majlis perbandaran klang - mpklang.gov.my · surat sepatah kata daripada setiausaha 3 prakata...

MANUAL MPK BIL : 05 /2013

MAJLIS PERBANDARAN KLANG

MANUAL :

TATACARA PENGURUSAN

PEROLEHAN

MAJLIS PERBANDARAN KLANG

No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 05 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013

2013

Tatacara Pengurusan Perolehan

2

KANDUNGAN

NO ISI KANDUNGAN MUKA SURAT

SEPATAH KATA DARIPADA SETIAUSAHA 3

PRAKATA DARIPADA KETUA JABATAN 4

1.0 TUJUAN MANUAL 5

2.0 LATAR BELAKANG 5

3.0 DEFINISI 6

4.0 CARTA BAHAGIAN 7

5.0 SUMBER KUASA 8

6.0 SKOP KERJA 8

7.0 PROSES KERJA 9

8.0 CARTA ALIR 54

9.0 PENUTUP 56

10.0 LAMPIRAN 56


2013


3

SEPATAH KATA DARI SETIAUSAHA

Selaras dengan visi MPK untuk menjadi

Bandaraya Terbilang di Malaysia menjelang 2015

maka menjadi tugas kita bersama sebagai warga

kerja MPK untuk berusaha membuat

penambahbaikan agar penyampaian

perkhidmatan kita bermutu tinggi, berkualiti tinggi

atau berkelas dunia sebelum tibanya pengiktirafan status Bandaraya

tersebut.

Saya percaya manual ini boleh dijadikan sumber rujukan utama serta

garis panduan dalam mengendalikan Perolehan Majlis. Manual ini

meliputi prosedur serta proses kerja dalam mengendalikan

perolehan bekalan, perkhidmatan dan perolehan kerja.

Marilah kita seluruh warga kerja MPK sama-sama mendokong moto

yang telah ditetapkan iaitu : “Perpaduan Sendi Kekuatan”. Kita

berpadu untuk membuat perubahan dan penambahbaikan dalam

semua bidang dan tugas masing-masing supaya bila tiba masanya

status Bandaraya kita perolehi maka pasukan kita sudah benar-benar

bersedia dan mampu menggalas tanggungjawab yang berupaya

memberi hasil kerja dan penyampaian perkhidmatan yang sangat

memuaskan hati semua pelanggan MPK atau “stakeholder” dan

rakyat umumnya.

“Perpaduan Sendi Kekuatan”. Sekian. Terima kasih

Ehsan Mukri,

Setiausaha MPK.


2013


4

PRAKATA DARIPADA KETUA JABATAN

Alhamdulliah, dipanjangkan himpunan kesyukuran ke

hadrat Allah S.W.T atas limpah kurnia, taufik dan

hidayahNya serta selawat dan salam kepada Junjungan

Besar Nabi Muhammad S.A.W telah mengizinkan untuk

menerbitkan manual ini sepertimana yang telah

dirancang.

Majlis Perbandaran Klang dalam mengorak langkah pembangunan serta

membudayakan sistem penyampaian perkhidmatan yang berkesan melalui

beberapa agenda yang telah dirancang oleh pihak pengurusan tertinggi

Majlis.

Majlis dalam usaha untuk membuat satu perubahan melalui perkhidmatan

yang diberikan kepada warga Klang bagi mencapai matlamat dan misi

Majlis iaitu „Ke Arah Mewujudkan Bandaraya Terbilang Di Malaysia

Menjelang 2015’.

Akhir bicara, semoga Majlis dalam mencapai kecemerlangan yang

diusahakan, kegemilangan yang bakal digenggam dan keterbilangan

bangsa yang akan dikagumi selaras dengan polisi serta dasar kerajaan

Persekutuan dan Negeri bagi memperhebatkan lagi daya produktiviti serta

sanggahan kerja yang diamanahkan untuk pelaksanakan yang tepat, kemas

dan mencapai matlamat Majlis.

Sekian. Terima Kasih. Wassalam.

(Zaireezal bin Ahmad Zainuddin) Pengarah Khidmat Pengurusan Majlis Perbandaran Klang


2013


5

TUJUAN MANUAL

1.1 Sebagai strategi pelaksanaan Program Anjakan dan

Tambahbaik Holistik [PATH] MPK 2013.

1.2 Tujuan manual ini sebagai rujukan dan panduan kepada warga MPK dan warga Klang.

1.3 Menyediakan satu tatacara perolehan Majlis yang teratur dan sistematik sepertimana mengikut peraturan-peraturan kerajaan yang ditetapkan.

1.4 Memastikan proses perolehan dibuat secara adil, telus dan

saksama.

1.5 Memastikan proses perolehan dibuat dengan memberi nilai faedah yang tinggi kepada Majlis.

1.6 Menyeragamkan proses perolehan yang dilaksanakan oleh

Majlis.

2.0 LATAR BELAKANG Buku manual ini disediakan bagi mewujudkan satu tatacara Pengurusan Perolehan Majlis yang efektif. Penyedian manual ini juga dapat menjadikan pengurusan perolehan Majlis lebih bersistematik dan telus dalam melaksanakan fungsi Majlis untuk menyediakan prasarana kepada penduduk Klang. Dengan adanya tatacara ini, pengurusan perolehan Majlis dapat diseragam dan diselaraskan.


2013


6

3.0 DEFINISI

3.1 Perolehan

Satu kaedah untuk mendapatkan produk ataupun perkhidmatan/kerja yang diperlukan.

3.2 Ketua Jabatan Terdiri daripada Yang Dipertua, Setiausaha dan semua

Pegawai-pegawai yang mengetuai Jabatan.

3.3 Jawatankuasa Sebutharga Jawatankuasa yang meluluskan perolehan bekalan dan perkhidmatan antara RM50,001 hingga RM 500,000 dan perolehan kerja RM20,000 hingga RM500,000. Ahli-ahli terdiri daripada Yang Dipertua, Timbalan Yang Dipertua dan Pegawai-pegawai yang dilantik oleh Majlis.

3.4 Jawatankuasa Tender

Jawatankuasa yang meluluskan perolehan melebihi

RM500,000. Ahli-ahlinya terdiri daripada Yang Dipertua,

Timbalan Yang Dipertua dan Pegawai-pegawai yang dilantik

oleh Majlis.


2013


7

4.0 CARTA BAHAGIAN/UNIT

BAHAGIAN PEROLEHAN

PENGARAH KHIDMAT PENGURUSAN

(N52) (1)

PEGAWAI TADBIR

(N41) (+1)

PENOLONG PEGAWAI TADBIR

(N32) (1)

STOR ALATULIS / PAKAIAN

SERAGAM

PEMBELIAN

PEM. TADBIR N17 (1)

PEM. TADBIR N17 (+1)

PEM. TADBIR N22 / N17 (1)

PEM. TADBIR N22 / N17 (1)

SEBUTHARGA &

TENDER

PEM. TADBIR N17 (+1)

PETUNJUK KAKITANGAN

Jawatan Tetap (1) - 5

Jawatan Kontrak (+1) - 3


2013


8

5.0 SUMBER KUASA

5.1 Sumber kuasa yang menjadi rujukan jabatan bagi pelaksanaan manual adalah seperti berikut:

BIL PERKARA PENERANGAN

1. Akta Akta 171, Akta 172 dan Akta

173

2. Arahan Perbendaharaan AP 168 hingga AP 202

3.

Surat Pekeliling

Perbendaharaan Bil.12

Tahun 2007

Had Nilai Dan Syarat-syarat

Pembelian Terus Bagi Bekalan

dan Perkhidmatan

4.

Surat Pekeliling


Tahun 2009

Perubahan Had Nilai Dan

Tatacara Pengurusan

Perolehan Secara Sebutharga

5.

Surat Pekeliling


Tahun 2007

Tatacara Pengurusan

Perolehan Kerajaan Secara

Tender

6.0 SKOP KERJA

Prosedur ini perlu digunapakai bagi tujuan perolehan Majlis Perbandaran Klang dalam pelaksanaan sistem kualiti.


2013


9

7.0 PROSES KERJA

PEROLEHAN BEKALAN DAN PERKHIDMATAN

Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan boleh dibuat secara Pembelian Terus, Sebutharga dan Tender mengikut had dan nilai perolehan seperti dibawah: i. Bawah RM 2,000 – Ketua Jabatan ii. RM 2,001 – RM 5,000 – Setiausaha iii. RM 5,001 – RM 50,000 – Yang Dipertua iv. RM 50,001 – RM 500,000 – Jawatankuasa Sebutharga v. RM 500,001 – Ke atas – Jawatankuasa Tender

7.1 PEMBELIAN TERUS

Had nilai dan syarat-syarat Pembelian Terus bagi Bekalan dan Perkhidmatan adalah seperti berikut:

i. Pembelian bagi setiap jenis item yang melibatkan jumlah

perbelanjaan tahunan sehingga RM50,000 boleh dibuat secara pembelian terus dengan mana-mana pembekal yang berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan sama ada bertaraf Bumiputera atau bukan Bumiputera.

ii. Pembelian terus bagi bekalan boleh dibuat dengan

mengunakan Pesanan Tempatan. Selepas sebutharga atau kelulusan daripada Ketua Jabatan, Setiausaha atau Yang Dipertua diterima.

iii. Pembelian terus bagi perkhidmatan boleh dibuat dengan

menggunakan Pesanan Tempatan atau Inden.

7.2 SEBUTHARGA

7.2.1 Had Nilai Bekalan Dan Perkhidmatan

i. Perolehan bekalan/perkhidmatan yang bernilai melebihi RM50,000 hingga RM100,000 hendaklah dipelawa secara sebutharga di kalangan sekurang-kurangnya lima (5) pembuat/pembekal tempatan bertaraf Bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam kod bidang yang berkaitan.


2013


10

ii. Perolehan bekalan/perkhidmatan yang bernilai melebihi RM100,000 hingga RM500,000 hendaklah dipelawa secara sebutharga di kalangan sekurang-kurangnya lima (5) pembuat/pembekal tempatan yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam kod bidang berkaitan. Sebutharga hendaklah terbuka kepada pembuat/pembekal bertaraf Bumiputera dan Bukan Bumiputera. Syarikat pembuat/pembekal bertaraf Bumiputera hendaklah diberi keutamaan harga berdasarkan SPP yang berkuatkuasa.

7.2.2 Pelawaan Sebutharga

7.2.2.1 Dokumen Sebutharga

i. Pelawaan sebutharga bagi bekalan dan

perkhidmatan hendaklah menggunakan dokumen sebutharga. Dokumen sebutharga merupakan sebahagian daripada kontrak dan hendaklah mengandungi perkara-perkara berikut:-

Arahan Kepada Petender Maklumat Petender Borang Tender Syarat-Syarat Kontrak Senarai Kuantiti Spesifikasi

ii. Senarai semakan hendaklah disediakan dan

disertakan bersama dokumen sebutharga bagi memastikan pembuat/pembekal/kontraktor mengemukakan tawaran sebutharga yang lengkap berserta semua dokumen yang diperlukan.

7.2.2.2 Penjualan Dokumen Sebutharga

Jabatan tidak digalakkan menjual dokumen sebutharga. Walaubagaimanapun, sekiranya Jabatan mengenakan bayaran, maka kadar harga semuka dokumen hendaklah mengikut kadar yang ditetapkan bagi dokumen tender yang berkuatkuasa tertakluk kepada bayaran maksimum RM50.00 bagi satu (1) set dokumen sebutharga.


2013


11

7.2.2.3 Tempoh Sah Laku

Tempoh sah laku tawaran sebutharga hendaklah tidak melebihi 90 hari dari tarikh tutup sebutharga. Tempoh sah laku tawaran sebutharga tidak boleh dilanjutkan. Jika tempoh sah laku tawaran telah tamat atau keputusan tidak dibuat dalam tempoh sah laku tawaran, sebutharga hendaklah dipelawa semula.

