manual kualiti oum oum-mk-2004 semakan 7.00

INSTITUT KUALITI, PENYELIDIKAN DAN INOVASI

MANUAL KUALITI NO. DOKUMEN OUM-MK-2004 TARIKH KUATKUASA 01/04/2011 NO. SEMAKAN 7.00 HALAMAN 1 / 102

Dokumen Terkawal Tidak dibenarkan mengulang cetak tanpa kebenaran Open University Malaysia

MANUAL KUALITI OUM

OUM-MK-2004 Semakan 7.00

(Berkuatkuasa mulai 1 April 2011)

Sulit dan Persendirian




SEKSYEN A1 SENARAI EDARAN MANUAL KUALITI OUM

No. Salinan Diedar Kepada

Salinan Induk

Institut Kualiti, Penyelidikan dan Inovasi merangkap sekretariat Majlis Pengurusan Kualiti, Penyelidikan dan Inovasi

001 Presiden/Naib Canselor

002 Naib Presiden Kanan

003 Naib Presiden, Pengurusan Pelajar dan Pembangunan Kampus

004 Naib Presiden, Pembangunan Perniagaan dan Pengurusan Sumber Manusia

005 Pengurus Besar (Pentadbiran Akademik)/Pendaftar, Registri

006 Pengawal Kewangan/Bendahari

007 Pengurus Besar/Ketua Pegawai Teknologi, MTCSB

008 Timbalan Naib Presiden, Institut Pemajuan Pengajaran dan Pembelajaran

009 Dekan, Fakulti Sains dan Teknologi

010 Dekan, Fakulti Teknologi Maklumat dan Komunikasi Multimedia

011 Dekan, Fakulti Perniagaan dan Pengurusan

012 Dekan, Fakulti Pendidikan dan Bahasa

013 Dekan, Fakulti Kejuruteraan dan Pengajian Teknikal

014 Dekan, Fakulti Sains dan Pendidikan Asas

015 Dekan, Pusat Pengajian Siswazah

016 Ketua, Pusat Pengajian Kejururawatan dan Sains Bersekutu

017 Pengarah, Institut Kualiti, Penyelidikan & Inovasi

018 Pengarah, Pusat Reka Bentuk Pengajaran dan Teknologi

019 Pengarah, Pusat Pengurusan Pelajar

020 Ketua, Unit Editorial

021 Ketua Pustakawan, Perpustakaan Digital TSDAS

022 Ketua, Unit Perhubungan Korporat

023 Ketua, Unit Kawalan dan Keselamatan

024 Pengarah PP Lembah Klang 1

025 Pengarah PP Lembah Klang 2

026 Pengarah PP Perak

027 Pengarah PP Pulau Pinang

028 Pengarah PP Kedah & Perlis




No. Salinan Diedar Kepada

029 Pengarah PP Kelantan

030 Pengarah PP Terengganu

031 Pengarah PP Pahang

032 Pengarah PP Negeri Sembilan

033 Pengarah PP Melaka

034 Pengarah PP Johor

035 Pengarah PP Sabah

036 Pengarah PP Sarawak

037 Ketua Juruaudit Dalam




SEKSYEN A2 REKOD PINDAAN

Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa

dikemas kini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalamnya.

HALAMAN DIPINDA

Tarikh No. Pindaan

No. Perenggan Halaman Bentuk Pindaan Tarikh

Diluluskan

1 Mac 2011 1

Semua perenggan

yang berkaitan

Semua halaman

Rombakan keseluruhan format mengikut susunan klausa dalam standard ISO 9001:2008

21 Mac 2011




JADUAL ISI KANDUNGAN

SEKSYEN ISI KANDUNGAN HALAMAN

A1 SENARAI EDARAN 3

A2 REKOD PINDAAN 5

B PERNYATAAN POLISI KUALITI 8

C1 PROFIL OPEN UNIVERSITY MALAYSIA PETA PROSES TERAS PUSAT-PUSAT DAN PERANANNYA

9 12

C2 JABATAN YANG MEMPEROLEH SIJIL MS 1SO 9001:2008 14

1.0 SKOP PERLAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI 15

2.0 RUJUKAN 16

3.0 TERMA DAN DEFINISI

3.1 Singkatan 17-18

17

4.0 SISTEM PENGURUSAN KUALITI PERLAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI Keperluan Am Tujuan dan Keperluan Keperluan dan Dokumentasi Manual Kualiti Tujuan Prosedur Kualiti Kelulusan Manual Kualiti Sulit dan Kerahsiaan Dokumen Terkawal Pengawal Dokumen

19

19-21 21 21 22 22 22 22 23

23-24 24




5.0 TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN Komitmen Pengurusan Fokus Pelanggan Polisi Kualiti Visi Misi Nilai-Nilai Bersama Falsafah OUM Perancangan Tanggungjawab Autoriti dan Komunikasi Lembaga Pengarah & Senat Tanggungjawab dan Kelulusan Struktur Organisasi Kajian Semula Pengurusan

26-27 27-28

28 29 29 29 30 30

30-31 35-47 48-49

49 49-50 52-53

6.0 PENGURUSAN SUMBER 54-59

7.0 PENGHASILAN PRODUK DAN PERKHIDMATAN 60-74

8.0 PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENAMBAHBAIKAN 75-80

9.0 LAMPIRAN

Lampiran 1 Senarai Induk Dokumen Kualiti OUM Lampiran 2 Senarai Rekod Kualiti OUM Lampiran 3 Sejarah Pindaan Manual Kualiti (Semakan 6.01 ke 7.00)

84-86 88

101-102




SEKSYEN C PROFIL OPEN UNIVERSITY MALAYSIA Sejarah dan Latar Belakang

Open University Malaysia (OUM) ditubuhkan di bawah Akta Institusi Pendidikan Tinggi Swasta (IPTS) 1996

pada 10 Ogos 2000 dan seterusnya mendapat kelulusan pendaftaran pada 23 Mei 2001. Bermula dengan

kelulusan ini, pengambilan pelajarnya yang pertama dijalankan pada semester Ogos 2001.

OUM merupakan institusi pendidikan tinggi swasta yang ketujuh di Malaysia. Walaupun ditubuhkan sebagai

sebuah institusi pendidikan tinggi swasta dan tertakluk di bawah Akta IPTS 1996, OUM dimiliki oleh

METEOR sebuah konsortium 11 universiti awam terkemuka di Malaysia.

Bersesuaian dengan moto universiti, “Universiti untuk Semua”, OUM melaksanakan kaedah pengajaran

dan pembelajaran yang berbeza dari universiti konvensional di samping menawarkan program-program

akademik yang bersesuaian dengan keperluan semasa.

Sejak ditubuhkan pada tahun 2000, jumlah pelajar OUM telah meningkat dari 753 orang kepada lebih

96,618 orang pada tahun 2010 (setakat November 2010) dan jumlah program yang ditawarkan turut

bertambah dari 4 program ke 54 program akademik. Dalam tempoh tersebut, sejumlah 32,801 pelajar telah

berjaya menamatkan pengajian masing-masing. Kampus Induk

Pada 26 Ogos 2002, OUM telah dirasmikan oleh Perdana Menteri Malaysia pada ketika itu, Y.A.B. Datuk

Seri Dr. Mahathir Mohammad. Beliau seterusnya melancarkan kampus induk OUM yang terletak di Jalan

Tun Ismail, Kuala Lumpur.

Kampus Induk OUM berada dalam lingkungan 5 km dari pusat bandar Kuala Lumpur dan mudah untuk

didatangi kerana kedudukannya berhampiran dengan kemudahan awam seperti komuter, LRT, bas dan

pengangkutan awam yang lain.




Objektif Penubuhan

Objektif penubuhan OUM adalah untuk menawarkan pendidikan terbuka sepanjang hayat kepada semua

lapisan anggota masyarakat di Malaysia, khususnya mereka yang tidak berpeluang melanjutkan pelajaran

ke peringkat yang lebih tinggi. Aktiviti pengajaran dan pembelajaran pada peringkat ijazah pertama dan

ijazah lanjutan yang disediakan dalam pelbagai bidang adalah berasaskan konsep pendidikan terbuka dan

jarak jauh. Objektif ini mampu dicapai kerana wujudnya integrasi antara kepakaran dan kemahiran sumber

manusia, kemudahan fizikal dan infrastruktur serta perkhidmatan sokongan berkaitan yang cekap.

Fakulti/Pusat Pengajian dan Program Yang Ditawarkan Terdapat lima buah (5) Fakulti dan dua buah (2) Pusat Pengajian yang ditubuhkan bertujuan memantapkan

penawaran program-program pengajian di OUM, iaitu:

° Fakulti Perniagaan & Pengurusan ° Fakulti Teknologi Maklumat & Komunikasi Multimedia ° Fakulti Pendidikan dan Bahasa ° Fakulti Sains dan Teknologi ° Fakulti Sains Sosial Gunaan ° Pusat Pengajian Siswazah ° Pusat Pengajian Kejururawatan dan Sains Kesihatan Bersekutu

Setiap Fakulti/Pusat Pengajian diketuai oleh seorang Dekan/Pengarah yang terdiri daripada Profesor

atau Profesor Madya dalam bidang-bidang yang sejajar dengan program yang dikendalikan.

1) Fakulti Perniagaan dan Pengurusan Fakulti Perniagaan dan Pengurusan menawarkan pelbagai program untuk menghasilkan tenaga kerja

terlatih dan berkemahiran bagi mengisi keperluan negara dalam bidang perniagaan dan pengurusan

di peringkat profesional dan separa profesional. Melalui keunikan kurikulum yang ditawarkan oleh

Fakulti ini, OUM dijangka akan menghasilkan graduan dan tenaga kerja yang peka kepada

perubahan persekitaran termasuk idea-idea baru, hal-hal kemasyarakatan dan juga kemanusiaan.

2) Fakulti Teknologi Maklumat dan Komunikasi Multimedia Fakulti Teknologi Maklumat dan Komunikasi Multimedia menawarkan program pengajian dalam

bidang teknologi maklumat dan multimedia. Fakulti ini berperanan menghasilkan sumber manusia

yang bakal menyumbang idea dan tenaga kepada perkembangan industri teknologi maklumat dan

komunikasi multimedia. Kesemua program pengajian yang ditawarkan oleh fakulti ini telah direka

bentuk untuk memenuhi keperluan industri.




3) Fakulti Pendidikan dan Bahasa Fakulti Pendidikan dan Bahasa menawarkan program-program diploma, pra- dan pasca-siswazah

dalam bidang-bidang pengajian meliputi pendidikan, bahasa dan pengurusan pendidikan.

4) Fakulti Sains dan Teknologi

Fakulti Sains dan Teknologi menawarkan program-program diploma, pra dan pasca siswazah dalam

bidang-bidang sains, matematik, teknologi, pendidikan, kejuruteraan dan bidang-bidang yang

berasaskan sains. Fakulti ini telah ditubuhkan dengan objektif utama untuk membekalkan peluang

pendidikan peringkat tinggi dalam bidang-bidang tersebut bagi meningkatkan bilangan tenaga kerja

yang berkelayakan yang menyumbang ke arah ekonomi berasaskan pengetahuan.

5) Fakulti Sains Sosial Gunaan

Fakulti ini menggunakan pendekatan yang terkehadapan dalam mengendalikan program pengajian

bidang sains sosial. Kursus-kursus yang ditawarkan bukan terikat kepada satu-satu disiplin tetapi

bersepadu dengan disiplin-disiplin lain serta berbentuk gunaan. Biarpun graduan menjurus dalam

sesuatu bidang teras, tetapi mereka juga didedahkan kepada pembelajaran asas yang luas serta

bersifat silang-disiplin bagi membolehkan mereka menangani pelbagai cabaran kerja dengan lebih

berkesan.

6) Pusat Pengajian Siswazah

Pusat ini berperanan dalam menguruskan semua program lepasan ijazah yang ditawarkan oleh

OUM. Antara peranannya ialah membantu fakulti dalam merancang serta menyediakan program

pasca siswazah serta kemudahan-kemudahan yang bersesuaian dan sewajarnya untuk pengajaran

dan penyelidikan yang relevan dengan program siswazah.

7) Pusat Pengajian Kejururawatan dan Sains Kesihatan Bersekutu Pusat ini bertanggungjawab untuk membangunkan program-program kompetitif dan berkaitan untuk

bertemu arus tuntutan-tuntutan dalam sektor jagaan kesihatan. Objektif pusat ini adalah untuk

mempertingkatkan tahap pengetahuan, kemahiran dan profesionalisme kejururawatan dan

profesional-profesional kesihatan bersekutu.

Rujuk laman web setiap fakulti dan pusat pengajian bagi program pengajian yang terkini.




PETA PROSES TERAS OUM Peta saling hubungan di antara proses-proses teras di OUM digambarkan seperti dalam Rajah 1.




Institut dan Pusat serta Peranannya Terdapat dua (2) institut dan dua (2) pusat yang ditubuhkan bertujuan menyokong secara langsung fungsi

akademik di fakulti dan pusat pengajian OUM, iaitu:

1) Institut Pemajuan Pengajaran dan Pembelajaran (Institute of Teaching and Learning Advancement,

ITLA)

2) Institut Kualiti, Penyelidikan dan Inovasi (Institute of Quality, Research and Innovation, IQRI)

3) Pusat Reka Bentuk Pengajaran & Teknologi (CIDT)

4) Pusat Pengurusan Pelajar (CSM)

Setiap Pusat diketuai oleh seorang Pengarah yang terdiri daripada Profesor atau Profesor Madya. Walau

bagaimanapun, bagi kes-kes tertentu ianya bergantung kepada budi bicara pihak pengurusan.

1) Institut Pemajuan Pengajaran dan Pembelajaran (ITLA) Institut ini bertanggungjawab terhadap jaminan dan peningkatan kualiti dalam penyampaian pengajaran

dan pembelajaran di OUM. Pada awalnya, ia dikenali sebagai Pusat Pengajaran, Pembelajaran dan

Penilaian. Pusat berkenaan dinaiktaraf menjadi sebuah institut bagi melaksanakan fungsi yang lebih

besar dan menyeluruh dalam membantu memperkembang dan meningkatkan sistem pengajaran dan

pembelajaran di OUM.

Secara amnya, ITLA bertanggungjawab melakar proses jaminan kualiti untuk aktiviti pengajaran dan

pembelajaran serta penilaian pelajar. Ia juga berperanan dalam hal ehwal pengurusan tutor/fasilitator

termasuklah menyelaras pengambilan/pengrekrutan, latihan, penilaian dan pemantauan serta

pembangunan tutor/fasilitator yang terdapat di semua pusat pembelajaran OUM.

2) Institut Kualiti, Penyelidikan dan Inovasi (IQRI) Institut ini berperanan mengurus dan memacu inisiatif jaminan kualiti di semua peringkat termasuk

memastikan pematuhan ke atas standard-standard jaminan kualiti yang digunapakai oleh universiti

seperti ISO 9001:2008, Petunjuk Prestasi Commonwealth of Learning (COL) dan Code of Practice for

Institutional Audit (COPIA) oleh Agensi Kelayakan Malaysia (MQA).

IQRI juga bertanggungjawab mengurus geran penyelidikan serta menjalankan penyelidikan dan inovasi

di peringkat institusi. Institut ini mempunyai dua unit utama iaitu Unit Kualiti dan Unit Penyelidikan &

Inovasi.




3) Pusat Reka Bentuk Pengajaran & Teknologi (CIDT) CIDT berperanan sebagai jambatan yang menghubungkan fakulti-fakulti dan pusat-pusat pengajian di

OUM dan pelajar-pelajar melalui pembelajaran terbuka dan jarak jauh. Pusat ini bertanggungjawab

menyediakan ketiga-tiga sumber pembelajaran utama iaitu modul bercetak, perisian kursus dalam CD-

ROM dan Laman Web.

4) Pusat Pengurusan Pelajar (CSM) Pusat ini berperanan menyelaras serta mentadbir pelbagai perkhidmatan yang berkaitan dengan

pelajar seperti aktiviti ko-kurikulum pelajar, pembangunan pelajar, kebajikan pelajar dan sebagainya.

Selain itu, pusat ini sering bekerjasama dengan Pusat Pembelajaran (PP) di seluruh negara untuk

memastikan pelajar-pelajar serta warga kerja OUM di pusat-pusat pembelajaran tersebut belajar serta

mengajar dalam suasana yang selesa.

PUSAT-PUSAT PEMBELAJARAN DAN PERANANNYA OUM mempunyai 54 buah Pusat Pembelajaran di mana 48 terdapat di seluruh negara dan 6

antarabangsa. Di Malaysia, sejumlah 13 daripada 48 PP tersebut adalah bangunan milik OUM dan

selebihnya disewa daripada IPT atau IPG tempatan. Setiap PP diterajui oleh seorang Pengarah dan

dibantu oleh beberapa orang Pentadbir.

Pusat-pusat pembelajaran ini membolehkan pelajar-pelajar dari seluruh pelusuk negara mengikuti pelbagai

kursus diploma dan ijazah yang ditawarkan oleh fakulti di OUM. Pusat-pusat ini juga membolehkan pelajar

menjalani kelas tutorial secara bersemuka dengan para tutor yang dilantik oleh OUM.

Maklumat lanjut dan terkini berkaitan pusat-pusat pembelajaran dimuatnaik pada laman web OUM atau

terkandung dalam Manual Operasi Perkhidmatan Pusat Pembelajaran.

JABATAN, BAHAGIAN DAN UNIT SERTA PERANANNYA Di OUM terdapat bahagian, jabatan serta unit-unit yang merupakan entiti yang terlibat dalam pentadbiran

seluruh universiti, sama ada akademik mahupun bukan akademik seperti Bahagian Kewangan, PSM, ITLA,

IQRI, CIDT dan CSM. Ia juga merupakan entiti yang memberi khidmat sokongan kepada bahagian-

bahagian serta unit-unit di OUM.




1.0 SKOP PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI OUM

Skop perlaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti OUM meliputi keseluruhan jabatan/bahagian yang

terdapat di OUM. Tetapi bagi maksud persijilan MS ISO 9001:2008, skop adalah terhad kepada

proses atau aktiviti teras di empat (4) Jabatan/Bahagian berikut:

• Perpustakaan Digital Tan Sri Dr. Abdullah Sanusi. Rujuk LIB-MOP-2008 Manual Operasi Perkhidmatan Perpustakaan Digital TSDAS atau http://eqms.oum.edu.my/QMS/home.action.

• Registri. Rujuk REG-MOP-2009 Manual Operasi Perkhidmatan Registri.

• Pusat Reka Bentuk Pengajaran & Teknologi (Centre for Instructional Design & Technology - CIDT). Rujuk IDT-MOP-2009 Manual Operasi Perkhidmatan Pusat Reka Bentuk Pengajaran dan Teknologi.

• Pusat Pengurusan Pelajar (CSM). Rujuk CSM-MOP-2009 Manual Operasi Perkhidmatan Pusat

Pengurusan Pelajar.

Keempat-empat Jabatan/Bahagian tersebut menyediakan perkhidmatan sokongan kepada aktiviti

teras OUM iaitu Pengajaran, Pembelajaran, Penyelidikan dan Perkhidmatan. Manual Kualiti ini

mendokumenkan semua polisi dan prosedur wajib bagi perlaksanaan sebuah Sistem Pengurusan

Kualiti yang cekap dan berkesan. Manakala maklumat lanjut berkenaan struktur, definisi proses,

standard operasi dan arahan kerja setiap bahagian/jabatan terkandung dalam Manual Operasi Perkhidmatan di bahagian/jabatan masing-masing.

Walau bagaimanapun, bagi Bahagian/Jabatan yang tidak mempunyai sijil MS ISO 9001:2008, sijil

pematuhan terhadap standard OUM akan dikeluarkan oleh pihak pengurusan universiti setelah

proses audit dalaman yang komprehensif berdasarkan MGT-822-01 Prosedur Pengurusan Audit Dalaman Kualiti dijalankan ke atas bahagian/jabatan berkenaan.

http://eqms.oum.edu.my/QMS/home.action�




2.0 RUJUKAN 1) Malaysian Standard (MS ISO 9001:2008): Quality Management System – Requirements,

Department of Standards Malaysia. 2) Malaysian Standard (MS ISO 9004:2000): Quality Management System – Guidelines For

Performance Improvements (ISO 9004:2009, IDT), Department of Standards Malaysia. 3) STRATEGIC PLAN 2009-2015: Nurturing Excellencel 4) Buku Panduan Pelajar Open University Malaysia 5) Risalah “Maju Bersama OUM” 6) Akta Institusi Pendidikan Tinggi Swasta 1996 7) Kod Amalan Audit Institusi oleh Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) 8) Manual Tutor 9) Manual Operasi Perkhidmatan Bahagian/Jabatan 10) Peraturan Peperiksaan Universiti




3.0 TERMA DAN DEFINISI

Untuk tujuan dokumen ini, terma dan definisi yang terdapat dalam ISO 9004:2009 adalah diguna

pakai. Di mana perlu terma ‘produk’ juga membawa maksud ‘perkhidmatan’.

3.1 SINGKATAN Singkatan Keterangan

CIDT Pusat Rekabentuk Pengajaran dan Teknologi (Centre for Instructional Design and Technology)

CSM Pusat Pengurusan Pelajar (Centre for Student Management)

ITLA Institut Pemajuan Pengajaran dan Pembelajaran (Institute of Teaching & Learning Advancement)

IQRI Institut Kualiti, Penyelidikan dan Inovasi (Institute of Quality, Research and Innovation)

IPTA Institut Pengajian Tinggi Awam

IPTS Institut Pengajian Tinggi Swasta

ISO International Organization for Standardization

JPA Jabatan Perkhidmatan Awam

LPU Lembaga Pengarah Universiti

MPKPI Majlis Pengurusan Kualiti, Penyelidikan dan Inovasi

MQA Agensi Kelayakan Malaysia (Malaysian Qualification Agency)

MQF Kerangka Kelayakan Malaysia (Malaysian Qualification Framework)

MS Malaysian Standards

MIMOS Malaysian Institute of Microelectronic System

METEOR Multimedia Technology Enhancement Operation

NP Naib Presiden

NPK Naib Presiden Kanan

NP(PPPK) Naib Presiden (Pengurusan Pelajar dan Pembangunan Kampus)

ODL Open and Distance Learning

OUM Open University Malaysia

OSHA Occupational Safety and Hazard

P/NC Presiden/Naib Canselor




Singkatan Keterangan

PP Pusat Pembelajaran

PSM Pengurusan Sumber Manusia

SIRIM Standards and Industrial Research Institute Malaysia

SPK Sistem Pengurusan Kualiti (Quality Management System, QMS)

TSDASDL Perpustakaan Digital Tan Sri Dr Abdullah Sanusi (Tan Sri Dr. Abdullah Sanusi Digital Library)




4.0 SISTEM PENGURUSAN KUALITI OUM

4.1 TUJUAN DAN KEPERLUAN AM

Secara amnya, SPK OUM adalah berdasarkan kepada standard MS ISO 9001:2008. Ia

dibangun dan diwujudkan dengan tujuan:

• Mendokumenkan polisi, objektif dan perancangan kualiti dalam membentuk hala tuju, kesedaran,

perlaksanaan, penyelenggaraan dan penambahbaikan SPK universiti dalam memenuhi

keperluan piawaian MS ISO 9001:2008;

• Mengenal pasti tanggungjawab, kuasa dan ketelusan serta menggariskan dengan jelas aliran

rangkaian proses utama melangkaui ke seluruh Fakulti/Pusat/Jabatan/Bahagian/Unit;

• Menterjemahkan polisi kualiti ke dalam bentuk objektif kualiti meliputi keseluruhan proses-proses

yang berkenaan;

• Menggariskan hala tuju pihak pengurusan kepada seluruh Fakulti/Pusat/Jabatan/Bahagian/Unit;

• Menyediakan panduan bagi melaksanakan semak atau kajian semula secara berkala oleh pihak

pengurusan mengenai kesesuaian, keperluan dan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti.

