuat secara lisan, keperluan tersebut

perlu disahkan sebelum dilaksanakan.

3. Jika berlaku perubahan dalam keperluan perkhidmatan,sekolah akan memastikan dokumen yang berkaitan dipindadan dimaklumkan kepada personel yang berkenaan.

NOTA

Dalam keadaan tertentu, seperti pemberian perkhidmatan melalui internet, semakan ke atassetiap perkhidmatan yang hendak disampaikan tidak praktikal. Dengan itu semakan bolehdibuat ke atas maklumat perkhidmatan yang ada katalog atau dalam bahan-bahan iklan yang

disediakan.

7.2.3 Komunikasi Dengan Pelanggan

1. Sekolah memastikan kaedah yang sesuai disediakan untukmenyampaikan maklumat perkhidmatan kepada pelanggandari semasa ke semasa.

2. Sekolah memastikan saluran komunikasi yang sesuai

disediakan kepada pelanggan bagi tujuan pertanyaanterhadap perkhidmatan yang diberikan.


19/30

19 | P a g e




50150 KUALA LUMPUR




3. Sekolah memastikan pelanggan diberi hak untuk membuatmaklum balas dan aduan tentang perkhidmatan yangdiberi secara lisan atau bertulis.

4. Proses pengendalian aduan dan maklum balas pelanggandiperjelaskan dalam Prosedur Pengurusan AduanPelanggan.

7.3 REKA BENTUK DAN PEMBANGUNAN PROSES(PROSEDUR INI DIKECUALIKAN)

7.4 PEROLEHAN 7.4.1 Proses Perolehan

1. Memastikan bahan atau perkhidmatan yang diperolehmemenuhi keperluan dan spesifikasi yang ditetapkan.

2. Memastikan pemilihan pembekal dibuat berdasarkankeupayaan mereka untuk membekalkan barangan atauperkhidmatan (yang mana sesuai):

a. mengikut keperluan / spesifikasi yang ditetapkanoleh organisasi

b. bersetuju mengikut terma dan perjanjian yangtelah ditetapkan.

c. menyediakan perkhidmatan tambahan yang bolehmeningkatkan kualiti penyampaian perkhidmatanseperti jaminan perkhidmatan selepas jualan,

kemudahan atau perkhidmatan serta faedah-faedah lain yang menguntungkan organisasi.

d. analisis status pencapaian pembekalan yang telahdibuat sebelumnya.

3. Memastikan penilaian pembekal dibuat berdasarkan

kepada kriteria berikut:

a. Telah membekalkan barangan atau perkhidmatanyang memenuhi keperluan / spesifikasi yang telah

ditetapkan.

b. Menepati masa penghantaran.

c. Menepati kuantiti yang ditetapkan.

d. Menepati kualiti

4. Sekolah mewujudkan dan menyenggara rekod penilaian

pembekal berdasarkan kriteria yang ditetapkan dari

semasa ke semasa.

5. Proses perolehan diperjelaskan dalam ProsedurPengurusan Perolehan.


20/30

20 | P a g e




50150 KUALA LUMPUR




7.4.2 Maklumat Perolehan

1. Sekolah memastikan maklumat mengenai bahan atauperkhidmatan yang diperoleh hendaklah dinyatakandengan jelas termasuk perkara berikut di mana sesuai:-

a. Semua barangan atau perkhidmatan yang hendakdiperoleh perlu mendapat kelulusan daripadaPengetua/Guru Besar.

b. Semua barangan atau perkhidmatan yang hendakdiperoleh hendaklah menyatakan:

i. Nama atau jenis barangan atau perkhidmatanii. Kuantiti

iii. Kos iv. Tempoh

7.4.3 Verifikasi/Pemeriksaan Pembelian

1. Sekolah memastikan semua jenis barangan atauperkhidmatan yang diterima daripada pembekal diperiksauntuk menentukan ianya menepati dan mengikut jenis,spesifikasi, kuantiti dan masa yang telah ditentukan.