7.2.2.4 Tatacara Menguruskan Sebutharga

i. Pelawaan dibuat dengan mengemukakan

dokumen sebutharga kepada pembuat/pembekal/kontraktor yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dan CIDB yang berkenaan.

ii. Jabatan hendaklah mempamerkan

pemberitahuan sebutharga (Notis Sebutharga/Iklan) di papan kenyataan, laman web Majlis selain daripada mempelawa sebutharga kepada penyebutharga yang telah dikenal pasti.

iii. Tempoh Notis/Iklan sebutharga hendaklah

sekurang-kurangnya tujuh (7) hari berturut-turut dan pemberitahuan sebutharga hendaklah sentiasa dipamerkan di papan kenyataan sepanjang tempoh tersebut.

iv. Kaedah pelawaan sebutharga hendaklah

dilaksanakan sama ada melalui pos berdaftar, pos laju atau serahan tangan.

v. Satu (1) daftar hendaklah diselenggarakan

untuk mencatatkan senarai edaran sebutharga atau pembuat/ pembekal/ kontraktor yang telah mengambil sendiri dokumen sebutharga.

vi. Semua borang sebutharga hendaklah diberi

nombor siri untuk pengawalan.


2013


12

vii. Notis Sebutharga hendaklah mengandungi seperti berikut:

Jabatan yang memanggil sebutharga. Tajuk sebutharga. Syarat kelayakan penyebutharga. Bidang/kelas/kepala/sub kepala/gred

pendaftaran. Tempat sebutharga perlu dihantar, tarikh

dan waktu tutup.

viii. Sebutharga hendaklah diterima, dibuka dan dijadualkan sebagaimana yang dilaksanakan bagi tender mengikut AP 195, 196 dan 197.

7.2.3 Penerimaan Sebutharga

7.2.3.1 Peti Tawaran

i. Peti tawaran hendaklah disediakan dengan dilabelkan tajuk/rujukan sebutharga, tarikh dan waktu tawaran ditutup.

ii. Peti tawaran hendaklah dikunci dengan dua (2)

kunci yang berbeza dan anak kuncinya hendaklah dipegang secara berasingan oleh dua (2) orang pegawai kanan.

iii. Jabatan hendaklah menyediakan anggaran

harga Jabatan bagi setiap sebutharga dan memasukkannya ke dalam peti tawaran sebelum tarikh tutup sebutharga.

iv. Peti tawaran hendaklah ditutup pada tarikh dan

waktu yang ditetapkan. Waktu sebutharga ditutup ditetapkan pada jam 12.00 tengah hari pada hari bekerja. Dokumen sebutharga yang lewat diterima dari waktu dan tarikh yang ditetapkan tidak boleh dipertimbangkan.

7.2.3.2 Pembukaan Peti Tawaran i. Peti tawaran hendaklah dibuka secepat

mungkin selepas sebutharga ditutup.

ii. Tawaran hendaklah dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Sebutharga yang dilantik oleh Yang Dipertua. Jawatankuasa Pembuka Sebutharga hendaklah terdiri daripada Ketua Jabatan dan dua (2) orang Pegawai Kumpulan A.


2013


13

7.2.3.3 Tugas-tugas Jawatankuasa Pembuka Sebutharga

i. Membuka peti tawaran pada tarikh dan waktu

yang ditetapkan. ii. Memberi nombor kod untuk setiap dokumen

tawaran sebutharga. iii. Menandatangani dengan ringkas pada

lembaran yang menyatakan harga. iv. Merekod pada Jadual Tawaran Sebutharga

dengan mencatatkan nama penyebutharga, kod penyebut harga, harga yang ditawarkan, tempoh siap/tempoh penyerahan dan menandatangani borang tersebut.

v. Memastikan tawaran dikemukakan dalam satu

(1) sampul surat berlakri sahaja.

7.2.4 Penilaian Sebutharga

i. Semua sebutharga yang diterima hendaklah dikaji dan dinilai sebelum syor dibuat kepada Jawatankuasa Sebutharga. Sebutharga yang paling menguntungkan Kerajaan hendaklah disyorkan.

ii. Dalam penilaian sebutharga, perkara-perkara

seperti jangka masa siap, kadar harga, kekerapan perkhidmatan, kawasan perlaksanaan, kos penyelenggaraan untuk tempoh tertentu dan sebagainya perlu diambil kira.

7.2.5 Jawatankuasa Penilaian Sebutharga, Keahlian dan

Tugas

i. Pelantikan ahli Jawatankuasa Penilaian

Sebutharga hendaklah dibuat secara bertulis oleh Yang Dipertua.

ii. Penilaian sebutharga bekalan/perkhidmatan

hendaklah dibuat oleh dua (2) jawatankuasa yang berasingan seperti berikut:


2013


14

7.2.5.1Jawatankuasa Penilaian Teknikal

i. Keahlian Jawatankuasa Penilaian Teknikal hendaklah tidak kurang daripada tiga (3) orang, iaitu seorang pengerusi dan dua (2) orang ahli.

ii. Ahli-ahli Jawatankuasa Penilaian Teknikal

hendaklah terdiri daripada pegawai yang mahir, berpengalaman dan berkelayakan tentang barangan/perkhidmatan tersebut.

iii. Jawatankuasa Penilaian Teknikal hendaklah

membuat penilaian berasaskan kepada spesifikasi perolehan dalam dokumen sebutharga. Penilaian hendaklah dibuat berdasarkan dokumen-dokumen yang dikemukakan, penyata pematuhan (statement of compliance) dan/atau penilaian fizikal. Walaubagaimanapun, maklumat dan teknologi semasa mengenai barang/perkhidmatan tersebut boleh diambil kira.

iv Penilaian teknikal hendaklah dilaksanakan secara

bermesyuarat. Penilaian teknikal secara edaran adalah tidak dibenarkan.

7.2.5.2 Jawatankuasa Penilaian Harga

i. Keahlian Jawatankuasa hendaklah tidak kurang

daripada tiga (3) orang, iaitu seorang pengerusi dan dua orang ahli.

ii. Penilaian harga sesuatu sebutharga hendaklah

mengambil kira faktor-faktor seperti syarat pembayaran, kadar pembayaran, tempoh, diskaun, harga pasaran terbuka, keupayaan penyebut harga dan sebagainya. Perbandingan antara satu tawaran penyebut harga dengan tawaran penyebut harga yang lain hendaklah dibuat berasaskan kepada faktor atau unsur yang sama (equal footing).

iii. Penilaian bagi pembelian harta modal seperti

kenderaan, jentera berat, sistem maklumat dan lain-lain hendaklah berdasarkan kepada prinsip tawaran harga menyeluruh (total cost bid), yang bermaksud mengambil kira harga barangan, alat ganti, latihan, pentauliahan/pemasangan, jaminan, penyelenggaraan dan lain-lain.


2013


15

iv. Penilain harga hendaklah dilaksanakan secara bermesyuarat. Penilaian harga secara edaran adalah tidak dibenarkan.

7.2.6 Asas Penilaian Sebutharga

7.2.6.1 Asas-asas penilaian sebutharga termasuklah perkara-perkara berikut:-

i. Penyebutharga memenuhi kesemua syarat yang

dinyatakan dalam dokumen sebutharga. ii Keupayaan/kemampuan penyebut harga seperti

pengalaman kerja yang lepas, prestasi kerja/kontrak semasa, projek yang sedang dilaksanakan/dalam tangan.

ii. Analisa harga dengan mengambil kira tempoh

siap/penghantaran.

7.2.7 Penyediaan Kertas Mesyuarat Sebutharga

7.2.7.1 Kertas mesyuarat sebutharga yang dihantar kepada Urusetia Mesyuarat Sebutharga hendaklah mengandungi maklumat-maklumat seperti berikut:

i. Salinan iklan/notis sebutharga. ii. Salinan spesifikasi sebutharga. iii. Jadual tawaran sebutharga. iv. Senarai syarikat yang telah dijemput dan syarikat

yang menjawab/tidak menjawab (jika ada). v. Salinan sijil pendaftaran dengan Kementerian

Kewangan. vi. Laporan Penilaian Sebutharga (jika ada). vii. Laporan Maklumat Pembekal/ Pemborong. viii. Laporan Harga Pembekal/ Pemborang. ix. Maklumat berkaitan yang mungkin dikehendaki

atau yang disyaratkan oleh Jawatankuasa Sebutharga.

7.2.8 Jawatankuasa Sebutharga


2013


16

i. Semua ahli Jawatankuasa Sebutharga hendaklah

dilantik secara bertulis oleh Yang Dipertua.

ii. Keahlian Jawatankuasa Sebutharga adalah seperti berikut:-

Perkara Jawatan

Yang Dipertua Pengerusi

Timbalan Yang Dipertua Ahli

Pengarah Pengarah Kewangan Ahli

P Pegawai Teknikal Ahli

7.2.9 Pertimbangan Sebutharga

i. Jawatankuasa Sebutharga hendaklah menimbang

sebutharga dan memilih sebutharga yang paling menguntungkan Kerajaan. Jawatankuasa Sebutharga hendaklah berpuas hati, semua penyebut harga telah diberi peluang yang saksama.

ii. Jawatankuasa Sebutharga hendaklah bermesyuarat

untuk memutuskan sebutharga. Pertimbangan sebutharga secara edaran tidak dibenarkan.

iii. Perbincangan dan keputusan Jawatankuasa

Sebutharga hendaklah dicatatkan dalam minit dan ditandatangani oleh pengerusi dan ahli-ahli Jawatankuasa Sebutharga. Asas-asas pemilihan sebutharga hendaklah dicatatkan dengan jelas.

7.2.10 Keputusan Jawatankuasa Sebutharga

i. Bagi bekalan / perkhidmatan / kerja di mana kontrak formal tidak sesuai, memadai Pesanan Kerajaan atau Inden Kerja dikeluarkan. Walaubagaimanapun, dokumen sebutharga hendaklah disertakan bersama pesanan tempatan atau inden supaya kontrak jelas mengenai obligasinya.

ii. Jabatan hendaklah mengadakan satu kontrak formal

bagi perolehan bekalan atau perkhidmatan bermasa atau perolehan kerja yang mana berkenaan, untuk ditandatangani selaras dengan AP 176.1(C).


2013


17

iii. Keputusan muktamad Jawatankuasa Sebutharga hendaklah dipamerkan di papan kenyataan Jabatan dengan menyatakan nama syarikat yang berjaya, harga tawaran dan tempoh siap/penghantaran secepat mungkin selepas pesanan Kerajaan/inden kerja dikeluarkan.

7.2.11 Bon Pelaksanaan

i. Bon Pelaksanaan hendaklah dikenakan bagi perolehan

bekalan, perkhidmatan yang bernilai melebihi RM200,000 mengikut peraturan yang berkuatkuasa. Bagi perolehan yang bernilai sehingga RM200,000 Bon Pelaksanaan adalah dikecualikan.

7.2.12 Bayaran Pendahuluan Kontrak Bekalan dan

Perkhidmatan

i. Bagi Pembuat atau pembekal tempatan, bayaran

pendahuluan boleh diberi sehingga 25% daripada nilai kontrak atau maksimum RM100,000 mengikut mana yang lebih rendah.

ii. Bagi pembekal perkhidmatan, bayaran pendahuluan

boleh diberi sehingga 15% daripada nilai kontrak atau maksimum RM50,000 mengikut mana yang lebih rendah.

7.2.13 Bayaran Balik Pendahuluan

i. Bayaran balik pendahuluan hendaklah dibuat melalui

potongan ke atas bayaran kemajuan mengikut peringkat kerja atau mengikut peringkat bekalan yang telah disempurnakan. Bagi kontrak bekalan/ perkhidmatan potongan hendaklah selesai pada tahap 75% bekalan atau perkhidmatan disempurnakan.