Pihak pengurusan hendaklah menilai setiap aspek Sistem Pengurusan Kualiti, polisi dan objektif

kualiti bagi tujuan penambahbaikan (Rujuk: MGT-560-01 Prosedur Mesyuarat Kajian Semula

Pengurusan);

• Menyediakan kaedah untuk mengenal pasti, mengumpul dan menganalisis data yang berkenaan

dalam memastikan kesesuaian dan keberkesanan sistem di mana penambahbaikan berterusan

dapat dilakukan (Rujuk: MGT-851-01 Prosedur Pengurusan Penambahbaikan Berterusan

dan Analisis Data);

• Menyediakan garis panduan pelaksanaan Audit Dalaman Kualiti untuk memastikan Sistem

Pengurusan Kualiti memenuhi dan mematuhi perancangan dan telah dilaksanakan dan

diselenggarakan dengan baik (Rujuk: MGT-822-01 Prosedur Pengurusan Audit Dalaman

Kualiti);

Memastikan dan melaksanakan komunikasi/hubungan pelanggan yang cekap dan berkesan

berkaitan perkhidmatan, penyebaran maklumat, pertanyaan, perjanjian, maklum balas dan aduan

pelanggan (Rujuk: MGT-723-01 Prosedur Komunikasi Pelanggan).




SPK ini diwujudkan untuk mencapai matlamat berikut:

• Menjamin kualiti program dan perkhidmatan yang ditawarkan oleh OUM;

• Menawar perkhidmatan yang dipercayai dan diyakini oleh pelajar;

• Mencapai matlamat jaminan kualiti menerusi objektif kualiti dan Indeks Petunjuk

Prestasi; dan

• Mematuhi Sistem Pengurusan Kualiti yang didokumenkan.

Pengecualian Pihak Pengurusan telah menetapkan bahawa teras perniagaan OUM adalah pembelajaran,

pengajaran, penyelidikan dan perkhidmatan. Skop SPK OUM bagi tujuan persijilan MS ISO

9001:2008 mengecualikan tiga (3) klausa berikut memandangkan proses/aktiviti berkenaan tidak

secara langsung terlibat dalam memenuhi keperluan klausa tersebut:

1) Klausa 7.3 - Design and Development

i. TSDASDL menyediakan kemudahan bahan rujukan kepada pelanggan untuk

pengajaran, pembelajaran dan penyelidikan. Perkhidmatan ini tidak melibatkan proses

design and development.

ii. Registri menyediakan perkhidmatan yang merangkumi pengambilan dan pendaftaran

pelajar, penjadualan kelas, peperiksaan dan pengijazahan pelajar. Perkhidmatan ini

tidak melibatkan proses design and development.

iii. CIDT menyediakan perkhidmatan penerbitan modul mengikut ketetapan pelanggan.

Perkhidmatan ini hanya melibatkan proses pembangunan dan rekabentuk pengajaran

berbanding keperluan design and development dalam keperluan MS ISO9001:2008.

iv. CSM menyediakan perkhidmatan yang merangkumi urusan berkaitan dengan

pemberian perkhidmatan yang membantu memperkaya pengalaman dan pengetahuan

pelajar melalui unit-unit dibawahnya. Perkhidmatan ini tidak melibatkan proses design

and development.

2) Klausa 7.5.2 – Validation of processes for production and service provision

TSDASDL, Registri, CIDT dan CSM menilai prestasi kerja melalui data yang dihasilkan di

dalam rekod kualiti. Data-data ini diplot melalui perisian statistik komputer. Aktiviti ini

adalah perkhidmatan sepenuhnya di mana tidak memerlukan alat pengukur atau kawalan.




3) Klausa 7.6 - Control of monitoring and measuring equipment

TSDASDL, Registri, CIDT dan CSM menilai prestasi kerja melalui data yang dihasilkan di

dalam rekod kualiti. Data-data ini diplot melalui perisian statistik komputer. Aktiviti ini

merupakan perkhidmatan dan tidak memerlukan alat pengukur atau alat pemantau.

SPK OUM melibatkan keseluruhan operasi dan proses yang terdapat di OUM. Mana-mana

keperluan MS ISO 9001:2008 yang tidak berkaitan dengan operasi dan proses yang berkenaan akan

dikecualikan dari skop SPK OUM. Pengecualian terhadap keperluan MS ISO 9001:2008 tersebut

tidak akan memberi kesan terhadap keupayaan dan tanggungjawab OUM untuk menyediakan produk

dan perkhidmatan yang bersesuaian dengan kehendak pelanggan dan tertakluk kepada undang-

undang yang berkenaan.

4.2 KEPERLUAN DOKUMENTASI 4.2.1 Am

Dokumen Sistem Pengurusan Kualiti perlu merangkumi:

a) Penyataan yang didokumenkan berdasarkan polisi kualiti dan objektif-objektif kualiti

b) Manual Kualiti

c) Prosedur didokumenkan yang disyaratkan oleh Standard Antarabangsa

d) Dokumen yang diperlukan oleh organisasi untuk memastikan perancangan, operasi dan proses

adalah terkawal

e) Rekod yang diperlukan oleh Standard Antarabangsa

4.2.2 Manual Kualiti (MK) (Quality Manual, QM)

• Merupakan dokumen peringkat 1 dalam hierarki sistem dokumentasi bagi SPK OUM.

• Mengandungi polisi kualiti yang berkaitan dengan proses-proses yang terlibat bagi operasi

universiti.

Manual Kualiti Open University Malaysia (OUM) ditulis berdasarkan kepada keperluan MS ISO

9001:2008 yang menerangkan perkara-perkara berikut: a. Struktur organisasi

b. Polisi Kualiti

c. Objektif Kualiti

d. Proses utama SPK dan interaksinya.




Manual Kualiti didokumenkan dengan tujuan:

• Menjelaskan objektif, polisi, perancangan dan penghasilan data prestasi.

• Mencapai tahap kualiti perkhidmatan yang dikehendaki.

• Mengenal pasti aliran maklumat dan kawalan yang perlu ke atas proses-proses.

• Menjelaskan pertalian antara pelbagai aktiviti yang membentuk proses tersebut

• Menjelaskan perkaitan SPK OUM dengan keperluan MS ISO 9001:2008.

• Memaklumkan dengan jelas komitmen OUM terhadap penambahbaikan yang berterusan bagi memastikan kehendak pelanggan dicapai dan melampaui keperluannya.

• Menilai kesesuaian dan keberkesanan sistem. Prosedur Kualiti


• Prosedur-prosedur wajib bagi SPK disatukan sebagai dokumen manual prosedur untuk rujukan

setiap jabatan.

• Mendokumen dan menyatakan komitmen kepada polisi yang terkandung dalam sistem operasi

perniagaan.

• Merupakan prosedur operasi piawai yang menggariskan dengan terperinci aktiviti-aktiviti yang

terlibat dalam sesuatu proses kerja.

• Menerangkan aktiviti-aktiviti yang perlu untuk menghasilkan output proses (WHY).

• Mengenal pasti tanggungjawab bagi melaksanakan sesuatu aktiviti (WHO).

• Menerangkan kaedah dan kawalan yang perlu dipatuhi (WHAT).

• Menerangkan masa (WHEN) dan tempat (WHERE) sesuatu aktiviti dilakukan.

• Menyenaraikan rekod yang dihasilkan.

Kelulusan Manual Kualiti Penghasilan Manual Kualiti OUM adalah menjadi tanggungjawab Wakil Pengurusan OUM dan

kelulusan penggunaannya oleh Presiden/Naib Canselor OUM.




Sulit dan Kerahsiaan

• Manual Kualiti merupakan harta intelek OUM dan tidak dibenarkan diulang cetak tanpa

kebenaran bertulis daripada Wakil Pengurusan (WP) (Management Representative, MR)

(Rujuk Prosedur Pengurusan Dokumen (MGT-423-01).

• Pengeluaran dan pengedaran salinan Manual Kualiti OUM kepada individu atau organisasi luar

mestilah terlebih dahulu mendapat kelulusan daripada WP universiti.

• Segala prosedur operasi berkaitan dengan aktiviti teras universiti yang terkandung di dalam

manual ini hendaklah dianggap sulit. Sebarang salinan yang dikeluarkan adalah untuk tujuan

makluman sahaja.

• Pihak universiti berhak menghalang penyebaran sebarang maklumat tanpa perlu memberikan

sebarang alasan.

Manual Operasi Perkhidmatan (MOP) (Service Operation Manual, SOM)

• Merupakan dokumen peringkat 1 di peringkat Jabatan/Bahagian/Pusat/Fakulti.

• Mengandungi polisi kualiti yang berkaitan dengan proses-proses bagi operasi yang terlibat di

peringkat Jabatan/Bahagian/Pusat/Fakulti.

• Menyediakan garis panduan operasi di setiap jabatan/bahagian.

Arahan Kerja (AK) (Work Instructions, WI)


• Di mana perlu, keterangan lanjut tentang bagaimana sesuatu tugas dijalankan (HOW).

• Menghasilkan rekod-rekod yang perlu.

4.2.3 Dokumen Terkawal Manual Kualiti OUM diklasifikasikan sebagai DOKUMEN TERKAWAL dan semua peraturan di dalam

pengendaliannya adalah tertakluk kepada peraturan yang digariskan dalam Prosedur Kualiti MGT-

423-01 Prosedur Pengurusan Dokumen.

Manakala dokumen luar diistilahkan sebagai Dokumen Rujukan.

http://iqri.oum.edu.my/v2/download/quality/Prosedur Pengurusan Dokumen.pdf�




Dokumen Rujukan

Merupakan dokumen luar yang menyediakan panduan bagi aktiviti-aktiviti universiti. Antaranya:

• Polisi Kualiti dan Akademik serta Peraturan-peraturan OUM yang berkaitan.

• Dokumen Agensi Kelayakan Malaysia (MQA).

• Peraturan Jabatan Pendidikan Swasta (JPS), Kementerian Pengajian Tinggi.

Dokumen Kontrak Perjanjian

Merupakan dokumen sokongan yang diwujudkan sekiranya terdapat keperluan bagi menetapkan

bagaimana keperluan pelanggan dapat dipenuhi.

Jawatan dan Keterangan Tugas (Job Descriptions)

• Menjelaskan tanggungjawab dan kuasa Pemilik Proses yang bertanggungjawab ke atas prestasi

proses.

• Menjelaskan tanggungjawab, kuasa dan peranan staf di peringkat penyeliaan dan pentadbiran

yang tidak mempunyai dikenal pasti jawatan.

Pengawal Dokumen

Pengawal Dokumen adalah merupakan pegawai atau staf yang dilantik oleh

Fakulti/Pusat/Jabatan/Bahagian/Unit yang berkenaan bagi mengurus dan menyelenggara Dokumen

Kualiti Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008 di Fakulti/Pusat/Jabatan/Bahagian/Unit masing-

masing. Pengawal Dokumen bertanggungjawab mengenal pasti lokasi atau pemegang/penyimpan

dokumen serta mendaftar segala dokumen berkaitan sesebuah Fakulti/Pusat/Jabatan/Bahagian/Unit.

4.2.4 Kawalan Rekod

• Membuktikan kepatuhan kepada keperluan spesifikasi dan keberkesanan pelaksanaan Manual

Kualiti (Rujuk: MGT-424-01 Prosedur Pengurusan Rekod).

• Jangka masa simpanan rekod-rekod adalah tiga (3) tahun atau mengikut keperluan undang-

undang dan/atau prosedur tertentu.

Penyumberan Luar

SPK OUM telah mengenal pasti dan mengklasifikasikan aktiviti-aktiviti berikut sebagai aktiviti

penyumberan luar atau serah tugas:

• Perkhidmatan Teknologi Maklumat & Komunikasi dibekalkan oleh MTCSB.

• Perkhidmatan Percetakan dibekalkan oleh METEOR Doc Sdn Bhd.




• Perkhidmatan Penghantaran Selamat (Secured Delivery) dibekalkan oleh Matang Logistic.

• Perkhidmatan Pakar Rujuk Subjek (Subject Matter Expert) diambil secara separa masa atau kontrak mengikut terma rujukan yang ditetapkan dalam surat perlantikan.

• Tutor (Pengajar Sambilan) diambil secara separa masa atau kontrak mengikut terma rujukan yang ditetapkan dalam surat perlantikan.

Proses penyumberan luar juga ditakrifkan sebagai serah tugas. Proses tersebut dikawal menerusi

pemilihan tender, kontrak perjanjian, semakan kontrak perjanjian serta pemantauan dan penilaian

prestasi pembekal (Rujuk MGT-410-01 Penyumberan Luar).




5.0 TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

Kepimpinan, komitmen dan penyertaan aktif pihak pengurusan atasan adalah penting bagi

memperkembang dan menyelenggara sesebuah SPK yang cekap dan berkesan agar faedah dapat

diperoleh darinya oleh pihak yang berkenaan. Bagi memastikan kejayaan SPK OUM, pihak

pengurusan universiti telah menetapkan asas berikut:

1) Visi, misi, polisi dan objektif strategik yang konsisten dengan matlamat universiti 2) Memimpin melalui contoh teladan dalam membentuk kepercayaan dalam kalangan warga kerja di

OUM 3) Memperjelaskan hala tuju OUM dan nilai-nilai berkaitan kualiti dan Sistem Pengurusan Kualiti 4) Melibatkan diri bersama dalam projek-projek penambahbaikan, mencari kaedah atau

penyelesaian dan produk baru 5) Mendapatkan maklumbalas tentang keberkesanan dan kecekapan SPK secara terus 6) Mengenalpasti proses pengzahiran produk yang dapat menambah nilai kepada OUM 7) Mengenalpasti proses-proses sokongan yang mempengaruhi keberkesanan dan kecekapan

proses-proses penghasilan 8) Mewujudkan persekitaran yang menggalakkan penyertaan dan pembangunan warga kerja, dan 9) Menyediakan struktur dan sumber-sumber yang diperlukan untuk menyokong perlaksanaan

perancangan strategik organisasi.

Pengurusan universiti juga menetapkan beberapa kaedah pengukuran prestasi berikut dalam

menentukan pencapaian objektif yang telah dirancang:

1) Pengukuran kewangan 2) Pengukuran prestasi meliputi keseluruhan proses universiti 3) Pengukuran luaran seperti penandaarasan dan penilaian pihak ketiga 4) Penilaian kepuasan pelanggan, warga kerja dan pihak-pihak yang berkepentingan 5) Penilaian persepsi pelanggan dan pihak yang berkaitan terhadap perkhidmatan dan produk yang

disediakan; dan 6) Pengukuran faktor kritikal kejayaan yang dirasakan perlu oleh pihak pengurusan




Maklumat yang diperoleh dari pengukuran dan penilaian tersebut akan dijadikan sebagai input untuk

proses kajian atau semakan semula pengurusan (MGT-560-01 Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan). Mesyuarat ini dilakukan bagi memastikan penambahbaikan berterusan ke atas SPK

dapat memandu ke arah peningkatan prestasi universiti.

5.1 KOMITMEN PIHAK PENGURUSAN

Pihak pengurusan universiti menjamin sokongan dan komitmen dalam melaksanakan sistem

pengurusan kualiti di OUM melalui kaedah atau tindakan berikut:

1) Memaklumkan kepada seluruh warga kerja tentang kepentingannya OUM memenuhi dan memahami kehendak serta harapan pelanggan melampaui keperluan mereka dengan pembentukan polisi kualiti dan objektif kualiti dan memperjelaskannya bagi meningkatkan kesedaran, motivasi dan penglibatan seluruh warganya.

2) Mengadakan kajian atau semakan semula pengurusan dari semasa ke semasa

3) Memastikan sumber-sumber (manusia, bahan, mesin, kewangan dan lain-lain) yang mencukupi

disalurkan ke dalam penghasilan produk dan perkhidmatan bagi memenuhi kehendak dan keperluan pelanggan.

4) Menetapkan proses penambahbaikan berterusan sebagai objektif bagi proses-proses universiti

5) Merancang masa hadapan universiti dan pengurusan perubahan

6) Menetap dan memperjelaskan kerangka kerja bagi membolehkan kepuasan pihak yang

berkenaan dicapai.

Pihak pengurusan universiti memastikan proses-proses beroperasi sebagai suatu rangkaian yang

cekap dan berkesan (Rujuk Rajah 1 Peta Proses OUM). Dan juga menganalisis dan

mengoptimumkan interaksi antara proses-proses termasuk proses penghasilan produk dan proses

sokongan yang berkenaan.

Keperluan dan harapan pihak berkepentingan

Pihak berkepentingan kepada OUM dikenalpasti sebagai berikut:

1) Pelanggan dan pengguna akhir

2) Staf/warga kerja

3) Pemilik/pelabur

4) Pembekal dan rakan kongsi

5) Masyarakat (komuniti dan orang awam yang berkaitan dengan universiti atau produknya)

6) Organisasi Bukan Kerajaan




7) Keluarga pelajar

8) ALUMNI

Manakala dimensi kehendak dan harapan pelanggan dan pihak berkepentingan dikenalpasti sebagai:

1) Keakuran

2) Kebergantungan

3) Ketersediaan

4) Penyampaian

5) Aktiviti pasca penghasilan produk

6) Harga dan kos kitaran hidup

7) Keselamatan kemudahan/infrastruktur, dan

8) Kesan terhadap alam sekitar (sekiranya berkenaan)

Pihak pengurusan juga memberi perhatian terhadap kehendak dan harapan staf terhadap

pengiktirafan, kepuasan bekerja dan pembangunan diri menerusi Sistem Penilaian Prestasi serta

mewujudkan persaingan sihat melalui program Anugerah Kualiti (rujuk MGT-750-01 Anugerah Inovatif (Kumpulan)).

5.2 FOKUS PELANGGAN

Pihak Pengurusan universiti memastikan keperluan pelanggan dikenalpasti dan dipenuhi melalui

kaedah-kaedah yang sesuai dengan proses perniagaan. Input-input tersebut akan dianalisis dan

dibincangkan di dalam mesyuarat peringkat pengurusan dan output akan dilaksanakan oleh

jabatan/bahagian yang terlibat.

Keperluan Statut dan Perundangan

Bagi memenuhi tuntutan Statut dan Perundangan, pihak pengurusan memastikan tenaga kerjanya

mempunyai pengetahuan statut dan perundangan berkaitan produk, proses-proses dan aktiviti yang

berkaitan. Ini merangkumi perkara-perkara berikut:

1) Menggalakkan pematuhan terhadap keperluan semasa dan prospektif secara beretika, cekap

dan berkesan

2) Faedah yang diperolehi oleh pihak berkepentingan sekiranya melampui pematuhan

3) Peranan universiti dalam mempertahankan kepentingan masyarakat




5.3 POLISI KUALITI OPEN UNIVERSITY MALAYSIA Polisi Kualiti OUM dibangunkan sebagai satu cara untuk memandu universiti ke arah peningkatan

prestasinya dengan mengambilkira pelbagai peringkat dan jenis peningkatan yang diperlukan untuk

memastikan kejayaannya.

Bagi menjayakan perlaksanaan Polisi Kualiti tersebut, pihak Pengurusan akan memastikan:

1) Kualiti memenuhi keperluan dan kehendak pelanggan

2) Kualiti memenuhi kehendak undang-undang negara

3) Kualiti dikawal dan dipertingkatkan pada setiap peringkat pengurusan dan organisasi

4) Semua keperluan kualiti dipatuhi

5) Integriti sistem pengurusan kualiti dipelihara apabila peningkatan berterusan sedang dijalankan

6) Keberkesanan sistem pengurusan kualiti dikenal pasti

7) Kualiti objektif sentiasa disemak dan dinilai semula

8) Kualiti difahami dan disampaikan kepada setiap individu pekerja dan menjadi teras amalan budaya korporat OUM.

Polisi kualiti OUM dihebah dan dimaklumkan kepada semua warga kerja melalui saluran media

elektronik dan media cetak terbitan dalaman seperti OUM Today, Learners Connexxion dan Tutor

Connexxion. Polisi kualiti ini akan dikemaskini dari masa ke semasa mengikut keperluan atau

dikemaskini sekurang-kurangnya 2 tahun sekali.

5.3.1 Visi

Menjadi peneraju dan pelopor terkemuka bagi pembelajaran fleksibel.

5.3.2 Misi

Bagi mencapai visinya, OUM menetapkan misi untuk meluaskan akses kepada pendidikan berkualiti

dan menyediakan peluang pembelajaran sepanjang hayat menerusi penggunaan teknologi, mod

pembelajaran fleksibel dan persekitaran pembelajaran yang kondusif dan menarik pada kos yang

kompetitif dan berpatutan kepada para pelajarnya.




5.3.3 Nilai-nilai Bersama Bagi memastikan kejayaan dan kepuasan pelanggan terhadap perkhidmatan OUM yang berkualiti,

seluruh warga OUM harus sentiasa berpegang dan mengamalkan budaya kerja dan nilai-nilai

bersama berikut:

• Integriti

• Profesionalisme

• Prihatin

• Inovatif

• Kerja Berpasukan

5.3.4 Falsafah OUM

Falsafah OUM adalah untuk menyediakan pendidikan untuk semua, tidak mengira masa, usia, dan di

mana jua.

5.3.5 Budaya Kerja yang Berkualiti

Setiap kakitangan OUM harus mengamalkan nilai-nilai bersama (rujuk 5.3.3) semasa menjalankan

tugas agar kehendak pelanggan dapat dipenuhi dengan memuaskan.

5.4 PERANCANGAN OUM menyediakan Rancangan Perniagaan (RP) sebelum bermulanya tahun kewangan yang

berkenaan. RP akan menjelaskan keperluan pelanggan, warga kerjanya, pelanggan dalaman, pihak

berkuasa dan pihak awam (Rujuk: MGT-723-01 Prosedur Komunikasi Pelanggan).

OUM bertekad untuk memenuhi misinya sebagai penyumbang utama dalam pendemokrasian

pendidikan, membangunkan pendidikan berkualiti melalui teknologi pembelajaran pelbagai kaedah

dan meningkatkan pengalaman pembelajaran ke arah mewujudkan masyarakat berasaskan

pengetahuan.

RP adalah tertakluk kepada persetujuan bersama antara Presiden/Naib Canselor dan Lembaga

Pengarah Universiti (LPU) yang menekankan perkara-perkara berikut:

• Memuaskan pelanggan dengan menyediakan produk dan perkhidmatan yang berkualiti pada

kos yang optimum dan mampu dibiayai.




