majlis perbandaran klang...prosedur pembayaran gaji 2 kandungan no isi kandungan muka surat sepatah...

MANUAL MPK BIL : 14 /2013

MAJLIS PERBANDARAN KLANG

MANUAL :

PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI

No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 14 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013

2013

Prosedur Pembayaran Gaji 2

KANDUNGAN

NO ISI KANDUNGAN MUKA SURAT

SEPATAH KATA DARIPADA SETIAUSAHA 3

PRAKATA DARIPADA KETUA JABATAN 4

1.0 TUJUAN MANUAL 5

2.0 LATAR BELAKANG 5

3.0 DEFINISI 6

4.0 CARTA UNIT 6

5.0 SUMBER KUASA 7

6.0 SKOP KERJA 8

7.0 PROSES KERJA 8-11

8.0 CARTA ALIR 12-14

9.0 PENUTUP 15

10.0 LAMPIRAN 15


2013


SEPATAH KATA DARI SETIAUSAHA

Selaras dengan visi MPK untuk menjadi Bandaraya

Terbilang diMalaysia menjelang 2015 maka menjadi

tugas kita bersama sebagai wargakerja MPK untuk

berusaha membuat penambahbaikan agar

penyampaian perkhidmatan kita bermutu tinggi,

berkualiti tinggi atau berkelas dunia sebelum

tibanya pengiktirafan status Bandaraya tersebut.

Manual ini diharapkan dapat membantu pegawai dan kakitangan yang

terlibat melaksanakan tadbir urus yang menepati undang-undang dan

garis panduan yang digunapakai. Manual ini juga diharapkan dapat

mengekalkan system kerja yang sistematik selaras dengan objektif

perlaksanaan Program Anjakan dan Tambahbaik Holistik MPK 2013.

Sebagai usaha penambahbaikan dan meminimumkan kesalahan,

maka manual ini disediakan dengan tujuan supaya Majlis dapat

melaksanakan tanggungjawab dengan penuh dedikasi, telus dan

sempurna.

Marilah kita seluruh wargakerja MPK sama-sama mendokong motto

yang telah ditetapkan iaitu : “Perpaduan Sendi Kekuatan”. Kita

berpadu untuk membuat perubahan dan penambahbaikan dalam

semua bidang dan tugas masing-masing supaya bila tiba masanya

status bandaraya kita perolehi maka pasukan kita sudah benar-benar

bersedia dam mampu mengalas tanggungjawab yang berupaya

memberi hasilkerja dan penyampaian perkhidmatan yang sangat

memuaskan hati semua pelanggan MPK atau “stakeholder” dan rakyat

umumnya.

“Perpaduan Sendi Kekuatan”. Sekian. Terima kasih

Mohd Ikhsan Bin Mukri

Setiausaha MPK


2013


PRAKATA DARIPADA KETUA JABATAN

Jabatan Kewangan berfungsi menyediakan perkhidmatan

pengurusan kewangan kepada semua warga kerja, jabatan-

jabatan dalam Majlis, pembayar cukai serta orang awam

dengan cekap dan berkesan selaras dengan keperluan akta

yang digunapakai.

Antara sasaran Jabatan Kewangan adalah meningkatkan kecekapan

Pengurusan Kewangan dengan melaksanakan kawalan dalaman ke atas

kawalan perbelanjaan dan kawalan kutipan hasil yang efektif. Sasaran

kutipan hasil haruslah dicapai disamping memastikan pengurusan tunggakan

hasil dijalankan dengan lebih berkesan dan sistematik. Pengurusan

perbelanjaan haruslah dikawal bagi memastikan perbelanjaan berhemah dan

mampu memberi impak yang lebih besar kepada ‘stakeholder’ serta membuat

pembayaran dalam tempoh 14 hari seperti yang telah ditetapkan di dalam

Arahan Perbendaharaan.

Manual Prosedur Kerja adalah penting di dalam sesebuah organisasi

kerana ianya menjadi sumber panduan dan rujukan kakitangan dalam

menjalankan tugas. Kecemerlangan kakitangan dalam sesebuah organisasi

tidak bergantung kepada kemampuan teknologinya semata-mata. Ianya

berkait rapat dengan kualiti kerja kakitangan dan pembaharuan sistem-sistem

kerja di dalam sesebuah organisasi itu.