7.5 PENGELUARAN DAN PENYEDIAAN PERKHIDMATAN

7.5.1 Kawalan Ke Atas Pengeluaran dan Penyediaan Perkhidmatan

Sekolah memastikan proses pemberian perkhidmatan kepada

pelanggan dirancang dan dilaksanakan secara terkawal dan dimana berkaitan, perkara-perkara berikut diberi perhatian:-

1. Prosedur-prosedur dan lain-lain dokumen yang berkaitandengan proses utama diwujudkan untuk memastikan prosesdilaksanakan secara terkawal.

2. Menggunakan senarai semak atau instrumen yangbersesuaian bagi tujuan pemantauan, di mana perlu.

3. Memastikan semua peralatan yang digunakan untuk tujuanproses penyampaian perkhidmatan sentiasa disediakan dandiperiksa agar ia berfungsi.

4. Memastikan pelanggan diberi peluang untuk mendapatkan

maklumat lain yang berkaitan setelah proses penyampaianperkhidmatan diberikan.

7.5.2 Validasi Proses Pengeluaran dan Penyampaian Perkhidmatan

Organisasi hendaklah mengesahkan mana-mana proses untukpengeluaran dan penyediaan perkhidmatan di manamengakibatkan pengeluaran tidak boleh disahkan oleh pemantauanatau pengukuran. Termasuk dan, sebagai akibat, kekuranganmenjadi jelas hanya selepas produk digunakan atau khidmat telah

dihantar.


21/30

21 | P a g e




50150 KUALA LUMPUR




Validasi akan mewujudkan penyusunan untuk proses-proses initermasuk, di mana perlu

a) Menentukan kriteria untuk semakan dan kelulusan proses-proses.

b) Kelulusan peralatan dan kakitangan yang berkelayakan.

c) Menggunakan kaedah dan prosedur-prosedur khusus.

d) Keperluan rekod-rekod (lihat 4.2.4); dan

e) Membuat validasi semula.

7.5.3 Identifikasi Dan Kemudahkesanan

Sekolah hendaklah memberi identifikasi kepada proses danperkhidmatan yang disampaikan kepada pelanggan. Antara laindi mana sesuai:

1. Nombor fail peribadi.

2. Nombor rujukan jabatan.

3. Nombor kad pengenalan.

NOTA

Dalam sesebuah sektor industri, pengurusan tatarajah merupakan satu cara yang manapengenalpastian dan kemudahkesanan dikekalkan.

7.5.4 Harta Hakmilik Pelanggan

Sekolah bertanggungjawab menguruskan harta milik pelangganseperti bahan kajian pendidikan, kajian tindakan, laporandokumentasi, urusan PIBG , laporan tahunan, dalam bentukbercetak atau elektronik.

NOTA

Hak milik pelanggan boleh termasuk hak milik intelek dan data peribadi.

7.5.5 Pemeliharaan Produk

Memastikan semua bahan dan peralatan yang diterima daripadaKPM disenggara dengan sempurna sebelum ia disampaikan ataudigunakan oleh pelanggan. Kaedah berikut perlu diberi perhatian

1. Bahan Sulit

a. Bahan-bahan kategori SULIT adalah seperti KertasSoalan Peperiksaan Awam


22/30

22 | P a g e




50150 KUALA LUMPUR




b. Bahan ini perlu disenggara oleh Pegawai ataukakitangan yang diberi kuasa untuk menerima,menyimpan dan mengeluarkan mengikut peraturanpengurusan bahan sulit yang dikeluarkan olehKerajaan Malaysia.

c. Semua bahan yang diterima hendaklah disemak,

disahkan penerimaan dan direkodkan.

d. Bahan tersebut hendaklah disimpan terus di Bilik Kebalatau Rak Besi Berkunci.

e. Bahan yang hendak dikeluarkan perlu disemak,disahkan dan direkodkan pegawai yang diberi kuasa.

f. Pegawai yang diberi tanggungjawab menerima bahantersebut hendaklah membuat pengesahan penerimaan.Akuan penerimaan hendaklah direkod dan disenggara.