• Meningkatkan kualiti perkhidmatan yang ditawarkan secara berterusan dengan melaksanakan

tindakan pembetulan dan pencegahan, pemantauan serta penambahbaikan sistem.

5.4.1 Objektif Kualiti

Pihak pengurusan akan memastikan objektif kualiti memenuhi kehendak produk dan perkhidmatan

dan selaras dengan fungsi dan aktiviti yang terdapat di jabatan/bahagian di OUM.

Pelan Strategik dan polisi kualiti menyediakan kerangka kerja bagi penetapan objektif kualiti

universiti. Pihak pengurusan menetapkan objektif kualiti dengan mengambilkira perkara berikut yang

akan memandu ke arah peningkatan prestasi kualiti OUM:

• Keperluan semasa dan masa hadapan OUM dan pasaran yang diberi khidmat

• Hasil yang relevan daripada aktiviti atau mesyuarat kajian semula pengurusan

• Prestasi semasa produk, perkhidmatan dan proses

• Tahap kepuasan pihak yang berkepentingan

• Hasil penilaian kendiri (self-assessment)

• Penandaarasan, analisis pesaing, peluang penambahbaikan dan

• Sumber-sumber yang diperlukan untuk mencapi objektif tersebut

Pihak Pengurusan OUM telah menetapkan objektif kualiti seperti berikut:

• Mendapat perakuan akreditasi MQA bagi semua program akademik mengikut peraturan MQA.

• Mendapat pengiktirafan JPA bagi semua program akademik selepas mendapat akreditasi

MQA.

• Memastikan pelaksanaan dan amalan polisi kualiti adalah berdasarkan kepada keperluan

Piawaian MS ISO 9001: 2008.

• Menyemai budaya Pengurusan Kualiti Menyeluruh (Total Quality Management, TQM) dalam

semua aktiviti, produk dan sistem universiti menerusi proses penambahbaikan berterusan,

penyebaran maklumat dan latihan kepada warga OUM.

• Membawa hala tuju setiap warga OUM agar menyumbang secara aktif ke arah penghasilan

produk/perkhidmatan berkualiti.

• Membudayakan kualiti dan nilai-nilai bersama kepada seluruh warga kerja OUM dan para

graduannya.

Objektif Kualiti ini dikongsi dan diperjelaskan kepada semua warga kerja melalui saluran media yang

ditetapkan dan ianya mampu menyumbang kepada kejayaan universiti.




Petunjuk Prestasi Utama

Petunjuk prestasi utama (Key Performance Indicators, KPI) dinyatakan dalam prosedur di peringkat

Jabatan/Bahagian. Secara ringkas, terdapat tiga (3) fungsi utama OUM, iaitu:

1) Pengajaran dan Pembelajaran Objektif Umum Pengajaran dan Pembelajaran (P&P) Menyediakan platform pembelajaran Terbuka dan Jarak Jauh (Open and Distance Learning, ODL) yang berkualiti menerusi kaedah berikut:

a. Mengenalpasti dan membangunkan program-program baru yang terkini dan berkualiti serta

menepati kehendak pasaran; b. Membangunkan modul-modul berkualiti bagi setiap program akademik yang ditawarkan; c. Menyediakan prasarana dan kemudahan pengajaran yang terkini bagi memenuhi

keperluan sistem ODL; d. Memastikan tutorial dikendalikan oleh tutor/fasilitator bertauliah dan mengikut jadual yang

ditetapkan melalui program pembangunan dan pengurusan tutor serta pemantauan tutor dari semasa ke semasa;

Petunjuk Prestasi P&P

a. Menyemak modul kursus sekurang-kurangnya setiap 3 tahun. b. Memantau dan menilai setiap tutor/fasilitator yang dilantik sekurang-kurangnya sekali

setahun. c. Menjalankan audit ke atas kemudahan kelas tutorial sekurang-kurangnya sekali setahun.

d. Memastikan perlaksanaan tutorial mengikut jadual akademik yang ditetapkan oleh pihak

pengurusan.

2) Penyelidikan dan Inovasi Objektif Umum Penyelidikan & Inovasi 1. Menjalankan penyelidikan institusi;

2. Menguruskan semua permohonan penyelidikan di OUM serta menguruskan semua geran

yang diluluskan;

3. Mengenal pasti dan melaksanakan inovasi untuk menyokong pembelajaran;

4. Menganjurkan OUM Seminar Series untuk meningkatkan pengetahuan, kefahaman dan kemahiran berkaitan Kualiti, Penyelidikan dan Inovasi.

Petunjuk Prestasi Penyelidikan & Inovasi 1. Menjalankan sekurang-kurangnya 2 penyelidikan institusi setiap tahun;




2. Menguruskan dan memantau semua permohonan penyelidikan serta geran yang

diluluskan dan menyediakan laporan kemajuan secara berkala; 3. Menguruskan dan memantau projek Mobile Learning bagi sekurang-kurangnya satu kursus

setiap semester;

4. Menganjurkan OUM Seminar Series sekurang-kurangnya 2 kali setiap suku tahun.

3) Khidmat Sokongan

Ini membabitkan aktiviti daripada perkhidmatan sokongan yang ditawarkan oleh

jabatan/bahagian seperti Perpustakaan, Pusat Reka Bentuk Pengajaran dan Teknologi, Pusat

Pengurusan Pelajar, Perancangan Korporat dan Kewangan, Pengurusan Sumber Manusia

Kumpulan, dan Pembangunan Perniagaan.

Objektif Umum Khidmat Sokongan

1. Menyediakan khidmat sokongan yang relevan dan berkualiti melalui:

1) Infrastruktur bertaraf dunia 2) Inisiatif pengekalan pelajar 3) Sistem komunikasi berkesan 4) Sistem pengurusan pangkalan data yang cekap 5) Pengautomasian proses-proses 6) Standard Operating Procedures (SOP) 7) Sokongan Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK) 8) Penyumberan Luar

2. Menggunakan kaedah penyelesaian masalah dan peralatan yang dikenalpasti dan

mengikut kod amalan yang bersesuaian (mematuhi SOP yang dibangunkan). 3. Mempertingkatkan prestasi perniagaan serta memasarkan produk dan perkhidmatan yang

dihasilkan oleh OUM dengan berkesan melalui pendekatan berikut: Pemasaran dan Promosi 1) Pemasaran agresif 2) Pemasaran institusi 3) Kolaborasi tempatan dan antarabangsa 4) Potongan harga untuk pelajar khas 5) Sistem kemasukan terbuka 6) Program berorientasikan pasaran semasa (Pembangunan Perniagaan)

4. Melantik staf yang bersesuaian dengan jawatan mengikut spesifikasi yang dikehendaki

(Pengurusan Sumber Manusia Kumpulan). 5. Melaksanakan program latihan pembangunan sumber manusia secara terancang dan

berkesan (Pengurusan Sumber Manusia Kumpulan). 6. Menyediakan khidmat sokongan dalam bidang pentadbiran dan kemudahan yang

berkualiti, efektif dan cekap (Perkhidmatan Kumpulan).




7. Menyediakan perkhidmatan perakaunan yang cekap (Kewangan dan Perancangan). 8. Menyediakan perkhidmatan teknologi maklumat dan komunikasi (TMK) yang cemerlang

bagi memenuhi kehendak proses perniagaan OUM dan menyokong proses pembelajaran dan pengajaran (MTCSB).

Penunjuk Prestasi Khidmat Sokongan 1. Mencapai peningkatan penggunaan sumber digital perpustakaan sebanyak 5% setahun

(Perpustakaan Digital).

2. Menyiapkan proses pembangunan produk bagi setiap tempahan selewat-lewatnya empat (4) bulan daripada tarikh tempahan dibuat (Pusat Reka Bentuk Pengajaran dan Teknologi)

3. Mencapai peningkatan pelajar sekurang-kurangnya 10% setahun (Pembangunan

Perniagaan). 4. Memastikan staf yang dilantik adalah memenuhi 100% spesifikasi (Pengurusan Sumber

Manusia Kumpulan). 5. Memastikan bahawa sekurang-kurangnya 80% program latihan staf oleh PSM

dilaksanakan (Pengurusan Sumber Manusia Kumpulan). 6. Memastikan sekurang-kurangnya 70% daripada keseluruhan aduan bulanan yang masuk

ke sistem e-CRM diselesaikan (Pusat Pengurusan Pelajar).

7. Memastikan pemprosesan bayaran sehingga penyediaan cek dibuat dalam tempoh 20 hari bekerja dari tarikh permohonan diterima (Kewangan dan Perancangan).

8. Memastikan pemprosesan invois dalam masa 10 hari bekerja dari tarikh diterima

(Kewangan dan Perancangan). 9. Memberi respon terhadap sebarang aduan berkaitan TMK dalam tempoh 24 jam (MTCSB). 10. Melaksanakan sekurang-kurangnya 80% projek TMK yang telah dikenalpasti bagi setiap

tahun (MTCSB).

5.4.1 Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti

Pihak Pengurusan bertanggungjawab bagi perancangan sistem pengurusan kualiti di OUM.

Perancangan ke atas sistem ini adalah berfokus kepada penetapan proses-proses yang diperlukan

bagi mencapai objektif dan keperluan kualiti dengan secara cekap dan berkesan serta konsisten

dengan strategi universiti. Input berikut diambilkira dalam perancangan tersebut:

i. Strategi universiti

ii. Penetapan objektif universiti




iii. Penetapan keperluan dan kehendak pelanggan dan pihak berkepentingan

iv. Penilaian keperluan perundangan dan peraturan pihak berkuasa

v. Penilaian data prestasi proses

vi. Penilaian data prestasi produk

vii. Perkara yang dipelajari dari pengalaman lalu

viii. Petunjuk bagi peluang penambahbaikan

ix. Data berkaitan taksiran risiko dan penyusutan nilai

Di sebalik input berkenaan, pihak pengurusan juga menetapkan output perancangan kualiti bagi

penghasilan produk dan proses-proses sokongan sebagaimana berikut:

i. skil dan pengetahuan yang diperlukan oleh universiti

ii. tanggungjawab dan autoriti bagi perlaksanaan pelan penambahbaikan proses

iii. sumber-sumber yang diperlukan seperti kewangan dan infrastruktur

iv. metrik bagi menilai pencapaian prestasi penambahbaikan universiti

v. keperluan untuk penambahbaikan termasuk kaedah dan peralatan, dan

vi. keperluan dokumentasi termasuk rekod-rekod

Bagi memastikan keberkesanan dan kecekapan proses-proses universiti, pihak Pengurusan

mengadakan mesyuarat khas di peringkat Majlis Pengurusan Kualiti, Penyelidikan dan Inovasi

(MPKPI) bagi menyemak dan mengkaji semula pengurusan secara berkala dan sistematik.

Mesyuarat ini dipengerusikan oleh Presiden atau Naib Canselor yang merupakan pengerusi majlis

(Rujuk: MGT-560-01 Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan).

Pelan perkhidmatan kualiti didokumenkan dalam bentuk Peta Proses Perniagaan (Rajah 1) yang

merujuk kepada prosedur-prosedur operasi berkaitan seperti dalam Seksyen C.

5.5 TANGGUNGJAWAB, AUTORITI DAN KOMUNIKASI Semua warga kerja OUM bertanggungjawab memastikan produk dan perkhidmatan yang disediakan

oleh OUM adalah berkualiti dan cekap. Setiap peringkat Fakulti/Pusat/Jabatan/Bahagian/Unit

bertanggungjawab mengenal pasti dan mengkaji sebarang ketidakakuran dalam semua aktiviti dan

membuat tindakan pembetulan dan pencegahan yang perlu (Rujuk: MGT-830-01 Prosedur




Pengurusan Ketidakakuran Produk, MGT-852-01 Prosedur Tindakan Pembetulan, MGT-853-01

Prosedur Tindakan Pencegahan).

Semua warga kerja adalah bertanggungjawab mematuhi keperluan dan melakukan amalan

sebagaimana yang telah dipersetujui dan termaktub di dalam prosedur, perancangan dan kawalan.

Bagi peringkat Pengurus dan Staf pentadbiran, keterangan mengenai tanggungjawab dan bidang

kuasa dinyatakan dalam Keterangan Tugas masing-masing.

Staf peringkat sokongan mempunyai bidang kuasa berdasarkan kompetensi mereka untuk

melaksanakan tugas tertentu. Sebagai tambahan, tanggungjawab dan bidang kuasa mereka ini

dinyatakan dalam dokumen tertentu seperti kontrak perjanjian dan prosedur operasi standard.

Dalam situasi di mana staf tidak hadir, autoriti dikembalikan kepada sumbernya sebagaimana tercatat

dalam carta organisasi kecuali penurunan autoriti yang terhad dan penyerahan tanggungjawab

kepada pegawai lain dilakukan melalui memorandum.

5.5.1 Tanggungjawab dan Autoriti Tanggungjawab dan autoriti dijelaskan berdasarkan kepada peranan yang perlu dimainkan oleh

setiap jabatan/bahagian serta unit yang berkenaan dan mempunyai bidang kuasa sebagaimana

dinyatakan di bawah:

1) Pejabat Presiden/Naib Canselor (P/NC) Pejabat Presiden/Naib Canselor diketuai oleh Presiden/Naib Canselor. Bertanggungjawab ke

atas kelancaran pelaksanaan operasi universiti secara efektif dan efisien merangkumi penyeliaan

keseluruhan aktiviti akademik, penyelidikan/perundingan, pentadbiran, kebajikan dan disiplin di

dalam universiti.

2) Pejabat Naib Presiden Kanan (NPK) Bertanggungjawab mengetuai keseluruhan fungsi akademik universiti dan pengurusan fakulti

atau pusat pengajian berikut:

i. Fakulti Sains dan Teknologi,

ii. Fakulti Pendidikan dan Bahasa,

iii. Fakulti Perniagaan dan Pengurusan,

iv. Fakulti Teknologi Maklumat dan Komunikasi Multimedia,

v. Fakulti Sains Sosial Gunaan,




vi. Pusat Pengajian Siswazah,

vii. Pusat Pengajian Kejururawatan dan Sains Kesihatan Bersekutu

viii. Pusat Reka Bentuk Pengajaran & Teknologi (CIDT),

ix. Institut Pemajuan Pengajaran & Pembelajaran (ITLA)

x. Institut Kualiti, Penyelidikan dan Inovasi (IQRI)

xi. Unit Editorial

NPK juga bertindak sebagai WP OUM yang dilantik oleh P/NC dan bertanggungjawab bagi

keseluruhan polisi yang termaktub di dalam Manual Kualiti OUM serta keberkesanan sistem

pengurusan kualiti. Beliau juga bertanggungjawab memastikan staf OUM mematuhi polisi

Keselamatan & Kesihatan Staf dan keberkesanan pelaksanaan operasi dan sistem

penyelenggaraannya.

NPK berperanan menetapkan proses-proses komunikasi dalaman yang berkesan dalam SPK

universiti. Saluran komunikasi yang diamalkan antaranya adalah:

i. Mesyuarat Mingguan Jawatankuasa Kumpulan Pengurusan

ii. Mesyuarat Pengurusan Tertinggi Universiti

iii. Perhimpunan Perpaduan Warga OUM setiap 2 bulan sekali

iv. Papan notis

v. Buletin

vi. E-mel; dan

vii. Intranet

NPK bertanggungjawab memastikan keperluan pelanggan dikenal pasti dan dipenuhi dengan

matlamat untuk mencapai kepuasan pelanggan. NPK bertanggungjawab mengkaji semua

keperluan dan kehendak pelanggan dalam memastikan kehendak pelanggan telah dipenuhi dan

tertakluk kepada peraturan dan undang-undang yang berkenaan. Beliau bertanggungjawab

kepada P/NC.

Bertanggungjawab mengetuai fungsi sokongan bagi aktiviti berkaitan dengan kualiti, penyelidikan

dan inovasi, pengurusan dan pembangunan tutor serta bertanggungjawab ke atas pengurusan

dan pembangunan Pusat Reka Bentuk Pengajaran, fakulti/pusat pengajian dan Unit Editorial

serta kelancaran perjalanan pusat-pusat dan jabatan berkenaan. Beliau bertanggungjawab

kepada P/NC.




3) Pengurusan Pelajar dan Pembangunan Kampus – NP (PPPK) Mengurus, memaju serta menyelenggara segala kemudahan untuk keperluan pelajar di seluruh

negara serta harta universiti secara amnya. Bahagian ini juga bertanggungjawab memastikan

kemudahan dan infrastruktur universiti beroperasi pada tahap optimum dan memenuhi keperluan

dan kehendak pelanggan. Bahagian diketuai oleh seorang Naib Presiden (NP (PPPK)) yang

juga bertanggungjawab ke atas aktiviti penyelenggaraan di ibu pejabat serta semua PP terutama

yang dimiliki oleh universiti (Rujuk: PHB-750-02 Tender Kerja-kerja Penyelenggaraan Pusat

Pembelajaran OUM).

Aktiviti-aktiviti penyelenggaraan melibatkan perancangan, pelaksanaan, pemantauan kerja-kerja

penyelenggaraan, belanjawan, pembangunan kakitangan dan pembaikan pejabat. NP (PPPK)

juga bertanggungjawab menyediakan infrastruktur bagi semua Fakulti/Pusat/Jabatan

/Bahagian/Unit serta pusat-pusat pembelajaran OUM. Beliau bertanggungjawab kepada P/NC.

Berikut adalah prosedur bagi perlaksanaan proses-proses berkaitan penyelenggaraan dan

pembangunan kampus serta pengurusan Pusat-pusat Pembelajaran di seluruh negara:

Pembangunan Harta Benda dan Penyelenggaraan • Penyelenggaraan Pembaikan • Penyelenggaraan Berkala • Pengubahsuaian/Menaiktaraf

Pusat Pembelajaran • Pengurusan Wang Tunai Runcit • Pemasaran Tempatan • Pengurusan Tuntutan Tutor • Tempahan Lokasi Peperiksaan • Pendaftaran Pelajar Baru • Pengurusan Kertas Soalan Peperiksaan • Pengurusan Tuntutan Perkhidmatan Bilik Tutorial Pusat Pembelajaran • Pendaftaran dan Pengambilan Modul Pelajar Lama • Pengurusan Temuduga Tutor

4) Pembangunan Perniagaan dan Pengurusan Sumber Manusia – NP (PPPSM) Memastikan strategi pembangunan dan mempromosikan universiti sebagai sebuah institusi

pendidikan tinggi yang menawarkan pendidikan terbuka dan jarak jauh. Di samping

berkomunikasi atau berhubung dengan pelanggan terutama dalam penyediaan maklumat dan

melayani pertanyaan mengenai produk/perkhidmatan serta menerima maklum balas pelanggan.




Bahagian ini diketuai oleh seorang Naib Presiden (NP) yang bertanggungjawab dalam

memastikan agar pengurusan dan pembangunan sumber manusia dapat memainkan peranan

yang lebih berkesan dalam membantu strategi universiti ke arah pembentukan budaya kerja yang

berkualiti dan cemerlang. NP (PPPSM) bertanggungjawab kepada P/NC.

5) Pemajuan Pengajaran dan Pembelajaran Merancang dan menyelaras aktiviti-aktiviti bagi meningkatkan kualiti serta memajukan

pengajaran dan pembelajaran di OUM. Peranan ini dimainkan oleh Institut Pemajuan

Pengajaran dan Pembelajaran (ITLA). ITLA juga bertanggungjawab mengurus dan memenuhi

keperluan dan kehendak para tutor. Ketua jabatan merupakan Timbalan Naib Presiden yang

bertanggungjawab melapor kepada P/NC.

6) Pengurusan Kualiti, Penyelidikan dan Inovasi Menyelaras dan merancang semua aktiviti kualiti di OUM. IQRI juga bertanggungjawab bagi

perancangan aktiviti penyelidikan dan inovasi universiti. Institut menyediakan aktiviti sokongan

kepada aktiviti-aktiviti kualiti universiti melalui khidmat perundingan kepada pelanggan universiti

(dalaman dan luaran, termasuklah anak-anak syarikat di bawah Kumpulan METEOR) di samping

menetapkan, menyelaras dan mengawal pengurusan dokumen kualiti universiti untuk

memastikan proses teras universiti berada pada tahap kualiti yang tinggi.

Institut diketuai seorang Pengarah yang melapor kepada NPK bagi aktiviti-aktiviti kualiti,

penyelidikan dan inovasi universiti.

7) Reka Bentuk Pengajaran dan Teknologi Menyelaras, mengarah, merancang dan membangunkan isi kandungan modul bercetak dan juga

digital. Pusat ini bekerjasama rapat dengan pihak fakulti yang membangunkan modul bagi setiap

program akademik yang ditawarkan oleh OUM.

Pusat ini diketuai oleh seorang Pengarah yang bertanggungjawab memastikan modul bercetak

serta modul dalam bentuk perisian digital sentiasa berkualiti tinggi dan menepati keperluan

pelajar OUM. Pengarah bertanggungjawab melapor kepada NPK.

Berikut adalah prosedur berkaitan aktiviti reka bentuk pengajaran dan teknologi yang terdapat di

CIDT:

• Penerimaan Tempahan Pelanggan • Reka Bentuk Pengajaran




• Penerbitan Meja • Pengurusan Percetakan • Pengedaran Modul • Pengurusan Bengkel Penulisan dan Penyederhanaan Modul • Pengukuran Kepuasan Pelanggan

8) Pengurusan Pelajar Merancang, mengarah atau menyelaras kajian, pentadbiran, kebajikan dan disiplin pelajar, serta

sebarang program atau aktiviti bukan akademik yang berkaitan dengan pelajar dalam universiti.

Pusat ini juga bertanggungjawab mengurus Pusat Perkhidmatan Pelajara dan merupakan

sekretariat bagi pengurusan aktiviti Alumni.

Pusat diketuai oleh seorang Pengarah yang bertanggungjawab melapor kepada Naib Presiden

(PPPK). Pusat ini juga bertanggungjawab memastikan pelajar meneruskan pengajian di universiti

sehingga tamat kursus.

Pengurusan Pelajar • Perlaksanaan Bengkel Kemahiran Belajar di Pusat Pembelajaran Bagi Pelajar Baru • Perlaksanaan Program Penasihatan Akademik • Pengurusan Kaji Selidik • Pengendalian Kes Tata Tertib Pelajar • Pengendalian Tabung Kebajikan Pelajar

Perkhidmatan Pelajar • Prosedur Perkhidmatan Pelajar

9) Fakulti dan Pusat Pengajian

Menghasil dan membangunkan program-program yang inovatif dan mematuhi Kerangka

Kelayakan Malaysia (MQF) bagi menyediakan graduan yang memenuhi keperluan industri dalam

setiap bidang yang ditawarkan. Setiap fakulti diketuai oleh seorang dekan yang

bertanggungjawab melapor kepada NPK.

10) Pengajian Siswazah

Mengurus dan mentadbir semua program-program pasca ijazah yang ditawarkan oleh OUM.

Pusat Pengajian diketuai seorang Dekan yang bertanggungjawab melapor kepada NPK.

11) Registri/Pentadbiran Akademik

Memastikan peraturan akademik universiti diselenggara dan dilaksanakan dengan baik dan

berkesan, memastikan proses dan sistem pentadbiran pelajar berjalan dengan baik dan lancar,

mewujudkan jaringan kerjasama yang baik serta cekap dan berkesan antara OUM dengan pihak




berkuasa serta masyarakat awam. Di samping itu, bahagian ini juga bertanggungjawab

merancang dan mengurus perjalanan aktiviti peperiksaan bagi semua program pengajian yang

dijalankan oleh OUM.