7.2.14 Perubahan dan Perlanjutan Tempoh Kontrak Untuk Kontrak Bekalan Dan Perkhidmatan

i. Dibenarkan bagi kontrak yang bernilai melebihi

RM200,000 hingga RM500,000.

ii. Kontrak masih berkuatkuasa semasa perlanjutan tempoh kontrak dipertimbangkan.

iii. Perubahan kontrak dan perlanjutan tempoh kontrak

tidak melibatkan perubahan kadar harga dan syarat-syarat lain dalam kontrak.


2013


18

iv. Perlanjutan tempoh kontrak hanya diberi sekali sahaja

dan tempoh maksimum adalah sehingga dua (2) tahun.

v. Bagi kontrak bekalan, tambahan kuantiti tidak melebihi 50% daripada kontrak asal tertakluk kepada nilai maksimum RM250,000 dengan syarat jumlah keseluruhan tambahan ini dan nilai kontrak asal tidak melebihi RM750,000 atau

vi. Bagi kontrak perkhidmatan, nilai tambahan tidak melebihi 50% daripada kontrak asal tertakluk kepada nilai maksimum RM250,000 dengan syarat jumlah tambahan ini dan nilai kontrak asal tidak melebihi RM750,000.

7.3 TENDER

7.3.1 Had Nilai

i. Perolehan bekalan/perkhidmatan yang melebihi

RM500,000 hendaklah diurus secara tender. ii. Bagi item-item yang ditetapkan secara kontrak, panel di

dalam Pekeliling Kontrak Perbendaharaan, tender hendaklah dipanggil di kalangan kontraktor panel sahaja.

7.3.2 Pelawaan

7.3.2.1 Dokumen Tender

Dokumen tender hendaklah sempurna serta

mengandungi antara lain, perkara berikut:

Syarat-syarat & arahan kepada petender. Spesifikasi. Borang Tender. Contoh surat setuju terima tender. Syarat-syarat kontrak. Senarai kuantiti/ringkasan tender. Jadual kadar harga. Lukisan teknik/pelan. Tempat penghantaran. Tempoh siap/penghantaran. Cadangan pemindahan teknologi. Prestasi/rekod pengalaman. Profil dan kedudukan kewangan petender Senarai semak Perkara-perkara lain yang berkenaan.


2013


19

ii. Setiap dokumen tender hendaklah diberi nombor

siri.

7.3.2.2 Penjualan Dokumen Tender

i. Penjualan dokumen hendaklah berasaskan syarat-syarat yang dinyatakan dalam iklan tender.

ii. Jabatan hendaklah meletakkan contoh dokumen

tender yang dijual di tempat menjual tender untuk membolehkan petender menyemak dokumen tender tersebut sebelum membuat pembelian.

iii. Satu Petender hanya dibenarkan membeli satu

dokumen tender dan mengemukakan satu tawaran tender sahaja. Tawaran alternatif adalah tidak dibenarkan.

7.3.2.3 Tempoh Sah Laku Tender

i. Sebelum sesuatu tender dipelawa, satu jadual pelaksanaan hendaklah disediakan bagi menunjukkan anggaran masa untuk setiap peringkat dari tarikh penyediaan spesifikasi sehingga keputusan dibuat.

ii. Tempoh sah laku tender yang munasabah hendaklah ditetapkan dengan mengambil kira faktor-faktor berikut: Jangka masa untuk menilai tawaran dari

segi teknikal. Jangka masa untuk menilai tawaran dari

segi harga. Jangka masa untuk menilai keupayaan

petender. Jangka masa untuk menyediakan

laporan dan masa yang diperlukan untuk membuat keputusan bagi tender tersebut.

Jangka masa untuk membuat keputusan dan mengeluarkan Surat Setuju Terima kepada petender yang Berjaya.

iii. Penilaian tender hendaklah dilakukan dengan

segera dan tidak melewati tempoh ditetapkan dalam jadual pelaksanaan tender.


2013


20

iv. Tempoh sah laku tender yang minimum adalah

sembilan puluh (90) hari, yang dikira dari tarikh tender ditutup. Jabatan hendaklah memastikan supaya tempoh sah laku tender tidak terlalu panjang kerana ini menyebabkan petender menaikkan harga tawaran mereka.

v. Jabatan tidak digalakkan untuk melanjutkan

tempoh sah laku tawaran tender daripada tempoh sah yang telah ditetapkan kerana ini boleh menyebabkan petender menarik diri. Sekiranya perlanjutan tempoh sah laku tawaran tender diperlukan, perlanjutan hendaklah dibuat sebelum tarikh tempoh sah laku asal tamat dengan kelulusan Pengerusi Jawatankuasa Tender yang berkenaan.

vi. Sebarang pembatalan tender hendaklah

mendapat kelulusan Pengerusi Jawatankuasa Tender dan dimaklumkan kepada Jawatankuasa Tender dengan menyatakan sebab-sebab pembatalan.

7.3.3 Pengiklanan

7.3.3.1 Pengiklanan Tender Tempatan

i. Semua pelawaan tender tempatan hendaklah diiklankan dalam sekurang-kurangnya satu (1) akhbar harian utama Bahasa Melayu. Kandungan iklan tender hendaklah jelas, kemas, ringkas dan tidak mendatangkan apa-apa keraguan atau pembaziran.

ii. Kandungan iklan tender hendaklah menyatakan

perkara-perkara berikut:

Jabatan yang memanggil tender. Tajuk tender yang diiklankan. Jenis tender, sama ada terbuka dan/atau

khas bumiputera. Syarat-syarat kelayakan pretender:

bagi tender bekalan dan/atau perkhidmatan berdaftar dengan Kementerian Kewangan di bawah kod bidang dan sub-bidang yang berkenaan.


2013


21

Tempat, tarikh dan masa dokumen tender

dijual. Tempat, tarikh dan masa bagi lawatan

tapak/premis (jika berkenaan). Harga, cara bayaran dan jawatan

penerima bayaran dokumen tender. Tempat, tarikh dan waktu tender diterima

dan ditutup.

iii. Masa yang cukup hendaklah diberi bagi membolehkan petender mengkaji tawaran dan membuat persediaan bagi sesuatu tender. Untuk tujuan ini, tarikh tender ditutup hendaklah sekurang-kurangnya dua puluh satu (21) hari dari tarikh dokumen tender mula dijual.

iv. Bagi tender yang melibatkan lawatan

tapak/premis, Jabatan hendaklah memastikan bahawa tarikh tutup tender hendaklah sekurang-kurangnya 21 hari dari tarikh lawatan yang ditetapkan.

v. Jabatan hendaklah menetapkan jam 12.00

tengah hari pada hari pelawaan tender ditutup (hari berkerja) sebagai waktu terakhir untuk menerima tawaran tender. Tawaran tender yang lewat diterima dari waktu dan tarikh yang ditetapkan tidak boleh dipertimbangkan.

vi. Jabatan adalah bertanggungjawab untuk memasukkan/menghantar sesalinan kenyataan tender yang diiklankan ke dalam laman web Majlis (www.mpklang.gov.my)

7.3.4 Anggaran Harga Jabatan i. Jabatan hendaklah menyediakan anggaran harga

Jabatan bagi setiap tender dan memasukkannya ke dalam peti tawaran sebelum tarikh tutup tender.

ii. Bagi perolehan Bekalan/Perkhidmatan yang sukar

ditentukan harga anggaran Jabatan, Jabatan boleh memasukkan harga pembelian lampau perolehan berkenaan.

http://www.mpklang.gov.my/


2013


22

7.3.5 Pembukaan Tawaran Tender

7.3.5.1 Keahlian Jawatankuasa Pembuka Tender i. Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah

terdiri daripada Setiausaha, Ketua Jabatan dan seorang Pegawai Kumpulan A.

ii. Pelantikan ahli Jawatankuasa Pembuka Tender

hendaklah dibuat secara bertulis oleh Yang Dipertua.

7.3.5.2 Tugas Jawatankuasa Pembuka Tender

Jawatankuasa Pembuka Tawaran Tender hendaklah memastikan perkara-perkara yang dinyatakan di bawah dilaksanakan dengan sempurna:

i. Peti tawaran dibuka secepat mungkin selepas

tender ditutup. ii. Setiap tawaran tender yang diterima, dibuka dan

disemak nombor siri dengan rekod penjualan dokumen.

iii. Nombor kod hendaklah diberi untuk setiap

dokumen dan senarai harga, dokumen spesifikasi teknikal dan katalog/brosur petender serta ditandatangani ringkas.

iv. Dokumen tawaran harga dijadualkan dengan

menggunakan nombor kod yang diberikan. v. Menyedia dan melengkapkan senarai semakan

dan borang jadual tender dengan mencatatkan nama petender, kod petender, amaun yang di tender, tempoh siap atau tempoh penyerahan. Nama dan jawatan semua ahli Pembuka Tender hendaklah dicatatkan dalam borang jadual tender dan ditandatangani oleh setiap ahli.

vi Menyediakan Jadual Harga Tender untuk

dipamerkan di papan kenyataan Jabatan seberapa segera yang boleh dengan tidak menzahirkan nama petender yang mengambil bahagian.


2013


23

7.3.5.3 Urusetia Tender

Urusetia Tender bertanggungjawab menguruskan semua urusan tender dari mula sehingga proses tender selesai. Sebagai panduan, antara tugas Urusetia adalah seperti :

i. Menguruskan perancangan awal dan jadual

pelaksanaan tender.

ii. Mengurus dan menyediakan dokumen tender.

iii. Menguruskan iklan atau pelawaan tender.

iv. Menyediakan rekod penjualan dokumen tawaran dan mengatur lawatan tapak/premis (jika berkenaan).

v. Menutup peti tender pada tarikh dan masa tutup

yang ditetapkan.

vi. Menjaga keselamatan peti tender dan dokumen tender.

vii. Mengatur pembukaan tender.

viii. Mengatur penilaian tender.

ix. Mengatur mesyuarat Jawatankuasa Tender.

7.3.6 Merahsiakan Maklumat Dan Kedudukan Tender

7.3.6.1Dokumen Tender Diklasifikasikan Sebagai Sulit

Semua maklumat berkenaan sesuatu tender termasuk dokumen tender, tawaran tender dan penilaian tender hendaklah diklasifikasikan sebagai SULIT dan tidak boleh disebarkan kepada mana-mana pihak yang tidak terlibat dengan pengurusan tender.


2013


24

7.3.6.2 Merahsiakan Maklumat Tender

Majlis adalah bertanggungjawab untuk menjelaskan tentang keperluan merahsiakan maklumat dan kedudukan sesuatu tender kepada pegawai yang berkenaan di bawah arahan pentadbirannya. Rujukan hendaklah dibuat kepada peruntukan Akta Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88) dan Akta Pencegahan Rasuah 1997 (Akta 575). Mana-mana pegawai awam yang didapati membocorkan rahsia berkenaan sesuatu tender adalah dianggap telah melanggar peruntukan dalam Akta-akta tersebut dan tindakan yang sewajarnya hendaklah diambil terhadap pegawai awam yang terlibat.

7.3.6.3 Larangan Mengubah Maklumat Dokumen

Petender

i. Semua pihak yang terlibat dalam sesuatu urusan tender termasuk mempertimbangkan sesuatu tender dilarang mengubah apa-apa maklumat yang dikemukakan petender di dalam dokumen tender termasuk harga, pengalaman petender dan sebagainya.

ii. Sekiranya terdapat kesilapan pengiraan oleh

petender dan berlaku perbezaan harga di antara harga di dalam Senarai Kuantiti (BQ) dan Borang Tender yang telah ditandatangani, harga di dalam Borang Tender hendaklah diguna pakai dalam mempertimbangkan sesuatu perolehan.

7.3.7. Jawatankuasa Penilaian Tender

7.3.7.1Jawatankuasa Penilaian Tender

i. Pelantikan ahli Jawatankuasa Penilaian Tender

hendaklah dibuat secara bertulis oleh Ketua Jabatan yang menguruskan tender.

ii. Penilaian tender bekalan perkhidmatan

hendaklah dibuat oleh dua (2) jawatankuasa yang berasingan seperti:


2013


25

a) Jawatankuasa Penilaian Teknikal

Keahlian jawatankuasa hendaklah tidak kurang daripada tiga (3) orang, iaitu seorang pengerusi dan dua (2) orang ahli, di mana sekurang-kurang seorang daripadanya hendaklah terdiri daripada pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional atau setaraf.