Manual ini juga memberi panduan mengenai peraturan yang perlu

dipatuhi dan larangan yang perlu dihindarkan oleh semua kakitangan Majlis

bagi memberi perkhidmatan yang sentiasa berprestasi tinggi, berkualiti dan

dihormati oleh semua pihak. Oleh yang demikian, saya berharap agar

kakitangan dapat memberikan kerjasama dan sokongan dengan cekap dan

berkesan semasa menjalankan tugas.

Sekian Terima Kasih Zahrin bin Md Nasir Pengarah Kewangan Majlis Perbandaran Klang


2013


1.0 TUJUAN MANUAL

1.1 Sebagai strategi pelaksanaan Program Anjakan dan

Tambahbaik Holistik [PATH] MPK 2013.

1.2 Sebagai rujukan dan panduan kepada warga MPK dan warga

Klang.

1.3 Penyelarasan tindakan bersepadu oleh semua jabatan atau

agensi terlibat.

1.4 Mengalakkan cara berfikir baru di luar kebiasaan dari cara

berpikir yang sebelumnya.

1.5 Memastikan tatacara pembayaran gaji kepada kakitangan Majlis

Perbandaran Klang dijalankan dengan penuh tangungjawab.

1.6 Menjadi rujukan kepada pegawai yang akan melaksanakan

tatacara pembayaran gaji kepada kakitangan Majlis Perbandaran

Klang.

1.7 Memastikan hal-hal penyediaan pendapatan dan potongan

pendapatan dilaksanakan dengan teratur.

2.0 LATAR BELAKANG

2.1 Unit Gaji berfungsi mengendalikan hal-hal penyediaan dan

pembayaran gaji kakitangan Majlis. Hal ini bagi memastikan

pengurusan gaji dan elaun kakitangan serta potongan

dilaksanakan dengan penuh tanggungjawab dan effisyen.

2.2 Unit ini juga berfungsi menguruskan kewangan berkaitan cukai,

KWSP, Pencen, Socso dan lain-lain.

2.3 Disamping itu juga unit ini bertanggungjawab menguruskan

pembayaran zakat, cukai pendapatan, pinjaman bank dan

potongan Angkasa dan lain-lain melalui potongan gaji.

http://id.wikipedia.org/wiki/Kebiasaan


2013


3.0 DEFINISI / SINGKATAN

3.3 PW

Pengarah Kewangan

3.4 TPW

Timbalan Pengarah Kewangan

3.5 PKP

Pengarah Khidmat Pengurusan

3.6 PKT

Pengarah Korporat

3.7 PPW(K)

Penolong Pengarah Kewangan (Kanan)

3.8 PPW

Penolong Pengarah Kewangan

3.9 PKA

Penolong Akauntan

3.10 PA

Pembantu Akauntan

3.11 PT

Pembantu Tadbir

3.13 KEW 8

Arahan perubahan gaji


2013


3.14 BIMB

Bank Islam Malaysia Berhad

4.0 CARTA UNIT

5.0 SUMBER KUASA

5.1 Sumber kuasa yang menjadi rujukan jabatan bagi pelaksanaan

manual adalah seperti berikut:

i. Akta Kerajaan Tempatan 1976 (Akta 171)

ii. Arahan Perbendaharaan

iii. Perintah-perintah Am

iv. Pekeliling dan Arahan Yang Di-Pertua

Pengarah Kewangan

(W52)

Penolong Pengarah

Kewangan (Kanan)(W44)

Penolong Pengarah

Kewangan (W41)

Penolong Akauntan

(W27)

Pembantu Akauntan

(W17) (1Orang)

Pembantu Tadbir

(N17) (2 Orang)

Pembantu Tadbir

(N22) (1 Orang)


2013


6.0 SKOP KERJA

6.1 Pembayaran gaji kakitangan 6.2 Perakaunan pembayaran gaji dan potongan

6.3 Pembayaran kepada Agensi bagi caruman melalui potongan

gaji.