Bahagian ini diketuai oleh seorang Pendaftar yang juga memegang portfolio sebagai Pengurus

Besar bagi Pentadbiran Akademik universiti. Pendaftar bertanggungjawab melapor kepada P/NC.

Berikut adalah prosedur yang terdapat dibawah Pengurus Besar (Pentadbiran Akademik) atau

Pendaftar:

Kemasukan dan Rekod • Pemprosesan Permohonan Kemasukan (termasuk Penawaran) • Pendaftaran Pelajar Baru • Pendaftaran Pelajar Lama • Pemfailan Rekod Pelajar Akademik • Permohonan Kelulusan Penawaran Program Pengajian Daripada MQA/JPS • Permohonan Akreditasi Program Pengajian Daripada MQA

Pelajar Antarabangsa dan Konvokesyen • Admission • Appointment of Lecturer • Billing & Payment (Royalty) • Billing (Text Book) • Graduating List • Registration • Re-Registration • Moderation of Answer Script by Faculty & CGS • Preparation Moderation of Examination Questions • Processing of Results Peperiksaan • Pengurusan Kertas Soalan Akhir Semester • Pemprosesan Keputusan Peperiksaan Akhir Semester • Pengurusan Skrip Jawapan Bagi Peperiksaan Akhir Semester

12) Kewangan dan Perancangan

Merancang, mengarah dan menyelaras semua aktiviti kewangan universiti pada peringkat

pengurusan tertinggi termasuk menyedia dan menghasilkan laporan kewangan, mengurus

belanjawan dan perkara-perkara lain yang berkaitan dengan kewangan termasuklah memastikan

proses perolehan mematuhi keperluan peraturan perolehan termasuk maklumat dan pengesahan

pembelian dan perolehan (Rujuk: MGT-740-01 Prosedur Perolehan).




Bahagian ini juga bertanggungjawab merancang dan menyelaras aktiviti perancangan korporat

universiti. Ini termasuklah perancangan strategik universiti, penyediaan rancangan dan bajet

tahunan serta penyediaan laporan prestasi universiti bagi suku tahunan kepada Lembaga

Pengarah Universiti (LPU). Selain itu, Bahagian Kewangan juga merangka, memantau prestasi

setiap jabatan dan menyelaras penyediaan KPI sewaktu perancangan dan penyediaan bajet

tahunan.

Bahagian ini diketuai oleh Pengawal Kewangan yang juga bertindak sebagai Pengurus Besar

bagi aktiviti Perancangan Korporat. Pengawal Kewangan bertanggungjawab melapor kepada

P/NC.

Berikut adalah prosedur berkaitan Kewangan dan Perancangan Korporat:

1) Kewangan

Perolehan • Perolehan Secara Manual • Perolehan Secara Online • Perolehan Secara Tender • Perolehan Secara Sebut Harga • Perolehan Peruncitan (di bawah RM50,000.00) • Perolehan Perkhidmatan Pembaikan/Penyelenggaraan Peralatan Pejabat

Pembayaran • Pembayaran Tuntutan Kakitangan • Pembayaran Tuntutan Pembekal • Pembayaran Tutor Secara Online • Pembatalan dan Penggantian Cek • Pembayaran Tutor Secara Manual • Pembayaran Pendahuluan • Tatacara Pengurusan Wang Tunai Runcit/Akaun Amanah

Bajet • Merekod Bajet yang telah diluluskan • Kawalan Bajet/Virement

Pelaburan • Pelaburan

Penerimaan • Menjana Inbois • Penerimaan Kutipan Wang • Menjana Pelarasan Akaun Pelajar • Pemulangan Lebihan Yuran Pelajar • Pengurusan Kredit • Penyediaan Inbois Secara Manual




Akaun • Penyediaan Akaun Bulanan • Penyediaan & Penutupan Akaun Tahunan • Penyediaan Penyata Penyesuaian Bank • Tatacara Pelaporan

Aset • Perekodan Aset Tetap • Pelupusan dan Hapus Kira Aset Tetap

2) Perancangan Korporat

• Planning and Budgeting • Quarterly Management Report • Feasibility study of Academic Programmes (new and old)/Collaboration • Long Term Strategic Planning • Costing for New Programmes

13) Teknologi dan Perkhidmatan Komunikasi Menyediakan kemudahan infrastruktur teknologi maklumat dan komunikasi (TMK). Kemudahan

TMK disediakan melalui penyumberan luar kepada anak syarikat Kumpulan METEOR iaitu

MTCSB. Beliau juga bertanggungjawab memastikan kemudahan-kemudahan TMK beroperasi

pada tahap optimum dan memenuhi keperluan dan kehendak pelanggan dan warga kerja

universiti. Beliau juga bertanggungjawab memastikan kelancaran perjalanan Perpustakaan

Digital. Beliau bertanggungjawab melapor kepada P/NC.

Rujuk MGT-410-01 Penyumberan Luar

14) Kawalan dan Keselamatan Pekerja

Menyediakan perkhidmatan keselamatan kepada universiti. Unit ini berserta kumpulan

pengurusan universiti melalui Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan OUM

bertanggungjawab menyediakan dan memastikan persekitaran kerja yang selamat, baik dan

selesa. Rangka kerja bagi mewujudkan persekitaran kerja yang selamat, selesa dan

bersesuaian adalah berdasarkan terma dan syarat-syarat pengurusan kualiti Occupational Safety

and Hazard (OSHA). Unit diketuai oleh seorang Ketua yang bertanggungjawab melapor kepada

NP(PPPK).




15) Perpustakaan Digital Mengurus pusat sumber universiti dengan memastikan ketersediaan sumber serta bahan rujukan

yang lengkap dan terkini bagi capaian maklumat yang lebih berkesan. Perpustakaan diketuai

oleh Ketua Pustakawan yang bertanggungjawab dan melapor kepada Pengurus Besar

(Teknologi).

Antara prosedur bagi melaksanakan peranan Perpustakaan Digital adalah:

Pembangunan Koleksi • Perolehan Monograf Bercetak dan Bahan Audio Visual • Pengkatalogan dan Pengelasan Bahan Perkhidmatan Pelanggan dan Rujukan • Pinjaman Bahan Perpustakaan Secara Manual • Pemulangan Bahan Perpustakaan di ‘Book Drop’ • Perkhidmatan Pendidikan dan Latihan Pengguna • Pendaftaran Keahlian Perpustakaan • Pinjaman Antara Perpustakaan (PAP) Daripada Institusi Luar • Pembekalan Dokumen Daripada Insitusi Luar

Pembangunan & Pengurusan Sistem Perpustakaan • Perolehan dan Pembaharuan Pangkalan Data • Trobleshooting Sistem Perpustakaan • Pengemaskinian Isi Kandungan Laman Web

16) Pengurusan Sumber Manusia

Menyediakan perkhidmatan bagi pengambilan staf, pembayaran gaji, ganjaran dan faedah, serta

menyedikan latihan bagi pembangunan staf akademik dan bukan akademik. Bahagian diketuai

oleh Pengurus Kanan yang bertanggungjawab melapor kepada NP (PPPSM).

PSM memastikan staf yang terlibat secara langsung dalam penghasilan produk atau

penyampaian perkhidmatan yang berkualiti adalah kompeten berdasarkan latarbelakang

akademik, latihan, kemahiran dan pengalaman masing-masing. PSM mengenalpasti tahap

ketrampilan/kompetensi yang diperlukan oleh seseorang staf melalui Analisis Keperluan Latihan

(TNA) dan kempen kesedaran (Rujuk: HRM-750-01 Prosedur Permohonan Latihan

Kakitangan). PSM juga memastikan pembangunan sumber manusia dengan memaksimumkan potensi mereka

bagi membantu OUM mencapai tahap perkhidmatan dan operasi yang tertinggi.




Objektif utama pengurusan sumber manusia OUM dicapai melalui:

• Perekrutan staf yang tepat dan sesuai bagi setiap jawatan yang terdapat di OUM. Ini

dipastikan dengan menyemak kelayakan dan pengalaman kerja calon-calon yang sesuai

mengikut spesifikasi kerja yang bakal dipertanggungjawabkan.

• Mengadakan induksi (formal dan bukan formal) kepada semua staf baru bagi

membiasakan mereka dengan polisi OUM dan memberi latihan yang bersesuaian dan

melengkapi mereka dengan dokumen-dokumen berkaitan skop tugasan masing-masing

agar dapat melaksanakan tugas dengan berkesan.

• Pengenalpastian keperluan latihan bagi staf yang terlibat secara langsung dalam kerja

yang melibatkan kualiti melalui proses penilaian prestasi tahunan oleh Ketua-ketua

bahagian berkenaan. Ini akan meningkatkan lagi kemahiran dan pengetahuan sedia ada

staf dalam mencapai tahap kualiti yang lebih tinggi di dalam menjalankan tugas dan

operasi.

Latihan yang telah dikenalpasti akan dilaksanakan secara dalaman (in-house) atau luaran dan

rekod-rekod latihan diselenggarakan oleh Pengurusan Sumber Manusia.

Prosedur berkaitan Pengurusan Sumber Manusia adalah:

Perancangan dan Pembangunan Sumber Manusia • Permohonan Latihan Kakitangan

Perkhidmatan Sumber Manusia • Penggajian dan Faedah

17) Perhubungan Korporat Menyelaras, mengurus dan merancang segala aktiviti berkaitan perhubungan korporat dan awam

termasuk acara-acara kelolaan universiti dan menyelaras pertemuan dengan media. Juga

bertanggungjawab ke atas perhubungan antarabangsa. Unit diketuai oleh seorang Pengurus

Kanan yang bertanggungjawab melapor kepada P/NC.

Prosedur berkaitan Perhubungan Korporat adalah:

• Pengurusan Acara (Event Management) • Penerbitan Korporat (Corporate Publication) • Cenderamata Korporat (Corporate Gift) • Media • Pesanan Belian (PO) & Permohonan Bayaran




18) Editorial Menyediakan segala teks ucapan, menyunting bahan-bahan/karya universiti terutamanya modul

dan laporan tahunan serta penyuntingan “newsletter” atau buletin sama ada bercetak atau

elektronik. Unit diketuai oleh seorang Ketua yang bertanggungjawab melapor kepada NPK.

Prosedur berkaitan proses-proses di Unit Editorial meliputi:

• Penyuntingan Modul • Penyuntingan Artikel Universiti • Penyediaan Teks Ucapan Untuk Majlis Universiti • Penerbitan Korporat (OUM Today, Annual Report, Prospectus dan Coporate Profile) • Penyediaan Artikel untuk Media • Penyediaan Buku Program Untuk Konvokesyen dan Majlis Universiti

19) Pengurusan Konvokesyen

Menyelaras, mengurus dan merancang segala aktiviti berkaitan konvokesyen. Beliau

bertanggungjawab kepada Pengurus Besar (Pentadbiran Akademik)/Pendaftar.

Prosedur berkaitan proses-proses di Unit Konvokesyen meliputi:

• Jamuan & Keceriaan • Kenyataan Media • Penghantaran Kad Jemputan • Keselamatan & Lalulintas Majlis Konvokesyen • Penyelarasan Pakaian Akademik • Logistik Majlis Konvokesyen OUM • Penginapan Majlis Konvokesyen • Penyelarasan Juruacara & Muzik • Penyediaan Smart Card Pada Majlis Konvokesyen • Aliran Perarakan Graduan Semasa Majlis Konvokesyen • Operasi JKK Kreatif & Persembahan Multimedia Bagi Majlis Konvokesyen OUM • Publisiti & Pemasaran Majlis Konvokesyen • Pengurus Acara (Ketua Sekretariat) • Sekretariat Bagi Majlis Konvokesyen • Penyediaan Teks Ucapan/Ucapjasa Canselor • Penyediaan Teks Ucapan Ijazah Kehormat • Penyediaan Teks Ucapan/Ucapjasa Presiden/Naib Canselor • Penyediaan Teks Ucapan/Ucapjasa Pro Canselor • Penyediaan Teks Ucapan Wakil Pelajar • Menyediakan Buku Konvokesyen-Percetakan • Menyediakan Buku Konvokesyen-Isi Kandungan • Menyediakan Buku Konvokesyen-Kerja Kreatif




20) Perkhidmatan Pentadbiran

Mengurus dan menyediakan perkhidmatan dalaman termasuk penghantaran surat, mengurus

segala tempahan alat tulis untuk kegunaan pejabat, menyelenggara stor simpanan alat tulis,

mengurus kenderaan universiti untuk guna sama serta menyelaras jadual penggunaan bilik-bilik

mesyuarat. Juga bertanggungjawab menyediakan perkhidmatan katering untuk segala jenis

acara universiti.

Unit ini diketuai oleh seorang Pengurus yang bertanggungjawab melapor kepada NP (PPPSM).

Prosedur berkaitan adalah:

• Penghantaran Surat • Tempahan Alat Tulis Pejabat • Tempahan Kenderaan Gunasama • Tempahan Tiket Kapal Terbang • Tempahan Hotel • Tempahan Bilik Gunasama • Tempahan Khidmat Katering

21) Perundangan dan Kesetiausahaan Syarikat

Mengurus dan menyelia segala keperluan perundangan universiti termasuk memorandum

persefahaman (MoU), memorandum perjanjian (MoA) dan segala proses yang berkaitan dengan

aktiviti tersebut. Juga bertanggungjawab dalam pengendalian kes tata tertib atau disiplin pelajar

dan pekerja serta menyedia dan bertindak sebagai setiausaha syarikat Kumpulan METEOR.

Prosedur berkaitan perkhidmatan di unit berkenaan adalah:

• Pengendalian Kes Tatatertib Pelajar • Penyediaan Dokumen Perjanjian bagi Kumpulan METEOR • Pengendalian Mesyuarat Lembaga Pengarah Kumpulan METEOR • Urusan Kesetiausahaan Kumpulan METEOR

Bagi tugasan tertentu atau projek yang tidak dijadualkan (Ad-Hoc), jawatankuasa akan ditubuhkan

untuk mengendalikannya. Terma rujukan (Terms of Reference) bagi setiap jawatankuasa

diperjelaskan dalam dokumen University Management Profile.




Lembaga Pengarah dan Senat Di peringkat tertinggi OUM ditadbir oleh Lembaga Pengarah Universiti sementara urusan operasi

harian berada di bawah pengawasan Presiden/Naib Canselor.

Selaras dengan Perlembagaannya, keahlian Lembaga Pengarah adalah terdiri daripada:

(a) Presiden OUM

(b) Tiga (3) Naib Canselor atau Rektor IPTA

(c) Seorang wakil dari Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia; dan

(d) Beberapa orang ahli yang dilantik atas nasihat atau pencalonan Presiden OUM.

Setiap ahli dilantik untuk tempoh tiga (3) tahun melainkan terdapat persaraan ahli dari jawatan hakiki

atau pencalonan semula selepas tamat tempoh tiga (3) tahun tersebut. (Rujuk www.oum.edu.my

untuk senarai Ahli Lembaga Pengarah yang terkini).

Penetapan dasar-dasar seperti terma penggajian dan saraan kakitangan, kedudukan kewangan

Universiti, pembelian aset dikemukakan kepada Lembaga Pengarah Universiti yang bersidang setiap

dua (2) bulan sekali.

Untuk menjalankan kuasa-kuasa yang termaktub dalam Perlembagaannya beberapa Pihak

Berkuasa telah ditubuhkan oleh Lembaga Pengarah untuk menyelenggara perkara-perkara

berhubung hal ehwal akademik, pengurusan pelajar, pengurusan kakitangan, kewangan dan

sebagainya.

Sementara itu, dasar-dasar berhubung sistem akademik dan penawaran program-program pula

dikemukakan kepada Senat untuk pertimbangan dan kelulusan.

Keahlian Senat terdiri daripada:

• Naib Canselor;

• Tiga (3) Timbalan Naib Canselor (Akademik) dari IPTA;

• Naib Presiden Kanan;

• Naib Presiden;

• Dua (2) orang anggota dari badan-badan profesional;

• Tidak kurang daripada tiga (3) orang Profesor yang dilantik oleh Presiden;

• Tidak melebihi tiga (3) orang Dekan;

http://www.oum.edu.my/�




• Pengarah atau Ketua yang dilantik oleh Presiden; dan

• Pendaftar.

Keahliannya terdiri dari beberapa tokoh terkemuka tanahair dalam bidang-bidang tertentu seperti

Teknologi Maklumat & Komunikasi, Pengurusan, Kejuruteraan dan sebagainya. Senat bersidang

sekurang-kurangnya sekali setahun. Setiap ahli dilantik untuk tempoh dua (2) tahun melainkan

terdapat persaraan ahli dari jawatan hakiki atau pencalonan semula selepas tamat tempoh dua (2)

tahun tersebut (Rujuk www.oum.edu.my untuk senarai Ahli Senat yang terkini).

Tanggungjawab dan Kelulusan Tanggungjawab, kuasa dan semua hubungan sesama kakitangan yang menguruskan,

melaksanakan dan mengesahkan kerja yang melibatkan kualiti dijelaskan melalui:

a. Carta Organisasi

b. Manual Kualiti, prosedur-prosedur dan arahan kerja yang berkaitan.

c. Deskripsi kerja

Struktur Organisasi Struktur organisasi OUM dibangunkan selaras dengan falsafahnya sebagai sebuah universiti yang

melaksanakan program pengajian berasaskan konsep terbuka dan jarak jauh. Justeru, berbeza

sedikit dengan struktur organisasi institusi pengajian tinggi konvensional, reka bentuk struktur

pentadbiran OUM mengambilkira aspek pembangunan teknologi bagi bahan pembelajaran dan

perkhidmatan kepada pelajar. Rajah 2 menggambarkan Struktur Organisasi OUM.

http://www.oum.edu.my/�




Rajah 2: Struktur Organisasi OUM

Pres ident /Vice -Cha nc ell or

Seni or Vi ce Pres id ent

I ns titu te o f Qua lit y, Res ea rch & I nnov ati on

Vic e Presid en t

( Le arner Management & Campus Dev el opment )

Financ ia l Contro lle r/ Genera l Mana ger

(Financ e & Plan ni ng )

Gr oup Huma n Res ourc es

Man agemen t

Corpo rat e

Re lati on s

Group Mark et ing & Bus iness

Deve lopmen t

Cent re fo r In str uc tio nal De sign &

Te chnol ogy

Property Dev el opment & Main tena nc e

Sec ur ity & Saf ety

Cor po rat e Plann ing

L earni ng Ce ntr es

Cen tre fo r St udent Ma nageme nt

• Lear ne r Se rv ice Cent re

• Re tenti on & Co unse lin g

• Alumn i

Vic e Presid en t

(Busin es s Deve lopmen t & Human Resourc es

Mana geme nt)

Yay asa n Can se lor

Acc ount

Acc ounts Pay ab le

Ac ct. Rece iv ab le-In come & Collect ion

Sena te

Facu lty o f Educ ati on & Lang uages

Gener al Man ager ( Tec hnol og y)

** IPD –I ns titu te o f Pro fess ional Dev el opment

** CML –Cent re of Moder n Langua ges

** SOL L- Sc ho ol of L ife -long Lea rn ing**GIC-Granada I nte rn ati onal Co lle ge

Approv ed by

En. Repin I brahi m, VP (BD & HRM)

1 8 Feb 2 011

Cer tifi ed by

Fa iz ah Mohamed , SM (GHRM)

18 Feb 2011

Pr epare d by Si ti Amina h Ariffi n, AM (GHRM)

18 Feb 2011

IPD

--- ---- ---- --- -- --- -

CML

--- ---- ---- --- -- --- -SOLL

-- ---- ---- --- --- -- -

GIC

In ter na tional St uden ts& Conv oc ati onManagemen t

Fac ult y of Scie nc e & Te chno logy

Facu lty o f Appli ed Socia l Sc iences

Fac ul ty of Bus iness & Manag emen t

Sc hoo l o f Nu rs ing & Allied He alt h Sc ience s

In st itut e for Tea ch ing , Lea rni ng &

Ass es sme nt

Ed ito ria l

Cen tre f or Gr adua te

Stud ies

Fac ult y of IT &

Mul timed ia Commun ica tions

OUM In ter na tiona l

Group Se rv ices

Group Legal & Compan y Secr eta ria l

Ass es smen t and Exami na tion

Ad mi ss ion and Rec or d

Ac ademic

Programme Acc red ita tion

Digi tal Li bra ry

MTCSB

METEOR Learni ng Sdn Bhd

Ac ct. Rece iv ab le-Spons or sh ip

Genera l Mana ger

(Aca demi c Admi nis tra tion) / Re gi stra r




5.5.2 Wakil Pengurusan

Di OUM, terdapat 2 peringkat Wakil Pengurusan (WP) iaitu peringkat universiti dan

jabatan/bahagian. Istilah WP digunakan ke atas jabatan/bahagian yang menjalani persijilan MS

ISO 9001:2008 manakala Penyelaras Kualiti (PK) digunakan bagi jabatan/bahagian yang tidak

mempunyai sijil MS ISO 9001:2008. Naib Presiden Kanan merupakan WP Universiti yang

dilantik oleh Presiden/Naib Canselor manakala WP di peringkat jabatan/bahagian dilantik oleh

Ketua Jabatan yang berkenaan.

WP dan PK dilantik dan diberi autoriti oleh Pengurusan Tertinggi untuk mengurus, memantau,

menilai dan menyelaras SPK di setiap bahagian/jabatan/unit. Perlantikan ini perlu untuk

membantu meningkatkan keberkesanan dan kecekapan operasi dan penambahbaikan SPK.

WPl atau PK yang berkenaan perlu melapor kepada pengurusan tertinggi dan memberi

penerangan kepada pelanggan dan pihak berkepentingan tentang perkara berkaitan SPK.

WP atau Penyelaras Kualiti yang berkenaan perlu melapor kepada pengurusan tertinggi dan

memberi penerangan kepada pelanggan dan pihak berkepentingan tentang perkara berkaitan

SPK.

Secara amnya, WP atau Penyelaras Kualiti berperanan untuk mengurus dan memastikan SPK

yang berkesan berdasarkan Manual Kualiti OUM (Rujuk kepada Terma Rujukan Perlantikan wakil

Pengurusan atau Penyelaras Kualiti).

Tanggungjawab dan Tugas WP

WP hendaklah menjalankan tanggungjawab dan kuasa yang meliputi:

1. Memastikan proses-proses yang diperlukan untuk sistem pengurusan kualiti dibangunkan, dijalankan dan dikekalkan.

2. Melaporkan kepada pengurusan atasan, tahap prestasi sistem pengurusan kualiti dan segala

keperluan bagi peningkatan sistem. 3. Memastikan kerja-kerja promosi dijalankan bagi meningkatkan kesedaran tentang peri

pentingnya aspek keperluan pelanggan kepada seluruh ahli organisasi.