Ahli-ahli Jawatankuasa Penilaian Teknikal hendaklah terdiri daripada pegawai yang mahir, berpengalaman dan berkelayakan tentang barangan/perkhidmatan tersebut. Sekiranya Jabatan tidak mepunyai kemahiran dalaman, maka pakar dari Jabatan-jabatan Teknik/pakar yang lain boleh digunakan, seperti Jabatan Kerja Raya (JKR), Jabatan Pengairan dan Saliran (JPS), Jabatan Kimia, Jabatan Perkhidmatan Haiwan, MAMPU dan sebagainya.

Jawatankuasa Penilaian Teknikal hendaklah membuat penilaian secara terperinci bagi memastikan penilaian yang dibuat adalah berasaskan kepada spesifikasi perolehan yang ditetapkan dalam dokumen tender. Penilaian hendaklah dibuat berdasarkan dokumen-dokumen yang dikemukakan, pernyataan pematuhan (statement of compliance) dan/atau penilaian fizikal. Walaubagaimanapun maklumat dan teknologi semasa mengenai barang/ perkhidmatan tersebut boleh diambil kira.

Penilaian teknikal hendaklah dilaksanakan secara bermesyuarat. Penilaian teknikal secara edaran adalah tidak dibenarkan.

b) Jawatankuasa Penilaian Harga

Keahlian jawatankuasa hendaklah tidak kurang

daripada tiga (3) orang, iaitu seorang pengerusi dan seorang ahli, di mana salah seorang daripadanya hendaklah terdiri daripada pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional atau setaraf.

Penilaian Harga sesuatu tender hendaklah

mengambil kira faktor-faktor seperti syarat


2013


26

pembayaran, kadar pembayaran, tempoh, diskaun, harga pasaran terbuka, keupayaan petender dan sebagainya. Perbandingan antara satu tawaran petender yang lain hendaklah dibuat berasaskan kepada faktor atau unsur yang sama (equal footing)

Penilaian bagi pembelian harta modal seperti

kenderaan, jentera berat, sistem maklumat dan lain-lain hendaklah berdasarkan kepada prinsip tawaran harga menyeluruh (total cost bid), yang bermaksud mengambil kira harga barangan, alat ganti, latihan, pentauliahan/pemasangan, jaminan, penyelenggaraan dan lain-lain.

Penilaian harga hendaklah dilaksanakan secara bermesyuarat. Penilaian harga secara edaran adalah tidak dibenarkan.

iii. Proses penilaian tender hendaklah disiapkan dan

dilaksanakan seboleh-bolehnya tidak melebihi tempoh tiga puluh (30) hari dari tarikh tawaran tender dikemukakan kepada Jawatankuasa Penilaian.

iv. Laporan penilaian hendaklah ditandatangani oleh semua ahli Jawatankuasa.

7.3.7.2 Asas Penilaian Tender

i. Memastikan petender memenuhi kesemua

syarat yang dinyatakan dalam dokumen tender. ii. Menilai kemampuan teknikal petender seperti

kakitangan profesional dan teknikal, pengalaman kerja, rekod prestasi, projek yang sedang dilaksanakan/dalam tangan dan loji (disewa atau milik sendiri).

iii. Menilai kemampuan kewangan petender dari

segi modal pusingan, net worth, kemudahan kredit, nilai baki kerja dalam tangan yang belum siap dan sebagainya.

iv. Menganalisis harga tender dengan mengambil

kira tempoh siap/penghantaran yang ditawarkan berdasarkan tawaran paling menguntungkan Kerajaan.


2013


27

7.3.8 Jawatankuasa Tender i. Semua ahli Jawatankuasa Tender hendaklah dilantik

secara bertulis oleh Yang Dipertua.

ii. Keahlian Jawatankuasa Tender adalah seperti berikut:-

Perkara Jawatan



Pengarah Kewangan Ahli

Penasihat Undang-Undang Ahli

Pegawai Teknikal Ahli

7.3.9 Tatacara Pertimbangan Tender

i. Urusetia Jawatankuasa Tender hendaklah merekodkan

segala keputusan penting seperti nombor tender, tarikh keputusan tender, nama/kod petender yang berjaya, harga tawaran, tempoh siap, sebab-sebab penerimaan/penolakan dan sebagainya.

ii. Jawatankuasa hendaklah mendapatkan tandatangan

Ahli-Ahli Jawatankuasa Tender sebaik sahaja keputusan tender telah dibuat.

iii. Keputusan muktamad hendaklah dipamerkan di papan

kenyataan Jabatan dengan menyatakan nama syarikat yang berjaya, harga tawaran dan tempoh siap secepat mungkin selepas Surat Setuju Terima dikeluarkan, ditandatangani dan dikembalikan dan disiarkan di dalam laman web Majlis dan pautan kepada laman web MyGoverment Portal (www.gov.my)

iv. Pengumuman keputusan muktamad tersebut di papan

kenyataan Jabatan dan di laman web Majlis hendaklah dinyatakan di dalam dokumen tender untuk memudahkan kontraktor membuat rujukan.

http://www.gov.my/


2013


28

7.3.10 Setuju Terima 7.3.10.1 Surat Niat i. Surat Niat ialah surat yang dihantar kepada

petender yang mana kandungannya meliputi kenyataan hasrat/niat untuk menerima tawaran petender tersebut, tertakluk kepada persetujuan syarat–syarat Jabatan yang dikehendaki dipatuhi oleh petender sama ada melalui rundingan atau cara-cara lain. Surat Niat ini tidak mengikat kedua pihak kepada satu kontrak.

ii. Sekiranya Jabatan bercadang untuk menerima

sesuatu tawaran tetapi dengan beberapa syarat yang mesti dipatuhi oleh petender terlebih dahulu, maka Surat Niat hendaklah dikeluarkan.

7.3.10.2 Surat Setuju Terima i. Surat Setuju Terima ialah surat yang

mengesahkan penerimaan sesuatu tawaran berasaskan kepada syarat yang telah ditetapkan dalam dokumen tender, syarat yang telah dipersetujui dalam Surat Niat dan apa-apa syarat lain yang telah dipersetujui melalui rundingan sebelumnya. Sehubungan dengan itu, apa-apa syarat yang telah dipersetujui sebelumnya hendaklah dinyatakan dengan jelas dan persetujuan tersebut merupakan sebahagian daripada perjanjian kontrak. Surat Setuju Terima ialah satu dokumen perundangan yang sah dan merupakan sebahagian daripada perjanjian kontrak.

ii. Apabila semua perkara telah diselesaikan dan

tiada rundingan lanjut diperlukan, Surat Setuju Terima hendaklah dikeluarkan kepada kontraktor yang berjaya secepat mungkin sebaik sahaja keputusan Jawatankuasa Tender dan dalam tempoh sah laku tender.

iii. Satu ikatan kontrak wujud di antara kedua-dua

pihak setelah Surat Setuju Terima ditandatangani dan dikembalikan oleh petender kepada Jabatan.


2013


29

iv. Pegawai yang boleh menandatangani Surat Setuju Terima hendaklah pegawai awam yang diberi kuasa di bawah Seksyen 2 Akta Kontrak Kerajaan 1949 (Semakan 1973)

7.3.11 Menandatangani Kontrak 7.3.11.1 Tempoh Bagi Menandatangani Kontrak Kontrak hendaklah ditandatangani

secepat mungkin selepas semua terma dan syarat dipersetujui oleh kedua-dua pihak dan selewat-lewatnya empat (4) bulan dari tarikh keluarnya Surat Setuju Terima. Tarikh kuatkuasa kontrak (effective date) handaklah dinyatakan sebagai tarikh Surat Setuju Terima ditandatangani oleh petender yang berjaya manakala tarikh kontrak ialah tarikh kontrak ditandatangani oleh kedua-dua pihak.

7.3.11.2 Pengedaran Dan Penyimpanan Dokumen

Kontrak Penjelasan mengenai pengedaran dan

penyimpanan dokumen kontrak adalah seperti dalam AP yang berkaitan. Salinan-salinan dokumen kontrak dan perubahan kontrak atau Arahan Perubahan dan Sijil Lanjutan Masa hanya perlu dikemukakan kepada Akauntan Negara atau Akauntan Jabatan Mengakaun sendiri sahaja.

7.3.12 Pentadbiran Kontrak 7.3.12.1 Bon Pelaksanaan i. Bagi kontrak bekalan/perkhidmatan, kontraktor

hendaklah mengemukakan bersama-sama dengan Surat Setuju Terima, Bon Pelaksanaan yang nilainya adalah seperti berikut:

Dua setengah peratus (2.5%) daripada jumlah

harga kontrak bagi kontrak bekalan atau perkhidmatan yang bernilai melebihi RM200,000 hingga RM500,000.


2013


30

Lima peratus (5%) daripada jumlah harga

kontrak bagi kontrak bekalan atau perkhidmatan yang bernilai melebihi RM500,000.

Bagi kontrak bersemasa (periodic contract) yang

berkuatkuasa dalam tempoh dua (2) tahun atau lebih, peratus dan pengiraan nilai Bon Pelaksanaan hendaklah dikira mengikut anggaran harga kontrak setahun sahaja. Walaubagaimanapun, Bon Pelaksanaan yang dikemukakan oleh kontraktor hendaklah meliputi keseluruhan tempoh kontrak bermasa.

ii. Bon Pelaksanaan hendaklah dikemukakan

dalam Ringgit Malaysia (RM) dari bank-bank atau institusi-institusi kewangan yang dibenarkan oleh Perbendaharaan sama ada dalam bentuk:

Jaminan Bank/Syarikat Kewangan yang

dikeluarkan oleh bank-bank/syarikat kewangan berlesen di bawah Akta Bank dan Institusi Kewangan 1989 yang beroperasi di Malaysia.

Jaminan Bank Islam yang dikeluarkan oleh bank-

bank berlesen di bawah Akta Bank Islam 1983 yang beroperasi di Malaysia.

Jaminan Insurans yang dikeluarkan oleh

syarikat-syarikat insurans yang berlesen di bawah Akta Insurans 1996 yang beroperasi di Malaysia.

Jaminan Takaful yang dikeluarkan oleh Syarikat

Takaful yang berlesen di bawah Akta Takaful 1984 yang beroperasi di Malaysia.

Jaminan yang dikeluarkan oleh Bank

Pembangunan Malaysia Berhad (BPMB) dan Bank Perusahaan Kecil & Sederhana Malaysia (SME Bank)


2013


31

7.3.12.2 Pelepasan bon Pelaksanaan Kontrak Bekalan/Perkhidmatan

i. Bon Pelaksanaan boleh dilepaskan setelah

segala obligasi kontrak selesai. Surat Pelepasan bagi jaminan Bank/Jaminan Syarikat Kewangan/ Jaminan Bank Islam/ Jaminan Insurans/ Jaminan Takaful hendaklah dikemukakan kepada Bank/ Syarikat Kewangan/ Bank Islam/ Syarikat Insurans/ Syarikat Takaful. Salinan asal atau satu salinan yang telah disahkan oleh Ketua Jabatan hendaklah disimpan oleh agensi sebagai rekod.

ii. Bagi perkhidmatan dan barang guna habis, Bon

Pelaksanaan boleh dilepaskan lebih awal sekiranya Jabatan berpuas hati segala obligasi kontrak selesai dan tiada sebarang tuntutan yang akan dibuat.