7.0 PROSES KERJA

7.1 Pembayaran gaji kakitangan

i. PA menerima arahan perubahan gaji pendapatan dan

potongan(KEW 8) serta data-data peribadi pekerja-

pekerja baru daripada JKP dan Jabatan lain sebelum

10hb setiap bulan. Perubahan pendapatan dari kod 01

hingga 40 diterima dari JKP kecuali kod 03, 06, 07, 17,

24 & 25 diterima dari Jabatan lain. Perubahan potongan

dari kod 51 hingga 118 pula diterima dari lain-lain Agensi

Kerajaan dan Swasta. (Lampiran 1)

ii. PA membuat semakan dan kiraan untuk mendapatkan

jumlah bayaran serta potongan yang perlu dibuat kepada

seseorang kakitangan. (Lampiran 2)

iii. PKA membuat semakan dan pengesahan. Jika betul

hantar kepada Penolong Pengarah Kewangan jika salah

arah untuk buat pembetulan.

iv. PPW mengesahkan dan meluluskan.

v. PT/PA memasukkan data-data peribadi dan No. Pekerja

baru serta perubahan pendapatan dan potongan ke

dalam sistem gaji ke atas setiap kakitangan dan

mencetak laporan edit untuk disemak oleh PKA.

(Lampiran 3)


2013


vi. PKA menyemak dan mengesahkan laporan tersebut. Jika

betul arahkan PT/PA menyediakan laporan bayaran gaji,

jika salah betulkan semula.

vii. PT/PA menyediakan laporan master pendapatan &

potongan gaji untuk di‘cross check’ dengan kawalan

perubahan pendapatan dan potongan secara manual.

(Lampiran 4)

viii. PT/PA imbangkan jumlah pendapatan ditolak dengan

potongan untuk mendapatkan jumlah bayaran bersih

untuk dibayar kepada kakitangan.

ix. PT/PA bandingkan dengan jumlah pindahan bank. Jika

sama sediakan laporan pindahan bank. Jika tidak sama

semak dengan kawalan. (Lampiran 5)

x. PPW/PKA menyemak dan menandatangani laporan

pendapatan dan potongan.PT/PA menyediakan laporan

pindahan bank induk untuk ditandatangani oleh PW, SU

dan YDP (Atau mana-mana Pengarah dari Jabatan

Khidmat Pengurusan, Jabatan Korporat, Timbalan

Pengarah Kewangan dan Penolong Pengarah Kewangan

(Kanan)) serta menyediakan Senarai nama untuk

pindahan bank. (Lampiran 6)

xi. PT/PA mengimport text file di Portal Bank Islam (Salary

Crediting). (Lampiran 7)

xii. PPW/PKA mengesahkan pembayaran gaji (Salary

Crediting).

xiii. PPW(K) dan PW meluluskan pembayaran gaji (Salary

Crediting).

xiv. PT/PA menyediakan slip gaji dan menyerahkan kepada

semua kakitangan. (Lampiran 8)


2013


7.2 Perakaunan pembayaran gaji dan potongan

i. PT/PA menyediakan Jernal Pindahan Bayaran Gaji

(Salary Crediting). (Lampiran 9)

ii. PPW/PA menyemak dan mengesahkan Jernal Pindahan

Bayaran Gaji (Salary Crediting).

iii. PT/PA menghantar Surat Pindahan Bank dan senarai

nama kakitangan ke semua bank yang terlibat.

iv. PT/PA menyediakan penyata perbelanjaan dengan

menggunakan maklumat dari cetakan laporan

pendapatan dari kod 01 hingga 40. (Lampiran 10)

v. PT/PA membuat jernal pelarasan pendapatan dari kod 01

hingga 40 daripada master gaji yang telah disahkan.

(Jernal Lampiran A). (Lampiran 11)

vi. PT/PA membuat pelarasan potongan dari kod 51 hingga

118 daripada master gaji yang telah disahkan bagi

penyediaan cek-cek potongan dan untuk dikreditkan ke

akaun Majlis. (Jernal Lampiran B dan Lampiran D)

(Lampiran 12)

vii. PPW/PA menyemak jernal pelarasan pendapatan (Jernal

Lampiran A) dan potongan (Jernal Lampiran B).

viii. PPW(K) mengesahkan jernal pelarasan pendapatan dan

potongan.

ix. TPW memperakui jernal pelarasan pendapatan dan

potongan.

x. PT/PA memasukkan data jernal yang telah

ditandatangani di dalam sistem perakaunan.