5.5.3 Komunikasi Dalaman

Pengurusan universiti menetapkan dan melaksanakan satu proses yang berkesan dan cekap untuk

menerangkan polisi, keperluan dan objektif kualiti serta pencapaiannya. Penyediaan maklumat




sebegini dapat membantu meningkatkan prestasi proses penambahbaikan universiti dan secara

langsung melibatkan warga kerja dalam pencapaian objektif kualiti tersebut menerusi maklumbalas

dan respon aktif daripada seluruh warga kerja. (Rujuk MGT-723-01 Komunikasi Pelanggan).

Pengurusan universiti memastikan komunikasi dalaman dilaksanakan melalui saluran rasmi yang

ditetapkan agar sistem pengurusan kualiti dapat dilaksanakan dengan cekap dan berkesan. Segala

maklumat untuk pengetahuan warga kerja disalurkan melalui:

a. Mesyuarat Bahagian/Unit, Mesyuarat Pengurusan - penerangan atau komunikasi di tempat

bekerja yang diketuai oleh ketua jabatan

b. Pekeliling dan memo dalaman

c. Taklimat bulanan atau lain-lain mesyuarat seperti Perhimpunan Perpaduan Warga OUM, dan Majlis Pengiktirafan (rujuk MGT-750-01 Prosedur Anugerah Inovatif (Kumpulan).

d. Papan notis dan jurnal atau majalah dalaman seperti OUM Today, Learner Connexxion dan Tutor Connexxion.

e. Audio-visual dan media elektronik seperti emel dan laman web serta intranet

f. Maklumbalas kakitangan dan skim cadangan seperti Anugerah Cadangan Staf dan Anugerah Inovatif (Kumpulan)

5.6 KAJIAN SEMULA PENGURUSAN 5.6.1 Umum

Pihak Pengurusan mengadakan aktiviti atau mesyuarat kajian semula pengurusan merangkumi

keseluruhan proses universiti termasuklah menilai kecekapan SPK. Kajian semula pengurusan

merupakan wadah bagi pertukaran idea-idea baru dengan menilai input dan berbincang secara

terbuka melalui rangsangan oleh kepimpinan pengurusan tertinggi.

Pada dasarnya, kajian/semakan semula ini bertujuan memastikan Sistem Pengurusan Kualiti

sentiasa terkini dan bersesuaian dengan kehendak OUM dan para pelanggannya. Aktiviti meliputi

semakan semula ke atas keberkesanan audit kualiti dalaman/luaran, polisi kualiti syarikat, objektif

kualiti dan juga lain-lain isu kualiti tertangguh sewaktu penyemakan tersebut.

Kajian/semakan semula pengurusan merupakan mekanisme bagi mengawal prestasi

penghasilan dan proses-proses sokongan secara sistematik berdasarkan prinsip-prinsip

pengurusan kualiti. Sistem Pengurusan Kualiti OUM akan disemak sekurang-kurangnya sekali

dalam setahun melalui Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.




Input untuk proses semakan ini dijangka akan dapat memberikan hasil (output) yang melampaui

kecekapan dan keberkesanan SPK. Manakala hasil aktiviti ini pula akan menyediakan data bagi

kegunaan dalam perancangan proses penambahbaikan prestasi universiti.

Perincian bagi perkara di atas adalah seperti digariskan dalam MGT-560-01 Prosedur Kajian

Semula Pengurusan. Semua rekod kajian/semakan semula pihak pengurusan perlulah

disimpan.

5.6.2 Input Semakan Semula Input bagi pihak pengurusan dalam melaksanakan kajian atau semakan semula meliputi maklumat

berikut:

a. Keputusan audit dalaman dan luaran

b. Maklumbalas/aduan pelanggan

c. Prestasi proses dan keakuran produk/perkhidmatan

d. Status tindakan pencegahan dan tindakan pembetulan

e. Tindakan susulan daripada keputusan kajian/semakan semula

f. Perubahan yang mungkin akan memberi kesan ke atas sistem pengurusan kualiti

g. Cadangan bagi peningkatan sistem pengurusan kualiti

5.6.3 Output Semakan Semula Output daripada kajian/semakan semula pihak pengurusan termasuk apa-apa keputusan atau

tindakan yang berkaitan adalah:

a. Peningkatan keberkesanan sistem pengurusan kualiti dan proses-proses yang berkaitan.

b. Peningkatan produk dan perkhidmatan berkaitan keperluan pelanggan.

c. Sumber-sumber yang diperlukan.




6. PENGURUSAN SUMBER 6.1 PERUNTUKAN SUMBER

Perlaksanaan strategi dan pencapaian objektif universiti memerlukan sumber yang mencukupi.

Pengurusan universiti memahami dan sentiasa prihatin terhadap keperluan mengadakan sumber

yang mencukupi untuk maksud tersebut dan memastikan sumber-sumber yang perlu untuk

perlaksanaan strategi dan pencapaian objektif universiti dikenalpasti dan disediakan.

Sumber-sumber ditakrifkan sebagai manusia, infrastruktur, persekitaran tempat bekerja, maklumat,

pembekal dan rakan kongsi perniagaan, sumber-sumber asli dan sumber kewangan.

6.2 SUMBER MANUSIA 6.2.1 Am

Pihak pengurusan akan memperuntukkan, melaksanakan dan menyediakan sumber-sumber yang

cukup dari segi tenaga manusia, mesin/peralatan/kelengkapan, kewangan dan bahan bagi:

1. Mengekalkan Sistem Kualiti serta meningkatkan keberkesanannya secara berterusan.

2. Meningkatkan kepuasan pelanggan

Pihak Pengurusan sentiasa memastikan peningkatan keberkesanan dan kecekapan universiti

termasuklah SPK menerusi pembabitan dan sokongan padu warga kerja. Bagi membantu kepada

pencapaian objektif berkenaan, pengurusan universiti amat menggalakkan penyertaan aktif dan

pembangunan staf dengan:

1. Menyediakan latihan berterusan dan pembangunan kerjaya yang terancang (HRM) 2. Menjelaskan tanggungjawab dan autoriti setiap staf (HRM) 3. Menetapkan objektif individu dan kumpulan, mengurus prestasi proses dan menilai hasilnya

dengan Petunjuk Prestasi Utama yang ditetapkan (KPI) (Perancangan Korporat) 4. Membantu dalam penetapan objektif dan pembuatan keputusan (Perancangan Korporat) 5. Mengiktiraf dan memberikan anugerah menerusi penilaian prestasi staf (Anugerah Kualiti),

(Yearly Performance Appraisal) 6. Memudahkan komunikasi secara terbuka dan dua hala (Mesyuarat jabatan/bahagian/unit).

Perhimpunan Perpaduan Warga OUM) 7. Mengkaji dan menyemak keperluan staf secara berterusan




8. Menyediakan persekitaran yang menggalakkan inovasi 9. Memastikan kerja berpasukan yang berkesan 10. Berkongsi pandangan dan cadangan 11. Mengukur kepuasan staf melalui Employee Satisfaction Survey 12. Mengkaji mengapa staf menyertai dan/atau meninggalkan universiti ini melalui maklumbalas

Exit Interview.

Warga kerja OUM yang mengendalikan kerja-kerja yang berkaitan dengan kualiti produk dan

perkhidmatan OUM hendaklah berkelayakan dan kompeten berdasarkan latarbelakang pendidikan,

latihan, kemahiran dan pengalaman kerja.

6.2.2 Ketrampilan (Kompetensi), Kesedaran dan Latihan Semua staf yang mengurus, melaksanakan dan melakukan pengesahan aktiviti kualiti termasuk audit

dalaman kualiti akan diberikan latihan secukupnya. Prosedur-prosedur dibangunkan bagi

menerangkan butir-butir proses bagi memenuhi tujuan ini.

Bagi memastikan warga kerja yang kompeten adalah mencukupi untuk keperluan semasa dan masa

hadapan, pihak Pengurusan universiti menetapkan agar segala perancangan untuk latihan staf

mestilah mengambilkira dan mengandungi perkara-perkara berikut:

1) Objektif

2) Program dan kaedah

3) Sumber yang diperlukan

4) Pengenalpastian sokongan dalaman yang perlu

5) Penilaian dari segi peningkatan kompetensi staf, dan

6) Pengukuran keberkesanan dan kesannya kepada universiti

Berikut adalah prosedur berkaitan Pengurusan Sumber Manusia:

• Pengambilan Kakitangan (Sepenuh Masa) • Perlantikan Staf • Latihan dan Pembangunan • Pengambilan Kakitangan • Pengambilan Pegawai Dagang • Pengambilan Staf Untuk Kontrak Perkhidmatan • Pertukaran Staf • Pengiklanan Jawatan




• Analisis Keperluan Latihan • Analisis Keperluan Jawatan

6.3 INFRASTRUKTUR

Pengurusan mengenalpasti infrastruktur yang diperlukan untuk penghasilan produk dengan

mengambilkira keperluan dan harapan pihak yang berkepentingan. Infrastruktur yang disediakan

termasuklah sumber-sumber seperti bangunan, menyediakan pokok, ruang kerja, alatan dan mesin,

khidmat sokongan, teknologi maklumat dan komunikasi, dan kemudahan lainnya.

Bagi mencapai keperluan ini, OUM akan memperuntukkan sumber bagi membina atau membeli,

melengkapkan dan menyenggara tempat kerja yang kondusif melalui prosedur-prosedur, tatacara

dan arahan kerja yang sesuai. (Rujuk Pembangunan Harta Benda dan Penyelenggaraan).

Walau bagaimanapun, dalam menentukan dan mengenalpasti infrastruktur yang diperlukan, perkara

berikut perlu diambilkira:

1) Peruntukan infrastruktur ditentukan dari segi objektif, fungsi, prestasi, ketersediaan, kos,

jaminan, keselamatan, dan pembaharuan

2) Pembangunan dan kaedah penyelenggaraan infrastruktur bagi memastikan infrastruktur sentiasa dapat memenuhi keperluan universiti; kaedah tersebut perlulah mengambilkira jenis dan frekuensi penyelenggaraan dan pengesahan keupayaan beroperasi elemen infrastruktur berkenaan, berdasarkan kepada tahap kritikal dan penggunaan;

3) Penilaian ke atas infrastruktur berbanding keperluan dan kehendak pihak berkepentingan;

4) Mengambilkira isu alam sekitar berkaitan dengan infrastruktur seperti pemuliharaan, pencemaran, pembaziran dan kitar semula.

Pengurusan universiti maklum akan fenomena alam yang di luar kawalan manusia seperti banjir,

tsunami dan gempa bumi yang boleh memberi kesan ke atas infrastruktur yang disediakan. Justeru,

pengurusan universiti menetapkan agar sebarang perancangan termasuklah perancangan

infrastruktur mestilah mengenalpasti strategi bagi melindungi kepentingan pihak yang berkenaan

serta pengurangan risiko.




6.4 PERSEKITARAN KERJA OUM akan mengenalpasti dan mengurus persekitaran tempat kerja dalam memenuhi keperluan

warga kerjanya agar dapat memberikan perkhidmatan yang terbaik kepada pelanggan. Ini

termasuklah memastikan segala perancangan bagi menyediakan persekitaran kerja mengambil kira

pengaruh positif ke atas motivasi, kepuasan dan prestasi warga kerja dalam membantu

meningkatkan prestasi universiti secara umumnya. Persekitaran kerja yang bersesuaian

disumbangkan oleh kedua-dua faktor manusia dan fizikal. Ianya meliputi:

• kaedah kerja yang kreatif dan peluang bagi penglibatan yang lebih meluas untuk menzahirkan

potensi warga kerja OUM

• peraturan dan garis panduan keselamatan termasuk penggunaan peralatan perlindungan • ergonomik iaitu kajian mengenai pekerjaan dan keadaan kerja bagi mempertingkatkan

kecekapan pekerja • lokasi tempat bekerja • interaksi sosial • kemudahan staf • udara, cahaya, kelembapan, pengudaraan, dan • kebersihan, bunyi, getaran dan pencemaran

6.5 SUMBER MAKLUMAT 6.5.1 Am

Dalam memastikan proses membuat keputusan berjalan lancar dan efektif, maklumat yang

bersesuaian mestilah mudah dan tersedia untuk capaian. Pihak pengurusan menetapkan agar

sebarang perancangan untuk pembangunan infrastruktur haruslah mengambil kira pembangunan

sistem maklumat dan komunikasi.

Data adalah sumber asas untuk penghasilan maklumat dan pembangunan pengetahuan secara

berterusan di OUM. Ianya penting bagi membuat keputusan berdasarkan fakta yang mampu

membawa kepada inovasi. Bagi menguruskan maklumat, beberapa perkara berikut hendaklah

diambilkira:

a. Mengenalpasti maklumat yang diperlukan b. Mengenalpasti dan mengakses sumber-sumber maklumat dalaman dan luaran




c. Menggunakan data, maklumat dan pengetahuan untuk menetapkan dan mencapai strategi dan objektif universiti

d. Memastikan tahap keselamatan dan kerahsiaannya, dan e. Menilai faedah-faedah yang diperoleh dari penggunaan maklumat berkenaan dalam

meningkatkan pengurusan maklumat dan pengetahuan

Rujuk MGT-840-01 Analisis Data

6.5.2 Pembekal dan Rakan Kongsi

Pengurusan mewujudkan hubungan dengan pembekal dan rakan kongsi untuk mempromosi dan

memudahkan komunikasi dengan matlamat memperbaiki secara bersama keberkesanan dan

kecekapan proses-proses yang memberikan nilai. Ini dilakukan dengan melihat kepada peluang-

peluang berikut:

a. Mengoptimumkan bilangan pembekal dan rakan kongsi b. Menetapkan komunikasi dua-hala di peringkat yang bersesuaian di kedua-dua pihak bagi

memudahkan penyelesaian masalah dengan cepat, dan mengelakkan kos akibat kelewatan yang tidak perlu

c. Bekerjasama dengan pembekal dalam menentusahkan keupayaan proses-proses mereka d. Menggalakkan pembekal untuk melaksanakan program-program penambahbaikan prestasi

berterusan dan menyertai aktiviti-aktiviti penambahbaikan yang lain e. Melibatkan pembekal dalam aktiviti mereka bentuk dan pembangunan untuk berkongsi

pengetahuan dan secara berkesan dan cekap menambahbaik penghasilan dan penyampaian produk atau perkhidmatan yang akur.

f. Melibatkan rakan kongsi dalam mengenalpasti keperluan pembelian dan strategi pembanguan

bersama, dan g. Menilai, mengiktiraf serta memberikan anugerah bagi usaha-usaha dan pencapaian pembekal

dan rakan kongsi.

6.5.3 Sumber-sumber Asli

Pengurusan universiti menetapkan pelan kontigensi atau kecemasan bagi memastikan ketersediaan

atau penggantian sumber-sumber tersebut bagi mencegah atau meminimumkan kesan negatif

terhadap prestasi universiti.




6.6 SUMBER KEWANGAN

Pengurusan Peningkatan keberkesanan dan kecekapan SPK boleh mempengaruhi keadaan kewangan sesebuah

institusi contohnya:

a. Secara dalaman, dengan mengurangkan kegagalan proses dan produk, atau pembaziran dari segi bahan dan masa, atau

b. Secara luaran, dengan mengurangkan kadar attrition, kos pampasan bagi produk dalam jaminan dan waranti, dan kos kehilangan pelanggan dan pasaran

Maklumat dari sumber kewangan akan menyediakan suatu kaedah untuk menentukan

ketidakberkesanan atau ketidakcekapan aktiviti, dan membantu memulakan tindakan

penambahbaikan yang bersesuaian.

Laporan kewangan untuk aktiviti berkaitan prestasi SPK dan keakuran produk/perkhidmatan

hendaklah digunakan dalam mesyuarat kaji semula pengurusan.




7. PENGHASILAN PRODUK/PERKHIDMATAN

7.1 PELAN PENGHASILAN PRODUK/PERKHIDMATAN

Pihak Pengurusan merancang dan membangunkan proses-proses yang diperlukan bagi penghasilan

produk. Perancangan hendaklah konsisten dengan keperluan proses-proses lain yang membentuk

Sistem Pengurusan Kualiti OUM.

Pelan proses-proses bagi penghasilan produk merangkumi penetapan keperluan dan objektif kualiti

produk; pembangunan proses-proses yang diperlukan dan dokumentasinya; dan menetapkan

program bagi pengesahan dan penentusahan. Pelan turut menakrifkan keperluan rekod-rekod bagi

membuktikan keakuran proses dan produk.

Pelan penghasilan produk/proses perkhidmatan meliputi:

a) Objektif kualiti dan keperluan produk

Objektif kualiti dan keperluan produk ditetapkan sebagaimana dalam Manual Kualiti dan

disampaikan dalam bentuk lukisan dan spesifikasi, dokumen perjanjian, standard dalaman dan

luaran, dan keperluan statut dan undang-undang.

b) Pelan Penghasilan Produk

Pelan Penghasilan Produk termasuklah:

• penetapan proses-proses yang mencukupi dan berkeupayaan serta dokumen yang berkaitan

• penilaian proses-proses dan dokumen,

• penentuan proses-proses khas dan mengambil kira kesan akibat darinya,

• penetapan dan mempertimbangkan perlaksanaan kawalan proses yang bersesuaian,

• pembangunan latihan dan bahan pengajaran bagi pemilik proses

• rekod-rekod yang perlu sebagai bukti bahawa proses penghasilan dan produk yang terhasil

darinya akur terhadap keperluan yang ditetapkan

c) Pelan Pengesahan dan Penentusahan Produk

1. Pelan pengesahan merangkumi:

• peringkat pemeriksaaan dan pengujian, • skop, frekuensi, dan kaedah pemeriksaan,




• kriteria kelulusan, dan • keperluan rekod yang perlu bagi membuktikan keakuran produk

2. Setiap jabatan/unit bertanggungjawab ke atas pembangunan pelan pengesahan produk di

mana ianya perlu dan bersesuaian.

.

Dokumen yang menetapkan proses-proses bagi QMS dan sumber-sumber yang digunakan bagi

penghasilan sesuatu produk, projek atau kontrak juga dianggap sebagai pelan kualiti.

Secara amnya, Pelan perkhidmatan kualiti didokumenkan dalam bentuk Peta Proses Perniagaan

dengan merujuk kepada prosedur-prosedur operasi yang berkenaan (Rujuk Rajah 1 Peta Proses

OUM).

7.2 PROSES-PROSES BERKAITAN PELANGGAN

7.2.1 Penentuan Keperluan Produk/Proses Perkhidmatan

Pihak Pengurusan memastikan segala keperluan pelanggan termasuklah aktiviti-aktiviti penyampaian

dan perkhidmatan sokongan, keperluan khusus sesuatu perkhidmatan, keperluan peraturan dan

perundangan pihak berkuasa serta sebarang keperluan tambahan yang berkaitan dengan produk

atau perkhidmatan yang dibekalkan hendaklah terlebih dahulu ditentukan sebelum ianya dibekalkan.

Untuk tujuan tersebut, pihak pengurusan menakrifkan pelanggan sebagai pihak berkepentingan yang

merangkumi kumpulan atau kategori berikut:

• Masyarakat awam

• Organisasi Bukan Kerajaan

• Keluarga Pelajar

• ALUMNI

Penglibatan atau sumbangan pihak berkepentingan dikenalpasti dalam bentuk maklumat,

penglibatan secara langsung atau maklum balas kepada pihak pengurusan universiti.




Manakala penglibatan pihak berkepentingan yang saling menguntungkan meliputi:

• Penglibatan aktif industri dan badan profesional

• Penglibatan langsung pelajar & kualiti penglibatan

• Maklum balas lain-lain pihak berkepentingan

• Penglibatan pelbagai pihak berkepentingan dalam pemantauan dan penilaian program

7.2.2 Semakan Keperluan Produk/Perkhidmatan

OUM akan menyemak dari masa ke semasa keperluan perkhidmatan yang diberikan kepada

pelanggan. Presiden/Naib Canselor dan semua Ketua Jabatan/Bahagian akan bermesyuarat dan

mengenalpasti modul-modul latihan yang perlu dibangunkan/disemak semula. Hal ini diperincikan di

dalam prosedur:

1. Pembangunan Program Baru termasuk prosedur berkaitan reka bentuk kurikulum

2. Semakan Semula Program yang ditawarkan

7.2.3 Hubungan Pelanggan

Pihak Pengurusan memastikan hubungan dengan pelanggan bagi hal berkaitan:

a) maklumat produk/perkhidmatan yang ditawarkan oleh OUM tersedia dalam bentuk:

i. Profil Syarikat ii. Prospektus Syarikat iii. Laman Web (Web Page) iv. Kalender Tahunan

b) Pertanyaan, kontrak atau pengurusan pesanan termasuk sebarang pindaan, dan

c) Maklumbalas pelanggan termasuk aduan pelajar

Maklumbalas pelanggan diperoleh dengan mengedarkan borang soal selidik kepada pelanggan

untuk dipenuh isi. Bagi aduan pelanggan, semua warga kerja perlu merekodkan ke dalam borang

aduan pelanggan yang diterima daripada pelanggan dalam apa-apa bentuk dalam borang aduan

pelanggan. Semua ini diperincikan di dalam:

1) Prosedur Perkhidmatan Pelajar (Rujuk CSM-750-11)

2) Prosedur Pemantauan Kursus dan Maklumbalas Pelanggan

3) Prosedur Menilai Maklumbalas Aktiviti Penyebaran Maklumat




7.3 REKA BENTUK DAN PEMBANGUNAN

7.3.1 Perancangan Reka Bentuk dan Pembangunan Pihak Pengurusan memastikan proses-proses mereka bentuk dan membangunkan produk atau

perkhidmatan dikenalpasti, dilaksana dan diselenggara bagi bertindakbalas dengan berkesan dan

cekap terhadap keperluan dan harapan pelanggan dan pihak berkepentingan. Segala reka bentuk

dan pembangunan produk/perkhidmatan dirancang dan dikawal dengan menentukan:

• peringkat reka bentuk dan pembangunannya • semakan, tentusah dan pengesahan yang bersesuaian bagi setiap peringkat reka bentuk dan

pembangunan, dan

• tanggungjawab dan autoriti bagi mereka bentuk dan membangunkan produk/perkhidmatan

Hubungan antara kumpulan/pasukan yang terlibat dalam mereka bentuk dan membangunkan

produk/perkhidmatan diuruskan bagi memastikan komunikasi yang berkesan dan peruntukan

tanggungjawab yang jelas.

7.3.2 Input Rekabentuk dan Pembangunan Pihak Pengurusan mengenalpasti terdapat dua kemungkinan sumber input bagi sesuatu proses

mereka bentuk dan membangunkan produk/perkhidmatan iaitu input luaran dan dalaman.