7.3.12.3 Bayaran Pendahuluan

i. Bayaran Pendahuluan adalah dibenarkan

kepada kontraktor tempatan sahaja. Kemudahan bayaran pendahuluan ini tidak terpakai kepada Kontrak Pusat, kontrak yang dibuat secara berpusat oleh mana-mana agensi Kerajaan dan perkhidmatan perunding.

ii. Semua Bayaran Pendahuluan hendaklah

dicajkan terus kepada Vot projek berkenaan. iii. Akaun subsidiari pendahuluan kontraktor

hendaklah diselenggarakan bagi mengakaun Bayaran Pendahuluan yang telah diselaraskan melalui pembayaran balik yang dibuat.

7.3.12.4 Had Nilai, Syarat dan Peraturan Bagi Bayaran

Pendahuluan

i. Bagi pembuat atau pembekal tempatan, bayaran pendahuluan boleh diberi sehingga 25% daripada nilai kontrak atau maksimum RM10 juta mengikut mana yang lebih rendah.

ii. Bagi pembekal perkhidmatan, bayaran

pendahuluan boleh diberi sehingga 15% daripada nilai kontrak atau maksimum RM5 juta mengikut mana yang lebih rendah.


2013


32

iii. Bagi mendapat kemudahan bayaran pendahuluan tersebut, syarat-syarat berikut hendaklah dipatuhi:

Surat Setuju Terima telah ditandatangani dan

dikembalikan.

Bon Pelaksanaan telah dikemukakan.

Polisi-polisi insurans seperti yang dinyatakan dalam syarat-syarat kontrak telah dikemukakan.

Jaminan bagi bayaran pendahuluan telah

dikemukakan. PEROLEHAN KERJA

7.4 Kerja-kerja ‘Requisition’

i. Sebarang kerja yang nilainya tidak melebihi RM20,000 boleh dibuat secara lantikan terus di kalangan kontraktor kelas G1 yang berdaftar di CIDB di bawah kepala dan sub kepala dan sub kepala yang berkaitan.

7.5 Sebutharga

7.5.1 Had Nilai Perolehan Kerja

i. Perolehan kerja-kerja kecil atau pembaikan yang tidak mengubah struktur asal dan yang tidak mempunyai Jadual Kadar Kejuruteraan Awam yang bernilai melebihi RM20,000 hingga RM200,000 hendaklah dipelawa secara sebutharga di kalangan sekurang-kurangnya lima (5) kontraktor tempatan Kelas G1 yang berdaftar dengan Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (LPIPM/CIDB) dalam gred dan kategori yang berkenaan.

ii. Perolehan kerja yang bernilai melebihi RM200,000

hingga RM500,000 hendaklah dipelawa secara sebutharga di kalangan sekurang-kurangnya lima (5) kontraktor G2 yang berdaftar dengan LPIPM/CIDB dalam gred dan kategori yang berkenaan.

iii. Semua perolehan kerja elektrik yang bernilai melebihi

RM50,000 hingga RM500,000 hendaklah dipelawa secara sebutharga di kalangan sekurang-kurangnya lima (5) kontraktor elektrik tempatan yang berdaftar


2013


33

dengan LPIPM/CIDB dalam gred dan kategori yang berkenaan.

iv. Maksud kontraktor tempatan bagi perolehan kerja untuk

kontraktor Kelas G1 adalah kontraktor yang berdaftar dengan LPIPM/CIDB. Sekiranya bilangan kontraktor di daerah berkenaan tidak mencukupi kontraktor di daerah berhampiran/sempadan boleh dipelawa. Maksud Kontraktor tempatan bagi perolehan kerja untuk kontraktor Kelas G2 adalah kontraktor yang berdaftar dengan LPIPM/CIDB. Sekiranya bilangan kontraktor di negeri berkenaan tidak mencukupi kontraktor di negeri berhampiran/sempadan boleh dipelawa.

v. Dalam menentukan kaedah perolehan secara

sebutharga, Jabatan hendaklah mengambil kira nilai perolehan tahunan atau nilai kontrak. Jabatan adalah dilarang memecah kecilkan perolehan bekalan, perkhidmatan atau kerja bagi mengelakkan pelawaan sebutharga/tender.

7.5.2 Pelawaan

7.5.2.1 Dokumen Sebutharga Perolehan Kerja

i. Bagi perolehan kerja, borang/format Jabatan

Kerja Raya (JKR)/Jabatan Pengairan dan Saliran (JPS) boleh digunakan. Borang-borang tersebut boleh diubah suai mengikut kepada Jabatan. Dokumen sebutharga hendaklah mengandungi perkara-perkara berikut:

Arahan kepada penyebut harga. Syarat-syarat sebutharga. Borang sebutharga termasuk Ringkasan

Sebutharga/Senarai Kuantiti. Spesifikasi. Pelan Tapak Bina dan Lukisan Teknikal

(Jika Ada). Jadual Kadar Harga (jika perlu). Pengalaman dan Senarai Kerja Dalam

Tangan.

ii. Senarai semakan hendaklah disediakan dan disertakan bersama dokumen sebutharga bagi memastikan kontraktor mengemukakan tawaran sebutharga yang lengkap berserta semua dokumen yang diperlukan.


2013


34

7.5.2.2 Penjualan Dokumen Sebutharga

Jabatan tidak digalakkan menjual dokumen sebutharga. Walaubagaimanapun, sekiranya Jabatan mengenakan bayaran, maka kadar harga semuka dokumen hendaklah mengikut kadar yang ditetapkan bagi dokumen tender yang berkuatkuasa tertakluk kepada bayaran maksimum RM50.00 bagi satu (1) set dokumen sebutharga.

7.5.2.3 Tempoh Sah Laku

Tempoh sah laku tawaran sebutharga hendaklah tidak melebihi 90 hari dari tarikh tutup sebutharga. Tempoh sah laku tawaran sebutharga tidak boleh dilanjutkan. Jika tempoh sah laku tawaran telah tamat atau keputusan tidak dibuat dalam tempoh sah laku tawaran, sebutharga hendaklah dipelawa semula.

7.5.2.4 Tatacara Menguruskan Sebutharga

i. Pelawaan dibuat dengan mengemukakan

dokumen sebutharga kepada kontraktor yang berdaftar dengan CIDB yang berkenaan.

ii. Jabatan hendaklah mempamerkan

pemberitahuan sebutharga (Notis Sebutharga/ Iklan) di papan kenyataan, laman web Majlis selain daripada mempelawa sebutharga kepada penyebutharga yang telah dikenal pasti.

iii. Tempoh Notis Sebutharga / iklan hendaklah

sekurang-kurangnya tujuh (7) hari berturut-turut dan pemberitahuan sebutharga hendaklah sentiasa dipamerkan di papan kenyataan sepanjang tempoh tersebut.

iv. Kaedah pelawaan sebutharga hendaklah

dilaksanakan sama ada melalui pos berdaftar, pos laju atau serahan tangan.

v. Satu (1) daftar hendaklah diselenggarakan untuk

mencatatkan senarai edaran sebutharga atau pembuat/pembekal/kontraktor yang telah mengambil sendiri dokumen sebutharga.


2013


35

vi. Semua borang sebutharga hendaklah diberi

nombor siri untuk pengawalan.

vii. Notis Sebutharga hendaklah mengandungi seperti berikut:

Jabatan yang memanggil sebutharga.

Tajuk sebutharga.

Syarat kelayakan penyebutharga.

Bidang/ kelas/ kepala/ sub kepala/ gred

pendaftaran.

Tempat sebutharga perlu dihantar, tarikh dan waktu tutup.

viii. Sebutharga hendaklah diterima, dibuka dan

dijadualkan sebagaimana yang dilaksanakan bagi tender mengikut AP 195, 196 dan 197.

7.5.3 Penerimaan Sebutharga

7.5.3.1 Peti Tawaran

i. Peti tawaran hendaklah disediakan dengan dilabelkan tajuk/rujukan sebutharga, tarikh dan waktu tawaran ditutup.

ii. Peti tawaran hendaklah dikunci dengan dua (2)

kunci yang berbeza dan anak kuncinya hendaklah dipegang secara berasingan oleh dua (2) orang pegawai kanan.

iii. Jabatan hendaklah menyediakan anggaran

harga Jabatan bagi setiap sebutharga dan memasukkannya ke dalam peti tawaran sebelum tarikh tutup sebutharga.

iv. Peti tawaran hendaklah ditutup pada tarikh dan

waktu yang ditetapkan. Waktu sebutharga ditutup ditetapkan pada jam 12.00 tengah hari pada hari bekerja. Dokumen sebutharga yang lewat diterima dari waktu dan tarikh yang ditetapkan tidak boleh dipertimbangkan.


2013


36

7.5.3.2 Pembuka Peti Tawaran i. Peti tawaran hendaklah dibuka secepat mungkin

selepas sebutharga ditutup. ii. Tawaran hendaklah dibuka oleh Jawatankuasa

Pembuka Sebutharga yang dilantik oleh Yang Dipertua. Jawatankuasa Pembuka Sebutharga hendaklah terdiri daripada Ketua Jabatan dan dua (2) orang Pegawai Kumpulan A.

7.5.3.3 Jawatankuasa Pembuka Sebutharga

i. Membuka peti tawaran pada tarikh dan waktu yang ditetapkan.

ii. Memberi nombor kod untuk setiap dokumen

tawaran sebutharga. iii. Menandatangani ringkas pada lembaran yang

menyatakan harga.

iv Merekod pada Jadual Tawaran Sebutharga dengan mencatatkan nama penyebutharga, kod penyebutharga, harga yang ditawarkan, tempoh siap/tempoh penyerahan dan menandatangani borang tersebut.

v. Memastikan tawaran dikemukakan dalam satu

(1) sampul surat berlakri sahaja.

7.5.4 Penilaian Sebutharga

i. Semua sebutharga yang diterima hendaklah dikaji dan dinilai sebelum syor dibuat kepada Jawatankuasa Sebutharga. Sebutharga yang paling menguntungkan Kerajaan hendaklah disyorkan.

ii. Dalam penilaian sebutharga, perkara-perkara seperti

jangka masa siap, kadar harga, kekerapan perkhidmatan, kawasan perlaksanaan, kos penyelenggaraan untuk tempoh tertentu dan sebagainya perlu diambil kira.

iii. Penilaian sebutharga kerja hendaklah dibuat oleh satu

(1) Jawatankuasa Penilaian Sahaja.


2013


37

iv. Penilaian sebutharga hendaklah dibuat oleh satu (1)

Jawatankuasa yang dianggotai oleh tidak kurang daripada tiga (3) orang pegawai. Salah seorang ahli Jawatankuasa hendaklah seorang pegawai teknikal dalam bidang kerja tersebut.

v. Proses penilaian sebutharga hendaklah seboleh-

bolehnya disiapkan dalam tempoh empat (14) hari dari tarikh tawaran sebutharga dikemukakan kepada Jawatankuasa Penilaian.

vi. Laporan penilaian hendaklah ditandatangani oleh

semua ahli Jawatankuasa.

7.5.5 Asas Penilaian Sebutharga

Asas-asas penilaian sebutharga termasuklah perkara-perkara berikut:-

i. Penyebutharga memenuhi kesemua syarat yang

dinyatakan dalam dokumen sebutharga.

ii Keupayaan/kemampuan penyebut harga sperti pengalaman kerja yang lepas, prestasi kerja/kontrak semasa, projek yang sedang dilaksanakan/dalam tangan.

iii. Analisa harga dengan mengambil kira tempoh siap/penghantaran.

7.5.6 Penyediaan Kertas Mesyuarat Sebutharga

7.5.6.1 Setelah laporan penilaian sebutharga diterima

oleh Urusetia Sebutharga, kertas taklimat sebutharga hendaklah disediakan dengan maklumat-maklumat seperti berikut:

i. Salinan iklan/notis sebutharga. ii. Salinan spesifikasi sebutharga. iii. Jadual sebutharga. iv. Senarai Syarikat yang telah dijemput dan

syarikat yang menjawab/tidak menjawab (jika ada).

v. Salinan sijil pendaftaran dengan

Kementerian Kewangan.