2013


xi. PPW/PA menyemak jernal pelarasan pendapatan dan

potongan yang telah dimasukkan di dalam system.

xii. Jika data yang dimasukkan adalah betul, PPW/PA akan

‘posting’ jernal tersebut. Jika salah, arahkan PT/PA untuk

membuat pembetulan.

7.3 Pembayaran kepada Agensi bagi caruman melalui potongan

gaji.

i. PT/PA menerima Lampiran D yang telah ditandatangani.

ii. PT/PA menyediakan baucer dan penyata potogan gaji.

(Lampiran 13)

iii. PPW/PKA menyemak dan mengesahkan baucer dan

penyata potongan gaji.

iv. PPW(K)/PW meluluskan baucer bayaran.

v. PT/PA mencetak laporan pendapatan dan potongan dari

kod 01 hingga 118 untuk simpanan dan rujukan.

vi. PT/PA menerima cek-cek potongan. (Lampiran 14)

vii. PT/PA menyediakan surat kepada Agensi yang

berkenaan. (Lampiran 15)

viii. PPW/PKA menandatangani surat.

ix. PT/PA mengantar surat yang telah ditandatangani

bersama cek dan penyata potongan.


2013


8.0 CARTA ALIR


2013


8.1 Pembayaran gaji kakitangan

Tidak Buat Pembetulan Ya

Mula Beri Arahan Perubahan Semak dan kira Semak dan sahkan Sahkan dan lulus Masukkan data Semak Betul? Sediakan laporan Master Pendapatan & Potongan Imbangkan Semak & Tandatangan Sediakan laporan pindahan Import `text file’ Sahkan Luluskan Cetak slip gaji Tamat


2013


8.2 Perakaunan pembayaran gaji dan potongan

Tidak Buat Pembetulan Ya Tidak Buat Pembetulan Ya

Mula Sedia Jernal Pindahan Gaji Semak jernal Hantar surat pindahan Sedia Jernal Pelarasan Pendapatan & Potongan Semak Jernal Betul? Sahkan Jernal Memperakui Jernal Masukkan Jernal dalam sistem Semak Betul? Posting Tamat


2013


8.3 Pembayaran kepada Agensi bagi caruman melalui potongan gaji

Tidak Buat Pembetulan Ya

Mula Terima Lampiran D Sediakan Baucer & Penyata Potongan Gaji Semak Betul Lulus Cetak laporan Terima cek Sediakan surat Tandatangan surat Hantar surat, cek & penyata Tamat


2013


9.0 PENUTUP

Manual ini diharapkan dapat meningkatkan mutu kerja Majlis selaras

dengan pembangunan yang semakin pesat seterusnya merealisasikan

visi MPK dalam membentuk sebuah bandaraya pada tahun 2015.

Disamping itu juga manual ini diharap dapat mengurangkan kesalahan

semasa memproses pembayaran gaji kakitangan Majlis.

10.0 LAMPIRAN

10.1

10.2

10.3

10.4

10.5

10.6

10.7

10.8

10.9

10.10

10.11

10.12

10.13

10.14

10.15

Arahan perubahan gaji (Kod 03: Elaun Lebih

Masa, Kod 07: Elaun Mesyuarat, Kod 24: Elaun

Kawalan Binatang Liar, Kod 25: Tuntutan

Perjalanan)

Penyata Bayaran & Tunggakan Gaji / Elaun

Laporan Edit

Master Pendapatan & Potongan

Laporan Pindahan Bank

Surat Pembayaran Gaji Secara Pindahan Bank

Laporan Salary Crediting

Slip gaji

Jernal bagi Salary Crediting

Cetakan Laporan Pendapatan

Jernal Pelarasan bagi Lampiran A

Jernal Pelarasan bagi Lampiran B, Lampiran D

Baucer Pembayaran

Cek potongan

Surat kepada Agensi

majlis perbandaran klang...prosedur pembayaran gaji 2 kandungan no isi kandungan muka surat sepatah...

Documents