1) Input luaran termasuklah:

• Keperluan dan kehendak pelanggan dan pasaran • Keperluan dan kehendak pihak berkepentingan • Sumbangan pihak pembekal • Input pengguna untuk mencapai reka bentuk dan pembangunan produk/perkhidmatan yang

mampu berdaya tahan • Perubahan yang relevan dalam keperluan undang-undang dan peraturan • Standard antarabangsa dan dalam negara, dan • Kod Amalan industri terutama Pengajian Tinggi seperti Code of Practices for Institutional

Audit (COPIA), Code of Practice for Programme Accreditation (COPPA) dan Kerangka Kelayakan Malaysia (MQF);




2) Input dalaman termasuklah:

• Polisi dan objektif

• Keperluan dan kehendak pekerja, termasuk mereka yang menerima

• Perkembangan teknologi

• Keperluan kompetensi pereka bentuk dan pembangunan

• Maklumat maklumbalas daripada pengalaman yang lalu

• Rekod-rekod dan data proses-proses dan produk sedia ada

• Output daripada proses-proses yang lain

3) Input yang menentukan ciri-ciri penting sesuatu proses/produk untuk berfungsi dan diselenggara

dengan selamat seperti:

• Operasi, pemasangan dan penggunaan

• Penyimpanan, pengurusan dan penyampaian

Bagi reka bentuk dan pembangunan proses perkhidmatan, perkara berikut diambil kira:

1) Objektif dan matlamat;

2) Akta Pendidikan, Falsafah Pendidikan Kebangsaan, Falsafah Pendidikan Guru dan dasar

kerajaan;

3) Maklumat reka bentuk kurikulum terdahulu, jika perlu; dan

4) Keperluan lain yang penting yang digunakan dalam mereka bentuk dan pembangunan

kurikulum.

Input perlu disemak dari segi kecukupan, kesesuaian dan ketepatannya. Semua keperluan mestilah

lengkap, jelas dan tidak bercanggah antara satu sarna lain. Keperluan input bagi modul program

yang baru dikenalpasti dan didokumenkan dalam bentuk arahan atau pekeliling Jawatankuasa

Pembangunan Kurikulum serta ketetapan mesyuarat Jawatankuasa Pembangunan Kurikulum.

Keperluan perundangan akan dinyatakan dalam arahan ini. Keperluan input reka bentuk umum

ditakrifkan dan didokumenkan dalam skop penggubalan kurikulum dan penyediaan dokumen modul

bagi setiap program atau kursus yang ditawarkan.




7.3.3 Output Reka Bentuk dan Pembangunan Hasil kerja atau output untuk sesuatu aktiviti reka bentuk dan pembangunan produk/perkhidmatan

hendaklah dinyatakan dan didokumenkan dengan jelas dalam kertas kerja dan kontrak perjanjian

kepada pelanggan. Dokumen ini perlu menerangkan dengan jelas semua proses-proses

perkhidmatan yang diberikan kepada pelanggan. Kertas kerja berkaitan dan perjanjian sesuatu

projek hendaklah disemak oleh Ketua Jabatan/Bahagian sebelum diserahkan kepada pelanggan.

Bagi proses penyampaian kursus bagi sesuatu program, panduan tutor/fasilitator, nota pengajaran

adalah merupakan output rekabentuk yang didokumenkan dan perlu disemak oleh Jawatankuasa

Pembangunan Kurikulum sebelum diwartakan.

7.3.4 Semakan Reka Bentuk dan Pembangunan

Pada peringkat tertentu, semakan secara sistematik ke atas reka bentuk dan proses pembangunan

hendaklah dilakukan selaraskan dengan perancangan bagi:

a) menilai keupayaan hasil reka bentuk dan pembangunan dalam memenuhi keperluan, dan

b) mengenal pasti sebarang masalah dan menganjur tindakan yang sewajarnya

Pihak yang terlibat dalam sesuatu proses semakan hendaklah terdiri daripada wakil dari jabatan/unit

yang terlibat dengan reka bentuk dan pembangunan produk/perkhidmatan tersebut. Staf yang

mengetuai sesuatu projek hendaklah menjalankan mesyuarat untuk memantau perkembangan

projek, memeriksa aktiviti-aktiviti ahli projek dan memberikan pendapat untuk tindakan lanjut.

Ringkasan laporan perkembangan projek hendaklah disediakan oleh ketua projek berdasarkan minit

mesyuarat projek yang diterima.

Bagi proses reka bentuk dan pembangunan kurikulum, setelah semua proses penggubalan selesai,

penggubal perlu menghantar semua dokumen tersebut untuk semakan Jawatankuasa Pembangunan

Kurikulum. Setelah jawatankuasa tersebut berpuashati dengan hasil semakan terhadap dokumen-

dokumen tersebut, maka pihak jawatankuasa perlu mengenal pasti tenaga pengajar untuk

mengendalikan pengajaran kursus yang telah dibangunkan.

7.3.5 Penentusahan Reka Bentuk Pada peringkat projek yang tertentu, pemeriksaan perlu dijalankan untuk menentusahkan hasil kerja

yang akan dikemukakan kepada pelanggan seperti yang dinyatakan dalam perjanjian atau kertas

kerja khidmat perundingan. Jenis pemeriksaan yang dijalankan hendaklah berpandukan kepada




metodologi atau kaedah yang telah dinyatakan dalam kertas kerja atau spesifikasi. Hasil ujian

hendaklah direkodkan ke dalam buku log projek sebagai rekod kualiti.

Laporan oleh tenaga pengajar perlu didokumenkan setelah tamatnya kursus percubaan atau pilot run

dan dipersembahkan kepada Jawatankuasa Pembangunan Kurikulum untuk pengesahan dan

pembangunan lanjutan.

7.3.6 Pengesahan Reka Bentuk Keputusan sesuatu pemeriksaan hendaklah disimpan sebagai rekod kualiti. Kumpulan projek

hendaklah membentangkan perkembangan projek seperti yang dikehendaki oleh pelanggan yang

boleh diperolehi daripada aktiviti-aktiviti projek sebagaimana yang direkodkan dalam fail utama untuk

pengawalan projek. Minit mesyuarat hendaklah disediakan semasa pembentangan projek

dijalankan.

Permohonan penamatan sebarang kontrak kerja perundingan (bagi sebarang perkhidmatan

perundingan yang ditawarkan oleh OUM) yang diminta oleh pelanggan hendaklah dirujuk kepada

ketua bahagian sebelum surat penamatan dikeluarkan. Laporan projek yang telah siap hendaklah

diserahkan kepada ketua bahagian bagi penilaian projek.

7.3.7 Kawalan Perubahan Reka Bentuk dan Pembangunan Pihak Pengurusan telah menetapkan agar semua perubahan yang berlaku dalam proses reka bentuk

dan pembangunan sesuatu program/perkhidmatan hendaklah dikenalpasti dan direkodkan.

Perubahan-perubahan yang dilakukan perlu disemak, ditentusah dan disahkan, dengan sewajarnya

dan diluluskan sebelum dilaksanakan. Semakan terhadap sebarang perubahan reka bentuk dan

pembangunan hendaklah merangkumi penilaian terhadap kesannya ke atas sebahagian komponen

mahu pun produk/perkhidmatan yang telah diberikan kepada pelanggan.

Tiga (3) langkah utama dikenal pasti oleh pihak pengurusan dalam membantu mengawal sebarang

perubahan yang dilakukan ke atas reka bentuk dan pembangunan sesuatu produk/perkhidmatan

iaitu:

1) Semakan - Jadual kerja projek atau aktiviti hendaklah disediakan dan dilampirkan bersama-sama

dengan kertas kerja khidmat perundingan yang diberikan kepada pelanggan. Jadual kerja projek

hendaklah digunakan untuk pemantauan projek. Pengurusan Tertinggi dan semua Ketua

jabatan/bahagian akan bermesyuarat dan mengenalpasti modul-modul latihan yang perlu

dibangunkan/disemak semula. Pegawai Latihan harus sediakan suatu jadual yang mencatitkan




semua keputusan mesyuarat. Jika perlu jadual perancangan tersebut harus mengenalpasti

fasilitator yang berkelayakan untuk setiap aktiviti penggubalan.

2) Pemantauan - Sebarang penambahan atau penukaran skop kerja yang asal dan/atau jadual kerja

hendaklah dimaklumkan kepada ketua bahagian oleh ketua projek untuk kelulusan. Ketua projek

atau Ketua kumpulan hendaklah menyediakan perjanjian tambahan projek bagi mendapatkan

kebenaran bertulis daripada pelanggan. Salinan asal perjanjian tambahan projek hendaklah

disimpan dan satu salinan dimasukkan ke dalam fail utama untuk pengawalan projek.

3) Hubungan/titik pertemuan teknikal dan organisasi - pihak yang terlibat di dalam sesuatu projek

pembangunan reka bentuk program atau penyediaan perkhidmatan perlu didokumenkan dalam

bentuk kertas kerja, perjanjian, buku log, ringkasan laporan perkembangan sesuatu projek, minit

mesyuarat.

Hubungan/titik pertemuan antara ahli Jawatankuasa Pembangunan Kurikulum adalah dalam bentuk

minit mesyuarat, pekeliling Jabatan dan pelbagai bentuk saluran komunikasi yang ditetapkan oleh

pihak pengurusan universiti.

Berikut adalah antara prosedur yang digunakan untuk kawalan terhadap perubahan yang dilakukan

ke atas sesuatu reka bentuk:

• Penyediaan kertas kerja dan sebut harga untuk khidmat perundingan, pelaksanaan projek untuk

khidmat perundingan dan pelan pemantauan untuk khidmat perundingan.

• Penyediaan Kertas Kerja dan Sebut harga, Perlantikan dan Penubuhan Sekretariat

• Pemantauan perlaksanaan sesuatu program atau kursus dan Maklumbalas Pelanggan dan

Pembangunan Semakan Semula Modul. Prosedur-prosedur ini digunakan untuk mengawal dan

menentusahkan reka bentuk sesuatu produk/perkhidmatan yang disediakan.




7.4 PEMBELIAN

OUM menilai pembekal-pembekal dan semua pembelian hanya daripada mereka yang boleh

menepati keperluan kualitinya. Prestasi kualiti pembekal hendaklah dipantau dan dinilai. Dokumen

pembelian menerangkan dengan jelas dan lengkap produk yang dipesan, termasuklah keperluan

kualitinya. Dokumen pembelian disemak dan diluluskan sebelum dikeluarkan. Produk yang dibeli

disahkan sebelum digunakan.

Secara amnya, pembelian sebarang bahan atau perkhidmatan hendaklah menepati prosedur

pembelian dijelaskan dalam seksyen berikut.

7.4.1 Pembelian Bahan-bahan dan Perkhidmatan 1) Permohonan pembelian bahan atau perkhidmatan disediakan oleh unit yang berkenaan

berdasarkan prosedur Pengurusan Kewangan dan Perolehan. Pengawal Kewangan

memperuntukkan bajet kepada unit berkenaan berdasarkan kepentingan dan keutamaan aktiviti.

Sekiranya perlu, Pengawal Kewangan boleh membuat keputusan untuk mengalihkan dan bajet

berkenaan kepada pihak yang lebih memerlukan mengikut budi bicaranya. Unit Pentadbiran pula

bertanggungjawab membeli bahan-bahan dan perkhidmatan yang diperlukan.

2) Semua prosedur pembelian hendaklah akur terhadap arahan dan garis panduan pihak

Kewangan. Bagi bahan dan perkhidmatan yang tersenarai dalam kontrak berpusat yang

diselenggara oleh Bahagian Kewangan, Jabatan/Unit hendaklah mendapatkan senarai pembekal

yang diluluskan oleh pihak Kewangan bagi bahan dan perkhidmatan yang berkenaan.

Seterusnya, perolehan boleh dijalankan dengan sepatutnya.

3) Bahagian Kewangan akan mengeluarkan arahan pembelian kepada syarikat pembekal yang

telah diluluskan oleh pihak pengurusan atau Jawatankuasa Tender OUM. Segala pembelian

direkodkan ke dalam perisian komputer atau ke dalam Daftar Harta modal.

4) Unit Pentadbiran bertanggungjawab membeli bahan-bahan yang diperlukan oleh jabatan/unit

untuk melaksanakan pelbagai aktiviti.

7.4.2 Maklumat Pembelian Maklumat pembelian hendaklah memperjelaskan ciri-ciri produk yang dibeli termasuklah:

• Keperluan bagi kelulusan produk, prosedur, proses dan peralatan




• Keperluaan bagi kelayakan personel, dan

• Keperluan sistem pengurusan kualiti.

Pembelian secara runcit oleh Unit Kewangan dan pembelian barangan alat tulis pejabat serta kerja-

kerja percetakan perlu merujuk kepada prosedur inventori OUM. Rujuk kepada Prosedur Unit Pentadbiran berkaitan pembelian alat tulis dan pekeliling yang berkaitan.

7.4.3 Pengesahan Produk Yang Dibeli Bahan-bahan adalah tertakluk kepada pengesahan kualiti melalui:

1) Pemeriksaan sewaktu menerima bahan

Pemeriksaan yang dilakukan hendaklah meliputi aspek-aspek berikut:

• Kecacatan secara visual/penglihatan

• Kuantiti

• Harga

• Dokumentasi perolehan

2) Sekiranya bahan atau barang tidak boleh diterima, ianya perlu dikembalikan kepada pembekal

untuk tindakan yang perlu dan maklumbalas dikemukakan kepada Bahagian Kewangan tentang

prestasi pembekal untuk senarai pembekal terkawal.

Pesanan Belian (PO) mengandungi data yang penting diperlukan untuk menerangkan sesuatu

keperluan atau spesifikasi. Sekiranya perlu, PO juga mencatatkan arahan khas atau keperluan

yang perlu dijalankan termasuk (sekiranya dipersetujui secara kontrak) kenyataan yang

menggambarkan hak Pembeli atau Wakil dan bidang kuasa untuk mengesahkan bahan dari

sumbernya.

3) Setiap unit bertanggungjawab untuk mengumpul semak maklumat prestasi pembekal (kualiti,

penghantaran dan harga) daripada setiap ketua jabatan untuk 6 bulan sekali, untuk dibincangkan

sewaktu semakan pengurusan. Semasa Mesyuarat Semakan Pengurusan, sekiranya pembekal

mempunyai terlalu banyak masalah dan pihak pengurusan tidak berpuashati dengan pembekal,

pembekal hendaklah dikeluarkan dari daftar pembekal OUM. Bahagian Kewangan akan

menyelenggara data dari senarai daftar yang telah diluluskan.




Oleh kerana ciri dan dan sensitiviti maklumat yang terdapat di dalam rekod kualiti pembelian, maka

akses oleh pelanggan untuk pengesahan sistem kualiti adalah terhad dan berdasarkan kepada

kerahsiaan, etika dan peruntukan undang-undang. Sebarang akses ke atas maklumat, rekod atau

sistem hanya dibenar berdasarkan budi bicara Pengawal Kewangan.

Borang permohonan pembelian (PO), jadual keputusan sebutharga, borang penilaian kerja-kerja

perkhidmatan adalah merupakan rekod kualiti yang perlu disimpan untuk rujukan.

7.5 PENGELUARAN DAN PENYEDIAAN PERKHIDMATAN Maklumat berkenaan perkhidmatan dan proses serta arahan kerja yang sewajarnya ditetapkan dan

dijelas/dimaklumkan kepada staf yang berkenaan. Proses-proses untuk operasi dipantau dan

dikawal, dan disahkan sekiranya perlu. Peralatan yang digunakan untuk aktiviti pemantauan dan

pengukuran diselenggara.

Beberapa jenis pelaporan dikenalpasti. Sekiranya perlu, pengecaman proses-proses direkodkan dan

diselenggara. Laporan pemeriksaan dan status pengujian dikenalpasti bagi memastikan hanya

laporan yang telah diluluskan digunapakai dan dikemukakan kepada pelanggan.

Harta benda milik pelanggan ditanda dengan sewajarnya agar pemiliknya boleh dikenalpasti.

Kehilangan, kerosakan atau ketidaksesuaian produk pelanggan direkodkan dan dilaporkan kepada

pelanggan.

Kaedah pengurusan, penyimpanan dan pengekalan yang sewajarnya perlu dilaksanakan bagi

mengelakkan kerosakan dan kemerosotan fail-fail dan laporan-laporan. Penerimaan dan

penghantaran kepada dan daripada kawasan penyimpanan adalah dikawal.

Semua yang di atas diperincikan di dalam Manual Operasi di setiap jabatan/bahagian yang

mengandungi semua prosedur yang berkaitan.




7.5.1 Kawalan Penyediaan Produk dan Perkhidmatan (Kawalan Operasi) 1) Kawalan Operasi

1.1. Maklumat Perkhidmatan dan Proses

1.1.1. Maklumat terperinci ciri-ciri perkhidmatan dijelaskan untuk mewujudkan kesedaran

proses berkaitan dalam bentuk lukisan/lakaran, spesifikasi, sampel, arahan dan

kriteria, garis panduan atau keperluan.

1.1.2. Maklumat berkenaan perkhidmatan dan proses yang diperlukan oleh pemilik proses

disampaikan melalui prosedur mantap yang dimasukkan dalam arahan kerja.

2) Arahan Kerja

Standard dan arahan kerja dalam bentuk manual atau prosedur. Ia memberi arahan tentang

bagaimana menjalankan sesuatu proses atau melaksanakan sesuatu operasi atau tugasan.

Keperluan arahan kerja dinilai berdasarkan tahap kritikal, kepentingan dan kerumitan sesuatu

proses; keupyaan mengesahkan hasil sesuatu proses; kelayakan pengendalinya; dan sejarah

masalah kualiti yang berkaitan dengan proses berkenaan. Standards disediakan sekiranya tahap

penerimaan terhadap output proses hanya boleh ditentukan melalui perbandingan dengan

sesuatu sampel yang standard.

3) Pemantauan dan Peralatan Pengukuran

Setiap unit mengekal dan menguruskan alatan untuk pengukuran dan pengujian masing-masing

untuk tujuan kawalan kualiti, penentu ukuran dan penyimpanan rekod.

Unit yang berkenaan hendaklah mengenalpasti alatan pengujian yang perlu ditentu ukur dan

menentukan jadual atau frekuensi proses penentukuran. Alatan pengujian yang perlu ditentu

ukur berbanding standard yang diperlukan mestilah dihantar kepada makmal bebas yang

bersesuaian.

4) Semua ketidaksempurnaan dan kecacatan alatan pengujian dikenalpasti dan dibaiki samada di

dalam atau oleh makmal/pembekal/pengilang yang berkenaan.

Semua peralatan yang telah ditentu ukur sekiranya didapati tidak akur terhadap keperluan, unit

yang menguruskan alatan pengujian adalah bertanggungjawab untuk menganalisa dan menjejak

semula kesemua kerja-kerja yang terjejas.




Ini adalah bertepatan dengan kawalan proses dan program pengesahan perkhidmatan

bersesuaian yang telah ditentukan dalam pelan penghasilan produk.

7.5.2 Pemantauan dan Kawalan Proses

Klausa ini adalah dikecualikan bagi perlaksanaan SPK OUM bagi maksud persijilan MS ISO

9001:2008. Walau bagaimanapun, bagi proses-proses yang dipantau dan dikawal melalui pelbagai

pendekatan, aktiviti dan teknik-teknik, sistem direka bentuk untuk mengawal:

• maklumat, input bahan dan sumber manusia ke dalam proses;

• peralatan dan teknologi yang digunakan;

• persekitaran dan prestasi proses; dan

• output.

Aktiviti pemantauan proses ditakrifkan dalam seksyen 8 dan proses pengukuran dan pemantauan

dengan lebih lanjut dalam setiap prosedur di peringkat jabatan masing-masing.

7.5.3 Pembolehcarian Sekiranya pembolehcarian (traceability) menjadi keperluan, OUM mengawal keunikan pengecaman

produk berkenaan dan mengekalkan rekod-rekod yang berkenaan (4.2.4 Kawalan Rekod).

Pengecaman Status Pemeriksaan Laporan ketidakakuran yang dihasilkan oleh jabatan hendaklah dimasukkan ke dalam ‘kertas minit’

untuk menandakan status samada menunggu kelulusan/pengesahan, ditolak, dibuat semula atau

diterima sepanjang proses penghasilan produk. Laporan yang ditolak hendaklah dikenal pasti

sebagai ‘DITOLAK’. Semua kerja yang dibuat semula adalah tertakluk kepada pengesahan semula.

Surat-menyurat biasa termasuk jawapannya tidak tertakluk kepada prosedur tersebut.

Rujuk Prosedur MGT-830-01 Prosedur Kawalan Ketidakakuran Produk/Perkhidmatan.

Setiap pertanyaan daripada pelanggan akan direkodkan. Bagi pertanyaan yang memerlukan

pencarian lanjut, pelanggan akan diberi nombor pengenalan dan dimaklumkan kepada pelanggan.

Pertanyaan pelanggan akan diberi maklumbalas atau jawapan sama ada secara lisan, bertulis dan

sebagainya. Setiap maklumbalas yang diberikan kepada para pelanggan akan merujuk kepada

nombor pengenalan penanya sebagai rujukan.




Butir peribadi pengguna dan jenis bahan rujukan yang hilang daripada perpustakaan akan

direkodkan pada borang laporan untuk rujukan.

Untuk perkhidmatan sekulasi, nama peminjam, tarikh, indeks buku/bahan akan direkodkan pada slip

pinjaman untuk rujukan semula. Semua bahan rujukan diterima oleh perpustakaan akan dilabel

mengikut prosedur pemerosesan bahan.

7.5.4 Harta Milik Pelanggan

Pihak Pengurusan menetapkan polisi agar harta milik pelanggan dijaga dengan baik sepanjang ianya

berada di bawah kawalan atau sedang digunakan oleh OUM. Pihak Pengurusan mengenalpasti,

mengesahkan, melindungi dan mempertahankan harta milik pelanggan yang digunakan atau yang

merupakan sebahagian dari produk/perkhidmatan. Sekiranya sebarang harta milik pelanggan hilang,

rosak atau didapati tidak boleh digunakan, staf yang bertanggungjawab hendaklah melaporkannya

kepada pelanggan dan menyimpan rekod yang berkenaan. Harta milik pelanggan termasuklah harta

intelek dan data peribadi.

7.5.5 Pemeliharaan Produk/Perkhidmatan

Pihak Pengurusan memastikan produk/perkhidmatan dijaga ketika pemprosesan dalaman dan

penghantaran ke destinasi yang dirancang bagi memelihara dan memastikan keakuran terhadap

keperluan yang telah ditetapkan. Pemeliharaan meliputi pengecaman, pengendalian, pembungkusan,

penyimpanan dan perlindungan.

• Pengecaman – identiti produk akhir hendaklah boleh dibuktikan atau mempunyai pengenalan

seperti kod yang unik.

• Pengendalian – produk akhir dikendalikan dengan baik mengikut keperluan yang ditetapkan

bagi memastikannya tidak rosak atau pembungkusan tidak bocor. Satu tata amalan

pengendalian produk bagi tujuan ini.

• Pembungkusan - produk akhir disimpan dan dibungkus dengan baik bagi mengelakkannya

daripada rosak semasa dalam perjalanan. Tatacara amalan kerja pembungkusan dibentuk

dengan memastikan kerosakan produk dapat dielakkan.

• Penyimpanan - kawasan tertentu telah dikenalpasti untuk menyimpan produk akhir ini. Kaedah

penerimaan dan pengedaran daripada lokasi ini dikawal oleh jabatan/unit yang

dipertanggungjawabkan. Setiap jabatan/unit bertanggungjawab mengendalikan semakan dan

pemeriksaan dari semasa ke semasa bagi memastikan produk berada dalam keadaan baik.




• Perlindungan - produk akhir dilindungi mengikut keperluan bagi mengekalkan keakurannya

terhadap keperluan pelanggan termasuklah insuran sekiranya perlu.

Pemeliharaan juga meliputi keseluruhan mahu pun sebahagian daripada produk.