2013


38

vi Laporan Penilaian Sebutharga (jika ada). vii. Laporan Maklumat Pembekal/Pemborong. viii. Laporan Harga Pembekal/Pemborong. ix. Maklumat berkaitan yang mungkin

dikehendaki atau yang disyaratkan oleh Jawatankuasa Sebutharga.

7.5.6.2 Jawatankuasa Sebutharga.

i. Semua ahli Jawatankuasa Sebutharga hendaklah dilantik secara bertulis oleh Yang Dipertua.

ii. Keahlian Jawatankuasa Sebutharga adalah

seperti berikut:-

Perkara Jawatan





7.5.7 Pertimbangan Sebutharga

i. Jawatankuasa Sebutharga hendaklah menimbang sebutharga dan memilih sebutharga yang paling menguntungkan Kerajaan. Jawatankuasa Sebutharga hendaklah berpuas hati semua penyebut harga telah diberi peluang yang saksama.

ii. Jawatankuasa Sebutharga hendaklah bermesyuarat

untuk memutuskan sebutharga. Pertimbangan sebutharga secara edaran tidak dibenarkan.

iii. Perbincangan dan keputusan Jawatankuasa

Sebutharga hendaklah dicatatkan dalam minit dan ditandatangani oleh pengerusi dan ahli-ahli Jawatankuasa Sebutharga. Asas-asas pemilihan sebutharga hendaklah dicatatkan dengan jelas.


2013


39

7.5.8 Keputusan Jawatankuasa Sebutharga

i. Bagi perolehan kerja di mana kontrak formal tidak sesuai, memadai inden kerja dikeluarkan. Walaubagaimanapun, dokumen sebutharga hendaklah disertakan bersama inden supaya kontrak jelas mengenai obligasinya.

ii. Jabatan hendaklah mengadakan satu kontrak formal

bagi kerja yang mana berkenaan, untuk ditandatangani selaras dengan AP 176.1(C).

iii. Keputusan muktamad Jawatankuasa Sebutharga

hendaklah dipamerkan di papan kenyataan Jabatan dengan menyatakan nama syarikat yang berjaya, harga tawaran dan tempoh siap/penghantaran secepat mungkin selepas inden kerja dikeluarkan.

7.5.9 Bon Pelaksanaan

Bon Pelaksanaan hendaklah dikenakan bagi perolehan

kerja yang bernilai melebihi RM200,000 mengikut peraturan yang berkuatkuasa. Bagi perolehan yang bernilai sehingga RM200,000, Bon Pelaksanaan adalah dikecualikan. Sekiranya kontraktor tidak mengemukakan Bon Pelaksanaan bagi kontrak kerja, kaedah Wang Jaminan Pelaksanan (WJP) hendaklah diguna pakai seperti mana ditetapkan dalam peraturan mengenai Tatacara Pengurusan Tender yang berkuatkuasa.

7.5.10 Bayaran Pendahuluan Kontrak Kerja

Bagi kontrak kerja, bayaran pendahuluan boleh diberi sehingga 25% daripada nilai kerja pembina (builder’s work) atau maksimum RM100,000 mengikut mana yang lebih rendah.

7.5.11 Bayaran Interim/Kemajuan Bagi Kontrak Kerja

Kontraktor yang melaksanakan kontrak kerja secara sebutharga boleh diberi bayaran interim/kemajuan sehingga kerja-kerja siap dilaksanakan.


2013


40

7.5.12 Perubahan Kerja dan Pelanjutan Masa Untuk Kontrak Kerja

7.5.12.1 Perubahan kerja dibenarkan sekiranya perlu tertakluk kepada syarat-syarat berikut:-

i. Peruntukan mencukupi. ii. Kelulusan Jawatankuasa Sebutharga diperolehi

terlebih dahulu sebelum perubahan kerja dilaksanakan. Seorang daripada ahli Jawatankuasa Sebutharga hendaklah terdiri daripada Pegawai Teknikal, dan

iii. Jumlah perubahan kerja terkumpul yang

dicadangkan tidak melebihi 20% daripada nilai kontrak atau tidak melebihi RM100,000 mengikut mana yang terendah. Cadangan perubahan kerja terkumpul melebihi 20% daripada nilai kontrak atau RM100,000 hendaklah dirujuk untuk kelulusan Kementerian Kewangan terlebih dahulu.

7.5.12.2 Pelanjutan masa bagi kontrak kerja bernilai

melebihi RM200,000 hingga RM500,000 dibenarkan tertakluk kepada kelulusan Jawatankuasa Sebutharga terlebih dahulu.

7.6 TENDER

7.6.1 Perihal Umum Tender Kerja i. Perolehan kerja yang melebihi RM500,000 hendaklah

diurus secara tender.

ii. Semua tender kerja hendaklah dipanggil secara tempatan kecuali jika kontraktor tempatan tidak mempunyai kepakaran atau keupayaan berkenaan dengannya dan sukar dilaksanakan secara usaha sama.

iii. Bagi tender kerja yang disertai oleh beberapa syarikat

tempatan secara usaha sama, kesemuanya hendaklah berdaftar LPIPM/CIDB serta salah satu daripadanya hendaklah berdaftar dalam kelas dan gred yang ditetapkan mengikut nilai tender.


2013


41

iv. Bagi maksud menggalakkan pemindahan teknologi dan penyertaan kontraktor tempatan dalam kerja yang mana kontraktor tempatan tidak mempunyai kepakaran atau keupayaan, tender kerja tersebut hendaklah dipelawa secara usaha sama antara syarikat tempatan dan syarikat antarabangsa.

7.6.2 Had Nilai

i. Tender kerja yang dianggarkan bernilai tidak melebihi RM30 juta hendaklah dipelawa kepada syarikat yang seratus peratus (100%) milik warganegara.

ii. Tender kerja yang dianggarkan bernilai antara RM30

juta hingga RM50 juta hendaklah dipelawa kepada: Syarikat seratus peratus (100%) milik warganegara,

atau Syarikat tempatan yang disenaraikan di Bursa

Malaysia, iaitu syarikat-syarikat yang ditubuhkan dan diperbadankan di Malaysia oleh warganegara dengan syarat pegangan saham individu asing tidak melebihi tiga puluh peratus (30%) dan Lembaga Pengarah, pengurusan dan pekerja dianggotai seratus peratus (100%) oleh warganegara.

iii. Tender kerja yang dianggarkan bernilai melebihi RM50

juta hendaklah dipelawa kepada: Syarikat seratus peratus (100%) milik warganegara,

atau Syarikat tempatan yang disenaraikan di Bursa

Malaysia, Syarikat usaha sama yang diperbadankan di Malaysia

(tidak kira sama ada disenaraikan di Bursa Malaysia atau tidak) dengan syarat pegangan ekuiti asing, tidak melebihi empat puluh sembilan peratus (49%) dan majoriti ahli Lembaga Pengarah, pengurusan dan pekerja adalah warganegara.


2013


42

7.6.3 Pelawaan

7.6.3.1 Dokumen Tender

i. Dokumen tender hendaklah sempurna serta

mengandungi antara lain, perkara berikut:

Syarat-syarat dan arahan kepada petender.

Spesifikasi. Borang Tender. Contoh surat setuju terima tender. Syarat-syarat kontrak. Senarai kuantiti/ringkasan tender. Jadual kadar harga. Lukisan teknik/pelan. Tempat penghantaran. Tempoh siap/penghataran. Cadangan pemindahan teknologi. Prestasi/rekod pengalaman. Profil dan kedudukan kewangan petender. Senarai semak. Perkara-perkara lain yang berkenaan.

ii. Setiap dokumen tender hendaklah diberi nombor

siri.

iii. Jabatan hendaklah menggunakan Borang JKR Siri 203 untuk tender kerja kecuali projek-projek yang dilaksanakan secara bukan konvensional. Projek-projek yang dilaksanakan secara Turnkey atau Design & Build boleh menggunakan Borang PWD DB/T yang berkuatkuasa.

iv. Bagi projek yang dibiayai oleh peruntukan asing,

penggunaan borang JKR Siri 203 hendaklah dipakai jika dipersetujui oleh pembiaya.


2013


43

7.6.3.2 Penjualan Dokumen Tender

i. Penjualan dokumen hendaklah berasaskan syarat-syarat yang dinyatakan dalam iklan tender.

ii. Jabatan hendaklah meletakkan contoh dokumen

tender yang dijual di tempat menjual tender untuk membolehkan petender menyemak dokumen tender tersebut sebelum membuat pembelian.

iii. Satu Petender hanya dibenarkan membeli satu

dokumen tender dan mengemukakan satu tawaran tender sahaja. Tawaran alternatif adalah tidak dibenarkan.

7.6.3.3Tempoh Sah Laku Tender

i. Sebelum sesuatu tender dipelawa, satu jadual pelaksanaan hendaklah disediakan bagi menunjukkan anggaran masa, untuk setiap peringkat, dari tarikh penyediaan spesifikasi sehingga keputusan dibuat.

ii. Tempoh sah laku tender yang munasabah

hendaklah ditetapkan dengan mengambil kira faktor-faktor berikut:

Jangka masa untuk menilai tawaran dari

segi teknikal. Jangka masa untuk menilai tawaran dari

segi harga. Jangka masa ntuk menilai keupayaan

petender. Jangka masa untuk menyediakan

laporan dan masa yang diperlukan untuk membuat keputusan bagi tender tersebut.

Jangka masa untuk membuat keputusan dan mengeluarkan Surat Setuju Terima kepada petender yang berjaya.

iii. Penilaian tender hendaklah dilakukan dengan

segera dan tidak melewati tempoh ditetapkan dalam jadual pelaksanaan tender.


2013


44

iv. Tempoh sah laku tender yang minimum adalah sembilan puluh (90) hari, yang dikira dari tarikh tender ditutup. Jabatan hendaklah memastikan supaya tempoh sah laku tender tidak terlalu panjang kerana ini menyebabkan petender menaikkan harga tawaran mereka.

v. Jabatan tidak digalakkan untuk melanjutkan

tempoh sah laku tawaran tender daripada tempoh sah yang telah ditetapkan kerana ini boleh menyebabkan petender menarik diri. Sekiranya perlanjutan tempoh sah laku tawaran tender diperlukan, pelanjutan hendaklah dibuat sebelum tarikh tempoh sah laku asal tamat dengan kelulusan Pengerusi Jawatankuasa Tender yang berkenaan.

vi. Sebarang pembatalan tender hendaklah

mendapat kelulusan Pengerusi Jawatankuasa Jabatan yang berkenaan dan dimaklumkan kepada Jawatankuasa Tender dengan menyatakan sebab-sebab pembatalan.

7.6.4 Pengiklanan

7.6.4.1 Pengiklanan Tender Tempatan

i. Semua pelawaan tender tempatan hendaklah

diiklankan dalam sekurang-kurangnya satu (1) akhbar harian utama Bahasa Melayu. Kandungan iklan tender hendaklah jelas, kemas, ringkas dan tidak mendatangkan apa-apa keraguan atau pembaziran.

ii. Kandungan iklan tender hendaklah menyatakan

perkara-perkara berikut:

Jabatan yang memanggil tender. Tajuk tender yang diiklankan. Jenis tender, sama ada terbuka dan/atau

khas bumiputera. Syarat-syarat kelayakan pentender

Bagi tender kerja-berdaftar dengan

Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (LPIPM/CIDB) dalam gred dan kategori yang berkenaan.


2013


45

Tempat , tarikh dan masa dokumen tender dijual.

Tempat, tarikh dan masa bagi lawatan tapak/premis (jika berkenaan).

Harga, cara bayaran dan jawatan penerima bayaran dokumen tender.