2. Bahan Lain

a. Ia termasuk Buku Teks, Sukatan Pelajaran, HuraianSukatan Pelajaran, Buku Panduan dan lain-lain bahanbercetak yang bukan kategori SULIT.

b. Bahan ini perlu disenggara oleh pegawai atau

kakitangan yang diberi kuasa.

c. Semua bahan yang diterima hendaklah disemak,disahkan penerimaan dan direkodkan.

d. Semua bahan tersebut hendaklah disimpan di dalamstor atau tempat simpanan yang difikirkan sesuai danselamat.

e. Bahan yang hendak diedarkan perlu disemak,disahkan dan direkodkan. Pegawai yang menerimabahan perlu membuat akuan penerimaan. Rekod

penerimaan bahan hendaklah disenggara.

7.6 KAWALAN KE ATAS PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN PERALATAN(PROSEDUR INI DIKECUALIKAN)

SEKSYEN 8 : PENGUKURAN, PENGANALISISAN DAN PENAMBAHBAIKAN

8.1 AM

Sekolah memastikan proses pemantauan, pengukuran, penganalisisan dan

penambahbaikan dirancang dan dilaksanakan untuk:

1. Menunjukkan proses pemberian perkhidmatan menepati keperluanyang ditetapkan

2. Memastikan proses pemberian perkhidmatan mematuhi SPSK.


23/30

23 | P a g e




50150 KUALA LUMPUR




3. Membuat penambahbaikan yang berterusan secara berkesan ke atasSPSK. Ini termasuklah pengenalpastian kaedah-kaedah, meliputiteknik-teknik statistik dan tahap penggunaannya.

8.2 PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN

8.2.1 Kepuasan Pelanggan

Kepuasan hati pelanggan merupakan satu alat pengukur prestasisistem pengurusan kualiti. Organisasi hendaklah memantaumaklumat yang berkaitan dengan persepsi pelanggan bagimenentukan sama ada organisasi telah dapat memenuhi kehendakpelanggannya. Kaedah bagi mendapat dan menggunakan

maklumat ini hendaklah ditentukan.

NOTA

Memantau persepsi pelanggan termasuk mendapat input daripada punca-punca seperti kajiankepuasan pelanggan, data pelanggan daripada produk yang telah dihantar, kajian pendapatpengguna, analisis perniagaan rugi, pujian-pujian, tuntutan-tuntutan waranti, laporan peniaga.

8.2.2 Audit Dalaman

1. Sekolah memastikan audit dalaman dijalankan bagimemastikan sama ada SPSK:-a. Mematuhi apa yang telah dirancangkan mengikut

keperluan-keperluan standard MS ISO 9001:2008 dan

keperluan-keperluan SPSK yang telah diwujudkan.

b. Telah dilaksanakan dan disenggarakan secara cekapdan berkesan.

2. Proses pengendalian audit dalaman diperjelaskan dalamPengurusan Audit Dalaman.

3. Sekolah mewujud dan menyenggara rekod Audit Dalamandari semasa ke semasa.

Pihak pengurusan yang bertanggungjawab dan keperluan-keperluan untuk perancangan dan pengendalian audit, melaporkanhasil audit dan penyimpanan rekod-rekod (lihat 4.2.4).

Pihak pengurusan yang bertanggungjawab ke atas bidang yangdiaudit hendaklah memastikan sebarang pembetulan dan tindakanpembetulan diambil dengan segera bagi mengelakkan punca danketidakakurannya ditemui. Tindakan susulan hendaklah meliputiverifikasi ke atas tindakan yang telah diambil dan laporanmengenai keputusan verifikasi (lihat 8.5.2)


24/30

24 | P a g e




50150 KUALA LUMPUR




8.2.3 Pemantauan Dan Pengukuran Proses

1. Sekolah memastikan pemantauan dan pengukuran ke ataskeberkesanan proses-proses SPSK dilaksanakan untukmemenuhi keperluan yang telah ditetapkan.