7.6 KAWALAN PROSES PEMANTAUAN DAN PERALATAN PENGUKURAN

Pihak Pengurusan menentukan pemantauan dan pengukuran yang dilakukan serta peralatan yang

diperlukan untuk menyediakan bukti keakuran produk/perkhidmatan terhadap keperluan pelanggan

sebagaimana yang ditetapkan.

Proses-proses dibangunkan bagi memastikan pemantauan dan pengukuran boleh dijalankan dan

selaras dengan keperluan pemantauan dan pengukuran. Pihak Pengurusan menetapkan agar

peralatan yang digunakan untuk pengukuran mestilah:

• ditentu ukur (calibrated) atau ditentusah secara berkala, atau sebelum digunakan, terhadap

standard pengukuran kebangsaan atau antarabangsa; sekiranya tiada standard digunakan maka asas penggunaan sesuatu penentu ukur atau pengesahan perlulah dicatit sebagai rekod;

• diselaras atau dilaraskan semula sekiranya perlu;

• mempunyai tanda pengenalan bagi menentukan status pengesahannya;

• terpelihara daripada pelarasan yang mungkin menyebabkan sesuatu hasil pengukuran menjadi tidak sah;

• terpelihara daripada kerosakan atau menjadi bertambah rosak ketika mengurus, menyelenggara

dan menyimpan.

Pihak Pengurusan juga menilai dan merekod kesahihan hasil pengukuran yang terdahulu apabila

berlaku ketidakakuran peralatan terhadap keperluan yang ditetapkan. Beberapa tindakan akan

dilakukan ke atas alatan tersebut dan produk/perkhidmatan yang terlibat.

Rekod-rekod hasil tentu ukur dan pengesahan diselenggara sebagaimana digariskan dalam MGT-424-01 Prosedur Pengurusan Rekod.

Apabila keupayaan sesuatu perisian komputer digunakan untuk memenuhi keperluan sekumpulan

pelanggan maka penggunaannya hendaklah disahkan termasuklah proses pengesahannya. Ini perlu

dilakukan sebelum mula digunakan dan disahkan semula sekiranya perlu.




8. PENGUKURAN, ANALISIS & PENAMBAHBAIKAN 8.1 UMUM

Pengurusan Universiti merancang dan melaksanakan pemantauan, pengukuran, analisis dan

menambahbaik proses yang diperlukan bagi memastikan:

a) Keakuran produk/perkhidmatan terhadap standard dan polisi yang ditetapkan;

b) Keakuran sistem pengurusan kualiti dan;

c) Penambahbaikan berterusan ke atas keberkesanan sistem pengurusan kualiti.

Pengukuran dan analisis juga meliputi penentuan kaedah yang digunakan termasuklah teknik-teknik

statistik dan mempromosikan penggunaannya dalam kalangan warga kerja OUM dalam

mengenalpasti peluang-peluang bagi penambahbaikan.

Keakuran perkhidmatan dan kepuasan pelanggan adalah objektif utama SPK OUM. Kepuasan

pelanggan diukur dengan mengumpul dan menganalisa maklumbalas pelanggan secara langsung,

dan membuat pengukuran petunjuk sekunder kepuasan pelanggan. Data kepuasan pelanggan

digunakan oleh pengurusan tertinggi untuk mengenalpasti peluang-peluang dan keutamaan bagi

penambahbaikan.

Semua aktiviti dan perkara berkaitan dengan sistem pengurusan kualiti diaudit sekurang-kurangnya

sekali setahun. Audit dijadualkan berdasarkan status dan kepentingan sesuatu aktiviti. Juruaudit

Dalam adalah bebas daripada tanggungjawab terhadap perkara yang diaudit. Sebarang

ketidakakuran yang dikenalpasti hendaklah dibawa kepada perhatian pengurus yang

bertanggungjawab dan tindakan pembetulan dilaksanakan sebagai respon terhadap temuan audit.

Proses-proses pengurusan kualiti dipantau bagi memastikan hasil yang dirancang tercapai. Ciri-ciri

produk yang relevan diukur melalui pemeriksaan, ujian dan aktiviti pengesahan produk sebagaimana

ditentukan dalam pelan kawalan. Keakuran produk direkodkan. Sesuatu hasil dianggap produk

apabila aktiviti yang ditetapkan telah dilaksanakan dengan sempurna dan disahkan.

8.2 PEMANTAUAN & PENGUKURAN

Pengurusan Universiti memastikan bahawa kaedah-kaedah yang cekap dan berkesan digunakan

bagi mengenal pasti aspek-aspek peningkatan prestasi SPK di OUM. Kaedah-kaedah yang

digunakan meliputi:




• Kajian tahap kepuasan pelajar dan/atau kepuasan pihak berkepentingan;

• Audit Dalaman;

• Pengukuran kewangan, dan

• Penilaian kendiri.

MGT-851-01 Rujuk Prosedur Pengurusan Penambahbaikan Berterusan dan Analisis Data

8.2.1 Kepuasan Pelanggan Sebagai salah satu langkah mengukur prestasi sistem pengurusan kualiti, pihak pengurusan

memantau maklumat berkaitan persepsi pelanggan melalui soal selidik secara berkala bagi

memastikan sama ada telah memenuhi keperluan pelanggan. Kaedah-kaedah untuk memperolehi

dan menggunakan maklumat ditentukan sebagaimana digariskan dalam MGT-723-01 Prosedur

Komunikasi Pelanggan. 8.2.2 Audit Dalaman

Pihak Pengurusan mengendalikan audit dalaman secara berkala bagi menentukan sama ada sistem

pengurusan kualiti:

a) Akur kepada perancangan yang telah dibuat, memenuhi keperluan Standard Antarabangsa (ISO 9001:2008) dan;

b) Berkesan dilaksanakan dan dikekalkan.

Rujuk MGT-822-01 Prosedur Pengurusan Audit Dalaman Kualiti

8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses

Pengurusan Universiti perlu mengaplikasikan kaedah-kaedah untuk memantau dan dapat digunakan

bagi pengukuran proses-proses sistem pengurusan kualiti.

Kaedah-kaedah ini perlu membuktikan keupayaan proses-proses untuk mencapai sasaran yang telah

ditetapkan. Apabila sasaran yang telah ditetapkan tidak dapat dicapai, tindakan pembetulan dan

penambahbaikan perlu diambil dengan sewajarnya untuk memastikan keakuran

produk/perkhidmatan.

http://iqri.oum.edu.my/v2/download/quality/Prosedur Pengurusan Penambahbaikan Berterusan dan Analisis Data.pdf�

http://iqri.oum.edu.my/v2/download/quality/Prosedur Komunikasi Pelanggan.pdf�

http://iqri.oum.edu.my/v2/download/quality/Prosedur Komunikasi Pelanggan.pdf�

http://iqri.oum.edu.my/v2/download/quality/Prosedur Pengurusan Audit Dalaman Kualiti.pdf�




8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Produk/Perkhidmatan Pengurusan Universiti perlu memantau dan mengukur ciri-ciri produk untuk mengesahkan bahawa

keperluan produk tersebut telah dicapai. Ini dilakukan pada peringkat penghasilan produk yang

bersesuaian dan sesuai dengan tata cara yang dirancang.

8.3 KAWALAN KETIDAKAKURAN PRODUK/PERKHIDMATAN

Pengurusan Universiti perlu memastikan produk/perkhidmatan yang tidak akur kepada keperluan

produk dikenalpasti dan dikawal untuk mengelakkan penggunaan atau penghantaran yang tidak

disengajakan. Kawalan serta tanggungjawab dan kuasa untuk mengendalikan ketidakakuran produk

dikenalpasti dan didokumenkan dalam MGT-830-01 Prosedur Pengurusan Ketidakakuran

Produk/Perkhidmatan. 8.4 ANALISIS DATA

Pengurusan Universiti menentukan, mengumpul dan menganalisis data yang sewajarnya untuk

membuktikan kesesuaian dan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti serta menilai

penambahbaikan yang berterusan bagi keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti. Ianya meliputi

data yang diperolehi hasil daripada pemantauan dan pengukuran dan daripada sumber lain yang

berkaitan.

Analisis data perlu dilakukan bagi mendapatkan maklumat berikut:

a) Kepuasan Pelanggan;

b) Keakuran kepada keperluan produk;

c) Ciri-ciri dan corak sesuatu proses serta produk/perkhidmatan termasuk peluang untuk tindakan pencegahan (Pemantauan dan Pengukuran Produk dan Pemantauan dan pembekal (untuk proses pembelian).

Rujuk MGT-851-01 Prosedur Pengurusan Penambahbaikan Berterusan dan Analisis Data.

Data dan maklumat direkodkan dan rekod kualiti disusun dan dianalisis secara berkala untuk

menentukan corak dalam prestasi dan keberkesanan sistem pengurusan kualiti dan untuk

mengenalpasti peluang-peluang bagi penambahbaikan.

Setiap unit bertanggungjawab menyelaras aktiviti-aktiviti berkaitan serta melaporkan hasil dan corak

yang diperoleh kepada pihak pengurusan universiti. Laporan mengenai corak prestasi dan

keberkesanan proses dilakukan dalam kerangka semakan pengurusan sistem kualiti selaras dengan

keperluan MGT-560-01 Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.

http://iqri.oum.edu.my/v2/download/quality/Prosedur Pengurusan Ketidakakuran Produk.pdf�

http://iqri.oum.edu.my/v2/download/quality/Prosedur Pengurusan Ketidakakuran Produk.pdf�





Skop bagi penganalisisan data adalah berdasarkan kategori maklumat dan data yang direkod seperti

berikut:

1) Ciri-ciri proses dan perkhidmatan

2) Kelainan yang terdapat dalam prestasi proses

3) Kitaran masa (contohnya masa yang diperlukan untuk memproses surat tawaran)

4) Keakuran terhadap spesifikasi perkhidmatan dan keperluan pelanggan

5) Ketepatan masa penghantaran (on-time delivery) – direkodkan dalam laporan prestasi penyampaian/penghantaran serta penilaian corak penyampaian tersebut

6) Pembekal merangkumi kualiti perkhidmatan yang dibekalkan – direkodkan dalam fail pembelian di setiap jabatan/unit

7) Kepuasan dan ketidakpuasan pelanggan • Tahap kepuasan pelanggan – direkodkan dalam soal selidik kepuasan pelanggan manakala

coraknya dilaporkan serta dinilai.

• Aduan pelanggan – direkodkan dalam log aduan pelanggan melalui Pusat Perkhidmatan Pelajar (rujuk CSM-750-01 Prosedur Perkhidmatan Pelajar).

8) Sistem Pengurusan Kualiti • Keberkesanan latihan bagi peningkatan kompetensi dalam bidang berkaitan yang disediakan

kepada staf • Keberkesanan sistem pengurusan kualiti direkod dalam laporan audit dalaman dan trennya

dinilai oleh Pengurusan Tertinggi universiti.

8.5 PENAMBAHBAIKAN 8.5.1 Penambahbaikan Berterusan

Pengurusan Universiti memastikan penambahbaikan berterusan sistem pengurusan kualiti menerusi

perlaksanaan polisi kualiti, objektif kualiti, keputusan audit, analisis data, tindakan pembetulan dan

tindakan pencegahan serta semakan secara berkala oleh pihak pengurusan.

1) Peluang-peluang Penambahbaikan • Peluang dan keutamaan bagi penambahbaikan dikenalpasti dengan membuat perbandingan

prestasi kualiti dengan objektif sebagaimana yang ditetapkan dalam polisi kualiti dan objektif

kualiti.

• Prestasi kualiti ditentukan dengan menganalisis maklumat berkaitan kepuasan pelanggan,

rekod-rekod ketidakakuran produk/perkhidmatan, temuan audit dalaman dan lain-lain data

dan maklumat berkaitan dengan prestasi kualiti. Prosedur MGT-851-01 Prosedur




Pengurusan Penambahbaikan Berterusan dan Analisis Data menakrifkan skop dan

kaedah pengumpulan serta analisis maklumat berkenaan.

• Prestasi kualiti dinilai sewaktu semakan pengurusan SPK. Sekiranya prestasi kualiti tidak

mencapai objektif yang ditetapkan, semakan pengurusan hendaklah mengenalpasti tindakan

penambahbaikan yang khusus bagi mencapai obejktif tersebut. Sekiranya objektif kualiti

telah dicapai, semakan pengurusan perlu menetapkan objektif baru yang lebih tinggi bagi

dan menentukan tindakan penambahbaikan yang baru bagi mencapai sasaran tersebut.

• Sebagai tambahan kepada semakan pengurusan, setiap unit mengenalpasti peluang

penambahbaikan secara berterusan berdasarkan kepada maklumbalas operasi harian dan

aktiviti-aktiviti lain. Satf juga digalakkan untuk mengemukakan idea bagi meningkatkan

perkhidmatan, proses-proses, sistem, produktiviti dan persekitaran tempat bekerja masing-

masing (rujuk MGT-750-11 Prosedur Anugerah Inovatif (Kumpulan) dan MGT-750-12 Prosedur Anugerah Cadangan Staf)). Peluang penambahbaikan ini dinilai dan diberi

keutamaan dan di mana bersesuaian akan dilaksanakan melalui sistem tindakan pembetulan

dan pencegahan.

2) Perlaksanaan Projek Penambahbaikan

Penambahbaikan perkhidmatan dilaksanakan melalui tindakan semakan pengurusan dan

tindakan pembetulan dan pencegahan. Di mana bersesuaian, penambahbaikan perkhidmatan

boleh dimulakan melalui arahan pihak pengurusan seperti pernyataan polisi, pengumuman,

memorandum dan sebagainya.

Rujuk MGT-851-01 Prosedur Pengurusan Penambahbaikan Berterusan dan Analisis Data

8.5.2 Tindakan Pembetulan Pengurusan Universiti mengambil tindakan pembetulan bagi menghapuskan ketidakakuran agar

ianya tidak berulang. Pihak pengurusan membentuk dan mengekalkan prosedur bagi memastikan

masalah seperti ketidakakuran kualiti perkhidmatan dan produk, operasi kerja dan aduan pelanggan

disiasat dan puncanya dikenalpasti dan tindakan pembetulan diambil bagi menghapuskan

kemungkinan punca-punca yang berpotensi dan mengelakkan pengulangan berlaku. Ini termasuklah

sistem perekodan dan pembuktian bahawa tindakan pembetulan telah dibuat secara berkesan.





Prosedur tindakan pembetulan diwujudkan dan didokumenkan untuk mengenalpasti keperluan:

a) Semakan ketidakakuran (termasuk aduan pelanggan);

b) Mengenalpasti punca-punca ketidakakuran;

c) Menilai keperluan untuk tindakan pembetulan bagi memastikan ketidakuran berulang;

d) Mengenalpasti dan melaksanakan tindakan pembetulan dan pencegahan yang diperlukan;

e) Merekod keputusan tindakan yang telah diambil; dan

f) Menyemak tindakan pembetulan yang telah diambil.

Rujuk MGT-852-01 Prosedur Tindakan Pembetulan.

8.5.3 Tindakan Pencegahan

Pengurusan Universiti perlu mengenalpasti tindakan bagi menghapuskan punca-punca yang

berpotensi membawa kepada ketidakuran agar ianya tidak berulang. Tindakan pencegahan yang

dikenalpasti perlulah bersesuaian dengan masalah atau isu yang sedang ditangani.

Prosedur bagi melaksanakan Tindakan Pencegahan diwujudkan dan didokumenkan untuk tujuan

berikut:

a) Mengenalpasti ketidakuran dan punca-puncanya;

b) Menilai keperluan untuk tindakan bagi mencegah dari ketidakakuran berulang;

c) Mengenalpasti dan melaksanakan tindakan-tindakan yang diperlukan;

d) Merekod keputusan hasil tindakan yang telah dilakukan, dan;

e) Menyemak serta mengkaji tindakan pencegahan yang telah dilakukan.

Rujuk MGT-853-01 Prosedur Tindakan Pencegahan

http://iqri.oum.edu.my/v2/download/quality/Prosedur Tindakan Pembetulan.pdf�

http://iqri.oum.edu.my/v2/download/quality/Prosedur Tindakan Pencegahan.pdf�




LAMPIRAN

Lampiran 1

Senarai Induk Dokumen Kualiti OUM

Lampiran 2

Senarai Rekod Kualiti OUM

Lampiran 3

Sejarah Pindaan Semakan 6.01 ke 7.00




LAMPIRAN 1 SENARAI INDUK DOKUMEN KUALITI

Bil. Prosedur Kod Dokumen No. Semakan

Tarikh Pindaan Lokasi

Tempoh Simpanan (Tahun)

1.0 Institut Kualiti, Penyelidikan dan Inovasi

Manual Kualiti OUM OUM-MK-2004 6.00 6/03/2008 IQRI 5 Prosedur Am • Prosedur Pengurusan Dokumen MGT-423-01 1.00 01/12/2005 IQRI 3 • Prosedur Pengurusan Rekod MGT-424-01 1.00 01/12/2005 IQRI 3 • Prosedur Komunikasi

Pelanggan MGT-723-01 1.00 01/12/2005 IQRI 3

• Prosedur Kajian Semula Pengurusan

MGT-560-01 1.00 01/12/2005 IQRI 3

• Prosedur Perolehan MGT-740-01 1.00 01/12/2005 IQRI 3 • Prosedur Bayaran Kepada

Pembekal MGT-750-01 1.00 01/12/2005 IQRI 3

• Prosedur Pengurusan Audit Dalaman Kualiti

MGT-822-01 1.01 01/10/2005 IQRI 3

• Prosedur Pengurusan Produk Ketidakakuran

MGT-830-01 1.00 01/12/2005 IQRI 3

• Prosedur Tindakan Pembetulan MGT-852-01 1.00 01/10/2005 IQRI 3 • Prosedur Tindakan

Pencegahan MGT-853-01 1.00 01/10/2005 IQRI 3

• Prosedur Pengurusan Penambahbaikan Berterusan dan Analisa Data

MGT-851-01 1.00 01/12/2005 IQRI 3

• Prosedur Permohonan Menjalankan Penyelidikan di OUM

URI-750-01 1.00 19/10/2006 IQRI 3







2.0 Perpustakaan Pembangunan Koleksi • Prosedur Kerja Perolehan

Monograf Bercetak dan Bahan Audio Visual

LIB-750-01 2.02 16/04/2008 TSDASDL 3

• Prosedur Kerja Pengkatalogan dan Pengkelasan Bahan LIB-750-02 2.02 16/04/2008 TSDASDL 3

Perkhidmatan Pelanggan dan Rujukan • Prosedur Kerja Pinjaman Bahan

Perpustakaan Secara Manual LIB-750-03 2.02 16/04/2008 TSDASDL 3

• Prosedur Kerja Pemulangan Bahan Perpustakaan di Book Drop

LIB-750-04 2.02 16/04/2008 TSDASDL 3

• Prosedur Kerja Pembaharuan Pinjaman Bahan Perpustakaan LIB-750-05 2.02 16/04/2008 TSDASDL 3

• Prosedur Kerja Perkhidmatan Pendidikan & Latihan Pengguna LIB-750-06 2.02 16/04/2008 TSDASDL 3

• Prosedur Kerja Pendaftaran Keahlian Luar Perpustakaan LIB-750-07 2.02 16/04/2008 TSDASDL 3

• Prosedur Kerja Pinjaman Antara Perpustakaan (PAP) daripada Institusi Luar

LIB-750-08 2.02 16/04/2008 TSDASDL 3

• Prosedur Kerja Pembekalan Dokumen (PD) daripada Institusi Luar

LIB-750-09 2.02 16/04/2008 TSDASDL 3

Pembangunan dan Pengurusan Sistem Perpustakaan • Prosedur Kerja Perolehan dan

Pembaharuan Pangkalan Data LIB-750-10 2.02 16/04/2008 TSDASDL 3

• Prosedur Kerja Troubleshooting Sistem Perpustakaan LIB-750-11 2.02 16/04/2008 TSDASDL 3

• Prosedur Kerja Pengemaskinian Isi Kandungan Laman Web

LIB-750-12 2.02 16/04/2008 TSDASDL 3







5.0 PP • Prosedur Pengurusan wang

Tunai Runcit PP-750-01 1.00 01/05/2006 PP / PPT 3

• Prosedur Pemasaran Tempatan PP-750-02 1.00 01/05/2006 PP / PPT 3 • Prosedur Pengurusan Tuntutan

Tutor PP-750-03 1.00 01/05/2006 PP / PPT 3

• Tempahan Lokasi Peperiksaan PP-750-04 1.00 01/05/2006 PP / PPT 3 • Prosedur Pendaftaran Pelajar