Tempat, tarikh dan waktu tender diterima dan ditutup.

iii. Masa yang cukup hendaklah diberi bagi

membolehkan petender mengkaji tawaran dan membuat persediaan bagi sesuatu tender. Untuk tujuan ini, tarikh tender ditutup hendaklah sekurang-kurangnya dua puluh satu (21) hari dari tarikh dokumen tender mula dijual.

iv. Bagi tender yang melibatkan lawatan

tapak/premis, Jabatan hendaklah memastikan bahawa tarikh tutup tender hendaklah sekurang-kurangnya 21 hari dari tarikh lawatan yang ditetapkan.

v. Jabatan hendaklah menetapkan jam 12.00

tengah hari pada hari pelawaan tender ditutup (hari berkerja) sebagai waktu terakhir untuk menerima tawaran tender. Tawaran tender yang lewat diterima dari waktu dan tarikh yang ditetapkan tidak boleh dipertimbangkan.

vi. Jabatan adalah bertanggungjawab untuk

memasukkan/menghantar sesalinan kenyataan tender yang diiklankan ke dalam laman web masing-masing (www.mpklang.gov.my)

vii. Bagi tawaran tender kerja untuk projek

kerja/pembinaan Kerajaan, semua agensi Kerajaan juga dikehendaki memasukkan secara ‘online‟ maklumat iklan tender kerja ke dalam laman web Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (LPIPM/CIDB). Iklan tersebut boleh dimasukkan secara percuma melalui laman web khas LPIPM iaitu di alamat www.tender.gov.my. Panduan untuk memasukkan iklan tender kerja secara online tersebut turut boleh diperolehi daripada alamat tersebut.

http://www.mpklang.gov.my/

http://www.tender.gov.my/


2013


46

7.6.5 Anggaran Harga Jabatan

Jabatan hendaklah menyediakan anggaran harga Jabatan bagi setiap tender dan memasukkannya ke dalam peti tawaran sebelum tarikh tutup tender.

7.6.6 Pembukaan Tawaran Tender

7.6.6.1Keahlian Jawatankuasa Pembuka Tender

i. Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah

dianggotai sekurang-kurangnya oleh dua (2) orang pegawai, di mana seorang daripadanya hendaklah terdiri daripada Setiausaha, Ketua Jabatan dan seorang Pegawai Kumpulan A.

ii. Pelantikan ahli Jawatankuasa Pembuka Tender

hendaklah dibuat secara bertulis oleh Jabatan yang menguruskan tender.

7.6.6.2 Tugas Jawatankuasa Pembuka Tender

Jawatankuasa Pembuka Tawaran Tender hendaklah memastikan perkara-perkara yang dinyatakan di bawah dilaksanakan dengan sempurna:

i Peti tawaran dibuka secepat mungkin selepas

tender ditutup. ii. Setiap tawaran tender yang diterima, dibuka dan

disemak nombor siri dengan rekod penjualan dokumen.

iii. Nombor kod hendaklah diberi untuk setiap

dokumen dan senarai harga, dokumen spesifikasi teknikal dan katalog/brosur petender serta ditandatangani ringkas.

iv. Dokumen tawaran harga dijadualkan dengan

menggunakan nombor kod yang diberikan. v. Menyedia dan melengkapkan senarai semakan

dan borang jadual tender dengan mencatatkan nama petender, kod petender, amaun yang di tender, tempoh siap atau tempoh penyerahan. Nama dan jawatan semua ahli Pembuka Tender


2013


47

hendaklah dicatatkan dalam borang jadual tender dan ditandatangani oleh setiap ahli.

vi Menyediakan Jadual Harga Tender untuk

dipamerkan di papan kenyataan Jabatan seberapa segera yang boleh dengan tidak menzahirkan nama petender yang mengambil bahagian.

7.6.6.3 Urusetia Tender

Urusetia Tender bertanggungjawab menguruskan semua urusan tender dari mula sehingga proses tender selesai. Sebagai panduan, antara tugas Urusetia adalah seperti :

i. Menguruskan perancangan awal dan jadual

pelaksanaan tender. ii. Mengurus dan menyediakan dokumen tender. iii. Menguruskan iklan atau pelawaan tender. iv. Menyediakan rekod penjualan dokumen tawaran

dan mengatur lawatan tapak/premis (jika berkenaan).

v. Menutup peti tender pada tarikh dan masa tutup

yang ditetapkan. vi. Menjaga keselamatan peti tender dan dokumen

tender. vii. Mengatur pembukaan tender. viii. Mengatur penilaian tender. ix. Mengatur Mesyuarat Jawatankuasa Tender.


2013


48

7.6.7. Merahsiakan Maklumat Dan Kedudukan

Tender

7.6.7.1Dokumen Tender Diklasifikasikan Sebagai

Sulit

Semua maklumat berkenaan sesuatu tender termasuk dokumen tender, tawaran tender dan penilaian tender hendaklah diklasifikasikan sebagai SULIT dan tidak boleh disebarkan kepada mana-mana pihak yang tidak terlibat dengan pengurusan tender.

7.6.7.2Merahsiakan Maklumat Tender

Majlis adalah bertanggungjawab untuk menjelaskan tentang keperluan merahsiakan maklumat dan kedudukan sesuatu tender kepada pegawai yang berkenaan di bawah arahan pentadbirannya. Rujukan hendaklah dibuat kepada peruntukan Akta Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88) dan Akta Pencegahan Rasuah 1997 (Akta 575). Mana-mana pegawai awam yang didapati membocorkan rahsia berkenaan sesuatu tender adalah dianggap telah melanggar peruntukan dalam Akta-akta tersebut dan tindakan yang sewajarnya hendaklah diambil terhadap pegawai awam yang terlibat.

7.6.7.3 Larangan Mengubah Maklumat Dokumen

Petender

i. Semua pihak yang terlibat dalam sesuatu urusan tender termasuk mempertimbangkan sesuatu tender dilarang mengubah apa-apa maklumat yang dikemukakan petender di dalam dokumen tender termasuk harga, pengalaman petender dan sebagainya.

ii. Sekiranya terdapat kesilapan pengiraan oleh

petender dan berlaku perbezaan harga di antara harga di dalam Senarai Kuantiti (BQ) dan Borang Tender yang telah ditandatangani, harga di dalam Borang Tender hendaklah diguna pakai dalam mempertimbangkan sesuatu perolehan.


2013


49

7.6.8. Jawatankuasa Penilaian Tender Kerja 7.6.8.1Jawatankuasa Penilaian Tender

i. Pelantikan ahli Jawatankuasa Penilaian Tender hendaklah dibuat secara bertulis oleh Yang Dipertua.

ii. Penilaian tender kerja berasaskan Turnkey atau

Design and Build hendaklah dibuat oleh dua (2) jawatankuasa yang berasingan seperti:

a) Jawatankuasa Penilaian Teknikal

Keahlian jawatankuasa hendaklah tidak

kurang daripada tiga (3) orang, iaitu seorang pengerusi dan dua (2) orang ahli, di mana sekurang-kurang seorang daripadanya hendaklah terdiri daripada pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional atau setaraf.

Ahli-ahli Jawatankuasa Penilaian Teknikal

hendaklah terdiri daripada pegawai yang mahir, berpengalaman dan berkelayakan tentang barangan/perkhidmatan tersebut. Sekiranya Jabatan tidak mepunyai kemahiran dalaman, maka pakar dari Jabatan-jabatan Teknik/pakar yang lain boleh digunakan, seperti Jabatan Kerja Raya (JKR), Jabatan Pengairan dan Saliran (JPS), Jabatan Kimia, Jabatan Perkhidmatan Haiwan, Mampu dan sebagainya.

Jawatankuasa Penilaian Teknikal

hendaklah membuat penilaian secara terperinci bagi memastikan penilaian yang dibuat adalah berasaskan kepada spesifikasi perolehan yang ditetapkan dalam dokumen tender. Penilaian hendaklah dibuat berdasarkan dokumen-dokumen yang dikemukakan, pernyataan pematuhan (statement of compliance) dan/atau penilaian fizikal. Walaubagiamanapun maklumat dan teknologi semasa mengenai


2013


50

barang/perkhidmatan tersebut boleh diambil kira.

Penilaian teknikal hendaklah dilaksanakan

secara bermesyuarat. Penilaian teknikal secara edaran adalah tidak dibenarkan.

b) Jawatankuasa Penilaian Harga

Keahlian jawatankuasa hendaklah tidak kurang daripada dua (2) orang, iaitu seorang pengerusi dan seorang ahli, di mana salah seorang daripadanya hendaklah terdiri daripada pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional atau setaraf.

Penilaian Harga sesuatu tender

hendaklah mengambil kira faktor-faktor seperti syarat pembayaran, kadar pembayaran, tempoh, diskaun, harga pasaran terbuka, keupayaan petender dan sebagainya. Perbandingan antara satu tawaran petender yang lain hendaklah dibuat berasaskan kepada faktor atau unsur yang sama (equal footing).

Penilain bagi pembelian harta modal

seperti kenderaan, jentera berat, sistem maklumat dan lain-lain hendaklah berdasarkan kepada prinsip tawaran harga menyeluruh (total cost bid), yang bermaksud mengambil kira harga barangan, alat ganti, latihan, pentauliahan/pemasangan, jaminan, penyelenggaraan dan lain-lain.

Penilaian harga hendaklah dilaksanakan

secara bermesyuarat. Penilaian harga secara edaran adalah tidak dibenarkan.

iii. Proses penilaian tender hendaklah disiapkan dan

dilaksanakan seboleh-bolehnya tidak melebihi tempoh tiga puluh (30) hari dari tarikh tawaran tender dikemukakan kepada Jawatankuasa Penilaian.

iv. Laporan penilaian hendaklah ditandatangani oleh



2013


51

v. Penilaian tender kerja, selain daripada tender yang berasaskan konsep Turnkey atau Design and Build, ia boleh dibuat oleh satu Jawatankuasa Penilaian Sahaja.

vii. Penilain tender hendaklah dibuat oleh satu

Jawatankuasa yang dianggotai oleh tidak kurang dari tiga (3) orang pegawai. Salah seorang ahli Jawatankuasa hendaklah seorang Juruukur Bahan atau pegawai teknikal dalam bidang berkaitan dengan kerja tersebut.

viii. Proses penilaian tender hendaklah seboleh-

bolehnya disiapkan dalam tempoh tiga puluh (30) hari dari tarikh tawaran tender dikemukakan kepada Jawatankuasa.

ix. Laporan penilaian hendaklah ditandatangani oleh


7.6.8.2 Asas Penilaian Tender

i. Memastikan petender memenuhi kesemua syarat yang dinyatakan dalam dokumen tender.

ii. Menilai kemampuan teknikal petender seperti kakitangan professional dan teknikal, pengalaman kerja, rekod prestasi, projek yang sedang dilaksanakan/dalam tangan dan loji (disewa atau milik sendiri)

iii. Menilai kemampuan kewangan petender dari segi modal pusingan, net worth, kemudahan kredit, nilai baki kerja dalam tangan yang belum siap dan sebagainya.

iv. Menganalisis harga tender dengan mengambil kira tempoh siap/penghantaran yang ditawarkan berdasarkan tawaran paling menguntungkan Kerajaan.

7.6.9 Jawatankuasa Tender

i. Semua ahli Jawatankuasa Tender hendaklah dilantik secara bertulis oleh Yang Dipertua.