2. Kaedah yang digunakan bagi memantau dan mengukur adalahseperti berikut:

a. Mesyuarat Jawatankuasa Kurikulum Sekolah.

b. Mesyuarat Guru

c. Mesyuarat Hal Ehwal Murid

d. Mesyuarat Kokurikulum

e. Mesyuarat Panitia

8.2.4 Pemantauan Dan Pengukuran Perkhidmatan

Sekolah menggunakan kaedah yang sesuai untuk membuatpemantauan dan pengukuran ke atas ciri-ciri perkhidmatan bagimemastikan ia memenuhi keperluan yang telah ditetapkan.Proses pengukuran dan pemantauan dilakukan di mana sesuaimelalui:-

1. Semua peringkat pemeriksaan dalam SPSK iaitu di peringkatpenerimaan, pemerosesan dan akhir.

2. Bahan atau perkhidmatan yang diterima daripada pelangganatau lain-lain pihak disemak dan disahkan memenuhikriteria yang ditetapkan sebelum diproses;

3. Rekod yang menunjukkan pemeriksaan telah dijalankandisenggara dan rekod ini akan disahkan oleh pegawai yangdiberi kuasa.

4. Pengeluaran produk dan perkhidmatan penghantarankepada pelanggan tidak boleh diteruskan sehinggapenyusunan perancangan diselesaikan dengan memuaskan(lihat 7.1) melainkan ianya diluluskan oleh pihak berkuasa

yang berkaitan dan dimana bersesuaian ia boleh diuruskanoleh pelanggan.

8.3 KAWALAN KE ATAS KETIDAKAKURAN PERKHIDMATAN

8.3.1 Sekolah memastikan perkhidmatan yang tidak memenuhikeperluan yang ditetapkan dikenal pasti dan dikawal untukmencegah ianya daripada digunakan dengan tidak sengaja ataudihantar keluar.


25/30

25 | P a g e




50150 KUALA LUMPUR




8.3.2 Kawalan dan tanggungjawab pegawai yang berkaitan terhadapperkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan diperjelaskansecara di dalam prosedur yang didokumenkan.

8.3.3 Organisasi hendaklah menguruskan ketidakakuran produk melalui

satu atau lebih cara yang mana bersesuaian seperti berikut :-

a) Mengambil tindakan untuk menghapuskan

katidakakuran yang dikesan;

b) Memberi kuasa bagi penggunaannya, keluaran ataupenerimaan di bawah pengawasan pihak berkuasaberkaitan dan di mana sesuai oleh pelanggan,

c) Mengambil tindakan untuk mengecualikannya daripadapenggunaan atau aplikasi asalnya.

d) Dengan mengambil tindakan yang sesuai ke atas kesan,atau kesan-kesan berpotensi bila ketidakakuran produkdikenal pasti selepas penghantaran atau penggunaanya.

8.3.4 Sekiranya ketidakakuran produk telah diambil tindakanpembetulan, ia perlulah disahkan semula telah memenuhi

keperluan yang telah ditetapkan bagi menunjukkan keakuranterhadap keperluan.

8.3.5 Rekod yang berkaitan dengan keadaan katidakakuran atauketakakuran dan sebarang tindakan yang diambil diwujudkandan disenggara dari semasa ke semasa.

8.4 ANALISIS DATA

8.4.1 Sekolah menentukan, mengumpul dan menganalisis data-datayang bersesuaian untuk menunjukkan kesesuaian dankeberkesanan SPSK dan untuk menilai di mana penambahbaikanyang berterusan ke atas SPSK boleh dibuat. Hasil penganalisisandata akan digunakan untuk memberi maklumat mengenai:

a. Kepuasan hati pelanggan.

b. Memenuhi keperluan perkhidmatan yang ditetapkan.

c. Ciri-ciri dan arah aliran proses-proses perkhidmatantermasuk peluang untuk tindakan pencegahan.

d. Prestasi pembekal.

8.5 PENAMBAHBAIKAN

8.5.1 Penambahbaikan Berterusan

1. Sekolah memastikan proses penambahbaikan yangmenyeluruh ke atas SPSK melalui penggunaan dasar kualiti,objektif kualiti, hasil audit, penganalisisan data, tindakanpembetulan dan pencegahan dan kajian semula pengurusandibuat secara berkesan.


26/30

26 | P a g e




50150 KUALA LUMPUR




8.5.2 Tindakan Pembetulan

1. Sekolah memastikan tindakan pembetulan yang bersesuaiandengan kesan katidakakuran diambil untuk menghapuskanpunca katidakakuran supaya ianya tidak berlaku padamasa akan datang.