Baru PP-750-05 1.00 01/05/2006 PP / PPT 3

• Prosedur Pengurusan Kertas Soalan Peperiksaan

PP-750-06 1.00 01/05/2006 PP / PPT 3

• Prosedur Pengurusan Tuntutan Perkhidmatan Bilik Tutorial PP

PP-750-08 1.00 01/05/2006 PP / PPT 3

• Prosedur Pendaftaran dan Pengambilan Modul Pelajar Lama

PP-750-09 1.00 01/05/2006 PP / PPT 3

• Prosedur Pengurusan Temuduga Tutor

PP-750-10 1.00 01/05/2006 PP / PPT 3

6.0 CSM • Prosedur Perlaksanaan

Bengkel Kemahiran Belajar Di PP Bagi Pelajar Baru

CSM-750-01 2.00 01/12/2006 CSM 3

• Prosedur Pelaksanaan Program Penasihatan Akademik

CSM-750-03 2.00 01/12/2006 CSM 3

• Prosedur Pengurusan Kaji Selidik

CSM-750-05 2.00 01/12/2006 CSM 3

• Prosedur Pengendalian Kes Tatatertib Pelajar

CSM-750-08 2.00 01/12/2006 CSM 3

• Prosedur Pengendalian Tabung Kebajikan Pelajar

CSM-750-09 2.00 01/12/2006 CSM 3




LAMPIRAN 2 SENARAI REKOD KUALITI

Bil. Tajuk Rekod Kualiti Kod Rekod No. Semakan

Tarikh Pindaan Lokasi Tempoh

Simpanan

1. IQRI 1. Acknowledgement Form MGT-RK-423-01-

02 1.00 01/09/2004 IQRI 3 tahun

2. Change Request Form MGT-RK-423-01-01

1.00 01/09/2004 IQRI 3 tahun

3. Notification Memo MGT-RK-822-01-01

1.00 01/09/2004 IQRI 3 tahun

4. Annual Audit Plan MGT-RK-822-01-02

1.00 01/09/2004 IQRI 3 tahun

5. Internal Corrective Action Request Form

MGT-RK-822-01-03

1.00 01/09/2004 IQRI 3 tahun

6. Corrective Action Request (CAR) Follow-up Log

MGT-RK-822-01-04

2.00 01/09/2004 IQRI 3 tahun

7. Attendance List MGT-RK-822-01-05

1.00 01/09/2004 IQRI 3 tahun

8. Observation Form MGT-RK-822-01-06

1.00 01/09/2004 IQRI 3 tahun

9. Audit Checklist MGT-RK-822-01-07

1.00 01/09/2004 IQRI 3 tahun

10. Audit Programme MGT-RK-822-01-08

1.00 01/09/2004 IQRI 3 tahun

11. Audit Programme Scope MGT-RK-822-01-09

1.00 01/09/2004 IQRI 3 tahun

12. Record Disposal Request Form

MGT-RK-424-01-03

1.00 01/09/2004 IQRI 3 tahun

13. Surat Kebenaran Penyelidikan

- 1.00 19/10/2006 IQRI 3 tahun

14. Borang Perakuan Penyelidik

URI-750-01-01 1.00 19/10/2006 IQRI 3 tahun






Simpanan

2. TSDASDL

1. Borang Permohonan Pembelian Bahan Perpustakaan

LIB-RK-750-01-01 1.03 16/04/2008 UP 5 tahun

2. PO LIB-RK-750-01-02 1.03 16/04/2008 UP 5 tahun

3. Borang Penyemakan PO LIB-RK-750-01-03 1.03 16/04/2008 UP 5 tahun

4. Surat Tuntutan LIB-RK-750-01-04 1.03 16/04/2008 UP 5 tahun

5. Inbois dan DO (dari pembekal) - - UP 5 tahun

6. Baucer Pembayaran LIB-RK-750-01-05 1.03 16/04/2008 UP 5 tahun

7. Borang Penilaian Pembekal LIB-RK-750-01-06 1.03 16/04/2008 UP 5 tahun

8. Buku Log Penghantaran Bahan ke Unit Pengkatalogan

LIB-RK-750-01-07 1.03 16/04/2008 UP 5 tahun

9. Borang Indeks Petunjuk Prestasi LIB-RK-750-01-08 1.03 16/04/2008 UP 5 tahun

10. Borang Maklumbalas Status Pesanan LIB-RK-750-01-09 1.01 16/04/2008 UP 5 tahun

11. Buku Log Komunikasi dengan Pembekal LIB-RK-750-01-10 1.01 02/02/2007 UP 5 tahun

12. Buku Log Pemulangan Bahan Rosak LIB-RK-750-01-11 1.01 02/02/2007 UP 5 tahun

13. Borang Pembayaran Inbois/Bil/Tuntutan Fin01 - - UP 5 tahun

14. Buku Log Pengkatalogan & Pengkelasan LIB-RK-750-02-01 1.02 02/02/2007 UKR 5 tahun

15. Buku Log Penginventorian LIB-RK-750-02-02 1.02 02/02/2007 UKR 5 tahun

16. Borang Indeks Petunjuk Prestasi Pengkatalogan LIB-RK-750-02-03 1.01 16/04/2008 UKR 5 tahun

17. Borang Indeks Petunjuk Prestasi Penginventorian LIB-RK-750-02-04 1.01 16/04/2008 UKR 5 tahun






Simpanan

18. Borang Indeks Jangkamasa Proses Bahan LIB-RK-750-02-05 1.01 16/04/2008 UKR 5 tahun

19. Borang Semakan Kelulusan Pengkatalogan Asal LIB-RK-750-02-06 1.03 16/04/2008 UKR 5 tahun

20. Borang Pendaftaran Keahlian Perpustakaan LIB-RK-750-03-01 1.02 16/04/2008 UPP 5 tahun

21. Rekod Peminjaman Bahan LIB-RK-750-03-02 1.00 01/10/2004 UPP 5 tahun

22. Rekod Pemulangan Bahan LIB-RK-750-04-01 1.00 01/10/2004 UPP 5 tahun

23. Rekod Pembaharuan Bahan LIB-RK-750-05-01 1.00 01/10/2004 UPP 5 tahun

24. Borang Pembaharuan LIB-RK-750-05-02 1.02 02/02/2007 UPP 5 tahun

25. Surat Makluman Kepada PP LIB-RK-750-06-01 1.01 01/05/2006 UPP 5 tahun

26. Borang Senarai Kehadiran LIB-RK-750-06-02 1.03 16/04/2008 UPP 5 tahun

27. Borang Maklum Balas LIB-RK-750-06-03 1.01 01/05/2006 UPP 5 tahun

28. Borang Indeks Petunjuk Prestasi LIB-RK-750-06-04 1.01 01/05/2006 UPP 5 tahun

29. Borang Laporan Bengkel Kemahiran Maklumat LIB-RK-750-06-05 1.01 16/04/2008 UPP 5 tahun

30. Borang Permohonan Keahlian Luar LIB-RK-750-07-01 1.02 16/04/2008 UPP 5 tahun







Simpanan

32. Buku Log PAP LIB-RK-750-08-01 1.01 01/05/2006 UPP 5 tahun

33. Borang ILL Request Form LIB-RK-750-08-02 1.03 16/04/2008 UPP 5 tahun



36. Borang Document Delivery Service Request Form LIB-RK-750-09-02 1.03 16/04/2008 UPP 5 tahun

37. Borang SPP Salinan A (Dokumen luar) - - UPP 5 tahun

38. Borang SPP Salinan B (Dokumen luar) - - UPP 5 tahun

39. Borang SPP Salinan C (Dokumen luar) - - UPP 5 tahun

40. Borang SPP Salinan D (Dokumen luar) - - UPP 5 tahun

41. Buku Log PD LIB-RK-750-09-03 1.01 01/05/2006 UPP 5 tahun

42. Salinan Wang Pos Malaysia (Dokumen luar) - - UPP 5 tahun

43. Salinan Resit OUM (Dokumen OUM) - - UPP 5 tahun

44. Borang Surat Serahan Kurier ADM02 1.02 16/04/2008 UPP 5 tahun

45. Inbois PD (Dokumen luar) - - UPP 5 tahun

46. Borang Pembayaran Inbois/Bil/Tuntutan Fin01 - - UPP 5 tahun

47. Kontrak (Dokumen luar) - - UA 5 tahun






Simpanan

48. Inbois (Dokumen luar) - - UA 5 tahun

49. Statistik bulanan penggunaan pangkalan data LIB-RK-750-10-01 1.01 02/02/2007 UA 5 tahun

50. Borang Indeks Petunjuk Prestasi LIB-RK-750-10-02 1.02 16/04/2008 UA 5 tahun

51. Buku Log Rekod Pembaharuan Langganan LIB-RK-750-10-03 1.01 02/02/2007 UA 5 tahun

52. Borang Penilaian Kriteria Pangkalan Data Percubaan LIB-RK-750-10-04 1.02 16/04/2008 UA 5 tahun

53. Borang Penilaian Pangkalan Data LIB-RK-750-10-05 1.02 16/04/2008 UA 5 tahun

54. Borang Aduan Troubleshooting Sistem Perpustakaan

LIB-RK-750-11-01 1.03 16/04/2008 UA 5 tahun

55. Borang Service Note (VTLS Technologies Sdn Bhd) (Dokumen luar) - - UA 5 tahun


57. Borang Pengemaskinian Laman Web LIB-RK-750-12-01 1.02 16/04/2008 UA 5 tahun





3. Registri

1. Minit MJPAU REG-RK-750-01-01 1.02 18/3/2005 PA 5 tahun 2. Memo REG-RK-750-01-02 1.02 18/3/2005 PA 5 tahun 3. Permohonan

Mengendalikan Program Pengajian Tambahan

REG-RK-750-01-03 1.02 18/3/2005 PA 5 tahun

4. Permohonan dan Maklumbalas LAN Bagi Kelulusan Program Pengajian

REG-RK-750-01-04 1.02 18/3/2005 PA 5 tahun

5. Salinan Dokumen Kelulusan dan Penubuhan

REG-RK-750-01-05 1.02 18/3/2005 PA Kekal

6. Salinan Dokumen LAN Untuk Permohonan Kelulusan Penawaran

REG-RK-750-01-06 1.02 18/3/2005 PA 5 tahun

7. Permohonan dan Maklumbalas Akreditasi

REG-RK-750-02-01

1.02 18/3/2005 PA 5 tahun

8. Persediaan Lawatan LAN Ke PP/PP

REG-RK-750-02-02

1.02 18/3/2005 PA 5 tahun

9. Salinan Dokumen LAN Untuk Permohonan Akreditasi

REG-RK-750-02-03 1.02 18/3/2005 PA 5 tahun

10. Salinan Surat Perakuan Akreditasi dan Salinan Sijil Perakuan Akreditasi

REG-RK-750-02-04

1.02 18/3/2005 PA Kekal

11. Rekod dalam sistem pangkalan data iCampus

Tiada 1.02 18/3/2005 Server Kekal

12. Laporan Penawaran Program REG-RK-750-31-02 1.02 18/3/2005 Pejabat UKR

1 Tahun

13. Surat Tawaran REG-RK-750-31-03 1.02 18/3/2005 Pejabat UKR

8 tahun

14. Laporan Pelajar Berdaftar Tiada 1.02 18/3/2005 Sistem iCampus

8 tahun

15. Laporan Calon Tidak Mendaftar

Tiada 1.02 18/3/2005 Sistem iCampus

1 tahun

16. Laporan Pendaftaran Kursus Tiada 1.02 18/3/2005 Sistem iCampus

8 tahun




17. Borang UKR 03 (online) REG-RK-750-33-01 1.02 18/3/2005 Fail Peribadi Pelajar di Pejabat

UKR

8 tahun

18. Laporan Petugas Operasi Pendaftaran Pelajar Lama

REG-RK-750-33-06 1.02 18/3/2005 Pejabat UKR

1 Tahun

19. Statistik pelajar berdaftar dan bilangan fail mengikut ambilan dan program

REG-RK-750-34-01 1.02 18/3/2005 Bilik Fail dan iCampus

8 tahun

20. Fail Peribadi Pelajar REG-RK-750-34-02 1.02 18/3/2005 Bilik Fail 8 tahun

21. Fail Surat Arahan kepada Dekan Mengenai Urusan Peperiksaan

REG-RK-750-60-01 1.02 18/3/2005 Pejabat UP, HQ

1 Tahun

22. Fail Borang Pengesahan Pencetakan Kertas Soalan


1 Tahun

23. Rekod Simpanan Kertas Soalan


5 Tahun

24. Fail Borang Penghantaran dan Penerimaan Kertas Soalan dan nota konsignmen agen penghantaran


1 Tahun

25. Laporan Ketua Pengawas Peperiksaan

REG-RK-750-60-05 1.02 18/3/2005 Pejabat UP, Angkasa

raya

1 Tahun

26. Fail Surat Pelantikan Ketua Pengawas Peperiksaan, Penolong Ketua Pengawas, Pembantu Peperiksaan dan Setiausaha Peperiksaan


1 Tahun

27. Kit Peperiksaan Ketua Pengawas Peperiksaan mengandungi Borang-borang yang telah dilengkapi oleh KPP ikut Semester


1 Tahun

28. Hard copy Markah Kursus dari PSJ (Rekod Rahsia)


3 Tahun

29. Keputusan tidak rasmi ikut kursus (Rekod Rahsia)


1 Tahun

30. Keputusan Rasmi (Rekod Rahsia)


3 Tahun




31. Carta Prestasi Markah Mengikut Kursus dan Semester (Rekod Sulit)

Ukuran Statistik Prestasi Pelajar Mengikut Kursus dan Semester (Sulit)


3 Tahun

32. Minit Mesyuarat Jawatankuasa Peperiksaan Universiti (JKPU) (Sulit)


Kekal

33. Rekod Markah dan Gred (Rahsia)

REG-RK-750-61-06 1.02 18/3/2005 Sistem iCampus

Kekal

34. Salinan Slip Keputusan Peperiksaan dalam Fail Pelajar individu (Sulit)

REG-RK-750-34-02 1.02 18/3/2005 8 tahun

35. Borang Pengesahan Kutipan dan Pemulangan Skrip Jawapan oleh Pemeriksa

REG-RK-750-62-01 1.02 18/3/2005 Pejabat UP,HQ

1 Tahun

36. Borang Penerimaan Skrip Jawapan dari PPP/SUP

REG-RK-750-62-02 1.02 18/3/2005 Pejabat UP,HQ

1 Tahun

37. Simpanan Skrip Jawapan REG-RK-750-62-03 1.02 18/3/2005 Bilik Kebal UP

1 Tahun




3. CIDT

1. Borang Tempahan Pelanggan

IDT-RK-750-01-01 1.00 01/04/2005 Bilik PM 1 tahun

2. Senarai Semak Modul IDT-RK-750-01-02 1.00 01/04/2005 Bilik PM 4 bulan 3. Borang Penghantaran Modul

kepada TL IDT-RK-750-02-01 1.00 01/04/2005 Meja TL 4 bulan

4. Borang Penghantaran Modul kepada Fakulti

IDT-RK-750-02-02 1.00 01/04/2005 Meja TL 4 bulan

5. Laporan Perjalanan Pembangunan Modul

IDT-RK-750-02-03 1.01 03/07/2006 Bilik PM 4 bulan

6. Borang Daftar IDT-RK-750-03-01 1.01 18/07/2006 Meja LDTP 4 bulan 7. Borang Rekod Kerja DTP IDT-RK-750-03-02 1.01 18/07/2006 Meja LDTP 4 bulan 8. Borang Sign off IDT-RK-750-04-01 1.00 01/04/2005 Meja LDTP 4 bulan 9. Senarai Semak Pengurusan

Percetakan IDT-RK-750-04-02 1.00 01/04/2005 Meja LDTP 4 bulan

10. Statistik Pelajar daripada Unit Kemasukan Rekod

IDT-RK-750-05-01 1.00 01/04/2005 PPG OUM 1 Semester

11. Statistik Logistik IDT-RK-750-05-02 1.00 01/04/2005 PPG OUM 1 Semester

12. Borang Tempahan Modul Pusat Wilayah

IDT-RK-750-05-03 1.00 01/04/2005 PPG OUM 1 Semester

13. Borang Penghantaran Modul - Pelajar

IDT-RK-750-05-04 1.00 01/04/2005 PPG OUM 1 tahun

14. Borang Pelupusan Modul IDT-RK-750-05-05 1.01 03/07/2006 PPG OUM 1 tahun 16. Borang Penilaian Pembekal IDT-RK-750-05-06 1.00 03/10/2005 Meja EKP Kekal 17. Borang Senarai Peserta IDT-RK-750-06-01 1.00 01/04/2005 Bilik PM 3 Bulan 18. Borang Maklum Balas

Penyertaan IDT-RK-750-06-02 1.01 03/07/2006 Bilik PM 3 Bulan

19. Kertas Kerja Bengkel Penulisan dan Penyederhanaan Modul

IDT-RK-750-06 1.00 01/04/2005 Bilik PM 3 Bulan

20. Borang Maklumbalas Pelanggan

IDT-RK-750-07-01 1.01 03/07/2006 Meja EKP 1 Tahun

21. Borang Kaji Selidik Modul Bercetak


22. Borang Maklumbalas Bengkel





3. PP

1. Senarai Penerimaan Wang Tunai Runcit Setiap Bulan

PP-750-01-01 1.00 01/05/2006 Pejabat PP 2 Tahun

2. Laporan Penggunaan Wang Tunai Runcit


3. Laporan Pemasaran Tempatan


4. Borang Tuntutan Tutor (BTT) PP-750-03-01 1.00 01/05/2006 Pejabat PP 2 Tahun 5. Salinan OMES PP-750-03-02 1.00 01/05/2006 Pejabat PP 2 Tahun 6. Sebutharga dari Pemilik

Premis PP-750-04-01 1.00 01/05/2006 Pejabat PP

& UP 2 Tahun

7. Borang Tempahan Lokasi PP-750-04-02 1.00 01/05/2006 Pejabat PP & UP

2 Tahun

8. Laporan Pendaftaran Pelajar Baru

PP-750-05-01 1.00 01/05/2006 Pejabat PP & UKR

2 Tahun

9. Laporan Kutipan Wang PP-750-05-02 1.00 01/05/2006 Pejabat PP & Kewangan

2 Tahun

10. Slip Pengambilan Modul PP-750-05-03 1.00 01/05/2006 Pejabat PP & Fail Pelajar

2 Tahun

11. Slip Penerimaan Kertas Soalan


12. Inbois (sewa premis) PP-750-07-01 1.00 01/05/2006 Pejabat PP 2 Tahun 13. Salinan Baucer Bayaran PP-750-07-02 1.00 01/05/2006 Pejabat PP 2 Tahun 14. Laporan Pendaftaran Pelajar

Senior PP-750-08-01 1.00 01/05/2006 Pejabat PP

& UKR 2 Tahun

15. Laporan Kutipan Wang PP-750-08-02 1.00 01/05/2006 Pejabat PP & Kewangan

2 Tahun

16. Slip Pengambilan Modul PP-750-08-03 1.00 01/05/2006 Pejabat PP & Fail Pelajar

2 Tahun

17. Senarai Calon Temuduga PP-750-09-01 1.00 01/05/2006 Pejabat PP 2 Tahun 18. Senarai Penemuduga PP-750-09-01 1.00 01/05/2006 Pejabat PP 2 Tahun




4. CSM

1. Contoh Surat Arahan BKB kepada Pentadbir PP

CSM-RK-750-01-01 2.02 31/01/2008 Bilik Fail CSM

1 tahun

2. Contoh Kertas Cadangan BKB


1 tahun

3. Contoh Laporan Bengkel Kemahiran Belajar


1 tahun

4. Contoh Cetakan kehadiran RMS


1 tahun

5. Contoh Borang Penilaian BKB


1 tahun

6. Contoh tuntutan perjalanan BKB


1 tahun

7. Contoh Memo Kewangan CSM-RK-750-01-07 2.02 31/01/2008 Bilik Fail CSM

1 tahun

8. Contoh Keputusan Data RMS CSM-RK-750-01-08 2.02 31/01/2008 Bilik Fail CSM

1 tahun

10. Contoh Borang Laporan Perlaksanaan Program


1 tahun

11. Contoh Cetakan Kehadiran RMS


1 tahun

12. Contoh Borang Tuntutan PPA CSM-RK-750-03-03 2.02 31/01/2008 Bilik Fail CSM

1 tahun

13. Contoh Borang Penasihatan Akademik


1 tahun

14. Contoh Borang Pemantauan Penglibatan Pelajar PPA


1 tahun

15. Contoh Borang Penilaian PPA


1 tahun

16. Contoh Jadual RMS CSM-RK-750-03-07 2.02 31/01/2008 Bilik Fail CSM

1 tahun

18. Fail mengamdungi semua borang maklumbalas mengikut PP


1 tahun

19. Fail mengandungi laporan yang telah dianalisa dari data survei


1 tahun

21. Fail umum untuk kesemua kes di dalam sesuatu tempoh/kumpulan kes


5 tahun

22. Fail inidividu bagi setiap kes CSM-RK-750-08-02 2.01 31/01/2008 Bilik Fail CSM

5 tahun




24. Tabung Kebajikan Pelajar Versi Terkini

CSM-RK- 750-09-01 3.01 31/01/2008 Bilik Fail CSM

Sehingga kemaskini berikutnya

25. Skim Kebajikan Pelajar Versi Terkini

CSM-RK- 750-09-02 3.01 31/01/2008 Bilik Fail CSM

Sehingga kemaskini berikutnya

26. Buku Daftar Permohonan CSM-RK- 750-09-03 3.01 31/01/2008 Bilik Fail CSM

18 bulan selepas penuh

27. Fail Permohonan Kes CSM-RK- 750-09-04 3.01 31/01/2008 Bilik Fail CSM

18 bulan selepas penuh




SINGKATAN NAMA LOKASI DALAM SENARAI REKOD KUALITI Singkatan Nama Penuh/Deskripsi 1. IQRI IQRI Institut Kualiti, Penyelidikan dan Inovasi 2. TSDASDL UA Unit Automasi UK Unit Pengkatalogan UP Unit Perolehan UPP Unit Perkhidmatan Pelanggan & Rujukan 3. Registri HQ Ibu pejabat OUM Kuala Lumpur PA Pengurus Akademik UA Unit Akademik UKR Unit Kemasukan & Rekod UP Unit Peperiksaan 4. CIDT EKP Eksekutif Kanan Pengurusan LDTP Lead Desktop Publisher PM Project Manager PPG Pejabat Pentadbiran Gudang TL Team Leader 5. PP UP Unit Peperiksaan PP Pusat Pembelajaran 6. CSM CSM Pusat Pengurusan Pelajar




LAMPIRAN 3

SEJARAH PINDAAN MANUAL KUALITI (SEMAKAN 6.00 KE 7.00)

Senarai di bawah adalah rekod pindaan dari semakan 6.00 kepada 7.00 hanya sebagai rujukan.

Tarikh Seksyen Bentuk Pindaan 12/10/2009 Halaman 1 Senarai Edaran Manual Kualiti OUM dikeluarkan (delete) kerana manual

tersedia dalam bentuk elektronik/digital

Kepala setiap halaman

Perubahan Institute of Quality, Research and Innovation kepada Institut Kualiti, Penyelidikan dan Inovasi

Halaman 4 Kemaskini nombor halaman untuk Isi Kandungan Halaman 5 Kemaskini Senarai Lampiran Halaman 6 Kemaskini Senarai Nama Singkatan & Nama Penuh Halaman 11 Kemaskini Visi, Misi dan Nilai-nilai Bersama

Halaman 13 Tambahan Emeritus kepada nama YBhg. Profesor Tan Sri Datuk Dr. Anuwar Ali

4.0 Kemaskini Skop Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti OUM Halaman 18 Kemaskini nombor lampiran untuk Peta Proses 5.3.2 Kemaskini Fungsi Penyelidikan dan Inovasi

Halaman 21 & 22

Kemaskini Fakulti dan Pusat Pengajian dan Program-Program yang Ditawarkan

5.6 Kemaskini Pusat-Pusat Pembelajaran dan Peranannya 9.2 Kemaskini Tanggungjawab Utama Halaman 40 Kemaskini Dokumen Kualiti Halaman 41 Kemaskini Prosedur Kualiti Halaman 42 Kemaskini Jawatan dan Keterangan Tugas (Job Descriptions,JD)

12.0 Kemaskini nombor lampiran untuk Jabatan/Bahagian yang sedia untuk Persijilan MS ISO 9001-2008

13.0 Kemaskini Nombor Lampiran Halaman 46 Lampiran 1 - Senarai Ahli Lembaga Pengarah Universiti dikeluarkan (delete) Halaman 47 Lampiran 2 - Senarai Ahli Senat Universiti dikeluarkan (delete)

Halaman 48 Kemaskini nombor lampiran untuk Definisi Proses Perpustakaan Digital Tan Sri Dr Abdullah Sanusi

Halaman 56 Kemaskini nombor lampiran Definisi Proses Registri

Halaman 65 Kemaskini nombor lampiran Definisi Proses Pusat Rekabentuk Pengajaran dan Teknologi (CIDT)

Halaman 70 Kemaskini nombor lampiran Definisi Proses Pusat Pembelajaran Halaman 81 Kemaskini nombor lampiran Definisi Proses Pusat Pengurusan Pelajar (CSM) Halaman 87 Kemaskini nombor lampiran Senarai Induk Dokumen Kualiti OUM




Halaman 92 Kemaskini nombor lampiran Senarai Rekod Kualiti OUM Halaman 103 Kemaskini singkatan nama lokasi dalam Senarai Rekod Kualiti

Halaman 104 Kemaskini nombor lampiran Sejarah Pindaan Manual Kualiti (Semakan 5.00 kepada 6.00)

manual kualiti oum oum-mk-2004 semakan 7.00

Documents