2013


52

ii. Keahlian Jawatankuasa Tender adalah seperti berikut:-

Perkara Jawatan




Penasihat Undang-Undang Ahli


7.6.10 Tatacara Pertimbangan Tender

i. Urusetia Jawatankuasa Tender hendaklah merekodkan

segala keputusan penting seperti nombor tender, tarikh keputusan tender, nama/kod petender yang berjaya, harga tawaran, tempoh siap, sebab-sebab penerimaan/penolakan dan sebagainya.

ii. Urusetia Jawatankuasa Tender hendaklah

mendapatkan tandatangan Ahli Jawatankuasa sebaik sahaja keputusan tender telah dibuat.

iii. Keputusan muktamad Jawatankuasa Tender hendaklah

dipamerkan di papan kenyataan Jabatan dengan menyatakan nama syarikat yang berjaya, harga tawaran dan tempoh siap secepat mungkin selepas Surat Setuju Terima dikeluarkan, ditandatangani dan dikembalikan dan disiarkan di dalam laman web agensi masing-masing dan pautan kepada laman web MyGoverment Portal (www.gov.my)

iv. Pengumuman keputusan muktamad tersebut di papan

kenyataan Jabatan dan di laman web masing-masing hendaklah dinyatakan di dalam dokumen tender untuk memudahkan kontraktor membuat rujukan.

http://www.gov.my/


2013


53

7.6.11 SETUJU TERIMA 7.6.11.1 Surat Niat i. Surat Niat ialah surat yang dihantar kepada

petender yang mana kandungannya meliputi kenyataan hasrat/niat untuk menerima tawaran petender tersebut, tertakluk kepada persetujuan syarat – syarat Jabatan yang dikehendaki dipatuhi oleh petender sama ada melalui rundingan atau cara-cara lain. Surat Niat ini tidak mengikat kedua pihak kepada satu kontrak.

ii. Sekiranya Jabatan bercadang untuk menerima

sesuatu tawaran tetapi dengan beberapa syarat yang mesti dipatuhi oleh petender terlebih dahulu, maka Surat Niat hendaklah dikeluarkan.

7.6.11.2 Surat Setuju Terima i. Surat Setuju Terima ialah surat yang

mengesahkan penerimaan sesuatu tawaran berasaskan kepada syarat yang telah ditetapkan dalam dokumen tender, syarat yang telah dipersetujui dalam Surat Niat dan apa-apa syarat lain yang telah dipersetujui melalui rundingan sebelumnya. Sehubungan dengan itu, apa-apa syarat yang telah dipersetujui sebelumnya hendaklah dinyatakan dengan jelas dan persetujuan tersebut merupakan sebahagian daripada perjanjian kontrak. Surat Setuju Terima ialah satu dokumen perundangan yang sah dan merupakan sebahagian daripada perjanjian kontrak.

ii. Apabila semua perkara telah diselesaikan dan

tiada rundingan lanjut diperlukan, Surat Setuju Terima hendaklah dikeluarkan kepada kontraktor yang Berjaya secepat mungkin sebaik sahaja keputusan Jawatankuasa Tender diperolehi dan dalam tempoh sah laku tender.

iii. Satu ikatan kontrak wujud di antara kedua-dua

pihak setelah Surat Setuju Terima ditandatangani dan dikembalikan oleh petender kepada Jabatan.

.


2013


54

iv. Pegawai yang boleh menandatangani Surat

Setuju Terima hendaklah pegawai awam yang diberi kuasa di bawah Seksyen 2 Akta Kontrak Kerajaan 1949 (Semakan 1973)

7.6.12 Menandatangani Kontrak

7.6.12.1 Tempoh Bagi Menandatangani Kontrak

Kontrak hendaklah ditandatangani secepat mungkin selepas semua terma dan syarat dipersetujui oleh kedua-dua pihak dan selewat-lewatnya empat (4) bulan dari tarikh keluarnya Surat Setuju Terima. Tarikh kuatkuasa kontrak (effective date) handaklah dinyatakan sebagai tarikh Surat Setuju Terima ditandatangani oleh petender yang berjaya manakala tarikh kontrak ialah tarikh kontrak ditandatangani oleh kedua-dua pihak.

7.6.12.2 Pengedaran Dan Penyimpanan Dokumen

Kontrak

Penjelasan mengenai pengedaran dan penyimpanan dokumen kontrak adalah seperti dalam AP yang berkaitan. Salinan-salinan dokumen kontrak dan perubahan kontrak atau Arahan Perubahan dan Sijil Lanjutan Masa hanya perlu dikemukakan kepada Akauntan Negara atau Akauntan Jabatan Mengakaun sendiri Sahaja.

7.6.13 Pentadbiran Kontrak

7.6.13.1 Bon Pelaksanaan i. Bagi kontrak kerja yang bernilai RM500,000,

kontraktor hendaklah mengemukakan bersama-sama dengan Surat Setujuterima, Bon Pelaksanaan sebanyak 5% daripada jumlah harga kontrak.

ii. Bon Pelaksanaan hendaklah dikemukakan

dalam Ringgit Malaysia (RM) dari bank-bank atau institusi-institusi kewangan yang dibenarkan oleh Perbendaharaan sama ada dalam bentuk :

Jaminan Bank/Syarikat Kewangan yang

dikeluarkan oleh bank-bank/ syarikat


2013


55

kewangan berlesen di bawah Akta Bank dan Institusi Kewangan 1989 yang beroperasi di Malaysia

Jaminan Bank Islam yang dikeluarkan oleh bank-bank berlesen di bawah Akta Bank Islam 1983 yang beroperasi di Malaysia.

Jaminan Insurans yang dikeluarkan oleh

syarikat-syarikat insurans yang berlesen di bawah Akta Insurans 1996 yang beroperasi di Malaysia.

Jaminan Takaful yang dikeluarkan oleh

Syarikat Takaful yang berlesen di bawah Akta Takaful 1984 yang beroperasi di Malaysia.

Jaminan yang dikeluarkan oleh Bank

pembangunan Malaysia Berhad (BPMB) dan Bank Perusahaan Kecil & Sederhana Malaysia (SME Bank)

7.6.13.2 Pelepasan bon Pelaksanaan Kontrak Kerja

i. Jaminan Bank/Jaminan Syarikat Kewangan/

Jaminan Bank Islam/ Jaminan Insurans/ Jaminan Takaful:

Sebaik sahaja Perakuan Siap Kerja

dikeluarkan, Jabatan boleh mengurangkan nilai Bon Pelaksanaan yang asal sebanyak lima puluh peratus (50%)

Jabatan dikehendaki memaklumkan secara bertulis tentang perkara ini dan kontraktor berkenaan hendaklah menggantikan Jaminan yang asal dengan Jaminan baru yang nilainya bersamaan dengan lima puluh peratus (50%) dari Jaminan asal.

Setelah Jaminan baru ini diterima, Jabatan hendaklah melepaskan Bon Pelaksanaan yang asal kepada kontraktor berkenaan.


2013


56

ii. Wang Jaminan Pelaksanaan Jabatan boleh memulangkan sebanyak

lima puluh peratus (50%) daripada nilai Wang Jaminan Pelaksanaan yang ditahan setelah Sijil Perakuan Siap Kerja dikeluarkan.

Baki Wang Jaminan Pelaksanaan sebanyak lima puluh peratus (50%) lagi boleh dipulangkan sekiranya kontraktor dapat mengemukakan Jaminan seperti di perenggan 7.6.13.1(ii) yang sama nilai dengan Wang Jaminan Pelaksanaan yang ditahan.

iii. Baki Bon Pelaksanaan sebanyak lima puluh

peratus (50%) lagi hendaklah dilepaskan/dipulangkan dua belas (12) bulan selepas tamat tempoh tanggungan kecacatan atau setelah Perakuan Siap Memperbaiki Kecacatan dikeluarkan, mengikut mana yang terkemudian.

iv. Setelah segala obligasi kontrak selesai, Surat

Pelepasan bagi Bon Pelaksanaan hendaklah dikemukakan kepada Bank/syarikat Kewangan/Bank Islam/Syarikat Insurans Syarikat Takaful. Salinan asal atau satu salinan yang telah disahkan oleh Ketua Jabatan hendaklah disimpan oleh Jabatan sebagai rekod.

7.6.13.3 Bayaran Pendahuluan i. Bayaran Pendahuluan adalah dibenarkan

kepada kontraktor tempatan sahaja. Kemudahan bayaran pendahuluan ini tidak terpakai kepada Kontrak Pusat, kontrak yang dibuat secara berpusat oleh mana-mana agensi Kerajaan dan perkhidmatan perunding.

ii. Semua Bayaran Pendahuluan hendaklah

dicajkan terus kepada Vot projek berkenaan.


2013


57

iii. Akaun subsidiari pendahuluan kontraktor hendaklah diselenggarakan bagi mengakaun Bayaran Pendahuluan yang telah diselaraskan melalui pembayaran balik yang dibuat.

7.6.13.4 Had Nilai, Syarat dan Peraturan Bagi Bayaran

Pendahuluan

i. Bagi kontraktor utama, bayaran pendahuluan boleh diberi sehingga 25% daripada nilai kerja pembina atau maksimum RM10 juta mengikut mana yang lebih rendah.

ii. Bagi Subkontraktor dinamakan, bayaran

pendahuluan boleh diberi sehingga 20% daripada nilai kontrak Subkontraktor dinamakan atau maksimum RM5 juta mengikut mana yang lebih rendah.

iii. Jaminan bagi kontraktor utama dan NSC

hendaklah dibuat secara berasingan dan mengikut nilai yang ditetapkan.

iv. Kontraktor hendaklah mengemukakan

permohonan untuk kemudahan bayaran pendahuluan berserta jaminan bagi bayaran pendahuluan secepat mungkin tetapi tidak lewat daripada tiga bulan selepas penyerahan tapak.

v. Bagi mendapatkan kemudahan bayaran

pendahuluan tersebut syarat-syarat berikut hendaklah dipatuhi:

Surat Setuju Terima telah ditandatangani

dan dikembalikan. Bon Pelaksanaan telah dikemukakan. Polisi-polisi insurans seperti yang

dinyatakan dalam syarat-syarat kontrak telah dikemukakan.

Jaminan bagi bayaran pendahuluan telah

dikemukakan.


2013


58

8 CARTA ALIR

CARTA ALIRAN PEROLEHAN BEKALAN DAN PERKHIDMATAN/KERJA (PEMBELIAN TERUS & „REQUISITION‟)

Terima Borang Obligasi Pembelian

Semak Keperluan Jabatan

Semak Peruntukan

Kelulusan Membekal

DapatkanSebutharga/ Kelulusan Setiausaha/ Ketua Jabatan Sediakan Pesanan Tempatan/Inden dan Hubungi Pembekal/ kontraktor

Penerimaan Barang/ Dokumen Sokongan

Sahkan Kualiti, Kuantiti/ rekod dalam Buku Inventori/Pengesahan Siap Kerja Hantar Pesanan Tempatan/Dokumen Sokongan Ke Jabatan Kewangan untuk proses pembayaran

Maklum kepada Jabatan

Lulus

Tidak Lulus


2013


59

CARTA ALIRAN PEROLEHAN BEKALAN DAN PERKHIDMATAN/KERJA

(SEBUTHARGA DAN TENDER) Kenal Pasti Had Nilai dan Kategori Semak Spesifikasi Sediakan „BQ‟ dan

Anggaran dalam Standard Format Sediakan Dokumen Sebutharga/Tender Pastikan Iklan Kenyataan Tawaran

Jual Dokumen

Sediakan Peti Sebutharga/ Tender Pastikan

Tutup/Buka Peti Sebutharga/Tender Membuat Penilaian Bekalan & Perkhidmatan/ Kerja

Sediakan Laporan dan Dapatkan Kelulusan Mesyuarat Sebutharga Kelulusan Surat Tawaran Siapkan Dokumen Perjanjian Kontrak Pastikan Hantar Ke Pejabat Penasihat Undang- Undang

-Tarikh tutup -Tarikh Lawatan -Jenis Kerja/Kelas/ Pendaftaran/ Kod Bidang

Lengkap dengan: -Surat Setuju Terima

-Bon Pelaksanaan -Polisi Insuran Pampasan Pekerja/ „Contact All Risk‟

-Tajuk Kerja -No. Fail -Tarikh/Masa Tutup


2013


60

9 PENUTUP

Manual tatacara Perolehan Majlis ini, dapat dijadikan panduan dalam menguruskan semua jenis perolehan agar lebih efektif, telus dan adil. Manual ini juga menyeragamkan proses perolehan di laksanakan oleh semua Jabatan di Majlis.

10 LAMPIRAN 10.1 Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.5 Tahun 2009.

10.2 Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.5 Tahun 2007.

majlis perbandaran klang - mpklang.gov.my · surat sepatah kata daripada setiausaha 3 prakata...

Documents