2. Prosedur tindakan pembetulan hendaklah diwujudkan bagimenerangkan keperluan-keperluan untuk :-

a) Pengenalpastian ketidakakuran (termasuk aduan-aduanpelanggan)

b) Mengalpasti punca-punca ketidakakuran.

c) Penilaian mengenai keperluan untuk mengambil tindakanbagi memastikan ketidakakuran tidak akan berulang

d) Penentuan dan pelaksanaan tindakan yang diperlukan

e) Rekod-rekod hasil daripada tindakan yang dilaksanakan(lihat 4.2.4); dan

f) Mengkaji semula keberkesanan tindakan pembetulan yangtelah dilaksanakan.

8.5.3 Tindakan Pencegahan

1. Sekolah memastikan tindakan pencegahan bagimenghapuskan punca-punca katidakakuran yang dijangkadiambil bagi menghalang ianya daripada berlaku.

2. Prosedur tindakan pencegahan hendaklah diwujudkan bagimentakrif keperluan-keperluan untuk :-

a) Penentuan prestasi ketidakakuran dan punca-puncanya;

b) Penilaian mengenai keperluan untuk tindakan bagi

memastikan ketidakakuran tidak akan berulang;

c) Penentuan dan pelaksanaan tindakan yang diperlukan;

d) Rekod-rekod hasil daripada tindakan-tindakan yang

dilaksanakan (lihat 4.2.4),

e) Mengkaji semula keberkesanan tindakan pencegahan

yang telah dilaksanakan.


27/30

27 | P a g e




50150 KUALA LUMPUR



LAMPIRAN 1 : CARTA ORGANISASI PASUKAN PETUGAS KUALITI PPWBP

Timbalan Pengarah Pendidikan

Penasihat

Wakil Pengurusan

Pengerusi

Timb. Wakil Pengurusan Timbalan Pengerusi

Pengurus Kualiti

Naib Pengerusi

Setiausaha

Kawalan Dokumen

KawalanRekod

AuditDalaman

Pengurusan Sumber Manusia

Aduan danMaklum

BalasPelanggan

Pengurusan Perolehan &

Penyelenggaraan

Latihan Personel PengurusanSumber

Kewangan

Pengurusan Teknikal

Tugas-tugas Khas


28/30

28 | P a g e




50150 KUALA LUMPUR



LAMPIRAN 2 : CARTA ORGANISASI PASUKAN PETUGAS KUALITI SEKOLAH

Pengetua / Guru Besar

Penasihat

Wakil Pengurusan

Pengerusi

Timb. Wakil Pengurusan

Timbalan

Pengerusi

Pengurus Kualiti Naib Pengerusi

Setiausaha

Kawalan Dokumen

KawalanRekod

AuditDalaman

Pengurusan Sumber Manusia

Aduan dan

MaklumBalasPelanggan

Pengurusan Perolehan

Pengurusan Penyenggaraan

PengurusanSumber

Kewangan

Pengurusan Teknikal

Tugas-tugas Khas


29/30

29 | P a g e




50150 KUALA LUMPUR



RAJAH 2: PEMETAAN PROSES SISTEM PENGURUSAN KUALITI

pelanggan

Penyediaan

Sumber

6.1

Perkhidmatan Utama

7.2

Pengurusan

Latihan Perancangan

Perkhidmatan

6.2 7.1

PenyelenggaraanPerkhidmatan Yang

Diberikan Perolehan

6.3, 6.4 6.4, 7.5.1, 7.5.3, 8.2.3,

8.2.4, 8.3 7.4

Kawalan

Penrekodan & Penyimpanan

Maklumat

7.5.1

7.5.3 8.2.4

8.3 Pelanggan

4.2.4, 4.2.3

Umum

4.1

4.2 5.5 7.1 8.1

8.4 8.2.1

5.2

7.28.2.2

5.6

Aduan Pelanggan Maklum balas

PelangganAudit Dalam

Kajian Semula Pengurusan

Analisis &

Penambahbaikan

Pengecualian

7.3, 7.6

Catatan : Aliran Kerja/Proses

Interaksi


30/30




50150 KUALA LUMPUR

manual kualiti 5.0

Documents